Образец должностной инструкции инспектора по кадрам в 2021-2022 году

Время чтения: 3 минут(ы)

Должность инспектора (специалиста) по кадрам присутствует практически на каждом предприятии. Даже если в штатном расписании нет отдельно выделенной вакансии, кто-то из работников выполняет должностные обязанности данного сотрудника, поскольку без учета, хранения и оформления трудовой документации невозможно нормальное функционирование компании.

В связи с распространенностью этой профессии возникает необходимость определения круга требований к специалистам, выполняющим ее задачи, спектр обязанностей и ответственности, которые прописываются в должностной инструкции инспектора по кадрам.

Как составить: общие положения

Законодательством не установлены требования к составлению должностной инструкции, поэтому будет достаточно придерживаться общего плана оформления этого документа, следуя традициям делопроизводства.

Первым разделом инструкции всегда является блок «Общие положения», в котором специалиста информируют о:

• порядке его принятия и освобождения от должности;
• необходимом уровне образования (как правило, соискатель должен иметь среднее профессиональное без стажа работы, либо начальное профессиональное с опытом работы и специальной профессиональной подготовкой);
• непосредственном начальнике с указанием его ФИО и занимаемой должности.

В случае отсутствия специалиста на рабочем месте (в связи с болезнью, отпуском, командировкой и пр.) его должностные обязанности переходят конкретному уполномоченному лицу, назначенному руководством предприятия.

Во время своей рабочей деятельности сотрудник должен руководствоваться нормативной документацией, касающейся вопросов учета и движения персонала, уставом организации, методическими пособиями по кадровым вопросам и положениями внутреннего трудового распорядка.

Также в этом блоке приводится перечень знаний, которыми обязан владеть сотрудник. Как правило, речь идет о:

• трудовом праве, правилах и нормах охраны труда;
• законодательно-нормативных правовых актах, касающихся кадровых вопросов;
• структуре организации;
• порядке оформления, ведения, хранения трудовых книжек;
• порядке учета движения персонала и оформление соответствующей документации и др.

Должностные обязанности: на что имеет право инспектор по кадрам и его ответственность

Следующий блок инструкции предусматривает не только стандартные обязанности и права, характерные для специалиста именной этой должности, но и те, которые связаны со спецификой конкретного предприятия. При этом данный список может меняться в зависимости от должности, которую работник он занимает (старший/младший инспектор и т.п.).

К стандартным должностным обязанностям данного специалиста можно отнести:

• учет кадрового состава компании и ее подразделений с помощью унифицированной первичной формы документации;
• документальное оформление приема, увольнения, перевода в другой отдел работника в соответствии с различными правовыми актами;
• ведение личного дела каждого сотрудника;
• подготовку материалов для разного рода комиссий (квалификационных, аттестационных, конкурсных) и представление служащих к поощрениям;
• внесение актуальной информации в банк данных предприятия о количественном и качественном составе персонала;
• учет предоставления отпусков;
• осуществление контроля над составлением и соблюдением графиков отпусков;
• подготовку документов, у которых истек срок хранения, к сдаче в архив;
• принятие необходимых мер по сохранению коммерческой тайны и персональных данных сотрудников;
• контроль трудовой дисциплины и правил распорядка предприятия.

Права инспектора по кадрам заключаются в(о):

• ознакомлении им с проектами решениями руководства организации, касающимися деятельности предприятия;
• внесении предложений по улучшению рабочего процесса;
• получении от руководителей всех подразделений необходимых сведений и документов, необходимых для осуществления своих должностных полномочий.

Также специалист вправе требовать от руководства оказания содействия в выполнении своих обязанностей, прописанных в инструкции, и подписывать документы в пределах собственной компетенции.

Должностная инструкция инспектора завершается блоком об ответственности сотрудника. Как правило, документ предусматривает ответственность за:

• невыполнение (или за ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;
• совершение неправомерных действий, за которые предусмотрена административная, уголовная или гражданская ответственность;
• причинение материального вреда компании.

Иногда раздел «Ответственность» может отсутствовать в документе ввиду регулирования соответствующих вопросов внутренними нормативными актами предприятия.

Образцы должностной инструкции инспектора по кадрам

Типовая (профстандарт)

Скачать образец примерной должностной инструкции специалиста по кадрам вы можете здесь: https://yadi.sk/i/IKMgC0Bb3Tsud8

Старшего

Чтобы найти инструкцию, предназначенную для старшего сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/VlWbYkb23TsvM9

Ведущего

По следующей ссылке мы разместили документ для ведущего инспектора: https://yadi.sk/i/vwulCp423Tsvcb

В школе

В школах действуют инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/KNj3bdxO3TsvwF

В бюджетном учреждении

В бюджетных учреждениях рекомендуется использовать инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/ceVYBfUN3Tsw97

Основным требованием к подготовке должностной инструкции является четко сформулированный спектр обязанностей и требований, предъявляемых к инспектору по кадрам. При этом документ утверждается генеральным директором организации и является обязательным к ознакомлению специалистом, который должен дать свое письменное согласие в виде подписи.

Должностная инструкция кадровика в 2022 году

Должностная инструкция специалиста по кадрам – это необязательный документ. Однако в большинстве случаев утверждение регламента выгодно и для нанимателя, и для нанятого лица. Работник четко понимает круг поставленных перед ним задач, а работодатель может ссылаться на инструкцию в случае применения дисциплинарных взысканий к подчиненному.

Чем занимается кадровая служба?

Кадровая служба или отдел кадров – это структурное подразделение компании, которое отвечает за работу с персоналом и кадровое администрирование.

Кадровики занимаются оформлением приема на работу и увольнения с организации, оформлением кадровой документации, подготовкой локальных нормативных актов, ведением воинского учета и другим.

Если компания большая, как правило, формируется кадровая служба, включающая руководителя службы, главных и ведущих специалистов. Небольшие предприятия могут ограничиться одним-двумя кадровиками.

Зачем нужна должностная инструкция?

Как уже отмечалось выше, должностная инструкция – это необязательный документ, если другое прямо не предусмотрено действующим законодательством. Решение об утверждении регламента принимается генеральным директором.

Наличие должностной инструкции специалиста имеет ряд положительных моментов, например:

1. Должностные обязанности работника максимально конкретизированы, поэтому последний может четко определить перечень своих повседневных задач.
2. Работодатель сможет ссылаться на положения должностной инструкции в случае привлечения работника к дисциплинарному взысканию.
3. Если в компании несколько кадровиков, их обязанности можно разграничить, зафиксировав в должностных инструкциях их участки работы.

Что взять за основу при разработке документа?

При разработке должностной инструкции специалиста по кадрам необходимо учитывать положения трудового законодательства, а также отраслевую специфику деятельности компании.

Помимо этого, существует несколько подзаконных актов, которые можно взять за основу при подготовке документа:

Если речь идет о бюджетных организациях, профстандарт и другие перечисленные нормативные акты нужно обязательно учитывать. В отношении коммерческих компаний действуют другие правила – такие организации сами решают, что именно прописать в должностных инструкциях своих специалистов.

Как оформить должностную инструкцию кадровика?

Существует несколько возможных вариантов.

Первый способ – оформить инструкцию как отдельный документ. Тогда один и тот же регламент может быть актуален для нескольких специалистов при условии, что они выполняют аналогичные трудовые функции.

Второй вариант – представить инструкцию в виде приложения к трудовому договору. В таком случае на каждого работника нужно утвердить отдельный документ.

Структура должностной инструкции кадровика

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.

Иногда содержание дополняется такими разделами как «Главные задачи и цели», «Взаимосвязи», «Заключительные положения» и другими.

Содержание документа

Содержание должностной инструкции, как и ее структура, утверждается работодателем. Однако уже из названий разделов можно догадаться, о чем пойдет речь в каждом конкретном блоке.

Таблица №1. Подробное содержание должностной инструкции кадровика.

Название раздела
Содержание

Общие положения	Информация о назначении документа. Порядок назначения лица на должность и увольнения, особенности подчиненности. Требования относительно образования и опыта работы. Необходимые умения и знания.
Главные задачи и цели	Здесь нужно коротко указать, зачем компании нужен такой специалист. Например, для обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.
Должностные обязанности	В этом разделе необходимо детально перечислить все обязанности кадровика.
Права	В этом блоке следует конкретизировать, какими полномочиями наделяется специалист для качественного выполнения своих трудовых функций.
Ответственность	Здесь описываются меры ответственности, что наступают для кадровика в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей либо в случае совершения других нарушений.
Взаимосвязи	В этом блоке можно указать, с какими структурными подразделениями компании взаимодействует кадровик, а также очертить механизм такого взаимодействия.
Заключительные положения	В этот раздел нужно включить заключительные пункты общего характера, например, о количестве составленных экземпляров инструкции, о порядке внесения изменений в документ и тому подобное.

Требования к претенденту на должность специалиста по кадрам

Если инструкция составляется для кадровика, занятого в государственных, муниципальных или бюджетных организациях, нужно ориентироваться на профстандарт и другие нормативные акты.

Например, согласно квалификационному справочнику специалистом по кадрам может стать человек, имеющий высшее профессиональное образование. Требования к стажу работы не предъявляются.

При этом кадровик должен знать следующее:

• законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
• трудовое законодательство;
• структуру, специализацию, штат предприятия;
• механизмы определения потребностей в кадрах;
• порядок оформления кадровой документации;
• источники обеспечения организации кадрами;
• правила ведения баз данных о персонале компании;
• правила работы с вычислительной техникой, со средствами связи;
• основы организации труда, экономики, социологии и психологии;

В профстандарте специалиста по управлению персоналом выделено несколько обобщенных трудовых функций, каждой из которых соответствует конкретный уровень квалификации и перечень трудовых задач.

Должностные обязанности

При разработке перечня должностных обязанностей кадровика необходимо учесть специфику деятельности компании, возложенные на работника трудовые функции, наличие и количество других специалистов, выполняющих аналогичные задачи.

Если компания небольшая, то одно и то же лицо может заниматься и кадровым делопроизводством, и деятельностью по обеспечению предприятия персоналом, и организацией труда, и оценкой персонала. В крупных компаниях, где формируются целые отделы кадров, эти функции, как правило, разграничены.

Например, один специалист занимается кадровыми документами, второй – деятельностью по развитию персонала, третий – деятельностью по организации корпоративной соцполитики. Логично, что у всех этих работников будут разные должностные обязанности и права.

Требования для занятия должности также будут отличаться.

Вот примерный список должностных обязанностей специалиста по кадрам:

• комплектование компании кадрами;
• организация подбора, отбора, расстановки кадров;
• изучение и анализ структуры персонала организации;
• информирование персонала о наличии вакансий в компании;
• разработка планов по труду;
• контроль за расстановкой молодых кадров;
• подготовка предложений по развитию персонала;
• анализ состояния трудовой дисциплины;
• контроль за своевременным и правильным оформлением приема на работу, увольнения, выдачей справок о трудовой деятельности, соблюдением правил ведения трудовых книжек;

У кадровиков появились новые обязанности, связанные с последними законодательными изменениями. В частности, речь идет о:

Как подготовить и утвердить должностную инструкцию специалиста по кадрам?

После того как генеральный директор принял решение о необходимости существования подобного документа, назначается лицо, ответственное за разработку проекта должностной инструкции. Эта задача может быть поручена юристу, руководителю отдела кадров либо другому уполномоченному лицу.

Далее проект инструкции направляется на согласование в соответствующие структурные подразделения компании, а после этого – на утверждение гендиректору.

Последний шаг – это ознакомление сотрудника с его должностной инструкцией. Ознакомлять специалиста нужно под роспись с указанием даты ознакомления.

Образцы документов

Скачать образец должностной инструкции руководителя кадровой службы

Источник: «Юридическая азбука»

Должностная инструкция специалиста по кадрам: образец заполнения

Должностная инструкция специалиста по кадрам –  инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность работника. В этой статье предлагаем скачать образец оформления должностной инструкции для кадрового специалиста.

Должность кадрового специалиста относится к категории инженерно-технических работников. На такую работу могут претендовать кандидаты, имеющие высшее образование. Что должен уметь, знать, что обязан делать, за что может быть наказан и на что может рассчитывать кадровый специалист – все эти вопросы должны быть раскрыты в бланке должностной инструкции.

При приеме человека на должность кадровый специалист (кадровый работник) его обязательно знакомят с должностной инструкцией и с рядом других документов.

На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → кладовщика, → уборщика, → секретаря, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу, → делопроизводителя.

Должностная инструкция специалиста по кадрам 2022 (образец заполнения)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Должностная инструкция специалиста по кадрам. Как составить?

Должностная инструкция специалиста по кадрам: основные элементы

Кадровый специалист должен иметь представление:

• О методиках управления коллективом, ознакомленным с нормативно-правовыми и законодательными актами и знать трудовое законодательство.
• Уметь рассчитывать и формировать наличие рабочих мест с учетом перспектив развития предприятия.
• Кадровый специалист обязан уметь проводить аттестационные и направленные на повышение квалификации, испытания.
• Тщательно формировать и сохранять все документальные материалы, связанные с кадрами предприятия.
• Обязательными считаются знания основ психологии и экономики, направленные на управление коллективом и организацию продуктивного производства.
• Внутренние трудовые правила организации и нормативы по технике безопасности и охране труда.

В должностные обязанности кадрового специалиста, помимо подбора и расстановки профессиональных работников, входят и другие виды деятельности:

• По результатам аттестации оценивать профпригодность работников. Контролировать и распределять, с учетом потребностей производства, вакансии и внутренние перемещения кадровых единиц.
• Отслеживать рынок труда с целью привлечения на производство молодежи инженерных и рабочих специальностей и способствовать их скорейшей адаптации в коллективе.
• Анализировать, контролировать и способствовать улучшению производственной дисциплины.

Специалист по кадрам обязан контролировать:

• Оформление и хранение документации о приеме, переводе, увольнении работника. Выдачу необходимых справок. Подготовку необходимой документации для начисления льгот и пенсионных выплат.

Помимо служебных обязанностей в должностной инструкции кадрового специалиста также должны быть прописаны его права. Специалист по кадрам имеет право:

• Вносить конструктивные предложения касающиеся деятельности производства.
• Требовать от сотрудников предоставления документов, информации и помощи, необходимых для выполнения специалистом своих обязанностей.
• Интересоваться подготовленными решениями руководства, связанными с изменениями деятельности специалиста.

Обязательным разделом должностной инструкции является также ответственность, которую несет работник. Специалист по кадрам понесет ответственность:

• При ненадлежащем выполнении своих обязанностей, прописанных в должностной инструкции.
• При совершении правонарушений, связанных с его деятельностью, как специалиста.
• При нанесении своими действиями материального ущерба предприятию.

При приеме нового работника на работу его в обязательном порядке знакомят с его должностной инструкцией, а также с правилами трудового распорядка в организации.

Скачать должностную инструкцию специалиста по кадрам. Образец заполнения

Должностная инструкция кадровика: образец 2022 г, обязанности

Последние изменения: Январь 2022

Кадровый документооборот и роль соответствующих специалистов стремительно поднимаются в цене благодаря частым изменениям трудового законодательства и росту штрафных санкций за несоблюдение.

Организация структуры кадровых служб с грамотными решениями обеспечивает соблюдение интересов работодателя и наёмного персонала, снижает риск финансовых санкций при проверках, служит «буфером» при возникновении судебных процессов.

Должностная инструкция кадровика включает требования для обеспечения стабильной работы юридического и физического лица, систематическое изучение законодательства и своевременное введение в действие обновлённых нормативных актов.

Роль кадровой службы

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

• отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
• оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
• заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.

Начиная с 2018 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Нормативный акт	Существо дополнений и изменений	Дата вступления
Постановление Правительства РФ №1080	Утверждение проверочных листов, используемых при проверках инспекцией труда, представляющих перечень вопросов по соблюдению трудового законодательства, что должен знать работник отдела кадров. На основании листов выводы о наличии или отсутствии нарушений инспектор будет делать самостоятельно	01.01.2018
Статья 40 ТК РФ	Заключение коллективного договора не только предприятиями в случае инициативы любой из сторон, но и индивидуальными предпринимателями (ИП)

Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году

• 10-02-2021
• Наталья Кичина
• 9 минут

Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция.

Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию.

Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.

Обязанности кадрового работника

В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.

На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.

При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.

К обязанностям кадровых работников относятся:

• прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
• составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
• уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
• создание локальных нормативных актов;
• подбор, обучение, переобучение персонала;
• учет движения кадров;
• внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
• ведение воинского учета;
• составление другой документации согласно специфике деятельности компании.

Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции

Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.

Изменения Федерального Закона №493

Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.

Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.

Изменения Федерального Закона №353

В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.

Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.

Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.

Ужесточение Федерального Закона №132

Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности.

Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке.

Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.

Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.

Федеральный Закон №341

Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.

Прямые выплаты ФСС

Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.

Новые обязанности, связанные с коронавирусом

В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.

Что нужно вносить в должностную инструкцию

Не все изменения стоит прописывать в документе. Например, обязанности, связанные с пандемией, имеют временный характер. Как только закончится эпидемия, они исчезнут. Нет смысла изменять документацию ради внесения временно запрашиваемых данных. При крайней необходимости можно составить дополнительное приложение к должностной инструкции с ограниченным сроком действия.

Новые обязанности, связанные с внедрением электронных трудовых книжек, относятся к оформлению документов о приеме сотрудника на работу. Если кадрами занимается один человек, нет необходимости прописывать в должностной инструкции такие подробности.

Иначе она превратится в слишком объемный документ. Если же на предприятии работает целый отдел, и прием/увольнение сотрудников отданы в ведение одного человека, лучше подробно описать обязанности, в том числе и связанные с электронным документооборотом.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Несмотря на то, что должностная инструкция является внутренним документом, просто изменить ее нельзя. Способы внесения корректировок зависят от того, как она изначально была создана.

Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.

Второй случай более сложный. Первоначально необходимо получить согласие на изменения в договоре. Далее создается дополнительное соглашение, в котором указываются все корректировки.

Должностная инструкция включает в себя три раздела:

• обязанности сотрудника;
• права работника;
• ответственность.

Раздел «права работника» остается неизменным. Основные корректировки касаются первого и последнего блоков.

В список «обязанности сотрудника» вносят все нововведения, связанные с изменением законодательства. В данном блоке прописывают новые обязанности, появившиеся в связи с внедрением электронных трудовых книжек и подачей отчета в ПФР. Также здесь следует осветить пункт о ведении воинского учета, если ранее он не был внесен в документ.

В разделе «ответственность» следует изменить пункты о штрафах за недобросовестное исполнение обязанностей. Так как законодательно ужесточили ответственность за нарушение сроков подачи отчетов и других документов, за ошибки при их составлении, лучше прописать это в документе.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Инспектор отдела кадров (инспектор по кадрам) является специалистом, который организует ведение и учет кадровой документации в организации.

В штатном расписании может и не быть должности инспектора по кадрам, однако такие работники, как специалист по персоналу, специалист по документационному обеспечению персонала и др.

, могут осуществлять его функции и фактически являться инспекторами.

Предусмотреть все должностные обязанности инспектора отдела кадров в трудовом договоре довольно затруднительно. Для этого работодателями оформляется отдельный локальный документ — должностная инструкция (далее — ДИ) инспектора по кадрам.

Важно! Прямой обязанности работодателя разработать ДИ инспектора отдела кадров в законодательстве не предусмотрено, нет и порядка ее оформления. Руководитель организации самостоятельно определяет, нужно ли составить инструкцию и что в нее включить.

Вместе с тем наличие в организации ДИ инспектора по кадрам способствует:

• пропорциональному разделению функций работников;
• фиксированию пределов служебных полномочий;
• повышению личной ответственности работника за итоги его служебной деятельности;
• упрощению привлечения к ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих обязанностей;
• возможности работодателя отказать в приеме на работу при отсутствии у кандидата необходимых квалификационных требований. 

Порядок оформления должностной инструкции инспектора отдела кадров 

ДИ подготавливается для каждой штатной единицы и утверждается руководителем организации. Она имеет обезличенный характер и в отношении конкретного сотрудника подписывается при приеме его на работу и передается ему на руки.

При подготовке проекта инструкции следует учитывать положения следующих документов:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• Трудового кодекса РФ;
• Единого классификационного справочника;
• Единого тарифно-классификационного справочника;
• профстандартов, особенно «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
• локальных документов организации;
• коллективного договора и др. 

Подробнее о том, как использовать профстандарты в области кадрового делопроизводства, рассказывается в статье «Порядок применения профстандартов для кадровиков».

Как заполнить должностную инструкцию на основании профстандарта, читайте в статье «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту». 

Функции инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам осуществляет следующие основные функции:

• оформляет прием сотрудников на работу;
• занимается переводами и увольнениями;
• оформляет отпуск;
• занимается больничными листами;
• осуществляет учет и хранение документов по кадровому составу;
• готовит отчетность;
• разрабатывает и ведет штатное расписание и т. д.

Важно! Если инспектор по кадрам в организации один, то на него дополнительно возлагаются функции начальника отдела кадров.

Например:

• контроль за трудовой дисциплиной;
• ходатайство перед генеральным директором о поощрении или наказании сотрудников;
• разработка локальных актов;
• представление своих предложений об улучшении кадровой работы;
• подбор кадров и их переподготовка и пр.

Должностные обязанности

Должностные обязанности инспектора по кадрам вытекают из его трудовых функций. Поэтому если инспектор работает в составе отдела, он обязан:

• вести учет личного состава предприятия;
• оформлять кадровые документы в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации;
• формировать и вести личные дела сотрудников, своевременно вносить в них изменения;
• готовить документы для представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
• готовить документы о привлечении сотрудников к ответственности;
• заполнять и хранить трудовые книжки сотрудников;
• вести учет предоставления отпусков сотрудникам, составлять график отпусков и контролировать его соблюдение;
• готовить документы, срок текущего хранения которых истек к передаче в архив;
• осуществлять подбор кадров;
• заключать договоры на оказание услуг по переподготовке сотрудников, повышение их квалификации.

Обратите внимание! Эти обязанности могут быть разделены между несколькими инспекторами по кадрам, тогда каждый из них будет выполнять только часть перечисленных обязанностей.    

Права инспектора по кадрам

К основным правам инспектора по кадрам, как правило, относят право:

• знакомиться с решениями начальства, касающимися его деятельности;
• требовать представления сведений и документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей;
• выступать с инициативой по улучшению кадровой деятельности;
• участвовать в обсуждении и принятии решения по работе отдела кадров.

Обратите внимание! Если инспектор кадров на предприятии один, то его права расширяются за счет тех. которыми обладает начальник отдела кадров.

Инспектор по кадрам в единственном числе имеет право:

• выносить на рассмотрение директора предложения о наказании и поощрении сотрудников;
• выдвигать предложения по улучшению кадровой работы;
• предлагать выдвигать проекты обучения персонала и пр.   

Ответственность инспектора по кадрам

За невыполнение своих должностных обязанностей либо их некачественно выполнение инспектор по кадрам может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

О процедуре читайте в нашей статье «Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности».

Важно! Должность инспектора по кадрам не включена в перечень, утв. положением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85, поэтому с ним не может быть оформлен договор о полной материальной ответственности.

К полной материальной ответственности он может быть привлечен в случае:

• умышленного причинения ущерба;
• причинения ущерба в состоянии алкогольного, токсического и другого опьянения;
• причинения ущерба в результате совершения преступления или административного правонарушения и в других случаях, указанных в ст. 243 ТК РФ.

За совершение правонарушения инспектор по кадрам может быть привлечен к уголовной или административной ответственности.

Образец должностной инструкции инспектора по кадрам

ДИ инспектора отдела кадров состоит из следующих разделов:

1. Общие сведения, такие как:
   • название должности с указанием структурного подразделения;
   • указание, кому сотрудник подчиняется.
2. Квалификационные требования, включая уровень образования, навыков и опыта, соответствующий профстандарту «Специалист по управлению персоналом», а также перечень документов, знание которых требуется для корректного осуществления сотрудником его должностных прав и обязанностей.
3. Ссылка на наименование и реквизиты профстандарта, в соответствии с которым составляется ДИ.
4. Функции, выполняемые инспектором по кадрам.
5. Трудовые обязанности.
6. Права инспектора, которые позволяют ему эффективно реализовывать предоставленные полномочия.
7. Ответственность, к которой могут привлечь в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения сотрудником его функций. 

• Образец ДИ инспектора отдела кадров можно скачать по ссылке: Должностная инструкция инспектора по кадрам (образец). 
• ***
• Итак, должностная инструкция инспектора по кадрам состоит, как правило, из нескольких разделов, включающих общие сведения о должности и требованиях к кандидату на должность инспектора, блоки о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.