Как арендовать личный автомобиль сотрудника

Арендодатель передает имущество арендатору во временное владение и пользование или во временное пользование. Сделку оформляют договором аренды, в котором предусмотрено вознаграждение арендодателю (ст. 606 ГК РФ). «Бесплатный» аналог аренды — договор ссуды (гл. 36 ГК РФ, ст. 689 ГК РФ). Вид договора влияет на особенности налогообложения.

Арендные отношения всегда регулируются ГК РФ и договором аренды. Даже если арендодатель — штатный работник организации.

Используя имущество сотрудника в производственных целях, компания может выбрать один из трех вариантов:

  • заключить с ним договор аренды и выплачивать арендные платежи;
  • оформить договор ссуды;
  • оформить документы для компенсационных выплат.

В зависимости от того, что именно организация арендовала у сотрудника, возможны разные варианты отражения операций в учете и разные налоговые последствия. В статье рассмотрим следующие аспекты:

Аренда транспортных средств у сотрудника

Плату сотруднику за аренду у него автомобиля можно оформить договором аренды, но если он согласен отдать машину во временное пользование бесплатно, оформляется договор ссуды. Еще один вариант — оформить компенсационные выплаты за использование личного автомобиля сотрудника для работы.

Договор аренды

Договор аренды транспортного средства (ТС) может быть заключен с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (с экипажем) или без таких услуг (без экипажа). 

При аренде ТС договор должен быть заключен в письменной форме, но госрегистрации он не подлежит.

Аренда без экипажа. Арендатор при расчете налога на прибыль включает в расходы арендную плату в полном объеме (пп. 10 п.1 ст. 264 НК РФ). Также он может учесть в размере фактических затрат расходы на:

  • текущий и капитальный ремонт (п. 1, 2 ст. 260 НК РФ);
  • ГСМ (п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • страхование автотранспорта (ст. 263 НК РФ).

Расходы по эксплуатации по большей части несет арендатор. Но стороны могут прописать в договоре, кто и какие расходы на содержание транспорта возьмет на себя.

Арендатор обязан удерживать НДФЛ при перечислении арендной платы (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Он выступает налоговым агентом, так как арендодатель — физлицо, а арендная плата — его доход (ст. 209, пп. 4, 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). 

По договору аренды без экипажа арендные платежи не облагаются страховыми взносами, в том числе и от несчастных случаев (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ). 

Аренда с экипажем. Как и по договору аренды без экипажа, арендатор включает в расходы арендную плату в полном объеме, затраты на ГСМ, расходные материалы и вознаграждение водителю (письмо Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).

Расходы на страхование автотранспорта, текущий и капитальный ремонт оплачивает арендодатель (ст. 634 ГК РФ). 

Плату за аренду и за управление автомобилем в договоре нужно разделить, так как они облагаются по-разному:

  • арендная плата — только НДФЛ;
  • вознаграждение за управление машиной — НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

В бухучете операции по аренде транспортных средств отражаются так:

Проводка Значение
Дт 001 «Арендованные основные средства» Объект ОС принят к учету в оценке, установленной договором аренды
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кт 73 (76) Отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по договору ГПХ)
Дт 73 (76) Кт 68 Удержан НДФЛ с арендной платы
Дт 73 (76) Кт 50 (51) Выплачена арендная плата за минусом НДФЛ
Дт 68 Кт 51 Перечислен НДФЛ в бюджет
Кт 001 Возврат объекта ТС по стоимости учета

Счета учета затрат организация выбирает самостоятельно исходя из того, связаны расходы по аренде ТС с основным производственным процессом или их можно отнести на общехозяйственные затраты, прямые это или косвенные затраты.

Договор ссуды

Договор ссуды не предусматривает выплат сотруднику за использование ТС, поэтому у организации возникает внереализационный доход в сумме рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля (пп. 8 п. 2 ст. 250 НК РФ, письмо Минфина от 27.08.2019 № 03-03-07/65526). Рыночную стоимость нужно подтвердить документально (ст. 105.3 НК РФ).

В целях налогообложения прибыли внереализационный доход признается ежемесячно в течение всего срока использования имущества. 

Арендатор обязан проводить текущий и капитальный ремонт автомобиля и нести все расходы на его содержание (ст. 695 ГК РФ). Эти затраты, подтвержденные документами, можно включать в расходы при расчете налога на прибыль.

Аренда недвижимости у сотрудника

Договор аренды недвижимости нужно заключать в письменном виде. Госрегистрация не нужна, если срок действия менее года.

Арендовать у сотрудника можно нежилые помещения (гараж, склад, апартаменты и т.п.) или жилые — например, для размещения иностранных специалистов, работников из других городов или с разъездным характером работы.

При расчете налога на прибыль организация включает в расходы арендную плату в полном объеме (пп. 10 п.1 ст. 264 НК РФ) и коммунальные платежи в размере фактических выплат (п.1 ст. 264 НК РФ). 

Перечисляя арендную плату, арендатор удерживает НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ) и уплачивает его по месту своего нахождения. Если арендодатель зарегистрирован как ИП, он сам будет начислять и уплачивать налог на доходы. Коммунальные услуги организация-арендатор оплачивает на основании копий счетов коммунальных служб, НДФЛ с этой суммы не удерживается.

Арендная плата и компенсация оплаты коммунальных услуг не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

На это у Минфина есть две точки зрения:

  1. Нельзя, так как гражданское и жилищное законодательство не разрешает использовать жилые помещения для целей, не связанных с проживанием (ст. 168 ГК РФ, письма Минфина от 29.09.2014 № 03-03-06/1/48504, от 28.03.2017 № 03-11-11/17851). 
  2. Можно, если жилое помещение используется для реальной предпринимательской деятельности, а расходы экономически оправданы и документально подтверждены (письмо Минфина от 18.10.2005 № 03-03-04/1/285, постановления ФАС МО от 27.07.2009 по делу № А41-19766/08, от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 по делу № А40-125078/09-126-900).

Компенсации за использование имущества работника

Аренда подразумевает, что арендодатель передает личное имущество арендатору. Но иногда сотрудник сам использует личный автомобиль, телефон, ноутбук и другое имущество для работы. Если это происходит с согласия и в интересах работодателя, сотруднику полагается компенсация, которая складывается из двух составляющих (ст. 164, 188 ТК РФ):

  • компенсации за сам факт использования имущества сотрудника;
  • возмещения расходов, связанных с эксплуатацией. 

Компенсации относятся к прочим расходам. Чтобы учесть их, нужно:

  1. Получить согласие работника на использование принадлежащего ему имущества в интересах работодателя; 
  2. Получить от работника заявление о выплате компенсации;
  3. Определить размер компенсации и расходов, зафиксировать их в письменном соглашении; 
  4. Издать приказ о выплате компенсации и возмещении дополнительных расходов;
  5. Хранить документы, которые подтверждают право собственности сотрудника или право владения имуществом;
  6. Собирать документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции, копии договора на услуги связи и т.д.). 

На УСН «доходы минус расходы» компенсации за использование имущества (кроме автомобиля и мотоцикла) нельзя учесть в расходах, так как они не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Аналогично с возмещением эксплуатационных расходов. В этом случае лучше заключать договор аренды.

Компенсации за использование автомобиля можно учесть для целей расчета налога на прибыль и единого налога по УСН только в пределах норм (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц;
  • для мотоциклов — 600 рублей в месяц.

В сумму компенсации входят затраты на ГСМ и на техническое обслуживание (подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 23.03.2018 №03-03-06/1/18366, определение ВС от 06.05.2020 №307-ЭС20-5919). 

Остальных компенсаций эти правила не касаются — на ОСНО их можно учитывать в тех размерах, которые предусмотрены трудовым договором, допсоглашением, приказом.

Размер компенсации

Размер компенсации должен быть обоснован. Если она слишком большая, налоговая может прийти к выводу, что это скрытая оплата труда и организация уклоняется от уплаты налогов.

Чтобы не сталкиваться с претензиями проверяющих, размер компенсации следует определять исходя из срока полезного использования имущества и нормы амортизации (письмо Минфина от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72). Так как имущество используется не только для работы, но и в личных целях, нужно дополнительно рассчитать рабочее время.

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств — от двух до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие»).

Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации включаем только рабочее время. Например, в апреле рабочее время составляет 24 % от общего времени (175 раб. часов / (30 календарных дней × 24 часа) = 24 %).

В мае — 18 % от общего времени (135 раб. часов / (31 календарный день × 24 часа) = 18 %).

Компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 рублей составит:

  • в апреле — 373,33 рубля (56 000 / 36 месяцев × 24 %),
  • в мае — 280,00 рублей (56 000 / 36 месяцев × 18 %). 

НДФЛ и страховые взносы с компенсации

НДФЛ и страховые взносы по компенсационным выплатам, предусмотренным соглашением сторон трудового договора, не начисляются (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). 

В 6-НДФЛ их показывать не нужно (письма ФНС РФ от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@), но с РСВ ситуация другая. Компенсации за использование имущества отражаются в расчете:

  • по строкам 030 подраздела 1.1 (по страховым взносам на ОПС) и подраздела 1.2 (по страховым взносам на ОМС) Приложения 1 к Разделу 1;
  • по строке 020 Приложения 2 (по страховым взносам на ВНиМ) к Разделу 1;
  • по строке 140 подраздела 3.2.1 Раздела 3;
  • по строке 150 подраздела 3.2.1 Раздела 3 должна показываться база для исчисления страховых взносов на ОПС по работнику за вычетом упомянутых компенсационных выплат.

Риски в договорах аренды

ФНС внимательно следит за тем, чтобы компании не нарушали налоговое законодательство. Особенно тщательно проверяют договоры, заключенные между взаимозависимыми лицами.

Арендодатель — руководитель

Если организация арендует имущество своего руководителя, то он может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора (п. 3, ст. 182 ГК РФ).

Читайте также:  Когда траты на турпутевки для сотрудников нельзя учесть?

С особой тщательностью нужно подготовить все подтверждающие документы. Не стоит устанавливать арендную плату или компенсационную выплату выше зарплаты. 

Органы ФНС сравнивают арендную плату в договоре с рыночной. Если стоимость аренды больше, налоговая пытается оспорить в суде правомерность отнесения арендной платы на расходы и доначислить налоги. Это касается аренды и у физлиц, и у компаний:

Переквалификация деятельности физлица в предпринимательскую

Если сотрудник получает регулярный доход от определенной деятельности, стоит проверить, не подпадает ли она под критерии предпринимательской, чтобы избежать взыскания налоговой недоимки (письмо ФНС РФ от 07.05.2019 № СА-4-7/8614@).

Налоговая может переквалифицировать деятельность физлица, если есть признаки, что это предпринимательская деятельность. В их числе:

  • приобретаемое имущество не предназначено для использования в личных целях; 
  • есть доказательства систематического получения прибыли; 
  • реализованное имущество ранее использовалось в предпринимательских целях; 
  • устойчивые связи с продавцами, покупателями, прочими контрагентами. 

Если физлицо передает в аренду имущество, которое ранее приобрело для личного пользования, то речь не идет о предпринимательской деятельности. 

В качестве доказательств предпринимательской деятельности могут быть рассмотрены показания лиц, оплативших товары, работу, услуги, расписки в получении денежных средств, выписки из банковских счетов, размещение рекламных объявлений, выставление образцов товаров в местах продажи, закупка товаров и материалов, заключение договоров аренды помещений и пр.

Если сотрудник регулярно получает доходы от деятельности, то на него будет распространяться режим налогообложения для ИП. При этом налоговый орган имеет право доначислить НДС, предусмотренный для ОСНО, за последние три года, предшествующих принятию решения о проведении выездной налоговой проверки.

Материал подготовила Елена Романова, копирайтер

Как арендовать личный автомобиль сотрудника

Авто в организации появляется разными путями: его покупают, арендуют или используют транспорт сотрудников, выплачивая компенсацию. Независимо от варианта, расходы на содержание и требования к документам почти аналогичны.

Аренда или компенсация?

Как правило, если используется личный транспорт сотрудников, то заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсации за использование имущества в рабочих целях или договор аренды.

Целесообразно выбрать аренду, если:

  • Автомобиль постоянно должен находиться в распоряжении работодателя.
  • Авто используют как владелец, так и другие сотрудники.
  • Все расходы по содержанию собирается полностью нести работодатель.

Компенсацию логичнее установить в случае, когда:

  • Транспорт нужен только в рабочее время, возможно, даже не ежедневно, а в остальное им пользуется сотрудник по собственному усмотрению.
  • Машину водит владелец.
  • Компания хочет оплачивать работнику определенную сумму, не заморачиваясь с чеками на ГСМ, запчасти и прочее.

Что касается расходов при компенсации, тут существует два подхода. Первый – все затраты по обслуживанию от ГСМ до ремонта включены в компенсацию. Второй – компенсация лишь возмещает износ имущества, а вот текущие расходы полагается оплачивать (компенсировать) отдельно.

Первого подхода в основном придерживаются проверяющие из налоговой инспекции и фондов. Хотя Трудовой кодекс в статье 188 говорит, что работнику выплачивается компенсация за амортизацию имущества, а также возмещаются расходы по его использованию.

Не хотите споров с инспекцией – в соглашении укажите, что сумма компенсации включает все возможные затраты. Готовы поддержать противоположную позицию, в том числе документально – придется вести строгий учет и собирать необходимые документы.

Не проще ли купить?

Чем аренда или компенсация лучше покупки собственного автомобиля? В первую очередь добавится транспортный налог.

К тому же приобретение дорогостоящее и относится к основным средствам, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском.

Потребуется завести карточку, вести учет ремонта, модернизации, решать вопрос с утилизацией изношенных запчастей и шин, чего можно постараться избежать в других случаях.

Есть определенные сложности и при продаже подобного ОС на УСН. При сроке службы ОС менее 15 лет и продаже авто ранее 3 лет с момента учета расходов на его приобретение организации придется восстановить сумму, на которую налогоплательщик уменьшил базу по налогу ранее. Это следует из п. 3 статьи 346.16 НК.

Кстати! Автомобили относят к III, IV или V амортизационной группе, срок их полезного использования не превышает 10 лет.

Упрощенцы не амортизируют ОС в общепринятом смысле, а списывают стоимость в затраты равными долями в налоговом периоде приобретения. При восстановлении придется уплатить налог и даже пени по нему, что выльется в весомую сумму.

Оформляем договор

Основное правило в случае аренды транспорта – можно арендовать его только у собственника. Договор может заключить и доверенное лицо (действующее от имени собственника), но если речь о сотруднике, то такие сложности ни к чему.

Главное, чтобы в тексте обязательно присутствовали:

  1. Данные об автомобиле. Уместно указывать марку, VIN, государственный номер, цвет кузова и комплектацию (например, прилагается прицеп, запасное колесо, тент и т.п.).
  2. Подтверждение права собственности арендодателя. Нужны данные свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС. Можно также указать сведения о страховом полисе ОСАГО.
  3. Реквизиты доверенности, на основании которой действует посредник.
  4. Период, на который передается авто.
  5. Сумма платы. Оговорите, что именно входит в состав оплаты, поскольку договор может заключаться как с условием предоставления услуг экипажа (водителя), так и без них. Также можно включать или не включать в оплату ремонт, ГСМ и прочие расходы.

Не обязательно, но желательно добавить и такие пункты:

  1. Состояние. Возможно, стоит провести диагностику, чтобы в дальнейшем арендодатель не предъявил претензий к состоянию имущества. Состояние можно описать в акте приемки-передачи.
  2. Наличие обременений. Например, залог в банке по кредиту, брачный контракт, запрещающий передачу в аренду совместного имущества без разрешения второго супруга и т.п.
  3. Использование авто. Например, работодатель хочет, в том числе, перевозить на машине сотрудников к месту работы, которое находится в отдаленной, труднодоступной местности с бездорожьем. Сотрудник-арендодатель, не согласный с этим, указывает условие об эксплуатации автомобиля только в городских условиях.
  4. Возможность субаренды. Без согласия собственника-арендодателя передавать машину другому физическому или юридическому лицу в субаренду запрещено.
  5. Возможные изменения. Пункт касается обычно крупных ремонтов, перекраски, нанесения фирменных знаков, логотипов и других серьезных изменений.
  6. Ответственность за утилизацию. Запасные части и шины, имевшиеся изначально, — собственность арендодателя. Если отвечает за утиль арендатор, то у него появляется обязанность заключить договор со специализированной компанией, отвечающей за утилизацию или переработку, потому что просто кинуть в мусорку детали и тем более резину нельзя. Можно сдать часть деталей на металлолом (получив подтверждающие документы).

Наконец, составляется акт приемки-передачи, и прикладываются к документам копии ПТС, свидетельства о регистрации, полиса и других, по необходимости.

Обратите внимание! На сайте представлен бланк акта передачи при купле-продаже, аналогично оформляется арендный акт.

Заключая сделку, помните: хотя сотрудник по отношению к организации не является взаимозависимым лицом с точки зрения Налогового кодекса, это не значит, что инспекторы не будут обращать внимания на сделку.

Сумма обязательно должна отражать реальные рыночные цены. Конечно, найдутся причины снизить или повысить размер арендной платы, по сравнению со среднерыночной: год выпуска, проведенный апгрейд, комплектация и т.

д.

Сотрудник едет в отпуск: прерывать договор?

Еще одна нетривиальная ситуация: работник собрался ехать в отпуск и хочет совершить поездку на своем авто. Что делать в таком случае? Достаточно составить соглашение о том, что на время отпуска машина передается по акту приемки-передачи, а затем снова возвращается организации в пользование. При этом за период отпуска, конечно, не начисляется аренда.

Учет расходов на арендованный автомобиль

По умолчанию в соответствии с ГК РФ издержки несет арендодатель, если договор включает услуги экипажа, и арендатор, если не включает.

Управление

Если обязанности водителя выполняет сам работник-арендодатель и есть условие об экипаже, то часть арендной платы, предназначенную для оплаты услуг, необходимо выделить обособленно. Плата за вождение облагается не только НДФЛ, но и взносами (кроме взносов в ФСС). Не выделяя часть аренды, организация рискует при проверке получить начисление взносов на всю сумму.

Редкая, но встречающаяся ситуация: заключается договор аренды с экипажем, но управляет автомобилем не сам работник, а третье лицо, нанятое им. Нужно ли платить НДФЛ и взносы за третье лицо? Ответ – нет.

Поскольку соглашение подписано с конкретным человеком, то по отношению именно к нему вы являетесь налоговым агентом.

В свою очередь он является налоговым агентом по НДФЛ для своего работника, и для вас их расчеты между собой не представляют интереса. Аналогичен подход и по взносам.

Не имеет значения, кому вы переводите часть оплаты за вождение – самому арендодателю (предпочтительнее) или его наемнику. Главное, обговорить этот момент в договоре. Сотрудник может подать письмо с просьбой часть оплаты переводить на указанное лицо.

Читайте также:  Льготный кредит под 7% годовых для граждан на НПД и субъектов МСП

Почему такой вариант кажется запутанным: надо много всего расписывать, чтобы точно была понятна суть перевода – это просто аренда или оплата услуг по вождению. Слишком заморочено. Не говоря уже о вездесущей налоговой инспекции, которая запросто может попросить выписки со счета и поинтересоваться, почему перечисления физическому лицу есть, а отчетов на него нет.

Ремонт и обслуживание

Это может быть текущая замена фильтра или поломанной детали, переустановка шин (зимние/летние), покраска, мойка и т.д. Сюда же относим капитальный ремонт. Выше мы уже обсудили, кто в каком случае несет расходы. Затраты сотрудника нам неинтересны, а об учете у организации-арендатора давайте поговорим.

Обратите внимание! Проводки по ремонту арендованного авто с подробной информацией найдутся в отдельной теме на сайте.

Если к проведению работ привлекается сторонняя компания, стоит уточнить, нет ли ограничений насчет сервиса.

Бывает, что при покупке нового автомобиля владелец обязуется использовать услуги авторизованного сервисного центра, благодаря чему получает дополнительные скидки и бесплатное обслуживание.

Направляя машину в другую мастерскую, можно подвести арендодателя и лишить его определенных льгот и гарантии.

Подобные детали прописываются в договоре. Можно указать использовать какие запчасти разрешено, оригинальные или аналоги тоже. Понятно, что всего предусмотреть не удастся, но перестраховаться от претензий точно не помешает.

Что касается капитального ремонта. Обычно к нему относится замена двигателя, частично или полностью кузова, дверей, сидений и других крупных частей. Двигатель – номерной агрегат. Раньше просто провести замену было нельзя, требовалась регистрация изменений, потому что номер на новом двигателе был другим.

С 2018 года, согласно п. 17 раздела I «Общие положения» правил государственной регистрации автомототранспортных средств, утвержденных Приказом МВД России от 26.06.2018 № 399, если происходит замена на аналогичный агрегат, то внести изменения в базу можно при совершении регистрационных действий в ГИБДД (например, при последующей продаже).

Кстати! Не запрещено провести изменения в текущем порядке, но лучше уточнить отношение к новшеству в своей дорожной инспекции, на местах закон понимается не равнозначно.

Что делать, если арендодатель обязан проводить ремонт, но не делает этого? Это нарушение договора, и действовать надо сообразно с ним и конкретной ситуацией:

  • проводить ремонт самостоятельно и требовать учесть затраты в счет аренды;
  • за время, пока авто не эксплуатируется по причине поломки, не начислять арендную плату (о простое необходимо известить арендодателя);
  • обращаться в суд.

Если сотрудник согласен на зачет расходов, понесенных арендатором, в счет оплаты, то доход у работника возникнет на дату такого соглашения. Удержать НДФЛ можно только при следующем перечислении дохода.

В общем случае ремонт, произведенный арендатором в соответствии с обязательствами по договору, — это текущие затраты, они включаются в расходы как по налогу на прибыль, так и при расчете базы для налогообложения на УСН. Главное, чтобы было документальное подтверждение (акты, накладные, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, авансовые отчеты и прочие).

Модернизация: разбираемся, кто ведет учет и получает доход

Исключение из ремонта – модернизация, т.е.

обновление авто, в результате которого приобретаются новые характеристики или качественно улучшаются старые; и реконструкция – внесение технологических изменений, влияющих на предназначение автомобиля или кардинально меняющие его конструкцию. Например, простая замена одного двигателя на другой аналогичный — это ремонт, несмотря на стоимость агрегата. Установка двигателя большей мощности – модернизация.

Кстати! Согласие от арендодателя на произведение улучшений должно быть дано в письменной форме, иначе при возникновении конфликтной ситуации подтвердить факт его получения будет сложно.

Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.

  1. Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.
  2. Проведенные улучшения отражаются в учете арендатора как неотделимые или отделимые в зависимости от вида работ и результата.

    Когда автомобиль возвращается к владельцу, последний обязан возместить расходы на неотделимые улучшения. Но может этого не делать, если стороны договорятся о безвозмездной передаче. Если проведены отделимые улучшения, то их организация вправе оставить себе.

    В то время, пока машина находится у арендатора, улучшения рассматриваются как отдельный особый объект ОС и амортизируются в налоговом учете, несмотря на стоимость и срок полезного использования (СПИ) – п.

    1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость.

    Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.

    Обратите внимание! В 2018 году принят новый стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», использовать его можно по желанию. Обязательным стандарт станет с отчетности 2022 года.

  3. Арендатор провел работы, не согласовав их. В этом случае арендодатель вправе отказаться возмещать подобные затраты, даже если речь идет о неотделимых улучшениях. В таком случае при возвращении авто считается, что улучшения передаются безвозмездно. Отделимые улучшения арендатор оставляет себе, договаривается о возмещении с владельцем или дарит.
  4. Улучшения произвел арендодатель. Если это не повлияло на технические характеристики и не имеет значения, то продолжается обычная эксплуатация, при необходимости делается дополнительное соглашение с указанием новых характеристик и акт приемки-передачи.

Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.

Страховка

За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.

Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.

ГСМ: топливо и путевые листы

Запомните правило: каким бы образом ни появился у компании автомобиль, как и кем бы он ни эксплуатировался, платится за него арендная плата или компенсация – нужно составлять путевые листы. Да, всегда. Это единственные документы, которые безоговорочно подтверждают служебный характер поездок, маршрут и километраж (он нужен для расчета расхода топлива).

Унифицированные бланки не обязательны, большинство организаций вправе использовать разработанные самостоятельно формы, главное, утвердить их в составе учетной политики.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:

  • Наименование и номер.
  • Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
  • Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
  • Данные водителя (ФИО, медосмотр).
  • Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
  • Показания одометра (пройденный километраж).
  • Даты выезда/въезда на парковку.
  • Сведения о предрейсовом ТО.

Покупка топлива может осуществляться подотчетными лицами на автозаправках за наличные и по картам, по специальным топливным картам по безналичному расчету. Топливные карты должны учитываться в разрезе работников, которые их используют.

Организация вправе устанавливать на автомобили навигационное оборудование с GPS, сообщающее местоположение машины во время работы. Такие меры позволяют избежать обмана и так называемых «левых» поездок водителей, когда те берут дополнительный или попутный груз без согласования с руководством.

Для контроля используются регистраторы, ведущие запись передвижения. Они же обеспечивают восстановление картины происшествия после ДТП и вычисление виновных лиц.

Работников стоит предупредить о ведении записи и передачи данных. Во-первых, это изначально дисциплинирует, и нарушения не допускаются уже потому, что ведется наблюдение. Во-вторых, видеозапись или отслеживание без соответствующего согласия работник в будущем может счесть нарушением личных прав, так что лучше перестраховаться.

Забалансовый учет

Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.

Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.

Читайте также:  Как опознать мошенника при трудоустройстве за рубеж

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст.

357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель.

при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель.

Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ.

В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы.

Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду.

Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

  • Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
  • Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
  • При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

  1. Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.
  2. При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:
  • Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
  • Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
  • Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
  • Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

А вот что касается учета расходов в целях налогообложения для компании, применяющей как общую, так и упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то в расходах можно учесть компенсацию только в пределах установленных нормативов.

На это указывают специалисты Минфина в письме от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296. Они ссылаются на нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН.

В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

Еще один момент осталось определить, нужно ли оформлять путевой лист:

  • если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
  • если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.

2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector