Особенности выбора офисного помещения

Шаг 1. Составьте перечень требований и пожеланий к будущему офису

В этот список обязательно должны войти следующие параметры:

  • бюджет (ставка аренды);
  • класс офиса;
  • местоположение;
  • площадь помещения;
  • численность сотрудников;
  • наличие парковки (желательно указать, на сколько машино-мест рассчитывает арендодатель);
  • офис с отделкой или без;
  • инфраструктура.

Бюджет

Определите, какой бюджет компания готова выделять на аренду офиса. Чем ближе к центру города будет расположен бизнес-центр, тем выше  стоимость аренды. Так, например, в ЦАО аренда в бизнес-центре класса А обойдется в 40 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год, в бизнес-центре класса В — 30 тыс. рублей + НДС за 1 кв. м в год.

Особенности выбора офисного помещения

Класс офиса

Офисы класса А — элита в мире бизнес-центров. Большинство из них расположено в центре города, в шаговой доступности от станций метро. Современные здания оснащены новейшими системами жизнеобеспечения, парковкой. Имеют развитую инфраструктуру.

Офисы класса В по местоположению проигрывают классу А — могут располагаться достаточно далеко от центра, но находятся рядом с метро (либо сотрудников от или до метро возят корпоративные шаттлы). Оснащены системой безопасности. Имеют качественную отделку.

Офисы класса C, как правило, располагаются на территории бывших НИИ или в зданиях бывших заводских контор.

Чаще всего такие помещения не могут похвастаться ни хорошей транспортной доступностью, ни качественной инфраструктурой, ни удобным паркингом. В таких зданиях коридорно-кабинетная планировка.

Вместе с тем на такие помещения всегда есть спрос благодаря низкой ставке аренды — от 10 тыс. рублей.

Особенности выбора офисного помещения

Местоположение

До пандемии этот критерий считался одним важнейших при выборе нового офиса — при переезде компании порой теряли до 30% сотрудников.

«Сейчас компании внедряют гибкие рабочие места, которые при необходимости бронируются через приложение, сотрудники частично работают из дома и приходят в офис два–три раза в неделю, и это комфортно, — рассказывает Наталья Никитина, партнер, руководитель департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield. — Мы опрашивали многих крупных клиентов и выяснили: если до пандемии некоторые сотрудники собирались уйти из компании, потому что им было неудобно добираться до работы, то теперь они приезжают в офис два раза в неделю и всем довольны».

Особенности выбора офисного помещения

Площадь помещения

На каждого сотрудника должно приходиться не менее 6 кв. м офисной площади. Предположим, на 100 сотрудников понадобится офис от 600 до 1 тыс. кв. м в зависимости от планировки.

  • Численность сотрудников
  • Желательно указать число сотрудников, которые должны находиться в офисе постоянно, и число тех, чья работа связана большей частью с разъездами — для них в офисе выделяются временные рабочие места.
  • Наличие парковки

Даже если здание находится в непосредственной близости от метро, есть сотрудники и руководители, для которых автомобиль остается основным средством передвижения. Особенно актуален этот вопрос, если офис находится в центре города, где нет возможности пользоваться городским паркингом. Поэтому следует заранее подсчитать, сколько машино-мест потребуется компании.

С отделкой или без

Вы ищете полностью готовый офис или хотите выполнить отделку самостоятельно? Этот момент стоит определить заблаговременно. Во втором случае придется просчитать сумму, которую компания безболезненно готова потратить на отделку.

Сегодня в большинстве случаев клиенты предпочитают не тратить средства на отделку, выбирая помещения с готовым ремонтом.

Инфраструктура

Сегодня, когда многим сотрудникам достаточно бывать в офисе два–три раза в неделю, наличие инфраструктуры не является самым важным требованием. Но арендаторы обращают внимание на то, какие кафе и магазины есть поблизости, насколько сложно заказать доставку в этой локации, есть ли рядом зеленые зоны и фитнес-клубы.

Шаг 2. Выбор офиса

Для выбора офисного помещения обратитесь к профессиональным консультантам или займитесь подбором помещения, соответствующего вашим требованиям, самостоятельно.

Информацию об аренде офисов вы найдете на Циан в разделе «Коммерческая недвижимость», в котором представлено почти 29 тыс. объявлений об аренде офисов только в Москве, почти 4 тыс. предложений — в Санкт-Петербурге и т. д. Оставив наиболее подходящие варианты (8–10 предложений), можно звонить представителям собственника помещений и договариваться о просмотре.

