Законна ли выдача топливных карт работникам, использующим свой автомобиль в работе

  • Скачать пустой бланк распоряжения
  • Скачать приказ о закреплении топливных карт за водителями
  • Скачать приказ на топливные карты по маркам машин

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Законна ли выдача топливных карт работникам, использующим свой автомобиль в работе

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Законна ли выдача топливных карт работникам, использующим свой автомобиль в работе

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

Законна ли выдача топливных карт работникам, использующим свой автомобиль в работе

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно.

Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно.

В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Законна ли выдача топливных карт работникам, использующим свой автомобиль в работе

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

  1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
  2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
  3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

  1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
  2. Приобретал топливо.
  3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Содержание приказа

Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера. Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц. Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.

Необходимые составляющие приказа:

  1. Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
  2. Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
  3. Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
  4. Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.
  5. Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
  6. Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
  7. Перечень ответственных за исполнение лиц.

Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов:

Наименование организации ПРИКАЗ № г. ___________ «__» _______20 __ г. В целях оптимизации затрат на ГСМ и контроля за оборотом топлива ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Сотрудникам ________________ (наименование организации) при исполнении своих должностных обязанностей использовать для заправки служебных автомобилей только топливные карты.
  2. Закрепить топливные карты за сотрудниками ________________ (наименование организации) в следующем порядке:
ФИО сотрудника Должность Марка, г/н автомобиля Наименование ТК Номер ТК Установленный лимит Срок действия лимита
  1. Контроль за исполнением приказа возложить на ____(ФИО, должность ответственного сотрудника).

Руководитель организации Подпись ФИО

Ознакомлен: Подпись Должность, ФИО ответственного сотрудника

Заполненный образец приказа об использовании топливной карты выглядит так:

Законна ли выдача топливных карт работникам, использующим свой автомобиль в работе

Ответственность водителя

Работник, которому выдана топливная карточка, несет за нее дисциплинарную и материальную ответственность. Например, если карта повреждена или утеряна, то его привлекут к дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ — это выговор или замечание. Если же по вине водителя произошла незаконная трата ГСМ, то работника привлекут к материальной ответственности (ст. 238 и 244 ТК РФ).

Бухгалтерский учет топливных карт

Законна ли выдача топливных карт работникам, использующим свой автомобиль в работе

Учет топливных карт в бухгалтерии

  • С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.
  • Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.
  • При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:
  • с карты нельзя снять (обналичить) средства;
  • по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;
  • карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;
  • по карте нельзя приобрести товары.

При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца — уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

  • Вид топлива;
  • Объем (литры);
  • Цена за литр;
  • Итоговая стоимость.

Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

Как работают топливные карты

Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

  • пополнение баланса компании;
  • списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);
  • транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;
  • остаток средств на балансе компании.
  1. В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору — как следствие упрощения документооборота и учета.
  2. С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.
  3. Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.
Читайте также:  Образец должностной инструкции электрика в 2021-2022 году

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

Как вести учет топливных карт — бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

  • Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.
  • В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики
  • Примеры проводок по бухучету топливных карт:
Содержание операции Дебет Кредит
Получение платных карт
Получен акт приема-передачи (накладная) на топливные карты 10 60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
Стоимость топливных карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
Перечислена оплата поставщику 60 51
НДС принят к возмещению 68 19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет топливные карты 121склад
Выдана топливная карта ответственному сотруднику 121работник 121склад
Ответственным сотрудником топливная карта возвращена организации 121склад 121работник
Списан более не используемая топливная карта 121склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

  1. Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”
  2. Форма такого акта может быть достаточно свободной:
  3.  Акт приема-передачи №_____
  4. топливной карты №________________

Дата выдачи: дд.мм.гггг

  • ФИО получателя: _________________
  • Должность получателя: _________________
  • Марка автомобиля:_________________
  • Государственный регистрационный номер:______________
  • Карты выдал:                                                                 Карты получил:
  • Должность/ФИО/Подпись/Дата                               Должность/ФИО/Подпись/Дата                          
  • С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.

Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.

Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже: 

Журнал учета выдачи и возврата топливных карт 

№ п/п № карты Дата выдачи Дата возврата ФИО держателя карты Марка автомобиля Номер гос. рег. Подпись получателя карты

Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.

Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового

Пример акта на списание карт:

Акт списания топливных карт

Дата акта: дд.мм.гггг

  1. В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:
  2. №________________
  3. №________________
  4. №________________

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

  • накладная (акт приема-передачи);
  • счет-фактура;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);
  • универсальный передаточный документ (УПД).

Как списывать гсм по топливным картам

Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах — есть достаточно простой набор правил.

Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

Содержание операции Дебет Кредит
Пополнен баланс топливной карты сети АЗС 60авансы 51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты 10 60
Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
НДС принят к вычету 68 19

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Департамент общего аудита о топливных картах

05.03.2011

Ответ

В первую очередь разберемся, как происходят расчеты с применением топливной карты и что она из себя представляет.

            На основании заключенного договора с топливной компанией организации выдается топливная пластиковая карта, через которую и будет в дальнейшем вестись учет использованных денежных средств.

            Одной из главных особенностей данного способа приобретения топлива является то, что организация должна проплачивать денежные средства авансом. Таким образом, на момент фактической заправки приобретаемое топливо уже оплачено.

На заправке водитель получает на руки терминальный чек, в котором указываются дата и количество залитого в бак топлива.

            По истечении месяца топливная компания предоставляет организации отчет о приобретенном топливе, в рассматриваемом случае накладную и акт сверки.

Данные указанные в накладной организация сверяет с теми чеками терминалов АЗС, которые ей выдавались при заправке.

Делается это для того, чтобы организация могла убедиться в правильности списания суммы денег, фактически причитающихся к уплате, с той, которая была «снята» АЗС при заправке.

            Помимо накладной и акта сверки топливная компания также выставляет счет-фактуру.

            В целях учета выданных пластиковых топливных карт организации целесообразно вести специальный Журнал учета приема и выдачи топливных карт, в котором будут указываться данные водителей, владеющих пластиковыми картами.

Согласно пункту 1.4 предоставленного Договора поставки топливная карта является собственностью топливной компании, т.е. передается Организации в пользование на время действия договора. Поскольку право собственности на карту не переходит к Организации и у нее отсутствует стоимость, ее получение не отражается в бухгалтерском учете.

Однако топливная карта, по нашему мнению, должна быть отражена на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по стоимости согласованной с топливной компанией.

В рассматриваемом случае, на наш взгляд, топливная карта может быть учтена по цене, которую Организация должна будет заплатить в случае ее утраты топливной компании, т.е. 236 рублей (пункт 2.3 Договора поставки).

Согласно пункту 5.4 Договора поставка топлива производится на условиях предварительной оплаты.

Поскольку договором с поставщиком предусмотрено, что право собственности на бензин переходит к организации в момент фактического получения бензина, то обязательства сторон по такому договору будут считаться исполненными только после  заправки бензина в бензобак автомобиля лицом — держателем топливной карты.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов[1] оплата счетов поставщиков за приобретаемые материальные ценности по безналичному расчету отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»  в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета».

Следует особо рассмотреть вопрос о том, в какой момент должно производиться оприходование топлива в учете Организации.

Как указано выше, при фактической выборке бензина на АЗС по топливной карте ее держателю выдается терминальный чек, в котором указано количество топлива и  дата. Именно по этой дате можно определить переход права собственности на топливо. Поскольку право собственности перешло, топливо должно быть оприходовано на баланс организации.

Читайте также:  Выставки, переговоры и тест-драйв: реклама и представительские расходы

Однако, следует учитывать, что оприходование ТМЦ производится на основании первичных учетных документов, а терминальный чек не является таким документом.

Кроме того, следует учитывать, что топливо нельзя оприходовать и по оформленным самой организацией документам (например, приходному ордеру по форме М-4), так как топливо не поступает на склад, а заливается в бак автомобиля и сразу расходуется.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, оприходование топлива должно производиться на основании полученной от топливной компании накладной, т.е. в конце месяца.

В пользу такого варианта говорит также следующее.

Согласно пункту 5.2 Договора поставки, стоимость топлива определяется по итогам отчетного периода, т.е. по итогам месяца.

 Таким образом, на момент перехода права собственности стоимость топлива ещё не установлена и, соответственно, невозможно определить цену, по которой его приходовать на учет.

Учет топлива ведется в порядке, установленном ПБУ 5/01[2].

  • Согласно пунктам 5, 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость (НДС) и иных возмещаемых налогов.
  • В рассматриваемой ситуации фактическими затратами на приобретение бензина будет являться сумма, уплаченная по договору топливной компании  за фактически полученный бензин, без НДС.
  • Выбранный на АЗС бензин принимается к учету согласно Плану счетов следующими проводками:
  • Дебет 10.3 Кредит 60 – оприходовано топливо на основании предоставленной топливной компанией накладной;
  • Дебет 19 Кредит 60 –  учтен предъявленный топливной компанией НДС;
  • Дебет 68 Кредит 19 – принят к вычету НДС.
  • По общему правилу, сумму НДС, предъявленную продавцом, налогоплательщик имеет право принять к вычету, при одновременном выполнении следующих условий (подпункт 1 пункта 2 статьи 171, пункт 1 статьи 172 НК РФ):
  • — товар (работа, услуга, имущественное право) используется в операциях подлежащих налогообложению НДС,
  • — товар (работа, услуга, имущественное право) принят на учет,
  • — предъявлены первичные документы,
  • — предъявлен правильно оформленный счет-фактура от продавца.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, оформленные в установленном порядке за отчетный период. Списание ГСМ производиться на основании путевых листов исходя из фактически выработанного топлива.

В соответствии с пунктом 7 ПБУ 10/99[3] расходы, связанные с приобретением топлива формируют расходы по обычным видам деятельности и учитываются на соответствующих счетах учета затрат:

Дебет 26 (44) Кредит 10.3 – списано израсходованное топливо.

В целях исчисления налога на прибыль, расходы на содержание служебного транспорта, в том числе, затраты на приобретение ГСМ, включаются в состав прочих расходов организации, при условии, что они соответствуют критериям статьи 252 НК РФ(подпункт 11 пункта 1 статьи 264, подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ).

Следует отметить, что данная норма НК РФ не требует от организации применения каких-либо норм при списании топлива в затраты.

Вместе с тем, официальные органы считают, что обоснованность затрат на ГСМ нужно определять с учетом норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утверждаемых Минтрансом России.

Так, в настоящий момент действуют нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.

Работодатель оплатил не все расходы на бензин в командировке

Я ездил в командировку на личном автомобиле БМВ F30 320i «автомат» 2012 года выпуска. Проехал около 8000 км, собрал чеки с автозаправок и отдал их работодателю, чтобы тот возместил расходы.

Со мной в командировке был коллега, у него Ниссан Кашкай 2.0 МТ 2008 года выпуска. Перемещались мы вместе по одному маршруту, так что километраж был общим.

Чеков было приблизительно на 30 000 Р у каждого. Наш работодатель проверил документы и определил, что моему коллеге к возмещению полагается 28 000 Р, а мне — 13 000 Р.

Мне пояснили, что при расчете расхода топлива используется распоряжение Минтранса, в котором мой автомобиль отсутствует, а авто коллеги есть — с расходом 9,7 л.

Если автомобиль отсутствует в списке Минтранса, работодатель руководствуется справочной информацией из интернета, а именно с портала «Авто-ру».

Там расход топлива для моего автомобиля указан как 5,9 л, что неправда и просто скопировано из изначальных предпродажных данных.

Вопросов в этой ситуации несколько:

  1. Почему Минтранс за семь лет существования модели не включил ее в перечень?
  2. Почему моя организация учитывает данные с «Авто-ру»?
  3. Как поступить в такой ситуации?

Заранее спасибо.

Артем

Пример соглашения о компенсации

Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

  1. Стоимость одного литра бензина.
  2. Сколько километров проехал работник по рабочим вопросам.
  3. Какой у автомобиля расход топлива на 100 км.

Избранные статьи для автомобилистовКак ездить без штрафов и не переплачивать за обслуживание машины — в рассылке для автолюбителей

Пример путевого листа

Навигация. Некоторые работодатели устанавливают в автомобиль спутниковую навигацию и проверяют, где ездит сотрудник. Затем определяют рабочие маршруты и считают километраж. Но чаще этот метод используется в такси или в командировках на автомобиле компании.

Карты. Иногда работодатели измеряют расстояние по «Гугл-картам». Например, сотруднику дают задание доехать из московского офиса в петербургский и вернуться обратно. По карте измеряют расстояние между офисами, умножают на два и компенсируют затраты за этот маршрут.

Распоряжением пользоваться необязательно. Оно создано как рекомендательный документ, поэтому обновляют его нерегулярно. Многих авто в нем нет — даже тех, которые выпущены на рынок несколько лет назад.

Документы производителя автомобиля. В некоторых руководствах на авто приведен расход топлива.

Эти цифры приблизительные, поскольку производитель указывает их, когда автомобиль только выпущен.

При эксплуатации расход меняется из-за стиля вождения, состояния машины, дорожных условий и других факторов. Но компании все равно часто используют информацию из руководства для расчетов.

Расход топлива из руководства на Ладу Весту

Контрольный замер. Работодатели, которые хотят узнать точный расход топлива, считают его самостоятельно вместе с сотрудниками или экспертами. Схема такая:

  1. Заправляют полный бак автомобиля.
  2. Фиксируют пробег на одометре.
  3. Ездят, пока не закончится бензин.
  4. Когда топливо закончилось, снова фиксируют показания одометра.
  5. Считают, сколько километров проехали на полном баке: для этого из второй величины пробега отнимают первую.
  6. Считают расход топлива по формуле.

При этом обязательно добавляют повышающие коэффициенты. Их обычно берут из п. 5 распоряжения Минтранса.

Другие источники. Работодатель может утвердить любой другой способ определения расхода бензина. Главное — учитывать все характеристики авто. Компания может ссылаться даже на информацию из интернета: с сайтов «Авто-ру», «Авито» или «Юла». Законом это не запрещено.

Сумму компенсации, которая полагается сотруднику, считают по формуле:

Сумма компенсации = (Расход топлива / 100 км) × Километры, которые проехал сотрудник × Стоимость 1 л бензина

Допустим, расход топлива для авто составляет 5,9 л на 100 км. Сотрудник проехал 8000 км, и бензин стоит 50 Р за литр. Работодатель должен компенсировать сотруднику:

(5,9 л / 100 км) × 8000 км × 50 Р = 23 600 Р

Поговорите с работодателем еще раз и изучите порядок расчета, который прописан в локальном нормативном акте компании. Если в акте сказано, что работодатель при расчете расхода топлива использует приказ Минтранса и информацию с «Авто-ру», он имеет право компенсировать расходы на бензин на их основании.

Если расход топлива в расчетах не совпадает с реальным, предложите провести контрольный замер. Так вы узнаете точный расход топлива для вашего авто.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.

Учет бензина по топливным картам | Учет ГСМ

Компания ППР предлагает удобный и безопасный способ оплаты горюче-смазочных материалов для корпоративных клиентов посредством топливных карт. Это дает возможность вести точный учет ГСМ, исключить несанкционированной заправки топлива.

Топливная карта представляет собой современную систему расчетов на АЗС за приобретенное топливо. Покупка бензина осуществляется безналичным способом. В основе топливных карт лежит такая же технология, как и в банковской системе, только расчет ведется не в денежном эквиваленте, а в литрах горючего.

Учет топлива: преимущества топливных карт

Топливные карты – это очень удобный вид расчета как для крупных предприятий, так и для частных пользователей. Физические лица могут расплатиться за горючее и получить кэшбек или бонусы. Отпадает необходимость носить с собой наличные. Им важно иметь дополнительную скидку или бонусы на следующую заправку, бензин получается со скидкой, но это зависит от АЗС и вида карточки.

Читайте также:  Акт приема-передачи прицепа. Бланк и образец 2021-2022 года

Гораздо очевиднее преимущества для юридических лиц:

  • позволяют полностью контролировать расчеты за приобретенное количество бензина. Сделать это можно в онлайн-кабинете. Каждый руководитель сможет просчитать, сколько водитель тратит топлива.
  • удобная система оплаты. Можно заправиться по топливным картам на любой АЗС страны тем горючим, которое необходимо. Больше нет опасений потери наличных. Современная система полностью решает проблемы с заправкой.
  • экономически выгодно. Покупка карт на топливо позволяет возвращать НДС и тем самым сократить расход собственных средств на заправку автотранспорта компании.
  • включение стоимости топлива в расчет себестоимости.
  • экономия средств за счет бонусов и скидок. Этот момент на сегодня также является важным, ведь при сложной экономической ситуации в стране каждая копейка на счету.
  • >полная информационная поддержка персонального менеджера, помощь в оформлении топливных карт. Ни одна компания не останется без внимания. Профессиональный подход работников позволит быстро и на выгодных условиях подписать договор и получить карточки.

Но самое главное, это осуществлять полный контроль, как используется бензин работниками предприятия. Отчет можно получать в личном кабинете, такая документация будет иметь информацию, кто, где и сколько заправился. При использовании топливных карт водителю не так легко будет скрыть перерасход ГСМ.

Доступная схема приобретения топливных карт

Для приобретения топливных карт, первым делом подписывают договор, в котором будут указаны все моменты сотрудничества. После получения, организация зачисляет на нее средства, позволяющие приобретать топливо. Но на саму карту заходят не деньги, а литры.

Также многие корпорации используют два вида карт, один из которых – это виртуальный склад топлива, на котором хранится все топливо предприятия. Другой вид – это персональные продукты. По необходимости управляющий основным складом перечисляет на второстепенную карту требуемое количество бензина определенного вида.

Все просто и доступно, ведь система разработана специально для удовлетворения потребительских целей предприятия.

Талоны или карты для заправки автомобиля

Талоны широко используются уже много десятилетий. Но стоить заметить, что правового статуса они не имеют. Использование талонов как способа расчета на заправочной станции не имеет законодательной базы.

По своим возможностям талоны на топливо и не могут считаться средством оплаты, ведь на счет АЗС сначала перечисляется предоплата, а потом на эти деньги приобретаются талоны.

Талон является простым документом, подтверждающий право на предварительно оплаченное топливо, которое хранится на АЗС.

Для покупки бензина посредством талонов компания заключает прямое соглашение о таком сотрудничестве, в котором указывает вид топлива, его стоимость и количество, а также прилагает перечень тех заправочных станций, где можно заправиться по талонам.

Талоны выдаются водителю, и он самостоятельно их отоваривает. Как показывает практика, это не обеспечивает надлежащий контроль за расходом топлива. Они существенно ограничены в возможностях приобретения, чего не скажешь о топливных картах, которые на сегодня являются лучшим вариантом удобной заправки, высокоточного контроля за расходованием ГСМ.

Бухгалтерский учет топливных карт

Представляя собой пластиковую карточку, этот вид является информационным носителем о количестве топлива.

Также она может программироваться на определенную сумму денег, которые можно потратить за указанное время.

Использование и учет бензина по топливным картам осуществляются на законных основаниях, не противоречит действующему законодательству. Это говорится в письме Государственного департамента автотранспорта.

Топливные карты следует хранить в бухгалтерии и выдавать согласно приказу руководителя. Основная же топлиная карта, так называемый топливный склад, никому не выдается. Это собственность предприятия.

С нее дистанционным методом перебрасываются средства на покупку бензина. Они зачисляются на персональную карту в виде литров.

В случае использования одним и тем же лицом ее можно закрепить за ним, прописав это в приказе.

Движение карточек на предприятии обычно фиксируют в специальной таблице (журнале). Он может быть составлен в произвольной форме. Как правило, указывают номер карты, дату выдачи, фамилию водителя, за которым она закреплена.

А так же остаток бензина на момент использования, дату возврата и остаток топлива в момент сдачи информационного носителя. Но разработать журнал выдачи каждое предприятие может самостоятельно. Указав именно те данные, которые необходимы ему для учета.

Простой учет топлива обеспечивает востребованность на предприятии.

В момент приобретения водитель получает два чека и возвращает их в бухгалтерию предприятия. В конце недели или месяца по запросу компании предоставляется расшифровка, где видно, как покупался бензин по карте. Предприятие при таком подходе имеет все возможности вести точный график затрат.

В бухгалтерском учете этот вид носителя может отображаться в зависимости от того, является ли она собственностью компании или нет. При таком виде договора топливную карту отображают как малоценный предмет.

Если карта не является собственностью компании, а остается во владении АЗС, то она в бухгалтерском учете не отображается. За нее поставщик получает залоговую стоимость, которая возвращается по истечении срока договора. Эти моменты должны быть указаны в соглашении, которое заключается между компанией-потребителем и АЗС.

Само же топливо в бухгалтерском учете показывается так же, как и горючее, приобретенное по талонам. Расходы на топливо отражаются в составе «Материальные затраты». Ведется количественно-суммовой бухгалтерский учет ГСМ.

Не учитывая первоначальную стоимость ГСМ и НДС, бухгалтер приходует расходованное топливо по количеству, маркам и стоимости.

Виды карт

Топливные карты в первую очередь различаются по виду самого топлива, то есть они выдаются под конкретное горючее.

Такая карта имеет узкое направление, так как заправиться по ней можно только тем топливом, которому она соответствует.

Такой подход позволяет осуществлять полный контроль над заправкой, ведь водитель сможет приобрести только то горючее, которое необходимо рабочему автомобилю.

Также топливные карты могут различаться по региону действия:

  • межрегиональные. Позволяют осуществлять заправку на любых АЗС, которые поддерживают современную оплату топлива. Как правило, это все заправочные станции страны. Водитель сможет купить бензин на любой АЗС, где бы он ни находился. Такой подход удобен для работников, которые по роду деятельности колесят дорогами страны. Им просто необходимо быстро заправиться в удобном для них месте;
  • региональные. Такие топливные карты позволяют заправиться лишь в определенном регионе. Они предназначены для водителей, которые обеспечивают жизнедеятельность организации и по роду своей работы не осуществляют дальних переездов.

Современный подход в учете топлива осуществляют именно карты на топливо. На сегодня они являются лучшим средством контроля, как используется бензин. Они позволяют не только экономить расходы.

Это сегодня является важным для любого предприятия. Осуществляется точный контроль над процессом заправки. Подход позволяет проводить заправку автомобиля дистанционным методом.

На карту перечисляются уже литры конкретного топлива.

Защита пин-кодом такая же как и у обычной карты, что помогает обезопасить расходование топлива для непроизводственных целей. В случае утери осуществляется блокировка информации.

Учитывая все преимущества этого способа приобретения топлива, можно с уверенностью заявить, что топливная карточка является самым выигрышным способом во всех аспектах.

Предоставление постоянных скидок и бонусов на приобретение ГСМ способствует накоплению дополнительных литров. Естественно, это не так важно, когда масштабы предприятия небольшие.

Но вот для тех организаций, которые имеют солидный работающий автопарк, такой подход жизненно важен, ведь он помогает существенно сэкономить средства на приобретении ГСМ.

Пройдет совсем немного времени, и талоны на топливо канут в лету. Технологичные и продвинутые компании уже сегодня высоко оценили использование топливных карт при ведении своей деятельности, полностью отказавшись от талонов. Ведь топливные карты – это просто, удобно и доступно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector