Шаблоны и формы Образец командировочного задания — это документ, в котором фиксируется вся ключевая информация о деловой поездке. Требование формировать такой документ часто предусмотрено в локальных нормативных актах. Расскажем, как правильно его составить.
В статье можно скачать бланк служебного задания на командировку и заполненный образец. 26 января 2019 Иванова Наталья
Трудовое законодательство и положение, которое регулирует правила отправки работников в служебные поездки (Постановление Правительства РФ от 13.10.
2008 № 749), не обязывают формировать задачу для командировочного в письменной форме. Но следует принимать во внимание, что ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст.
22 ТК РФ дают право издать локальный распорядительный акт, который сделает обязательным формирование служебного задания, а также установить образец и порядок его оформления. Особенно широко это распространено в бюджетных учреждениях.
Однако для того чтобы оформить подобный документ, можно использовать не только установленный нанимателем бланк командировочного задания в свободной форме, но и формуляр, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — унифицированная форма т-10а, служебное задание, образец заполнения которой мы и рассмотрим в статье.
Бланк формы т-10а
Скачать
Инструкция: до начала командировки
Итак, рассмотрим по шагам заполнение документа для направления в командировку на примере унифицированной формы Т-10а. Установленный Госкомстатом или нанимателем бланк оформляется в целях правильного учета и оплаты командировочных расходов.
Шаг 1. Заполняем шапку
Начинаем заполнять образец задания на командировку с внесения информации общего характера:
- название учреждения;
- номера форм по ОКУД и ОКПО;
- номер по порядку;
- дата формирования.
Шаг 2. Заполняем персональные данные работника
Образец служебного задания на командировку (скачать бланк служебного задания форма т-10а вы смогли выше) содержит информацию личного индивидуального характера:
- Ф.И.О. сотрудника должны быть указаны в центре формы;
- номер по табелю фиксируется в этой же части.
Шаг 3. Заполняем таблицу
Бланк «Служебное задание на командировку в 2019 году», образец которого можно изучить далее, содержит таблицу, состоящую из 12 граф, первые 11 из которых заполняются по порядку информацией следующего характера:
- Фиксация структурного подразделения, где трудится человек.
- Название должности в соответствии с формулировкой в штатном расписании учреждения.
- Название местности, куда необходимо направить работника.
- Полное наименование учреждения, куда сотрудник едет.
- День начала поездки.
- День завершения поездки.
- Общая длительность нахождения в поездке.
- Длительность, за исключением времени нахождения в дороге.
- Указание на учреждение, оплачивающее командировочные расходы (как правило, то, которое направляет сотрудника, иногда — приглашающая сторона).
- Информация из распорядительного документа, по которому сотрудник направляется в путь.
- Описание целей направления сотрудника.
Заполнив первые 11 граф, оформление можно прервать до момента, когда работник возвратится из поездки.
Шаг 4. Подписываем
Процесс следует завершить, обеспечив подпись начальника структурного подразделения, где трудится уезжающий. В целом документ нужно утвердить у руководителя учреждения (уполномоченного руководителем лица).
Инструкция: по окончании служебной командировки
По возвращении из поездки следует завершить заполнение документа. Сделать это можно следующим образом.
Шаг 1. Заполняем отчет
Вернувшись из поездки, сотрудник (графа 12) вносит информацию по ее итогам, то есть дает в краткой форме отчет по выполнению служебных поручений.
Шаг 2. Подписываем
Документ завершают:
- подпись вернувшегося из поездки сотрудника;
- оценка начальником подразделения результативности поездки в строке, предусмотренной для дачи заключения по командировке;
- подпись руководителя подразделения, дата отчета.
Шаг 3. Сдаем
Оформленный надлежащим образом документ следует сдать в бухгалтерию учреждения.
Обязательно ли заполнять
Документ фактически включает два раздела: поручения начальника и отчет о результатах исполнения. С 2015 года его применение прекратило носить обязательный характер: составлять его нужно в том случае, когда данная процедура установлена локальным нормативным актом учреждения.
Образец
Образец заполнения служебного задания для направления в командировку.
Скачать
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Служебное задание на командировку: обязательно ли оформлять в 2019 году, скачать образец
Осуществление хозяйственной деятельности субъектом бизнеса может потребовать, чтобы его интересы были представлены в других муниципалитетах и регионах.
Для этого руководство компании может отправить свои работников в служебную поездку, цель и задачи которой должно содержать выданное им служебное задание на командировку.
При этом основанием для его формирования является приказ на командировку.
Обязательно ли составлять служебное задание для командировки
В 2015 году Постановление, устанавливающие обязанность работодателя составлять целый ряд документов по оформлению служебных поездок, утратило свою силу. Решение как производить оформление командировки теперь остается за администрацией компании.
- Главное требование нового законодательства – это обязательное существование распоряжения директора в письменном виде о направлении работников в поездку.
- Все остальные бланки, в том числе служебное задание, могут быть составлены, если руководством компании их оформление закреплено в локальных актах и требуется в силу особенностей осуществления хозяйственной деятельности.
- На предприятии таким локальным актом считается положение о командировках, которое содержит алгоритм оформление служебных поездок, созданный путем адаптации существующих законодательных норм к деятельности организации.
Важность такого документа, как служебное задание на командировку, выражается в том, что приказ на командировку содержит только общие цели предстоящей поездки. Все же подробную информацию для работника руководство может отразить, составив служебное задание для направления в командировку.
Внимание: положение по командировке может устанавливать, что служебная поездка сотрудника должна сопровождаться выпиской служебного задания. В этом случае данный документ обязательно должен формироваться при направлении работника в служебную поездку.
Возможность не оформлять служебное задание предусмотрена в связи с тем, что информация, содержащаяся в нем, отражается также в ряде других документов, например, в служебных записках, приказе руководителя на командировку и т.д
Кто составляет служебное задание
Формирование служебного задания производится руководителем компании, после того как на основании представленных служебных записок о необходимости поездки, составлен приказ на командировку. Именно руководитель должен определить конкретные задачи предстоящей поездки.
Директор может сам непосредственно и не составлять данный документ. Ему достаточно ответственному лицу продиктовать всю необходимую информацию, а кадровик или секретарь уже составят на бумаге служебное задание работнику.
- При этом может использоваться унифицированная форма Т-10 для данного документа, либо применяться фирменный бланк компании, где текст документа располагается в свободной форме.
- Если служебное задание составляется, то оно должно быть подписано директором субъекта хозяйствования.
- Если хозяйственный субъект относится к крупному бизнесу, служебное задание может составляться руководителями подразделений, при возникновении необходимости такой поездки в соответствии с целями и задачами поставленными перед ними высшим руководством.
- Внимание: лица, которые занимают в компании руководящие должности, при направлении их в командировку могут не составлять на себя служебные задания.
В 2015 году изменились правила, руководствуясь которыми нужно было оформлять командировки. С этого момента служебное задание и командировочное удостоверение признаны необязательными к использованию. Ведущую роль в документальном оформлении командировки взял на себя приказ.
Для составления приказа можно использовать стандартный бланк формата Т-9, либо применять фирменный бланк компании.
В последнем случае в этом документе должна обязательно находиться информация — для какой цели едет работник, на какой срок, и в какое место:
- Цель записки проставляется в служебной записке на поездку, служебном задании либо ином документе, который служит основанием для осуществления командировки;
- В количество дней поездки включается все то время, какое работник отсутствует на своем месте, включая дни нахождения в дороге;
- Местом назначения обычно считается наименование страны, города и принимающей компании. В случае, когда работник едет в длительную поездку с посещением нескольких населенных пунктов — обязательно нужно перечислить их все. Кроме этого, сотрудник может направляться не в конкретную компанию, а для поиска новых партнеров — тогда можно не записывать название принимающей компании, а только город.
Внимание: даже с учетом имеющихся изменений в законодательстве, компания все равно может продолжать использовать служебное задание и удостоверение. Главное, чтобы это было приписано в Положении по командировкам, учетной политике либо ином внутреннем нормативном документе.
Оформление бланка нужно начинать с указания в верхней части документа полного либо короткого названия субъекта бизнеса. В таблице справа нужно записать присвоенный ему код ОКПО.
После наименования документа требуется проставить его порядковый номер и дату, когда бланк был заполнен.
Далее указываются полные Ф.И.О. сотрудника, который направляется в поездку. В таблице справа также нужно записать его номер по табелю.
Бланк документа выполнен как большая таблица, в которую необходимо записать требуемые данные. Столбцы в таблице пронумерованы:
- 1 — проставляется обозначение подразделения, в котором работает сотрудник;
- 2 — указывается его должность;
- 3 — записываются страна и город, где находится принимающая сторона;
- 4 — указывается компания, в которую направляется работник (название принимающей стороны). Сотрудник может просто направляться для поиска новых партнеров, тогда в этом столбце проставляется прочерк;
- 5,6 — даты, в которые поездка будет начинаться и оканчиваться;
- 7 — общее количество дней, когда работник был в командировке;
- 8 — точное количество дней, когда работник будет исполнять свои обязанности в месте назначения (т. е. без учета длительности дороги);
- 9 — название субъекта, который производит финансирование расходов командировки;
- 10 — основание для отправления сотрудника в поездку.
Также на бланке располагается еще одна небольшая таблица:
- 11 — цель, которая перед сотрудником поставлена на поездку. Сюда можно вписать несколько целей списком, отдельную цель для каждого города либо компании и т. д.
- 12 — после выполнения каждого задания в этом столбце сотрудник составляет отчет об исполнении.
Внимание: после составления служебное задание на командировку должно быть подписано руководителем структурного подразделения. Также свою подпись на документе проставляет и сам работник, который направляется в поездку.
Следом находится графа, в которой нужно подвести результаты поездки, после этого руководитель снова указывает данные о себе и подписывает.
Полностью оформленный документ передается директору организации, который утверждает его путем проставления подписи и ее расшифровки.
Служебное задание на командировку в 2022 году: бланк, образец и порядок заполнения
Под термином «командировка» подразумевается направление работника в связи с возникшей служебной необходимостью за пределы места его основного трудоустройства. Такая поездка оформляется надлежащим образом в соответствии с принятыми законодательством нормативно-правовыми актами и внутренним уставом предприятия и оплачивается фиксированной денежной суммой.
Что это такое?
При направлении работника в поездку, связанную с основной деятельностью предприятия, составляется документ, именуемый служебным заданием на командировку.
Он содержит в себе такие сведения, как количество дней, в течение которых лицо будет отсутствовать на месте основного трудоустройства, сумма оплаты, род деятельности, которую вверено осуществлять сотруднику, а также ряд основных причин, ввиду которых возникла необходимость в поездке.
Документы, необходимые для направления сотрудника в командировку, составляются согласно принятым законодательством образцам и оформляются надлежащим образом только в том случае, если основной род деятельности работника предприятия не имеет статуса разъездного. В случае, если он принят на должность, которая характеризуется как разъездная, и данный аспект согласован изначально в трудовом договоре, подписанном сторонами, необходимость в проведении данной процедуры отсутствует.
Также существует ряд лиц, которые не могут быть направлены в командировку в соответствии с законодательными нормами. К категориям такого круга граждан относятся следующие:
- Женщины, находящиеся на момент возникновения необходимости направления в поездку в состоянии беременности. Данный факт должен быть подтвержден документально справкой из соответствующего медицинского учреждения.
- Сотрудники, которые не достигли возраста совершеннолетия.
- Работники, которые имеют на иждивении больных либо недееспособных родственников и осуществляют ежедневный уход за этими лицами. Наличие таких родственников, а также свидетельство о наличии у них заболевания также должно быть подтверждено соответствующим медицинским документом.
- Как женщины, так и мужчины, которые воспитывают детей возрастом до пяти лет в одиночку.
Оплата за время, которое сотрудник проводит по месту командирования, производится в соответствии с тем окладом, который он получает по месту основного трудоустройства. Однако, в дополнение к данной сумме работодатель обязан оплатить все расходы, понесенные работником во время поездки. В данный перечень может входить ряд следующих пунктов:
- Питание.
- Проживание (съем частной квартиры либо оплата комнаты в одном из казенных учреждений).
- Сумма, затраченная на проезд на общественном транспорте либо на оплату бензина в случае, если сотрудник осуществляет поездку на личном транспортном средстве.
- Ряд непредвиденных дополнительных расходов, которые могут возникнуть в экстренных случаях.
Нужно ли его оформлять в 2022 году?
Согласно постановлению правительства, в закон, регулирующий положения о командировочных поездках, были внесены определенные изменения, которые предусматривают отмену некоторых обязательных пунктов оформления служебной поездки.
К изменениям такого рода относятся следующие:
- Отсутствует необходимость наличия командировочного удостоверения. Факт нахождения работника в поездке подтверждается теперь проездными документами любого рода.
- Не является обязательным оформление служебного задания.
Данные изменения действуют на всей территории России начиная с начала 2015 года, однако не являются строго обязательными. То есть, согласно внутреннему распорядку организации, работодатель вправе оформить все сопутствующие документы, необходимые для направления работника в поездку.
О том, как оформляется поездка сотрудника в программе 1С, смотрите на следующем видео:
Кто его составляет и подписывает?
Составление и заверение подписью служебного задания вверяется в обязанности как лица, направляемого в поездку, так и руководителя.
Руководство фирмы заполняет и составляет следующие пункты документа:
- Причина, согласно которой работник должен быть направлен в поездку.
- Количество дней, в течение которых он будет отсутствовать на основном рабочем месте.
- Непосредственно род деятельности, который будет осуществлять выездной сотрудник.
Работник же заполняет задание непосредственно после возвращения, составляя в определенной графе отчет о проделанной поездке и проведенных мероприятиях.
Документ необходимо составить и заверить надлежащим образом не позже чем через три дня после возвращения лица из поездки, связанной с деятельностью предприятия.
Порядок заполнения унифицированной формы
При направлении работника в поездку составляется служебное задание, которое имеет принятую нормами законодательства единую форму под номером Т-10а. Данный бланк содержит в себе ряд следующих основных пунктов:
- Полное наименование, а также юридический адрес компании, предприятия или организации.
- Текущая дата заполнения бланка и его текущий порядковый номер.
- Полные паспортные данные работника, направляемого в командировку.
- Номер, присвоенный ему в организации (личный, табельный либо иного характера), если таковой имеется.
- Род деятельности, а также должность сотрудника.
- Пункт назначения, в который он направляется.
- Конкретная дата начала поездки, а также количество дней, которые сотруднику предстоит провести в пункте назначения.
- Непосредственно задание, то есть вид деятельности, который вверено осуществить работнику.
- Отчет. Данная графа заполняется лицом по факту возвращения и содержит в себе полный отчет в соответствии с рядом выполненных работ.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения документа
После того, как сотрудник возвращается из поездки, данный документ согласовывается с непосредственным руководством предприятия, после чего вместе с иными финансовыми документами передается бухгалтеру для произведения зачисления средств на счет работника.
Служебная записка на командировку: образец 2022
Служебная записка о командировке составляется для того, чтобы подтвердить затраты сотрудника за период рабочей поездки. Единый образец этого документа законодательством не установлен, но каждая организация вправе подготовить свой шаблон и закрепить его в соответствующем локальном акте. Особенности направления работников в служебные командировки предусмотрены Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Для чего нужна служебная записка?
Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:
- работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
- работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.
И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.
Скачать образец служебной записки о командировке на служебном автомобиле
Скачать образец служебной записки о командировке на личном транспорте
Кроме этого, служебку составляют при необходимости продлить срок рабочей поездки. Задержка должна быть обусловлена уважительной причиной, например, отсутствием в продаже билетов на проезд, невозможностью выполнения задания в ранее запланированный срок.
Скачать образец служебной записки о продлении командировки
В некоторых компаниях служебная записка составляется при направлении работника в командировку, то есть не по прибытии, а перед отправлением подчиненного. Закон этого не требует, но организация имеет право установить подобное правило в своих локальных актах.
Скачать образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку
Служебная записка удостоверяет следующее:
- факт нахождения откомандированного в том месте, куда его направило руководство;
Служебная записка нужна и для того, чтобы правильно рассчитать суточные, ведь из этого документа видно, сколько времени длилась поездка сотрудника.
Служебка по своему содержанию заменяет несколько документов, а именно командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненных задачах.
Как составить служебную записку?
Единой унифицированной формы служебной записки законодательством РФ не утверждено. Компания вправе разработать свой образец служебки, который будет использоваться ее работниками. Бланк можно оформить в качестве приложения к соответствующему внутреннему акту, например, к Положению о командировках.
Несмотря на то, что никаких нормативных требований не предусмотрено, при подготовке документа нужно учитывать общие правила оформления деловой документации, а также цель составления записки.
Вот пример структуры служебной записки о командировке:
- Вступление или шапка – здесь указывается должность руководителя, его фамилия, имя и отчество, полное название организации в дательном падеже, а также должность, фамилия, имя и отчество командированного работника.
- Основная часть – начинается с наименования документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА». Ниже указывается краткое содержание документа, например, «об организации командировки» или «отчет о командировании в Москву». Далее излагается обращение к руководителю. Здесь же нужно прописать детали поездки, например, дату отъезда и прибытия, цель командировки, характеристики используемого авто.
- Заключение – в этом блоке необходимо перечислить приложения, которые прикреплены к отчету. В конце документа также проставляется дата его составления и подпись работника.
Готовую служебку подписывает руководитель организации. Бухгалтерия в свою очередь должна зафиксировать расходы сотрудника, указанные в записке. Это нужно для того, чтобы отчитаться перед налоговой службой и, если это требуется, компенсировать работнику понесенные им затраты.
Приложения
Если работник отчитывается о командировке, в которую он ездил на личном, служебном или арендованном автомобиле, к служебной записке нужно приложить бумаги, подтверждающие использование транспортного средства. В качестве таких документов используется путевой лист, а также различные кассовые чеки, квитанции и счета.
Командировка руководителя
Руководитель, который работает по трудовому договору, также является наемным работником. В законе нет нормы, которая бы говорила о том, что директора не обязаны отчитываться перед работодателем за свои расходы по служебным поездкам.
При этом с точки зрения налогообложения не оформление служебной записки на директора может негативно отразиться на компании. Ведь документ прежде всего составляется для того, чтоб подтвердить расходы и снизить налогооблагаемую базу.
В любом случае принятое решение должно быть зафиксировано во внутренних актах. А как именно поступить – решает работодатель. Например, он может установить:
- что руководитель не обязан оформлять служебную записку о командировке;
- что руководитель отчитывается о произведенных расходах по общей схеме (в таком случае образец служебной записки для генерального директора будет таким же, как и для остальных работников).
Рабочие поездки индивидуальных предпринимателей
Индивидуальные предприниматели не оформляют служебные записки, поскольку они не состоят в трудовых отношениях и не должны отчитываться сами перед собой. Однако ИП все равно вправе включить в свои расходы траты:
- на оформление паспорта, визы;
- на оплату консульских и транзитных сборов.
Как учитывать выходные дни?
Если дата отъезда или возвращения приходится на выходной или праздничный день, оплата за этот день начисляется по двойному тарифу.
Командировки за границу
Работник, который прибыл из заграничной командировки, обязан подготовить служебную записку. К отчету нужно приложить копию паспорта с отметкой о пересечении границы.
Источник: «Юридическая азбука»
Служебное задание для направления в командировку в 2022 году
Работодатель, направляющий сотрудника в командировку, должен оформить ее в соответствии со всеми требованиями трудового и налогового законодательства.
В числе оформляемых документов входит служебное задание для направления в командировку по форме № Т-10а.
Эта бумага важна как для работодателя, так и для подчиненного, поскольку она оправдывает его отсутствие на стационарном рабочем месте.
Что такое служебная командировка
Поездка в командировку по направлению работодателя и при наличии производственной необходимости является обязанностью сотрудника предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом. Работник направляется в другой город, в иной регион или за пределы РФ для выполнения поручения работодателя. При этом за ним сохраняется:
- его рабочее место (какой бы долгой не была поездка);
- должность, занимаемая до командировки;
- среднемесячный оклад на период поездки за каждый рабочий день, время в дороге и периоды вынужденного ожидания.
Срочная или внеплановая поездка должна оформляться после издания руководителем фирмы соответствующего приказа. Не важно, едет работника в другую компанию, чтобы перенять опыт, провести переговоры, предложить услуги, устроить деловую встречу или по каким-то иным причинам, или же отправляется в филиал или подразделение своей же организации.
От того, куда именно поедет сотрудник, зависит величина аванса, выдаваемая в качестве компенсации по командировочным расходам.
Если командировка проводится в населенном пункте, откуда работник может возвращаться на ночь на постоянное место жительства, ему не выплачиваются суточные.
Если сотрудник направлен в другой регион, он получает 700 рублей в сутки на проживание и питание. А если речь идет о заграничной поездке, размер суточных составит не менее 2500 рублей в сутки.
Естественно, служебная поездка организуется не просто так — перед сотрудником стоит определенная цель, которая определена для него в служебном задании. Когда работник приезжает обратно на предприятие, от составляет отчет о проделанной работе в соответствии с заданием. Служебное задание обязательно оформляется официальным образом, ведь оно необходимо для того, чтобы:
- четко обозначить суть задания, полученного сотрудником перед поездкой в командировку;
- по приезду выразить результаты деятельности за период командировки;
- было основание для расчета рабочего времени, за которое служащий получит оплату.
статью ⇒ «Положение о направлении в командировку в 2022».
Как заполняется служебное задание для направления в командировку
Служебное задание необходимо сдать в бухгалтерию по возвращении из поездки вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
Служебное задание необходимо оформлять на бланке унифицированной формы — Т-10а. Информация, которая будет содержаться в задании, должна полностью совпадать с планом проведения командировки.
Вместе с данным документом оформляется и командировочное удостоверение. На основании задания будет издан приказ о направлении сотрудника в поездку. Сотрудник отдела кадров должен зарегистрировать документ в журнале учета.
Содержание служебного задания следующее:
- название компании, реквизиты, контакты;
- порядковый (регистрационный) номер и дата оформления документа;
- персональные данные сотрудника, его табельный номер;
- подразделение фирмы, в котором осуществляет должностные функции работник;
- место нахождения организации;
- день отъезда и день прибытия из поездки (по проездным билетам);
- суть задания, которое необходимо выполнить в течение командировки;
- описание итогов проведенных работ, отчет об успешном выполнении поставленной задачи или о невозможности ее выполнения.
Руководитель вернувшегося из служебной поездки сотрудника осуществляет проверку отчета сотрудника, оформляет свое заключение, подписывает его, ставит дату и отдает служебное задание владельцу фирмы или в отдел кадров на хранение.
статью ⇒ «Документы для оформления командировки».
Служебное задание для направления в командировку: образец
Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец служебного задания командированному сотруднику.
Типичные ошибки
Ошибка: Работодатель не выплатил сотруднику, вернувшемуся из командировки, среднемесячную зарплату на том основании, что он не выполнил служебное задание.
Комментарий: Работник по возвращении из служебной поездки должен отчитаться о проделанной работе и объяснить причины, по которым служебное задание не могло быть выполнено, но он в любом случае должен получить суточные и средний оклад. Другое дело, если работник во время отпуска прогуливал работу — тогда от принимающей стороны должны быть предоставлены подтверждения прогулов, и сотрудник понесет дисциплинарное наказание.
Ошибка: Заполненное служебное задание не было передано в отдел кадров по возвращении сотрудника из командировки.
Комментарий: Служебное задание — официальный документ, и если на предприятии его оформляют, значит, по возвращении работника документ должен быть передан в отдел кадров и бухгалтерию.
Ответы на распространенные вопросы про служебное задание для направления в командировку
- Вопрос №1: Обязательно ли работодателю оформлять служебное задание для командированного сотрудника?
- Ответ: С момента вступления в силу Постановление Правительства № 1595 оформление служебного задания стало необязательным.
- Вопрос №2: Кто должен подписывать служебное задание командированного сотрудника?
- Ответ: Служебное задание подписывается его оформителем, руководителем компании, начальником планово-экономического отдела и командированным сотрудником.
Служебная записка на командировку — образец 2021
Служебная записка на командировку — образец 2021 года приведен в нашей статье — понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения. Рассмотрим как составить такую записку и разъясним нюансы оформления командировки.
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
- распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
- отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
- при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
- при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.
О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Как оформить служебную записку на командировку
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
- На служебном автомобиле.
- Личном транспорте.
- Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта.
Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования.
Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках — образец 2021».
Приказ на командировку в 2022 году
Не всегда хозяйствующая деятельность компании ограничивается одной местностью. Иногда для выполнения определенного задания сотрудника направляют в служебную поездку.
Направление работника в поездку сопровождается составлением определенного перечня документов, одним из которых является приказ о направлении работника в командировку в 2022.
В статье рассмотрим порядок направления работника в командировку, порядок составления распорядительного документа, а также приведем образец данного приказа.
Правила оформления командировок в 2022 году
Важно! На сегодняшний день правила по оформлению командировок претерпели некоторые изменения, что привело к более простому порядку ведения отчетов и сокращению перечня обязательных документов.
Какие документы в 2022 году при оформлении командировки являются необязательными:
| Наименование документа | Пояснение |
| Командировочное удостоверение | Данным документом подтверждался срок командировки. Теперь достаточно только билетов, в которых указывается время отправления и время прибытия, а также иные заменяющие документы (например, путевой лист, если работник в командировку едет на личном транспорте) |
| Служебное задание | Составляется на усмотрение компании |
| Отчет о выполнении служебного задания | Может составляться один документ, содержащий в себе и служебное задание и отчет по его выполнению. Также возможно составление альтернативных документов |
| Журнал регистрации командировок | Отдельного журнала не требуется |
Таким образом, компании вправе самостоятельно решить использовать ли им указанную документацию или нет. Также они могут пользоваться только некоторыми документами, главное, чтобы это было закреплено в нормативных актах компании, регламентирующих командировки (например, в Положении о командировках).
Важно! Многие работодатели не отказались от оформления служебного задания и отчетов о командировке. Эти документы позволяют обосновать целесообразность расходования денежных средств на поездку. В свою очередь это необходимо для того, чтобы на данные суммы можно было снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Обязательные документы для оформления командировки
В 2022 году осталось только два документа, обязательных для оформления служебных поездок, к ним относятся:
- приказ о командировке, который подписывает руководитель компании;
- авансовый отчет, который заполняет сотрудник по возвращению из командировки.
Порядок оформления документов
Как уже отмечалось выше, по правилам оформления командировок, сегодня требуется составление только одного распорядительного документа – приказа на командировку.
Если это необходимо, то руководители отделов или ответственные лица, принявшие решение о направлении работника в командировку, составляют на имя руководителя докладные или служебные записки. В этих записках они должны указать цель и причину командировка, а также ее продолжительность.
Кроме того, в записке указывается кандидат для направления в поездку ( статью ⇒ Служебная командировка на север).
Важно! Цель командировки может быть представительной или производственной.
После того, как руководитель компании изучит поступившие записки, он принимает решение о направлении конкретного сотрудника в поездку. Данное решение оформляется соответствующим приказом. В некоторых компаниях командировки планируются заблаговременно. Особенно это распространено в крупных компаниях.
План поездок может составляться на текущий год, а с наступлением указанного в плане времени, сотрудник отдела кадров готовит проект приказа и передает его на подпись руководителю. По желанию организации также может составляться служебное задание, которое может служить основанием для издания приказа.
Независимо от того, на основании какого документа принято решение о командировке, для составления приказа может использоваться унифицированный бланк (Т-9) или самостоятельно разработанная форма документа.
Важно! Если компания самостоятельно разрабатывает форму приказа, то это должно быть зафиксировано в учетной политике компании, либо в Положении о командировке.
Как оформить приказ на командировку в 2022 году
Приказ на командировку должен содержать в себе следующую информацию:
- Наименование работодателя, его реквизиты (также документ может составляться на фирменном бланке компании, тогда дополнительного указания реквизитов уже не потребуется).
- Наименование документа («Приказ»), его номер и дата издания.
- ФИО сотрудника, направляемого в поездку, его должность и подразделение.
- Место назначения: регион, район, страна, город и т.д. Если сотрудника направляют в загранкомандировку, то следует указать страну. При направлении сотрудника в определенную компанию, выступающую принимающей стороной указывается также ее наименование и адрес. В качестве принимающей стороны может выступать контрагент компании, либо филиал или собственное обособленное подразделение.
- Дата начала и дата окончания командировки, а также общий срок поездки в днях.
- Цель поездки. Данный пункт особо важен для учета в будущем при исчислении налога командировочных затрат.
- Источник финансирования. В качестве источника финансирования может выступать работодатель, либо принимающая сторона.
- Основание для поездки. Если инициатором поездки является работодатель, то основание можно не указывать. Если в качестве инициатора выступает иное лицо, то указывается соответствующий документ (например, заявление самого работника, служебная записка непосредственного руководителя).
- ФИО, должность и подпись руководителя компании или иного уполномоченного лица.
- Подпись сотрудника, направляемого в командировку, подтверждающая, что он ознакомлен с приказом ( статью ⇒ Суточные в командировке в 2022 году).
Образец приказа
Ответы на распространенные вопросы
- Вопрос: Как указать в приказе период командировки, если он точно не известен?
- Ответ: В этом случае указываются примерные даты поездки, которые потом могут корректироваться.
- Вопрос: Как оформить приказ на командировку, если в поездку направляются несколько сотрудников?
Ответ: Если компания в служебную поездку направляет сразу несколько сотрудников, то составляется один распорядительный документ в свободной форме или по форме Т-9.
При этом порядок оформления приказа не будет отличаться от распоряжения на одного работника, а все сведения приводятся по каждому из командируемых сотрудников.
Загрузка...
