Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.
В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.
Есть четыре способа хранить электронные документы.
Внешние носители
Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.
Облачный электронный архив
Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.
Собственный электронный архив
Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.
А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.
Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.
Программы электронного архива
Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.
Внешние носители
Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.
Собственный электронный архив
Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.
А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.
Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.
Программы электронного архива
Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.
Облачный электронный архив
Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.
Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные. Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.
Читаемость и интерпретируемость
Учет формата и возможность его чтения, интерпретации и отображения с течением времени. То есть у вас должны оставаться средства для верного открытия и чтения документа.
Организовать документы нужно так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры.
Понятность и соотносимость
Понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. То есть файл легко найти и понять, к какой сделке он относится.
Надежность хранения, управление доступом, защита, стабильная среда хранения носителей информации.
Для соблюдения всех правил ГОСТА, отправлять в архив и хранить документы нужно по правилам. Документы сначала описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, а потом помещают в архив в двух и более экземплярах. Рассмотрим каждый процесс подробнее.
В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1
У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов.
Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов.
Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА.
Облачное решение для безопасного хранения электронных и отсканированных документов с системой тройного резервирования данных на серверах с уровнем надежности TIER III*
В архив направляют документы после завершения цикла документооборота. То есть документ должен быть принят, подписан, отклонен или аннулирован. Документы всегда дублируются, поэтому описание тоже составляется в двух экземплярах.
- Срок хранения, если нужно
- Дата сдачи в архив
- Информация о приемке/отправке документа
- Данные отправителя
- Уникальный идентификатор организации в системе
- Тип документа
- Идентификатор документа во внешней системе-источнике
- Данные о копиях и месте хранения
В описании указывают:
- Срок хранения, если нужно
- Дата сдачи в архив
- Информация о приемке/отправке документа
- Данные отправителя
- Уникальный идентификатор организации в системе
- Тип документа
- Идентификатор документа во внешней системе-источнике
- Данные о копиях и месте хранения
В опись также вносят дополнительные данные в зависимости от сервиса, решения руководителя делопроизводства или экспертной комиссии.
Документы в архиве и опись к ним ежегодно проверяются и проходят экспертизу ценности. По итогу проверки просроченные документы удаляются.
Также владелец документов обязан:
- Сохранять бумажный оригинал документа, если в архив отправляется его электронный образ с учетом требований Приказа ФНС.
- Иметь доказательства легитимности истекших сертификатов электронной подписи. Данные следует запрашивать в аккредитованном удостоверяющем центре, который выдал сертификат. Если УЦ закрыт, данные нужно запросить в головном удостоверяющем центре.
Архивный документ копируют, если его нужно выдать, распечатать или отправить кому-то. Все действия с архивным документом отражаются в специальном журнале с указанием информации:
- Дата запроса
- Данные о подразделении и сотруднике, который сделал запрос
- Номер запрашиваемого документа
Любое действие с архивными документами сохраняется для обеспечения контроля за безопасностью.
Ни один электронный документ в архиве нельзя удалить просто так. Информация об удалении отражается в учетных документах. Решение уничтожить данные принимается после проверки, если срок хранения документа закончился.
Требований к хранению электронных документов много, поэтому проще воспользоваться сервисом, который учитывает все, что предъявляет закон.
Кроме того, облачный электронный архив обладает очевидными достоинствами:
Экономит время и ресурсы
Ускоряет бизнес-процессы
Позволяет легко и быстро находить нужную информацию
Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных
Помогает повысить контроль за процессами
Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами
Экономит время и ресурсы
Ускоряет бизнес-процессы
Позволяет легко и быстро находить нужную информацию
Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных
Помогает повысить контроль за процессами
Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами
Облачное решение для хранения электронных и отсканированных документов с функцией поиска и формирования отчетов для налоговых проверок.
Составили чек-лист, по которому вам проще будет выбрать облачный архив под свои нужды.
Оцените базовые функции облачных архивов. Обычно это:
- Обеспечение безопасности и длительного хранения (5 лет)
- Управление ролями пользователей
- Быстрый поиск и легкий доступ к документам
- Удаление по правилам закона
- Легкое взаимодействие с другими системами
Стандартный набор функций закрывает базовые потребности по организации электронного архива.
За набор функций, который необходим именно вам, у поставщиков услуги будет разная стоимость. Мы советуем выбирать компанию, которая при подходящей цене будет обладать должной надежностью и опытом.
Учитывайте, что обеспечение безопасности, бесперебойности работы, а также соответствие всем требованиям закона предполагают немало усилий со стороны сервиса, поэтому слишком низкая цена — скорее, повод насторожиться.
Соответствие требованиям закона и надежность
Где сервис хранит документы, сколько делает копий, как давно на рынке? Внимательно изучите технические характеристики сервиса. Необходимо, чтобы документы хранились в России, в архив помещались минимум два экземпляра документа, а защита соответствовала стандартам ГОСТ.
Есть два варианта: веб-сервис и интеграция с учетной системой. Web-интерфейс не требует установки ПО, а интеграция позволяет отправлять в архив документы из вашей учетной системы, например, из 1С. Способ зависит от количества документов, которые нужно хранить, и потребностей компании. Интеграция требует дополнительных настроек, поэтому стоит дороже.
Это основные показатели, которые нужно учитывать при выборе облачного архива. Если у вас есть вопросы, оставьте заявку. Мы проконсультируем и расскажем, какой вариант вам подойдет.
*СФЕРА Архив в организации хранения учитывает, помимо Приказа Министерства культуры РФ № 526, также требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Кадровые документы в электронном виде
«Кадровые решения» №2 2020 / Кадровое делопроизводство 
- Сегодня многие организации активно используют электронный документооборот для автоматизации работы с кадровой документацией.
- Работодатели используют электронную почту для переписки с работниками, что позволяет сэкономить время, облегчить поиск документов, выстроить эффективные взаимоотношения с ними.
- Однако, к сожалению, пока еще нельзя полностью перевести кадровый документооборот в электронный вид.
Документы, которые можно составлять в электронном формате:
- трудовой договор с дистанционным работником[1];
- электронный больничный лист[2];
- акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам[3];
- сведения о страховом стаже по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ[4];
- справка по форме 2-НДФЛ;
- многие другие документы, на которых работник или работодатель не ставит личную подпись.
Но все же большая часть кадровых документов требует ведения и хранения на бумажных носителях — это личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2 или разработанная и утвержденная работодателем локальная форма), приказы по кадрам, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Обсудим преимущества электронных кадровых документов как для работодателя, так и для работника, и возможности, которые предоставляют государственные органы для упрощения работы в получении необходимых документов.
Расчетные листки в электронном виде
В последнее время часто предметом трудового спора между работодателем и работником являются задержка, невыплата заработной платы, невыдача расчетного листка и т. д. Как выясняется в суде, работодатель нарушает трудовое законодательство не всегда умышленно, а из-за халатного отношения к оформлению документов, простой нехватки знаний и грамотности.
Что касается расчетного листка, то не доводить дело до суда возможно, если правильно наладить документооборот в организации и закрепить его правила в ЛНА.
Если выдавать бумажные расчетные листки каждому работнику проблематично, можно этот процесс перевести в электронный вид. Тем самым работодатель не нарушит условия ст. 136 ТК РФ, а улучшит процедуру взаимодействия.
Хранение электронных документов: особенности, сроки, организация архива
Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».
Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.
Рис.1 Схема архивного хранения ЭД
Способы хранения документов
Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.
Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.
Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.
Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором.
Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение.
Если его нет, то файлы не будут доступны.
Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем.
Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи.
При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.
Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива
Правила и сроки хранения электронных документов
Кадры без бумаги: как переход на «цифру» изменит кадровый ЭДО
Пал один из последних бастионов бумажного документооборота – кадровый. В ноябре 2021 года законодатели утвердили в ТК статью об электронном кадровом документообороте в сфере трудовых отношений. Дан «зеленый свет» использованию цифровых кадровых документов – без их дублирования на бумаге.
Когда и на каких условиях переходить на КЭДО, весь ли кадровый документооборот подлежит оцифровке, как будут подписываться электронные документы, кто отвечает за наличие у работника цифровой подписи. Ответы на эти вопросы, а также ссылка на вебинар по теме перехода на КЭДО — в нашей статье.
Кадровый ЭДО шел к цифровизации верно, но медленно. Нагрянувшая «удаленка» придала ускорения развитию электронного кадрового документооборота и подтолкнула законодателей принять поправки в Трудовой кодекс о переходе на КЭДО.
Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.
Подберем оптимальный тариф ЭДО
На 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на электронный документооборот.
22 ноября, после утверждения Госдумой, Президент РФ подписал Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому в ТК появилась новая статья — об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. Вторая глава Трудового кодекса дополнена статьей 22, состоящей из трех пунктов.
- Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
- Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
- Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
Ключевые тезисы ФЗ №377:
- Электронный кадровый документооборот предполагает работу с документами в электронном виде, без их дублирования на бумаге. Оцифровать можно абсолютное большинство документов, но есть исключения.
- Работник должен дать письменное согласие на ведение его кадровых документов в электронном виде. Отсутствие документально подтвержденного согласия приравнивается к отказу.
- Наличие электронной подписи у работника – забота работодателя. Он должен обеспечить ею каждого сотрудника, давшего согласие о переходе на электронный формат кадровых документов.
- Платформу для КЭДО работодатель вправе выбрать самостоятельно – выбор идет между единой цифровой платформой «Работа в России» и информационной системой кадрового документооборота, которую использует работодатель,
- Работодатель вправе выбирать способ кадрового ЭДО. Электронный кадровый документооборот пока не является обязательным.
- В форс-мажорных обстоятельствах (включая эпидемическую ситуацию) работодатель, не перешедший официально на КЭДО, имеет право временно обмениваться с сотрудниками электронными кадровыми документами (в том числе сканами и фотографиями документов) – на основании локального нормативного акта и с последующим представлением документов на бумажном носителе.
Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?
КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.
Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.
Документы, которые нужно дублировать на бумаге:
- трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
- сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
- акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
- приказ (распоряжение) об увольнении работника,
- документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.
На какой электронной платформе вести КЭДО?
Законом прописано использование двух подходов к выбору цифровой платформы, на которой будут создаваться, подписываться и предоставляться работодателю электронные документы, а также получение от работодателя электронных документов.
- Вариант 1: цифровая платформы «Работа в России», Доступ к этой платформе будет также обеспечен через Госуслуги (единый портал государственных и муниципальных услуг). На данный момент портал в процессе активной доработки, к 2023 году все процессы обещают отладить. Особенность данного варианта ведения кадрового учета – он становится достоянием государства, все подписанные электронные документы будут храниться на серверах «Работа в России».
- Вариант 2: работодатель может выбрать по своему усмотрению другую информационную систему, на которой будет осуществляться кадровый документооборот. Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот.
К информационной системе работодателя предъявляются такие требования: она должна иметь возможность отправлять отчеты и документы на портал «Работа в России», а в дальнейшем – с сентября 2022 года «коннектиться» с порталом Госуслуг. Работнику предоставляется право отправлять документацию работодателю непосредственно с личного кабинета на Госуслугах. У сервиса СБИС КЭДО перечисленные возможности уже реализованы.
Как правильно оформить переход на КЭДО?
КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.
1. Локальный нормативный акт.
ЛНК должен содержать:
- сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
- порядок доступа к информационной системе работодателя,
- перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
- перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
- срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
- дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).
2. Уведомление работника о переходе на кадровый электронный документооборот.
Необходимо письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО — в срок, установленный в локальном нормативном акте организации. Новым сотрудникам об электронном способе взаимодействия нужно сообщать при приеме на работу, трудоустраиваемых сотрудникам без трудового стажа с 2022 года уведомлять о КЭДО не требуется.
3. Письменное согласие работника.
Переход на КЭДО возможен с письменного согласия работника, Отсутствие такого согласия на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника на такое взаимодействие. При этом за работником сохраняется право дать согласие в перспективе.
4. Соглашение с работниками на использование электронной подписи.
КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.
Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?
Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование». Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.
В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.
5 электронных подписей для КЭДО:
- ПЭП — простая электронная подпись,
- НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
- КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
- ПЭП госуслуги,
- НЭП госключ.
У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.
Каждому документу – определенная подпись.
| Виды документов | Простая (ПЭП) | Неквалифицированная(НЭП) | Квалифицированная (КЭП) |
| Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст. | + | + | + |
| Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении). | + | + | |
| Трудовой договор, приказ об увольнении, приказ о наказании. | + |
При выборе СБИС ЭДО ваши электронные документы синхронизируются с системой.
Сервис СБИС Учет и контроль рабочего времени обеспечит эффективный трудовой процесс, позволит минимизировать сложности, связанные с организацией рабочего времени на «удаленке».
А СБИС Электронная отчетность позволит сдавать всю отчетность, в том числе кадровую, без ошибок и просрочек. Актуальные формы и календарь отчетности всегда под рукой.
Узнать подробнее о принятом КЭДО можно в видеоформате – посмотрите запись нашего вебинара по теме перехода на КЭДО Вебинар.
О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать специалисты. Звоните, наши решения позволяют получать от работы удовольствие!
Хранение электронных документов
Для ответа на данный вопрос нужно разделить документы на три группы: внутренние документы, внешние документы и первичные учётные документы.
Если говорить о внутренних документах, то практически всю документацию можно хранить в электронном виде, но есть один крупный нюанс. Электронное хранение документации кадрового учёта в настоящий момент сложно организовать.
Во-первых, трудовой договор нельзя заключать в электронном виде, если у будущего (или текущего) работника нет личной электронной подписи, с помощью которой он мог бы подписать документ. Во-вторых, кадровые документы подлежат длительному или даже безвременному хранению.
С технической точки зрения это создаёт многочисленные трудности. Компания должна сохранять единственную технологию хранения электронных документов долгое время, что невозможно в условиях постоянной модернизации информационных систем.
Для хранения такой документации нужно организовывать полноценный электронный архив, который сможет обеспечить долгосрочное хранение электронных документов. Но некоторые кадровые документы можно уже сейчас без проблем хранить в электронном виде.
Остальные внутренние документы, вроде приказов, служебных записок, исходящих писем и прочих, могут храниться исключительно в электронном виде, если это отражено во внутренних регламентах организации и если у всех участников процесса есть электронные подписи.
| Внутренние документы |
|
Если говорить о внешней документации, то здесь всё целиком зависит от договорённостей организаций. Законодательно не запрещается хранить договоры, акты и подобные документы в электронном виде.
Главное, чтобы обе стороны имели заключённое между собой соглашение о правилах использования и признания электронных подписей.
Крайне рекомендуется использовать электронный документооборот для передачи договоров, а не электронную почту.
| Внешние документы |
|
С первичными учётными документами обстоит несколько иная ситуация. Так как такого рода документы отправляются в налоговые инстанции, их формат зачастую жёстко регламентирован. Они называются формализованными электронными документами. Такие документы должны храниться в формате .XML. Остальную документацию можно посылать в ФНС в форматах jpg, tif, pdf или png.
| Первичные учётные документы |
|
Основная проблема хранения документов в электронном виде заключается в необходимой для этого инфраструктуре. Электронные документы долгосрочного хранения лучше всего содержать в специализированном электронном архиве. Таким образом можно гарантировать сохранность документации и, тем самым, её юридическую силу. Остальную электронную документацию лучше всего хранить в системе электронного документооборота, на локальном сервере компании. Проблема быстрого доступа к пересылке таких документов решается продуктом «1С-ЭДО». Это решение интегрировано с «1С:Документооборот» (и другими продуктами «1С») и позволяет очень быстро обмениваться документами с контрагентами и проверяющими органами не выходя из программ «1С». При этом все пересылаемые документы сохраняют свою юридическую силу и защищённость.
Узнайте подробнее о том, как подключить «1С-ЭДО»
Подробнее об электронном архиве: Что такое электронный архив и как он работает? Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве?
Электронный кадровый документооборот в 2022 году — как организовать
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета.
Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены.
Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
С чего начать переход на кадровый эдо?
Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:
- Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
- Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
- Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
- Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
- Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
- Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
- Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
- Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
- Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).
Об особенностях приема на работу к работодателю, использующему электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Организация кадрового документооборота
Досконально все особенности при ведении кадрового ЭДО описаны в ст. ТК РФ 22.1–22.3. Выделим основные моменты, которые необходимо знать всем, кто принял решение организовать кадровый документооборот в организации с нуля.
Первое, с чего необходимо начать после принятия соответствующего решения, – это выбор платформы, с помощью которой будет осуществляться кадровый документооборот. Трудовым кодексом рекомендуется использование системы «Работа в России», однако по решению руководства организация вправе применять иную систему, или же разработать собственную.
Чем хороша система «Работа в России»? Доступ к ней организован через портал «Госуслуги» через систему идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Важно! Порядок взаимодействия «Госуслуг» и системы «Работа в России» должен быть утвержден Правительством РФ. Однако на сегодняшний день такого документа не существует. Окончание работы над документом и его подписание планируется на вторую половину 2022 года.
В случае если организация принимает решение разработать собственную систему для ведения кадрового документооборота в электронном виде, сотрудникам IT-отдела в обязательном порядке необходимо учесть следующие моменты:
- Система должна предусматривать возможность подписывать документы с использованием ЭЦП.
- В программе должна быть разработана схема систематизации и хранения документов.
- Обязательно должна быть предусмотрена возможность фиксации точной даты создания, отправки, подписания и получения документов.
При принятии решения о переходе на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве руководству организации следует помнить, что все расходы на создание, поддержание и обслуживание системы несет работодатель. Также на расходы организации ложится и оплата получения ЭЦП всеми сотрудниками организации.
Важно! В случае если сотрудник организации уже имеет ЭЦП, то необходимость оформления новой не возникает. То же самое распространяется и при переходе работника к другому работодателю. На новом месте работы можно использовать электронную подпись, полученную у предыдущего работодателя.
Требования к электронным кадровым документам в 2022 году
В новых статьях ТК РФ совершенно определенно прописаны все требования, которые должны быть соблюдены при создании электронного кадрового документа. Однако абзац, в котором закреплены вышеупомянутые правила, вступает в силу с 01.03.2023. Т. о.
, Правительство РФ предоставляет работодателям переходный период, на протяжении которого работодатели имеют право использовать неунифицированные бланки.
За это время Минтруд, совместно с Минцифрой и Росархивом разработают новые бланки, которые будут обязаны применять все перешедшие на кадровый ЭДО, начиная с обозначенной даты.
Какие документы продолжаем вести на бумажном носителе?
Как всегда, из любого правила есть исключения. Несмотря на возможность вести кадровый документооборот в электронном виде, сохраняется небольшой список документов, которые следует вести по-старому:
- Трудовые книжки. В данном случае решение о ведение в электронном виде или на бумажном носителе принимает сотрудник. Если в заявлении о способе ведения трудовой книжки он указал «бумажный носитель», то работодатель не имеет права вести книжку в электронном виде.
Важно! Сотрудник в любой момент может изменить свое решение и дать согласие о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную, НО, однажды согласившись на ведение трудовой книжки в электронном виде, вернуться на старый (бумажный) формат трудовой книжки будет невозможно.
- Акт о несчастном случае на производстве.
- Приказ о прекращении трудовых отношений с сотрудником.
- Документы о прохождении инструктажей по охране труда и технике безопасности.
Согласие сотрудников при переходе на электронный кадровый документооборот в организации
При принятии руководством компании решения о переходе на новую систему документооборота следует помнить, что осуществление этого решения возможно только при согласии сотрудников, уже трудоустроенных в организации.
Сотрудник кадровой службы должен подготовить для каждого работника уведомление о переходе на ЭДО. При этом в документе в обязательном порядке должно быть прописано право сотрудника отказаться от ведения документооборота в электронном виде.
При отказе сотрудника дать свое согласие за ним сохраняется право сделать это в любой момент в будущем.
Важно! Данное согласие необходимо получить только от сотрудников, которые были трудоустроены до 31.12.2021. Согласие тех, кто пришел в организацию после этой даты, или же не имеет на эту дату трудового стажа, не требуется. При трудоустройстве новых сотрудников их необходимо проинформировать о том, что в организации применяется система кадрового ЭДО.
Возможность вести кадровый документооборот с помощью ЭДО распространяется и на работников, работающих удаленно.
Как подписать кадровые электронные документы?
Для осуществления электронного документооборота используется любой из трех видов электронных подписей:
- Для документов, связанных с кадровым процессом возможно использование:
- УКЭП – усиленной квалифицированной электронной подписи;
- УЗП – усиленной неквалифицированной электронной подписи.
- При обмене простыми документами между работником и работодателем возможно использование простой электронной подписи, однако это необходимо зафиксировать в трудовом договоре или в уведомлении/согласии работника о ведении электронного документооборота.
Т. о., сегодня мы рассмотрели все аспекты, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот, который стал возможен с 2022 года.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Загрузка...
