Выбрал электронную трудовую — нельзя вернуться к бумажной

Электронные трудовые книжки — это народное название «сведений о трудовой деятельности». Если раньше эти сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, теперь их отправляют в Пенсионный фонд, который следит, чтобы ничего не потерялось. Отправлять информацию должны все компании, а вот работники могут выбирать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.

Об электронных трудовых книжках — статья 66.1 Трудового кодекса

Электронная трудовая книжка — это та же книжка, только хранится не в сейфе кадровика, а на сервере Пенсионного фонда. Внешне она не выглядит книжкой, это просто файл с информацией, но содержание почти не изменилось: когда приняли на работу, когда уволили, какое проходил обучение, работал ли по совместительству.

В электронной книжке будут сведения за период после 31 декабря 2019 года.

Электронную книжку невозможно потерять, и в любой момент ее можно просмотреть через сайт Пенсионного фонда и портал Госуслуг. А еще с такой книжкой работодателям легче жить: не нужно покупать, оформлять и хранить бумажные книжки. Из минусов: прибавится забот со сдачей электронной отчетности.

Кто должен работать с электронными книжками

С электронными книжками должны работать все. У работодателя нет выбора, вести или нет: даже если у всех работников бумажные книжки, всё равно нужно отправлять сведения в Пенсионный фонд. А вот у работников выбор есть: можно оставить бумажную или перейти на электронную.

Образец уведомления — на сайте Роструда

До 30 июня 2020 года работодатель выдает каждому работнику уведомление о введении электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор. Уведомление печатают и подписывают в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у работодателя. На экземпляре работодателя нужно поставить дату ознакомления.

До 31 декабря 2020 года работник пишет ответочку — заявление, какую трудовую книжку он выбирает. Заявление пишут в свободной форме, но, если работник растерялся, можно предложить ему образец, например вот такой:

Выбрал электронную трудовую - нельзя вернуться к бумажной

Это заявление поможет работнику перейти на электронную трудовую книжку

Если до конца года работник заявление не напишет, за ним автоматически останется бумажная книжка. Вот несколько сценариев развития, если сотрудник выберет электронную или бумажную трудовую:

Вернуться к бумажной нельзя

Работодатель выдает бумажную трудовую под роспись на руки, работник хранит ее дома

Можно в любой момент перейти на электронную

Работодатель хранит и ведет бумажную трудовую, как раньше

Иногда бывает так, что человек протянул до последнего, а потом заболел или ушел в отпуск. Если на 31 декабря получится такая ситуация, написать заявление сотрудник сможет, когда выйдет на работу.

Отдельная история с людьми, которые впервые в жизни идут на работу. Если это произойдет в 2021 году, выбора у них не будет: только электронная трудовая книжка.

Рассказывает Екатерина, читательница Дела

Недавно наша организация переходила на электронные трудовые книжки. Нам предложили написать заявление, как мы хотим, чтобы было: в электронном виде или в бумажном. Я сказала, что хочу в электронном виде, и на меня все посмотрели удивленно. На мой вопрос, в чем проблема, сказали: бумажные надежнее.

В приемной руководителя собрались обеспокоенные сотрудницы. Все они обсуждали, что электронные книжки сделают людей рабами: никогда в жизни не докажешь, что отработал много лет, и будешь всю жизнь работать. Интересно, что это были не пенсионерки, а в основном молодые женщины 25-35 лет.

«Не соглашайся на электронную трудовую книжку, — сказали мне в канцелярии, — посмотри на наш отдел кадров. Точно напортачат что-то, когда будут данные переносить».

Некоторые мои коллеги уверены, что за электронные трудовые книжки зарплату будут платить в электронном виде, а за бумажные — наличкой.

Есть такой вид награды для врачей — благодарность от министерства здравоохранения. Это не медаль и не диплом в рамочке. Это запись в трудовую книжку: объявлена благодарность от федерального ведомства. Она дает возможность получить заслуженного врача или звание ветерана труда. Спросила, что будет с моей записью, если перейду на электронную трудовую. Никто не знает, а для меня это важно.

