Документы для учета командировочных трат в расходах

Чтобы начислить командировочные во внедренной программе ЗУП, необходимо задать настройки норм расчета заработной платы (рис. 1). Система автоматически создает виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)» Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 1 Настройка расчета заработной платы

При указании в настройках параметра «Длительные командировки оплачивать помесячно», автоматически установится переключатель в положение «Оплачивать командировку в конце месяца» при создании документа «Командировка».

Расчет командировочных в 1С ЗУП по сотруднику осуществляется с помощью документа «Командировка». Документ является многофункциональным, т.е. работа с документом предусмотрена в 2-х режимах:

  • Режим кадровика включает создание документа, заполнение периода командировки, проведение документа (рис. 2):

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 2 «Командировка» в кадровом контуре

В случае необходимости принять другого сотрудника на время командировки в документе «Командировка» на вкладке «Главное» необходимо указать признак «Освободить ставку на период командировки».

При указании признака «Командировка на неполный день/внутрисменная» становится активно поле для указания часов внутрисменной командировки и вытесняемого планового вида времени (рис. 3):

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 3 Внутрисменная командировка

Если в стаже ПФР работника необходимо указать факт его работы в командировке в местности с отличными от основного места работы условиями, то на закладке «Стаж ПФР» следует указать их значение на период командировки (рис. 4).

Если командировка не входит в льготный стаж ПФР, то необходимо проставить соответствующий признак (рис. 4).

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 4 Вкладка «Стаж ПФР» документа «Командировка»

  • Режим расчетчика включает в себя расчет документа, проведение документа в расчетном контуре (рис. 5):

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 5 Документ «Командировка» в расчетном контуре

Получить бесплатную консультацию по 1С:ЗУП! Поможем корректно начислить командировочные

При указании признака «Расчет утвердил» документ считается утвержденным в расчетном контуре и позволяет отразить командировочные в системе 1С ЗУП 3.

Если время командировки сотрудника является переходящим с одного месяца на другой, то на форме документа во вкладке «Главное» доступен блок «Оплата длительной командировки» (рис. 5).

При указании признака «Оплатить период командировки целиком» командировка будет оплачена полностью за весь период и отражена в учете в текущем документе.

При указании признака «Оплачивать командировку в конце каждого месяца» система посчитает часть командировки, приходящуюся на месяц начисления. В нашем примере на месяц начисления – Февраль 2017, приходится 1 день командировки – 28.02.2018, и сумма – 2100 рублей (рис. 5).

Оставшаяся часть командировки будет рассчитана при очередном расчете заработной платы в документе «Начисление зарплаты и взносов» в марте 2018 (рис. 6).

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 6 Начисление части командировки в документе «Начисление зарплаты и взносов»

При наличии нескольких видов расчета, начисляемых документом «Командировка», система позволяет выбрать необходимое начисление.

Для расчета командировочных в 1С ЗУП сотрудникам по форме Т-9а необходимо использовать документ «Командировка группы». Для отражения командировки в учете ввода документа «Командировка группы» недостаточно.

После ввода группового документа необходимо отразить факт командировки документами «Командировка». Для одновременного ввода документов по всем сотрудникам необходимо нажать на ссылку «Оформить отсутствия» под табличной частью.

Документ является многофункциональным, работает в 2-х режимах – кадровом и расчетном.

Все вопросы по оплате командировочных расходов вы можете задать нашим специалистам по сопровождению систем 1С на этом сайте или по телефону.

Командировочные расходы в пределах нормы и сверх нормы

Расходы, возмещаемые работодателем сотруднику в период командировки (ст. 168 НК РФ), отражаются в отчетности по страховым взносам.

Согласно п.2 ст.422 НК РФ, абз.12 п.3 ст. 217 НК РФ расходы за период командировки не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если они:

  • Не превышают 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ;
  • Не превышают 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Если работодатель установит суточные в большем размере, чем указано в НК РФ, то с сумм превышения ему необходимо будет удержать НДФЛ и начислить страх.взносы.

Для отображения трат в командировке в пределах нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 7):

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 7.1. Настройка трат в пределах нормы Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 7.2. Настройка трат в пределах нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 8):

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 8 Расходы за период командировки в пределах нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Для отражения расходов за период командировки сверх нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 9):

Документы для учета командировочных трат в расходахРис. 9.1 Настройка трат сверх нормы Рис. 9.2 Настройка трат сверх нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 10):

Рис. 10 Расходы сверх нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Расчет страховых взносов с командировочных расходов, начисленных сверх нормы, осуществляется в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Настроим 1С:ЗУП для корректного расчета командировочных в 1С:ЗУП. Предоставляем гарантию на услуги!

Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в настройках и устранении ошибок

Досрочный возврат из командировки

По решению руководителя сотрудник может быть досрочно отозван из служебной командировки. Законодательно этот момент не регулируется. Работодатель самостоятельно решает, как это сделать.

В программе 1С ЗУП 3 существует 2 варианта оформления возврата из командировки:

  • Если период не закрыт, то исправляется исходный документ «Командировка».
  • Если период закрыт, произведена выплата командировки или сформирован документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете», то необходимо воспользоваться механизмом исправления документа.

Необходимо выбрать один из вариантов исправления:

  • Ввести документ-исправление. В кадровом контуре в нижней части документа появляется ссылка «Исправить» (рис. 11). При нажатии на ссылку создается новый документ, а исправленный документ блокируется. В нижней части нового документа появляется подсказка «Документ является исправлением другого документа». Расчетчик рассчитывает исправленный документ. Способ исправления подходит для случаев изменения периода командировки.
  • Полностью отсторнировать документ. В расчетном контуре в нижней части документа появляется ссылка «Сторнировать». При нажатии на ссылку создается документ «Сторнирование начислений» (рис. 12), а исправленный документ блокируется. Способ исправления подходит для случаев полной отмены командировки.

Рис. 11 Исправление документа «Командировка» — кадровый контур Рис. 12 Исправление документа «Командировка» — расчетный контур

Перерасчет оплаты происходит исходя из среднего заработка сотрудника, рассчитанного на момент отправки в командировку.

При проведении документа-исправления в табеле учета рабочего времени проставляется плановое время сотрудника по его графику работы.

Предыдущая статья Современные системы автоматизации производства Следующая статья Регламентированный учет в 1С:ERP Переход с 1С ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУ… Компенсация за неиспользованный отпуск в 1С 8.3 Из этой статьи вы узнаете, как начислить компенсацию отпуска в 1С Зарплата и Управление персоналом 3.1 при увольнении, а также как начисляется компенсация за отпуск, оставшийся сверх нормы График отпусков в 1С:ЗУП Статья рассматривает функционал 1С:Зарплата и управление персоналом по составлению графика отпусков и контролю его соблюдения, а также предоставляет пошаговую инструкцию, как сделать график отпусков в… Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:

  • Обновление дополнительной базы
  • 3 часа работы специалистов
  • 1 месяц консультаций *

Учет расходов по бизнес-карте: какие нужны документы и как в них отражать операции для налоговой

Опрос 1-2 минуты

Получите персональную подборку советов и услуг для открытия бизнеса

Начать опрос

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

Читайте также:  Экзамен на вид на жительство рф в 2020 году: материалы для подготовки

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход.

Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится.

Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1С. Отчет предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

СитуацияДокументы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнесаЭкономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис ❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис ❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером ❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий ❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы ❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Документы для учета командировочных трат в расходах Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ Документы для учета командировочных трат в расходах Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать из-за некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Документы для учета командировочных трат в расходах Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

Например, компания покупает 30 офисных кресел у своего контрагента на ОСН по договору. Поставщик привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ (УПД), в котором эти документы совмещены.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы. Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходыЗатраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды ❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций ❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации ❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание ❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно ❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика ❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

МожноНельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО ❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период ❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

  • приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
  • смету расходов на мероприятие;
  • отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

  • суточные за каждый календарный день командировки;
  • транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
  • расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
  • другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

  • положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
  • приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид
расходовЧто можно
учестьЧто нельзя учестьДокументы для учетаНДС к вычету
Проживание в гостинице Оплата гостиничного номера Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности
или счет-фактура
Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой.

По чеку НДС принять к вычету нельзя

Проживание в арендованной квартире Арендная плата по договору за период, когда сотрудник там проживал.
Эти даты есть в приказе о командировке
Дни, в которые квартира пустовала. Например, до или после командировки Договор аренды, копии документов о праве собственности и расписка от арендодателя о получении денег.

При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате

Нет
Расходы на поезд Стоимость
билетов
Дополнительные расходы на питание и бар в поезде Распечатка электронного билета Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на самолет Стоимость
билетов
Дополнительные расходы на питание и бар в самолете Распечатка билета, посадочный талон со штампом о досмотре либо без штампа, но с багажной квитанцией Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном авто Бензин, оплата платных дорог Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок Чеки или квитанции с заправок. Служебная записка, копия техпаспорта и путевой лист Нет
Расходы на аренду авто сотрудником Аренда авто Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок Договор аренды, акт возврата и квитанция об оплате Нет

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

  1. ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.

  2. ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
  3. Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.

  4. Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
  5. Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
  6. НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой.

    Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.

  7. Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.

  8. Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету.

  • Все траты отражаются в личном кабинете
  • Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
  • Детализированные чеки

Оставить заявку

Оформление командировки: документы, расходы, проводки в 2022 году — Права пенсионеров и инвалидов

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы.

Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников.

Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10.

Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого.

Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок — как рассчитать оплату командировочных дней.

Продолжительность командировки

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки.

При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.

00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

  • суточные;
  • оплата за проживание;
  • транспортные расходы;
  • прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать здесь, или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ.

Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб.

Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в этой статье.

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек.

Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание.

Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.

Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?

Транспорт

Еще один вид расходов, которые стоит выделить отдельно – это транспортные расходы. В этот вид расходов включаются:

  • оплата проезда до места посадки для отбытия по месту назначения, это может быть заказ такси или общественный транспорт;
  • оплата проезда до места назначения и обратно (билет на автобус, поезд, самолет и т.д.);
  • оплата проезда в месте командировки.

Если командируемый для своего перемещения берет транспорт в аренду, то расходы в этом случае также учитываются в качестве расходов на командировку.

Документы, подтверждающие данный вид расходов – это проездные документы, билеты, договор аренды транспорта, а также иные документы, подтверждающие факт оплаты.

Бухгалтерский учет и проводки

  • В Плане счетов присутствует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который используется для учета всех расчетов с работником, направленным в командировку.
  • В дебет 71 счета заносятся выданные командируемому суммы, в кредит – командировочные расходы и возврат неистраченных сумм.
  • При отъезде на основании авансового отчета работник получает определенную сумму денег, получение денежных средств отражается проводкой Д71 К50.
  • При возвращении у работника может остаться какая-то сумма, в этом случае она возвращается в кассу предприятия, при этом заполняется приходный кассовый ордер и выполняется проводка Д50 К71.
  • Также возможна ситуация, что в командировке работник может потратить большую сумму, чем ему выдана, в этом случае работнику возмещается сумма, потраченная им сверх выданных денег, при этом заполняется расходный кассовый ордер, а в бухгалтерском учете отражается проводка Д71 К50.

Далее необходимо учесть произведенные работником командировочные расходы.

Если по каким-либо расходам в подтверждающих документах выделен НДС, то он выделяется на отдельный счет и направляется к вычету (Д19 К71 и Д68 К19).

В зависимости от назначения командировки расходы списываются на соответствующие счета:

  • если командировка была связана с основным видом деятельности предприятия, то для производственного предприятия расходы списываются в производство: проводки Д20 (23, 25, 26, 29) К71, для торгового — в расходы на продажу Д44 К71;
  • если цель командировки – приобретение основных средств, то расходы списываются проводкой Д08 К71;
  • если цель командировки – приобретение МПЗ, то расходы списываются проводкой Д10 К71;
  • если командировка носит культурно-развлекательный характер, то расходы списываются в качестве внереализационных проводкой Д91/2 К71;
  • если командировка связана с бракованной продукцией, то расходы списываются Д28 К71.

Возможна ситуация, что работодатель покупает билет работнику самостоятельно и при отъезде в командировку выдает купленный билет работнику, в этом случае следует выполнить следующие проводки:

  • Д50/3 К76 – купленный билет приходуется в кассу на третий субсчет;
  • Д71 К50/3 – билет выдан работнику;
  • Д20, (23, 44, 91/2) К71 – списаны расходы на покупку билета.

Если какие-то расходы работника работодатель не принимает, то они могут быть возмещены путем внесением их работником в кассу предприятия (проводка Д50 К71) либо удержанием из его заработной платы (проводка Д70 К71).

Проводки по учету командировочных расходов:

Документы для учета командировочных трат в расходах

Командировочные расходы и расчеты в 1С Бухгалтерии

Авансовый отчет по командировке на территории Российской Федерации (тип операции – Авансовый командировочный отчет).

Пример

Работник компании «Швейная фабрика» В.А. Николаев был направлен в командировку в СПБ на период с 18 по 21 августа текущего года (4 дня).

Исходя из положения компании о командировках суточная величина командировочных для территории РФ составляет 700 рублей. Работнику был выдан аванс на соответствующие расходы величиной в 17 тысяч рублей.

24 августа сотрудник предоставил бухгалтерии отчет и документацию по командировочным расходам. Рассматриваемая компания применяет ОСН, метод начисления и ПБУ 18/02.

Предоставление аванса на расходы, касающиеся командировки

Финансы переводятся на личный счет работника в качестве командировочного аванса. Используется акт списания с расчетного счета (рис. 1)

  • Сперва требуется перейти в меню Банк и касса и выбрать пункт Банковские выписки.
  • При помощи пункта Списание формируется новый документ. Также можно открыть уже готовый документ.
  • Далее выбирается тип операции Перечисление подотчетному лицу.
  • После этого пользователь 1С Бухгалтерия 8.3 должен заполнить документ следующим образом:
  • графе Счет учета выбирается баланс №51;
  • далее указывается получатель (сотрудник), а также объем финансовой операции;
  • в графе Статья расходов требуется выбрать статью перемещения денежных средств с типом Прочие платежи по текущим операциям.
  • Далее выбирается пункт Подтверждено выпиской банка и нажимается кнопка Провести.

Пункт ДтКт позволяет ознакомиться с итогом реализации документа (рис. 2).

Предоставление авансового отчета работников

В данном случае отображены командировочные расходы и затраты, а также принят к учету входной НДС. Используется акт под названием Авансовый отчет (рис. 3 — 5):

  • Для начала нужно перейти в меню Банк и касса и выбрать пункт Авансовые отчеты.
  • Затем выбирается пункт Создать и формируется рассматриваемый акт (рис. 3).
  • В графе От указывается дата утверждения отчета.
  • Далее в графу Сотрудник вносится подотчетное лицо.
  • В графах Период С… По… указывается командировочное время.
  • Затем по одноименной ссылке выбирается форма Суточные. В ней следует перепроверить суточную ставку, а также счет и статью расходов (рис. 4). При помощи пункта Добавить можно внести нормы для других стран.
  • Далее пользователю 1С Бухгалтерия необходимо перейти к документации, при помощи которой регистрировалось предоставление работнику под отчет денег. Для этого применяется ссылка Аванс (рис. 4).
  • При помощи пункта Добавить заполняется таблица (требуется вносить только расходы, оплаченные за счет подотчетных финансов, суточные в таблицу не вносятся):
  • в полях Документ, Номер и Дата необходимо указать соответствующие сведения;
  • далее в соответствующие поля вносятся размер и ставка НДС. Конечные суммы будут вычислены автоматически;
  • в поле Поставщик выбирается соответствующий контрагент по графам, в которых планируется прием НДС к вычету;
  • в поля Счет затрат и Субконто вносятся баланс расходов и соответствующая аналитика. Они будут идентичны для учета по бухгалтерии и налогам.
  • Внизу авансового отчета отображается формула с историей выданных авансов и вычислением расходов с остатком по нему. В нее включаются сугубо командировочные затраты, оплаченные подотчетными финансами.
  • Для отображения командировочных билетов используется отдельная форма, которая открывается по соответствующей ссылке, расположенной внизу документа. Они могут быть выбраны из одноименного справочника при помощи пункта Добавить. Вместе с этим указываются и дополнительные сведения по билетам (рис.5).
  • Далее заполняются графы Назначение и Приложение.
  • Для завершения выбирается пункт Провести.

Действия с билетами отображаются при помощи акта Поступление билетов с соответствующим типом операции (рис. 6). Его можно сформировать из меню Покупки, либо непосредственно в шаблоне элемента соответствующего справочника (рис. 5). Для организаций, применяющих Smartway, рассматриваемые сведения будут внесены в справочник в автоматическом режиме.

Пункт ДтКт позволяет ознакомиться с итогом реализации документа (рис. 7).

Принятие НДС к вычету

При реализации авансового командировочного отчета в автоматическом режиме формируются и реализуются акты Счет-фактура полученный для каждого его поля, содержащего размер НДС.

Открыть составленный счет-фактуру можно посредством перехода к иерархическому перечню связанной документации (выбирается соответствующий пункт) (рис. 8). Далее нужно выбрать документ и открыть его двойным кликом.

В появившемся акте можно активировать пункт Оригинал получен. Все рассмотренные акты формируют проводки по вычету НДС (рис. 8).

В книге приобретений (находится в меню Отчеты) проездная документация и БСО, предоставленные гостиницами, показаны с кодом типа операции №23 (рис. 9).

Возврат неиспользованных финансов компании

Рассматриваемая процедура в 1С Бухгалтерский учет выполняется при помощи документа Поступление наличных (рис. 10):

  • Сначала в меню Банк и касса выбирается пункт Кассовые документы, после чего нажимается кнопка Поступление.
  • В графе Вид операции необходимо выбрать вариант Возврат от подотчетного лица.
  • В графе Подотчетное лицо указывается сотрудник, предоставляющий финансы. Также требуется объем возвращаемых средств.
  • В графе Статья доходов указывается или перепроверяется статья перемещения финансов с типом перемещения Прочие поступления по текущим операциям.
  • В блоке Реквизиты для печатной формы указываются соответствующие сведения для печатного варианта.
  • Далее выбирается пункт Провести.

Пункт ДтКт позволяет ознакомиться с итогом реализации документа (рис. 11).

Чтобы проанализировать расчеты с сотрудником, следует использовать оборотно-сальдовую ведомость по счету для баланса 71.01 (рис.12).

Программный продукт 1С Бухгалтерия вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector