Оплата за использование личного имущества в служебных задачах может облагаться НДФЛ

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей.

Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень. Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Новый закон об удаленной работе: что нужно знать работодателю

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

• амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
• расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
• оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
• настройку программного обеспечения;
• расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать. 

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме.

Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

ПримерУдаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев. Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

• 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
• 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:1389 + 472 = 1861 ₽ 

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени: 

• 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
• 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.  В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет: 175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24 Почасовая компенсация менеджеру составляет:

• 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
• 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер 

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером. Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.ПримерБухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество. 

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня.

Размер компенсации рассчитывают так:500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары.

Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем. 

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней. 

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно. Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации. 

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

В документе нужно указать: 

• наименование организации-работодателя и ФИО работника;
• перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
• порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
• порядок выплаты.

Образец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсацииСоглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника. На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ. Образец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов.

Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику.

Поэтому необходимо соблюсти три условия: 

• размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
• компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей; 
• подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее. 

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Памятка, как рассчитать компенсацию удаленным сотрудникам

• Работодатель обязан выплачивать компенсацию удаленным сотрудникам, если они используют для работы личное оборудование. Работник и работодатель самостоятельно определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации.
• Рассчитать компенсацию можно двумя способами: установить фиксированную сумму или рассчитать амортизацию за месяц.
• Прописать порядок выплаты компенсации в соглашении к трудовому договору, обязать работника предоставлять платежные документы: квитанции, чеки, накладные. 

Компенсации дистанционным работникам за использование личного имущества не облагаются страховыми взносами и НДФЛ

Новости и аналитика Новости Компенсации дистанционным работникам за использование личного имущества не облагаются страховыми взносами и НДФЛ

Разъяснено, что компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических и иных средств в целях выполнения работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками (Письмо Минфина России от 29 октября 2020 г. № 03-04-06/94269).

Дело в том, что ст. 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В соответствии со ст. 312.

3 ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

А на основании абзаца десятого подп. 2 п. 1 ст.

422 Налогового кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма предусмотрена п. 1 ст. 217 НК РФ в отношении НДФЛ.

Обратите внимание, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающими расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

• инструмента,
• личного транспорта,
• оборудования,
• других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

Согласно п.3 ст.

217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ следующие виды доходов физических лиц:

• все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

• Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.
• Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

• стоимость имущества,
• что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
• факт использования имущества сотрудником при выполнении им  трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:

1. «Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.
2. При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.
3. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»
4. Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

• условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
• работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
• организация оформляет маршрутные листы.

* Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

• автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

• работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
• размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

• организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

• взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
• для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

• Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:

• Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
• Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
• Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
• Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

• не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

• в строке 040 подраздела 1.1;
• в строке 040 подраздела 1.2;
• в строке 030 подраздела 1.3.1;
• в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
• в строке 030 Приложения 1.1;
• в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит

Начислена компенсация работнику за использование личного имущества	20 (26, 44)	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражены расходы, понесенные работником	20 (26, 44)	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражена сумма входного НДС (на ОСН)	19	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	51 (50)

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Скачать

Как оформить и отразить в учете компенсацию за использование личного имущества сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в трудовом договоре, указав порядок и размер ее выплаты в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см.

, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

В нем приведены разъяснения в отношении компенсации за использование личного транспорта, но их можно распространить на компенсацию иного имущества сотрудников (ст. 188 ТК РФ).

Совет: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества

=

Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей

×

Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации

Сотрудник ООО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. × 2,7027% = 1243,24 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.

За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного имущества и компенсации сотруднику расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев использует личный компьютер для служебных целей. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества сотрудника. Сумма компенсации установлена приказом руководителя организации.

Рыночная стоимость компьютера составляет 43 000 руб. По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования электронно-вычислительной техники составляет от двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа). Учетной политикой организации закреплен срок полезного использования компьютеров – 25 месяцев.

Амортизация в бухгалтерском и в налоговом учете начисляется линейным способом.

Месячная норма амортизации компьютера составляет:
1 : 25 мес. × 100% = 4%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного имущества Кондратьева равна:
43 000 руб. × 4% = 1720 руб.

Начисление компенсации бухгалтер «Альфы» ежемесячно отражает проводкой:

Дебет 26 Кредит 73
– 1720 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного компьютера в служебных целях.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г № 212-ФЗ);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

При этом, чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами), необходимо иметь документы, подтверждающие:

• право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);
• расчет суммы компенсации (его можно привести, например, в приказе о назначении компенсации). При расчете целесообразно учитывать степень износа имущества, а также срок его полезного использования (можно определить на основании технической документации на имущество);
• фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);
• необходимость приобретения расходных материалов для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);
• размер затрат, понесенных при использовании имущества в рабочих целях (кассовые, товарные чеки, накладные и т. п.).

Аналогичного мнения придерживаются контролирующие ведомства. В отношении НДФЛ – письма Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-04-06/22274, от 25 октября 2012 г.

№ 03-04-06/9-305 и от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

В отношении страховых взносов – письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного имущества сотрудника включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

Компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией имущества сотрудника (расходные материалы, ремонт и т. д.), также можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль затраты на обновление лицензионной программы, если сотрудник купил ее для себя и установил на рабочем компьютере? Документов, отражающих стоимость программы, не сохранилось

Ответ: да, можно.

Поскольку сотрудник использует программу в служебных целях, организация вправе выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества в работе (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации можно установить равным стоимости обновления.

Получив компенсацию, сотрудник оплатит обновление. Выданную сумму организация сможет учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суммы компенсации за использование компьютеров для выполнения служебного задания сотрудниками, работающими на дому?

Ответ: да, можно.

Перечень прочих расходов, предусмотренных пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, является открытым. Поэтому суммы компенсации, начисленные работающим на дому сотрудникам за использование ими своего личного имущества (компьютеров), можно включить при расчете налога на прибыль в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако чтобы учесть компенсацию при расчете налога на прибыль, нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ:

• компенсация должна быть экономически обоснованна;
• компенсация должна быть документально подтверждена.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова использует для служебных целей личный факс. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества. Приказом руководителя организации размер ежемесячной компенсации установлен в сумме 250 руб.

Ежемесячно в учете «Альфы» бухгалтер делает проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 250 руб. – отнесена на расходы компенсация Ивановой за использование личного факса для служебных целей;

Дебет 73 Кредит 50
– 250 руб. – выплачена компенсация Ивановой.

Сумма компенсации, начисленной Ивановой, НДФЛ не облагается. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на эту сумму не начисляются.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в расходы компенсацию за использование личного имущества сотрудника в сумме 250 руб.

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то расходы на выплату сотруднику компенсации за использование его личного имущества (в т. ч. затрат, связанных с эксплуатацией) не уменьшают налогооблагаемую базу. При таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах компенсацию за использование личного имущества сотрудника и затраты, связанные с его эксплуатацией?

Ответ: нет, нельзя.

Перечень расходов, приведенный в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, закрыт. Расходы на выплату компенсации за использование личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов), а также на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в нем не предусмотрены. Следовательно, учесть эти выплаты при упрощенке нельзя.

Совет: заключите с сотрудником, который использует свое имущество в служебных целях, договор аренды. При этом в сумму арендной платы по договору можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества.

В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет платить арендную плату. А при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами плату за аренду можно учесть в полной сумме (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсация за использование личного имущества сотрудника, а также компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, на расчет налога не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Компенсацию за использование личного имущества (компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) учитывайте по правилам режима налогообложения, который применяется для деятельности, в которой занят сотрудник.

Компенсация за использование личного имущества (компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) может быть выплачена сотруднику, одновременно занятому в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае сумму компенсации нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Пример распределения компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. В отношении оптовых операций организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

• Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
• В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
• Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляют:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 11 000 000 руб.;
• по розничной торговле – 8 500 000 руб.

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева для учета товаров использует свой компьютер. Компенсация за использование личного имущества установлена в размере 750 руб. в месяц.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:
11 000 000 руб. : (11 000 000 руб. + 8 500 000 руб.) = 0,5641.

Доля компенсационных выплат, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
750 руб. × 0,5641 = 423,08 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля компенсационных выплат, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
750 руб. – 423,08 руб. = 326,92 руб.