Особенности выбора офисного помещения

Шаг 3. Просмотр помещения

  • Отправляйтесь на просмотр офиса не на машине, а на метро: так вы проверите, действительно ли дорога от метро до офиса занимает 7 минут, как указано в объявлении.
  • Если вам требуется офис без отделки, изучите планировку помещения и уточните, реально ли ее поменять.
  •  Если офис с отделкой, оцените ее качество, выясните, придется ли проводить ремонт, делать перепланировку. В зависимости от этого вы решите, договариваться ли о дисконте или об арендных каникулах на определенный срок, рекомендует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».
  • Обязательно обратите внимание на работу лифтов, наличие и состояние систем пожарной безопасности, вентиляции, инженерных коммуникаций.
  • Уточните, как организован выход в интернет: лучше, если в бизнес-центре представлено несколько провайдеров.
  • Выясните, кто — арендатор или арендодатель — и на каких условиях будет оплачивать коммунальные услуги.

Особенности выбора офисного помещения

  • Оцените входную группу. Если у вас клиентский офис, необходимо понимать, как клиенты будут проходить через ресепшен, какие документы они будут предъявлять, нужно ли оформлять заявки на пропуск гостей.
  • Особое внимание уделите техническим требованиям, которые обусловлены спецификой бизнеса. Так, если офис сдается IT-компании, надо учитывать высокие нагрузки на перекрытия здания, а также категорию электроснабжения и уровень системы вентиляции для размещения серверов и технического оборудования.
  • Поговорите с арендаторами бизнес-центра: спросите, не холодно ли в здании зимой, хорошо ли работает система вентиляции в летнее время. Не исключено, что в разговоре выяснятся недостатки (или, наоборот, достоинства), на которые вы не обратили внимания.

каникулы? арендные!

Вопрос о продолжительности арендных каникул обсуждается отдельно, но арендодатели, как правило, идут навстречу своим арендаторам.

Арендные каникулы должны предоставляться во всех случаях, даже если офис сдается уже с ремонтом. Ведь для переезда арендатору в зависимости от площади и состояния помещений может потребоваться от двух недель до месяца.

Особенности выбора офисного помещения

Если офис без отделки и арендатору предстоит сделать ремонт, каникулы согласовываются индивидуально и занимают до четырех месяцев — в зависимости от сложности работ. Предположим, если в здание переезжает медицинская клиника, для получения лицензии ей нужно сделать перепланировку помещений, а срок арендных каникул составляет три–четыре месяца.

Считается, что для собственника здания ремонт будет являться неотделимым улучшением. Как правило, стоимость ремонта за 1 кв. м сопоставима с арендной ставкой за «квадрат».

Шаг 4. Заключение договора аренды

Итак, подходящий офис найден, о ставке аренды и об арендных каникулах стороны договорились. Время ударить по рукам и поставить подпись под договором аренды? Не торопитесь.

«Для зарубежных компаний наличие длинных договоров аренды (три года — пять лет) является ключевым условием, — отмечает Филипп Парсагашвили, старший консультант отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL. — В России же контракты в большинстве случаев заключаются на более короткий срок (от 11 месяцев), чтобы не нужно было регистрировать договор в федеральных органах исполнительной власти».

Особенности выбора офисного помещения

Для отдельных собственников очень важен срок аренды. Если, например, на один и тот же метраж есть два потенциальных клиента, но один хочет снять помещение на пять лет, а другой планирует согласовать выход из договора аренды через три года, собственник остановится на первом кандидате.

Обязательно пропишите в договоре периодичность пересмотра ставок аренды и обязанность сторон уведомлять о досрочном расторжении договора.

Обратите внимание, не продается ли офисное здание в целом. Если это так, тогда лучше прописать условия в договоре, чтобы после смены владельца вас не попросили съехать или коммерческие условия не изменились не в вашу пользу, советует Вадим Кашкин, руководитель департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет Недвижимости».

Особенности выбора офисного помещения

Когда лучше отказаться от заключения договора, даже если офис вам очень понравился?

  • Если устанавливаются кабальные коммерческие условия — например, индексация арендной ставки 15% в год.
  • Если помещение с обременениями.
  • В случае, когда есть информация, что собственник имеет судебные разбирательства, которые способны привести к банкротству.
  • Когда назначение земельного участка, зданий, помещений не соответствует административно-офисному назначению.

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала: Вадима Кашкина, руководителя департамента коммерческой недвижимости «НДВ-Супермаркет недвижимости»; Константина Лосюкова, регионального директора по продажам департамента офисной недвижимости Knight Frank; Наталью Боннели, директора департамента офисной недвижимости Colliers; Наталью Никитину, партнера, руководителя департамента офисной недвижимости Cushman & Wakefield; Филиппа Парсагашвили, старшего консультанта отдела по работе с владельцами офисных помещений JLL.

Как выбрать идеальный офис и что сделать, прежде чем начать там ремонт

Designic > Блог > Как выбрать хороший офис и что сделать, прежде чем начать там ремонт

Еще до покупки или аренды офиса предприниматели обдумывают, как обустроить пространство так, чтобы создать идеальные рабочие места в офисе. Но не любое помещение может подойти для реализации задумки. И это не всегда зависит только от дизайнеров. Влияют разные причины.