В итоге из двух тысяч сотрудников ни один не стал переходить на электронную трудовую книжку.

Как передавать сведения

Форма СЗВ-ТД — на сайте Консультанта

Электронная трудовая книжка — это сведения, которые работодатель передает Пенсионному фонду. Делает он это по форме СЗВ-ТД. Эту форму работодатель должен заполнять и отправлять в ПФР уже с этого года — до 15-го числа следующего месяца. Например, до 15 февраля отчитывались за январь.

Но не каждый месяц, а только когда что-то изменилось в кадровой истории человека: приняли на работу, перевели в другой филиал, уволили. Поводом для отчета является и заявление работника, какую книжку он выбирает.

ООО «Лосось» попросил сотрудников написать заявления, переходят они на электронную книжку или нет. Сотрудники подумали и решили, что сделают это в декабре. Если в компании не будет кадровых изменений, подавать отчетность в Пенсионный фонд «Лососю» нужно только в январе 2021 года. Но если один сотрудник всё же решит написать заявление в мае, уже в июне компании придется сдавать отчетность.

Как сдавать отчетность в электронном виде — в Деле

Компании с численностью от 25 сотрудников сдают отчетность только в электронном виде, меньше 25 — можно в бумажном или электронном. Подавать в электронном виде можно через Сбис, Контур, 1C.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД — на сайте Консультанта

Неважно, в каком виде сдавать форму, в любом случае ее нужно правильно заполнить. Мы выделили желтым цветом поля для заполнения:

Выбрал электронную трудовую - нельзя вернуться к бумажной

Основные графы стандартные, с информацией о компании и работнике, но есть и новые — вот как их заполнять:

Подано заявление о… (заполняется только в первый раз)

Если сотрудник выбрал оставить бумажную книжку, ставите дату рядом с «о продолжении ведения трудовой книжки»

Если электронную книжку, рядом с «о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Период, за который отчитываетесь, — если нет нарушений, то это прошлый месяц

Сведения о приеме, переводе, увольнении

  • Пишем код цифрой и словом, вот так:
  • 1 — прием
  • 2 — перевод
  • 5 — увольнение
  • Все коды

Не заполняется в 2020 году

Заполняется только при увольнении, как в бумажной трудовой книжке

Если сдаете отчетность в первый раз, первой строкой в сведениях о деятельности укажите информацию о последнем кадровом событии работника в вашей компании. Это может быть прошлогодний прием на работу или перевод.

Обычно СЗВ-ТД сдают в следующем месяце, но есть исключения. Если оформляете увольнение или прием на работу, предоставить отчет в Пенсионный фонд нужно уже на следующий день после того, как сотрудник уволился или устроился в компанию.

Читать подробнее на сайте ПФР

Удобный сервис, недорогие тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ

Узнать

Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

Выбрал электронную трудовую - нельзя вернуться к бумажнойВячеслав Филиппов, юрист, эксперт по трудовому праву

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

  • повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
  • упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
  • снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Читайте также:  Случаи, когда ФЛ обязано отчитаться за поступления на карту

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

  • в МФЦ;
  • в отделении Пенсионного фонда;
  • через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены.

Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале.

Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли.

Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет.

Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему.

То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день.

Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день.

Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

  • Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
  • Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
  • Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
  • Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

Десять самых важных вопросов об электронной трудовой книжке

С 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа.

 В связи с этим в Отделение ПФР по Ростовской области поступают вопросы от жителей нашей области: сохранится ли привычная бумажная версия документа, появится ли новый вид отчетности в Пенсионный фонд для работодателей, есть ли гарантии, что все оцифрованные данные будут надежно защищены.

  1. Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если работник не подаст никакого заявления до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

  1. В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

  1. В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан работодатели должны будут представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа (если в истекшем месяце происходили кадровые изменения).

С 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения.

  1. Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Читайте также:  Ущерб, нанесенный сотрудником при ДТП, оплачивает работодатель

Информационная система ПФР аттестована  как система учёта и обработки персональных данных высокого уровня и соответствует всем требованиям в области защиты информации. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

  1. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР по электронным каналам связи.

  1. Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).
  1. В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки идентичны.

  1. Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

  1. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

  1. Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если ранее написано заявление о выборе электронного варианта?

Если подано заявление о выборе электронной формы внесения сведений о трудовой деятельности, то бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, далее информация предоставляется только в электронном виде. Возврат к ведению трудовой книжки на бумаге в этом случае не предусмотрен.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Профиль автора

В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.

С 2020 года сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ в электронной форме. Переход с обычных трудовых книжек на электронные продолжается и в 2021 году.

Рассказываем, как это происходит.

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди.

Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили.

Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появилась обязанность отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.

Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать.

В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты.

У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.

В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.

Если изменения в локальные акты не внесли, Роструд может посчитать предусмотренный порядок работы с трудовыми книжками не соответствующим Трудовому кодексу РФ, выдать предписание внести изменения в акты или даже выписать штраф.

Разбираемся, как начинать и доводить до конца масштабные задачи Покажите!

Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

  1. О приеме на работу с указанием занимаемой должности.
  2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием должности.
  3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
  4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

  1. если приняли на работу или уволили, то не позднее следующего рабочего дня;
  2. если перевели на другую работу или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 15 числа следующего месяца.

Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:

  1. Работодатель не дублирует в отчет все записи из трудовой книжки, внесенные до 2020 года.
  2. Если он принял сотрудника на работу в 2020 году, первая запись в отчете будет о приеме на работу.
  3. Если сотрудник уже работал в организации на 1 января 2020 года, в отчет дублировали последнюю запись из его трудовой на эту дату и подали эти сведения, когда впервые сдали отчет.

С 1 августа 2021 года применяется новая форма СЗВ-ТД. Источник: kontur.ru

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, могут сделать выбор, когда устроятся на работу. Люди, которые будут устраиваются на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще не подают. Работодатель по умолчанию заводит им электронную трудовую.

Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

  1. Вписать в трудовую книжку, что сотрудник отказался дальше ее вести: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: должностное лицо, которое отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать организации.
  2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
  3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то  куда-то пропадет.

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

  1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  2. он вообще не подавал никаких заявлений.

Если сотрудник подал заявление до конца 2020 года, работодатель должен был сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.

Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщил о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.

Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно.

Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки.

Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.

В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

Читайте также:  Как уехать жить в южную корею: особенности эмиграции, способы и условия переезда из россии

В справке СТД-Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить предыдущий опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:

  1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с печатью и подписью;
  2. при увольнении.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.

С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-ПФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов пенсионного фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.

Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

  1. в электронном виде на сайте ПФР или через сайт госуслуг;
  2. в бумажном виде в МФЦ или отделении ПФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Личные данные подтягиваются из личного кабинета на сайте госуслуг, вводить ничего не нужно, только нажать на кнопку «Подать заявление»

После этого вам на почту отправляют данные

Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.

  1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
  2. Бумажные трудовые книжки перестали оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроился на работу.
  3. До 31 октября 2020 года каждому сотруднику нужно выслать уведомление о возможности выбрать формат трудовой книжки и собрать с них подписи, что уведомление получено.
  4. Пока от сотрудника не придет заявление, что он отказывается от бумажной трудовой, ее нужно вести, как и раньше.
  5. В ПФР нужно передавать сведения по форме СЗВ-ТД. Если сотрудника приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 15 числа следующего месяца.
  6. Если в трудовой деятельности сотрудников никаких изменений не происходит, отчет можно не сдавать. Если ничего не произойдет за весь 2020 год, первый отчет отправляйте к 15 февраля 2021 года, отразив в нем последнюю запись в трудовой книжке на 1 января 2020 года.

Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

 — Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

  • Источник 1 и Источник 2
  • Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
  •  — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
  • При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
  • Источник

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

 — В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

  1. Источник
  2. Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
  3.  — До конца 2020 года работодатели должны:
  • принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
  • обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
  • до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

 — Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Источник

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

 — Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Источник

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.

После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

 — Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Источник

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector