Выставки, переговоры и тест-драйв: реклама и представительские расходы

Почти у каждой фирмы есть расходы на рекламу. У бухгалтеров некоторые вопросы по учету таких затрат вызывают затруднения. Действительно, одни расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль, другие (нормируемые) уменьшают частично, третьи вообще нельзя относить к рекламе. В статье мы рассмотрим, какие расходы можно отнести к рекламным, а какие нет…

В основе учета расходов на проведение рекламных акций (для целей исчисления налога на прибыль) лежит правовое определение рекламы. Налоговый кодекс такого определения не содержит. Поэтому налоговые органы и суды используют понятие «рекламы», данное в Федеральном законе от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ «О рекламе».

Рекламой признается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств. Она адресуется неопределенному кругу лиц и призвана привлечь внимание к объекту рекламирования, сформировать или поддержать интерес к нему и его продвижение на рынке.

это важно

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Рекламные расходы

Расходы на рекламу имеют особенности отражения в учете. Связано это с тем, что реклама обусловлена разным составом расходов в зависимости от сферы деятельности предприятия-рекламодателя, жизненного цикла продукции, товара, работы, услуги.

Все расходы на рекламу для целей налогообложения прибыли делятся на два вида (п. 4 ст. 264 НК РФ):

  • ненормируемые, которые учитываются для целей налогообложения прибыли в полном размере;
  • нормируемые — учитываются в размере, не превышающем 1 процент выручки от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС и акцизов. В таблице приведена классификация расходов на рекламу для целей бухгалтерского и налогового учета.
Таблица. Классификация расходов на рекламу для целей бухгалтерского и налогового учета

Нормируемые расходыНенормированные расходы
Расходы на полиграфическую рекламу (на производство и распространение рекламной полиграфической продукции, кроме брошюр и каталогов) Расходы на рекламу в средствах массовой информации: телевидение, радио, печатные СМИ
Расходы на сувенирную рекламу Расходы на производство рекламных брошюр и каталогов различного вида
Расходы на видео-, аудиорекламу Расходы на интернет-рекламу
Расходы на телефонную рекламу Расходы на наружную рекламу
Расходы на почтовую рекламу Расходы на организацию ярмарок и выставок
Расходы на транспортную рекламу Расходы на оформление витрин, демонстрационных залов, комнат с торговыми образцами
Расходы на рекламу в местах продаж (на создание, установку и эксплуатацию джумби, мобилей, воблеров и иных муляжей, на аромарекламу) Расходы на проведение рекламных акций (на проведение акций, связанных с распродажами, «бесплатной» передачей товаров в рекламных целях и предоставлением скидок)
Расходы на проведение конкурсов и лотерей Расходы на проведение промоакций

Затраты на рекламу в налоговом учете включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ). Без каких-либо ограничений в качестве расходов признаются затраты:

  • на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передачи по радио и телевидению) и Интернет (подробнее о том, как учесть такие расходы, читайте статью «Реклама в СМИ»);
  • на световую и другую наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
  • на участие в выставках, ярмарках, экспозициях;
  • на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;
  • на изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых фирмой, или же о самой фирме;
  • на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании на выставках.

Все остальные рекламные расходы учитываются в составе прочих расходов в сумме, которая не должна превышать 1 процент выручки от реализации. Кроме того, нормируются суммы затрат на приобретение или изготовление призов, вручаемых победителям розыгрышей во время проведения массовых рекламных кампаний.

Следует иметь в виду, что законодательство недостаточно четко разграничивает представительские и рекламные расходы.

Поэтому налогоплательщики и налоговые органы по-разному трактуют его в вопросе отнесения расходов к рекламным или представительским.

Это часто приводит к спорам организаций с налоговыми органами, которые разрешаются в судебном порядке. Рассмотрим, какие расходы относятся к представительским.

Представительские расходы

К представительским расходам относятся затраты предприятия на официальный прием и обслуживание представителей других фирм, которые участвуют в переговорах (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание представителей своей организации, участвующих в переговорах.

В состав расходов также включаются затраты на прием и обслуживание участников, которые прибыли на заседание совета директоров фирмы, независимо от места проведения мероприятий.

Таким образом, в представительские расходы включаются затраты:

  • на проведение официального приема (организация завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  • на транспортное обеспечение по доставке представителей фирм к месту проведения переговоров или заседания совета директоров;
  • на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • на оплату услуг переводчиков, которые не состоят в штате фирмы.

В то же время сами по себе понятия «прием» и «обслуживание» являются достаточно широкими. В связи c этим организации нередко испытывают трудности при отнесении тех или иных затрат к представительским расходам.

Спорные моменты

1. Официальный или неофициальный прием.

Если встреча представителей двух организаций носит не официальный, а личный характер, то возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам (письмо УФНС России по городу Москве от 23 декабря 2005 г. № 20-12/97007).

В нем сообщается, что расходы по проведению неофициальной встречи в кафе с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, не признаются представительскими расходами и не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Однако это мнение можно и оспорить. Если руководитель предприятия приказом утвердил служебное задание сотруднику, в котором сказано о проведении представительского мероприятия, его план и смету расходов на проведение такого мероприятия, то бухгалтер может отнести такие расходы к представительским.

2. Предприниматель или физическое лицо как другая сторона переговоров. Еще один казус возникает, если встреча проводится с индивидуальным предпринимателем или физическим лицом. Основания для признания таких затрат представительскими расходами отсутствуют.

В письме от 24 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/119 Минфин России разъяснил одну из таких ситуаций, при которой физическому лицу — клиенту организации — предлагаются прохладительные напитки, чай, кофе, печенье и т. д.

На вопрос о том, являются ли затраты на приобретение соответствующей продукции представительскими расходами, Минфин ответил отрицательно.

В этом случае важно определить, правомерны ли эти затраты, то есть направлены ли на получение дохода, оправданы экономически, подтверждены документально и соответственно могут ли являться расходами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

3. Проезд и проживание представителей. Один из самых распространенных поводов для спора между организациями и налоговыми органами — это вопрос о порядке учета затрат на оплату проезда и проживания в гостиницах лиц, приглашенных для участия в представительских мероприятиях.

Обычно такие затраты признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Однако в случае переговоров их инициатором является, как правило, принимающая сторона. Поэтому логично предположить, что именно она должна нести бремя этих расходов.

По мнению контролирующих органов, если переговоры длятся несколько дней, то расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших представителей не являются представительскими (письма Минфина России от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235, УФНС России по городу Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748, от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115).

Расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры. Оплата расходов может производиться за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств (письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157).

Расходы на оплату авиационных и железнодорожных билетов по пути следования из иностранного государства до границы Российской Федерации и по ее территории не относятся к представительским. Также не учитывается и стоимость визы (письма УФНС России по городу Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748, от 11 ноября 2004 г. № 26-12/73173).

Однако арбитражная практика в этом вопросе на стороне налогоплательщиков. Например, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 марта 2007 г.

по делу № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) указал на то, что расходы на гостиничное обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, относятся к представительским расходам. Так же считают ФАС Московского округа (постановление от 23 декабря 2004 г.

по делу № КА-А40/12097-04) и ФАС Северо-Западного округа (постановление от 17 мая 2004 г. по делу № А56-21571/03).

внимание

Затраты на приобретение спиртных напитков при организации встреч можно учитывать в качестве представительских расходов.

4. Место проведения переговоров. В Налоговом кодексе не указывается, где именно должны проводиться представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими.

Арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков. ФАС Московского округа в постановлении от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. по делу № КА-А40/8426-05 принял сторону организации, которая проводила переговоры в ресторанах и кафе в связи с отсутствием возможности проводить официальные мероприятия в занимаемом обществом помещении.

Суд пришел к выводу о том, что данные расходы являются представительскими. Они признаны в пределах нормативов, предусмотрены сметой и подтверждены соответствующими первичными документами. В решении, принятом в пользу организации, арбитры особо подчеркнули, что налоговый орган не представил доказательств того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.

Тем не менее есть арбитражная практика и в пользу налоговых органов. Например, плату за аренду боулинговых дорожек во время переговоров организация включила в состав представительских расходов.

Несмотря на утверждение налогоплательщика о том, что спорные затраты организация понесла вынужденно, арбитражный суд принял доводы налоговой инспекции (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г.

по делу № А56-3124/2005).

5. «Представительские» сувениры и спиртное. Довольно часто в ходе переговоров участники обмениваются различными сувенирами с символикой организации (ручками, блокнотами, календарями, зажигалками и т. д.).

Как разъяснено в письме МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, стоимость такой продукции, в силу определенности круга лиц, ее получающих, не может быть признана в качестве рекламных расходов.

Но при этом соответствующую сумму можно учесть в составе представительских расходов.

В отношении спиртных напитков налогоплательщики, контролирующие органы и арбитражные суды единодушны — затраты на их приобретение можно учитывать в качестве представительских расходов. Такое заключение можно найти в письмах Минфина России от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49, от 19 ноября 2004 г.

№ 03-03-01-04/2/30, а также в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 26 декабря 2005 г. по делу № А44-2051/2005-9, от 12 мая 2005 г. по делу № А56-24907/04, от 25 апреля 2005 г. по делу № А56- 32729/04, ФАС Центрального округа от 16 декабря 2005 г. по делу № А68-АП-456/11-04, ФАС Западно-Сибирского округа от 29 июня 2005 г.

по делу № Ф04-1827/2005(12476-А27-33).

внимание

Сувенирная продукция с изображением товарного знака общества относится к рекламной продукции, так как предназначена для неопределенного круга лиц.

Выставочные расходы и дегустация

Переговоры с представителями других компаний могут осуществляться на выставках, семинарах и аналогичных мероприятиях рекламного характера. Поэтому необходимо определить, относятся понесенные расходы к представительским или они являются рекламными.

Федеральный арбитражный суд Московской области (постановление от 15 мая 2006 г. по делу № КА-А40/3982-06) рассмотрел спор, когда налоговики признали расходы организации представительскими и отказали в их учете.

Суд, проанализировав перечень мероприятий по организации и проведению презентации производственного процесса и другие документы, отметил, что это расходы на рекламу, следовательно, их можно учесть.

1. Рекламные выставочные расходы. В Налоговом кодексе не расшифровано, что именно следует понимать под «расходами на участие в выставках». В письме УМНС России по городу Москве от 15 декабря 2003 г.

№ 23-10/4/69784 высказано мнение о том, что к ним следует относить расходы по оплате вступительных взносов, разрешений и т. п. для участия в подобных выставках.

Читайте также:  5 самых ужасных курортов в мире

Также налоговики относят к таким расходам любые затраты, которые имеют непосредственное отношение к организации и проведению выставок, ярмарок и экспозиций.

Обычно в связи с организацией и проведением выставки большинство ее участников несут такие затраты, как:

  • арендная плата за аренду площади и стендов в выставочном комплексе;
  • оплата услуг рекламных агентств;
  • оплата услуг охранных фирм;
  • вступительный взнос за участие в выставке.

Кроме того, арбитражные суды признавали правомерными действия налогоплательщиков, которые в качестве рекламных расходов на участие в выставках учитывали затраты:

  • на изготовление печатной продукции и форменной одежды с логотипом (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13 января 2005 г. по делу № А43-1729/2004-32-152);
  • на оплату услуг сторонней организации, которая обеспечивала оформление витрин и завоз продукции на выставку (постановление ФАС Поволжского округа от 2 марта 2006 г. по делу № А55-11685/2005);
  • стоимость алкогольной продукции, переданной производителем торговым организациям для участия в выставках (постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2006 г. по делу № А26-5845/2005-216).

Другая категория затрат на участие в выставке связана с изготовлением рекламной продукции, которая предназначена для бесплатной раздачи посетителям: сувениры с логотипом компании (календари, ручки, пакеты, блокноты, зажигалки, брошюры, каталоги и т. д.

) Подробнее об учете расходов на такую продукцию читайте статью «Подарок подарку рознь». Сувенирная продукция с изображением товарного знака общества (ручки, зажигалки, часы и др.) по своим признакам относится к рекламной продукции.

Факт ее приобретения и распространения может подтверждаться договором поставки, актом выполненных работ, сметой затрат, мероприятиями по подготовке экспозиции и участию общества в выставке, утвержденными должным образом.

Отсутствие в этих документах конкретных наименований организаций, которым распространялась сувенирная продукция, также служит подтверждением того, что эта продукция является рекламной, поскольку предназначена для неопределенного круга лиц.

2. Дегустация.

Если дегустация продукции проводится в магазинах, на ярмарках, на улице, то есть с целью ознакомления с этой продукцией неопределенного круга потребителей, то такие расходы относятся к рекламным (письма Минфина России от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/113, УФНС России по городу Москве от 19 ноября 2004 г. № 26-12/74944, от 29 сентября 2004 г. № 26-12/62976, постановление ФАС Северо-Западного округа от 3 мая 2007 г. по делу № А13-16685/2005-21).

Если же такой круг лиц ограничен, например, при проведении дегустации в детских садах и школах, которые являются потенциальными покупателями организации, то речь идет не о расходах на рекламу, а о безвозмездной передаче имущества, стоимость которого в целях налогообложения не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Спорить с налоговой службой можно и порой даже нужно, но только при этом надо быть в полной уверенности, что вы сможете доказать экономическую оправданность и документально подтвердить свои расходы.

И. Иванова, зам. генерального директора компании ООО «Аудит, анализ, бухгалтерский учет»

Выставки, переговоры и тест-драйв: реклама и представительские расходы

Ооо участвует в профессиональной выставке. для привлечения клиентов и

Ответ: Расходы на приобретение продуктов питания и напитков для участников выставки могут быть признаны в качестве расходов на рекламу. Помимо авансового отчета работнику целесообразно составить также отчет о рекламных расходах.

Обоснование: К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Следовательно, расходы на приобретение продуктов питания и напитков могут быть признаны в качестве представительских расходов при условии, что на выставке предусмотрена возможность проведения переговоров и заключения договоров.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, с учетом положений п. 4 ст. 264 НК РФ (пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В соответствии с п. 4 ст. 264 НК РФ к расходам организации на рекламу относятся:

  • расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению), информационно-телекоммуникационные сети, при кино- и видеообслуживании;
  • расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
  • расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Расходы налогоплательщика на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы на иные виды рекламы, не указанные в абз. 2 — 4 п.

4 ст. 264 НК РФ, осуществленные им в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.

Представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете

В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.

Что относится к представительским расходам:

  1. Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
  2. Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.

Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:

  • доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
  • организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
  • услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.

А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.

Принципы нормирования

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.

Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:

  1. Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
  2. Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
  3. Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.

Оплата труда: от чего считать норматив

Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.

Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

  • начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
  • условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
  • все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование (ст. 252 НК РФ).

Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

  1. Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
  2. Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
  3. Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
  4. Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
  5. Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Налоговый учет

Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.

Читайте также:  Организация может уменьшить налог на прибыль на затраты на вакцинацию работников

Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.

Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.

К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.

Пример: налог на прибыль и представительские расходы

ООО «Весна» применяет ОСНО. Во 2 квартале 2020 года компания провела прием деловых партнеров для заключения нового контракта на поставку продукции. Всего на мероприятие было потрачено 250 000 рублей, в том числе:

  • транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
  • организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
  • услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
  • билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
  • проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
  • экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.

Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.

Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.

Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.

ООО «Весна» может принять к налоговому учету только суммы затрат на транспортную доставку гостей, услуги буфета и питание — 150 000 рублей. А вот траты на театральное представление, теплоходную экскурсию и гостиничные номера учесть нельзя. Эти расходы нужно оплатить за счет чистой прибыли фирмы. То есть из тех денег, которые останутся в компании после обложения налогом на прибыль.

Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.

Бухгалтерский учет

Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.

Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:

  • списания материальных затрат;
  • начисления амортизации;
  • начислений вознаграждений за труд;
  • отражения услуг сторонних компаний;
  • прочих трат.

Проводки по отражению представительских расходов зависят от основного вида деятельности фирмы. По общим правилам, такие издержки аккумулируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных предприятий. Торговые фирмы должны собирать представительские издержки на счете 44 «Расходы на продажу». Типовые бухгалтерские записи:

Операция Дебет Кредит
Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат 44
26
60
Материальные запасы списаны на проведение мероприятий по приему гостей 44
26
10

Представительские расходы: оформляем документы

Несмотря на то, что нормы об учете представительских расходов давно не претерпевали изменений, они традиционно вызывают большой интерес.

Руководство хочет как можно больше затрат отнести к представительским расходам, бухгалтеры же знают, что налоговики тщательно проверяют все позиции.

Разъясним, какие затраты представительскими быть не могут, какие документы необходимы для обоснования и как их оформить.

Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты).

Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры.

На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

  • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Читайте также:  Образец профстандарта библиотекаря в 2021-2022 году

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

  • ПРИМЕР 1
  • Приказ об организации работы с официальными делегациями
  • Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»
  • ПРИКАЗ

Учет рекламных и представительских расходов

Учет рекламных и представительских расходов

В целях налогообложения прибыли признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы. Это требование установлено в отношении любых затрат. Что касается рассматриваемых расходов, то для них предусмотрено еще одно условие: их можно учесть не в полном объеме, а в определенных пределах (за исключением некоторых рекламных затрат).

Как выполнить все эти требования и без опаски уменьшить базу по налогу на прибыль на рекламные и представительские расходы? Рекламные затраты включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией*(386).

  • Затраты на рекламу подразделяются на 2 категории: ненормируемые и нормируемые. К первой группе относят расходы на:
  • — рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передачи по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;
  • — световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
  • — участие в выставках, ярмарках, экспозициях, оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;
  • — изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания или о самой организации;
  • — уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.
  • Затраты на прочие виды рекламы учитывают при исчислении налога на прибыль только в пределах норматива, который составляет один процент выручки от реализации*(387).

Несмотря на четкое разделение нормируемых и ненормируемых рекламных расходов в законодательстве, на практике разница между ними не всегда очевидна. Поэтому рассмотрим несколько распространенных ситуаций, которые могут иметь неоднозначные трактовки.

Так, в последнее время большую популярность получила реклама, размещаемая на различных видах общественного транспорта — троллейбусах, трамваях, автобусах, в вагонах и на станциях метро.

Отдавая должное эффективности подобных методов продвижения товаров, не стоит забывать и об учете связанных с ними расходов.

В частности, возникает вопрос: подпадает ли данный вид рекламы под определение «световая и иная наружная реклама»? Если подпадает, то данные затраты могут признаваться в полном объеме. В противном случае они подлежат нормированию.

В налоговом законодательстве не содержится понятия рекламы. Поэтому на основании статьи 11 Налогового кодекса обратимся к Федеральному закону «О рекламе»*(388).

В статье 19 этого закона говорится, что наружная реклама распространяется с использованием щитов, стендов, строительных сеток, перетяжек, электронных табло, иных технических средств стабильного территориального размещения. При этом рекламе, размещаемой на транспортных средствах, посвящена отдельная статья (ст. 20).

Данный факт указывает на то, что законодатель мог сознательно разграничить положения, регулирующие 2 разновидности рекламы. На практике данное разделение может послужить основанием для следующего вывода: реклама, размещаемая на транспорте, является отдельной разновидностью рекламы. Отнести ее к подвиду «наружки» нельзя.

Следовательно, расходы на размещение транспортной рекламы следует признавать в пределах норматива. Данная позиция отражена в ряде писем Минфина России*(389) и поддерживается отдельными решениями арбитражных судов*(390).

Перейдем к следующему вопросу: можно ли считать наружной рекламой размещение рекламы внутри помещений, например на стенах метрополитена? В редакции Федерального закона «О рекламе», действовавшей до 1 июля 2006 года, в определении «наружки» не уточнялось, должны ли рекламные материалы находиться только на внешней стороне зданий (сооружений) или они могут быть расположены внутри. На основании этого напрашивался вывод, что реклама, в частности, на стенах метро относится к наружной. С правомерностью этой позиции соглашались и суды*(391). Тем не менее в действующей редакции Федерального закона «О рекламе» прямо указано, что рекламные материалы размещаются на внешних стенах, крышах и иных конструктивных элементах зданий, строений, сооружений или вне их. Значит, реклама, размещаемая на стенах вестибюлей метро, не подпадает под определение наружной рекламы. Следовательно, расходы по данному виду рекламы должны учитываться в составе нормируемых. Такую же аргументацию приводит в своих разъяснениях финансовое ведомство*(392).

Таким образом, в настоящее время любая реклама на наземном транспорте и в метрополитене подлежит нормированию. Однако из этого правила есть одно исключение. Оно касается показа рекламных видеороликов в городском общественном транспорте. По мнению Минфина России, при соблюдении некоторых условий расходы по созданию и размещению этих роликов можно признать в полном объеме*(393).

  1. Налоговое законодательство достаточно четко определяет, какую выручку необходимо использовать в целях расчета рекламного норматива. Тем не менее на практике зачастую возникают по крайней мере 2 проблемных вопроса:
  2. — нужно ли включать в выручку косвенные налоги и другие платежи;
  3. — корректируется ли выручка на сумму скидок, предоставленных ретроспективно, то есть после реализации продукции?

Максимальный размер принимаемых для целей налогообложения расходов на иные виды рекламы равен одному проценту выручки от реализации. Выручку определяют по правилам статьи 249 Налогового кодекса. При этом из суммы доходов исключают налоги, предъявленные налогоплательщиком покупателю: НДС и акцизы*(394).

Тем не менее отдельные специалисты полагают, что при расчете норматива нужно брать выручку с учетом НДС. Довод: статья 249 Кодекса не предусматривает уменьшение выручки на сумму налога на добавленную стоимость. Такое требование содержится в статье 248 Кодекса.

В то же время в статье, посвященной расчету норматива, ссылка на указанную норму отсутствует. Следовательно, для расчета можно использовать выручку вместе с НДС. Это, в свою очередь, увеличивает максимальный размер принимаемых расходов на 10-18 процентов. Однако мы полагаем, что такая позиция противоречит логике налогового законодательства.

НДС, выставляемый покупателю, не может являться доходом компании. Значит, нет оснований включать его в выручку в целях расчета норматива.

Поскольку налоговым периодом по налогу на прибыль признается календарный год, данный норматив рассчитывают нарастающим итогом. Таким образом, каждый квартал организация должна сравнивать сумму нормируемых рекламных расходов, возникших с начала года, с нормативом, рассчитанным за период с начала года.

Пример

Фирма в I кв. провела обширную рекламную кампанию. В результате на выдачу призов, организацию презентаций товаров, рекламу на транспорте и другие виды нормируемой рекламы было потрачено 500 000 руб. При этом выручка от реализации за I кв. составила 5 000 000 руб. Соответственно, за этот период компания смогла отнести на расходы сумму в размере:

5 000 000 руб. х 1% = 50 000 руб.

Во II кв. была получена выручка в размере 20 000 000 руб. То есть выручка нарастающим итогом с начала года составила 25 000 000 руб. (5 000 000 + 20 000 000). За полугодие сумма принимаемых расходов на рекламу равна:

25 000 000 руб. х 1% = 250 000 руб.

В III кв. реклама вызвала приток покупателей и выручка составила 50 000 000 руб. Общая сумма дохода от реализации с начала года стала равна 75 000 000 руб. (25 000 000 + 50 000 000). Сумма норматива составила:

75 000 000 руб. х 1% = 750 000 руб.

Следовательно, уже при исчислении налога на прибыль за 9 месяцев фирма сможет полностью учесть расходы на рекламную кампанию.

Перейдем к представительским затратам. Налоговым законодательством установлен четкий перечень расходов, классифицируемых как представительские*(395).

  • Данный перечень, в частности, включает расходы на:
  • — проведение официального приема или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также лиц, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа;
  • — транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
  • — буфетное обслуживание во время переговоров;
  • — оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом не относятся к представительским затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Все представительские расходы нормируются. Сумма принимаемых расходов не может превышать норматив, равный 4 процентам от расходов на оплату труда.

Однако, прежде чем рассчитывать норматив, необходимо принять решение, можно ли классифицировать конкретный вид расхода как представительский. На практике организации сталкиваются со многими разновидностями затрат, которые потенциально могут быть включены в состав представительских расходов.

Например, затраты на визовую поддержку и проживание деловых партнеров, прибывших на официальную встречу. Сможет ли компания признать данные расходы? Официальная позиция контролирующих ведомств такова.

Расходы на оформление виз деловым партнерам и представителям руководящего органа, а также оплата их проживания в период проведения официальных мероприятий не относятся к представительским расходам*(396). Их аргумент: данный вид затрат не указан в перечне представительских расходов, приведенном в статье 264 Налогового кодекса. Тем не менее арбитражные суды подходят к данному вопросу менее формально.

Многим компаниям удается доказать, что расходы на проживание прибывших на мероприятие партнеров или владельцев (руководителей) компании могут включаться в представительские расходы*(397).

Кроме того, некоторые суды признают, что, даже если расходы на проживание нельзя отнести к представительским затратам, их можно учесть в составе прочих расходов. Основание — подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса*(398). Итак, учитывая положительную судебную практику, полагаем, что в общем случае организация может включать данный вид затрат в состав представительских расходов.

Налоговое законодательство не содержит четких требований относительно особенностей документального оформления каждой из статей расходов. Поэтому организации могут самостоятельно выработать подход к документальному подтверждению представительских расходов. За основу можно взять рекомендации Минфина России.

Его позиция такова: для документального подтверждения представительских расходов необходима, в частности, смета представительских расходов*(399). По нашему мнению, наличие этого документа, с одной стороны, позволит минимизировать риски предъявления претензий проверяющими.

Однако, с другой стороны, на практике величина фактических затрат далеко не всегда совпадает с суммами расходов, указанных в сметах. Значит, практический смысл составления сметы для документального подтверждения представительских расходов не столь очевиден.

На наш взгляд, более важным является наличие документов, позволяющих подтвердить деловую цель произведенных расходов. Такими документами, к примеру, могут являться чеки, акты, счета, инвойсы. Отметим, что арбитражные суды нередко идут навстречу компаниям, утверждая следующее.

В законодательстве четко не прописан перечень документов, которыми надлежит доказывать в целях исчисления налога на прибыль представительские расходы. Здесь можно использовать любые документы, позволяющие подтвердить деловой характер понесенных расходов*(400).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector