Из нашей статьи вы узнаете:
Юрлица и ИП обязаны ежемесячно отчитываться о трудовой деятельности своих сотрудников. Информацию необходимо собрать по форме СЗВ-ТД и сдать в Пенсионный фонд России. Такая отчётность сдаётся при каждом кадровом событии работника в организации: при трудоустройстве, смене должности, увольнении или смене формата трудовой книжки. За не вовремя поданный отчёт организацию могут наказать.
В статье расскажем, какие санкции ждут организацию, когда СЗВ-ТД не сдали вовремя, что делать чтоб не получить штраф если это произошло.
Что изменилось в штрафах за не вовремя сданный отчёт СЗВ-ТД
Ранее штрафные санкции за не вовремя поданный отчёт СЗВ-ТД не были предусмотрены законодательством. Но это не значит, что срок сдачи документов можно было нарушить.
За несоблюдение трудового законодательства работодателей наказывали в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Согласно статье, за несвоевременный отчёт с индивидуальных предпринимателей могли взыскать от 1 до 5 тысяч рублей, а с юридических лиц от 30 до 50 тысяч рублей.
С 2021 года вступил в силу закон, который устанавливает ответственность за нарушение сроков сдачи отчётности индивидуального (персонифицированного) учёта в ПФР. Размер штрафа зависит не от длительности опоздания сдачи отчёта, а от количества документов с недостоверными данными. В соответствии со ст. 15.33.
2. КоАП РФ, если не сдать СЗВ-ТД вовремя или предоставить его с ошибками, накажут не только компанию, но и руководителя. Должностное лицо получит штраф от 300 до 500 рублей, а с организации взыщут 500 рублей. При этом штраф взыскивается за каждого работника, чьи данные были сданы с опозданием или ошибками.
С 1 января 2021 года приказ Роструда № 170 наделил трудовую инспекцию полномочиями устанавливать данные штрафные санкции за соответствующие нарушения.
Кроме того, существует штраф за нарушение правил сдачи формы СТД-Р, которую отдают сотруднику с электронной трудовой книжкой при увольнении. Документ содержит в себе сведения о работнике, которые были отправлены ранее работодателем в отчётах СЗВ-ТД. Если СТД-Р не выдать вовремя, организацию оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ.
Чего ещё можно ожидать, если не вовремя сдать отчёт СЗВ-ТД
Если отчёт СЗВ-ТД не сдать вовремя, организации грозит проверка со стороны трудовой инспекции.
Сотрудники ПФР сверяют данные из отчёта СЗВ-ТД с информацией из форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Если специалистами выявлены неточности и расхождения, о них сообщают в трудовую инспекцию. Срок для подачи уведомления трудовой инспекции — не более пяти рабочих дней с момента обнаружения нарушений.
Если уведомления от ПФР поступают регулярно, то трудовая инспекция назначает внеплановую проверку. Ведомство может повысить фирме категорию риска и дисквалифицировать руководителя.
Как заполнять форму СЗВ-ТД с 2021 года, чтобы не получить штраф
Юрлица и ИП обязаны сдавать отчёт СЗВ-ТД не только вовремя, но и по актуальной форме. Формат, по которому сдают отчётность в 2021 году, утверждён Постановлением правления ПФР № 730п (в редакции документа № 769п).
Согласно постановлению, отчёт СЗВ-ТД необходимо сдать с указанием кода выполняемых функций. Он состоит из пяти знаков в формате «XXXX.X».
В коде зашифрованы вид профессиональной деятельности, уровень квалификации и трудовая функция работника.
Код берут из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), который утверждён Приказом Росстандарта № 2020-ст в редакции от 18.02.2021 года.
Функции указывают в соответствии с фактическими выполняемыми обязанностями сотрудника, его должности и специальности. Если код подать с ошибкой, придётся сдать уточнённую отчётность.
С 1 августа 2021 года добавлены новые разделы:
- «Сведения о работодателе,правопреемником которого является страхователь» — его сдают в случае реорганизации компании;
- поле для указания кодов МКС и РКС — для работников крайнего севера.
