Современное делопроизводство практически полностью перешло на электронный документооборот, однако необходимость в наличии бумажных носителей информации не уменьшилась.
Печатных устройств может не хватать для нормальной работы отдела, кроме того, некоторые принтеры выходят из строя и не всегда подлежат восстановлению. В этом случае возникает необходимость в ремонте или замене старого оборудования (списании) и приобретении новых печатных устройств.
Служебная записка на ремонт, замену или приобретение принтера – документ, который инициирует процесс получение нового или отремонтированного устройства для заинтересованной в этом организации.
Документальная форма в 2022 году
Для вас мы подготовили образец заполнения служебки пустой бланк, которые вы можете скачать со страницы и заполнить в соответствии с рекомендациями.
Если составляете такого рода документ впервые или боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.
Продолжим…
Правовая сторона
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.22) работодатель обязан обеспечить своих работников всем, что ему необходимо для выполнения его трудовых обязанностей.
Служебная записка информирует руководство о необходимости административного решения, является частью внутреннего документооборота организации, поэтому хранится в течение 5 лет совместно с другими документами, подтверждающими обоснованность затрат организации (ФЗ-125). Она должна оформляться в соответствии с общепринятыми стандартами, предъявляемыми к деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Кто и когда создает
Служебная записка на приобретение (покупку) принтера может быть составлена любым работником компании, который столкнулся с проблемами в эксплуатации этого оборудования или с необходимостью в его наличии. Она оформляется в следующих случаях:
- принтера нет, а работник не может выполнять свои обязанности в полном объеме из-за его отсутствия;
- принтер есть, но он сломался, и устранение поломки займет значительное время;
- принтер есть, но он изношен (морально устарел) и не справляется с необходимым объемом работ или выдает недопустимое качество печати.
Если принтер требуется не одному работнику отдела (подразделения), то лучше не размножать однотипные документы, а руководителю отдела выяснить насущную потребность и создать служебную записку сводного характера. Перед подачей ее директору организации целесообразно предварительно согласовать запрос с экономическим отделом на наличие средств или возможностей.
Затем служебная записка подается руководителю организации, при получении положительной резолюции ее направляют в отдел, который занимается закупкой оборудования и расходных материалов.
Правила составления и оформления
Служебную записку принято составлять в свободной форме на листе бумаги формата А4. Отдельные учреждения, стремящиеся унифицировать внутренний документооборот, разрабатывают собственные бланки строгой формы, которые остается только заполнить.
В любом случае стандарты ведения деловой документации требуют обязательного наличия в служебке следующих моментов:
- наименование организации, должность, фамилия, инициалы адресата и составителя записки;
- вид и заголовок;
- основная часть, представляющая собой просьбу с пояснением причин;
- дата составления, подпись составителя.
Служебную записку необходимо составлять лаконично и грамотно, включив в нее не только причины приобретения, но и данные по новому оборудованию, которое требуется приобрести. Это может быть конкретная марка, модель, а может быть набор основных параметров, которым должен соответствовать приобретаемый принтер.
Специфика выбора
Просьба о приобретении или замене оборудования должна быть обоснованной или неголословной. Следует приложить к ней все имеющиеся документы, поясняющие причину замены принтера или определяющие выбор конкретной марки нового оборудования. Это могут быть, например,
- акт порчи имущества по вине работника или в случае происшествия (потопа, пожара, короткого замыкания);
- смета на обновление комплекта оборудования;
- таблица со сравнительным анализом характеристик подходящих моделей;
- прайс-лист, дающий представление о требуемых затратах.
ТРУДко, ИНФО
Служебная записка на приобретение компьютера в связи с устареванием, обоснование замены ПК на новый, образец служебки
Служебные записки часто используются сотрудниками предприятий для взаимодействия между собой. Это многофункциональный инструмент, позволяющий решать проблемы как отдельного работника, так и целого трудового коллектива. Следует разобраться, как выглядит служебная записка, к примеру, на приобретение компьютера, а также как предоставить образец этого документа.
Что это за бумага и как она используется
Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.
