Как теперь нужно оформлять удаленную работу в компании

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

• как правильно оформить дистанционных работников;
• что нужно знать об электронном обмене документами;
• какие новые обязанности появятся у работодателей;
• в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.

3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части.

   Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

• работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

• Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
• Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:

• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

• Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
• Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
2. В локальном нормативном акте предусмотрите:

• какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
• порядок взаимодействия работника и работодателя;
• срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
• порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Курсы для кадровика. Онлайн-обучение

Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9 ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

• санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
• обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя.

   Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).

2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

Расписание вебинаров

• Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
• Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

• Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
• Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
• Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Скачать

Как оформить сотрудника на удалёнку

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Особенно в новых пандемических реалиях. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест.

Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города.

Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

На практике заключают разные договоры:

1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул.

А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно.

Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).

Проще с охраной труда.

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы.

Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель.

О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее.

Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления.

Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

• постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
• временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
• чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

• Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
• Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
• В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.

Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя.

В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием.

Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ.

Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан.

Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет. 

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.

Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника.

Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами.

Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.

4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Мы будем жить теперь по-новому. Все про удаленку: как сейчас, что изменят в ТК и какие ошибки вы могли допустить в оформлении

Для многих сотрудников удаленная работа — это мечта. Сидишь дома или на даче, или даже в другой стране и работаешь в свое удовольствие, сколько хочешь, когда хочешь… Так ли это?

Начнем с самого начала. Удаленка — это что?

Как утверждает Википедия, удалённая работа или работа на дому (также дистанционная работа, телеработа; подразумевается фриланс в случае отсутствия постоянного работодателя) — форма занятости, при которой работодатель и наёмный работник (или заказчик и исполнитель) находятся на значительном расстоянии друг от друга, передавая и получая техническое задание, результаты труда и оплату при помощи современных средств связи (изначально — факс, почтовые сообщения, в наши дни — преимущественно интернет).

В настоящее время Трудовой кодекс не содержит понятия «удаленная работа». Вместо этого законодатели предлагают использовать для работы с сотрудниками вне офиса положения ТК РФ о дистанционной и надомной работе.

Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают (ст. 310 гл.49 ТК РФ).

Таким образом, работа на дому — это выполнение сотрудниками компании («надомники») своих обязанностей по месту жительства или в других помещениях по их выбору, но не в офисных или производственных помещениях работодателя. Такие разъяснения, например, были даны по делу N 33-1459-2011, кассационное определение Мурманского областного суда от 25 мая 2011 г.

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» (ч. 1 ст. 312.1 гл. 49.1 Трудового Кодекса РФ).

Надомники по общему правилу — это производственники. Продукт их труда имеет вещественную форму. А удаленный сотрудник в результате своей работы такой формы может не иметь, работа не обязательно связана с производством.

Глава 49.1 ТК РФ действует давно, с 2013 года, она сложна в применении, поэтому не пользуется популярностью у работодателей.

По данным Росстата в 2019 году из 67,1 млн. занятых лишь 30 тысяч человек работали на основе трудового договора о выполнении работы на дому с использованием сети «Интернет» (дистанционная работа).

Пандемия коронавируса показала, что многие работодатели и их сотрудники не были готовы к быстрому реагированию на молниеносно изменяющиеся условия взаимодействия работников и работодателей. Успешно перевести сотрудников на «удаленку» удалось не всем компаниям. В частности, одним из препятствий перевода стало неурегулированные нормы трудового законодательства.

Работодатели действовали на свой страх и риск, уведомляя сотрудников о переводе по электронной почте, устно, пользуясь мессенджерами. Говорить о заключении соглашений с работниками и вовсе не приходилось. Многие сотрудники не были готовы к переходу на работу дома ни технически, ни психологически.

В конце апреля 2020 года Минтруд России выпустил рекомендательное письмо (№ 14-2/10/П-3710), в котором разделил виды занятости сотрудников на дистанционную, удаленную работу и работу на дому. При этом, для описания видов занятости про «надомников» и «дистанционщиков» чиновники ссылались на нормы Трудового кодекса, а вот при описании удаленной работы — нет.

Изменения ТК РФ в 2020 году

16 июня 2020 года в Государственную думу на рассмотрение был внесен законопроект № 973264-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы».

Изменения коснутся главы 49.1. «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Законодатели предлагают назвать ее «Особенности регулирования дистанционной и временной удаленной работы».

В законопроекте предлагают закрепить равенство понятий удаленная и дистанционная работа, добавить положения в ТК РФ о временной дистанционной (удаленной) занятости и усовершенствовать действующие положения статьи 49.1, исключив устаревшие нормы.

• Законодатели предлагают установить три вида занятости: дистанционную (удалённую), временную дистанционную (удалённую) и комбинированную (работа в офисе или на производстве в сочетании с работой из дома или другого места).
• В проекте федерального закона депутаты ГД также хотят скорректировать и нормы главы 49 «Особенности регулирования труда надомников», сделав их более прогрессивными в части регулирования надомного труда.
• Госдума будет рассматривать этот законопроект уже скоро, в июле 2020 года.

Перевод сотрудников на «удаленку». Особенности оформления

Для перехода на «удаленку» нужно сначала решить несколько организационных задач.

В первую очередь, это график работы сотрудников. Затем нужно решить вопрос о коммуникациях. Выберите способы общения с сотрудниками, обмена информацией и обратной связи — корпоративная почта или мессенджеры.

Переведите бухгалтерские программы в облачные сервисы. Вместе со специалистами в области ИТ продумайте защиту конфиденциальной информации и каналов связи.

Все зафиксируйте в трудовых договорах или дополнительных соглашениях к ним.

Условия трудового договора прописаны в ст.57 Трудового кодекса РФ.

Внесите в договор информацию о местонахождении сотрудника, измените формулировку о месте работы. Обычно достаточно того, что местонахождение сотрудник определяет самостоятельно.

При переходе на дистанционный режим перечитайте еще раз и подкорректируйте при необходимости должностную инструкцию.

Во избежание конфликтных ситуаций, в трудовом договоре или дополнительном соглашении пропишите режим рабочего времени. В противном случае в действие вступит ст. 312.4 ТК РФ, в которой прямо указано, что дистанционный сотрудник устанавливает режим работы и отдыха по своему усмотрению.

Заметим, что в соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является указание об условиях труда на рабочем месте. Вы не сможете прописать условия труда дистанционного сотрудника, но это не страшно, так как оценка условий труда для таких сотрудников не проводится.

Немаловажным является условие о документообороте. Способ обмена документами так же надо закрепить в трудовом договоре. При взаимодействии с дистанционным сотрудником возможен обмен документами с использованием электронной почты, средств сети Интернет или на бумаге.

Если сотрудник получает от компании оборудование в пользование, это условие так же необходимо прописать в трудовом договоре.

Условия расторжения трудового договора очень важны. Во избежание конфликтных ситуаций, пропишите — в каких случаях дистанционный сотрудник может быть уволен.

Трудовой договор может содержать и иные условия. Например, если сотрудник использует личное оборудование и средства связи и тратит собственные денежные средства для этой цели, то ему положена компенсация.

Влияние удаленной работы на трудовой стаж. Есть ли разница?

Удаленно вы работаете или нет, соблюдайте основное правило — официальное трудоустройство.

Трудоустройство дистанционного сотрудника происходит по общим правилам согласно нормам ст. 68 ТК РФ, с учетом нормы ст.49.1.

Полагаю, что опасения некоторых сотрудников вызваны тем, что согласно ст. 312.2 ТК РФ, сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться.

Запомним, основной документ для подтверждения трудового стажа сотрудника, работающего дистанционно — это трудовой договор. Если запись в трудовую книжку не вносится, то в условиях договора должно быть об этом написано (ч.6 ст.312.2).

Особенности оплаты труда при дистанционной работе

Порядок оплаты труда регулируется общими нормами ТК РФ (ст.133-158). Удаленные сотрудники имеют точно такие же права, как и сотрудники, постоянно работающие в офисе.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск, пособие по временной нетрудоспособности, учебный и дополнительный отпуск, а так же премиальные и другие поощрения, указанные в локальных документах работодателя сохраняются и за сотрудниками на «удаленке».

Вся информация об условиях оплаты труда вносится в трудовой договор с таким сотрудником.

Выгодна ли удаленка для сотрудников

Сегодня многим пришлось научиться работать в удаленном режиме. Кто-то смог быстро перестроиться и продолжить работать в том же режиме, что и раньше, а кому-то такая работа просто не подходит.

Кстати, для сотрудников экономическая выгода, на мой взгляд, очевидна. Почти все мои знакомые сказали, что достаточно серьезно сэкономили на транспортных расходах, да и на одежду и обувь стали тратить меньше. На питании, особенно если заказывали еду в офис или выходили в обеденный перерыв в кафе, то же удалось сэкономить и немало.

Для работодателя существенная экономия связана с тем, что сокращается объем арендуемых под офис помещений и число оборудованных рабочих мест для сотрудников.

Появляется возможность не проводить специальную оценку рабочих мест, так как это не требуется для надомников и при дистанционной работе. Многие компании расширяют зону поиска сотрудников.

Можно найти квалифицированного сотрудника в регионе и расходы на такого специалиста будут меньше. Для московских компаний, которые ведут бизнес в регионах, возникает экономия на командировках и транспортных расходах.

Помимо экономии денежной, сотрудники порадовались экономии времени на дороге до работы и обратно, возможность высыпаться и постоянно быть рядом с близкими. Некоторым удается даже путешествовать в такой ситуации, так как нет обязанности постоянно посещать рабочее место. Коллеги отмечают возможность быстро решить бытовые проблемы — работа в офисе часто не позволяла этого сделать.

Но минусы, конечно, тоже присутствуют. По данным ВЦИОМ 30% респондентов отметили отсутствие прямого контакта с людьми. Видео-конференции не заменят живого общения. Только при личных контактах повышается уровень доверия в коммуникациях, налаживаются прочные деловые связи.

Многие сотрудники, перешедшие на «удаленку», жалуются, что их график превратился из 5/2 в 24/7. Работодатель может написать в чат или позвонить сотруднику в любое время не только в рабочие дни, но и в выходные.

Я вижу только один способ решить эту проблему — надо договориться с работодателем о режиме работы и внести эти условия в трудовой договор.

Новый законопроект, который я упоминала раньше, как раз обеспечивает для удаленного сотрудника право быть в офлайн.

Будущее за удаленной работой?

Эксперты сходятся во мнении, что удаленная работа станет для нас такой же привычной, как и ежедневный поход на работу в офис. Уже сейчас этот режим труда вносит свои коррективы в нашу повседневную деловую жизнь.

Все больше сообщений в СМИ, что крупные компании оставляют часть своего персонала на «удаленке». Иногда эти цифры доходят до 70%!

На мой взгляд, это модель будущего онлайн-офиса. У этой модели больше плюсов, чем минусов, поэтому с учетом доработок на законодательном уровне, удаленной работе в широком смысле быть. А какой режим работы выбирать сейчас — решать вам.