Разработан и скоро начнет действовать формат бумаги о приемке для отправки в ФНС

Обязательный переход на новый формат использования электронной подписи юрлицами и ИП будет отложен на 2023 год. К ранее запланированному сроку — 1 января 2022-го — уровень готовности бизнеса оказался невысоким

Владислав Шатило / РБК

О том, что завершающий этап реформы электронной подписи решили перенести на более поздние сроки, РБК рассказали несколько участников рынка.

По словам одного из собеседников РБК, на прошлой неделе, 11 октября, на совещании у вице-премьера Дмитрия Чернышенко было принято решение ввести в течение 2022 года переходный период для использования так называемых машиночитаемых доверенностей — электронного документа, который будет подтверждать, что сотрудник имеет право подписывать документ от имени организации.

Представитель аппарата Чернышенко подтвердил, что было принято решение, чтобы в течение 2022 года машиночитаемые доверенности применялись добровольно, а аккредитованные удостоверяющие центры смогли, как и раньше, выпускать на сотрудников компаний электронные подписи с привязкой к организации.

До решения правительства предполагалось, что с 2022 года обычные сотрудники компаний, которые подписывают документы, например бухгалтеры, не смогут использовать электронную подпись организации, а должны будут прилагать свою электронную подпись как физлица, а также машиночитаемую доверенность.

Это требование — часть масштабной реформы, запущенной поправками в закон «Об электронной подписи», которые были приняты в конце 2019-го и вступают в силу в 2021–2022 годах.

В частности, с 2021 года в силу вступили более жесткие требования для аккредитации удостоверяющих центров, которые, как прогнозировали сами участники этого рынка, должны были привести к сокращению их количества.

На середину октября из 370 организаций в реестре подобных центров, который ведет Минцифры, у чуть более 120 приостановлена аккредитация.

С июля этого года руководители организаций и индивидуальные предприниматели при смене или обновлении электронной подписи должны обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам, а не в аккредитованные удостоверяющие центры, как раньше. Последние продолжат выдавать электронные подписи только физлицам.

Несмотря на то что практически все документы, необходимые для введения машиночитаемых доверенностей в оборот, были приняты в срок, «для более органичного перехода компаний было принято решение смягчить этот процесс», что позволит им в 2022-м «модернизировать свои бизнес-процессы и программные продукты для работы с новой электронной доверенностью», объяснил представитель аппарата Чернышенко. Возможность добровольного применения машиночитаемой доверенности в следующем году, по его словам, должна дать участникам рынка комфортно планировать доработки информационных систем и выполнение последующих интеграций.

Дмитрий Тер-Степанов, директор по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» (отвечает за реализацию одноименной программы), напомнил, что главной целью изменений в закон «Об электронной подписи» было избежать мошенничества в этой сфере.

Но реформа затрагивает не только удостоверяющие центры, «но и всех участников рынка, активно использующих электронный документооборот», а для адаптации информационных систем компаний к новым нормативным требованиям, по оценке экспертов, потребуется от шести до 12 месяцев.

«Предложенный правительством переходный период позволит максимально комфортно и с минимальными рисками обеспечить внедрение машиночитаемых доверенностей и адаптацию пользователей к новым условиям», — отмечает собеседник РБК.

Технический директор компании «Такском» Александр Тупицын пояснил, что к 1 января практически никто не был готов массово применять машиночитаемые доверенности и отсутствие переходного периода грозило бы массовыми проблемами в функционировании информационных систем, использующих сертификаты электронных подписей, сервисов, через которые происходит обмен электронными документами. «Разработчики информационных систем в большинстве своем даже не начали доработки своих систем для поддержки использования машиночитаемых доверенностей», — отметил он.

Представители МТС и «СКБ Контур» отказались от комментариев. Еще несколько компаний, развивающих удостоверяющие центры, не ответили на вопросы РБК.

Как работать с сертификатами ФНС, физлиц и электронными доверенностями в Экстерне

Сертификаты электронной подписи, выданные вам при подключении к Экстерну, будут работать до конца срока своего действия, в том числе в 2022 году.

Менять действующую подпись Контура на электронную подпись ФНС к 1 января 2022 года необязательно. Получить подпись ФНС вы сможете, когда срок действия электронной подписи Контура закончится.

Согласно разъяснениям Минцифры, до конца срока своего действия будут работать сертификаты электронной подписи, выпущенные удостоверяющими центрами, которые аккредитованы по новым правилам 63-ФЗ. УЦ СКБ Контур и УЦ Сертум-Про получили такую аккредитацию, информация об этом опубликована на сайте Минцифры.

Что изменится

С 1 июля 2021 года

ФНС начала бесплатно выпускать сертификаты юрлиц и ИП. Это некопируемый сертификат на руководителя организации. При этом территориальные налоговые органы в пилотном режиме выдают сертификаты в большинстве регионов страны уже с конца апреля.

Узнайте, как получить сертификат для руководителя в УЦ ФНС, в пошаговой инструкции.

С 1 января 2022 года

С 1 января 2022 года вы можете выбрать один из вариантов, как работать:

Продолжать работать в Экстерне с электронной подписью, которую вы получили в Контуре, до конца срока ее действия.
Получить новую электронную подпись согласно изменениям 63-ФЗ. Руководители юридических лиц и ИП смогут сделать это в удостоверяющем центре ФНС России (далее — УЦ ФНС) или доверенных удостоверяющих центрах. Банки — в удостоверяющем центре Центробанка, госструктуры — в удостоверяющем центре казначейства.
Сотрудники организаций и уполномоченные лица будут получать сертификаты физических лиц для подписания личных и рабочих документов в УЦ, аккредитованных по новым правилам. Чтобы подписывать документы организации, дополнительно понадобится электронная доверенность. Электронная доверенность будет передаваться в ФНС через систему отчетности спецоператора, дублировать ее на бумаге не нужно.
Также вы можете получить новую подпись, имея действующую подпись Контура. И та, и другая будут работать до конца срока своего действия.

Подробнее читайте в статье «Электронная подпись: что изменится с 1 июля 2021 года и позже». А также смотрите видеоинструкцию, как работать с сертификатами ФНС, физлиц и электронными доверенностями в Экстерне.

Изменения коснутся всех организаций. Переходный период изначально был рассчитан на 6 месяцев — с 1 июля 2021-го до 1 января 2022 года, но, скорее всего, продлится еще дольше. Не все процессы сейчас до конца понятны и прозрачны, ряд нормативных документов еще в разработке.

Мы тщательно следим за ситуацией, адаптируем наши системы и помогаем пользователям переходить на новые схемы работы. В Разделе «Инфоблок» Экстерна есть инструкции и рекомендации, которые нужно изучить перед началом работы с сертификатами ФНС и электронными доверенностями.

Как настроить сертификат УЦ ФНС

Если вы планируете работать в Экстерне с сертификатом УЦ ФНС, вам потребуется дополнительно приобрести:

Носитель, чтобы записать на него сертификат и ключи электронной подписи.

Если у вас есть Рутокен Лайт, выданный ранее при подключении к Экстерну, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Общий размер Рутокен Лайт — 64 Кб, на него можно записать до 15 контейнеров с сертификатами.
Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК России для ключевого носителя, который необходим для получения сертификата в УЦ ФНС, можно запросить в вашем сервисном центре.
Обратите внимание, в некоторых регионах в инспекциях просят пустой токен. В таком случае скопируйте все контейнеры с сертификатами и ключами на любой другой носитель или компьютер, чтобы в дальнейшем вы смогли расшифровать свою отчетность или включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.
Если токена нет, его нужно приобрести, обратившись в ваш сервисный центр.

Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP. Лицензия нужна на каждое рабочее место, с которого в вашей организации будут работать с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно купить лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.

Как использовать сертификат физлица и сертификат УЦ ФНС для входа в Экстерн

Если вы будете заходить в Экстерн с помощью сертификата физлица, вам нужно заранее указать телефон или логин и пароль для входа. Первый раз вы зайдете по ним, а дальше сможете входить по сертификату как обычно. Не беспокойтесь, мы напомним вам в Экстерне о том, что надо указать данные для входа, если их еще нет. Но вы можете сделать это уже сейчас, кликнув на Ф.И.О. пользователя в Экстерне в правом верхнем углу.
Если вы будете входить с сертификатом УЦ ФНС, то, скорее всего, не заметите каких-либо изменений и войдете в сервис как обычно. Если этого не произойдет, в Экстерне мы покажем вам инструкцию, что нужно сделать для входа.

Как выбрать сертификат для подписи

Ниже расскажем, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС, или сертификатом физлица.

Отчетность в ФНС, Росстат

Чтобы отчитываться в ФНС и Росстат, вам нужно будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи (инструкция).

Отчетность в ПФР

Чтобы отправлять отчетность в ПФР, вам, как и раньше, нужно будет сначала передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате (инструкция). При этом вы сможете выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП сертификат нужно выбрать перед отправкой — в выборе сертификатов появятся сертификаты физлица и сертификаты УЦ ФНС.

Если вы сдаете в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, регистрационную информацию можно не отправлять.

Отчетность в ФСС

При отправке отчетности вы сможете выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.

Если сотрудник будет отправлять документы с сертификатом физлица, ему необходимо, как и прежде, сначала зарегистрироваться на портале ФСС и передать в ФСС бумажную доверенность старого образца (инструкция).

Многопользовательский режим работы в Экстерне

Раньше, чтобы добавить пользователя в Экстерн, требовалось купить рабочее место и сертификат. В июле появилась возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, если у них уже будет сертификат физлица. Дело в том, что теперь при переходе в разные организации у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя (с сертификатом или без):

Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя, и высылает его.
Новый пользователь может принять приглашение, сразу же войти в Экстерн и при желании привязать свой сертификат для входа. И затем сможет входить либо по сертификату, либо по логину-паролю.

Таким образом, дополнительные пользователи смогут входить в Экстерн удобным способом: с сертификатом, по логину-паролю или указав код из СМС.

Электронные доверенности

С 1 января 2022 года сотрудники организаций, у которых закончится действие их сертификата сотрудника, будут получать сертификаты физлиц. В таком сертификате не указывается организация, только Ф.И.О. сотрудника.

Чтобы представлять организацию и подписывать от ее имени документы, сотруднику нужна будет электронная доверенность. Мы готовим решение, которое позволит использовать ее в сервисах Контура.

Первой системой, с которой можно будет взаимодействовать по электронной доверенности, будет ФНС.

Электронные доверенности для отчетности в ФНС

Электронная доверенность подтверждает, что физлицо имеет полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Она должна быть подписана действующим сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС или аккредитованным удостоверяющим центром, например УЦ Контура.

Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность с подписью руководителя.

Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в ФНС прописан в проекте приказа.

Однако вся новая схема работы — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности — станет обязательной с 1 января или позднее — точная дата пока официально не утверждена.

При этом, если у вас на руках в 2022 году будет действующий сертификат Контура, вы сможете продолжить использовать его до конца срока действия.

Как отправить электронную доверенность в ФНС

В Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и затем нажать на кнопку «Добавить доверенность».

Затем будут варианты:

«Заполнить» — появится окно, куда надо внести данные.
«Есть принятая электронная доверенность» — если раньше вы уже работали в другой системе отчетности с сертификатом физлица, можно просто ввести данные действующей электронной доверенности.

Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но по умолчанию Экстерн будет считать, что доверенность действует во всех ИФНС.

Как подписать и отправить электронную доверенность

Здесь может быть две ситуации.

Если у вас есть доступ к сертификату руководителя, нужно выбрать кнопку «Подписать и отправить». Например, руководитель находится в соседней комнате и можно попросить его подойти со своим сертификатом.
Если у вас нет доступа к сертификату руководителя, нажимайте на кнопку «Запросить подпись», в открывшемся окне укажите e-mail руководителя, можете оставить комментарий и нажмите «Отправить».

Разработан и скоро начнет действовать формат бумаги о приемке для отправки в ФНС

В «Реквизитах плательщика» будет отражаться, какого числа был отправлен запрос на подпись руководителю, а в списке организаций появится статус «Доверенность ожидает подписи».

Когда руководитель подпишет доверенность по ссылке из полученного письма, вы увидите в «Реквизитах плательщика» изменившийся статус у доверенности и сможете отправить доверенность в ФНС. После этого нужно будет подождать ответ от ФНС.

Если от ФНС пришел отказ, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.

Если ФНС приняла доверенность, вы сможете отчитываться за организацию, данные из доверенности будут подтягиваться в сообщение о представительстве, которое высылается вместе с отчетами и другими документами в ФНС.

Как отозвать электронную доверенность

Электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо уже не работает в обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за организацию.

Отзыв электронной доверенности — формализованный документ, который надо подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС. Формат отзыва доверенности пока не утвержден.

Отозвать доверенность можно в «Реквизитах плательщика» в блоке доверенности. Заполните форму отзыва и отправьте ее, подписав сертификатом руководителя или предварительно запросив подпись от руководителя. Когда от ФНС придет ответ, что отзыв принят, доверенность перестанет действовать.

Фнс утвердила формат электронной транспортной накладной: разбираем, что изменилось — право на vc.ru

{«id»:354881,»gtm»:null}

Приказ ФНС вступил в силу 10 января 2022 года. Эксперты Edisoft Алексей Квятковский и Вера Каракчиева, разобрали, что изменилось в каждом титуле ЭТрН, и как это повлияет на бизнес-процессы грузоперевозок.

Электронная транспортная накладная состоит из восьми титулов обмена. Изменения коснулись каждого титула, но некоторые — общие для всех.

Оформлять ЭТрН по формату ФНС можно пока что без участия ГИС ЭПД. После запуска системы каждый файл обмена оператор будет передавать в ГИС ЭПД, который будет присваивать идентификатор номера накладной. До начала функционирования ГИС ЭПД уникальный идентификатор принимает значение «Без номера».

Учитывая, что у каждого файла обмена есть код налогового документа, а формат ЭТрН утвержден ФНС, до запуска ГИС сдавать ЭТрН в налоговую можно будет в электронном виде.

Раньше заполнять итоговый размер штрафа было необязательно. Теперь нужно указывать итоговый размер или в валюте РФ или в другой валюте. Дополнительно, но не обязательно можно указать формулу расчета штрафа.

Изменили формат сведений об адресе и координатах — учли запросы бизнеса. В файле обмена можно указывать код ГАР, адрес РФ или адрес за пределами РФ на выбор. Дополнительно можно указать GLN и координаты места — их теперь нужно указывать в градусах, минутах и секундах. Минуты и секунды представлены как десятичные доли с точностью до 13 символов.

Компании могут использовать точные координаты, чтобы усилить прозрачность перевозок. Например, задавать в титуле ГО маршрут следования ТС, использовать данные телеметрических устройств или данные о геолокации с мобильных устройств водителя, чтобы сравнивать план следования авто с фактом.

Раньше файл доверенности нужно было включать в каждый пакет электронных документов, подписанных представителем. По новому Приказу можно указывать сведения об ИС, в которой хранится доверенность — в дальнейшем пригодится для автоматизации при работе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Добавили идентификатор файла обмена заказа-заявки необязательным атрибутом. Зачем это нужно?

В соответствии с требованиями законодательства заказ-заявка (предварительный договор на перевозку) и основной договор должны оформляться в единой форме — в электронном виде или на бумаге.

После перехода на ЭТрН участники обмена смогут на основе электронного заказа-заявки создавать первый титул ЭТрН.

Такой подход ускорит процесс оформления ЭТрН — данные из ранее сформированного заказа-заявки перенесутся в ЭТрН автоматически.

Регулятор добавил однозначность к данным — это увеличит прозрачность и упростит мониторинг со стороны ФНС.

Теперь обязательно нужно указывать номер телефона. Дополнительно можно указать другие номера телефона, факс, несколько адресов электронной почты.
Сведения о перевозчике теперь нужно заполнять только для ИП и юридических лиц — иностранные и физические лица теперь не могут быть перевозчиками (п. 108 ПП 2126).
Для ИП и физических лиц (участников перевозки кроме перевозчика) теперь нужно обязательно указывать ИНН, а данные паспорта — не нужно, этот пункт исключили.

способ упаковки и вид тары;
отметку о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе — намек в сторону прослеживаемости перемещения грузов;
массу брутто и количество паллет. Раньше было достаточно указать либо массу нетто, либо брутто, либо массу брутто с паллетами. Такой подход может вызвать сложности, если понадобится определить вес содержимого, перевозимого в контейнере. Например, будет сложно определить вес сыпучего груза без указания массы брутто с транспортным оборудованием.

Не обязательно указывать:

сведения о заказчике услуг, связанных с перевозкой груза. Отметка пригодится для перевозки сборных грузов — благодаря ей можно указать, кто является заказчиком перевозки конкретного грузового места.

сведения о контейнерах — оставили только номер контейнера, остальные данные, скорее всего, перенесут в сопроводительную ведомость.

Пока что нет ясности, всегда ли необходимо заполнять сопроводительную ведомость при перевозке груза в контейнере, или только при снятии контейнера с транспортного средства. В первом случае без информации о весе контейнера или прицепа станет сложно проверять массу брутто и нетто.

Теперь можно указать несколько реквизитов, позволяющих идентифицировать документ, подтверждающий отгрузку товара — удобно для отображения перевозки сборных грузов в одном ТС.

Раздел привели к более удобному виду: теперь достаточно заполнить ИНН, а указывать сведения о водительском удостоверении не обязательно. При этом, если нет ИНН, можно указать данные ВУ.

Регулятор учел просьбу бизнеса и сценарии, при которых участники обмена ЭТрН могут не знать владельца объекта инфраструктуры погрузки — заполнять этот пункт теперь не обязательно.

Появилась возможность сценария с отгрузкой со стороннего склада. Например, если производство находится в одном городе, а склад — в другом, подписывать титул может тот, кто осуществляет погрузку со склада.

Доверенность при этом необязательна, но если она есть, можно использовать бумажную, электронную или машиночитаемую доверенность. Мы наблюдаем за проектом и сообщим новости.

Перевозчик теперь не заполняет сведения об акте взвешивания — это делает грузоотправитель, но может добавить отметку в отношении акта взвешивания.

Добавили отметку об электронном уведомлении перевозчика о переадресовке — в перспективе государство разработает и формализует формат. Сведения о лице, от которого получено указание, указывать не нужно, их придется указать в сведениях о новом грузополучателе.

Указание на переадресовку в перспективе позволит достичь большей автоматизации и лучше контролировать инициаторов переадресовки. Это снизит риски мошенничества или пропажи груза, когда доверчивый водитель передает груз мошенникам.

Вместо контактов нового грузополучателя теперь нужно указывать данные лица, от которого получено указание на переадресовку. Мы предполагаем, что это ошибка, и ждем пояснений ведомства. Дело в том, что в сведениях о новом грузополучателе должны быть контактные данные. При переадресовке может не быть нового грузополучателя, а, значит, данные лица, от которого получено указание о переадресовке, указать будет невозможно.
Для ИП и физических лиц теперь нужно указывать ИНН, данные паспорта — исключили.
Сведения о коммерческих и иных актах, в том числе о погрузке или выгрузке груза, об актах взвешивания указывать не нужно, так как возможны сценарии с частичной приемкой и отказом в приемке с последующей переадресацией или возвратом.

Регулятор упростил заполнение файла обмена: теперь достаточно указать сведения о замене водителя и/или ТС и указать причину. Место замены, категорию ВУ и номер СТС указывать не нужно.

Раньше нужно было обязательно указывать сведения о приеме груза грузополучателем. Сейчас — только при содержании операции: прием груза. Если принятого товара нет, то и заполнять не нужно.

Убрали метод определения груза — не всегда его масса определяется на приемке, поэтому пункт был лишним.
Исключили данные, связанные с лицом, управомоченным на получение груза. Если оно не совпадает с грузополучателем, указанным в информации грузоотправителя, то подразумевается переадресовка.
Исключили способ упаковки, вид тары, габариты груза и сведения о контейнере, но добавили необязательный атрибут — объем груза.

Сценарий приемки стал проще. Раньше в разделе «Оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза» использовали три поля — в отношении массы груза, количества грузовых мест и состояния груза. Сейчас оставили одно поле о состоянии груза: если потребуется, замечания по количеству грузовых мест и массе можно оставить здесь.

Стоимость перевозки с налогом теперь указывать не нужно. Если потребуется ее рассчитать, можно использовать данные о налоговой ставке и стоимости перевозки без налога — эти поля остались
Теперь можно указать сведения о перевозчике: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование и банковские реквизиты.
В реквизитах сторон документа для иностранного юридического лица теперь нужно указать его идентификатор, для физического лица — данные документа, удостоверяющего личность.

Аналогично предыдущему файлу обмена можно указать дополнительные сведения о грузоотправителе: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование, банковские реквизиты.

Предварительно полный отказ от бумажных ТН стартует с 1 января 2023 года. До этого момента создавать и передавать ЭТрН можно добровольно, чтобы наладить и отточить бизнес-процессы.

Что для этого потребуется:

Получить сертификат УКЭП.

Новый формат электронных документов утвержденная ФНС

Диадок поддержит изменения, чтобы пользователи смогли работать с документами в обновленном формате.

29 января 2019

Диадок поддержит изменения, чтобы пользователи смогли работать с документами в обновленном формате.

Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утвердил новый формат документов:

счета-фактуры;
документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг, включающего в себя счет-фактуру;
документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг.

Как изменился формат

В перечень значений налоговой ставки добавлено новое значение — 20 % — в связи с повышением НДС в России.
Появилась возможность указывать признак информационных полей определенной структуры, о которой участники сделки договариваются самостоятельно. Это может упростить автоматическую обработку реквизитов документов в отдельных отраслях бизнеса.
Обновились поля для заполнения даты оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Временной промежуток должен проставлять сотрудник организации, указав начало и окончание периода.
В префиксе названия файла документа появились разные значения для сделок по товарам, подлежащим прослеживаемости и маркировке.
Для маркируемых товаров в файлах выделены поля, в которые будет вноситься информация по идентификации продукции.
В формат документов добавлен новый блок с информацией об обстоятельствах закупок для государственных и муниципальных нужд. Эти сведения понадобятся для передачи в управление казначейства.
Введены отдельные поля в формате для характеристики, сорта, артикула, кода товара. Ранее эти реквизиты находились в одном поле, что затрудняло автоматическую обработку информации на стороне пользователя ЭДО.

Когда перестанет действовать старый формат

Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утратит силу с 1 января 2020 года. До этого момента налогоплательщикам разрешено создавать электронные счета-фактуры в старом или новом формате.

Налоговые органы будут принимать файлы в старом формате до конца 2022 года при условии, что они созданы до 1 января 2020 года.

По истечении переходного периода, то есть с 2023 года, приемные комплексы ФНС перестанут обрабатывать не только счета-фактуры, но и первичные документы в старом формате.

Ожидается, что налоговая служба в ближайшее время обновит и формат корректировочного счета-фактуры, утвержденный Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189. Приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 по-прежнему действуют — накладные и акты в этих форматах можно продолжать формировать, ФНС России пока не сообщала об их замене на новые.

Все решения Диадока уже поддерживают работу с документами в новом формате.

Оставить заявку Как поправки в 63-ФЗ повлияют на бизнес-процессы компаний в 2022 году

Изменения в законе затронут все организации, которые применяют электронные подписи. В статье описываем, как будут получать КЭП руководители и сотрудники, для чего нужна электронная доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с КЭП. Узнать больше об изменениях и задать вопросы экспертам вы сможете на вебинаре 10 ноября, ссылка на регистрацию — в статье.

Методические рекомендации ФНС 2021 по форматам электронных документов организаций: обзор

Методические рекомендации ФНС России 2021 года по форматам электронных документов были утверждены на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности под председательством руководителя Налоговой службы Даниила Егорова.

Они направлены на обеспечение комфортных условий для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами или государственными органами власти, а также операторами электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для стандартизации форматов электронных документов между участниками оборота, а также процессов их разработки и сопровождения. В первую очередь, чтобы они были читаемы, доходили до адресата и не вызывали конфликтов оборудования, программного обеспечения.

Как известно, одно из направлений оптимизации работы с документами в финансово-хозяйственной деятельности – это цифровизация документооборота. А именно, перевод в электронную форму, оборот и хранение.

СПРАВКА

По оценкам бизнеса, работа с электронными форматами документов позволяет сократить хозяйствующим субъектам временные затраты на 80%.

Учтите, что рассматриваемые правила от ФНС носят рекомендательный характер. То есть, строго следовать им не обязательно. Но тогда нужно быть готовыми к издержкам, в том числе временным и финансовым.

В то же время, органы исполнительной власти в рамках исполнения своих функций должны принимать электронные документы, составленные по форматам, разработанным и введенным в действие в соответствии с Методическими рекомендациями ФНС. А вот если формат был создан и применяется без их учёта, то всё зависит от решения соответствующего органа власти.

Также см. «Порядок обмена электронными документами между организациями или физлицами: Методические рекомендации ФНС 2021».

На кого и на какие процессы распространяются Рекомендации

Они затрагивают государственные органы и хозяйствующие субъекты (юрлица, ИП, физлица) при следующих действиях с форматами электронных документов:

разработка;
описание;
верификация;
утверждение;
публикация.

Эти Методические рекомендации устанавливают порядок осуществления каждого из перечисленных действий в отношении форматов электронных документов, используемых в деятельности, а также предоставляемых в госорганы при проведении контрольных мероприятий и получении государственных услуг.

Однако Рекомендации не распространяются на электронные форматы. формируемые при:

планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (Закон № 44-ФЗ);
закупках отдельных видов юридических лиц (Закон № 223-ФЗ);
исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров.

В этих случаях требования к порядку разработки, описания, верификации и публикации форматов предусмотрены положениями законодательства о контрактной системе в сфере закупок и законодательства о закупках отдельных видов юрлиц.

Основные понятия

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ – это документированная информация в электронной форме.

То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В свою очередь, формат электронного документа – это описание структуры, содержания и порядка формирования электронного документа.
Разработчиком формата может быть государственный орган, ассоциация, хозяйствующий субъект или иное лицо.
Ввод в действие формата электронного документа означает момент времени, с которого формат можно использовать для создания документов.

Спецкомиссия при ФНС

Методическими рекомендациями предусмотрена Комиссия по форматам электронных документов как экспертный орган при ФНС (далее – Комиссия).

В её состав могут включать представителей органов власти, негосударственных организаций и ЦБ (ассоциаций, союзов и отдельных хозяйствующих субъектов) в целях рассмотрения и решения вопросов, связанных с планированием, разработкой, описанием, вводом в действие и прекращением действия форматов электронных документов.

Комиссия занимается следующим:

утверждает план разработки форматов электронных документов на следующий календарный год;
рассматривает форматы электронных документов перед их утверждением (в целях стандартизации и анализа наличия в них новых элементов, требующих внесения в соответствующий справочник).

Справочник элементов форматов

Для упрощения разработки форматов электронных документов ФНС ведёт и публикует на своём сайте электронный Справочник унифицированных элементов электронных документов (далее – Справочник).

В Справочник включают:

элементы электронных документов, используемые при описании их форматов;
классификаторы, справочники, перечни, используемые при формировании элементов электронных документов;

Справочник содержит следующую информацию об элементах электронного документа и элементах используемых классификаторов, справочников, перечней:

наименование элемента;
код (имя) элемента, уникальный в рамках системы стандартизации форматов электронных документов в РФ;
формальное описание формата элемента, которое включает – 1) имя элемента, расширением которого является данный элемент (при наличии), 2) вложенные элементы, входящие в состав данного элемента, порядок их следования (при наличии);
контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки корректности формирования элемента (при наличии);
правила визуализации при необходимости;
дополнительную и иллюстративную информацию (при наличии);
дату введения элемента;
версию элемента;
дату прекращения использования элемента и заменяющий элемент (при наличии);
историю изменений.

Пополнение Справочника происходит на основании форматов электронных документов, введенных в действие приказами ФНС или совместных приказов органов исполнительной власти и Налоговой службы.
Суть в том, что в Справочник включают новые элементы, использованные при описании вводимого в действие формата электронного документа.
ФНС размещает обновленный Справочник в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата электронного документа в Минюсте.

Планирование разработки и ввода в действие форматов

Предусмотрено, что ФНС ежегодно по результатам заседания Комиссии утверждает план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Это нужно для того, чтобы пользователи форматов могли своевременно подготовить к доработке соответствующие информационные системы.

Главное при этом – наличие обоснованного заключения Комиссии по вопросу востребованности тех или иных форматов электронных документов.

План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает следующие сведения:

наименование документов (нормативных актов), которые устанавливают требования к электронному документу (при наличии);
наименование лиц, участвующих в разработке формата электронного документа;
срок представления формата на рассмотрение Комиссии;
срок утверждения формата;
переходный период, в течение которого можно использовать прошлую и новую версию формата;
дата ввода в действие формата.

Допустимо проявить инициативу и внести на рассмотрение Комиссии свой разработанный формат. Его нужно направить официальным письмом в ФНС. Срок его рассмотрения налоговиками – 2 месяца максимум с правом доработки (при необходимости).

Разработка и согласование формата электронного документа

При разработке формата разработчик должен опираться на бизнес-требования, включающие:

описание бизнес-процесса (вкл. его варианты), который требует сопровождения электронным документом;
перечень участников этого бизнес-процесса;
последовательность внесения данных в электронный документ участниками бизнес-процесса;
порядок подписания (визирования) электронного документа участниками (совместный или автономный).

Бизнес-требования должны быть включены в пакет документов, сопровождающих внесение формата электронного документа на рассмотрение Комиссии при ФНС.

Разработчик формата разрабатывает структуру электронного документа и описывает его содержание, исходя из бизнес-требований к электронному документу, с учетом положений законодательства, нормативных правовых актов, стандартов и иных обязательных требований к электронному документу (если они есть).

При создании нового формата разработчик использует исключительно элементы электронных документов, форматы которых есть в Справочнике. При отсутствии необходимых элементов в Справочнике он должен сопроводить внесение формата на рассмотрение Комиссии описаниями его элементов.

При рассмотрении предложений разработчиков о пополнении Справочника, Комиссия при ФНС исходит из задач унификации форматов и оптимизации структуры форматов. В итоге, она может вынести одно из 4-х решений:

предложить разработчику использовать существующий элемент Справочника;
одобрить включение предложения разработчика в Справочник как новой версии существующего элемента (тогда все последующие форматы электронных документов разрабатывают с использованием нового элемента);
одобрить включение предложения разработчика в Справочник как нового элемента, в том числе с прекращением использования существующего элемента Справочника;
отклонить предложение разработчика в случае его несоответствия данным Методическим рекомендациям.

При необходимости изменений в ранее разработанный формат электронного документа делают новую версию такого формата с максимальной преемственностью. При этом элементы формата, сохраненные в неизменном виде, должны остаться на тех же местах и иметь те же наименования.

Разработчик формата должен согласовать его с заинтересованными пользователями.

По завершении разработки предложение по формату электронного документа направляют в Комиссию на рассмотрение. На это ей дан 1 календарный месяц со дня поступления предложения. В случае необходимости Комиссия может привлечь дополнительную экспертизу для анализа предложенного формата.

ВИД РЕШЕНИЯ	ПОСЛЕДСТВИЕ
Отклонение предложения	Комиссия формирует заключение с указанием основных замечаний к предложенному формату и направляет его разработчику на доработку
Положительное решение	Комиссия формирует заключение о принятом решении и направляет его разработчику формата и в ФНС

Все перечисленные правила касаются как разработки форматов в соответствии с планом, так и при инициативном внесении форматов на рассмотрение Комиссии.

Ввод и прекращение действия формата электронного документа

Ввод в действие формата электронного документа происходит на основании:

приказа ФНС;
либо совместного приказа с заинтересованным госорганом.

Срок – не ранее чем через 6 месяцев с момента утверждения такого приказа и при условии наличия рекомендации Комиссии о вводе его в действие. Но законодательством РФ или актами Правительства России может быть установлен иной порядок ввода в действие.

Прекращение действия формата электронного документа происходит по согласованию с Комиссией по тем же основаниям.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Документ не утрачивает свою юридическую значимость в случае прекращения действия формата, в соответствии с которым он был создан.

Законодательством РФ также может быть установлен порядок конвертации электронного документа с сохранением его юридической значимости.

Реестр форматов электронных документов

В нём публикуют на сайте ФНС введенные в действие форматы. Налоговая служба обновляет сведения в нём в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата в Минюсте.

Реестр утвержденных форматов электронных документов содержит следующую информацию:

уникальный идентификатор формата;
наименование формата;
версия формата;
формальное описание формата;
контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки соответствия электронного документа формату;
правила визуализации;
документация формата (в виде, предназначенном для восприятия человеком);
наименование разработчика формата;
дата ввода в действие формата;
приказ о вводе в действие формата;
дата прекращения действия формата;
приказ о прекращении действия формата;
историю изменений формата.