ФНС уменьшила сроки хранения некоторых документов

ФНС уменьшила сроки хранения некоторых документов

Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.

ФНС уменьшила сроки хранения некоторых документов

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации
Вид документов
Прежние сроки
Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) 50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации
Вид документов
Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.

Читайте также:  Госпошлина за получение гражданства рф: реквизиты, способы оплаты

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.

При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов

ФНС уменьшила сроки хранения некоторых документов

Буквально вчера начали действовать новые правила делопроизводства и архивного хранения документов – об этом мы рассказывали накануне (приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 6 февраля 2020 г.)).

А 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.

Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры России в 2010 году и включающему в себя 1003 наименования. В 2016 году полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.

Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.

Но, пожалуй, самое главное – это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов.Какие документы началом применения нового Перечня придется хранить дольше, а по каким срок хранения сократится? Основные изменения – в сравнительной таблице:

Вид документации Прежний Перечень № 558 Новый Перечень № 236
Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов 5 лет 6 лет
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения 5 лет 6 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) – при наличии лицевых счетов 5 лет 6 лет
Книги учета доходов и расходов при применении УСН постоянно 5 лет
График отпусков 1 год 3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Образцы подписей материально ответственных лиц Срок устанавливался учетной политикой, но не менее 5 лет 5 лет с момента смены МОЛ
Согласие на обработку персональных данных 75 лет 3 года

Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить.

Дело в том, что срок их хранения теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2003 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет.

В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.

Вступление в силу нового Перечня, безусловно, ведет к необходимости корректировки номенклатуры дел в учреждении.

Отнестись к этой процедуре стоит очень внимательно хотя бы потому, что за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП.

  Кроме тог о, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126  НК РФ.

Новый срок хранения налоговых документов с 2020 года: таблица

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 о новых сроках хранения документации. Расскажем, какие изменения он привнес в сроки хранения документов налогового учета.

Ключевые нововведения приказа Росархива

Придерживаться новых сроков архивирования обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации с 18 февраля 2020 года. Примечательно, что оговорки в отношении ИП тоже есть: например, налоговые декларации за периоды до 2002 года включительно ИП должны хранить 75 лет.

Обозначение 50/75 лет означает, что документация по 2002 год включительно сохраняется 75 лет, а с 2003 года — 50 лет.

Основные изменения:

  • счета-фактуры теперь подлежат хранению в течение 5 лет (вместо 4);
  • документы об уплаченных обязательных платежах и задолженности по ним — 5 лет с момента погашения долга (ранее — 5 лет с возможностью дальнейшего отбора на постоянное хранение);
  • расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ранее — 5 лет);
  • реестры сведений о доходах граждан — 5 лет (вместо 75 лет).

Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, по которому легко найти нужную строку и срок архивирования.

Сроки хранения налоговых документов: таблица

Списку документов налогового учета посвящен п. 4.3 Приказа № 236:

Вид документов Срок хранения Пункт по Приказу № 236
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним 5 лет с момента погашения долга 303
Документы:

  • об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней;
  • по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства РФ
5 лет 304, 306
Справки:

  • об исполнении обязанности по уплате;
  • о состоянии расчетов с бюджетом
5 лет 305
Реестры для расчета земельного налога 5 лет 307
Расчеты по страховым взносам: 308
годовые 50/75 лет
квартальные 50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет 309
Налоговые декларации (расчеты) 5 лет (для ИП по 2002 год включительно — 75 лет) 310
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет 311
Справка о доходах и суммах налога физического лица 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет.
В налоговых органах — не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим
312
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 5 лет 313
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет 314
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 6 лет 315
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период 5 лет 316
Счета-фактуры 5 лет 317
Книги учета доходов и расходов в рамках УСН 5 лет 318
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним 5 лет 319
Журналы, карточки, базы данных учета: 5 лет 320
  • сумм доходов и НДФЛ;
  • реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС

О новых сроках хранения других документов читайте статьи:

Подводим итоги

  • Вступил в силу Приказ Росархива № 236, обновивший сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года.
  • Сроки хранения документов налогового учета приведены в п. 4.3 Приказа № 236.

С 2021-го действуют новые сроки хранения документов

В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2020 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения. 

Документы Сроки хранения
Налоговые декларации по всем налогам и сборам 6 лет
Счета-фактуры 5 лет
Реестр сведений о доходах работников, представленных работодателем в ФНС 5 лет
График отпусков 3 года
Книга учёта доходов и расходов на УСН 5 лет
Документы о недостачах, растратах, присвоении 10 лет после возмещения ущерба
Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов 5 лет после выбытия актива
Договоры аренды зданий, помещений 10 лет после выполнения обязательств
Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка 1 год
  1. За нарушение сроков хранения документов предусмотрены штрафы, установленные Налоговым Кодексом и КоАП. Например:
  2. 10 000 рублей в том случае, если налогоплательщик не может представить налоговые и бухгалтерские документы за один налоговый период;
  3. 30 000 рублей, когда у налогоплательщика отсутствуют бухгалтерские и налоговые документы за несколько налоговых периодов.
  4. Но, если отсутствие указанных документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, нарушителю будет выставлен штраф в размере 20 % от недополученной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.
Читайте также:  Случаи, когда ФЛ обязано отчитаться за поступления на карту

Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер».

Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее.

Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.

Также вне всяких сроков хранятся электронные документы, которыми пользователь обменивается с контрагентами. Такую документацию надёжно содержит у себя в «облаке» программа «Такском-Файлер». Пользователь всегда может скачать из неё нужный ему документ на свой компьютер.

  • Отправить
  • Запинить

Сроки хранения отчетности

Из нашей статьи вы узнаете:

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для предоставления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Срок хранения отчётов ПФР и ФСС

ПФР

Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:

  • бумажные — не менее 6 лет;
  • электронные — не менее 7 лет.

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.

ФСС

Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

Исключения составляют:

  • Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
  • Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.

Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.

Вид документа Срок хранения Регулирующий нормативный акт
Счёт-фактура 5 лет Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ об исчислении и уплате страхового взноса 6 лет подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы 4 года с даты последней записи

Установлены сроки хранения документов налоговой службы

    ФНС России обновила перечень документов, образующихся в процессе своей деятельности и ее территориальных органов и подведомственных организаций с указанием сроков их хранения (приказ ФНС России от 2 ноября 2021 г. № ЕД-7-10/952@). В него включены документы, образующиеся в деятельности налоговых органов всех уровней системы управления и организаций, находящихся в ведении ФНС России. Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа в работе экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при подготовке номенклатур дел. Установлено, что исчисление срока хранения архивных документов независимо от места их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 года. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. В документе представлено 22 раздела, по которым классифицируются документы. К ним, в частности, относятся такие разделы, как:

    • «Учет и отчетность» — включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, налоговой отчетности, учету оплаты труда, учету имущества, а также документы оперативного учета налоговых платежей;
    • «Планирование деятельности» — содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов;
    • «Анализ и прогнозирование» — содержит документы по организации мониторинга, анализа и прогнозирования налоговых платежей;
    • «Налоговый контроль» — включает документы по организации контроля за соблюдением налогового законодательства; предпроверочному анализу налогоплательщиков; камеральным, выездным налоговым проверкам; контролю налогообложения организаций и физических лиц; прибыли, за движением импортных товаров;
    • «Регулирование налогообложения» — содержит документы о регулировании общей системы налогообложения и специальных налоговых режимов, а также о взыскании и урегулировании налоговой задолженности, трансфертном ценообразовании;
    • «Урегулирование налоговых споров в досудебном порядке» — включает документы по досудебному урегулированию налоговых споров, и др.

    Источник: https://www.garant.ru/

    Подписаться на журнал

    ФНС России обновила перечень документов, образующихся в процессе своей деятельности и ее территориальных органов и подведомственных организаций с указанием сроков их хранения (приказ ФНС России от 2 ноября 2021 г. № ЕД-7-10/952@). В него включены документы, образующиеся в деятельности налоговых органов всех уровней системы управления и организаций, находящихся в ведении ФНС России. Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа в работе экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при подготовке номенклатур дел. Установлено, что исчисление срока хранения архивных документов независимо от места их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 года. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. В документе представлено 22 раздела, по которым классифицируются документы. К ним, в частности, относятся такие разделы, как:

    • «Учет и отчетность» — включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, налоговой отчетности, учету оплаты труда, учету имущества, а также документы оперативного учета налоговых платежей;
    • «Планирование деятельности» — содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов;
    • «Анализ и прогнозирование» — содержит документы по организации мониторинга, анализа и прогнозирования налоговых платежей;
    • «Налоговый контроль» — включает документы по организации контроля за соблюдением налогового законодательства; предпроверочному анализу налогоплательщиков; камеральным, выездным налоговым проверкам; контролю налогообложения организаций и физических лиц; прибыли, за движением импортных товаров;
    • «Регулирование налогообложения» — содержит документы о регулировании общей системы налогообложения и специальных налоговых режимов, а также о взыскании и урегулировании налоговой задолженности, трансфертном ценообразовании;
    • «Урегулирование налоговых споров в досудебном порядке» — включает документы по досудебному урегулированию налоговых споров, и др.

    Источник: https://www.garant.ru/

    Подписаться на журнал

Сроки Хранения Бухгалтерских и Налоговых Документов

Бухгалтерских и Налоговых Документов, Договоров

  • Сроки хранения документов в 2021 году меняются, что повлияет на работу бухгалтерии и кадров.
  • Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские, налоговые и документы.
  • Обеспечить хранение в организации должен ее руководитель, а ИП за это самостоятельно.

Росархив подготовил перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Некоторые документы нужно будет хранить дольше, чем сейчас. Другие, наоборот, меньше.

Например, график отпусков потребуется хранить в организации три года вместо одного. А документы о дисциплинарных взысканиях – три года вместо пяти.

С 17 марта 2021 года вырос срок хранения документов, которые нужны для расчета и уплаты налогов (п. 2, 3 ст. 1 Федерального закона от 17.02.2021 № 6-ФЗ). Теперь он составляет пять лет вместо прежних четырех.

Это:

Товарные накладные, акты выполненных работ или услуг, счет-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, УПД, путевые листы.

. .

Документ От какой даты считать пятилетний срок хранения
Товарная накладная С 1 января, следующего за годом, в котором последний раз использовали документ для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога. В том числе при учете убытков прошлых лет
Акт выполненных работ или оказанных услуг С 1 января, следующего за годом, в котором последний раз использовали документ для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога. В том числе при учете убытков прошлых лет
Счет-фактура С 1 января, следующего за годом, в котором в последний раз зарегистрировали счет-фактуру в книге покупок или книге продаж
Приходный и расходный кассовый ордер С 1 января, следующего за годом, в котором составили документ. Если у работников есть лицевые счета, то расходник на зарплату храним 6 лет. Если нет, то расходники по зарплате, датированные 2003 годом и позже, храним 50 лет. Более ранние — 75 лет
Универсальный передаточный документ (УПД) С 1 января, следующего за годом, когда в последний раз использовали УПД для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога, в том числе при учете убытков. Если УПД использовали как счет-фактуру, то 5 лет считаем с 1 января, следующего за годом, в котором в последний раз зарегистрировали документ в книге покупок или книге продаж
Путевой лист С 1 января, следующего за годом, когда в последний раз использовали путевой лист для составления бухгалтерской отчетности. Но не меньше 5 лет после того, как учитывали его для расчета налога, в том числе при учете убытков. При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50 или 75 лет
  1. Сроки хранения Документов по Основным Средствам
  2. Сроки Хранения Документов по Кадрам
  3. Сроки Хранения Документов
  4. Сроки хранения документов.docx

. .

Наименование документа Срок хранения
Оплата труда
Утвержденные фонды заработной платы:  Стало/было
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До минования надобности
Положения об оплате труда и премировании работников:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 5 лет (1)
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 6 лет (1)
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет ЭПК
Переписка о выплате заработной платы 5 лет
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет
Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы 5 лет (1)
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования 5 лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет
Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы 5 лет
Бухучет и отчетность
Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) 5 лет (1)
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки):
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности Постоянно
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые; Постоянно (1)
б) квартальные; 5 лет (2)
в) месячные 1 год
Отчеты об исполнении смет:
а) сводные годовые; Постоянно
б) годовые; Постоянно
в) квартальные 5 лет (1)
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
а) годовые; Постоянно
б) полугодовые, квартальные 5 лет (1)
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
а) годовая; До ликвидации организации
б) промежуточная 5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) 5 лет (1)
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет (1)
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним Постоянно
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет (1)
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет (1)
Образцы подписей материально ответственных лиц 5 лет (1)
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности 5 лет
Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности:
а) по месту разработки и (или) утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг 5 лет (1)
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (1) (2) (3)
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:
а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (2)
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 10 лет (1)
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах 5 лет
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета 5 лет
Переписка по вопросам оказания платных услуг 5 лет
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 5 лет
Журналы, базы данных учета:
а) ценных бумаг; До ликвидации организации
б) расчетов с организациями; 5 лет
в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); 5 лет
г) депонентов по депозитным суммам; 5 лет
д) доверенностей; 5 лет
е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; 5 лет
ж) расчетов с подотчетными лицами; 5 лет
з) исполнительных листов 5 лет
По налогам
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним 5 лет (1)
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 5 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Расчеты по страховым взносам:
а) годовые; 50/75 лет
б) квартальные 50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 6 лет (1)
Налоговые декларации (расчеты) 5 лет (1)
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц 5 лет (1)
Справка о доходах и суммах налога физического лица 5 лет (1) (2)
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 5 лет
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 6 лет
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период 5 лет
Счета-фактуры 5 лет
Журналы, карточки, базы данных учета:
а) сумм доходов и налога на доходы работников; 5 лет
б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость 5 лет
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector