Требуется ли дублировать чек, отправленный на электронку клиенту, бумажным документом

Кассовый документооборот переходит в онлайн. Наряду с обычными чеками 54-ФЗ обязывает использовать электронные. В каких случаях они заменяют бумажные, как их отправлять покупателям и другие требования законодательства — в этой статье.

Что такое электронные чеки

Электронный чек — это полноценный кассовый документ в цифровом виде, по которому покупатель может оформить возврат, налоговый вычет и т.д. так же, как по бумажному. Его можно предоставлять по просьбе клиента в любых торговых точках — от автосервиса до булочной.

Согласно п. 1 ст. 1.2 За­ко­на 54-ФЗ, предприниматель обязан проводить оплату с помощью онлайн-кассы и выдавать фискальный чек — бумажный или электронный.

Бумажный чек можно не распечатывать и заменить электронным вариантом, если есть возможность отправлять его покупателю:

• по SMS;
• в мессенджеры, привязанные к номеру телефона (ВК, Viber);
• по email.

Важнейшее условие, при котором возможна отправка цифрового чека — клиент называет свой номер телефона или email до момента расчетов, в ином случае это противоречит 54-ФЗ.

Отправляет чек покупателю тот, кто ведет расчеты — кассир или платежный агент.

Либо можно автоматизировать этот процесс с помощью программ ОФД (операторов фискальных данных). Чтобы всё было легально, предприниматель заключает договор с ОФД. Для подключения отправки по SMS нужно оплатить пакет сообщений, стоимость зависит от тарифов оператора. Отправка чеков на электронную почту бесплатна.

Чем электронный чек отличается от бумажного

Электронный чек имеет ту же силу, что и бумажный, но есть различия по другим параметрам.

Во-первых, основание для выдачи / отправки. Кассир выдает напечатанный чек вне зависимости, нужен он клиенту или нет. Электронный пригодится, если покупатель согласен получить его вместо бумажного.

Во-вторых, необходимость запрашивать контактные данные. Чтобы распечатать и отдать чек на кассе лично, они не нужны. Для отправки электронного документа клиент до момента расчетов сообщает номер телефона или email адрес, на который готов получить чек.

В-третьих, долговечность. Бумажный экземпляр быстро выцветает и использовать его через некоторое время уже не получится, а электронный всегда можно найти в смартфоне или в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».

Если клиенту понадобится электронный чек после расчетов, запросить его у кассира он не сможет. Но при сканировании QR-кода с бумажного документа в приложении ФНС он получит доступ к электронному аналогу.

В-четвертых, срок выдачи / отправки. Если бумажный чек нужно выдать сразу после проведения оплаты, электронный, в соответствии с 192-ФЗ отправляем не позднее:

• следующего после оплаты рабочего дня;
• момента, когда покупатель получает посылку от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.

Также есть небольшие различия по реквизитам — об этом далее.

Форма электронного чека

Электронный чек считается действительным при условии, что содержит все обязательные реквизиты — их перечень прописан в ст. 4.7 54-ФЗ и приказе ФНС от 14.09.2020 №ЕД-7-20/662.

Список реквизитов отличается в зависимости от способа отправления — на телефон или электронную почту.

Чек в SMS

Поскольку SMS-версия электронного чека ограничена по символам, она содержит только основную информацию о расчетах:

• наименование документа;
• дата и время покупки;
• итоговая сумма;
• регистрационный номер ККТ;
• фискальный признак;
• ссылка на полную версию на сайте ОФД.

Вот как это выглядит:

Чек на email

Он более подробный по сравнению с SMS-версией и включает в основном те же обязательные реквизиты, что и бумажный + дополнительные, которые должны быть в электронном.

К общим обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время и адрес магазина / офиса;
• название организации или ИП;
• признак расчета;
• наименование товаров, работ, услуг;
• ставка НДС;
• цена за единицу товара;
• скидка;
• итоговая сумма;
• форма расчета — наличными деньгами или в безналичном порядке;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа (режим передачи данных в ФНС);
• сайт, где покупатель может проверить подлинность чека;
• порядковый номер фискального документа;
• должность и фамилия кассира;
• ИНН организации или ИП;
• QR-код размером не менее 2×2.

Три последних атрибута в списке для цифрового чека опциональны.

В QR-код заложена следующая информация:

• время и дата расчетов;
• номер фискального документа;
• признак расчета;
• итоговая сумма;
• номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа.

Обязательные реквизиты для электронного чека — это:

• номер телефона или email покупателя и магазина;
• номер версии ФФД;
• код формы фискального документа;
• система налогообложения (для бумажного — опционально).

Пример:

При переходе по ссылке открывается полная версия:

Если это продажа между юрлицами или ИП, в документе дополнительно должны отображаться:

• наименование покупателя;
• ИНН покупателя;
• сумма акциза — для подакцизных товаров;
• регистрационный номер таможенной декларации — при продаже импортных товаров;
• страна производства товара.

При участии платежного агента к перечню реквизитов добавляются:

• величина вознаграждения агента;
• номер телефона агента, поставщика и оператора, который принимает платеж.

Электронный чек с маркировкой

При расчетах за маркированный товар помимо всех перечисленных выше реквизитов в чеке должны быть:

• код товара;
• код GTIN;
• серийный номер;
• символ маркировки [М].

Примечание. В печатной версии чека указывать эти реквизиты необязательно.

Это были обязательные реквизиты электронного чека, которые определяет законодательство. Дополнительно можно подключить промо-опции, чтобы использовать расчетные документы для продвижения, подробнее об этом — в разделе «Реклама в электронных чеках».

Можно ли отправить электронный чек вместо бумажного

Продавец в любом случае обязан выдать клиенту чек. По умолчанию это бумажный документ, который формируется при расчетах на онлайн-кассе. Либо его можно отправить в электронном виде при соблюдении условий из п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ.

Условия замены бумажного чека на электронный

Вы можете не печатать чек, а отправить его онлайн, если:

• клиент об этом попросит (в ином случае выдаете бумажный);
• клиент до момента расчетов назовет номер телефона или электронный адрес;
• у продавца есть техническая возможность для передачи информации в электронной форме.

Продавец не обязан проверять подлинность контактных данных покупателя, поэтому не несет ответственности, если покупатель укажет неверный телефон или email.

Юридическая сила электронного чека

О равенстве юридической силы электронного и бумажного чека говорится в Письме Министерства финансов № 03-01-15/66784 от 12.10.2017 г.

Закон приравнивает чек в электронной форме к кассовому чеку, напечатанному с помощью ККТ на бумажном носителе, если в них совпадают следующие сведения:

• регистрационный номер ККТ;
• сумма, дата и время расчета;
• фискальный признак документа;
• ссылка, по которой можно скачать чек.

Об этом есть пояснение в п. 4 ст. 1.2 54-ФЗ.

Покупатель может проверить подлинность электронного чека по QR-коду или по реквизитам с помощью приложения «Проверка кассового чека в ФНС России» или на сайте ОФД.

Электронный чек для интернет-магазинов

Для e-commerce это основной документ расчета.

При онлайн-расчете задача магазина — передать кассовый чек в электронной форме, используя контактные данные, которые покупатель оставляет в форме заказа или при регистрации.

Печатать чек на бумаге нет необходимости. Исключение — когда курьер принимает оплату на месте. В этом случае чеки формируют с помощью ККТ в момент оплаты, распечатывают и отдают покупателю.

Заранее печатать чек нельзя. В идеале время оплаты совпадает с временем печати чека, отклонение не должно превышать 5 минут (Письмо ФНС № АС-4-2/12406@ от 10.07.2013), иначе это нарушение ст. 2, 4 и 5 54-ФЗ.

Кроме того, когда клиент оплачивает заказ на месте, он имеет право запросить и электронный чек.

Сроки и форматы

Согласно п. 5.4 ст. 1.2 № 54-ФЗ, а также 192-ФЗ, отправить электронный чек нужно:

• не позднее следующего после оплаты рабочего дня;
• не позднее момента, когда покупатель получает заказ от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.

Допустимые форматы: изображение JPG или PNG, pdf-файл, текстовый формат с кодом HTML.

При отправлении в SMS подойдет текстовый формат с указанием платежной информации и ссылки на полную версию чека, в идеале — на сайте ОФД.

Санкции за нарушения при отправке электронных чеков

Отказ отправлять электронный чек или несоблюдение сроков — это административные правонарушения. Согласно п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ, штраф по ним составляет:

• для сотрудника — 2 000 рублей;
• для ИП — 2 000 рублей;
• для организации — 10 000 рублей.

Если в чеке отсутствуют номер телефона или email адрес покупателя, по пункту 4 той же статьи за это грозит предупреждение или штраф:

• для должностного лица — от 1,5 до 3 тысяч рублей;
• для организации — от 5 до 10 тысяч рублей.

Как перейти на электронные чеки

Что изменится в бизнес-процессах продавца и как это реализовать с технической точки зрения — об этом далее.

Как изменится работа торговых точек

Необходимость запрашивать контактные данные при покупке может привести к долгому обслуживанию и, как результат, к очередям в магазинах.

Решение этой проблемы — создать базу данных и вносить в неё контакты клиентов, которые готовы получать чеки в электронном варианте. В будущем это ускорит процесс расчетов. Кассир будет спрашивать телефон или email только у новых покупателей, а существующих найдет в программе, например, по номеру телефона.

Некоторые сетевые магазины уже перешли на такой формат работы, например, Пятерочка. В их приложении пользователь может указать email и поставить галочку, что согласен получать все чеки этого магазина в электронном виде.

Помимо скорости обслуживания это дает возможность использовать базу для целей маркетинга — допустим, для промо-рассылки.

Как настроить отправку электронных чеков

Чтобы отправлять цифровые кассовые документы, нужна онлайн-касса с фискальным накопителем и доступом в интернет.

Необходимо также:

• подключиться к ОФД и к платежному агрегатору (для интернет-магазинов), чтобы фиксировать оплаты и отправлять фискальные данные в ФНС;
• заключить договор с ОФД на отправку электронных чеков клиентам, в том числе оплатить пакет SMS-сообщений;
• обновить учетную и кассовую программу.

Прекращать совсем печатать чеки не стоит, так как в некоторых случаях без них не обойтись. Например, если ККТ работает в автономном режиме из-за проблем с интернет-соединением. Или в случаях, когда клиенту нужен именно бумажный чек, отказ в выдаче — это нарушение 54-ФЗ.

Есть компромиссное решение — настроить программу так, чтобы при каждом расчете кассир мог выбрать, печатать чек или нет. Это можно сделать в Кассе МойСклад с любого устройства — Windows, Linux, iOS и Android. Вот как это работает на десктопе и в мобильной версии приложения.

Инструкция для десктопа

1. Добавьте товары в чек.

2. Выберите Покупателя.

3. Нажмите Итого — откроется экран оплаты.

4. В разделе Электронный чек выберите «На телефон» или «На email»:

   

   Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или email, они загрузятся автоматически. Если нет — введите данные вручную.

5. Рядом с полем ввода номера телефона или email появится опция «Печатать бумажный чек». По умолчанию она активна. Чтобы отключить печать, переведите ее в следующее положение:

   

   Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или email, они загрузятся автоматически. Если нет — введите данные вручную.

6. Завершите продажу — покупатель получит чек на указанный телефон или email.

При каждой последующей продаже настройки сбрасываются и чек печатается по умолчанию.

Инструкция для мобильной версии

1. Добавьте товары в чек.

2. Нажмите К оплате — откроется экран оплаты.

3. Укажите Покупателя.

4. Нажмите в правом верхнем углу на значок чека — откроются настройки электронного чека:

   

5. На телефонах Android:

Выберите, куда выслать чек — на Электронную почту или на Телефон. Если в карточке контрагента в сервисе МойСклад эти данные заполнены, они загрузятся автоматически. Если нет — введите их вручную.

На экране появится переключатель «Печатать бумажный чек». Чтобы отключить печать, переведите его в следующее положение:



На телефонах iOS:

Введите электронную почту или телефон покупателя.



Аналогично сделайте неактивной опцию «Печатать бумажный чек».

6. Завершите продажу — чек будет отправлен на указанный телефон или электронную почту.

Реклама в электронных чеках

С помощью электронных чеков можно также продвигать товары и услуги. Для этого есть специальные промо-опции, которые можно активировать в личном кабинете ОФД:

• брендирование — добавление в цифровой чек, который уходит по SMS или в мессенджер, информации о скидках и акциях, адреса сайта и т.д.
• логотип в чеке на email.

Таким образом с помощью дополнительных элементов чека можно повышать узнаваемость компании продавца среди действующих клиентов и мотивировать их на участие в акциях и повторные покупки.

Переход на электронные чеки и отправка их покупателям

Переход на электронные чеки и отправка их покупателям

Из нашей статьи вы узнаете:

Документооборот уходит от бумаги, все действия переходят в онлайн. Реализовать это возможно и при работе с кассой. № 54-ФЗ разрешает передавать чеки на бумаге и в цифре. В материале разбираемся, когда можно заменить бумажные чеки на электронные, как на практике передавать их покупателям и что нужно для организации работы.

Электронный чек: что это такое?

Это привычный кассовый документ в цифровом формате. Он имеет такую же силу, как обычный чек.

Статья 1.2 № 54-ФЗ обязывает продавца фиксировать приобретение товара или услуги посредством онлайн-кассы. Это действие подтверждается фискальным документом на бумаге или в цифровом виде.

Как покупатель получит цифровой чек:

контактный способ (с магнитной полосы); письмом на электронную почту; по номеру телефона в мессенджеры.

Если продавец передал электронный чек, то он вправе не распечатывать его аналог на бумаге. Это правило действует для любых торговых точек и вне зависимости от того, какие товары/услуги она реализует.

Чтобы покупатель получил электронный вариант ФД, надо спросить у него телефонный номер или адрес почты. Сделать это нужно до того, как будет проведен расчет через кассу. Это условие прописано в законе. Обязанность направить документ в цифровом виде возложена на кассира и платежного агента.

Процесс можно упростить и автоматизировать через программу ОФД. Для этого бизнес заключает с оператором договор. Отправка СМС будет платной. Выгоднее купить пакет СМС. А вот направление на e-mail осуществляется бесплатно.

Бумажные и цифровые чеки: чем они отличаются?

Хотя эти две разновидности ФД имеют равную силу, между ними есть разница по некоторым пунктам:

Основание для выдачи. Передать покупателю бумажный чек — обязанность продавца вне зависимости от того, нужен ему этот документ или нет. Направить в цифре можно только при согласии покупателя. Запрос данных для отправки. Чек на бумаге выходит автоматически и без дополнительной информации от покупателя. Чтобы направить электронный аналог, продавец должен получить контакты от клиента. Сохранность. Бумажные чеки часто теряются или со временем выцветают, поэтому степень их сохранности очень низкая. В цифровой форме ФД хранятся бесконечно в памяти телефона. Также они архивируются в приложении «Мои чеки онлайн» от налоговой службы. Срок направления. Чек на бумаге выдают непосредственно после проведения оплаты. Цифровые варианты по № 192-ФЗ передают чуть дольше: на это есть рабочий день после приобретения товара. Если документ подтверждает покупку в онлайн-магазине, то он приходит в момент получения приобретенной покупки на почте или от курьера.

Если клиент решил, что ему удобнее электронный чек, но расчет уже совершен, то продавец не может переслать его. Но на этот случай на бумажном ФД есть QR-код. При его сканировании пользователь переходит в приложение ФНС, где хранится дубликат в цифре.

Наполнение электронного чека

Цифровой аналог включает ряд реквизитов. Они названы приказом ФНС № ЕД-7-20/662 и прописаны в статье 4.7 № 54-ФЗ. Их использование при формировании обязательно. Перечень реквизитов зависит от того, каким способом покупатель предпочитает получить документ.

Чек по СМС

Реквизиты здесь укладываются в ограниченное число символов, поэтому в них включены самые основные данные о покупке:

день и время, когда была совершена покупка; общая сумма приобретений; номер кассы, присвоенный ей ФНС; ссылка на весь чек, размещенный на сайте ОФД.

Чек, направленный по СМС, выглядит весьма лаконично:

Чек по электронной почте

Список реквизитов тут гораздо подробнее. Помимо сведений из СМС-сообщения, в него входит ряд дополнительных пунктов. В итоге список информации включает:

• порядковый номер чека за смену; день и дата, когда покупатель сделал покупку; название юрлица/ИП, адрес торговой точки; название приобретенных товаров/услуг; ставка налога на добавленную стоимость для каждого товара; цена за единицу продукции; указание, в каком виде произведен расчет (наличные деньги, банковская карта); номер фискального накопителя; наименование сайта, на котором документ можно проверить на подлинность; должность и Ф. И. О. человека, который совершил расчет;

В состав входит QR-код, размер которого по закону не менее квадрата со стороной 2 см. При его сканировании пользователь получает доступ к основной информации о проведении расчета:

когда был произведен расчет; под каким номером прошла операция; на какую сумму совершена покупка; номер фискального накопителя;

Также в чек надо включить следующие данные:

контактные данные клиента, продавца;

Чек, полученный покупателем на e-mail, выглядит так:

Если перейти по ссылке, то откроется его исчерпывающая версия:

В зависимости от того, между кем происходит расчет, в документе появляются иные реквизиты. Если участниками продажи с обеих сторон были юридические лица и индивидуальные предприниматели, то в состав документа надо внести эти сведения:

название покупателя (юрлицо, ИП); при приобретении подакцизных товаров — сумма акциза; при покупке импортных товаров — номер декларации, присвоенной ей при регистрации; указывают страну, где произведены товары.

Если продажа прошла с помощью платежного агента, то это тоже надо отразить. Для этого в документ входят еще несколько обязательных реквизитов:

вознаграждение, причитающееся агенту; телефон агента или поставщика, принимающего расчет.

Если один из подрасчетных товаров имеет маркировку, то это обязывает продавца внести в документ несколько новых реквизитов:

кодовое обозначение товара;

Закон обязывает продавца подтвердить факт расчета выдачей чека. Основным и общепринятым видом подтверждения является бумажный документ. Но пункт 2 статья 1.2 № 54-ФЗ разрешает заменить его электронным аналогом, если соблюдены перечисленные правила. Когда можно выдать электронный чек вместо бумажного:

предпочтение в пользу такого документа высказал клиент; покупатель передал сведения для отправки до момента расчета; продавец технически может направить чек.

Проверка достоверности данных, сообщенных покупателем для получения цифрового аналога фискального документа, не входит в обязанности продавца. Соответственно, ответственности за то, что до покупателя не дошел ФД из-за ошибки в сообщенном контакте, он не несет.

Равны ли по закону бумажный и электронный чеки

Министерство финансов РФ в Письме № 03-01-15/66784 устанавливает, что бумажный и электронный чеки юридически не отличаются друг от друга. То есть ФД в цифровом виде аналогичен бумажному, выданному через ККТ, если оба они содержат одинаковые сведения:

сумма, на которую был совершен расчет; время, когда был приобретен товар; ссылка для скачивания документа.

В сфере электронной коммерции цифровые чеки являются основным документом, подтверждающим расчеты. Покупатель при заказе товара или в момент регистрации на сайте магазина сообщает свои контактные данные. Продавец обязан использовать их для направления подтверждающего документа о совершении расчета.

Печатать их на бумаге для интернет-магазинов не обязательно. ККТ с бумажным чеком актуальна только в ситуации, когда оплату за товар получает курьер. Это связано с тем, что закон запрещает выдавать документ до момента фактической покупки. Оплата и печать должны совпадать или иметь отклонение в диапазоне не более 5 минут. Об этом упоминает ФНС в Письме № АС-4-2/12406@ от 10 июля 2013 года.

При оплате товара курьеру клиент имеет право попросить предоставить подтверждение не на бумаге, а в цифре.

Когда и в каком виде надо передать электронный чек

Не далее одного рабочего дня после факта оплаты. При получении оплаченного заказа через курьера, почтовую службу.

Такие сроки устанавливает № 54-ФЗ в статье 1.2 и № 192-ФЗ. Направить электронный чек можно в нескольких форматах: IPG, PDF, PNG, HTML. При отправке по СМС используют текстовый формат и вносят ссылку на расширенную версию подтверждения.

Какие наказания установлены за нарушение правил направления электронных чеков

Если продавец отказывается предоставить чек в цифре или нарушает сроки отправки, то ему грозит ответственность в рамках Кодекса об административных правонарушениях РФ. Пункт 6 статьи 14.5 КоАП РФ устанавливает следующие размеры штрафов:

2 тыс. руб. для работника, допустившего нарушение, и ИП;

Если чек не включает контактных сведений клиента, то штрафы определяют по пункту 4 этой статьи:

1.5—3 тыс. руб. для работника; 5—10 тыс. руб. для компании.

Рассмотрим, как реализовать работу с электронными чеками технически и как это повлияет на бизнес-процессы компании.

Как наладить работу торговой точки

Чтобы направить клиенту электронный чек, кассир должен спросить его телефон или почту, внести их в форму. Это займет как минимум пару минут. Для торговых точек с большой проходимостью это грозит очередями на кассе и задержкой в обслуживании клиентов.

Как решить эту проблему? Сформировать базу данных и фиксировать контакты покупателей в ней. Тогда запрашивать данные для направления документа в цифре можно только у новых клиентов.

Для остальных — находить их, например, по номеру телефона или бонусной карте. В таком формате сейчас работают многие крупные компании, например, «Пятерочка».

В приложении сети клиент может оставить свой e-mail и подтвердить согласие на получение всех чеков из магазина в цифровой форме.

Дополнительный плюс подобной базы состоит в ее использовании для рекламных и промокампаний.

Как настроить отправку чеков в электронной форме

Для этого потребуется ККТ, фискальный накопитель и подключение к сети интернет. Надо выполнить следующие действия:

подключиться к оператору ОФД, чтобы направлять данные о проведенных операциях в ФНС; интернет-магазинам дополнительно выбрать платежного агрегатора; подписать с ОФД договор на услугу отправки чеков, приобрести пакет СМС; установить обновление для кассового и учетного ПО.

В заключение отметим, что полностью отказываться от бумажных чеков не нужно. В некоторых ситуациях они необходимы (в частности, при отсутствии связи с интернетом, когда касса переходит на автономную работу). Также магазин не вправе отказать клиенту в получении бумажного чека по первому требованию. Это четко установлено № 54-ФЗ.

Отказ от бумажных чеков: как перейти на электронные чеки и что говорит 54-ФЗ

24 марта 2022 2296 Время чтения: 6 мин. 0

Все больше компаний отказываются от бумажных чеков в пользу электронных, в их числе, например, Лента, Пятёрочка, ВкусВилл, Сбермаркет. Малому бизнесу тоже стоит рассмотреть такую возможность. Это поможет оптимизировать траты на расходные материалы и направить средства на что-то более важное.

Что такое электронные чеки

• Почти весь бизнес уже минимум год-два обязан использовать кассы, которые оснащены фискальным накопителем и в онлайн-режиме передают данные ОФД. 
• Получается, что онлайн-ККТ в любом случае отправляет данные в электронном виде в ФНС. 
• Если настроить кассовую технику так, чтобы она в момент продажи ещё и отправляла покупателю электронный чек по e-mail или SMS, можно будет не печатать бумажный.

Почему компании отказываются от бумажных чеков

В основе лежит желание сократить расход чековой ленты. Причин тому несколько. 

Сохранить леса 

Тратить меньше бумаги — это в целом более экологичный подход с заботой о природе. Об этом ритейлеры с гордостью рассказывают клиентам. 

Не зависеть от поставок 

Весной 2022 года наблюдаются проблемы с логистикой, отчего склады иногда не успевают вовремя пополнить запасы. 

Сократить расходы 

Каждый месяц магазины тратят определенную сумму на покупку расходников. Чем больше поток, тем больше расход. Если ленты станет нужно меньше, то освободившиеся деньги можно будет перенаправить на другие более важные статьи бюджета. 

Все это говорит в пользу того, чтобы бизнес переходил на электронные чеки и более рационально строил работу.

Что о кассовых чеках говорит закон

Обязанность продавца — выдать покупателю чек. 

• Он может быть бумажный, это более привычно. 
• Но может быть и электронным, если до расчёта клиент согласился предоставить свою почту или номер телефона.

Вот что об этом написано в 54-ФЗ (п. 2 ст. 1.2). 

Переход на электронные чеки: передача покупателю, формат, штрафы за нарушения

Электронный чек — это цифровой аналог бумажного кассового чека, который наделен той же юридической силой. По нему можно оформить возврат или получить налоговый вычет. Организовать его отправку может любая торговая точка или предприятие, которое оказывает услуги.

На основании п. 1 ст. 1.2 за­ко­на 54-ФЗ продавцы фиксируют продажи на зарегистрированных онлайн-кассах. Свидетельством совершения покупки является фискальный чек — бумажный или электронный.

Чтобы предоставить покупателю электронную версию бумажного чека, нужно получить его контактные данные. Электронный чек можно отправить CMC-сообщением, через мессенджер или на email.

Отправляет чек кассир, платежный агент или оператор фискальных данных (ОФД), с которым предварительно нужно заключить дополнительный договор. Стоимость услуги СМС-отправки зависит от тарифов ОФД и количества сообщений в пакете.

Отправка на e-mail бесплатна.

Различия между электронной и бумажной версиями чека

1. Согласие клиента. Бумажный чек выдается по умолчанию, электронный чек — с согласия покупателя.
2. Контактные данные.

   До момента формирования онлайн-чека продавец должен получить от клиента номер телефона или адрес электронной почты.

3. Долговечность.

   Открыть и посмотреть цифровую версию можно в любой момент в приложении ФНС «Мои чеки онлайн», в памяти телефона, в сообщениях электронной почты.

   Срок жизни бумажной версии ограничен качеством чековой ленты, она быстро «теряет» текст и со временем не может служить доказательством совершения покупки.

4. Срок передачи чека. Бумажный чек нужно вручать покупателю непосредственно после получения оплаты.

На отправку электронного формата 192-ФЗ предоставляет некоторые отсрочки:

• отправку можно совершить в течение следующего рабочего дня;
• за онлайн-покупку чек отправляют не позднее момента вручения заказа курьером или в пункте выдачи.

Реквизиты электронного чека тоже отличаются. Рассмотрим это вопрос подробнее.

Чек в SMS

Законодательно закреплены обязательные реквизиты электронного чека (ст. 4.7 54-ФЗ и приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662), без которых он становится недействительным. Рассмотрим, какие правила оформления есть у чека отправленного по СМС и на e-mail.

Из-за небольшого размера СМС-сообщения для передачи чека используется минимум основной информации. В коротком текстовом сообщении должно уместиться:

• наименование кассового документа;
• дата и время продажи;
• общая сумма покупки;
• номер онлайн-ККТ, который регистрирует ФНС;
• фискальный признак расчетов;
• рабочая ссылка на сайт ОФД, содержащий полную версию чека.

В своем телефоне покупатель должен увидеть что-то подобное:

Как продавать без бумажных чеков, если у вас проблемы с кассовой лентой? — Простые решения

21 марта 2022 17:49

// Разное

Отправлять покупателям электронные чеки и иметь документы, подтверждающие проблемы с поставками кассовой ленты. Рассказываем подробнее

При оформлении продажи покупателю должны выдать бумажный кассовый чек и (или) отправить электронный кассовый чек. Основание — п. 2 ст.12 Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003. 

Как работать с чеками в розничных программах, мы уже рассказывали в статье Как работать с чеками в 1С:Рознице. А в этой статье рассмотрим, что делать, если у вас проблемы с чековой лентой и не получается выдавать покупателям бумажные чеки.

ФНС России на своём официальном сайте опубликовала новость, в которой отмечается: в настоящее время возможны кратковременные перебои в поставках кассовой ленты.

Поэтому штрафовать за неоформление бумажного кассового чека и отсутствие кассовой ленты не будут. Доказательством отсутствия вины продавца будет договор на покупку кассовой ленты или письмо от контрагента.

Документы должны подтвердить проблемы с поставками.

Если покупатель согласен, он может вместо бумажного кассового чека получить электронный кассовый чек на электронную почту или через сервис «Мои чеки онлайн». Это позволит продавцу сэкономить на кассовой ленте.

Часто спрашивают:  Можно ли не печатать слип-чеки при продаже товаров? Нет, печать слип-чеков обязательна. Об этом говорится в главе 3 Положения Центрального банка России от 24 декабря 2004 года № 266-П. Там же перечислены все обязательные реквизиты слипа.

Можно ли вместо двух слип-чеков печатать один?

Да, настроить количество чеков может банк, с которым вы работаете. Обратитесь в банк, и сотрудники поменяют количество слип-чеков в настройках терминала. 

Посмотрим, как отключить печать бумажного чека в программах 1С:Розница, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация.

1С:Розница

В меню НСИ — Кассы ККМ устанавливается флажок «Не печатать бумажный чек в РМК».

По умолчанию бумажный чек в РМК печататься не будет, но становится обязательным для заполнения номер телефона или e-mail покупателя. При этом возможность пробить бумажный чек остается по требованию покупателя. Это касается только документа Чек ККМ. В остальных случаях отключить печать бумажного чека не получится.

В случае использования дисконтных карт можно один раз внести телефон и (или) e-mail покупателя в карточку дисконтной карты и в дальнейшем просто их выбирать при пробитии чека.

1С:Управление торговлей

В меню НСИ и администрирование — Продажи — Розничные продажи — Электронные чеки (ФЗ-54) проставить нужные галочки.

В меню НСИ и администрирование — Продажи — Розничные продажи установить флажок «Не печатать чек на ККТ при отправке электронного чека». 

Электронные чеки вместо бумажных. Как это работает | Платформа ОФД — Оператор фискальных данных, фискальный оператор (Эвотор ОФД)

Главная Новости Электронные чеки вместо бумажных. Как это работает

Электронные чеки продолжают замещать бумажные. Как это работает и какие дополнительные возможности дает бизнесу?

Закон и электронные чеки

Согласно п. 2 ст.1.2 закона № 54-ФЗ, кассовый чек должен быть направлен в электронной форме, если покупатель сообщил свой абонентский номер или адрес электронной почты до момента расчета.

• Такой чек равнозначен бумажному, который печатается на кассовом аппарате.
• Кроме того, ФНС еще в 2020 году пояснила, что чеки могут направляться и с помощью сервисов обмена сообщениями (мессенджеров), которые привязаны к номеру телефона.
• То есть покупатель может получить электронный чек:

• по электронной почте (например: на любой e-mail, указанный при регистрации в интернет-магазине);
• СМС-сообщением;
• через мессенджеры соцсетей (например: ВКонтакте, Viber), привязанные к номеру телефона.

В соответствии с п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ электронный чек должен содержать абонентский номер покупателя или адрес его электронной почты. Отсутствие обязательных реквизитов является нарушением и за него могут наказать по ч. 4 ст. 14.5 КоАП. Наказание: предупреждение или штраф в размере:

• от 1,5 до 3 тыс. руб. – для должностного лица;
• от 5 до 10 тыс. руб. – для организаций.

Сроки и форматы

Важно не пропускать сроки отправки электронных чеков. Согласно п. 5.4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ это нужно сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета, но не позже момента передачи товара.

В противном случае продавца тоже могут наказать (ч. 6 ст. 14.5 КоАП) предупреждением или штрафом в размере:

• 2 тыс. руб. – для должностных лиц;
• 10 тыс. руб. – для организаций.

Электронный чек, направленный покупателю, может отображаться в виде картинки, pdf-документа или ссылки с указанием, времени, даты и суммы покупки.

Покупателю достаточно кликнуть на ссылку и перейти на страницу с электронной версией чека.

Нужно ли выдавать дубликаты электронного чека? Продавец это делать не обязан, к тому же санкций за невыдачу дубликата чека законом не предусмотрено.

Однако, чтобы сохранить репутацию и лояльность покупателей, можно найти чек в личном кабинете оператора ОФД и вновь отправить его покупателю по электронной почте. Либо рекомендовать покупателю проверить чек на сайте оператора фискальных данных.

Как настроить отправку и проверку чеков

Этот процесс не потребует много времени. В личном кабинете Платформа ОФД реализован функционал по поиску, проверке и отправке электронных чеков покупателю.

Кроме того, в разделе личного кабинета «Электронные чеки» пользователь сможет:

• увидеть количество отправленных чеков на телефоны и e-mail покупателей;
• активировать или заблокировать отправку электронных чеков;
• оформить заявку на дополнительные услуги (логотип компании в чеке, брендированные сообщения, расширенный отчет о передаче чеков покупателям).

Реклама в электронных чеках

При отправке электронных чеков можно подключить разные промо-опции. Для этого нужно их просто «включить» в личном кабинете Платформа ОФД.

Какие дополнительные рекламные возможности есть:

• брендированное сообщение на SMS или мессенджер (позволяет заменить юридическое название компании на бренд или другое сообщение, — в чеке, который отправляется на абонентский номер покупателя);
• логотип в чеке на e-mail (позволяет разместить логотип компании в чеке, отправляемом на e-mail покупателя).

Эти опции доступны каждому пользователю в разделе «Электронные чеки» на lk.platformaofd.ru.