За свою продолжительную деятельность по ведению бухгалтерского учета, налоговому консалтингу, внутреннему аудиту, преподаванию я сталкивалась со многими ошибками начинающих бухгалтеров. Анализируя ошибки, я пришла к выводу, что в большей своей части, они повторяются.
Это натолкнуло меня на мысль написать цикл полезных статей, где можно собрать наиболее часто встречающиеся бухгалтерские ошибки и подробно разобрать их, а также рассказать о том, чем грозит каждая из таких оплошностей. И делаю я это потому, что не понаслышке знаю: почти все работодатели и руководители хотят по максимуму загрузить одного бухгалтера всеми участками, чтобы сэкономить.
Такое было и 20 лет назад, когда я только начинала карьеру бухгалтера, такое происходит и сейчас – в этом руководители постоянны))).
Поэтому, немудрено, что в спешке, бухгалтеры могут что-то упустить, на что-то просто не обратить внимания, ну, а отвечать и переделывать все равно придется нам. Поэтому я считаю, что лучше прочитать про чужие «грабли», нежели наступить на свои.
- Разбор данных ошибок поможет Вам понять, на что акцентировать внимание в своей работе, и чему больше уделить время.
- Итак, не будем больше разглагольствовать, а перейдем непосредственно к практикуму!
- Как Вы думаете, что не так с этим документом?
ОШИБКА #1. Принятие к учету документов с ошибочными реквизитами.
Дело в том, что вот такой документ одна из моих знакомых бухгалтеров приняла к учету, не проверив его должным образом. А ведь он содержит существенные ошибки.
1. Нет реквизитов, идентифицирующих продавца, кроме названия.
2.Отсутствуют реквизиты покупателя.
А ведь в п.5 ст. 169 НК РФ они упомянуты как обязательные.
Что это означает? А то, что эти ошибки как раз препятствуют установлению участников сделки, и, соответственно, в данном случае, не выполняется условие п. 2 ст.169 НК РФ.
Поэтому при проверке налоговыми инспекторами в вычете НДС было отказано. Как итог, доначисление НДС, штраф и пени. И все бы еще ничего, но… таких счетов-фактур было несколько, и все на существенную сумму НДС.
Думаю, не стоит говорить о том, какие чувства охватили бухгалтера из-за такой невнимательности.
-
- ОШИБКА #2. Автоматическое копирование платежек
- Эти ошибки также встречаются повсеместно.
Вот одна из таких историй. Бухгалтер в спешке копировала платежки по уплате НДС. Естественно, за основу она брала платежки предыдущего налогового периода, в котором НДС к уплате составлял 123 000 руб. за квартал.
НДС уплачивался ежемесячно по 1/3 части, следовательно, сумма каждой платежки составляла 41 000 руб. По истечении нового налогового периода сумма НДС к уплате по итогам отчетности за квартал составила 248 800 руб. Но, бухгалтер скопировала и уплатила по 41 000, то есть всего 123 000 рублей.
Не трудно догадаться, что по истечении времени компания получила требование об уплате недоимки по НДС и пеней.
ОШИБКА #3. Некорректные проводки, неправильное отражение операций на бухгалтерских счетах.
На моей практике были случаи, когда бухгалтеры пренебрегали рекомендациями по использованию Плана счетов в бухучете.
Вот один из примеров: «Компания занимается продажей мебели под заказ. Сама компания ничего не производит, но в соответствии с заказом клиента, закупает необходимые материалы, которые отдает в производство другой компании, а затем уже готовую продукцию продает заказчикам.»
Бухгалтер использовала для учета готовой продукции счет 41, и все затраты списывала на счет 44. Но, в Инструкции по применению Плана счетов сказано:
В конкретном случае налицо изготовленная продукция, а значит должен применяться счет 43 «Готовая продукция». Соответственно, себестоимость продукции должна учитываться уже не на 44 счете, а на 20 «Основное производство».
- Что грозит компании в данном ситуации?
- Налоговики имеют право применить статью 120 НК РФ, в которой есть понятие грубого нарушения методологии ведения бухгалтерского учёта.
-
- А вот и наказание:
-
- Согласитесь, что суммы не такие уж и маленькие!
-
-
ОШИБКА #4. Отрицательные остатки на счетах.
- Чаще всего приходится сталкиваться с такой картиной.
- Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.01 за 20
-
- Или такой
- Почему это происходит?
Обычно такое случается на счетах учета материально-производственных запасов. И происходит это либо из-за пересортицы, как в этом примере.
Бухгалтер по ошибке списала в производство не тот материал – вместо номенклатуры «Стекло 8мм, была списана номенклатура «Стекло 8мм просветленное -4шт». В итоге и образовался отрицательный остаток.
Другая причина – не оприходованы МПЗ. Такое как раз часто бывает с товаром на счете 41. Бухгалтеру нужно срочно отгрузить товар, который по какой-то причине еще не оприходован. Или документ оприходован на склад 1, а реализация осуществляется со склада 2.
Какова бы ни была причина – это ошибка, которая влечет за собой неверный расчет себестоимости. А это значит, что прибыль тоже будет рассчитана неверно.
Либо прибегнуть к специальному отчету «Контроль отрицательных остатков». Как им пользоваться подробно рассказывается и показывается на курсе «Ошибки в 1С: Предприятие 8.3. Поиск, анализ, исправление«.
Другие ОПАСНЫЕ ошибки мы разберем в следующей статье.
| Автор статьи:Матасова Татьяна Валериевна • эксперт по вопросам налогового и бухгалтерского учета; • практикующий бухгалтер, аудитор и налоговый консультант; • член «Палаты налоговых консультантов»; • преподаватель корпоративных и открытых семинаров по российскому бухгалтерскому учету и налогообложению. |
10 типичных ошибок бухгалтера
Если верить известной поговорке, сапер имеет право только на одну ошибку. Бухгалтер в своей работе тоже часто идет по своеобразному минному полю.
Но в отличие от действий сапера, ошибки в учете не столь фатальны и в некоторых случаях — исправимы. Но, конечно, это не означает, что к ним можно относиться легкомысленно.
Рассмотрим, какие встречаются ошибки в работе бухгалтера и как их исправить.
Какие действия бухгалтера считаются ошибками бухучета
Все данные бухучета основаны на первичных документах. Поэтому нарушения при заполнении первички, естественно, приводят к искажению учетных данных:
- Технические ошибки (опечатки).
- Ошибочное заполнение из-за незнания правил. На сегодня предприятия имеют право разрабатывать большинство форм первички самостоятельно. Но в любом случае документ должен соответствовать требованиям ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. Если в нем отсутствует один из необходимых реквизитов (например, дата или подпись ответственного лица), то на основании такого документа нельзя делать бухгалтерские записи. Кроме того, некоторые формы по-прежнему строго регламентированы. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам.
- Отсутствие необходимых документов. Для каждой хозяйственной операции нормативными актами предусмотрен необходимый набор первички, подтверждающий ее совершение. Например, для списания командировочных расходов необходимы приказ о командировке и авансовый отчет. Поэтому если любого из этих документов нет, то соответствующая бухгалтерская запись будет недействительной.
Затем данные первичных документов обрабатываются и заносятся в информационную базу. На этом этапе также возникают ошибки:
- Опечатки при переносе данных.
- Ошибки при расчетах. Данные из первички не всегда напрямую переносятся на бухгалтерские счета. Нередко перед этим необходимо провести достаточно сложные расчеты. В первую очередь ошибки здесь возникают при калькулировании себестоимости и начислении заработной платы. В обоих этих случаях специалист должен учесть множество нюансов, чтобы верно определить сумму проводки.
- Неверные проводки. Даже если документ составлен верно, а сумма определена без ошибок, она в итоге может попасть «не туда». Например, нередко возникают ошибки с распределением затрат на производство между 20, 25 и 26 счетами.
Частые ошибки главных бухгалтеров
Главный бухгалтер координирует учетную работу в целом. Также он обычно отвечает и за составление отчетности. На небольших предприятиях главбух часто ведет и какой-либо сложный участок, например, начисление зарплаты.
Ответственность главного бухгалтера с 2019 года
Поэтому ошибки главного бухгалтера могут быть как учетными, подобными рассмотренным выше, так и организационными:
- Неверное распределение обязанностей между сотрудниками. Разные участки бухучета имеют свою специфику и требуют от исполнителей различных качеств. В каких-то случаях необходимы только внимание и скрупулезность, а в других — нужна и способность решать нестандартные задачи. Поэтому, если распределять работу без учета профессионального опыта специалистов, то в дальнейшем неизбежны проблемы.
- Ошибки при формировании учетной политики. Несмотря на то, что бухучет достаточно жестко регламентирован законом, возможность для выбора вариантов его ведения все равно остается. Выбранные методики по всем разделам учета подлежат отражению в учетной политике. Недостаточно продуманный выбор, например, вариантов списания производственных затрат или начисления амортизации, может привести к серьезным финансовым потерям для организации.
- Использование устаревших отчетных форм. Бухгалтерское и налоговое законодательство часто меняется. Это, естественно, отражается и на формах отчетности. Поэтому главбух должен постоянно отслеживать все изменения и всегда использовать актуальные бланки.
- Неверное заполнение отчетности. Даже если все исходные данные собраны верно, ошибки могут возникнуть уже на этапе составления отчетов. Для каждой бухгалтерской или налоговой формы существуют подробные инструкции, которых необходимо строго придерживаться.
Последствия искажения учета
Ошибки бухгалтерии могут повлечь за собой негативные последствия как для самой компании, так и для должностных лиц:
- Административные штрафы за искажение учета. С виновных в этом случае может быть взыскано до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Но если бухгалтер самостоятельно нашел ошибку до утверждения отчетности, то он освобождается от наказания.
- Налоговые санкции. Статья 120 НК РФ предусматривает за искажение учетных данных штраф в сумме от 10 до 30 тыс. руб. Если же ошибки повлекли за собой занижение облагаемой базы, то с налогоплательщика взыщут 20% суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
- Санкции за нарушения трудового законодательства. Здесь речь идет в первую очередь о недоплате вознаграждения работникам из-за ошибок в учете. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает за это штрафы в сумме до 20 тыс. руб. для должностных лиц, до 5 тыс. руб. — для ИП и до 50 тыс. руб. — для организаций.
- Потери, связанные с неверным отображением учетной информации. Например, если ошибочно исчислена себестоимость, то компания будет продавать продукцию с убытком, либо по чрезмерно завышенной цене. Искажение расчетов с контрагентами может повлечь за собой нарушения договорных обязательств. В дальнейшем это может привести к штрафным санкциям или даже к разрыву отношений с партнерами.
Нарушения налогового и трудового законодательства в определенных случаях предусматривают и уголовное наказание. Но рассматривать этот вариант сейчас не будем, т.к. статья посвящена ошибкам, а уголовные санкции за экономические преступления применяются при доказанном умысле.
Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения
Исправление ошибок в учете и возможные трудности
Каковы бы ни были причины — в итоге ошибка выражается в искажении данных отчетности. Порядок ее исправления зависит от того, как быстро удалось найти отклонение (ПБУ 22/2010).
| до конца отчетного года | месяц обнаружения |
| по окончании отчетного года, но до сдачи отчетности | декабрь отчетного года |
| после сдачи отчетности | текущий год |
Самый безобидный случай — когда ошибка обнаружена до закрытия расчетного периода. Обычно это — месяц. В этом случае на практике часто просто ликвидируют неверный документ и заменяют правильным.
Однако и здесь не все так просто. Во-первых, необходимо проверить, чтобы все внесенные в бумажные документы изменения своевременно попали в информационную базу. Особенно это актуально для крупных компаний со сложной системой обмена данными.
Важно!
Если бухгалтер допустил ошибку в документе, связанном с «внешними» расчетами (например, в отгрузочной накладной), то ситуация усложняется. Тогда необходимо, чтобы изменения были произведены и в учете контрагента. В противном случае при проверке у налоговиков неизбежно возникнут вопросы.
В подобных ситуациях обычно уже не получается ограничиться простой заменой документов. Чтобы исправить ошибку, бухгалтерам приходится производить дополнительные операции, например, обратную реализацию части отгруженного товара.
Если же период был закрыт и отчетность сдана, то проблем у организации будет намного больше. Обычно учетные ошибки приводят и к искажению налогов. Если налог был занижен, то после сдачи исправленной декларации предприятию придется доплатить разницу, а также пени.
Уточненная декларация по НДС
Возможна и ситуация, когда учетные ошибки изначально привели к завышению обязательных платежей. В этом случае новая декларация с уменьшенной суммой неизбежно привлечет внимание проверяющих. Налоговики обязательно проведут «камералку», а возможно — это станет аргументом и для включения компании в план выездных проверок.
Особенно опасны ошибки, допущенные при начислении зарплаты. Здесь работодатель несет потери сразу на нескольких «уровнях»: санкции могут быть применены как по трудовому, так и по налоговому законодательству, кроме того, снижается лояльность сотрудников.
Счетные ошибки при начислении заработной платы
Причем проблемы у компании возникнут не только при занижении, но и при завышении сумм выплат персоналу. Во-первых, в последнем случае занижается база по налогу на прибыль или по УСН.
Кроме того, вернуть излишне выплаченные сотрудникам суммы удается далеко не всегда.
По закону работодатель имеет на это право только в случае, когда причиной переплаты являются счетная (арифметическая) ошибка (ст. 137 ТК РФ).
Как избежать ошибок в учете
Итак, ошибки бухгалтерской деятельности часто возникают из-за человеческого фактора. И не имеет значения, о ком идет речь — о начинающем специалисте или опытном главбухе — полностью застраховаться от ошибок невозможно.
Но можно существенно снизить их вероятность и смягчить возможные последствия. Учет в 1C-WiseAdvice значительно снижает риски по сравнению с традиционной бухгалтерией:
- Каждый участок ведет сотрудник, специализирующийся в этой области. Все специалисты проходят отбор и регулярно повышают свою квалификацию.
- Сложные моменты и изменения законодательства отслеживают специальные сотрудники.
- Все учетные операции проходят многоуровневую систему контроля, включающую автоматизированную проверку.
- И даже если ошибка все-таки появится — договор предусматривает ее полное покрытие за счет средств нашей компании.
Разбираем примеры частых ошибок начинающих бухгалтеров и их последствия. Часть 1
За свою продолжительную деятельность по ведению бухгалтерского учета, налоговому консалтингу, внутреннему аудиту, преподаванию я сталкивалась со многими ошибками начинающих бухгалтеров. Анализируя ошибки, я пришла к выводу, что в большей своей части, они повторяются.
Это натолкнуло меня на мысль написать цикл полезных статей, где можно собрать наиболее часто встречающиеся бухгалтерские ошибки и подробно разобрать их, а также рассказать о том, чем грозит каждая из таких оплошностей. И делаю я это потому, что не понаслышке знаю: почти все работодатели и руководители хотят по максимуму загрузить одного бухгалтера всеми участками, чтобы сэкономить.
Такое было и 20 лет назад, когда я только начинала карьеру бухгалтера, такое происходит и сейчас – в этом руководители постоянны))).
Поэтому, немудрено, что в спешке, бухгалтеры могут что-то упустить, на что-то просто не обратить внимания, ну, а отвечать и переделывать все равно придется нам. Поэтому я считаю, что лучше прочитать про чужие «грабли», нежели наступить на свои.
- Разбор данных ошибок поможет Вам понять, на что акцентировать внимание в своей работе, и чему больше уделить время.
- Итак, не будем больше разглагольствовать, а перейдем непосредственно к практикуму!
- Как Вы думаете, что не так с этим документом?
ОШИБКА #1. Принятие к учету документов с ошибочными реквизитами.
Дело в том, что вот такой документ одна из моих знакомых бухгалтеров приняла к учету, не проверив его должным образом. А ведь он содержит существенные ошибки.
1. Нет реквизитов, идентифицирующих продавца, кроме названия.
2. Отсутствуют реквизиты покупателя.
А ведь в п.5 ст. 169 НК РФ они упомянуты как обязательные.
Что это означает? А то, что эти ошибки как раз препятствуют установлению участников сделки, и, соответственно, в данном случае, не выполняется условие п. 2 ст.169 НК РФ.
Поэтому при проверке налоговыми инспекторами в вычете НДС было отказано. Как итог, доначисление НДС, штраф и пени. И все бы еще ничего, но… таких счетов-фактур было несколько, и все на существенную сумму НДС.
Думаю, не стоит говорить о том, какие чувства охватили бухгалтера из-за такой невнимательности.
ОШИБКА #2. Автоматическое копирование платежек
Эти ошибки также встречаются повсеместно.
Вот одна из таких историй. Бухгалтер в спешке копировала платежки по уплате НДС. Естественно, за основу она брала платежки предыдущего налогового периода, в котором НДС к уплате составлял 123 000 руб. за квартал.
НДС уплачивался ежемесячно по 1/3 части, следовательно, сумма каждой платежки составляла 41 000 руб. По истечении нового налогового периода сумма НДС к уплате по итогам отчетности за квартал составила 248 800 руб. Но, бухгалтер скопировала и уплатила по 41 000, то есть всего 123 000 рублей.
Не трудно догадаться, что по истечении времени компания получила требование об уплате недоимки по НДС и пеней.
ОШИБКА #3. Некорректные проводки, неправильное отражение операций на бухгалтерских счетах.
На моей практике были случаи, когда бухгалтеры пренебрегали рекомендациями по использованию Плана счетов в бухучете.
Вот один из примеров: «Компания занимается продажей мебели под заказ. Сама компания ничего не производит, но в соответствии с заказом клиента, закупает необходимые материалы, которые отдает в производство другой компании, а затем уже готовую продукцию продает заказчикам.»
Бухгалтер использовала для учета готовой продукции счет 41, и все затраты списывала на счет 44. Но, в Инструкции по применению Плана счетов сказано:
В конкретном случае налицо изготовленная продукция, а значит должен применяться счет 43 «Готовая продукция». Соответственно, себестоимость продукции должна учитываться уже не на 44 счете, а на 20 «Основное производство».
Что грозит компании в данном ситуации?
Налоговики имеют право применить статью 120 НК РФ, в которой есть понятие грубого нарушения методологии ведения бухгалтерского учёта.
А вот и наказание:
Согласитесь, что суммы не такие уж и маленькие!
Узнать о курсе больше>>
ОШИБКА #4. Отрицательные остатки на счетах.
Чаще всего приходится сталкиваться с такой картиной.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.01 за 20
Или такой
Почему это происходит?
Обычно такое случается на счетах учета материально-производственных запасов. И происходит это либо из-за пересортицы, как в этом примере.
Бухгалтер по ошибке списала в производство не тот материал – вместо номенклатуры «Стекло 8мм, была списана номенклатура «Стекло 8мм просветленное -4шт». В итоге и образовался отрицательный остаток.
Другая причина – не оприходованы МПЗ. Такое как раз часто бывает с товаром на счете 41. Бухгалтеру нужно срочно отгрузить товар, который по какой-то причине еще не оприходован. Или документ оприходован на склад 1, а реализация осуществляется со склада 2.
Какова бы ни была причина – это ошибка, которая влечет за собой неверный расчет себестоимости. А это значит, что прибыль тоже будет рассчитана неверно.
Либо прибегнуть к специальному отчету «Контроль отрицательных остатков». Как им пользоваться подробно рассказывается и показывается на курсе «Ошибки в 1С: Предприятие 8.3. Поиск, анализ, исправление«.
Другие ОПАСНЫЕ ошибки мы разберем в следующей статье.
Автор статьи: Матасова Татьяна Валериевна — эксперт по вопросам налогового и бухгалтерского учета;
— практикующий бухгалтер, аудитор и налоговый консультант;
— член «Палаты налоговых консультантов»;
— преподаватель корпоративных и открытых семинаров по российскому
бухгалтерскому учету и налогообложению.Автор статьи: Матасова Татьяна Валериевна — эксперт по вопросам налогового и бухгалтерского учета;
— практикующий бухгалтер, аудитор и налоговый консультант;
— член «Палаты налоговых консультантов»;
— преподаватель корпоративных и открытых семинаров по российскому
бухгалтерскому учету и налогообложению.
10 самых распространенных ошибок бухгалтера
В нашу редакцию часто приходят письма от бухгалтеров, в которых рассказывается о различных казусах и ошибках в работе, происходящих по вине компьютерной техники. На основании ваших посланий мы составили перечень десяти самых распространенных из них.
Светлана Ивашенцева
Досадные мелочи На первое место по праву можно поставить последствия такого форс-мажорного обстоятельства как неожиданное выключение электричества.
Ни компьютер, ни тем более бухгалтер в данной ситуации совершенно не виноваты, но от этого не легче. Свет в здании или в отдельном офисе могут отключить по ряду причин, например, при проведении ремонтных или профилактических работ.
В результате файл, над которым работали, останется сохраненным лишь частично или может вообще исчезнуть.
Второе место занял такой казус как зависшая компьютерная система. Причины этому могут быть разные — от конфликта оборудования или серьезного системного сбоя до элементарных и потому тем более досадных ошибок самого пользователя. Нажали не на ту кнопку, открыли слишком много окон, мало ли что…
На третьем месте разместилась ошибка, о которой рассказала нам бухгалтер небольшой туристической компании «Млечный путь» Елена Тагашова: «Я трудилась над отчетом для налоговой, когда заметила, что мой компьютер начал периодически виснуть.
Фирма у нас небольшая, и нам пришлось вызывать приходящего системного администратора, который сказал, что систему необходимо срочно переустановить, так как она заражена вирусом. Все документы перед этим я скинула на флешку, а отчет — на обыкновенную дискету, потому что как раз собиралась отвозить его в налоговую.
Распечатать материал я тоже не успела, а дискету захватила домой, чтобы кое-что доделать. Какого же было мое удивление, когда ни один из доступных мне компьютеров не смог прочесть с нее информацию! Оказывается, такое бывает — домой я ехала в метро, а там диски могут размагнититься». В итоге фирма опоздала со сроками сдачи и была вынуждена выплатить налоговикам штраф.
Сейчас с этим проще — дискеты практически вышли из обихода, на смену им пришли надежные флеш-карты, хотя многие работники учета по привычке или из экономии продолжают пользоваться дискетами.
Невнимательность О четвертой по распространенности ошибке или, скорее, неудобстве поведала бухгалтер небольшой гостиницы Надежда Лапина, которая работает в сфере бухучета уже почти тридцать лет.
«Компьютеры значительно облегчили жизнь, но когда я заполняла свои бесчисленные бумажки вручную, то, в сущности, контролировала процесс целиком.
А здесь порой одна неправильно внесенная цифра приводит к тому, что все дальнейшие действия в программе, соответственно, оказываются неверными. А замечаешь это, как правило, уже под самый конец работы.
На пятом месте тоже стоит ошибка, вызванная элементарной невнимательностью.
Светлана Серегина, бухгалтер ООО «АНКОР-плюс» из Новгорода, рассказала, что однажды в спешке машинально сохранила достаточно важный документ под именем, которое ему дала система, не обратив внимания, где теперь этот документ сохранен.
Спешка обернулась тем, что Серегина потом долго не могла найти его ни в файлах, ни на рабочем столе. Сделать это при помощи системы поиска файла было невозможно, так как название Светлана Николаевна не помнила.
Поэтому всегда следует самому выбирать папку для сохранения документа и давать ему однозначное и внятное название.
Как правило, многие ошибки происходят от невнимательности бухгалтера. Работа за компьютером требует определенной сосредоточенности.
Учитываем мелочи А вот Алена Ушакова, главный бухгалтер ООО «Контенс-плюс», убеждена, что компьютер сделал ее труд проще и приятнее. Но из-за этой простоты иногда и случаются ошибки, причем элементарные. «Заполняя бумаги, могу перепутать номера КПП и ИНН — когда смотришь в монитор, контролировать такие вещи сложнее.
Забываю менять числа в платежках или иногда открываю старое платежное поручение и начинаю набивать данные в нем же. Часть данных меняю, а часть нет. С шаблоном вообще беда: хоть одну цифру, но напутаешь или не поменяешь, ведь визуально кажется, что данные уже внесены.
Работа бухгалтера требует предельной внимательности, которая у машины, естественно, куда выше, но человеческий фактор никто не отменял. Особенно под конец рабочего дня, когда устаешь и внимание рассеивается». Подобные казусы разместились на шестом месте. Лучше начинать вносить данные не в предыдущих платежках, а создавать новый документ.
Такой способ выглядит сложнее, но зато он избавит от ошибок и дальнейших исправлений, которые займут гораздо больше времени после того как банк вернет недостоверные документы.
Про седьмую по распространенности проблему рассказала Наталья Водолеева, бухгалтер компании «Юджиния-тревел»: «Раньше я думала, что могу учесть все свои промахи, всегда была предельно внимательна к тому, что делаю, файлы сохраняла, а распечатанные документы проверяла по нескольку раз.
Но оказалось, что всего предусмотреть невозможно. Не всегда обновление программы происходит автоматически. К тому же не являются редкостью и периодические сбои в работе Интернета. Вот и вышло так, что я целых две недели не знала о довольно важных обновлениях бланков.
Теперь к этому я тоже отношусь внимательно».
На восьмом месте разместилась ошибка, которая допускается с округлением цифр. Например, 1С округляет до сотых, то есть считает копейки, а вот Excel, в котором и происходят основные расчеты, всего лишь до десятых. В итоге, копейки теряются, а суммы не сходятся.
Девятое место занимает такая досадная неприятность как перебои в работе серверов, на которых хранится бухгалтерская информация или отчеты.
У программистов могут случиться любые проблемы: достаточно попадания вируса или возникновения непредвиденной системной ошибки, чтобы сервер прекратил работу. Соответственно, пропадают все хранившиеся на нем папки и документы.
Если фирма большая, то администраторы архивируют их и сохраняют на других резервных источниках, по которым могут впоследствии восстановить. С небольшими компаниями труднее — там зачастую все исчезает без следа.
И так бывает! А вот на десятом месте оказался такой нелепый, на первый взгляд, казус как ошибочно нажатая кнопка на клавиатуре.
Бухгалтер из Новгорода Наталья Михайлова поведала нам, что она целый день трудилась над отчетом, когда кто-то из сотрудников, скорее всего не намеренно, подошел к ней и что-то нажал. Стерлось все, что она сделала. Как это произошло — загадка, но случай этот далеко не единичный.
Конечно, здесь речь идет о старых бухгалтерских программах, но все-таки стоит быть внимательными и не позволять коллегам прикасаться к компьютеру в такие ответственные моменты.
Как видно, использование компьютера таит в себе немало неожиданностей и сюрпризов — которые, впрочем, вряд ли заставят офисных работников отказаться от него. Ведь чаще всего ошибки случаются из-за элементарной невнимательности и забывчивости. Поэтому самое важное здесь — внимательность и самоконтроль. Как, впрочем, и в любой работе.
30 ошибок бухгалтера которых можно избежать — Компания Бухгалтер.рф
Чаще всего бухгалтеры совершают типичные ошибки.
1. Отсутствие первичных документов. Бухгалтерский и налоговый учет суровы: если операция не подтверждена первичкой, значит, ее не было. Все, точка. Никаких «принесем завтра, в понедельник, через 3 часа и т.п.».
2. Ошибки в платежках. Неверно указанный счет казначейства, наименование банка, устаревшие коды ТР, БФ, ПР, АП, АР вместо шифра «ЗД», некорректный код и номер документа для взыскания задолженности – все это приводит к подвисанию платежей, просрочкам перечислений. Как избежать? Заполняйте налоговые платежки в соответствии с нормативными требованиями.
3. Правки других пользователей. Особенно если это правки задним числом. Как избежать?
Вариант 1: запретить правки в первичке сторонним пользователям на программном уровне.
Вариант 2: перепроверять всю первичку и расчеты перед сдачей отчетности.
4. Упущение упрощенки.Бухгалтер компании или ИП на УСН ведет только налоговый учет, поскольку к полноценному бухгалтерскому закон не обязывает.
В результате упускается момент, когда превышается допустимый лимит выручки. Компания/ИП теряет право на применение упрощенки. Что делать? Вести нормальный бухгалтерский учет.
И переносить крупные сделки с 4 квартала текущего года на 1 квартал следующего во избежание превышения лимита.
5. Задвоение контрагентов. Бухгалтер вводит данные вручную, потом автоматически загружается банковская выписка. Вуаля, вместо одного контрагента – два. Что делать? Проверять базу после загрузки выписки. И не дублировать рутинные операции ввода данных.
6. Отсутствие проставленных галочек в учетной политике. В результате могут быть недоступны необходимые учетные поля (например, косвенные затраты, списание затрат), также возникают проблемы с закрытием того или иного счета. Что делать? Проверить соответствие отметок в учетной политике реальной деятельности (по осуществляемым операциям), исправить ошибки.
7. Некорректное отражение в программе вида деятельности (торговля, производство, услуги). В результате система учета неправильна. Отсюда ошибки в признании расходов, расчете налогов. Что делать? Доверьте организацию и ведение бухучета профессионалам.
8. Произвольное списание материальных ценностей в затраты. За произвол придется отвечать рублем. Выявленные при проверке ошибки ведут к доначислениям и штрафам. Что делать? Исправлять ошибки текущего и прошлых периодов, оформляя исправления соответствующими проводками.
9. Незакрытое сальдо на конец месяца по счетам, по которым его не должно быть. В результате хвосты висят до конца года, а в конце года не идет баланс. Что делать? Держать руку на пульсе – отсматривать закрытие месяца по каждому счету.
10. Расхождение данных в бухгалтерской базе с данными в декларации. Бухгалтер часто вносит правки в декларацию в системе сдачи отчетности. А база остается с первичной информацией. Что делать? Вносить правки в базу сразу после корректировки отчета.
11. Злоупотребление кнопками автоматических операций. Заполнять и формировать бухгалтерские документы в автоматическом режиме очень удобно. Но специалисту необходимо уметь вручную на основании проводок проверять рассчитанные показатели и регистры учета. Автоматически – не значит без ошибок!
12. Отсутствие сверок с контрагентами. Сведения, занесенные в базу, оказываются неполными или некорректными. Возникают ошибки в определении налоговой базы, расчете налогов. Что делать? Проводить сверки не когда запахло жареным, а регулярно. С крупными – ежемесячно, с остальными – раз в квартал.
13. Несвоевременное обновление бухгалтерской базы. В результате фактический финансовый результат не соответствует отраженному в бухучете. В декларации закрадываются ошибки. Налоговая лютует и засыпает штрафами. Что делать? Регулярно обновлять базу (вас приветствует Капитан Очевидность!).
14. Отсутствие мониторинга изменения законодательства. Новые письма ФНС, распоряжения Минфина, разъяснения Роструда, федеральные законы появляются ежедневно. Все это нужно отслеживать. Мониторинг раз в месяц – плохой мониторинг!
15. Отсутствие регулярных сверок с ИФНС, фондами. Нет сверок? Вы не замечаете задолженность, налоговая начисляет пени. То же самое по переплатам, только без пеней. Как не испортить налоговую репутацию? Не пренебрегайте сверками!
16. Несвоевременный ответ или, что еще хуже, игнорирование требований ИФНС. Санкции могут быть разные, от блокировки счета до передачи дела в суд. Напомню, что отвечать на большинство требований ИФНС необходимо в течение 5 дней с момента их получения.
17. Отсутствие механизма планирования налоговой нагрузки. Если ваш бухгалтер считает налог «как есть», ставит вас перед фактом уплаты, не пользуется правом отнесения расходов на будущие периоды, меняйте специалиста.
18. Отсутствие номенклатурного учета и/или занесение объектов одной позицией. В результате товары дублируются, автоматизация складского учета оказывается неэффективной, возникают проблемы с инвентаризацией и списанием. Что делать? Ввести регламент заполнения номенклатуры и потребовать его исполнения.
19. Неправильное хранение документов. Несоблюдение правил и сроков хранения первички влечет за собой административную ответственность. Штраф для юрлица – до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП). Что делать? Хранить по регламенту. И восстанавливать утерянные документы.
20. Ведение одного учета (только бухгалтерского или только налогового). Два разных учета необходимо вести всем, даже упрощенцам. Бухгалтерский – для получения достоверных сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации. Налоговый – для правильного исчисления налоговой базы, уплаты налогов и сдачи отчетности.
21. Опечатки при переносе данных. Что делать? Проверять изменения, внесенные в базу.
22. Ошибки при расчетах. Не всегда возможно данные из первички напрямую перенести на бухгалтерские счета. Часто требуется проведение достаточно сложных расчетов. В ТОПе по ошибкам – калькулирование себестоимости и начисление зарплаты. Что делать? Доверять расчеты и ведение учета профессионалам.
23. Неверные проводки. Чаще всего не туда попадают суммы при распределении затрат на производство между счетами 20, 25 и 26. Обратите на это особое внимание бухгалтера, если деятельность компании связана с производством.
24. Использование устаревших отчетных форм. Документы периодически корректируются в ответ на изменения налогового законодательства. Проверяйте актуальность форм, отправляемых в ФНС, фонды и федеральные ведомства.
25. Ошибки при заполнении отчетности. Актуальны технические ошибки и человеческий фактор. Как исправить? Требуйте заполнения отчетных форм по инструкции и проверки данных перед отправкой в налоговую, Росстат, Роструд и т.д.
26. Пренебрежение КПП. Обязательный реквизит актуален для юрлиц. Если бухгалтер перечисляет деньги без указания КПП в платежке, платеж либо проводится получателем как невыясненный, либо возвращается отправителю. Как исправить? Прописывать КПП в каждом документе для перечисления средств по безналу.
27. Двойное списание. Если ТМЦ списаны с баланса дважды, придется переделывать первичные документы. Если ошибку не исправить, налоговая насчитает недоимку по одному из платежей и оштрафует компанию, должностное лицо.
28. Некорректное определение амортизационной группы. Ошибка ведет к перерасчету стоимости имущества, изменению налоговой базы и увеличению суммы налога. В пользу налогоплательщика при обнаружении ошибки ФНС считает крайне редко. Что делать? Штудировать классификатор, консультироваться со специалистами, если с определением амортизационной группы возникают сложности.
29. Неполное возмещение НДС. Если бухгалтер принимает к учету не весь налог, часть расходов не учитывается при расчете налога на прибыль. Растет налоговая нагрузка. Что делать? Контролировать состав и качество первички. Принимать к учету весь НДС, формировать документы на возмещение своевременно и в полном объеме.
30. Некорректное отражение господдержки и, как результат, увеличение налоговой нагрузки. Актуально в эпоху пандемии.
При формировании отчетности по налогу на прибыль и УСН расписывайте в балансе потраченные и оставшиеся средства по субсидиям, специальным кредитам.
Это позволит получить корректные сведения по кредиторской, дебиторской задолженности и включить в расходы соответствующие суммы.
Исправляйте, не дожидаясь аудита или налоговой проверки. Делайте правильные выводы и принимайте меры, чтобы впредь не допускать ошибок. Такая тактика, кстати, отлично работает не только в бухгалтерии. Но это уже совсем другая история.
Теги данной публикации: ошибки
Загрузка...