Среди наиболее частых причин:
- прошение о проведении ремонта;
- просьба заменить нерабочее оборудование или его отдельные элементы;
- необходимость приобрести какое-либо устройство (в данном случае – компьютер, хотя возможен и запрос о приобретении программного обеспечения).
Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).
Как написать служебную записку
Перед тем как подавать запрос о получении ПК или его замене на более новый экземпляр, следует разобраться, есть ли подобная возможность у предприятия. Некоторые компании предоставляют подобные устройства только отдельным работникам.
Кроме того, покупка нового ПК может быть невозможной из-за неблагоприятной финансовой ситуации. В таком случае пользы от записки не будет, поскольку руководство не сможет выполнить требования, прописанные в ней.
Решить проблему можно, обговорив этот вопрос с начальством.
Если же работник решил составить заявку, нужно знать, как делать это правильно. В первую очередь нужно разобраться с формой. Установленного образца нет. Соответственно, каждый работник решает самостоятельно, как оформить прошение (хотя в некоторых компаниях есть специальные бланки для подобных вещей).
Обычно при составлении служебной записки на замену компьютера на новый ноутбук, применяются правила:
- для написания используется лист формата А4;
- заявление печатается на ПК, хотя возможно составление от руки;
- не может быть анонимной.
Заявление составляется по следующей схеме:
- сначала в верхней правой части прописывается ФИО и должность лица, которому направляется, а под ним – данные заявителя. В некоторых случаях практикуется написание в этой части названия компании и подразделения, из которого исходит прошения. Однако это условие не является обязательным;
- после этого в центральной части указывается название. Можно написать «Служебная записка», или же дополнительно вписать причину обращения «… на приобретение компьютера». После этого указывается номер заявки;
- далее прописывается информационная часть. Сначала необходимо указать, что у заявителя отсутствует рабочий инструмент, то есть, компьютер. Желательно также вписать срок отсутствия оборудования и причину этого (в связи с устареванием предоставленного устройства, или же его поставкой новому кадру). Далее необходимо прописать важность получения нового ПК, акцентировать внимание на снижении скорости работы, продуктивности. Последняя часть информационного блока – просьба купить или предоставить устройство;
- прописать дату составления и подпись заявителя.
Таков стандарт СЗ, принятый во внутреннем документообороте большинства компаний. Он может быть изменен, если для составления используются фирменные бланки предприятия. В таком случае заполнять документ нужно в том порядке, который прописан в нем.
Образец служебной записки на покупку нового компьютера
При написании следует избегать нецензурной лексики, излишне громоздких конструкций, а также литературных оборотов. Рекомендуется излагать информацию лаконично и точно.
Предоставленный образец можно использовать в качестве основы для составления собственного заявления, заменив данные отправителя и получателя, а также внеся изменения в информационную часть.
Таким образом, решить проблему отсутствия персонального компьютера на рабочем месте можно, составив служебную записку. Благодаря такой заявке работник сможет не только донести до начальства просьбу о приобретении техники, но и снять с себя ответственность за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей, четко изложив причину этого в письме.
Образец служебной записки о замене компьютера 2022 года. Бланк для скачивания
Согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечить работника необходимыми техникой и иным оборудованием для нормального исполнения его трудовых функций.
С помощью служебной записки о замене компьютера работник доводит до сведения руководителя информацию о замене оргтехники.
Файлы в .
DOC:Бланк служебной записки о замене компьютераОбразец служебной записки о замене компьютера
Нужна ли служебная записка
Компьютер — электронная вычислительная машина (ЭВМ), на которой выполняются различные работы. Компьютеры относятся к категории оборудования и приобретаются, как правило, в плановом порядке при организации рабочего места определенных категорий работников. Замена компьютера может осуществляться как в плановом, так и в экстренном порядке. Основными причинами замены компьютеры могут быть:
- моральное устаревание;
- поломка;
- гибель, например, в результате пожара, и так далее.
Вне зависимости от того, какой будет замена, приобретение компьютера организацией должно будет найти отражение в бухгалтерских документах. Служебная записка о замене компьютера является первичным документом, обосновывающим приобретение техники.
Процедура приобретения компьютера
Не всегда руководитель подразделения или организации знает о том, что в подразделении вышел из строя/морально устарел компьютер. Служебная (докладная) записка позволяет работнику довести информацию об этом и одновременно просить о замене компьютера.
Как правило, работник доводит информацию о поломке до своего руководителя устно, чтобы не создавать дополнительных ненужных документов. А руководитель подразделения уже составляет служебную записку.
В общем виде оформление замены компьютера выглядит так:
- Работник или руководитель подразделения пишет на имя руководителя организации служебную записку. В записке указывается причина замены компьютера. Если автор записки знает, какая модель компьютера требуется, он может приложить к записке прайс-листы или указать в ней список технических требований (частота процессора, видеокарта, оперативная память и т.п.) и указать примерную или точную цену покупки. В случае если замена компьютера была запланирована, сумма на его приобретение закладывается в бюджет. Об этом также стоит сказать в записке.
- Записка поступает к руководителю организации.
- Руководитель рассматривает записку и принимает решение о покупке компьютера.
- Записка передается в подразделение, которое занимается закупкой оборудования, и оно производит покупку, заключая договор купли-продажи компьютера.
- После закупки оборудования записка и счет на оплату передаются в бухгалтерию в качестве «первички».
В различных организациях могут иметься свои особенности документооборота.
Форма служебной записки
Унифицированной формы служебной записки о замене компьютера не существует. В организации, как правило, существуют свои правила составления записок, закрепленные на уровне локального нормативного акта — инструкции по делопроизводству. На нашем сайте имеются бланк записки, который можно скачать и использовать в работе, а также образец для ознакомления.
В записке потребуется указать:
- наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
- данные автора записки — ФИО, должность, подразделение;
- заголовок — опционально, например, «О приобретении компьютера»;
- причину выхода старого компьютера из строя;
- просьбу о замене компьютера;
- дату составления записки;
- подпись.
Регистрационный номер записки (в случае, если они в организации регистрируются) присвоит служба делопроизводства. Хранится записка в течение 5 лет вместе с другими документами по приобретению компьютера.
Инструкция: составляем служебную записку
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.
Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.
2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.
При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00.
Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Пример написания служебной записки для бюджетной организации
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
- «02» сентября 2020 г.
- В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:
- Аллюрова А.А., 10-А класс.
- Галопов Г.Г., 9-Б класс.
- Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Как и сколько хранить
Когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу?
В наше время сложно представить себе какого-либо офисного сотрудника, которому бы не требовался компьютер. Легче представить, что человеку может не понадобиться дырокол или антистеплер.
Тем серьезнее неудобство, которое испытывает служащий, если девайс вдруг начал “капризничать” , давать сбои в работе, сломался или же вам его попросту не выдали. Выход один – просить у руководства помощи. Конечно, это делается с помощью служебной записки. Ниже в статье мы рассмотрим, как написать служебную записку на покупку компьютера или его ремонт при неисправности по образцу.
В каком случае требуется?
В любом, если выданный вам рабочий компьютер вас подводит – например, стал сбоить, ему требуется покупка запчастей для ремонта из-за неисправности, он вдруг стал выключаться. Может быть и такое, что вам его забыли выдать.
Последнее весьма распространено в фирмах , где на пару сотрудников выдается одна машина (особенно если первый является полноправным специалистом, второй – помощником, фактически на должности курьера, либо второй сотрудник находился на испытательном сроке).
Тем не менее, требуют и своевременно заносить данные в базу, и формировать отчетность – ежедневную, еженедельную и ежемесячную и все это отправлять руководству вовремя. И не было бы никаких проблем, если бы у второго работника не было бы своих надобностей, осуществимых с помощью компьютера.
Словом, ясно, что компьютер вам нужен. Следующий этап – переговоры. Обговорите ситуацию сначала устно. По крайней мере, проясните, имеет вам смысл писать что-то директору или нет.
- Может быть, в этой организации в принципе такая практика – один компьютер на двух сотрудников, и распространяется это не только на испытательный срок – то есть просить вам попросту бесполезно.
- Тогда лучше приносить свой гаджет на работу, если вам экстренно понадобится обратиться к искусственному интеллекту.
- Во всех остальных случаях необходимо написание служебной записки – узнайте, кого именно принято беспокоить таким вопросом в данной организации.
- Может быть, это не сам генеральный директор или глава филиала, а руководитель айти-службы (что обычно и бывает).
- Руководителю предприятия служебную записку адресуют, если айти-служба отказалась выполнить вашу просьбу, но это будет уже служебная записка совершенно другого типа.
Основные правила написания
- Служебка на приобретение, замену или о неисправности может быть подана как в электронном, так и в “бумажном” виде.
- Единого установленного стандарта для нее не существует, но в отдельных фирмах есть принятые шаблоны – их можно найти в локальной документации или папке “Шаблоны” корпоративной электронной почты.
- О чем бы ни шла речь такой документ будет содержать:
- полное название фирмы;
- наименование подразделения;
- кому адресовано и от кого (с указанием должностей) – например: генеральному директору ЗАО “Астрал” Сидорову Петру Никифоровичу от секретаря Важновой Н. П.;
- заголовок – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА;
- регистрационный номер;
- информационная часть текста – вы ставите в известность руководство, что у вас нет основного рабочего инструмента – компьютера (не выдали, сломался, подлежит замене);
- просьба выдать или приобрести компьютер;
- дата, подпись с расшифровкой.
Начинается такой документ, как и все остальные – с “шапки”. Она оформляется в правом верхнем углу документа. Как уже говорилось, адресатом скорее всего будет не глава фирмы, а руководитель айти-службы вашего предприятия. Уточните этот вопрос перед написанием.
Далее, по центру – заголовок, ниже текст. Информационная часть начинается со слов “Довожу до Вашего сведения, что…” – и далее пишете, что у вас случилось, в зависимости от ситуации. Например, вам выдали старый компьютер, который вообще не работает или постоянно выключается и его требуется заменить.
Если вам просто не выдали машину, в информационной части нужно дать понять, что работа простаивает из-за отсутствия у вас компьютера, например, что вы были приняты на работу уже два дня назад и за это время вам все еще не выделили персональный компьютер. Далее следует просьба, затем подпись и дата написания.
При оформлении документа следует придерживаться делового стиля речи, выражаться коротко и строго по сути вопроса. Нужно избегать чересчур длинных и сложных предложений, чем меньше потребуется вам слов, чтобы объяснить суть ситуации и что вам нужно – тем лучше вас поймут и тем быстрее откликнутся.
- Недопустимы грамматические, орфографически ошибки.
- Если вы в чем-то не уверены, например, как правильно писать то или иное слово или где поставить запятую – используйте другой термин, более понятный, постройте более короткое предложение.
- Категорически недопустимы лексические злоупотребления, пренебрежение деловой этикой, использование просторечных, слэнговых оборотов (даже если в коллективе этой компании данная лексика широко используется и всем понятна), тем более – обсценных.
Получатель отвечает обычно в самое короткое время после получения. Если же ответа не последовало, нужно убедиться, что документ вообще был принят канцелярией или кадровой службой, либо электронное письмо дошло до адресата по корпоративному е-мэйлу.
- Для того, чтобы избежать этого, нужно дожидаться, пока на вашей бумаге не поставят отметку о принятии или пока вам не придет уведомление о том, что адресат прочел сообщение.
- Приведем конкретный пример такой записки:
- Руководителю IT-службы
- ООО “Гвоздика-Алко”
- Петрову Ивану Сидоровичу
от координатора отдела продаж Светиной С.М.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Довожу до вашего сведения, что я была принята на работу в должности координатора продаж 23.03.2016 и по настоящее время мне не выдали рабочего компьютера, в связи с чем я пользуюсь компьютером коллеги. Это ставит под угрозу оперативность моих отчетов руководству.
- Прошу вас выдать мне персональный компьютер
- С уважением,
- Светина Светлана Михайловна (подпись)
- 26 марта 2016 года.
- Подробнее о правилах написания служебной записки читайте тут, а более детально о том, как написать служебную записку на покупку товара, узнайте в этом материале.
Стесняться просить руководство о покупке, выдаче, ремонте или замене вашего компьютера не нужно – ведь это, если можно так выразиться, ваше рабочее место. Нужно только знать, как сделать это правильно, то есть написать служебную записку и убедиться в факте ее принятия. Чем быстрее адресат прочитает вашу записку, тем быстрее решится ваша ситуация.
Служебная записка о замене компьютера: образец
Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Служебная записка о замене компьютера Во внутреннем документообороте особо значение уделяется служебным запискам. Они не относятся к той категории управленческих документов, которые имеют строгую классификацию. Однако служебная записка часто служит побудительным действием для руководства. На ее основе отдаются важные распоряжения, составляются приказы. Кроме того, она может послужить поводом для внесения корректировок в бюджет компании. Например, служебная записка о замене компьютера требует выделения определенной денежной суммы.
Специфика служебных записок как документов делопроизводства
- Коммуникации между различными подразделениями предприятия или учреждения осуществляются при помощи служебных записок или докладных.
- Более подробно о том, чем отличается докладная записка от служебной, можно прочитать в отдельной статье.
- Независимо от фактического содержания, служебная записка относится к информационно-справочным документам.
- В ней могут содержаться:
- уведомления;
- поручения;
- просьбы о выделении материальных средств;
- сообщение административного характера.
Фактическое наполнение записки может касаться как отдельного сотрудника, так и подразделения в целом.
Являясь инструментом коммуникации, служебная записка обязательно регистрируется.
Особенно это касается тех документов, которые связаны с выделением материальных средств. Например, служебная записка о замене компьютера на новый должна быть обязательно принята секретарем под определенным номером.
Ранее документы подобного рода фиксировались в определенном журнале. Однако в настоящее время, в связи с тотальной цифровизацией и переходом на электронный документооборот, обычной деловой практикой стало выделение места под служебные записки на компьютере.
Это очень удобно, поскольку такая практика организует и систематизирует горизонтальные связи между подразделениями. В то же время текстовые документы не занимают много места. Формирование такого импровизированного архива нисколько не «утяжеляет» жесткий диск.
Известно, что устное сообщение не обязывает ни к чему за редким исключением. Письменный документ, внесенный в специальную папку на компьютере, впоследствии может стать основанием для проведения внутрикорпоративного расследования. Особенно это актуально для записок, содержащих просьбы о закупке каких-то материальных ценностей.
Правила составления служебной записки
Не существует федерального единого образца для составления записки. Однако хорошим деловым тоном и считается, если в канцелярии предприятия или учреждения выработан корпоративный бланк для ее составления. В то же время не будет нарушением, если служебная записка на выделение компьютера или иных материальных ценностей написана на листе формата А4.
Несмотря на допустимость произвольной формы в служебной записке обязательно должны отражаться:
- Наименование должности и личные данные адресата. Не обязательно указывать имя и отчество полностью, достаточно будет инициалов.
- Название документа — «Служебная записка». Как правило, оно располагается на середине строки. Но не будет ошибкой, если составитель пишет его в начала строки.
- Регистрационный номер документа и дата составления.
- Подзаголовок, раскрывающий фактическую суть содержания. Например: «Служебная записка о выделении премиальных за сверхурочную работу сотрудницам швейного цеха».
- Основная часть с четким описанием сложившихся обстоятельств, ставших причиной составления данного документа.
- Личная подпись составителя.
- Наименование должности и личные данные составителя. Не обязательно указывать полностью имя и отчество. Здесь также можно ограничиться инициалами.
При составлении служебной записки не обязательно придерживаться протокольного тона. Объяснения, адресованные получателю документа, могут изобиловать подробностями. В пользу излагаемой просьбы можно приводить разные аргументы.
Тем не менее необходимо помнить, что записка — это не письмо, и она должна быть максимально лаконичной. Самая объемная часть записки — основная. Именно здесь приводится анализ ситуации автором документа, а также содержится его предложение по решению проблемы.
Если служебная записка составляется на компьютере, то можно воспользоваться рекомендациями ГОСТа. Однако и в этом случае ГОСТ предоставляет только советы по использованию определенных интервалов, шрифтов и так далее. Единого образца не существует и для электронного варианта служебной записки.
Но в любом случае данному документу должен быть присвоен уникальный номер.
Служебная записка на замену компьютера — образец
Заведующему департамента
компьютерных технологий ООО «Лидер»
Александрову А. А.
Служебная записка
от 14.11.18 № 125
О замене компьютера
Считаю своим долгом доложить, что с 13 ноября 2018 года в персональном компьютере, который закреплен по итогам служебный инвентаризации за руководителем отдела по работе с техническим персоналом Иванчик Маргаритой Степановной, систематически отмечается сбой в программном обеспечении.
Системный блок ни разу не подвергался инспекции на предмет работоспособности. Техническое обслуживание не проводилось за весь период работы данного оборудования. В результате компьютер частично утратил свои эксплуатационные качества. Работа вверенного мне участка затрудняется в связи с данным фактом.
Убедительно прошу заменить персональный компьютер на новый.
Старший администратор Подпись Иванчик М.С.
Скачать образец служебной записки о замене компьютера.
Несмотря на отсутствие официального статуса у данного документа, резолюция руководителя, которая накладывается на записку, обязательна к исполнению. Невыполнение воли руководства рассматривается как грубое нарушение внутреннего распорядка.
(23
Служебная записка по модернизации компьютера
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка по модернизации компьютера». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Записка формируется в свободном виде. Однако при ее составлении нужно следовать сложившимся деловым обычаям. В документе отражается эта информация:
- Название должности и данные об адресате.
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Подзаголовок.
- Изложение просьбы (при этом можно приводить аргументы и ссылаться на предлагающиеся документы).
Просьбу и ее обоснование можно описывать достаточно подробно. Однако следует помнить, что записка является официальным документом. А потому в ней не должно быть ничего лишнего.
Служебная записка о замене компьютера на новый
Составлять записку о замене ПК следует в следующих случаях:
- Компьютер сломался и не подлежит ремонту.
- ПК морально устарел.
- На компьютере текущей версии нельзя выполнять актуальные задачи из-за зависаний.
Причину необходимости обновления нужно обязательно отразить. Желательно ссылаться на факты. К примеру, на год выпуска компьютера, частоту его поломок за определенный период.
Гендиректору
ООО «Цель»
Бодрову С.Ю.
Служебная записка №121 о замене компьютера на новый
Довожу до вашего сведения, что компьютер 2010 года выпуска, используемый мной для исполнения работы, морально устарел. Он постоянно зависает. Сбои приводят к простоям в работе. Для эффективного и быстрого решения задач, поставленных передо мной, прошу заменить компьютер на новый.
14.10.2020
Менеджер проектов (подпись) Иванов К.Н.
В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки.
Основанием для замены компьютерной техники может стать:
- поломка какой-либо из составных частей техники;
- необходимость в дополнительном компьютере.
- устаревание оборудования;
Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке. Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения.
- К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей.
- В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.
- Кроме того, структурному подразделению
Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.
Среди наиболее частых причин:
- прошение о проведении ремонта;
- просьба заменить нерабочее оборудование или его отдельные элементы;
- необходимость приобрести какое-либо устройство (в данном случае – компьютер, хотя возможен и запрос о приобретении программного обеспечения).
Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).
Перед тем как подавать запрос о получении ПК или его замене на более новый экземпляр, следует разобраться, есть ли подобная возможность у предприятия. Некоторые компании предоставляют подобные устройства только отдельным работникам.
Кроме того, покупка нового ПК может быть невозможной из-за неблагоприятной финансовой ситуации. В таком случае пользы от записки не будет, поскольку руководство не сможет выполнить требования, прописанные в ней.
Решить проблему можно, обговорив этот вопрос с начальством.
Если же работник решил составить заявку, нужно знать, как делать это правильно. В первую очередь нужно разобраться с формой. Установленного образца нет. Соответственно, каждый работник решает самостоятельно, как оформить прошение (хотя в некоторых компаниях есть специальные бланки для подобных вещей).
Обычно при составлении служебной записки на замену компьютера на новый ноутбук, применяются правила:
- для написания используется лист формата А4;
- заявление печатается на ПК, хотя возможно составление от руки;
- не может быть анонимной.
Заявление составляется по следующей схеме:
- сначала в верхней правой части прописывается ФИО и должность лица, которому направляется, а под ним – данные заявителя. В некоторых случаях практикуется написание в этой части названия компании и подразделения, из которого исходит прошения. Однако это условие не является обязательным;
- после этого в центральной части указывается название. Можно написать «Служебная записка», или же дополнительно вписать причину обращения «… на приобретение компьютера». После этого указывается номер заявки;
- далее прописывается информационная часть. Сначала необходимо указать, что у заявителя отсутствует рабочий инструмент, то есть, компьютер. Желательно также вписать срок отсутствия оборудования и причину этого (в связи с устареванием предоставленного устройства, или же его поставкой новому кадру). Далее необходимо прописать важность получения нового ПК, акцентировать внимание на снижении скорости работы, продуктивности. Последняя часть информационного блока – просьба купить или предоставить устройство;
- прописать дату составления и подпись заявителя.
Таков стандарт СЗ, принятый во внутреннем документообороте большинства компаний. Он может быть изменен, если для составления используются фирменные бланки предприятия. В таком случае заполнять документ нужно в том порядке, который прописан в нем.
28275 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.
Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.
Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.
29.11.2018 В отделе кадров компании в настоящее время используются четыре компьютера 2001 г.
Ваш персональный гид в мире документов Служебная записка — это внутренний документ для обмена информацией в организации.
Служебная записка, так же как и докладная записка, носит информационный характер — структурные подразделения обмениваются с помощью нее какой-либо информацией. Она служит и для того, чтобы дать официальное указание другому отделу с помощью наложенной на нее резолюции руководителя. Текст служебной записки мы начинаем с объяснения причин , которые явились основанием для составления документа.
Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » » » » В данной статье мы поговорим о том, как правильно составляется служебная записка. Также вы найдете здесь образец такого документа, который станет наглядным примером при самостоятельном написании служебной записки.
Целью составления служебной записки является ведение переписки между различными структурными подразделениями предприятия.
Иными словами, это коммуникация на горизонтальном уровне в случаях, когда решить тот или иной вопрос не получается разрешить при помощи устного обращения, а факт взаимоотношений между разными отделами должен быть задокументирован. Служебная записка может быть адресована на имя начальника или же конкретного специалиста другого отдела.
Вы здесь Настоящий Порядок регламентирует последовательность организации офисного рабочего места Требования документа должны знать руководители всех структурных подразделений ООО “ХХХ”. 1. Порядок
«Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения»
, ПР-429 от 31.05.2001.
2. Положение
«Положение о работе с персоналом ГП ООО “ХХХ” (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения)»
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:
- устаревание оборудования;
- поломка какой-либо из составных частей техники;
- необходимость в дополнительном компьютере.
Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке.
Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения.
К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей.
В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.
Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника.
Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука.
По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.
После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.
В крупных организациях закупка оборудования входит в обязанности начальника технического отдела либо технического директора.
Кроме того, прежде чем ходатайствовать о приобретении нового устройства, можно устно переговорить со специалистами по компьютерной технике. Вполне возможно, что у них есть необходимая или более новая модель, либо они могут предложить модернизацию используемого компьютера. Такое решение снизит не только затраты времени на ожидание новой техники, но и существенно сократит финансовые расходы.
- Если без приобретения современного устройства не обойтись, составляют служебную записку на приобретение компьютера.
- Скачать образец служебной записки на приобретение компьютера.
- Структура такого документа не отличается от оформления других внутренних писем и содержит:
Служебная записка на приобретение компьютера
- При возникновении необходимости в дополнительных устройствах обосновать потребность можно следующим образом:
ЗАО «Трасттрейд»
Директору департамента по техническому оснащению
Перевалову П. С.
Отдел розничной торговли
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 236 от 12.02.2019
О приобретении дополнительного оборудования
В связи с расширением сети гипермаркетов в Свердловской области и открытием 7 новых торговых объектов необходимо оборудовать компьютерной техникой и устройствами для печати 24 новых рабочих места (2 из них непосредственно в отделе розничной торговли, остальные в открывающихся магазинах).
Загрузка...
