Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.
Назначение и виды данного документа
Скачать образец служебной записки о премировании сотрудника.
Служебные записки подразделяются по назначению и по степени доступности.
По назначению, то есть по виду донесенной информации, выделяют такие записки:
- Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
- Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
- Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.
По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения, записки бывают:
- Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
- Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.
В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.
Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.
Служебная записка – это своего рода способ общения между отделами, структурами или цехами. Обычно ее составляет работник или руководитель одного отдела на имя начальника другого отдела.
Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.
Форма и содержание
Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.
По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта. Однако каждая организация и, более того, каждый отдел имеют свой стандарт написания служебных записок, которого следует придерживаться работникам данного отдела.
Пример написания служебной записки представлен ниже.
Главному бухгалтеру ___________________
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.
Директор отдела маркетинга:________________________________.
« »___________ 2016 года
Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Правила грамотного оформления
Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации. Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки. После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать.
Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку. Очень часто ее подписывает начальник отдела.
Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц, которые заинтересованы в данной просьбе. Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты. В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.
Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.
Составление служебной записки в электронном виде
Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в учетной политике организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.
Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.
Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.
Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.
При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.
Определенные нюансы составления
Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки. Эти особенности мы рассмотрим ниже.
На приобретение
Служебная записка на приобретение пишется на имя руководителя определенного отдела.
В ней указывается, что необходимо приобрести, в каком количестве и в каких целях.
На сотрудника
Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.
Оформляется она по всем правилам с единственным отличием: докладная записка пишется от нижестоящего работника к вышестоящему начальнику.
На замену старого инвентаря
Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.
На премирование
О повышении
В этой записке нужно перечислить, в связи с чем возможно повышение. Это может быть увеличение обязанностей, качества работы, предоставление дополнительных услуг.
О недоплате
В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам. Возможные причины также следует обозначить. Возможно, стоит прописать, чья вина стоит за невыплатой средств.
О поломке
При составлении записки о поломке нужно назвать поломанное оборудование и указать, какого рода поломка случилась, и в связи с чем оборудование вышло из строя.
О непредоставлении или передаче документов
В первую очередь здесь нужно указать наименование документа, а также сроки, в которые должен быть передан документ.
Таким образом, соблюдая все эти нюансы, можно грамотно составить служебную записку, которая поможет в решении какого-либо важного вопроса.
Важность документа
Чтобы оценить важность служебных записок, стоит понять, что этот вид документа поможет избежать многих крупных недоразумений между отделами, простоев в работе.
В целях бухгалтерского учета, а также налогообложения служебная записка играет важную роль, поскольку это финансовые вопросы, которые требуют особого внимания и соблюдения малейших нюансов.
Служебные записки также являются эффективной формой отказа в чем-либо. Этот документ подразумевает полное отсутствие отрицательного тона. Критика возможна, но она не должна быть направлена на одного человека или отдел.
Таким образом, служебная записка является универсальным средством решения многих проблем. Правильно составленный документ обеспечит эффективную и плодотворную работу организации.
Пример работы со служебными записками в электронной системе документооборота представлен в следующем видеосюжете:
Служебная записка на принтер образец
Если сотрудник столкнулся с проблемами во время эксплуатации принтера, он может попросить руководителя о замене техники. Для формулирования просьбы составляется документ. В частности, создается служебная записка о замене принтера.
Разновидности записок
Служебные записки о замене принтера подразделяются на виды в зависимости от содержания и целей оформления:
- Документы, включающие в себя просьбу или требование на рассмотрение. К примеру, записка с просьбой заменить технику.
- Включающие в себя сведения, которые передаются от нижестоящих сотрудников вышестоящим. К примеру, записка с информацией о поломке принтера.
Документ также может носить характер отчета.
Образец
Руководителю ООО «Свет» Александрову Р.О. менеджера по продажам
Зайцева П.П.
Уведомляю вас, что 10.09.2020 года во время переговоров сломался принтер. Из-за этого не получилось распечатать документы для оформления сделки. Было обнаружено, что из-за заводского брака у техники деформирован печатающий элемент. В связи с этим прошу заменить принтер на новый.
- Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
- Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
- Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…
- Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !
В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность.
Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.
О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Курсы оптометриста в санкт петербурге
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
- В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
- Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4. Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли. Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом
от HR-менеджера Иванова И. И.
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
- В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
- Иванов Иван Иванович (подпись)
- 16 января 2016 года.
Мебели
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Бизнес план посуточная аренда квартир
Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
Петрова Мария Ивановна (подпись)
5 мая 2017 года.
Канцтоваров
- Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью.
Например:
- Руководителю департамента материально-технического обеспечения
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
- В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
- дырокол – 5 штук;
- блок разноцветный – 10 штук.
- руководитель отдела по работе с клиентами
- Иванова Ирина Ивановна (подпись)
- 30 мая 2017 года.
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
14 мая 2016 года.
Телефона
Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
15 февраля 2017 года.
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО «Совремонт»
от бригадира Иванова И. И.
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
- Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
- 10 мая 2015 года.
- Иванов Иван Иванович (подпись).
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
16 марта 2016 года.
Автошин
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»
от начальника АХО Смирнова С.С.
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
- Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
- Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
- 20 мая 2017 года.
- Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Что нужно делать чтобы стать юристом
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-47-92 (Москва) Это быстро и бесплатно !
Одним из способов обосновать затраты организации является служебная записка на приобретение. Речь идет о приобретении в служебных целях какого-либо материального товара. Тогда в составе других документов бухгалтерия сможет, к примеру, обосновать понесенные расходы, возместить НДС и осуществить иные действия по учету материальных ценностей.
Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.). В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более. Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.
Служебная записка на приобретение
Пример служебной записки на приобретение
Служебная записка на приобретение программного обеспечения
В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.
Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.
Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.
Главный бухгалтер Петренко В.А.
Как составляется служебная записка на приобретение товара, оборудования, компьютера, принтера, материалов и т.п
Приобретение любых ценностей в организации должно быть обоснованным. И это обоснование и составит основной текст служебной записки.
Используйте такие словосочетания, как: “в связи”, “с целью”, “по причине производственной необходимости” и т.п. При этом необходимость может быть плановой. Например, истечение срока службы, срока годности.
Так и по причине различных ЧП или поломки. Все эти сведения важно отразить в служебной записке.
Структура документа выглядит следующим образом:
- Адресат – руководитель организации. Допустима подготовка служебной записки на имя начальника структурного подразделения, где трудится сотрудника.
- Составитель служебной записки – должности и фамилия, инициалы
- Наименование документа: служебная записка на приоберетение
- Основной текст с указанием, что именно приобрести, какой марки, комплектации, фирмы, количества, ассортимента, технические характеристики
- Подпись сотрудника
- Согласование. Как правило, служебная записка на приобретение требует согласования с бухгалтерией.
После получения записки руководитель проставляет свою резолюцию в левом верхнем углу. Соответственно, с указанием тех действий, которые следует предпринять.
Оформление служебной записки сотрудник осуществляет по общим правилам ГОСТа или принятых в организации.
Уточняющие вопросы по теме
как правильно написать служебную записку на приобретение сотового телефона
Пишите по этому образцу. В записке обоснуйте необходимость приобретения. Укажите с какой целью необходимо приобрести телефон и как он будет использоваться в служебной деятельности. Какие функции должен выполнять телефон. Желательно указать модель и приблизительную стоимость в магазинах вашего города.
- служебная записка на закупку светильников
- Можно составить по представленному образцу.
- служебная записка на приобретение ткани для стенда в школе и цветной бумаги
- Пишите по этому образцу.
- служебная записка на покупку дверей межкомнатных в организации
- Пишите по представленному образцу, описывая вашу ситуацию и необходимость приобретения.
Образец служебной записки о замене принтера. Бланк 2022 года для скачивания
Служебная записка о замене принтера является внутренним документом, с помощью которого работник доводит до сведения руководителя информацию необходимости приобретения этой техники.
Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о замене принтераОбразец служебной записки о замене принтера
Зачем нужна служебная записка
Статья 22 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя обеспечить работника всем необходимым, для того чтобы он мог в полном объеме выполнять свою трудовую функцию. Если работнику требуется для выполнения его работы принтер, он может попросить о нем с помощью служебной записки.
Служебная же записка о замене принтера составляется в случаях, когда принтер уже был предоставлен работнику, но:
- сломался;
- морально устарел;
- поврежден или погиб и т.п.
В зависимости от причины замена принтера может быть осуществлена как в плановом порядке, так и в экстренном.
В первом случае расходы на приобретение принтера уже заложены в годовом бюджете организации, и от автора служебной записки просто потребуется указать это в качестве обоснования.
Во втором случае также потребуется обоснование, однако здесь окончательное решение останется за руководителем.
Вне зависимости от причины и плановости/экстренности замены приобретение принтера потребует отражения в бухгалтерских документах. Служебная записка в этом случае будет являться первичным документом.
Как происходит замена принтера
Работник может сообщить о необходимости замены принтера руководителю устно — это позволит не создавать в организации лишних однотипных документов. И уже руководитель подразделения составляет на имя руководителя организации записку.
В общем виде процедура замены принтера выглядит так:
- Принтер выходит из строя/устаревает и т.п. Если принтер погиб или был поврежден в результате происшествия или по вине работника, об этом составляется соответствующий акт.
- Руководитель подразделения узнает о необходимости замены и пишет записку. К записке прикладываются копии документов-обоснований (например, акта об уничтожении имущества в результате пожара).
- Записка проходит процедуру согласования (например, экономический отдел может сделать для руководителя отметку о том, что средства на замену принтера в бюджете уже заложены).
- Записка поступает на рассмотрение руководителя организации и получает резолюцию.
- Записка с резолюцией передается в подразделение, ведающее закупкой оборудования, и оно заключает договор купли-продажи оборудования.
- После проведения закупки документы передаются в бухгалтерию, где становятся обоснованием к произведенным расходам.
В разных организациях могут быть свои нюансы данного процесса.
Образец служебной записки
Служебная записка может составляться в свободной форме, поскольку унифицированных форм ее не существует. В организации может иметься своя форма этого документа, составленная с учетом особенностей бухгалтерского документооборота. На нашем сайте имеются образец и бланк служебной записки, которыми также можно воспользоваться в работе.
В записку потребуется внести:
- наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
- данные автора записки — ФИО, должность, подразделение;
- заголовок, например, «О замене принтера в отделе капитального строительства»;
- причину замены;
- принтер, который требуется купить (модель, марка);
- дату составления записки;
- подпись.
К записке могут быть приложены прайс-листы и другие документы, которые позволят руководителю составить наиболее полное представление о требуемых затратах и их необходимости.
Служебная записка на приобретение принтора в связи с поломкой: образец написания записки, готовый пример, мфу
Служебная записка — это особая форма документа внутренней среды предприятия, которую следует писать сотрудникам по причине возникающих проблем, как правило, связанными с неподготовленностью технического оборудования, к примеру принтера или его поломкой, с нарушением хозяйственного или информационного обеспечения. Она составляется с целью внесения предложения и урегулирования появившегося затруднения.
Служебные письма делятся на несколько видов:
- с определенными просьбами или требованиями рассмотрения или урегулирования какого-либо рабочего вопроса;
- доставляющая определенную информацию, которая передается от сотрудника к начальству;
- отчет. Как правило, такой документ составляется по требованию и наставлению руководства для описания различных рабочих процессов.
Этот документ играет очень большую роль для учреждения. Его неверное заполнение может привести к нарушению взаимного функционирования между отделами, а впоследствии — к неэффективной работе самого предприятия в целом.
Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?
Несмотря на то, что общепринятой инструкции составления писем не существует, есть некоторые схожие правила написания для организации различного уровня. Записка должна быть нейтральной. В ней не допускается присутствие критики и недовольства.
Из чего должна состоять:
- в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
- посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
- внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.
На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.
Образец служебной записки на покупку принтера
Руководителю технического отдела ООО «Эсканто» Рыбину С.В.
от главного менеджера отдела продаж Ольхиной И.И.
Служебная записка
Довожу до вашего сведения, что 23.04.2020 была сорвана основная встреча с покупателем из-за неисправности принтера в кабинете переговоров. Вследствие заводского брака была повреждена печатающая головка. Принтер не смог распечатать основные документы, необходимые клиенту. В связи с этим прошу выделить 3000 рублей на покупку нового печатного оборудования.
Как правильно написать служебную записку на приобретение материалов
Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.
Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.
Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.
Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли. Приведем конкретный пример:
Наиболее распространенные причины увольнения с работы
Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом
от HR-менеджера Иванова И. И.
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
- В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
- Иванов Иван Иванович (подпись)
- 16 января 2021 года.
- Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
Петрова Мария Ивановна (подпись)
5 мая 2021 года.
Канцтоваров
- Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью.
Например:
- Руководителю департамента материально-технического обеспечения
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
- В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- руководитель отдела по работе с клиентами
- Иванова Ирина Ивановна (подпись)
- 30 мая 2021 года.
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
- Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
- 14 мая 2021 года.
- Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
- Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
- Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
- 10 мая 2015 года.
- Иванов Иван Иванович (подпись).
- 16 марта 2021 года.
- В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
- Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
- Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
- Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
- 20 мая 2021 года.
- Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2021 года.Кузнецова Елена Викторовна (подпись)15 февраля 2021 года.
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:Руководителю АХО ООО «Совремонт»от бригадира Иванова И. И.
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
от начальника АХО Смирнова С.С.
Амортизация в экономике — что это и как работает
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
101million.com
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.
В документе отражаются следующие сведения:
- данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
- информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
- изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
- указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
- Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.
В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.
Как написать служебную записку на приобретение оборудования
— — — —
Желая наладить систему коммуникации между подразделениями, наниматели должны позаботиться о существующем внутри предприятия документообороте.
Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника.
Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств.
Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.
Особенности электронного документооборота
В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.
Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя.
Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О.
, должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.
Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).
Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.
***
Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде.
Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании.
Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.
Как подать заявку на разрешение закупки
Если заказчик хочет закупить иностранные промтовары, которые входят в перечень,
он должен подать заявку на разрешение закупки. Сделать это можно через государственную информационную систему промышленности (ГИСП). Заказчик сам определяет уполномоченное лицо, которое будет оформлять заявку. Им может быть, например, тендерный специалист или другой сотрудник организации.
В заявке нужно указать:
- Контактную информацию для связи: адрес, телефон или электронную почту.
- Код ОКПД 2 закупаемого товара. Если товар производят в ЕАЭС, нужно указать товарную номенклатуру.
- Технические, функциональные и качественные характеристики закупаемого товара. Если какие-то свойства влияют только на внешний вид товара, указывать их не нужно. Этот пункт нужно заполнить максимально точно. Именно на него будет ориентироваться экспертный совет, когда будет искать отличия заявленного товара от того, что производят в России.
- Источники финансирования закупки.
- Планируемую дату проведения закупки.
- Название национального, федерального или инвестиционного проекта, в рамках которого заказчик проводит закупку. Если вы проводите закупку по одному из этих проектов, заявку на одну позицию можно подать только один раз в год.
Если вы собираетесь закупить несколько иностранных товаров, нужно получить разрешение на каждый из них. Подать одну заявку на все товары сразу не получится.
Готовую заявку нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить на рассмотрение.
Порядок рассмотрения заявки на разрешение закупки
Распределение и выдача регистрационного номера
Заявки на товары для каждой отрасли рассматривает свой департамент. В зависимости от закупаемого товара, заявка попадает в определенное подразделение Минпромторга. Там, в течение семи дней, сотрудники министерства присваивают заявке регистрационный номер.
Проверка заявки
В течение следующих семи рабочих дней в министерстве проверят, соответствует ли заявка всем требованиям. Если заказчик заполнил один из пунктов неправильно, заявку вернут на доработку. После редактирования, заказчик может повторно отправить ее в ведомство.
Поиск аналогичных товаров
Если в заявке нет ошибок, в течение трех рабочих дней сотрудники ведомства будут искать аналогичные товары в перечнях российской и евразийской промышленной продукции. Если они найдут похожие товары, то сравнят их характеристики, чтобы понять, можно ли их назвать взаимозаменяемыми.
Если сотрудники ведомства найдут аналогичный товар, в течение двух рабочих дней они отправят производителю специальный запрос. Из этого запроса они узнают, сможет ли производитель изготовить товар с нужными заказчику характеристиками. Свой ответ производитель дает в течение 10 рабочих дней.
Решение
Если производитель ответит, что может изготовить товар, Минпромторг откажет заказчику в выдаче разрешения.
Если изготовить нужный товар в России невозможно, министерство отправит заказчику разрешение на закупку.
Если в течение 10 дней после отправки запроса министерство не получит ответа, оно будет считать, что произвести такой товар нельзя. В этом случае заказчик получит разрешение на закупку.
Если сотрудники Минпромторга не найдут аналоги в реестрах промышленной продукции, в течение пяти рабочих дней после этого они отправят заказчику разрешение на закупку.
Решение будет действовать 18 месяцев со дня выдачи, однако с его помощью можно провести только одну закупку.
После того, как заказчик закупит иностранный товар с помощью разрешения, он должен опубликовать сведения о результатах закупки в ГИСП. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней после того, как он заключит контракт с поставщиком.
Загрузка...
