Оформление трудоустройства предусматривает составление трудового соглашения, а затем на основании ст. 68 ТК РФ издаётся приказ о приёме на работу. Другие нормативные акты федерального уровня регулируют принцип ведения трудовых книжек и документов по учёту и оплате труда. Соблюдение всех установленных норм обязательно.
Процедура оформления на работу
Трудовое соглашение – это официальный документ в письменной форме, согласно которому сотрудник выполняет функциональные обязанности, соблюдает трудовые правила, а работодатель предоставляет нормальные условия работы и ежемесячно и в полном объёме выплачивает зарплату.
Документ бывает временного и постоянного характера. Увольнение в таких ситуациях происходит по окончании срока. Трудоустройство молодых людей практикуется в форме стажировки. Документ составляется с указанием периода. В трудовой книжке стажёра делается об этом запись.
Обычное оформление состоит из поэтапных шагов:
- Предоставление работником личных документов.
- Ознакомление трудоустроенного лица с внутренними нормативными положениями.
- Составление трудового соглашения.
- Оформление и регистрация документации.
- Заполнение трудовой книжки.
Как правило, действия выполняются в указанной последовательности. Работодатель не вправе менять алгоритм, но он может объединить несколько действий в одно, если это не противоречит ТК РФ. Так, составление договора и регистрация документов может происходить одновременно, это не будет считаться нарушением действующего законодательства.
Кроме того, в соответствии со ст. 212 ТК РФ работник обязан изучить правила об охране труда, а также на основании ст. ст. 87 и 135 ТК РФ знать положение о сохранности персональных данных и об оплате труда. Если на предприятии предусмотрена должностная инструкция, коллективное соглашение, положение о соблюдении конфиденциальности, то трудящегося знакомят с этими документами.
Приём на работу на основании ст. 68 ТК РФ предусматривает письменный вариант соглашения в двух аналогичных вариантах, один вручается трудящемуся под роспись.
Согласно ст. 57 ТК РФ документ включает следующие пункты:
- юридический и фактический адрес места работы, конкретный отдел или участок;
- перечисление функциональных обязанностей;
- зарплата с выплатами и надбавками;
- график труда и виды отдыха;
- испытательный срок, если предусмотрен;
- период оформления трудового соглашения;
- дата и подпись руководителя предприятия и сотрудника.
Иногда администрация заключает договор, игнорируя основной документ. Но такой договор не имеет правовой силы, и взыскать в судебном порядке возмещение ущерба невозможно. Такая практика существует в основном для непросвещённых людей в юридическом плане и служит для работодателя своеобразной «страшилкой».
Завершается процедура приёма на работу оформлением приказа, который в принципе дублирует трудовое соглашение. Для ознакомления сотрудника с документом отводится 3 дня. Со стороны предприятия приказ визирует руководитель, а трудящийся после прочтения ставит подпись и дату.
Согласно второй части ст. 61 ТК РФ работник приступает к функциональным обязательствам с даты, которая определена трудовым соглашением.
Особенности приёма некоторых категорий лиц
При зачислении в штат предприятия работник имеет право лично представить документы, которые свидетельствуют о законных привилегиях или соблюдении особенных требований:
- удостоверение инвалида;
- документ о новорождённом ребёнке или об оформлении брачных отношений;
- справка, подтверждающая беременное положение.
Если такие документы не предоставлены, то специалист отдела кадров оформляет сотрудника согласно обычным положениям и не отвечает за нарушение законодательства, предусмотренного для особых категорий граждан.
Оформление удалённых работников происходит онлайн, трудовое соглашение сотрудник подписывает электронной подписью.
Затраты по оформлению работодатель не компенсирует, но можно включить такое положение в трудовой договор. Копии необходимых документов удостоверяются нотариусом и высылаются по почте.
Работодатель по просьбе работника отправляет бумажный вариант трудового соглашения или приказа.
Для медицинских работников обязательное предоставление:
- Документа об образовании или разрешения на занятие медицинской практикой
- Экзаменационного протокола, если работник получил образование за рубежом.
- Справки о медицинском освидетельствовании состояния здоровья.
Указание последнего места трудовой деятельности и должности является обязательным. При неверных сведениях утрачиваются привилегии, соответствующие положению медработника (оформление пенсии до определённого законом возраста 55 или 60 лет).
Оформление на работу у частного лица
- для отчислений в пенсионный резерв в течение 30 дней со времени оформления первого трудового соглашения;
- для соцстрахования на протяжении 10 дней после оформления документа.
ИП выдаются платёжные реквизиты для уплаты сборов за сотрудников. Изложенные комментарии к ст. 68 не обязывают ИП издавать приказ об оформлении.
Приём материально-ответственных работников предусматривает процедуру оформления договора о денежных обязательствах в случае причинения материального ущерба. На основании этого документа виновный сотрудник компенсирует причинённый вред.
Однако договор имеет законную силу в следующих случаях:
- трудящийся должен быть совершеннолетним лицом;
- должность включена в перечень Постановления Министерства труда №
Перечень закрыт.
Лица, не достигшие совершеннолетнего возраста
- справка об обследовании здоровья, которую оплачивает работодатель;
- разрешение родителей или попечителей, если работник возраста от четырнадцати до шестнадцати лет.
Исключается труд для таких лиц, который связан с вредными и опасными условиями, физическими нагрузками. Испытательный срок для несовершеннолетних не предусмотрен.
Лица, отбывающие наказание по решению суда
Граждан, которые отбывают исправительные или общественные работы, трудоустраивают по особым правилам:
- Место работы определяет муниципальный орган власти, согласовывая с инспекцией по исполнению приговоров и наказаний.
- Администрация предприятия получает официальное письмо с копией судебного приговора, работник отдела кадров заполняет отрывной талон и отправляет в УИИ.
- Осуждённое лицо получает направление о трудоустройстве на конкретное предприятие.
- Представитель отдела кадров заполняет корешок и отдаёт его гражданину для инспекции исправительных работ.
Эти правила зафиксированы законодательно и обязательны для исполнения.
Администрация предприятия обязана трудоустроить осуждённое лицо, в противном случае инспектор может обратиться с отказом в органы прокуратуры. Оплата труда производится согласно исправительному виду наказаний, определённый процент удерживается в доход бюджета.
Общественные работы происходят без оплаты.
Эмигранты
Трудоустраивают эмигрантов согласно обычной процедуре, но необходимы дополнительные документы:
- патент с разрешением работать на время не меньше трёх месяцев;
- эмиграционная карта;
- регистрация по месту нахождения.
Таким образом, перед приёмом нового работника следует уточнить, к какой категории принадлежит гражданин. Очень часто практикуется неофициальное трудоустройство, Нарушение заключается в сокрытии необходимых платежей в бюджет, которое грозит работодателю серьёзными последствиями, а именно административными штрафами и уголовной ответственностью.
У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок
Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Автор фото — Юлия Бородина
Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.
Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.
Продумайте, где будет находиться рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: техника, спецсредства, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и так далее. Обеспечить его всем необходимым — ваша обязанность.
Вы должны позаботиться о безопасности рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на отраслевые инструкции по охране труда.
Возможно, вы что-то слышали про обязательную спецоценку условий труда — да, она нужна, но не сразу, а в течение года после принятия первого сотрудника на работу (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст.
17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Как работодателю вам нужно пройти специальное обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Это можно сделать в любом удобном вам аккредитованном учебном центре.
Пройти такое обучение надо в течение месяца после приема первого работника. Но, если вы сделаете это заранее, вам проще будет организовать у себя всё, что требуется для охраны труда. А еще только в таком случае у вас будет право самостоятельно обучить правилам охраны труда своего сотрудника. Об этом — ниже.
Если бухучетом и отчетностью у вас занимается бухгалтер на аутсорсинге, предупредите его, что у вас теперь будет сотрудник. Это означает дополнительную отчетность, расчеты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведете бухучет самостоятельно, изучите вопрос.
Поинтересуйтесь у кандидата, на котором остановили свой выбор:
1. Есть ли у него трудовая книжка?
Если ваш будущий сотрудник устраивается на работу впервые — по крайней мере, впервые оформляется официально, — то трудовую книжку ему должны будете завести вы. Если трудовая книжка у него утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет завести ему новую.
2. А медицинская книжка у него есть?
Она обязательно нужна, например, для продавцов, работников общепита и тех, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 213 ТК РФ, ст. 36 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
Отсутствие медкнижки — не повод отказать кандидату в приеме на работу, но и допустить его до фактической работы без этого документа вы не имеете права, это грозит вам штрафами.
Поэтому вам нужно предупредить работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые для прохождения медосмотра условия и оплатить его по закону должен работодатель, то есть позаботиться об этом нужно вам (ст.
213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
3. Не был ли он госслужащим в последние два года?
Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы и так это увидите. А если нет — лучше спросите. Принимая на работу бывшего госслужащего, нужно сообщить об этом по его последнему месту службы.
Но есть категории госслужащих, которым для устройства на следующую работу надо сначала получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника на работу потребуется этот документ.
То же самое касается бывших муниципальных служащих.
Если вы примете на работу экс-госслужащего, нарушив эти правила, есть риск существенного штрафа: с ИП — от 20 000 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).
4. Нет ли у сотрудника инвалидности?
Если есть, попросите его принести для оформления на работу справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). Вам нужно будет установить в трудовом договоре режим работы, основываясь на этой программе.
Например, инвалидам I и II группы полагается сокращенная продолжительность рабочего времени с сохранением полной оплаты труда, всем инвалидам нужно предоставлять удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.
Передайте будущему сотруднику перечень документов, которые он должен принести вам в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Вот он:
Важно: это перечень для случаев, когда вы принимаете на работу гражданина России. Оформление на работу иностранных граждан — особый случай.
Требовать другие документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, тому, кто хочет при расчете НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, нужно принести свидетельства об их рождении.
У вас остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки (когда они обязательны), копия ИПР инвалида, если работник с инвалидностью, копия согласия специальной комиссии (для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен).
Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учета — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Но вот хранить у себя ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» — в случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.
По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).
Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:
- заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства, с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
- установить испытательный срок.
И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытания.
Ознакомить сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Важно: микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты. К микропредприятиям относятся ИП и юридические лица с численностью до 15 человек и годовым доходом не более 120 миллионов рублей, внесенные в специальный реестр.
Если у вас статус микропредприятия и нет локальных нормативных актов, достаточно трудового договора.
Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать в свободной форме заявление о том, что он в последние два года не был госслужащим. Это не обязательная, но полезная практика.
Если сотрудник забыл предупредить вас о том, что работал на госслужбе, а трудовую книжку, в которой вы сами могли бы это увидеть, например, потерял, то ваша просьба напомнит ему об этом факте.
В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если потом окажется, что опыт госслужбы у сотрудника все-таки был, а вы, не зная об этом, не уведомили его бывшего работодателя о приеме экс-госслужащего.
Где взять образец трудового договора.
Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
Заявление.При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).
- Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
- Заявление может выглядеть следующим образом:
- ОАО «Стайлинг» Директору
И.И. Петрову
ЗАЯВЛЕНИЕ
18.06.2000
Прошу принять на работу старшим инженером.
Личная подпись Г.В. Свиридов
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
- Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:
- Наименование структурного Адресат
- Подразделения Резолюция
- ЗАЯВЛЕНИЕ
01.02.2000
- Прошу перевести меня на должность _________________________
- _________________________________________________________
- Наименование должности
- _________________________________________________________
- Наименование структурного подразделения
- в связи __________________________________________________
- Причина перевода
- __________________________ _____________________
- Подпись работника Расшифровка подписи
- Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им
должность.
Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом (см. прилож. 4.4), а в небольших организациях составляется, например, следующим образом:
Директору предприятия
«Адрон»
Н.И. Крылову
ЗАЯВЛЕНИЕ
10.05.2000
Прием на работу в 2022 году пошаговая инструкция | Кадровик-практик
Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура
Шаги, предшествующие оформлению приема работника на работу
Собственно, оформлению трудовых отношений в пошаговой процедуре приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинский осмотр или др.
Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.
На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ). Возможно, у него есть ограничения по той работе, на которую Вы собираетесь его принять.
Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора (если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами):
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые*;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
- справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.
В отдельных случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) знакомится с предъявленными документами, проверяет их подлинность.
Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника (если работодатель продолжает вести личные карточки), затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику. А трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) работник передает работодателю. Сведения о трудовой книжке вносятся в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее.
Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.
- Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат:
- 1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;
- 2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;
- 3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Сообщение работодателю обязательных сведений.
Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
Шаги по оформлению приема работника на работу
1. Получение от работника заявления о приеме на работу.
Статья 68. Оформление приема на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Комментарий к Ст. 68 ТК РФ
1. Заключение трудового договора сопровождается изданием работодателем приказа (распоряжения), соответствующего условиям трудового договора и объявляемого работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
2. На работодателя возложена также обязанность предварительного ознакомления работника под роспись с действующими у данного работодателя локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.
Второй комментарий к Статье 68 Трудового кодекса
1. Письменная форма трудового договора не единственное условие оформления на работу. Работодатель оформляет прием на работу изданием приказа (распоряжения). Он является актом работодателя.
2. В настоящее время существует форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26.
Ниже приводится унифицированная форма приказа N Т-1.
3. В трудовую книжку работника вносятся сведения о приеме на работу со ссылкой на приказ, его номер, от какого числа, месяца и года.
Содержащиеся сведения в приказе (распоряжении) о приеме на работу должны в полной мере соответствовать заключенному с конкретным работником трудовому договору.
4. Работодатель обязан приказ (распоряжение) о приеме на работу объявить работнику под расписку в предусмотренный Кодексом трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
- Работник вправе потребовать надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме его на работу.
- Унифицированная форма N Т-1
- Утверждена Постановлением
- Госкомстата России
от 06.04.2001 N 26
- ПРИКАЗ
- (распоряжение)
- о приеме работника на работу
- ———————————
- Не приводится.
5. В ч. 3 ст. 68 Кодекса говорится о том, что работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу с действующими в данной организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором, если он действует в организации.
Загрузка...