Как сдать СЗВ-ТД при увольнении сотрудника, чтобы не получить штраф
Если сдать отчёт с опозданием, должностное лицо и его компанию ждёт штраф. Но есть случаи, когда административную ответственность не назначат. Если срок сдачи выпадает на выходные, праздничные или нерабочие дни, то отчёт сдают в ближайшие рабочие сутки.
Если сотрудника уволили в рабочую пятницу, то днём сдачи СЗВ-ТД будет не суббота, а понедельник. Работодатель имеет право предоставить отчётность в этот же день или сдать отчёт в ПФР после нерабочих суток.
Данное правило действует не только при увольнении сотрудника. Его применяют при ежемесячном предоставлении и к остальным проведённым кадровым событиям при сдаче отчёта СЗВ-ТД.
Что делать, чтобы избежать штрафа за не вовремя сданный отчёт СЗВ-ТД
Чтобы не опоздать с сдачей необходимо проверять документ на ошибки перед отправкой и предоставлять отчёт вовремя. После каждого трудоустройства или увольнения требуется сдавать СЗВ-ТД не позднее первого рабочего дня, следующего за датой издания приказа. За задержку в один день, трудовая инспекция выпишет штраф за несвоевременный отчёт.
Даже за задержку на 1-2 дня трудовая инспекция может выписать штраф за опоздание СЗВ-ТД.
Информация о других кадровых событиях, таких как перевод на новую должность или присвоение квалификации, собирается в ежемесячный общий отчёт. Сдать такой документ необходимо не позже 15 числа месяца, следующего за отчётным.
Чтобы отправлять СЗВ-ТД в ПФР вовремя, рекомендуем использовать «Астрал Отчёт 5.0». Это онлайн-сервис, который позволит сформировать и сдать электронные документы с любого ПК и из любой точки мира при наличии интернета.
Узнайте, могут ли назначить штраф за ошибки в отчете, и как сдать корректирующий отчет СЗВ-ТД в нашей статье.
Какие штрафы предусмотрены за несдачу СЗВ-ТД
Президент подписал закон, вводящий штрафы за несдачу новой отчетности по форме СЗВ-ТД. Рассказываем, во сколько обойдется бухгалтерам и кадровикам непредставление этой формы.
Кто сдает СЗВ-ТД
- С 2020 года для работодателей введен новый вид отчетности в ПФР — форма СЗВ-ТД.
- Работодатели обязаны представлять СЗВ-ТД в случаях приема сотрудников на работу, переводов их на другую постоянную работу, увольнения, а также подачи работниками заявлений о выборе варианта ведения трудовой книжки.
- Обязанность по сдаче СЗВ-ТД распространяется на всех работодателей, использующих труд наемных сотрудников, включая тех, кто работает по совместительству и на дистанционной работе.
Штрафы за СЗВ-ТД
Федеральный закон от 01.04.2020 № 90-ФЗ дополнил статью 15.33.2 КоАП РФ новыми штрафами за несдачу в ПФР сведений персонифицированного учета.
- В соответствии с поправками, по этой статье можно будет штрафовать не только за несдачу СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, но и за непредставление новой отчетности по форме СЗВ-ТД.
- Непредставление в установленный срок сведений по форме СЗВ-ТД повлечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации и ИП в размере от 300 до 500 рублей.
- Аналогичные санкции устанавливаются и за представление неполных или недостоверных сведений по форме СЗВ-ТД.
- Новые штрафы вводятся начиная с 1 января 2021 года.
Как еще могут наказать за СЗВ-ТД
То, что в настоящее время штрафы за несдачу СЗВ-ТД по статье 15.33.2 КоАП РФ пока что не действуют, еще не значит, что за непредставление формы не могут наказать.
На самом деле в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ уже существует статья 17, которая предусматривает наказание за несдачу СЗВ-ТД.
По этой статье за непредставление сведений персонифицированного учета к должностным лицам применяются финансовые санкции в размере 500 рублей. Такой штраф назначается в отношении каждого работника, по которому не была сдана отчетность.
Таким образом, с нового года за несдачу СЗВ-ТД будут штрафовать не только по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ, но еще и по КоАП РФ.
Кого не оштрафуют за СЗВ-ТД
Штрафовать за непредставление СЗВ-ТД не смогут тех работодателей, у которых в спорном месяце не было сотрудников, которые:
- приняты на работу или уволены;
- переведены на другую постоянную работу;
- получили новую профессию, специальность или квалификацию;
- подали заявление о выборе бумажной/электронной трудовой книжки.
При этом ПФР не будет штрафовать работодателей за несвоевременное представление отчетности за март 2020 года в связи с тем, что указом Президента РФ от 02.04.2020 № 239 с 4 по 30 апреля 2020 года установлены нерабочие дни.
Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?
- Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
- Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
- Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.
Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).
После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.
Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.
Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи.
Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня.
Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.
Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы
В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.
Как работнику получить сведения о своем стаже
Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.
В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР
СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).
ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.
У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.
Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.
Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
Подробнее об этом читайте в статье «Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?».
Форма СЗВ-ТД: как заполнять
Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).
Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.
Требования к заполнению формы
Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.
Реквизиты работодателя
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.
Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.
Сведения о работнике
Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.
Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.
Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».
Подраздел «Наименование»
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию.
Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.
Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.
В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:
Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.
Подраздел «Основание»
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).
Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.
Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.
Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:
- Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
- Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.
Ответственность за непредставление СЗВ-ТД
Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции.
За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.
2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.
Электронные трудовые книжки
Электронные трудовые книжки
Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.
Процесс регулируют сразу несколько законов:
Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.
Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.
Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится.Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.
Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.Электронная трудовая позволяет владельцу видеть, кто и что туда записывает. Она не спрятана в сейфе отдела кадров.
Для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках не нужно оформлять заверенные копии трудовой. Выписку можно скачать самостоятельно в любой момент.Электронную трудовую невозможно потерять. А вот потеря бумажной трудовой обрекает человека на скитания по адресам бывших работодателей, сбор справок и сидение в архивах.Увеличивается сохранность данных.
Страницы не истреплются, чернила не выцветут.Манипуляции со стажем исключены. ЭТК нельзя подделать: удалить пункт трудовой биографии, накинуть себе пару рабочих лет, допустить неточность, которая повлияет на размер пенсии.Процесс формирования пенсий становится прозрачным. С помощью электронных трудовых сбор сведений о стаже легко контролировать.
С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде.
Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию или вовсе молчит, то для него обе книжки будут существовать параллельно.
С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.
О переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном видеНачальник отдела организации перс. учета ОПФР по Калининградской областиЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела перс. учета и взаимодействия со страхователямиЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела ОПУ и ХД ОПФР по Кемеровской областиЭлектронные трудовые книжкиЗам. руководителя отдела перс. учета ОПФР по Республике БурятияВнедрение электронных трудовых книжек. Сдача новой формы отчетности СЗВ-ТДЗам. начальника отдела организации персонифицированного учета и хранения документовЭлектронные трудовые книжкиЗам. управляющего ОПФР по Смоленской областиЭлектронные трудовые книжкиЗам. управляющего ОПФР по Удмуртской республикеЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела перс. учета УПФР в г. ЯрославлеЭлектронная трудовая книжка. Код «село»Зам. управляющего ОПФР по Ставропольскому краюВедение электронных трудовых книжек. Сдача новой формы отчетности СЗВ-ТДГлавный специалист-эксперт по ООПУ ВСЭлектронные трудовые книжкиЗам. начальника отдела обработки документов перс. учетаЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела организации перс. учетаЭлектронные трудовые книжки. Формирование и представление в ПФР сведений о трудовой деятельностиНачальник ОПФР по Нижегородской областиЭлектронные трудовые книжкиЗам. начальника ОПФР по Псковской областиЭлектронная трудовая книжка, предоставление в органы ПФР отчетности в 2020 годуЗам. управляющего ОПФР по Ставропольскому краю
Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный фонд.
Как работодателю внести запись в электронную трудовую книжку
Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет.
Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Сдавать отчет на бумаге имеют право только работодатели, у которых в штате числится меньше 25 человек.
Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.
- Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН, КПП.
- Сведения о сотруднике: СНИЛС, дата рождения, ФИО.
- Выбор способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде.
- Отчетный период.
- Сведения о трудовой деятельности: дата, вид мероприятия, должность, структурное подразделение, реквизиты приказа-основания.
Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:
- 1 — прием,
- 2 — перевод,
- 3 — переименование,
- 4 — установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности, квалификации,
- 5 — увольнение,
- 6 — запрет занимать должность (вид деятельности).
Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.
Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания.
Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.
Изначально в 2020 году отчетность по электронным трудовым книжкам должна была сдаваться каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произошло какое-то кадровое событие, отчет о трудовой деятельности отправлялся в ПФР до 15 февраля. Такой график должен был действовать вплоть до конца года.
Однако 8 апреля 2020 вышло Постановление Правительства №460. В нем есть пункт, который обязывает работодателей отправлять в Пенсионный фонд информацию о приемах и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. То есть теперь график сдачи отчета СЗВ-ТД выглядит таким образом:
О приемах и увольнениях — отправляйте форму не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Об остальных событиях (переводах, переименованиях, заявлениях о выборе формата трудовой книжки) — отчитывайтесь ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца.
СБИС напомнит о необходимости сдать отчет до определенной даты.
В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.
В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать.
Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки.
В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.
СБИС формирует выписки автоматически, как только вы заполнили данные по сотруднику в отчете СЗВ-ТД.
Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.
Как сотруднику предъявить электронную трудовую книжку
Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:
- самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,
- в любой клиентской службе Пенсионного фонда,
- в МФЦ «Мои документы»,
- у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.
Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.
До 17 февраля 2020 года передайте в ПФР информацию о приемах на работу, переводах и увольнениях за январь по форме СЗВ-ТД. В течение года делайте это каждое 15-число месяца. Уволенным сотрудникам выдавайте форму СЗД-Р.
До 31 октября 2020 года обязательно расскажите сотрудникам об изменениях в законодательстве и об их праве сохранить бумажную трудовую книжку. Можете процитировать закон или описать суть своими словами.
До конца 2020 года соберите со всех сотрудников заявления о выборе формата трудовой. Эту информацию нужно будет отправлять в отчете СЗВ-ТД ежемесячно по мере появления. Последний срок сдачи — 15 февраля 2021 года.
Всем, кто выбрал электронный формат, внесите в бумажные трудовые запись о поданном заявлении и выдайте книжки на руки. Всем, кто выбрал бумажный вариант или промолчал, сохраните книжку, но не забывайте, что для таких сотрудников обе версии трудовой существуют параллельно.
Записи об этих людях придется вносить и в бумажную версию, и включать в отчеты СЗВ-ТД.
Если нужно, скорректируйте коллективные договоры и внутренние регламенты, описывающие работу с трудовыми книжками в вашей организации. Добавьте в тексты порядок работы с отчетностью и определите ответственных.
- Отправлять ли отчет СЗВ-ТД, если кадровых изменений не было?Если за отчетный период вы никого не приняли на работу, не перевели, не уволили и не получили ни одного заявления о выборе формата трудовой от сотрудников, отчитываться по форме СЗВ-ТД не нужно. Отчитаетесь, только если произойдет какое-то из этих событий.
- Как гарантируется безопасность данных?Пенсионный фонд гарантирует, что его информационные системы надежно защищены. Информация хранится в распределенных системах, которые не обрушатся от вирусной атаки, хакерского взлома или банального сбоя.
- Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?Помимо ПФР и работника доступ к информации из электронной трудовой получат государственные органы и суды.
- Правда ли, что введение электронных трудовых касается только крупных компаний?Нет, на электронные трудовые книжки переходят абсолютно все работодатели. Даже те, у которых собственник является единственным сотрудником. Для организаций, у которых в штате работает меньше 25 человек, действует лишь право выбора формата отчетности. Они могут сдать в госорган бумажную форму СЗВ-ТД.
- Что будет со стажем, который фиксировался до перехода на ЭТК?В ПФР уже имеется вся информация о трудовой деятельности граждан. Она была переведена в электронный вид еще до принятия закона. Электронная трудовая нужна скорее для автоматизации сбора новых сведений.
- Как на основе электронных трудовых рассчитывать больничные?При приеме на работу сотрудник вместо бумажной трудовой книжки предоставляет работодателю форму СТД-Р, ту самую выписку из электронной версии. Сведения оттуда работодатель заносит в свою учетную систему. На основе этих данных рассчитываются больничные и стаж.
- Будут ли вноситься в электронные трудовые книжки сведения о награждениях?Нет, внесение информации о поощрениях и взысканиях не предусмотрено.
- Включать ли в отчет СЗВ-ТД совместителей?Да, отчет на совместителей заполняют так же, как и на обычных сотрудников.
- Как быть с сотрудниками, которые не подадут заявление о выборе формата трудовой?Если заявления нет, вы отражаете сведения о человеке в обеих книжках: и в отчете, и на бумаге. Предполагается, что работодатель все же соберет со всех сотрудников заявления до конца 2020 года. Писать заявления можно будет и после этой даты, но только если в 2020-м году сделать выбор не получилось по объективной причине. Человек находился в декрете, на длительном больничном или не исполнял трудовые обязанности.
- Предусмотрены ли штрафы за несданную вовремя форму СЗВ-ТД?В 2020 года ответственность за нарушение сроков сдачи отчетности, предоставление неполных или недостоверных данных не установлена. С 2021 года нарушителям будут выписывать предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей.
- Что делать кадровикам в связи с переходом на ЭТК?Новая схема работы потребует времени на изучение. Но не стоит верить сплетням о том, что нагрузка станет неподъемной. Если без эмоций вникнуть в ситуацию, процесс становится не столь сложным. СБИС в любом случае поможет справиться с новыми задачами и не проворонить сроки.
Электронная отчетность
Подключить
Последние новости
Последние новостиКак сдать СЗВ-ТД в июле
Во всех версиях СБИС отчет в актуальном формате — спокойно создавайте и отправляйте. Если загружаете из своей программы, СБИС сам разберется с форматом.
Отчет сдали с первого раза, спасибо. Техподдержка отвечает всегда, проблем нет.Спасибо за онлайн-вебинар по трудовым книжкам, самый понятный из всех, что предлагалось. Информационная поддержка просто на уровне космической оперативности.Спасибо техподдержке за то, что помогли оперативно через удаленный доступ. ПФР г. Москвы быстро зарегистрировали Заявление на УПД электронно прямо в день подачи. А ПФР г. Курска через день. Отчет по трудовой книге сдали сразу (был прием на работу). Спасибо!
Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые
Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:
- приеме на работу;
- переводе;
- увольнении;
- подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.
Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.
Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.
Пример:Компания приняла Андрея Иванова на должность системного администратора в феврале 2018 года. В марте 2020 года его перевели на должность начальника отдела. В отчете СЗВ-ТД за март 2020 года нужно отразить двумя строками два этих события: прием в 2018 году и перевод на другую работу в марте 2020-го.
И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.
Пример:Инну Петрову приняли на должность бухгалтера в апреле 2017 года. В феврале 2018-го она перешла на должность главного бухгалтера. В марте 2020 года ее назначили финансовым директором. В СЗВ-ТД за февраль вместе с переводом на эту должность нужно отразить последнее кадровое событие на 1 января 2020 года: назначение на позицию главного бухгалтера.
Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.
Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях.
Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.
2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.
Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:
- отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
- сохранить бумажный вариант.
Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.
Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.
Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.
В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника.
Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении.
В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.
Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников.
Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).
Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.
Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.
Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя.
Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.
В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.
Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.
Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку.
Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут.
Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.
Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД.
Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе.
Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.
В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.
В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года.
Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику.
Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.
Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.
При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.
Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.
Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.
Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно.
Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно.
Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).
Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.
А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.
Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.
Загрузка...
