С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.
Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.
Удаленную работу разделили на постоянную и временную
Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:
- постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
- временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
- чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.
Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия
По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.
По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
В нем следует прописать:
- обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
- список работников, временно переводимых на удаленную работу;
- срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
- порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
- порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
- иные положения, касающиеся организации удаленной работы.
При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.
Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.
Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.
Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.
Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами
В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.
Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя.
В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием.
Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.
На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ.
Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан.
Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.
Об оплате труда сотрудников на удаленке
В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.
При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).
Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.
Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.
Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.
Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).
Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.
Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.
Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.
Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника.
Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами.
Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.
Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника
Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.
4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.
Это:
- режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
- продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
- условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
- порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.
По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.
Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь
В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.
Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.
Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.
Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).
Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.
Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.
Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).
В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.
Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.
Сервис встроен в популярные программы 1С:
Образец доп соглашения о переводе на дистанционную работу в 2021 году
Трудовой кодекс не указывает, когда может потребоваться перевод сотрудника на удаленную работу, этот вопрос остается на усмотрение работодателя.
Перемещение оформляется, если изначально не заключен трудовой договор при дистанционном характере работы, но возникает необходимость в нем, или стороны достигают согласия о возможности выполнения трудовых функций специалистом вне места расположения организации.
Временный перевод, в соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ ФЗ-407 и вступающими в силу с 1 января 2021 года, возможен при возникновении форс-мажорных обстоятельств на время их действия. При перемещении на удаленный режим по инициативе работника или соглашению сторон подписывается дополнительное соглашение, временное перемещение осуществляется без согласия сотрудника.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как перевести работника на другую должность. Используйте эти инструкции бесплатно.
На удаленной работе взаимодействие между работником и работодателем происходит посредством телекоммуникационных сетей. Дистанционный документооборот организуется по правилам, указанным в локальных нормативных актах работодателя.
Вопросы режима труда, взаимодействия, выхода сотрудника на связь, контроля за выполнением трудовых обязанностей определяются в локальных актах работодателя. ТК РФ с 01.01.
2021 в соответствии с актуальными поправками позволяет сторонам регулировать эти условия во внутренних положениях, правилах и т.д.
Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».
Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:
- протокол общего собрания трудового коллектива
- приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
- заявления от сотрудников о переходе на удаленку
- дополнительные соглашения к основному трудовому договору
Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.
Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.
Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:
Кого можно перевести на удаленку
По , на дистанционный процесс переводится тот специалист, трудовая функция которого напрямую не связана с пребыванием на территории работодателя. Например, работать удаленно смогут кадровики, юристы, секретари — те сотрудники, чьи функции связаны с обработкой документации. Не получится перевести на дистанционный труд уборщиков, вахтеров, рабочих и др.
О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.
Причина изменений условий трудового договора
Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах – угрозу распространения в России опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.
Место работы
В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.
Режим работы
Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.
Охрана труда
Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Материальные ценности
Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:
Средства связи
В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.
Контроль
Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.
Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.
Процедура перевода
Оформляем перевод
Чтобы перевести сотрудника на удаленку, проведите аудит технических возможностей организации и самого специалиста.
Необходимо убедиться в наличии производственных средств на потенциальном рабочем месте или предоставить дополнительные ресурсы. Составьте списки тех, кого вы планируете переводить на дистанционный труд.
Определитесь с организацией процесса: режимом труда и отдыха, схемами взаимодействия, способами контроля, разработайте и примите локальный нормативный акт.
В соответствии с ТК РФ определены основные этапы, как перевести работника на дистанционную работу:
- составление заявления или согласия (исключение — временный перевод);
- подписание дополнительного соглашения;
- издание приказа по предприятию.
Заявление о переходе на удаленный режим составляется в свободной форме, сотрудник выражает желание трудиться удаленно, указывает причины, дату, с которой хочет перейти на новый режим, стороны согласуют условия, и руководитель визирует заявление. Временный перевод осуществляется на основании распоряжения государственного органа, издания закона или указа, распоряжения о наступлении чрезвычайной ситуации.
Основное значение при перемещении на удаленный режим сотрудника, с которым уже заключен трудовой контракт, имеет допсоглашение. В нем определяется новый для сторон порядок взаимодействия, правила ведения документооборота, либо делается ссылка на локальный нормативный акт и факт ознакомления с ним трудящегося.
Вот для примера образец дополнительного соглашения на дистанционную работу (пустой бланк):
| Дополнительное соглашение №__к трудовому договору от ___________ №1-ТД |
Общество с ограниченной ответственностью «_____», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _______, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от _________ №__ о нижеследующем:
1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.3 в следующей редакции:
«1.3.
Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».
1.2. Изложить п. 1.4 Трудового договора в следующей редакции:
«1.4. Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, по Правилам, изложенным в Положении о дистанционной работе, с которыми он ознакомлен отдельно. Место работы определяется им по своему усмотрению».
1.3. В пункт «6.2. Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:
«6.2.9. Ежемесячно, не позднее 15-го числа, возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов».
1.4. Изложить п. 4.1 трудового договора в следующей редакции:
«4.1. Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка _____________. По согласованию с руководителем Работник вправе изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».
2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.
3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с _________.
4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.
Составляем допсоглашение
Второй шаг после подписания согласия — необходимость оформить дополнительное соглашение о переводе сотрудника на дистанционную работу, это регламентирует ст. 72 ТК. Основанием для его заключения послужит заявление работника, предложение или инициатива работодателя. Рекомендуется предусмотреть важные нюансы:
- Рабочее место. Определить его точно по смыслу закона сложно — «вне места нахождения работодателя». Целесообразно продумать, нужен ли этот специалист в офисе, по каким дням, закрепить это в документе. Допускается как обозначить место работы дистанционного работника в трудовом договоре в виде указания на населенный пункт, так и оставить его на усмотрение работника (из любой точки). Но в соответствии с изменениями в ТК РФ работодатель возмещает работнику все расходы, связанные с осуществлением обязанностей дистанционно. И получает право уволить специалиста, если он переедет в местность, где нет условий для удаленного режима.
- Режим рабочего времени работник устанавливает сам. Если у работодателя есть какие-либо требования, например, быть на связи с 9:00 часов до 17:00, их тоже следует прописать в соглашении. Имеет смысл указать продолжительность рабочей недели и выходные дни.
- Механизмы взаимодействия и способы контроля.
- Использование ресурсов работника и выплата компенсации.
Чем подробнее вы пропишете условия работы на удаленке, тем меньше возможность столкнуться с непониманием, халатностью или злоупотреблениями как со стороны работодателя, так и работника.
Издаем приказ
Принятие решения оформляется распорядительным актом. Приказ издается после того, как подписано допсоглашение на дистанционную работу с сотрудником.
Утвержденного бланка нет, документ составляется в свободной форме. Допускается использование формы Т-5 или использование самостоятельно разработанной формы.
Приказ издается на фирменном бланке, или реквизиты (наименование, ИНН) являются отдельной частью бланка.
В приказе отражается факт перемещения на удаленку, дата начала применения режима, данные работника (фамилия, имя, отчество, должность, отдел, структурное подразделение), указывается ссылка на допсоглашение, основание — заявление сотрудника или инициатива работодателя. Менять зарплату при переходе на удаленку, если объем обязанностей остается тем же, работодателю запрещается. С приказом сотрудника знакомят под роспись.
Как перевести на дистанционную форму
Алгоритм перевода сотрудников в связи с достигнутым соглашением между сторонами на удаленный формат следующий:
- Определить персональный состав сотрудников, подлежащих переводу.
- Разработать локальный распорядительный акт об удаленном формате труда с указанием причин, сроков деятельности в подобном формате.
- Получить заявление сотрудника на перевод на удаленный доступ.
- Оформить с каждым работником допсоглашение о переводе, указав средства связи, ценности материального формата, требования к организации защиты персональных данных.
- Оплатить удаленный труд в полном объеме.
В настоящее время работодатели практикуют совмещение дистанционной и офисной работы сотрудниками, мотивируя сочетание высокой результативностью.
Переход на смешанный формат сопровождается изменением условий заключенного трудового соглашения. При оформлении действуют в соответствии со ст. 72 ТК РФ и подписывают с сотрудником соглашение в письменном виде. В документе отражают:
- Дни, когда сотрудник трудится в офисе и вне его.
- Регион, город исполнения функционала.
- Режим труда и времени для отдыха.
- Предоставление работодателем оборудования и ПО для выполнения обязанностей. Если не предоставляют — объем компенсации за использование собственных гаджетов работника.
- Обязанность для сотрудника соблюдать правила по ОТ.
- Порядок прекращения действия соглашения и возврата к офисной деятельности.
Алгоритм перехода на удаленку по инициативе работодателя такой:
- Определить наступление особых обстоятельств в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.
- Не получать согласие сотрудника.
- Обеспечить требующимися техническими средствами для исполнения обязанностей (при невозможности — компенсировать собственные затраты работника).
- Разработать локальный акт о переводе, предусмотрев в нем упоминание причин перевода, перечня перемещаемых людей, период, который соответствует длительности особых обстоятельств, алгоритм предоставления техсредств или компенсации за применение своих, режим, алгоритм взаимодействия с сотрудником).
- Принять акт, получив согласие профсоюза.
- Ознакомить сотрудников с приказом.
Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу
За последние годы организация рабочего процесса дистанционным способом стала особенно актуальной. Существенные коррективы в окружающую действительность внесла пандемия COVID-19.
Следствием этого стало принятие в конце 2020 года Федерального закона № 407-ФЗ с нормами, актуализировавшими ТК РФ в области труда дистанционных работников.
О случаях перевода на удаленку, когда требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору, и его содержании расскажем далее. В конце статьи представлен образец документа для скачивания.
Как составить дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу
Дистанционный режим работы регулируется главой 49.1 ТК РФ. Удаленное выполнение трудовых обязанностей заключается в исполнении работником оговоренных трудовым соглашением функций в месте, которое не является ни местом нахождения работодателя, ни его филиалом. Компания не оборудует сотруднику стационарное рабочее место и не имеет контроля над территорией, где он трудится. По рабочим вопросам стороны взаимодействуют через ТКС и общедоступные сети связи. По решению работодателя это может осуществляться по правилам, установленным статьями 22.1—22.3 ТК РФ.
Дополнительным соглашением можно перевести сотрудника на постоянную или временную удаленную работу. В первом случае дистанционка будет длиться до окончания срока договора о трудоустройстве, в последнем — возможны два варианта.
Либо работник будет трудиться дистанционно в течение промежутка времени, определенного сторонами и не превышающего полгода, либо чередовать удаленку с работой на территории работодателя. В последнем случае режим выходов в офис или порядок вызова сотрудника следует прописать в соглашении или ЛНА.
Обратите внимание: от постоянного сотрудника на дистанционном режиме нельзя требовать личного визита в офис, например, для подписания ЛНА. Законом это не предусмотрено, заключает Роструд на своем официальном сайте: https://онлайнинспекция.рф/questions/view/154500.
Допник о переводе на дистанционую работу может быть заключен сторонами без непосредственного взаимодействия. Для этого нужно обменяться электронными документами, подписанными усиленными ЭЦП. Работодателю в этом случае обязательно надо использовать квалифицированную подпись, для сотрудника достаточно неквалифицированной (ст. 312.2., 312.3 ТК РФ).
Если работник затем захочет обзавестись бумажным экземпляром допсоглашения, он может написать заявление. Работодатель должен отправить документ на материальном носителе в течение трех дней, следующих за получением соответствующего требования.
Допником о переводе на удаленку целесообразно предусмотреть следующие моменты:
— форму, в которой будут решаться между сторонами рабочие вопросы, включая ознакомление с ЛНА, приказами, представление объяснений, сдачи работ и отчетов то ней. Способ должен обеспечивать возможность фиксировать факт получения сообщений. При использовании обмена электронными документами нужно установить виды ЭЦП, которыми их необходимо подписывать;
— сроки подтверждения получения электронных документов или сообщений о получении сведений от другой стороны;
— периодичность представления отчетов о работе. Если работодатель не включит в допсоглашение соответствующих условий (и при этом они не будут установлены ЛНА или колдоговором или основным соглашением о трудоустройстве), требовать отчеты с произвольной частотой он будет не вправе (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/153952);
— при необходимости — режим работы дистанционного работника. В отсутствие договоренностей по этому поводу время исполнения обязанностей сотрудник будет определять самостоятельно;
— правила предоставления отпуска постоянному дистанционному работнику. Отдых временно переведенного на удаленку предоставляется в порядке норм ТК РФ ( ст. 312.4 ТК РФ). При этом Роструд в письме от 14.05.
2021 № ПГ/12255-6-1 отмечает, что удаленщиков, работающих как временно, так и постоянно, следует включать в график отпусков, поскольку условия их работы в первую очередь должны подчиняться требованиям ТК РФ;
Дополнительное соглашение о дистанционной работе в связи с коронавирусом
По рекомендации Минтруда РФ в связи с угрозой заражения COVID-19 многие работодатели переводят своих сотрудников на удаленный режим труда. Важно правильно оформить перевод документально, в частности составить приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописываются условия перехода на дистанционную работу на период распространения коронавируса.
Доп соглашение и приказ — это два обязательных документа, которые нужно оформить прежде, чем отправить сотрудника работать удаленно из дома — пошаговая процедура перевода на удаленку в связи с коронавирусной инфекцией.
Рекомендуем прочитать: Действия работника при незаконном увольнении во время коронавируса?
Нужно ли составлять дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе на удаленку?
Да, оформление доп соглашение для перевода на удаленку по причине коронавируса обязательно.
Трудовой договор содержит условия труда работника, а также его рабочее место, где он исполняет свои трудовые обязанности. Если сотрудник будет работать из дома, не выходя на стационарное место труда на территории работодателя, то условия действующего договора нужно изменить.
Не следует расторгать текущий трудовой договор и заключать новый. Следует составить дополнительное соглашение, в котором будет обозначен новый режим труда на временный период распространения коронавируса.
Обязательными документами для перевода персонала на дистанционный режим являются:
Образцы заявления и приказа можно скачать по указанным ссылкам, ниже приведена примерная форма дополнительного соглашения.
Содержание доп соглашения о дистанционной работе в связи с коронавирусом
Рекомендации по оформлению дополнительного соглашения, меняющего режим работы на дистанционный, изложил Минтруд РФ.
В трудовом договоре содержится условие о том, что работник выполняет должностные обязанности на определенном рабочем месте и указывается адрес его местонахождения. Если рабочее место переносится с территории работодателя домой к работнику, то это нужно обязательно отразить в допсоглашении.
Соглашение является двусторонним и должно содержать указание на номер и дату трудового договора, в дополнение к которому заключается. Также нужно указать дату его составления и населенный пункт. Обязательно указываются реквизиты двух лиц, между которыми достигается согласованность об удаленном труда в период действия коронавируса.
В содержание данного документа нужно включить следующие положения:
- Фраза о том, что работник будет выполнять свои обязанности удаленно, на дому и приводится адрес, по которому человек будет трудиться — место жительства.
- Режим работы — оговаривается трудовое время, перерывы.
- Правила, в соответствии с которыми будут обеспечены безопасные условия трудовой деятельности и охрана труда, при необходимости проводится внеплановый инструктаж с персоналом.
- Порядок взаимосвязи с работником, условия электронного документооборота, способы связи с человеком — интернет, электронная почта, скайп, телефон.
- Условия предоставления сотруднику необходимых средств для работы — компьютера, телефона, принтера, иной техники и оборудования, которые позволят работать в соответствии с обязанностями, возложенными на должность.
- Правила выдачи рабочих заданий удаленному сотруднику, порядок их проверки и контроль работы.
- Порядок оплаты труда на период дистанционного труда из-за коронавируса — размер зарплаты не должен меняться из-за того, что сменилось место работы, необходимо сохранить порядок начисления заработной платы, выплачивать ее в те же сроки, что было ранее, оплата труда производится пропорционально времени удаленной работы.
Составленное дополнительное соглашение должен подписать руководитель организации и работник, который переводится на дистанционный труд на время угрозы распространения коронавируса (COVID-19).
Необходимо также указать временной промежуток, на протяжении которого будут действовать изменения. Следует указать, что по истечении определенного срока сотрудник вновь переводится на свое рабочее место.
Скачать образец
Скачать образец доп соглашения о дистанционной работе на период коронавируса.
Образец доп соглашения о переводе на дистанционную работу в 2021 и 2021 году
Нормы, регулирующие дистанционное выполнение должностных обязанностей в РФ, предусмотрены в главе 49.1 ТК РФ. Но ею чаще пользуются, когда только оформляют трудовые отношения.
А как применять, если необходимо пересмотреть условия трудового договора и заключить дополнительное соглашение о переходе на дистанционную работу, мало кто представляет.
Сложностей не возникнет, если понимать некоторые нюансы.
Перевод возможен в двух случаях:
- по инициативе работника;
- по предложению работодателя.
Сотрудник вправе подать письменное заявление, составленное в свободной форме, на имя руководителя с просьбой разрешить трудиться удаленно.
Если работодатель согласен, он оформляет дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу к трудовому договору, издает приказ о переводе сотрудника на удаленную работу, и человек начинает трудиться, не приходя в помещения организации.
Инициатором изменения условий трудового соглашения может выступить и работодатель, если, к примеру, появились соответствующие рекомендации государственных органов о переводе сотрудников на удаленный формат, как это произошло в случае с карантином по коронавирусу. В ТК РФ заявлено, что о смене условий труда работодатель обязан уведомить не менее чем за 2 месяца.
ВАЖНО!
Перевод возможен только при обоюдном согласии сторон. Если работники против, их нельзя заставить работать из дома. Придется сохранить все условия договоров без изменений. С другой стороны, пока контролирующие органы рекомендуют перевести персонал на удаленку, и если работодатель не в состоянии это сделать, останавливать производственный процесс чиновники не станут.
Когда стороны договорились, работодатель издает приказ о переводе всех (или части) сотрудников на удаленку. Это не должно повлиять на уровень оплаты, если только трудовая функция не изменилась.
Подробнее: Как составить уведомление об изменении условии трудового договора
Нужно ли дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе на дистанционную работу?
Переход персонала на удаленную работу обязательно подлежит документальному оформлению:
- Сотрудник должен подтвердить готовность к выполнению трудовых функций в домашних условиях, предоставив своему работодателю надлежащее заявление или письменное согласие — образец заявления об удаленку в период коронавируса.
- Получив от работника такое подтверждение, руководитель организации должен издать соответствующий приказ, утверждающий заявленный переход — образец приказа о переводе на удаленный режим из-за коронавируса.
- После этого директор фирмы (учреждения) заключает с сотрудником дополнительное соглашение, которое оформляется в качестве неотъемлемого приложения к уже действующему трудовому договору. Оно четко регламентирует дистанционнаую занятость физлица у данного работодателя.
Руководитель предприятия не должен отправлять своего наемного сотрудника на удаленную занятость без соответствующего приказа и дополнительного письменного соглашения к уже существующему трудовому договору.
Необходимость заключения доп соглашения при переходе на дистанционный режим работы оговорена нормами статьи 72 Трудового кодекса РФ. Речь идет о корректировке ранее согласованных условий работы, закрепленных действующим трудовым договором. В данном случае меняется рабочее место физического лица – теперь оно находится за пределами стационарного места (адреса) дислокации его работодателя.
Новый режим труда гражданина, продолжающего работать в рамках конкретной организации, регламентируется содержанием дополнительного письменного соглашения, оформляемого без перезаключения базового трудового договора.
Не нужно расторгать действующий трудовой договор и заключать новые, необходимо прописать новые условия в допсолашении.
Временный характер дистанционной работы – на период вероятного распространения коронавируса – также необходимо оговорить этим допсоглашением. При этом должны соблюдаться правила и требования главы 49.1 ТК, то есть статьи 312.1-312.5 ТК, нормативно регулирующие удаленную занятость.
Содержание доп соглашения на удаленный режим из-за коронавируса
Форма дополнительного письменного соглашения, регламентирующего удаленную (надомную) занятость сотрудника предприятия на время вспышки коронавиурса, является свободной. При составлении этого документа, однако, нужно руководствоваться рекомендациями Минтруда РФ, а также вышеупомянутыми нормами главы 49.1 ТК.
Факт изменения режима труда и новые условия работы, действительные во время угрозы короновируса, оформляются сторонами в соответствии с требованиями статей 72 и 72.2 главы 12 ТК.
Двустороннее соглашение о переходе со стационарного места работы на дистанционное включает такие сведения:
- Реквизиты базового трудового договора, непосредственно дополняемого новыми условиями. Нужно указать дату его составления, а также регистрационный номер.
- Дата оформления, порядковый номер самого соглашения. Подчеркивается, что оно является приложением к базовому трудовому договору, упомянутому выше.
- Населенный пункт (город).
- Общие сведения о предприятии работодателе (название, юридический адрес, фактическое местонахождение, регистрационные коды, прочие реквизиты).
- Данные руководителя фирмы (учреждения) – представителя работодателя, выступающего подписантом документа. Нужно указать его ФИО, название занимаемой должности.
- Данные сотрудника, переходящего на удаленный режим в связи с коронавирусом и, соответственно, являющегося подписантом этого документа. Указываются его ФИО, должность, а также паспортные сведения.
- Реквизиты распоряжения (приказа) работодателя, официально утвердившего перевод физлица на удаленную работу из-за коронавриуса.
- Констатация временного перехода сотрудника подписанта на дистанционный рабочий режим на период угрозы коронавируса. При этом указывается адрес проживания (нахождения) физлица, являющийся его новым рабочим местом.
- Срок действия данного соглашения (дата начала, дата окончания), то есть общий период надомной занятости работника. Он может соответствовать предполагаемому сроку существования угрозы короновируса. Следует указать, что по истечении конкретного времени данный гражданин возвращается на свое первоначальное (стационарное) место работы.
- Режим надомного труда – время начала и завершения рабочего дня, перерывы, предусмотренные выходные.
- Правила обеспечения безопасности удаленной работы.
- Коммуникации между работодателем и наемным сотрудником (информационное взаимодействие, связь, документооборот). Например, e-mail, телефон, онлайн-мессенджеры.
- Техническое оснащение дистанционного рабочего места (условия обеспечения удаленного сотрудника персональным компьютером, интернет-подключением, средствами связи, иными необходимыми устройствами).
- Передача сотруднику рабочих заданий, проверка и контроль их надлежащего выполнения, предоставление работодателю готовых результатов. Описывается предусмотренный регламент (порядок).
- Оплата труда. Нужно четко обозначить систему вознаграждения, применяемую во время действия данного соглашения в периоду угрозы вируса COVID-19 (коронавируса), а также порядок совершения выплат. Указываются суммы зарплаты, правила её исчисления (начисления), сроки выдачи. Важное условие – наемный сотрудник не должен пострадать из-за перехода на удаленную занятость.
- Расшифрованные подписи сторон – директора фирмы и работника.
Документы оформляется в двух равнозначных (одинаковых) экземплярах. Один – для работодателя. Второй – для самого гражданина, вынужденного трудиться удаленно.
.
Загрузка...
