После поголовного перехода на онлайн-кассы у ИП и субъектов малого предпринимательства (ООО) возникает много вопросов, касающихся порядка ведения кассового учета. Эта статья может быть использована, как инструкция по учету кассовых операций — в ней мы разобрали самые проблемные моменты для начинающих бизнесменов.
Специальное предложение для владельцев магазинов — программа для складского учета + онлайн-бухгалтерия Фингуру.
Навести порядок в бизнесе и начать экономить! 
1. Открытие смены онлайн-кассы
В соответствии с п.2 ст.4.3 ФЗ-54 кассовая смена не может длиться больше 24 часов, т.к. в противном случае отображение фискальных признаков на чеках невозможно. Открытие и закрытие онлайн-кассы должно сопровождаться распечаткой отчетов.
Большинство онлайн-касс формирует отчет об открытии смены автоматически в момент, когда при закрытой предыдущей смене кассир оформляет какой-то другой документ, например, подтверждающий отпуск товара.
2. Прием выручки в кассу
В течение рабочей смены кассир-операционист принимает от покупателей наличную и безналичную оплату за товары, работы или услуги и формирует по каждой операции чек ПРИХОД (ПРОДАЖА) — главный фискальный документ. Оформлять ПКО на каждую сумму, пробитую через ККТ, не надо.
В течение смены, для контроля денежных средств, проведенных через кассовый аппарат, можно формировать сколько угодно нефискальных документов — X-отчетов.
3. Возврат прихода
Учет кассовых операций предприятия розничной торговли редко обходится без оформления возвратов. Если клиент решил отказаться от покупки, вам нужно будет оформить чек ВОЗВРАТ ПРИХОДА. Возвращая полную сумму, кассир формирует чек, аналогичный первоначальному, а в поле «Дополнительные реквизиты чека» указывает фискальный номер операции, подлежащей корректировке.
4. Прием наличных из банка
Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.
При приеме наличных из банка (например, для выдачи ЗП или командировочных) оформляется ПКО.
Обязательные реквизиты кассового чека и БСО в 2022 году
Недавно принятые поправки в правила применения контрольно-кассовой техники влекут за собой и дополнительные требования к кассовым чекам и бланкам строгой отчетности. Данные ОФД, к которому подключена онлайн-касса, включены в обязательные реквизиты БСО и кассового чека в 2022 году.
В документах теперь надо указывать разные параметры. В чеках нужно пробивать наименования товаров — с 1 февраля 2021 года это обязательно для ИП на ПСН, УСН, ЕСХН. Для этого необходима кассовая программа, которая это умеет. Наше бесплатное приложение Касса МойСклад поддерживает это и все остальные требования 54-ФЗ.
Скачайте и попробуйте его прямо сейчас.
Для новых реквизитов в чеках онлайн-касс и бланков строгой отчетности нет унифицированных форм, но в них должны содержаться определенные данные. Это данные, которые добавились с вступлением закона 54-ФЗ в силу.
Обязательные реквизиты кассового чека в 2022 году
Скачайте таблицу реквизитов чека: 54-ФЗ строго предписывает их печатать на каждом документе, который подтверждает продажу. В таблице есть подробные комментарии по всем случаям использования. Это бесплатно.
Ниже приводится сокращенный список реквизитов чека, которые нужно печатать на каждом документе, подтверждающем продажу:
- Название документа.
- Порядковый номер документа за смену.
- Дата, время проведения расчета.
- Место, адрес, где осуществляется расчет в зависимости от места его проведения (почтовый адрес здания, либо наименование, номер транспортного средства и адрес организации (ИП), либо адрес сайта).
- Название организации (фамилия, имя, отчество ИП) и ИНН.
- Применяемая система налогообложения.
- Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода).
- Наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу, стоимость, ставка НДС (за исключением случаев, когда расчет производится пользователем, не являющимся плательщиком НДС или освобожденным от НДС, а также при расчетах за товары, не подлежащие налогообложению НДС).
- Сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС.
- Форма расчета (наличные деньги, электронный платеж), сумма оплаты наличными деньгами и (или) электронно.
- Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем, оформившего кассовый чек и выдавшего его покупателю (за исключением расчетов, произведенных через автоматические устройства, применяемых, в том числе и при расчетах в безналичном порядке в интернете).
- Регистрационный номер ККТ.
- Заводской номер фискального накопителя.
- Фискальный признак документа.
- Порядковый номер фискального документа.
- Адрес сайта ОФД, на котором в дальнейшем можно будет проверить факт записи этого расчета и подлинности фискального признака.
- Телефон или адрес электронной почты покупателя (в случае передачи ему кассового чека в электронной форме).
- Адрес электронной почты отправителя кассового чека в электронной форме (в случае передачи покупателю кассового чека электронно).
- Номер смены.
- Фискальный признак сообщения (для кассовых чеков, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых ОФД).
- QR-код.
- Номер версии ФФД (для электронной формы).
- Признак способа расчета (может не включаться в печатную форму при полном расчете, а в электронный чек — при полном расчете и только в ФФД 1.05).
- Код формы фискального документа (для электронной формы).
- Код товара. Этот реквизит включает идентификационный код для товаров, которые подлежат обязательной маркировке.
- Сумма акциза (для подакцизной продукции).
- Регистрационный номер таможенной декларации (при расчетах за импортный товар)
Что должно быть зашифровано в QR-коде на кассовом чеке по новым правилам? Закон говорит, что там должны содержаться сведения о покупке (дата и время платежа, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа).
Реквизит «Код товара» обязательно нужно указывать по истечении трех месяцев после вступления в силу правового акта, которым вводит обязательную для того или иного товара.
Напомним, что при расчетах между двумя компаниями, двумя ИП, либо между организацией и ИП нужно применять ККТ в двух случаях. Первый — это прием и выдача наличных средств. Второй — это прием и выдача безналичных средств с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (например, при помощи пластиковой карты).
В этих случаях в чеке нужно будет указать:
- наименование покупателя или клиента (название компании или ФИО предпринимателя),
- ИНН покупателя или клиента.
В этом чеке отмечены следующие реквизиты:
- «Торговый объект» — название магазина.
- «Кассовый чек» — название документа.
- Приход – признак расчета.
- «Морковь» — номенклатура товара.
- Количество товара.
- Цена за единицу товара.
- Стоимость товара.
- % НДС.
- Сумма НДС.
- Итоговая сумма расчета.
- Форма расчета – наличными с суммой.
- Форма расчета – картой, тоже с суммой.
- Информация о налоговой системе продавца.
- Отдельно общая сумма НДС.
- ФИО кассира и его должность.
- Номер смены.
- ИНН торгового предприятия, выдавшего чек.
- ЗН – заводской номер кассовой машины.
- Наименование организации, выдавшей чек.
- Адрес расчета.
- Адрес сайта, где можно проверить чек.
- Порядковый номер чека.
- Дата и время выдачи чека.
- Регистрационный номер ККТ.
- Заводской номер фискального накопителя.
- Номер фискального чека.
- Фискальный признак данных.
- QR-код для проверки чека.
Все эти данные – обязательные реквизиты чека онлайн-кассы.
Если на чеке отсутствует хотя бы один из них, то по закону чек считается не действительным, а предприниматель должен будет приложить все усилия, чтобы доказать проверяющему органу применение онлайн-кассы, иначе он будет оштрафован за несоблюдение нового закона.
Более подробно про реквизиты чека, требуемые 54-ФЗ, можно прочитать в самом тексте закона. При этом контролировать соответствие реквизитов на чеках закону может даже сам покупатель, поэтому не только предпринимателям необходимо быть в курсе, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке.
Реквизит «Код товара» является обязательным реквизитом кассового чека. Но правила его записи определены только для маркированной продукции.
Внимание! Постановлением правительства РФ №521 от 16 апреля 2020 устанавливается отсрочка до 20 апреля 2021 года по указанию кода товара в кассовом чеке и БСО при курьерской и почтовой доставке, включая доставку наложенным платежом. Это касается юрлиц и ИП. Также кассовый чек и БСО могут не содержать код товара, если:
- Расчет не связан с передачей товара покупателю, в т.ч. при приеме предоплаты, авансов, в ломбарде,
- Покупатель возвращает товар с поврежденным или потерянным кодом маркировки,
- В форматах ФД, утвержденных ФНС, для кода идентификации не установлены правила его включения в реквизит Код товара,
- Выводятся из оборота товары, произведенные до начала обязательной маркировки.
Важно! Индивидуальные предприниматели, использующие ПСН, УСН и ЕНВД, за исключением тех, кто торгует подакцизными товарами, могут не указывать на чеках наименование и количество купленных товаров или услуг.
Такое послабление для малого бизнеса дано до 1 февраля 2021 года (ФЗ от 03.07.2016 N 290-ФЗ). После этой даты они должны работать, как все остальные предприятия.
Читайте подробнее о сроках, когда надо будет начать указывать товары в чеке, а также об отсрочке онлайн-касс до 2021 года здесь >>
Обязательные реквизиты чека онлайн-кассы — Контур.Бухгалтерия
В кассовом чеке должны быть все обязательные реквизиты, иначе документ признают недействительным и привлекут организацию к административной ответственности. Перечень реквизитов дан в Законе № 54-ФЗ. Рассмотрим, какие из них должны быть в чеке всегда, а какие не являются обязательными.
Обязательные реквизиты кассового чека
Обязательные реквизиты кассового чека перечислены в ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ. Требования к ним установлены дополнительно в приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662.
Перечень обязательных реквизитов:
| Наименование документа | «Кассовый чек», «Кассовый чек коррекции» — реквизит надо указать при настройке, а потом он проставляется автоматически. |
| Номер чека за смену | Порядковый номер чека, присвоенный онлайн-кассой автоматически. |
| Дата, время, адрес места расчетов | Этот реквизит указывается один раз — при подготовке кассы к использованию. В качестве адреса расчетов может быть указан адрес здания и индекс, адрес сайта. |
| Наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН | Название организации указывается сокращенно, а ФИО предпринимателя полностью. Реквизиты указываются при настройке, а потом проставляются автоматически. |
| Система налогообложения |
Указывается при настройке кассы. |
| Признак расчета | Выберите один вариант:
|
| Наименование и количество товара, работы, услуги, платежа, выплаты | Можно не указывать, если покупатель оставил аванс и пока нельзя определить, в счет оплаты какого товара он пойдет |
| Цена за единицу | |
| Признак способа расчета | Возможны следующие значения:
Признак «Полный расчет» обязателен только для электронной формы, передаваемой в ФНС. |
| Признак предмета расчета | Обязательно только для электронных чеков ФФД 1.1 и 1.2. «Товар» или «Т», «Работа» или «Р». Все значения перечислены в таблице 101 приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662. |
| Сумма чека, сумма НДС и ставка налога | Могут не указывать те, кто не является плательщиком НДС, освобожден от НДС или продает не подлежащие обложению товары, работы, услуги. |
| Форма расчета | Наличные или безналичные деньги |
| Данные кассира | Должность, ФИО Можно не указывать при расчетах через интернет или с помощью автоматических устройств |
| Регистрационный номер ККТ | Отображаются в чеке автоматически |
| Номер фискального накопителя | Отображаются в чеке автоматически |
| Фискальный признак документа | Отображаются в чеке автоматически |
| Сайт налоговой | www.nalog.ru Для печатной формы реквизит не обязателен. Он нужен в электронной форме, если раньше вы не передали его в ОФД в отчете о регистрации. Бизнес из отдаленной от сети местности может не указывать сайт. |
| Порядковый номер фискального документа | Присваивается кассой автоматически |
| Номер смены | Присваивается кассой автоматически. Обязателен только для электронной формы |
| Фискальный признак сообщения | В чеке не указывается, а формируется при отправке ОФД |
| QR-код | Содержит закодированные реквизиты для проверки чека |
Как понятно из таблицы, не все обязательные реквизиты на самом деле должны быть в чеке. Скажем, можно не указывать данные кассира, если покупатель оплатил покупку через интернет или в автоматическом терминале.
Часть реквизитов не требуются в бумажных чеках: за отсутствие на бумаге номера смены и номера чека за смену санкций нет, — но они должны быть указаны в электронном чеке.
А «сайт ФНС» можно не указывать ни в бумажном, ни в электронном чеке (Письмо ФНС от 02.04.2021 N АБ-4-20/4418@).
ФНС имеет право самостоятельно определять, какие реквизиты в чек можно не включать или необходимо включать. Это прописывается в формате фискальных документов, которых в 2021 году всего три — ФФД 1.05, ФФД 1.1 и самый свежий ФФД 1.2.
Например, реквизит «Признак предмета расчета» обязателен только для ФФД 1.1 и 1.2. Реквизит «Сведения о покупателе» появился только в ФФД 1.
2 и включает в себя несколько тегов — «покупатель (клиент)», «ИНН покупателя», «дата рождения покупателя», «гражданство» и пр.
Образец чека на зачет предоплаты
Электронный чек
В электронном чеке должны быть те же реквизиты, что в бумажном (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ). Дополнительно в нем указываются:
- абонентский номер или e-mail клиента (если покупатели получают чеки в интернете, в чеке указывается идентифицирующий признак и адрес сайта);
- e-mail отправителя.
Дополнительные обязательные реквизиты чека
Некоторые реквизиты становятся обязательными в особых условиях.
При расчетах с другими организациями и ИП наличными или картой в чеке указываются наименование и ИНН покупателя. Если таким образом проданы подакцизные товары, дополнительно указывается сумма акциза, а при продаже импортных товаров — код страны происхождения и номер таможенной декларации.
Организации и ИП, которые выплачивают выигрыши от 15 000 рублей, страховое возмещение, получают страховую премию, указывают наименование и ИНН клиента или страхователя.
Для продажи маркированных товаров и средств индивидуальной защиты (маски, перчатки, респираторы и пр.) в чеке должен быть заполнен реквизит «код товара».
Банковские платежные агенты и субагенты указывают наименовании проведенной операции, сумму вознаграждения, наименование и местонахождение оператора, его ИНН, телефон.
Ответственность за ошибки в реквизитах
Наличие в чеке обязательных реквизитов — это требование к порядку применения ККТ. Нарушение порядка грозит административной ответственностью по ч. 4 ст. 15 КоАП РФ:
- организациям — предупреждение или штраф 5 000 – 10 000 рублей;
- должностным лицам и ИП — предупреждение или штраф 1 500 – 3 000 рублей.
Инн и фамилия кассира в кассовом чеке
При выездной проверке ФНС оценивает не только сам факт наличия или отсутствия кассы, но и правильность заполнения данных в чеке. В последнее время особое внимание проверяющих органов привлекают данные о кассирах — ИНН и ФИО сотрудника, который производит расчеты с покупателями. В этой статье мы разберем, какую именно информацию о кассире обязательно указывать в чеке, какие штрафы грозят за нарушение, и как их избежать.
Инн кассира в чеке
Номер ИНН считается личными данными кассира, поэтому его не нужно печатать на бумажном чеке. Но он все равно должен быть “забит” в товароучетной программе или запрограммирован в кассе.
При продаже ИНН записывается в фискальный накопитель и передается в налоговую через ОФД (если касса подключена к интернету).
Законодательное обоснование: приложение 1 к приказу ФНС России ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017.
Фио кассира в чеке
Должность кассира и его фамилию обязательно указывать на бумажном чеке и в его электронной версии. Законодательное обоснование: 54-ФЗ, ст. 4.7.
Формат:Кассир: [название должности] [фамилия]
Если по трудовому договору сотрудник занимает должность кассира, дублировать это слово дважды не нужно. В законе нет уточнений об инициалах сотрудника, речь идет только о фамилии. Но мы рекомендуем на всякий случай указывать ФИО кассира полностью.
Если нет фамилии и должности кассира в чеке — какой штраф?
Если в чеке нет данных кассира, налоговая может выписать предупреждение (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ) или оштрафовать:
- должностное лицо на 1,5-3 тысячи рублей;
- юридическое лицо на 5-10 тысяч рублей.
Нет данных кассира в чеке? Нужна помощь с настройкой ККТ? Подключите пакет консультаций на квартал или закажите разовую поддержку технических специалистов нашей компании. Мы поможем настроить ККТ так, чтобы у налоговой не было претензий к вашей организации.
Что указывать в чеке, если кассир не трудоустроен?
Ситуация, когда сотрудник официально не трудоустроен, но работает на кассе — далеко не редкость. Если указать в чеке его ИНН и фамилию, то налоговая сможет найти это нарушение даже без визита в магазин. Ведь данные передаются в ОФД, а далее по цепочке в базу ФНС.
Часто ИП указывают в качестве кассира только себя, так как работают за прилавком по очереди с наемными продавцами. Если проверка придет в день, когда самого предпринимателя нет в магазине, и чек инспектору выбьет нетрудоустроенный сотрудник — штрафа не избежать.
Помимо указанных выше санкций за нарушения в чеке, придется выплатить от 5 до 10 тысяч рублей за неоформленного сотрудника (п. 4 ст. 5.27 КоАП). А еще это может повлечь за собой начисление дополнительных штрафов за неуплату страховых взносов и налогов.
Налоги могут пересчитать, плюс взыскать дополнительно до 20% от суммы недоимки, а штраф по страховым взносам может достигать 40% от суммы.
Единственный способ избежать штрафа — официально принять на работу всех сотрудников и правильно указать их данные в кассе.
Подписывайтесь на наши аккаунты в социальных сетях, чтобы первым получать важные новости и полезные материалы для бизнеса:
Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой
После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.
Кто может работать с кассовым аппаратом
Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:
- Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
- Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
- Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.
Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:
- Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
- Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
- Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
- Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.
Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.
Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены
Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:
- Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
- Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
- Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
- Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)
Открытие смены на онлайн-кассе
Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.
Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.
Как выдавать чек покупателю
Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:
- Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
- Покупатель передает кассовому работнику оплату
- После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек
Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.
Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.
Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.
К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:
- Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
- Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
- Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
- Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
- Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
- Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.
Признак расчета
Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.
Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:
- «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
- «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
- «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
- «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.
С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.
Признак способа расчетов
Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.
Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:
- Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
- Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
- Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
- Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
- Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
- ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
- ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.
Применение чека коррекции
Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:
- Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
- Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
- Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира
В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:
- Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
- Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:
- «приход» при обнаружении излишков
- «расход» при обнаружении недостачи
К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.
Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар.
В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека.
Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.
Закрытие смены и инкассации
- Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.
- Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.
- Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.
- В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.
Инкассация
Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.
Пример работы с онлайн-кассой
Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.
- Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
- Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
- Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
- Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
- Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
- После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
- Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
- К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.
Что нельзя делать кассиру во время работы
Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.
Кассиру запрещается:
- Допускать к ККТ посторонних.
- Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
- Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
- Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
- Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.
Нужен ли журнал кассира-операциониста?
Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.
До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.
Каков алгоритм действий кассира, главного кассира в следующих ситуациях:1) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек с признаком Оплата банковской картой, однако клиент передумал и совершил оплату наличными;2) при оформлении пок
Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Каков алгоритм действий кассира, главного кассира в следующих ситуациях:
1) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек с признаком «Оплата банковской картой», однако клиент передумал и совершил оплату наличными;
2) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек, но покупатель передумал и отказался от покупки;
3) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек, но покупатель отказался от некоторых товаров (позиций в чеке)? 
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Формирование кассового чека (и передача фискальных данных в налоговый орган) до расчета (т.е. до фактического получения денежных средств от покупателя (клиента)) является нарушением порядка применения ККТ, установленного Законом N 54-ФЗ (о корректных действиях кассира при расчете смотрите далее). В связи с чем при получении оплаты от покупателя формируется кассовый чек (БСО) с признаком «приход» с правильными реквизитами. В то время как кассовые чеки, сформированные до расчета (т.е. до получения оплаты от покупателя, в т.ч. в безналичной форме), признаются ошибочными и требуют корректировки путем оформления чеков коррекции (или, если применяется ККТ с версией ФФД 1.05, — чеков с признаком «возврат прихода»). Порядок корректировки расчетов рассмотрен ниже.
Обоснование вывода: Порядок оформления расчетов (наличных или с применением электронных средств платежа с их предъявлением) с покупателями установлен Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон N 54-ФЗ). В силу п. 1 ст. 4.3, п.
2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ при расчетах на месте установки ККТ она применяется в момент осуществления расчета — т.е. формируется кассовый чек (БСО) и выдается покупателю (клиенту) на бумажном носителе и/или в электронном виде. При этом в общем случае фискальные документы (в т.ч.
и кассовые чеки (БСО), содержащие фискальные данные о свершившемся расчете, передаются в налоговые органы через оператора фискальных данных (далее — ОФД) также в момент расчета (п. 6 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ)*(1).
Расчетом при этом является прием (получение) денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги (относительно анализируемых ситуаций). То есть пользователь ККТ (его уполномоченный сотрудник, кассир) должен оформить кассовый чек (БСО) в момент приема денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке.
Разумеется, эти два процесса не могут быть осуществлены одновременно при наличном расчете — кассиру требуется время для приема от покупателя денежных средств, пересчета и внесении данных в онлайн-кассу о завершении операции.
Однако в любом случае формирование кассового чека (т.е. передача фискальных данных о свершившемся расчете в ОФД) до расчета (т.е. до фактического получения денежных средств от покупателя (клиента)) является нарушением порядка применения ККТ, установленного Законом N 54-ФЗ (о корректных действиях кассира при расчете смотрите далее).
В связи с чем в рассматриваемых ситуациях (когда покупатель изменил решение о покупке, о форме оплаты и т.п. до передачи им денежных средств) при получении оплаты от покупателя (после принятия им окончательного решения о покупке) формируется кассовый чек (БСО) с корректными реквизитами. В то время как кассовые чеки, сформированные до расчета (до получения оплаты от покупателя, в т.ч. в безналичной форме), признаются ошибочными и требуют корректировки.
- Корректировка расчета
- В описанной ситуации, когда после формирования кассового чека расчет совершается на иную сумму (либо с использованием иного способа расчета), а также в случае, когда покупатель отказывается от некоторых позиций в уже сформированном кассовом чеке до внесения им оплаты, кассиру необходимо: 1) внести в ККТ новые данные расчета (сумма расчета, форма оплаты); 2) получить от покупателя денежные средства; 3) сформировать кассовый чек и передать его покупателю. Что касается ранее сформированного ошибочного чека, то для его «отмены» формируется:
— в версии ФФД 1.1 — чек коррекции (п. 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ) — для аннулирования первичного чека, ошибочно оформленного до расчета с покупателем. Для этого чек коррекции формируется с признаком «расход» и указанием тех же данных, что и в ошибочном чеке;
— в версии ФФД 1.05 — чек с признаком «возврат прихода» (содержащий те же данные, что и первоначальный кассовый чек с признаком «приход»)*(2).
Отметим, что чек коррекции (или чек с признаком «возврат прихода») может быть сформирован кассиром после окончательного расчета с покупателем и формирования правильного чека. В Законе N 54-ФЗ отсутствуют какие-либо требования, касающиеся срока формирования чека коррекции или требования о корректировке фискальных данных в присутствии покупателя.
Чек коррекции должен содержать реквизиты, перечень которых приведен в таблицах 30 и 31 Приказа ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@, которым установлены дополнительные реквизиты фискальных документов (далее — Приказ). В частности, реквизит «Признак расчета», который может применяться в рассматриваемых ситуациях, принимает значение «3» — расход (п. 30 Приказа). Отметим, что при использовании онлайн-касс пользователи не обязаны (но имеют право) применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. В частности, не обязательно составлять Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма N КМ-3). При этом для регистрации фактов корректировки фискальных данных (формирования чеков коррекции) целесообразно разработать и утвердить документ (журнал корректировок), в котором главный кассир (сотрудник, наделенный правом формировать чеки коррекции), обязан фиксировать информацию о проведенных им корректировках фискальных данных, с указанием, помимо даты корректировки, данных первичного чека, который корректируется (в т.ч. фискальный признак документа (тег 1077)), также и причин проведения коррекции фискальных данных. 2. Действия кассира в ситуации, когда покупатель отказывается от некоторых позиций в сформированном кассовом чеке уже после внесения им оплаты и передачи товара, аналогичны действиям при обычном возврате товара в день покупки*(3). Кассир формирует чек с признаком «возврат прихода» на стоимость товара, который возвращается покупателем, передает его покупателю вместе с денежными средствами.
При этом в случае, если наличные средства из кассы не выдаются, а возврат осуществляет банк-эквайер (т.е.
в ситуации, когда со счета покупателя уже были списаны денежные средства за покупку) (на основании реестра, подаваемого ему организацией в соответствии с условиями договора эквайринга), то при оформлении операции через ККТ в чеке указывается форма расчета «безналичными» (исходя из таблиц 4, 5 Приложения 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@).
Отчеты по кассе
При использовании ККТ обязательным является формирование отчетов об открытии и закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ). Кроме этого, необходимо оформлять кассовые документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11.03.
2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У): — приходные кассовые ордера 0310001 (далее — ПКО); — расходные кассовые ордера 0310002 (далее — РКО); — кассовую книгу 0310004. В случае, если рассматриваемые корректировки расчетов (или возврат денежных средств при отказе от покупки) осуществляются в один день с первичными расчетами, то при закрытии смены будет сформирован фискальный документ — Отчет о закрытии смены, в котором содержаться данные об осуществленных за смену корректировках.
Отчет о закрытии смены аналогичен Z-отчету, предусмотренному п. 6.1 Типовых правил, который формировался по итогам рабочей смены ККТ до внесения изменений в Закон N 54-ФЗ (дополнительно смотрите п. 6 приказа ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@).
На основании Отчета о закрытии смены оформляется ПКО, вносится запись в кассовую книгу организации и формируются соответствующие данные бухгалтерского учета (выручка, обороты по счетам 50 и 57). При этом в случае проведения корректировок для исправления ошибок не всегда в Отчете о закрытии смены отражается соответствующая информация (в частности, о коррекции расчетов, ошибочно проведенных с реквизитом «сумма по чеку (БСО) безналичными» (тег 1081))*(4). В связи с чем перед формированием Отчета о закрытии смены целесообразно формировать Отчет о текущем состоянии расчетов (отчет о состоянии счетчиков) для получения информации о проведенных за смену корректировках, которые: — корректируют расчеты этой же смены; — корректируют расчеты, совершенные в иные дни.
Либо (если технические возможности ККТ не позволяют формировать такие данные)*(5) можно разработать документ, который заполняется кассиром в конце смены и содержит данные о проведенных в течение смены расчетах и внесенных корректировках расчетов, совершенных за смену, и расчетов, совершенных в иные дни (с указанием причины коррекции данных). Данный документ передается вместе с выручкой, Отчетом о закрытии смены, в кассу организации, и на его основании могут корректно формироваться записи в бухгалтерском учете (в частности, по счету 57 о суммах расчетов с применением электронных средств платежа с предъявлением без учета ошибочно оформленных кассовых чеков).
Порядок действий кассира при расчете
Загрузка...
