Счет 71 в бухгалтерском учете используется для наглядного отражения денежных средств, выданных из кассы в подотчет сотрудникам предприятия. Деньги выделяются на расходы в связи с командировкой или для удовлетворения общехозяйственных нужд организации.
Назначение счета
Счет 71 предназначается для учета выдачи и возврата непотраченных подотчетных сумм. Деньги из кассы выдаются с оформлением расходного кассового ордера и лишь при условии, что работником сдана авансовая отчетность о потраченных подотчетных средствах, полученных ранее.
Для получения средств сотрудник пишет заявление, которое должно быть заверено руководителем компании. По истечении срока, на который были предоставлены средства, работник должен в течение 3 дней предоставить отчетность о назначении и количестве потраченных денег. Неистраченные средства возвращаются в кассу предприятия.
Характеристика счета 71
71 счет устроен как активный счет, но сальдо на конец месяца может образоваться как кредитовое, так и дебетовое. Остаток по кредиту будет означать долговое обязательство организации перед сотрудником: выданной в подотчет суммы не хватило на подтвержденные хозяйственные расходы. Конечный остаток по дебету говорит о дебиторской задолженности сотрудника перед предприятием.
Сомнений в том, какой он 71 счет: активный или пассивный, быть не должно. Счет активно-пассивный по структуре ближе к активному. Увеличение суммы выданных средств будет отражаться в дебете, а уменьшение дебиторской задолженности — в кредите.
Счета аналитического учета открывают по каждой выданной в подотчет сумме. Контроль над процессами выдачи и использованием средств целевого назначения позволяет снизить неэффективные расходы предприятия.
Отражение в бухгалтерском балансе
В конце отчетного периода бухгалтер подсчитывает остатки на синтетических счетах учета. Данные должны быть отражены в бухгалтерском балансе. Дебетовое конечное сальдо записывается во II раздел баланса «Оборотные активы» («Дебиторская задолженность»).
Остаток по кредиту на конец периода переносится в V раздел баланса «Краткосрочные обязательства» («Кредиторская задолженность»). Значения используются как начальные остатки по счету 71 в начале следующего периода.
Корреспонденция с другими счетами
Счет 71 дебетуется при выдаче сотруднику денег под отчет. Для этого в основном используют счет 50, если деньги были выданы из кассы, и счет 51, если средства перечислили с расчетного счета.
Кредитуется бухгалтерский счет 71 со следующими счетами учета:
- внеоборотных активов;
- запасов процесса производства;
- затрат на процесс производства;
- товаров и продукции;
- средств в денежном эквиваленте;
- расчетов с сотрудниками и по прочим операциям;
- финансового результата.
Счета I–IV разделов типового плана счетов используют в корреспонденции с кредитом счета 71 в случае выдачи подотчетных сумм для приобретения материалов, запасов и прочих материальных ценностей, имеющих отношение к внеоборотным активам организации или производственно-реализационному процессу.
Подотчетные суммы, не оплаченные в срок, списывают в финансовый результат предприятия («Недостачи и потери»). В дальнейшем бухгалтер может отразить сумму долга работника перед организацией в счете 70 и списать ее из заработной платы.
Подотчетные командировочные средства
Работник, отправляясь в служебную командировку, имеет право на возмещение суммы командировочных расходов, осуществленных с целью:
- оплаты за проезд до пункта назначения;
- оплаты аренды жилья;
- оплаты суточных расходов;
- оплаты прочих оговоренных с работодателем расходов.
Необходимо также учитывать, что работник может претендовать на командировочные выплаты только в том случае, если является штатным сотрудником. Размер денег, выдаваемых под отчет, регулируется коллективными трудовыми договорами или уставом предприятия. Денежные средства, выданные в валюте иностранных государств, необходимо учитывать на отдельных субсчетах.
Проводки по выплате командировочных средств
Выдача работнику командировочных средств сопровождается записями в бухгалтерском учете и оформлением соответствующих документов. Выплатив из кассы денежные средства в подотчет, осуществляется проводка: Дт счет 71 Кт счет 50. Если деньги были перечислены на корпоративную платежную карту, операция оформляется записями: Дт 55 Кт 51, Дт 71 Кт 55.
Дальнейший порядок учета зависит от того, с какой целью работник был отправлен в командировку. Если осуществляются производственные нужды, дебетуются счета 20, 23 или 29 со счетом 71. Поездка административно-управленческого характера списывается на счет 26, по продаже товаров – на счет 44.
Командировка, связанная с приобретением имущества для предприятия, входит в стоимость приобретаемого средства и отражается на соответствующем счете учета производственных запасов, внеоборотных активов, товаров.
Сумма НДС по командировочным выплатам производственного характера учитывается проводками:
- Дт «НДС» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – сумма НДС принята на учет.
- Дт 68 «Расчеты по налогам» Кт 19 «НДС» – проведен налоговый вычет НДС.
Следует помнить, что налоговый вычет НДС на расходы, не относящиеся к производству, не производится. Составляется проводка Дт «Прочие расходы» Кт «НДС», означающая списание НДС.
Подтвержденный расход командировочных средств на большую сумму подлежит возмещению предприятием в пользу сотрудника, проводка – Дт счет 71 Кт счет 50. Если работник возвращает неизрасходованные суммы, операция имеет противоположный вид: Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам».
Подотчетные суммы по прочим операциям
Кроме командировочных расходов, предприятие может выдать работнику денежные средства в подотчет с целью оплаты:
- хозяйственно-операционных расходов;
- покупки мелкооптовых товаров;
- представительских расходов.
Хозяйственно-операционные расходы предполагают покупку товаров, оплату ГСМ и услуг. Представительские расходы относятся к статье общехозяйственных расходов и включают в себя затраты на прием иностранных представителей, буфетное обслуживание, услуги переводчика и пр. К ним не относятся расходы на развлекательные мероприятия и отдых в профилакториях.
Отражение представительских расходов в учете
Для учета выданных подотчетных сумм с целью оплаты представительских мероприятий составляются проводки по 71 счету:
- Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – выданы деньги под отчет.
- Дт «Общехозяйственные расходы» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – отражена сумма представительских расходов.
- Дт «НДС» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – учтена сумма НДС.
- Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – неиспользованные денежные средства возвращены в кассу предприятия.
- Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – выданы средства в качестве возмещения работнику перерасхода.
- Дт «Нераспределенная прибыль/убыток» Кт «Расчеты по налогам» – в случае превышения нормируемых расходов восстанавливается сумма НДС на перерасход.
Сумма представительских расходов не должна превышать 4% от расходов по оплате труда в отчетном периоде.
Учет хозяйственно-операционных подотчетных сумм
Товары, приобретенные на выданные под отчет денежные средства, учитывают на счетах внеоборотных активов, производственных запасов или товаров.
Рассмотрим пример: из кассы на покупку материалов выдано 3000 р., из них фактически потрачено 2500 р. Бухгалтер осуществляет проводки:
- Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – 3000 р. – выдано подотчетному лицу на приобретение материалов.
- Дт «Материалы» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – 2500 р. – отражена сумма расходов на материалы.
- Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – 500 р. – подотчетным лицом возвращены в кассу неиспользованные средства.
Если остаточные подотчетные суммы не возвращены сотрудником в установленный срок, или не был предоставлен авансовый отчет о потраченных средствах, осуществляется проводка: Дт 94 Кт 71. В зависимости от способа удержания суммы могут быть составлены проводки:
- Дт «Расчеты по заработной плате» Кт «Недостачи и потери» – вычет подотчетной суммы из заработной платы сотрудника;
- Дт «Расчеты с сотрудниками по прочим операциям» Кт «Недостачи и потери» – выставлена дебиторская задолженность сотрудника по невозвращенной подотчетной сумме.
Прежде чем использовать счет 71 в бухгалтерском учете для составления корреспонденции по операциям отражения и взыскания с работника подотчетных сумм, необходимо ознакомиться с учетной политикой предприятия. В частных случаях со счетом 71 могут использоваться еще и счета 91, 99.
Корреспонденция счетов бюджетного учета: отражаем остатки и обороты по институциональным единицам
Рассказываем, как отражать остатки и обороты на счетах расчетов по институциональным единицам в 2021 году в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Нормативное регулирование
До 2019 г. в расчетах государственных учреждений с контрагентами следовало только определить, кем является для учреждения контрагент: дебитором или кредитором. Приказ Минфина РФ от 29.11.
2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» внес дополнительную классификацию в оборотные КОСГУ расчетов в зависимости от того, с кем эти расчеты производятся.
Согласно п. 7.1 Приказу № 209н: операции, увеличивающие (уменьшающие) задолженности по предоставленным заимствованиям, увеличивающие (уменьшающие) стоимость иных финансовых активов, увеличивающие кредиторскую задолженность, группируются на подстатьи КОСГУ по группам лиц, таких как:
- ГРБС, РБС, ПБС, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления по исполнению публичных обязательств и т.д.;
- государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения;
- государственные (муниципальные) унитарные предприятия, государственные корпорации и компании, публично-правовые компании;
- некоммерческие организации и физические лица;
- иные финансовые и нефинансовые организации;
- физические лица, в том числе нерезиденты, и т.д.
В случае если в течение финансового года юридическое лицо было реорганизовано, в связи с чем на конец года (на конец осуществления расчетов с ним) оно относится к группе лиц, отличной от той, к которой относилось в начале финансового года (на начало осуществления операций с ним), операции по расчетам с данным юридическим лицом в течение финансового года должны производиться по тем подстатьям КОСГУ, по которым они отражались в начале финансового года. Таким образом, 26-значный счет расчетов с 01.01.2019 в части 24-26 разрядов (КОСГУ) имеет дополнительную детализацию.
Детализация движения задолженности осуществляется в разрезе типа контрагента:
Приказ № 209н содержит детализированные КОСГУ, например ст.
540 «Увеличение задолженности по предоставленным заимствованиям» и 640 «Уменьшение задолженности по предоставленным заимствованиям» детализируются по правовой форме контрагента от 1 до 9, а ст.
550 «Увеличение стоимости иных финансовых активов» и 650 «уменьшение стоимости иных финансовых активов» детализируются по правовой форме контрагента от 1 до 7.
Отсюда следует, что с 01.01.2019 в учете государственных учреждений на счетах расчетов не должно быть группировочных КОСГУ, типа 560/660 или 550/650.
А что же с оборотами?
При обращении к Инструкции № 157н до 01.01.2021 при завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят, таким образом Главная книга начиналась с нулевых КОСГУ.
В этот пункт были внесены изменения:при завершении текущего финансового года только данные счетов расчета формы 169 «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности» будет отражены в регистрах бухгалтерского учета очередного финансового года.
Однако из правила детализации есть исключения:
| 205.36 | Расчеты по доходам бюджета от возврата субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания | 562 | 662 |
| 205.51 | Расчеты по безвозмездным поступлениям текущего характера от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации | 561 | 661 |
| 205.52 | Расчеты по поступлениям текущего характера бюджетным и автономным учреждениям от сектора государственного управления | 561 | 661 |
| 205.53 | Расчеты по поступлениям текущего характера в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации от бюджетных и автономных учреждений | 562 | 662 |
| 205.54 | Расчеты по поступлениям текущего характера от организаций государственного сектора | 563 | 663 |
| 205.56 | Расчеты по поступлениям текущего характера от наднациональных организаций правительств иностранных государств | 568 | 668 |
| 205.57 | Расчеты по поступлениям текущего характера от международных организаций | 569 | 669 |
| 205.58 | Расчеты по поступлениям текущего характера от нерезидентов (за исключением наднациональных организаций и правительств иностранных государств, международных финансовых организаций) | 569 | 669 |
| 205.61 | Расчеты по поступлениям капитального характера от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации | 561 | 661 |
| 205.62 | Расчеты по поступлениям капитального характера учреждениям от сектора государственного управления | 561 | 661 |
| 205.63 | Расчеты по поступлениям капитального характера в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации от бюджетных и автономных учреждений | 562 | 662 |
| 205.64 | Расчеты по поступлениям капитального характера от организаций государственного сектора | 563 | 663 |
| 205.66 | Расчеты по поступлениям капитального характера от наднациональных организаций и правительств иностранных государств | 568 | 668 |
| 205.67 | Расчеты по поступлениям капитального характера от международных организаций | 569 | 669 |
| 205.68 | Расчеты по поступлениям капитального характера от нерезидентов (за исключением наднациональных организаций и правительств иностранных государств, международных организаций) | 569 | 669 |
| 206.11 | Расчеты по заработной плате | 567 | 667 |
| 206.12 | Расчеты по авансам по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме | 567 | 667 |
| 206.13 | Расчеты по авансам по начислениям на выплаты по оплате труда | 567 | 667 |
| 206.14 | Расчеты по авансам по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме | 567 | 667 |
| 206.27 | Расчеты по авансам по страхованию | 565 | 665 |
| 206.41 | Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям текущего характера государственным (муниципальным) учреждениям | 562 | 662 |
| 206.42 | Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям текущего характера финансовым организациям государственного сектора на производство | 563 | 663 |
| 206.43 | Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям текущего характера иным финансовым организациям (за исключением финансовых организаций государственного сектора) на производство | 565 | 665 |
Такой же принцип применяется и к счетам группы 302.ХХ, 303.ХХ, 304.02, 304.03 Особое внимание обратите на счет 304.03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда». Официально с 2021 года КОСГУ по Дт и по Кт данного счета установлено 837, 737, не зависимо от того, в пользу кого производятся выплаты.
Во всех остальных случаях, прежде чем сформировать бухгалтерскую запись по любому из счетов расчетов, бухгалтеру следует четко знать тип контрагента по расчетам, так как это является первостепенной задачей работника финансовой службы.
Отражение остатков и оборотов на счетах расчетов по институциональным единицам с 01.07.2021
При сдаче отчетности с 1 июля 2021 г. изменился порядок отражения номера счета в графе 1 раздела 1 «Сведений по дебиторской и кредиторской задолженности (ф.0503169, ф.0503769).
Письмо Минфина РФ от 31.03.2021 года № 02-06-07/23866 разъясняет следующее: раскрытии информации в графе 1 раздела 1 «Сведений о дебиторской и кредиторской задолженности» осуществляется по коду счета бухгалтерского учета. При этом для счетов 205.00, 206.00, 208.00, 209.00, 210.10, 210.
50, 302.00, 303.00, 304.02, 304.03, 304.
06 формирование показателей в графе 1 раздела 1 Сведений осуществляется в структуре 0000 0000000000 000 Х ХХХ ХХ 00Х с отражением в 26 разряде номера счета третьего разряда соответствующих подстатей КОСГУ, отражающего классификацию институциональных единиц.
По счетам 205.00, 206.00, 208.00, 210.10 и 210.05 в разрядах 24,25 номера счета ставятся нули, в разряде 26 — третий разряд соответствующей подстатьи статьи 560 КОСГУ. По счетам 302.00, 303.00, 304.02, 304.03, 304.06 в разрядах 24,25 номера счета ставятся нули, в разряде 26 — третий разряд соответствующей подстатьи статьи 730 КОСГУ.
Поскольку в п. 11 Приложения 2 Инструкции № 157н с 01.01.2021 внесены изменения, то обороты по счетам расчетов по дебиторской (кредиторской) задолженности по вышеуказанным счетам с оборотами КОСГУ не закрываются, а формируются остатки с отражением в 26 разряде номера счета третьего разряда соответствующих подстатей КОСГУ, отражающего Классификацию институциональных единиц.
Для формирования остатков по счетам расчетов по дебиторской (кредиторской) задолженности с отражением в 26 разряде номера счета кода по Классификации институциональных единиц предназначен документ «Формирование остатков по счетам расчетов» раздела «Учет и отчетность» — «Регламентные операции».
Документ вводится датой 31 декабря после отражения в программе всех операций за год и ввода всех регламентных документов по закрытию года. В документе следует указать окончившийся финансовый год. В поле «Типовая операция» по умолчанию установлена типовая операция «Формирование остатков по счетам расчетов».
Для формирования остатков следует нажать кнопку «Провести и закрыть»
В результате проведения документа формируются проводки по переносу остатков по счетам расчетов по КЭК на счета, в 26 разряде номера счета которых отражаются коды по Классификации институциональных единиц, то есть на счета с КОСГУ 001-009.
Следует обратить внимание на то, что в списке счетов расчетов, по которым остатки должны формироваться по институциональным единицам, нет счета 304.01.
Остатки формируются по счетам, перечисленным в инструкциях по формированию бюджетной и бухгалтерской отчетности в описании порядка формирования Сведений (ф. 0503169), (ф. 0503769): 205.00, 206.00, 208.00, 209.00, 210.
03, 210.05, 210.10, 302.00, 303.00, 304.02, 304.03, 304.06.
Остатки на начало финансового года по счету 304.01 в разрезе КЭК формируются документом «Закрытие оборотных КЭК». Исходя из этого положения, остатки по счету 304.01 закрываются по-старому, т.е. на КОСГУ 000.
При загрузке актуального комплекта отчетности у недействующих форм 0503169 и 0503769 будет изменено наименование, в котором будет указан срок действия и данные формы будут перемещены в папку «Устаревшие с 2021 года».
Вместо них следует формировать новые формы, которые имеют название «Действует с 2021 года». Форма, в соответствии с указаниями Минфина РФ должна быть заполнена данными по счетам расчетов, содержащих в 26 разряде код институциональной единицы, за исключением некоторых счетов: 205.11, 205.12, 205.13, 205.
14, 205.41, 205.44, 205.45 и 205.81. Данные по этим счетам формируются по КОСГУ 000.
Форма отчета после заполнения должна выглядеть подобным образом, как на рисунке.
Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2022 году — Права пенсионеров и инвалидов
В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?
Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.
В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.
Учет на 71 счете
Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.
Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь.
Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.
На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.
Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:
- если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
- если работником полностью погашены предыдущие авансы.
Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.
По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .
Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.
Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.
Списание подотчетных сумм
Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.
Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.
Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.
Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.
Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.
Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.
Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты.
Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.
Бухгалтерские проводки по 71 счету:
Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется, корреспондеция, субсчета, основные проводки
Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.
Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется
Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.
План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.
На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.
Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.
Важно! Учитывать на этом счете займы, выданные работникам, нельзя. Для этого применяется отдельный счет 73. Многие субъекты бизнеса под выдачу подотчетных сумм пытаются замаскировать предоставленные работникам на короткие сроки займы. Однако, это является нарушением законодательства.
Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.
Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.
Характеристика счета
Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет — активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 — это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.
Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.
- По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.
- По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.
- Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:
- Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
- Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.
Субсчета
Построение аналитического учета по счету производится в разрезе каждого выданного подотчета.
Также счет 71 может иметь следующие субсчета:
- Расчеты с подотчетными лицами в рублях.
- Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.
В соответствии с учетной политикой организации, к счету 71 открываются субсчета по каждому подотчетному лицу отдельно.
Корреспонденция
Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.
По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:
- Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
- Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
- Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
- Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
- Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
- Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
- Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.
По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:
- Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
- Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
- Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
- Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
- Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
- Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
- Счет 23 — при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
- Счет 25 — при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
- Счет 26 — при списании подотчетных сумм на административные расходы;
- Счет 28 — при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
- Счет 29 — при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
- Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
- Счет 44 — при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
- Счет 45 — при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
- Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
- Счет 51 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
- Счет 52 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
- Счет 55 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
- Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
- Счет 73 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
- Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
- Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
- Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
- Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
- Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
- Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.
Порядок выдачи денег в подотчет
Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.
Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.
До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.
С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.
Внимание! При отсутствии заявления или приказа, либо некорректном их составлении, на компанию и ответственных лиц могут налагаться штрафы до 50 тысяч рублей.
Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.
Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.
Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.
В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.
Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.
Внимание! В случае, если работником подотчетная сумма была потрачена не полностью, то после оформления авансового отчета он должен вернуть неиспользованный остаток назад в кассу
Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:
- Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
- Оплата за услуги или работы;
- Покупка материалов и товаров;
- Совершение представительских расходов;
- Другие аналогичные расходы.
Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.
Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.
Типовые бухгалтерские проводки
Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.
Приобретение материалов через подотчет
| Дебет | Кредит | Название ситуации |
| 71 | 50/1 | Выданы деньги подотчет из кассы |
| 10 | 71 | Приобретены материалы на подотчетные суммы |
| 19 | 71 | Принят к учету НДС по приобретенным материалам |
| 20 | 10 | Приобретенные материалы отпущены в производство |
| 50/1 | 71 | Лицо сдало в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы |
| 71 | 50/1 | Подотчетному лицу выдан из кассы перерасход по подотчетным суммам |
Командировочные расходы
| Дебет | Кредит | Название ситуации |
| 71 | 50/1 | Выданы деньги подотчет из кассы на командировку |
| 20 | 71 | Списаны расходы по приобретению проездных билетов |
| 19 | 71 | Принят к учету НДС по приобретенным билетам |
| 44 | 71 | Списаны затраты на гостиницу и суточные выплаты |
| 19 | 71 | Принят к учету НДС за проживание в гостинице |
| 50/1 | 71 | Подотчетное лицо вернуло остаток средств в кассу |
Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (2
Счет 71 в бухгалтерском учете в 2021 году. Как используется
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Примеры типовых проводок по счету 71
| № п/п | Содержание хоз. операции | Дебет | Кредит | Документы-основания |
| 1 | Выплата наличных денежных средств в подотчет | 71 | 50 | Отчет кассира, расходный ордер |
| 2 | Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку | 71 | 51 | Выписка банка, платежное поручение |
| 3 | Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку | 71 | 55 | Выписка со специальных счетов |
| 5 | Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств | 08 | 71 | Акт о приемке работ и услуг |
| 6 | Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом | 10 | 71 | Накладные, документы о перевозке, акт о приеме |
| 7 | Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды | 20/26/44 | 71 | Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке |
| 9 | Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом | 41 | 71 | Авансовый отчет и накладные |
| 11 | Возврат в кассу неистраченных средств | 50 | 71 | Отчет кассира, приходный ордер |
| 12 | Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица | 73 | 71 | Авансовый отчет |
Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.
Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки
Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб.
На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И.
на банковскую карту.
В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:
| Дт | Кт | Описание | Сумма, руб. | Документ — основание |
| 71 | 51 | На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды | 2 500 | Платежное поручение |
| 10 | 71 | Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС | 2 840 | Авансовый отчет, товарный чек |
| 71 | 51 | На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода | 340 | Платежное поручение |
Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки
Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.
Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:
| Дт | Кт | Описание | Сумма, руб. | Документ-основание |
| 26/44 | 60 | отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.) | 6 102 | Акт выполненных работ |
| 19 | 60 | Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг | 1 098 | Акт выполненных работ |
| 68/2 НДС | 19 | Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету | 1 098 | Акт выполненных работ, счет-фактура |
| 71 | 50/1 | Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет | 7 500 | Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица |
| 60 | 71 | В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» | 7 200 | Авансовый отчет, акт выполненных работ |
| 50/1 | 71 | Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. | 300 | Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ |
Что такое подотчетные средства
Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.
Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек.
Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств.
Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.
Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Порядок выдачи денег в подотчет
- Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.
Счет 71 в бухгалтерском учете: значение, проводки и пример
В силу тех или иных обстоятельств компании вынуждены выдавать своим подчиненным определенную сумму денежных ресурсов под отчет. В данном случае речь может идти о получении аванса при направлении в служебную поездку либо покупке общехозяйственных товаров для организации.
В этой статье речь пойдет о том, что представляет собой 71 счет бухгалтерского учета, каков порядок выдачи подотчетных сумм, в корреспонденции с какими счетами работает обозначенная позиция, какие типовые бухгалтерские проводки существуют для отражения подобного рода операций. Помимо того, мы рассмотрим один из практических примеров.
Роль и значение 71 позиции для бухгалтерского учета
71 счет необходим для того, чтобы вести учет выданных и не потраченных подотчетных сумм. Последние выдаются из кассы организации и при условии, что сотрудник отчитался, сдав авансовую ведомость, по ранее полученным авансовым средствам.
Для того, чтобы получить деньги под отчет работник обязан написать заявление на имя руководства компании. После того, как срок, на который были выданы обозначенные суммы, истек, сотрудник в течение 3 дней обязан представить отчетность о цели и сумме затрат. Та часть ресурсов, которая осталась не использованной, должна быть отдана в кассу организации.
По характеру 71 позиция является активной. Тем не менее на момент составления отчетности по ней может сформироваться как дебетовое, так и кредитовое сальдо.
В последнем случае речь идет о задолженности организации перед работником по причине того, что полученных под отчет ресурсов не хватило для покрытия понесенных расходов.
Сальдо же по дебету свидетельствует о задолженности сотрудника перед работодателем.
Аналитика по позиции ведется по каждой выданной подотчетной сумме. Контроль за подобными расходами дает возможность сократить неэффективные затраты организации.
Порядок получения денег под отчет
Порядок выдачи финансов под отчет регламентируется специальным нормативным документом, утвержденным ЦБ РФ, в котором отражаются правила ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами.
Итак, прежде чем выдавать деньги под отчет бухгалтерия должна проверить, не числится ли за данным сотрудником какая-либо задолженность по ранее полученным ресурсам. Если таковая имеет место быть, то выдавать дополнительные средства нельзя.
После того, как стало понятно, что такой задолженности нет, то работнику необходимо написать заявление на имя руководства, указав требуемую сумму и срок.
Теперь при наличии заявления с подписью руководства оформляется расходный кассовый ордер, который должен быть завизирован главным бухгалтером, кассиром и руководителем, когда бухгалтера нет.
После оформления обозначенного документа и его передачи в кассу кассир проверяет правильность его составления и наличие соответствующих подписей должностных лиц. Только после выполнения всех перечисленных действий кассир выдает работнику денежные ресурсы под отчет.
Корреспондирующие позиции
В случае выдачи денежных ресурсов под отчет дебетуется 71 позиция в корреспонденции с 50 счетом. Если же деньги были перечислены из депозита до востребования компании, то кредитуется 51 позиция.
Что касается кредитования 71 позиции, то используются 08, 10, 20, 23, 28, 29, 41, 44, 50, 51, 55 и прочие счета.
Типовые записи
- Существуют следующие типовые бухгалтерские проводки для отражения операций по 71 позиций:
- 1) Дт 71
- Кт 50 – выдача денег под отчет из кассы;
- 2) Дт 08
- Кт 71 – включение в первоначальную стоимость НМА расходов на их приобретение и создание;
- 3) Дт 10
- Кт 71 – учет материалов, купленных подотчетным лицом;
- 4) Дт 20
- Кт 71 – учет израсходованных подотчетными лицами денег основного производства;
- 5) Дт 50
Кт 71 – возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм и т.п.
Практический пример
Работник предприятия получил из кассы средства в размере 3 700,0 р. на покупку материалов. Из общей суммы полученных ресурсов были израсходованы лишь 2 400,0 р. В данной ситуации бухгалтер отразил следующие проводки:
- 1) Дт 71
- Кт 50 – 3 700,0 р., выданы средства под отчет;
- 2) Дт 10
- Кт 71 – 2 400,0 р., приобретены материалы;
- 3) Дт 50
Кт 71 – 1 300,0 р., возврат неиспользованных средств.
Заключение
Таким образом, использование подотчетных сумм и контроль за этим процессом позволяет руководству компании распоряжаться имеющимися ресурсами более эффективно, что в конечном итоге влияет на финансовый результат деятельности любого предприятия.
Загрузка...