Читайте также:  Письмо-вызов на совещание. Бланк и образец 2021-2022 года

В ряде случаев итоговый дизайн интерьера офиса для бизнеса будет зависеть от конфигурации пространства. Например, может показаться, что в офисе поместится 100 сотрудников, а на деле окажется, что максимум 50. Или строители не смогут реализовать задумку из-за норм СанПиНа — в офисе может банально не хватить объема воздуха для всех сотрудников. 

Избежать сбоев можно, если сначала найти дизайнера, изложить ему свое видение, а потом вместе выбирать подходящее помещение.

При участии сотрудницы студии Анастасии Буйлиной, долгое время работавшей в одной из крупнейших брокерских компаний Санкт-Петербурга, мы подготовили статью о том, как выбрать хороший офис.

Прочтите ее, чтобы понять критерии выбора офиса и быстро найти лучшее помещение под офис для бизнеса!

Что учесть, выбирая помещение под офис для бизнеса

Перед тем как выбрать новый офис, обязательно пройдите эти три шага: 

1. Соберите пожелания сотрудников. 

Не уточнив, каким каждый сотрудник видит свое идеальное рабочее место в офисе, рискуете лишиться части коллектива — недовольные выбором отправятся на поиски новой работы.

Выясните:

  • сколько в коллективе водителей, чтобы определиться с количеством парковочных мест;
  • в какой район удобнее всего добираться большинству тех, у кого нет машины;
  • какой формат офиса предпочтительнее: с отдельными кабинетами или open space;
  • какие мебель и технику хотели бы видеть сотрудники на своих идеальных рабочих местах в офисе;
  • как планируют питаться — будут носить еду из дома или хотят ходить в кафе/рестораны (от этого зависит, нужна ли офисная кухня); 
  • как члены команды предпочитают отдыхать в перерывах.

Скорее всего, выполнить все пожелания не удастся, но учесть предпочтения большинства сотрудников при смене офиса в ваших силах. Можно также предложить бонусы для сотрудников: пообещать панорамный вид из окон, собственную столовую со всем необходимым или спортивный зал в офисе.

2. Рассчитайте необходимую площадь офиса для бизнеса.

Для этого поднимите информацию о том, сколько новых сотрудников вы наняли за последние несколько лет, а если это сложно, то хотя бы за прошедший год. Также обдумайте, планируете ли вы расширяться в ближайшие год-два. Опираясь на эти данные, сможете прикинуть размер идеального нового офиса.

По нормам СанПиН минимальная площадь рабочего места — 4,5 м², всего же по нашему опыту на человека должно приходиться не менее 10 м² с учетом переговорных. 

Посчитайте, cколько места нужно для оформления проходов между рабочими местами, размещения стеллажей, тумб, шкафов, гардероба, и прибавьте к полученной цифре 10%. Запас площади пригодится, когда решите расширяться: если не подумать об этом заранее, есть риск превратить изначально комфортный офис для бизнеса в душное и тесное помещение.

3. Обсудите с дизайнером критерии выбора офиса. 

После того, как вы собрали пожелания сотрудников и определились с площадью идеального офиса, озвучьте эту информацию дизайнерам, обсудите с ними дизайн и планировку нового офиса для бизнеса. Чтобы ничего не упустить, попросите у специалистов техническое задание и подробно его заполните.  

В нем вам нужно будет описать:

  • размер идеального офиса;
  • критичность наличия в офисе вспомогательных помещений: комнат для переговоров, серверной, кухни, кладовой, душевой;
  • концепцию будущего офиса для бизнеса, количество отделов, сотрудников в каждом отделе.

Особенности выбора офисного помещения

Дизайнеры совместно с партнерами-брокерами помогут подобрать то помещение для офиса, в котором можно будет без проблем оборудовать идеальные рабочие места.

Почему самостоятельный выбор офиса для бизнеса — не лучшее решение

У брокеров есть база объектов и понимание специфики рынка, а дизайнеры могут оценить объекты с точки зрения того, реально ли будет воплотить там вашу задумку. Клиент смотрит на размер помещения и восхищается необычной конфигурацией пространства, а специалисты заглядывают «внутрь».

Мы, в первую очередь, оцениваем технические характеристики: смотрим, где проходят коммуникации, как установлены окна и двери, получится ли в этом помещении реализовать то, что хочет заказчик. Благодаря этому, удается быстрее найти идеальный офис и не потратить лишнего.

Один наш клиент выбрал помещение для идеального офиса и очень хотел сделать там фальшпол, чтобы скрыть коммуникации. Перед заключением договора он решил с нами проконсультироваться. Выяснилось, что в помещении низкий потолок, а дверные проемы и пандусы установлены так, что реализовать его задумку не удастся. Это было бы неудобно, к тому же, противоречило бы законодательным нормам.

Кроме того, дизайнеры могут провести Test fit — покажут вам, насколько конкретное помещение с его текущей конфигурацией подойдет для рассадки команды и удастся ли оборудовать в этом офисе идеальные рабочие места. Визуально может казаться, что в помещении на 1 000 м²  хватит места для 100 сотрудников, а после теста выяснится, что там поместится всего 50 человек.

Особенности выбора офисного помещенияПример тестфит-планировки офиса для бизнеса, выполненной специалистами нашей студии. Особенности выбора офисного помещения

Также с помощью Test fit можно предположить, какие зоны удастся разместить в конкретном блоке, а от каких придется отказаться. Вы сможете еще до начала работ понять, стоит ли тратить силы и деньги на это помещение или лучше подобрать другой офис для бизнеса.

Кроме этого, на этапе выбора помещения для идеального офиса специалисты смогут прикинуть, во сколько может обойтись ремонт. А также подскажут, какие зоны могут сильно удорожить работу и стоит ли оно того.

Как выбрать офис: памятка для собственника

Даже если вы доверили дизайнеру оценку технического состояния, внешнего вида и размеров офиса, необходимо позаботиться еще о нескольких важных моментах:

  • Расположение офиса. Если офис находится в центре или отзывы в интернете «кричат» о том, что расположение идеальное, то это еще не значит, что сотрудникам и клиентам будет удобно туда добираться. По нашему опыту, идеальный офис — это не больше 15 минут до работы, либо район с развитой транспортной инфраструктурой, где даже в час пик не бывает пробок.
  • Оплата коммунальных услуг. Узнайте, как оплачиваются электричество, интернет, вода и вывоз мусора. Обязательно уточните, есть ли счетчики: если нет, арендодатель может выставить произвольные счета, которые будет сложно оспорить. Также вы можете попробовать включить коммунальные услуги в договор: например, назвав их переменной частью арендной платы. В таком случае вам удастся вернуть НДС.
  • Организация уборки. Иногда уборка лежит на администрации бизнес-центра, иногда ее нужно оплачивать отдельно, либо самостоятельно подбирать клининговую компанию.
  • Наличие парковки. Спросите у арендодателя, сколько парковочных мест полагается к вашему офису, а также какие они — фиксированные или свободные. Если многие сотрудники ездят в офис на машинах, выбирайте фиксированные места, иначе не избежать конфликтов с другими арендаторами.
  • Допуск на территорию в рабочее время, а также во время ремонта. Если в бизнес-центре есть стойка ресепшн, вас, сотрудников и клиентов будут просто регистрировать на входе. Если стоит турникет, вы сможете проходить в офис по специальной карточке.

С ремонтом сложнее — чтобы попасть в офис, иногда нужно заранее договариваться с владельцем: получать пропуска, ключи и т.п. 

Узнайте, есть ли в здании грузовой лифт и разрешен ли въезд грузовых машин на территорию. Заранее продумайте все нюансы, чтобы избавить себя от переплат и не затягивать ремонт.

  • Условия проведения ремонтных работ и вывоза строительного мусора. Обсудите с администрацией бизнес-центра, в какое время бригада может работать на объекте. Иногда делать ремонт можно только утром, ночью или когда в офисе нет сотрудников, из-за чего процесс затягивается, а вам приходится оплачивать сверхурочные.
  • Арендные каникулы. С некоторыми арендодателями удается договориться об отсрочке начала платежей на время, пока в вашем будущем идеальном офисе идет ремонт.

Ни в коем случае не начинайте ремонт до согласования с собственником всех деталей и подписания договора аренды. Иначе есть риск заплатить деньги, нанять специалистов, а потом получить отказ от бизнес-центра. 

В нашей практике был такой случай. Клиент заключил договор аренды, подписал его со своей стороны и отдал на подпись арендодателю.

Не дождавшись ответа, он попросил начать работу: мы разработали и составили ТЗ, утвердили концепцию идеальных рабочих мест и других зон в офисе.

В результате клиент сказал, что бизнес-центр отказал ему в пользу более крупного арендатора — пришлось в экстренном порядке искать новое помещение и встраивать туда нашу концепцию.

Избежать таких ситуаций можно, если еще «на берегу» обратиться к брокеру и обсудить с ним, как выбрать офис. Специалисты знают о таких подводных камнях, поэтому могут уберечь от недобросовестных арендодателей, а при необходимости защитить ваши права. 

Как выбрать хороший офис: коротко о главном

Прежде чем приступить к поиску помещения, важно определиться с тем, чего хотите вы и как представляют себе идеальные рабочие места в офисе ваши сотрудники. Только после этого можно изучать рынок и оценивать предложения.

Оптимальный вариант — довериться брокерам (их услуги для вас бесплатны, комиссию платит арендодатель), которые подберут несколько вариантов для смены офиса, а окончательное решение принимать совместно с дизайнерами общественных пространств. Так вы сократите время поисков и будете уверены в том, что:

  • получится реализовать задуманное;
  • хватит денег на ремонт и обустройство идеального офиса;
  • сотрудникам будет достаточно места, и они смогут работать в комфортной обстановке.
Читайте также:  Договор строительного подряда. пустой бланк и образец 2021-2022 года

Прежде чем заключить договор аренды, пообщайтесь с арендодателем и выясните, как будут организованы:

  • оплата коммунальных услуг;
  • уборка;
  • допуск на территорию сотрудников, клиентов, а также рабочих во время ремонта;
  • вывоз строительного мусора. 

Возможно, вам даже удастся договориться об арендных каникулах: не платить за офис для бизнеса, пока там будет идти ремонт.

Не начинайте ремонт до подписания договора — есть риск остаться без помещения и потратиться впустую! 

От иерархии к играм: какие офисы нужны сегодня | РБК Тренды

Почему от офисов рано отказываться и зачем они нужны, какие они бывают и почему устройство рабочего пространства должно отражать корпоративную культуру — в материале РБК Тренды

Об эксперте: Юлия Волощук, Директор по созданию среды и корпоративной культуры компании Sinteza.

За последние годы, с распространением интернета и диджитализацией, назначение офиса сильно эволюционировало. Для многих он перестал быть единственном для работы местом, куда обязательно приходить каждый день.

Все чаще поднимается вопрос о его необходимости, некоторые предрекают его смерть. Корпорации с удаленными сотрудниками вроде Apple, «Яндекс», «Тинькофф», SkyEng — тому подтверждение.

Однако опыт карантина показал, что хоронить офис рано.

Работая из дома, сотрудники тоскуют по офисной среде, атмосфере и общению с коллегами. 76% опрошенных миллениалов и зумеров говорят, что офис для них по-прежнему важен. Это пространство, в котором живет корпоративная культура, дух компании. Если этого нет, мотивация падает и тормозят рабочие процессы.

Особенности выбора офисного помещения Особенности выбора офисного помещения

Зачем нужен офис сегодня

  • Для планирования и эффективности

Офис дает возможность эффективной организации труда. И хотя во время самоизоляции сотрудники пытались приспособить квартиру под рабочее пространство, многие столкнулись с проблемами.

Как минимум, для этого нужны оборудование и свободная площадь. В офисе можно переключиться с одной задачи на другую, пока идешь с одного этажа на другой. В то время как дом по сути — одно цельное пространство, часто не зонированное.

А для work-life balance важно разграничивать home office и сам дом, как место для сна, семьи и отдыха после работы.

Офисная среда располагает к определенному типу общения. Когда мы физически находимся рядом с собеседником, у нас больше коммуникационных возможностей. При групповом взаимодействии растет и уровень креативности: внезапная идея может прийти за чашкой кофе с коллегой.

Кроме того, мотивация работника во многом зависит от включенности в группу, которую зачастую сложно организовать без офлайн-участия. И даже самым распределенным, удаленным командам, по моему опыту, хотя бы пару раз в год необходимо собираться для физического общения.

Причем, чтобы почувствовать себя частью компании, не обязательно встречаться на совещаниях. Речь идет и о встречах в неформальной обстановке.

Офис — прежде всего деловое пространство, где проходят рабочие встречи, часть из которых — с клиентами. В офис можно позвать клиента, чтобы получше познакомить его с продуктом и вашей компанией. Также физическое наличие офиса подтверждает репутацию бизнеса, что повышает доверие.

Как корпоративная культура влияет на офисное пространство

Основу корпоративной культуры закладывают собственники и основатели бизнеса. Со временем она усиливается и транслируется людьми, которые работают в компании. Дизайн офиса отражает дух компании, ее ценности и свойства.

Поэтому при разработке офисного дизайна учитывать корпоративную культуру важно не меньше, чем эффективность и эргономичность пространства. И хотя рабочее место — это отдельная статья расходов, и многие пытаются уплотнить размещение сотрудников, все же экономить на материалах не стоит.

Ведь рабочее пространство может стать ресурсом, который способен повысить производительность сотрудников и в целом удовлетворенность работой.

Соотношение личных, переговорных и общественных пространств, их функциональное назначение и дизайн — дополнительная возможность показать и поддержать культуру организации. Кроме того, офис транслирует преимущества бренда работодателя. Например, наличие массажного кабинета и капсул для сна — показатель заботы компании о сотрудниках и доказательство комфортных условий труда.

При этом иногда детали могут все решить или наоборот — разрушить. Во многих IT-компаниях команды работают в тапочках, что может оттолкнуть сотрудника условного «Газпрома». А вот в SkyEng это нормальная практика.

Поэтому при проектировании офиса важно учитывать, для какой компании он делается, какая у нее культура, стратегия, ценностное предложение для сотрудников, и уже от этого отталкиваться.

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Особенности выбора офисного помещения

Здравствуйте. В этой статье мы поговорим о том, как правильно выбрать офисное помещение для вашего бизнеса. Мы собрали рекомендации предпринимателей в одну полноценную статью. Все рекомендации вы можете прочитать ниже.

Покупка или аренда

Прежде чем думать о том, как же правильно подобрать офис для своего бизнеса, нужно определиться, какую сумму на это планируется выделить? Тут возможно 2 варианта:

Первый возможен при наличии весомых средств. Если у бизнесмена еще совсем нет опыта, то вкладывать большие суммы в покупку нежелательно, лучше ограничиться арендой. При этом выгода такого решения состоит в следующем:

  1. отсутствие необходимости тратить большое количество средств на покупку;
  2. возможность более быстрой смены местоположения в случае неэффективности.

Что касается покупки, то тут, конечно, тоже есть свои плюсы:

  1. покупка недвижимости сама по себе является выгодным вложением, при необходимости офис можно сдавать другой организации;
  2. неограниченность действий внутри своего помещения (в пределах допустимых норм).

При этом бизнесмен должен понимать, что большая часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку недвижимости. Если вдруг понадобятся инвестиции, изъять их из помещения будет невозможно, разве что продать, но и это небыстрая процедура.

Факторы, влияющие на выбор офиса

Бизнесмен, подбирая для своей организации помещение для офиса должен особое внимание уделять следующим факторам:

Этот аспект особенно важен, если работа компании будет напрямую связана с непосредственным общением клиентов и персонала на территории офиса. Для такого бизнеса лучше всего выбирать помещение в центре города или вблизи него. При этом необходимо обращать внимание на 2 момента:

  1. Насколько развита в районе инфраструктура?
  2. Просто ли до офиса будет добраться потенциальным клиентам?

Если же основная часть работы будет основываться на взаимодействии с постоянными клиентами, то можно выбрать помещение подальше от центра. При этом важно оценить уровень конкурентной среды в месте расположения. Так, при прямых продажах офис нужно выбирать вдали от наиболее опасных конкурентов.

Бизнесмен должен соизмерить стоимость с получаемой выгодой, чтобы совершить действительно выгодную сделку. Нельзя забывать, что в отдаленных частях города цена аренды, как правило, оказывается ниже в разы.

Престижное место – это, несомненно, очень важный фактор, но нельзя забывать и об удобстве своих клиентов. Подбирая помещение для офиса, нужно заранее узнать следующую информацию:

  1. Есть ли рядом со зданием парковка?
  2. Есть ли вблизи остановки общественного транспорта?

При этом важно, чтобы клиент мог без проблем найти офис, а не блуждать по закоулкам. Путь до него должен быть удобным и беспроблемным.

  • Наличие поблизости зданий общепита

При этом недорогое кафе, расположенное вблизи офиса, может выполнять сразу несколько функций:

  1. обеспечить питанием самого бизнесмена и его сотрудников;
  2. место для проведения деловых встреч с партнерами или клиентами.
  • Время работы офисного центра

Конечно, лучше всего найти такой офис, в который можно будет попасть бизнесмену, его сотрудникам и клиентам беспрепятственно в любое время дня, в том числе и в выходные.

На деле же часто оказывается, что торговый или офисный центр имеет свой режим работы, который придется соблюдать. Поэтому стоит сопоставить график работы собственной организации и всего здания.

  • Уровень конкурентной среды в самом центре

Выбирая офис, на этот пункт надо обратить особое внимание. Отказаться от аренды в бизнес центре лучше, если в нем работают:

  1. прямые конкуренты;
  2. косвенные конкуренты.

Многие считают этот фактор незначительным, но дело тут не только в переманивании клиентов, но и действующего в организации персонала.

Если же в центре работает смежная организация, то такое место аренды стоит рассматривать обязательно. Так, если в одном здании работают веб-дизайнеры и рекламщики, то они могут перенаправлять своих клиентов друг другу или даже организовать какие-то совместные проекты.

  • Расположение входа в здание и вывески организации

Обязательно нужно узнать, как далеко от дверей офиса находится главный вход. На фасаде здания следует повесить яркую вывеску. Поэтому нужно узнать, есть ли на нем свободное место и предусмотрено ли его использование в договоре.

При этом вывеска должна быть хорошо видна пешеходам и проезжающим в транспорте людям. Такая возможность имеет сразу два существенных плюса:

  1. клиенты быстро найдут офис;
  2. дополнительно будут появляться новые клиенты, случайно увидевшие информацию об организации.
  • Состояние офиса (его внешний вид, отделка, необходимость в проведении ремонта и затраты на него)
Читайте также:  Замена паспорта при смене фамилии после замужества в 2020 году: документы

Осматривая возможное помещение для офиса, нужно обратить внимание на все детали, в особенности на следующие:

  1. состояние окон (открываются ли они, не дует ли от них);
  2. розетки (работают ли они);
  3. освещение (уровень освещенности, возможность добавить осветительные приборы в помещение);
  4. кондиционер (есть ли он, если да, то в каком состоянии находится);
  5. замки и двери (надежны ли они, сколько их);
  6. крыша (не течет ли она, не нарушена ли ее целостность – этот фактор особенно важен для тех, кто арендует офис на последнем этаже здания);
  7. состояние внутренней и внешней отделки.

Помещение под офис обязательно должно быть аккуратным и ухоженным, чтобы и сотрудникам, и клиентам в нем было приятно находиться и работать.

Не обязательно арендовать площадь с косметическим ремонтом, его можно провести и позже в счет стоимости аренды, например. Это поможет выделить и фирменный стиль организации (цветовые решения, стенды, эмблемы).

  • Состояние инженерных сооружений, их соответствие принятым нормам

Обращать внимание при этом нужно на состояние:

  1. вентиляции;
  2. кабелей;
  3. отопления;
  4. интернет-подключения;
  5. водоснабжения и прочих систем.

Не обязательно отказываться от аренды, если что-то придется отремонтировать самостоятельно. Нередко это существенно снижает арендную стоимость, что может оказаться очень выгодным для предпринимателя.

Если же каких-либо инженерных сетей нет в здании совсем (например, интернета), то заниматься проведением их будет уже невыгодно. Это дополнительные траты и серьезные неудобства уже на начальном этапе работы.

Открывать офис лучше всего там, где предоставляемые организацией услуги или товары будут наиболее востребованы со стороны населения.

Так, например, если вблизи находится ювелирный салон, то предпринимателю стоит задуматься об открытии свадебного салона. А вот рядом с центром занятости будет выгодно открыть кадровое агентство.

  • Перечень услуг, которые входят в арендную стоимость

Лучшим вариантом будет заключение договора, когда в него уже включены затраты на электроэнергию, воду, отопление, охрану, вывоз мусора и прочие удобства, предоставляемые арендодателем. Хотя в практике подобные случаи встречаются не очень часто. Обычно арендатору приходится производить оплату услуг отдельно.

Очень важно, охраняется ли здание, есть ли сигнализация и видеонаблюдение на территории офисного центра. Стоит уточнить, по какому графику работает охрана. Наличие пропускного режима тоже является положительным моментом, увеличивая безопасность и сохранность ценностей и различных вещей, находящихся в офисе.

Иногда арендодатели сдают офис вместе с мебелью. Для тех, кто имеет не так много средств или не хочет вкладывать большое количество денег в ее покупку, такой вариант будет самым оптимальным. Особой популярностью такие офисы пользуются среди начинающих бизнесменов, которые не уверены в 100% успехе своего дела.

Для многих этот вопрос нередко становится определяющим. Бизнесмен должен понимать, что в угоду своему статусу арендовать офис по очень высокой и необоснованной цене не нужно. Это может не только снизить прибыль, но и стать причиной серьезных убытков.

Чтобы быть в курсе цен, лучше изначально рассматривать сразу несколько вариантов, это поможет освоиться на рынке, узнать среднюю стоимость и выбрать наиболее подходящую для себя.

Если предпринимателю нужен имиджевый офис, то размещение в жилых домах, подвалах и на цокольных этажах придется исключить сразу же. Искать помещение нужно в новых районах города, активно используемых в качестве бизнес центров.

О размере офиса

Этот фактор выделен неслучайно. Ведь, изначально человек определяется с тем, сколько человек будет работать в его офисе, какие кабинеты в нем будут. Все это позволяет обозначить наиболее подходящую площадь. При этом нужно учесть и то, что в офисе будут появляться клиенты с определенной частотой. Во многом параметры зависят еще и от специфики бизнеса, требуемых норм.

Хороший руководитель должен понимать, что работать в небольшом и тесном помещении труднее, чем в просторном кабинете. Поэтому важно обеспечить сотрудникам комфортные условия.

Клиенты тоже обращают внимание на офис. Они предпочитают приходить в ухоженный и просторный офис с хорошим освещением. Это лишний раз докажет, что человек не ошибся в выборе продавца/партнера.

Итак, прежде чем искать помещение, предприниматель должен определить следующие параметры:

  • Количество сотрудников, которые будут одновременно трудиться на территории офиса. При этом необходимо произвести и расчет минимальной площади. Существует официальная норма, закрепленная в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которая обязует на каждого работника иметь не менее 4,5 м2 площади в помещении. При этом необходимо прибавить расстояние проходов. Дополнительно понадобятся квадратные метры для размещения мебели, стеллажей, тумб, шкафов, гардероба.

Санузел в офисе не обязателен, главное, чтобы он был хотя бы на этаже.

Предприниматель, планируя заниматься, должен изучить законодательство. Для некоторых отраслей бизнеса предусмотрены дополнительные санитарные нормы к помещениям, причем они довольно жесткие. Сюда подпадают парикмахерские, стоматологические кабинеты, некоторые разновидности магазинов и некоторые другие сегменты.

  • Необходимость в личном кабинете. Если она есть, то придется выбирать помещение, имеющее несколько комнат. Дополнительно можно предусмотреть помещения для отдыха или переговорной.

Если предприниматель в будущем планирует расширять свою деятельность, ему необходимо узнать, возможно ли будет в этом же здании арендовать большее по размеру помещение. Тут стоит поинтересоваться, как часто сменяются арендаторы, есть ли подходящие помещения и заинтересован ли арендодатель в их предоставлении конкретному бизнесмену.

С какими трудностями можно столкнуться

Нередко бизнесмен узнает о подводных камнях, которые могут существенно повлиять на работу организации. Предприниматель обязательно должен уделять внимание следующим аспектам:

  1. Какая цена указана в договоре – с учетом или без учета НДС? Иногда арендодатели в документе указывают стоимость без учета НДС. Тогда арендатору приходится платить на 18% больше, нежели планировалось заранее.
  2. Включены ли дополнительные услуги в стоимость или за них нужно платить отдельно? Это также прописывается в договоре. Обязательно нужно уточнить, придется ли дополнительно платить за коммунальные услуги, вывоз мусора, уборку, охрану и прочее.
  3. Парковка для предпринимателя – бесплатно ли? Закрепление парковочного места – такую услугу иногда предлагают офисные центры. Иногда за нее приходится платить дополнительно, нередко довольно ощутимую сумму.
  4. Сколько будет стоить интернет и есть ли возможность провести его самому? Иногда бизнес центры предлагают только одного провайдера, который в итоге запрашивает кругленькую сумму за доступ к интернету.
  5. Размер пени. Среднерыночное значение составляет 0,1%. Если в договоре указан больший процент, стоит попробовать договориться с арендодателем о его снижении.
  6. Если оплата электричества и некоторых других услуг производится по счетчикам, то в первый день работы необходимо снять показания и занести их в договор или зафиксировать письменно в другом виде.
  7. Если офис достался предпринимателю через другого арендатора, нужно получить согласие на такие действия со стороны владельца помещения.
  8. Перед заключением договора необходимо обязательно попросить документы на собственность. Если арендодатель их предоставлять отказывается, то заключать с ним сделку будет опасно. Это не касается бизнес-центров, там риск обмана сведен к нулю.
  9. Нельзя забывать, что размещение офиса в жилом помещении незаконно. Поэтому, если снимать планируется квартиру, то предварительно нужно убедиться, что она переведена в коммерческую недвижимость.
  10. В договоре стоит указать, когда и на сколько арендодатель может повысить плату. Там же нужно поместить информацию о том, что делать арендатору, если он будет не согласен с увеличением цены.
  11. Чтобы максимально обезопасить себя, в договоре нужно закрепить за арендатором право преимущественной аренды помещения после того, как срок документа истечет. В противном случае, при желании арендодатель может сдать офис кому-то другому, а предпринимателю придется искать новое помещение.

Несколько советов, которые помогут избежать неприятностей

  • Не нужно искать самое дешевое помещение. Подобные офисы чаще всего имеет ряд серьезных недостатков. Хорошее помещение арендодатель сдавать дешево не будет. Тут нужно исходить из своих потребностей и опираясь на среднерыночную стоимость.
  • Перед заключением договора будет нелишним побеседовать с возможными соседями. Наверняка они расскажут об арендодателе, особенностях работы с ним.
  • Не рекомендуется арендовать помещение на последних этажах из-за повышенного риска быть затопленными. Не очень приветствуется размещение в подвалах и на цокольных этажах. Отсутствие естественного света может вызвать депрессию у сотрудников, снизив их работоспособность.
  • Ехать смотреть помещение лучше в час пик. Так можно оценить загруженность трассы, время, затрачиваемое на поездку. Это поможет понять, сложно ли найти на парковке свободное место.

Занимаясь поиском подходящего офиса, предприниматель в первую очередь должен определиться со своими желаниями, потребностями, а уже потом переходить к рассмотрению предложений на рынке. Не нужно гнаться за другими – нужно оценивать свои возможности и исходить уже из них.

Кстати, мы также писали статью о том, как выбрать склад. Если вы сталкиваетесь с выбором складских помещений в своем бизнесе, то можете прочитать ее.

И напоследок просим вас поделиться рекомендациями о том, как выбрать офисное помещение. На что вы обращаете внимание?

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector