Как составить авансовый отчет по корпоративной карте

Приобретение ГСМ через подотчетное лицо по безналичному расчету подразумевает использование корпоративной карты. Для данного способа характерны все те же особенности, что и приобретение за наличные по розничному договору купли-продажи:

• необходимость авансового отчета об использованных средствах;
• невозможность принять к вычету и в налоговых расходах выделенный в кассовом чеке НДС.

Но, обо всем по порядку.

Пошаговая инструкция

10 мая Иванов А.П. получил на корпоративную карту денежные средства на приобретение ГСМ в размере 5 000 руб.

• 11 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.
• 15 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.
• 16 мая Иванов представил авансовый отчет, в соответствии с которым он осуществил заправку автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-95:

• 11 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%);
• 15 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Кассовые чеки с выделенным НДС, подтверждающие расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Рассмотрим пошаговую инструкцию — как в 1С провести оплату корпоративной картой. PDF

Перечисление на корпоративную карту

Расчеты по корпоративной карте учитываются по счету 55.04 «Прочие специальные счета» (план счетов 1С).

Пополнение корпоративного расчетного счета оформите документом Списание с расчетного счета вид операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Корпоративная карта, не привязанная к расчетному счету, заносится в справочник Банковские счета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 55.04 Кт 51 — перечисление средств на корпоративную карту.

Оплата поставщику с корпоративной карты

1. Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.
2. Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

3. Заполнение документа:

• Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
• Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

• Рассмотрим проводки по корпоративной карте в 1С 8.3
• 
• Документ формирует проводки:

• Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ, учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет по данному примеру.

Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ.

1. На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс, в данном случае операции списания денежных средств с корпоративной карты.
2. 
3. На вкладке Товары укажите:

• Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ);
• Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

• Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ;
• Флажок СФ не устанавливается;
• Реквизиты счета-фактуры не заполняются, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

При отсутствии счета-фактуры, даже если НДС выделен в чеке ККМ, НДС нельзя принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Учет расходов по бизнес-карте: какие нужны документы и как в них отражать операции для налоговой

Опрос 1-2 минуты

Получите персональную подборку советов и услуг для открытия бизнеса

Начать опрос

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход.

Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится.

Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1С. Отчет предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

СитуацияДокументы

Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнесаЭкономически не оправданные затраты — не на бизнес

✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать из-за некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

Например, компания покупает 30 офисных кресел у своего контрагента на ОСН по договору. Поставщик привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ (УПД), в котором эти документы совмещены.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы. Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходыЗатраты, которые не относятся к представительским расходам

✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

МожноНельзя

✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

• приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
• смету расходов на мероприятие;
• отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки;
• транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
• расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

• положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
• приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид
расходовЧто можно
учестьЧто нельзя учестьДокументы для учетаНДС к вычету

Проживание в гостинице	Оплата гостиничного номера	Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала	Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности или счет-фактура	Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой. По чеку НДС принять к вычету нельзя
Проживание в арендованной квартире	Арендная плата по договору за период, когда сотрудник там проживал. Эти даты есть в приказе о командировке	Дни, в которые квартира пустовала. Например, до или после командировки	Договор аренды, копии документов о праве собственности и расписка от арендодателя о получении денег. При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате	Нет
Расходы на поезд	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в поезде	Распечатка электронного билета	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на самолет	Стоимость билетов	Дополнительные расходы на питание и бар в самолете	Распечатка билета, посадочный талон со штампом о досмотре либо без штампа, но с багажной квитанцией	Да, если выделен отдельной строкой
Расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном авто	Бензин, оплата платных дорог	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Чеки или квитанции с заправок. Служебная записка, копия техпаспорта и путевой лист	Нет
Расходы на аренду авто сотрудником	Аренда авто	Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок	Договор аренды, акт возврата и квитанция об оплате	Нет

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

1. ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.

2. ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
3. Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.

4. Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
5. Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
6. НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой.

   Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.

7. Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.

8. Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету.

• Все траты отражаются в личном кабинете
• Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
• Детализированные чеки

Оставить заявку

Как составить авансовый отчет по корпоративной карте

Денежные средства могут выдаваться сотруднику как наличными из кассы, так и в безналичной форме – он может рассчитаться бизнес-картой, а затем составить авансовый отчет о целевом использовании средств компании.

Вместе с отчетом работник обязан предоставить в бухгалтерию подтверждающие документы, по которым можно определить за какие именно товары он рассчитался или какие работы и услуги оплатил. Согласно Постановлению Федеральной службы государственной статистики для оформления такой отчетности разработана спецформа АО-1.

Расходование средств с корпоративной карты возможно не только в безналичном формате. Сотрудник может снять с нее денежные средства через банкомат или кассу банка. Пополнить карту можно путем перечисления на нее нужной суммы денежных средств для подотчета.

Важно! Форма АО-1 для авансового отчета по корпоративной карте не предусматривает сроки для идентификации дат проведенных расходов по ней. Законодательство дает возможность организациям самостоятельно доработать форму под себя, утвердив локальным НПА внутреннюю форму отчетности.

Однако вносить изменения в утвержденную форму АО-1 категорические запрещается. Эта форма унифицированная, а значит видоизменять ее нельзя.

Разработка внутренней формы отчетности

В законе о бухгалтерском учете сказано, что фирмы не обязаны использовать именно унифицированные формы документов. Они вправе разрабатывать и утверждать свои. Поэтому и для отчетности по корпоративной карте можно использовать свой бланк отчетности.

Закон обязует организации применять унифицированную документацию только лишь в случае с кассовыми документами.

Это касается приходных и расходных ордеров. Авансовый отчет в перечне обязательных форм не указан, а значит, он может иметь любую форму. Важно, чтобы ваш документ содержал все основные реквизиты. Их список указан в федеральном законе №402.

Итак, если вы все же решились разработать собственный документ для формирования отчетности по бизнес-карте, то утвердить и подписать ее должен директор фирмы.

Ключевые реквизиты отчета

Авансовый отчет должен содержать информацию об остатке денежных средств. В этой строке нужно указать ту сумму, которая находилась на счете в момент начала его использования или в момент передачи сотруднику в подотчет.

Если карта постоянно находится у одного работника, в отчете можно просто указывать остаток.

Если карта передается между сотрудниками, то указываем в отчете сведения о выдаче карты и прописываем полностью ее номер и основные реквизиты банковского счета. Также в отчете необходимо отражать операции по пополнению карты.

Для этого вписываем реквизиты всех платежных поручений, которые сформировались при проведении проводок по внесению денежных средств на карту.

Ну и последняя строка – «итого». Здесь указываем сколько всего осталось денег на карте. Если были дополнительные внесения на счет, тогда сумма отображается с учетом пополнений.

Оборотная сторона авансового отчета

На обратной стороне отчетности сотрудник вправе перечислить все документы, которые он приложит к отчету в качестве подтверждения – прописывает номера документов, их даты и суммы. Например, «кассовый чек на покупку карандашей, дата – 31.10.2021 г., сумма по чеку – 2 345 руб.».

Пополнение счета бизнес-карты

В случае необходимости пополнения карты, сотрудник бухгалтерии осуществляет зачисление средств переводом с расчетного счета компании.

К сведению! Лимит в 100 тысяч рублей для расходов по бизнес-карте не применим (согласно указаний Центробанка 3073-У).

Снятие денежных средств с карты

В случае, когда рассчитаться картой невозможно, сотрудник снимает наличку. Для отражения таких операций в авансовом отчете также должны быть отдельные строки:

• строка для указания суммы, которая снята с карты;
• строка для указания общей суммы потраченных средств;
• строка для отображения суммы, которую сотрудник внес через банкомат или кассу банка;
• строка для отражения конечного остатка средств на счете.

Если работник снимает деньги с корпоративной карты в сумме, большей, чем нужно для оплаты, остатки вносятся обратно через банкомат. Проведенная операция отражается в авансовом отчете.

Порядок сдачи отчета

Сотрудник, получивший средства в подотчет через корпоративную карту, сдает авансовый отчет в бухгалтерию либо директору компании.

Отчет проверяется на правильность заполнения и достоверность сведений по операциям, затем его утверждает руководитель организации. Далее купленные на средства бизнес-карты товары бухгалтер ставит на учет.

Сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. Расписка – это часть самого отчета. В унифицированной форме она предусмотрена в виде отрезной части документа.

В том случае, когда организация не пользуется унифицированным бланком, а разрабатывает свою, в которой нет отрезной расписки, то расписку можно составить в произвольной форме.

И еще один важный момент – для бизнес-карты в банке следует открыть отдельный счет. То есть наличия расчетного счета недостаточно.

Расходы по бизнес-карте — как отразить в отчётности? — Сбербанк

  10 МИН

Как отразить в отчётности расходы по бизнес-карте

Бизнес-картами можно оплачивать товары и услуги поставщиков, командировочные, покупку оргтехники, канцтовары в офис и даже деловые ужины. Рассказываем, как всё это многообразие включить в бухгалтерскую и налоговую отчётность.

Некоторые налоговые режимы предполагают, что налогооблагаемый доход можно уменьшить на сумму экономически оправданных расходов — таких, которые напрямую связаны с деятельностью компании и направлены на получение прибыли.

Расходы по бизнес-картам нужно учитывать:

• ООО и АО, независимо от режима налогообложения,
• ИП на общей системе налогообложения или упрощённой «Доходы минус расходы».

Чтобы предприниматель или компания могли отнести расходы по бизнес-карте в счёт уменьшения дохода, они должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Держатели карт обязаны собирать подтверждающие документы: чеки, квитанции, акты и пр., оформленные в соответствии с требованиями законодательства.

Иначе налоговая инспекция вычтет неподтверждённые суммы из перечня расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, и доначислит налоги.

ИП на патенте, ЕНВД или УСН «Доходы» могут не собирать документы по расходным операциям (налоговая их не проверяет) и не обязаны вести бухучёт.

ИП на УСН может пользоваться бизнес-картой в личных целях независимо от объекта налогообложения. Однако если предприниматель применяет УСН «Доходы минус расходы», личные траты в перечень расходов бизнеса не войдут.

Чтобы отчитаться за потраченные с бизнес-карты деньги, понадобится акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ. Например, авансовый отчёт, если правила компании предусматривают его наличие. Если в кассовом чеке указан перечень покупок, то товарный чек не обязателен.

Данные документы должны содержать:

•  наименование, порядковый номер и дату выдачи;
• наименование организации-покупателя (ФИО предпринимателя), ИНН;
• сумму;
• должность, ФИО продавца, его личную подпись и печать (при наличии; например, если делаете покупку в IKEA, попросите на кассовый чек поставить печать).

Если сотрудник был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Понадобится также перевод этих документов. Сделать его можно при помощи онлайн-переводчиков, особых требований Минфин не предъявляет.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам относят:

• Расходы на проведение официального приёма: завтрака, обеда или иного мероприятия с участием приглашённых лиц и сотрудников компании. Это в том числе затраты на аренду помещения, его оформление и украшение, оборудование стендов и т.п.
• Расходы на сопровождение (проезд) приглашённых к месту проведения мероприятия и обратно.
• Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
• Оплату услуг переводчиков, если они не состоят в штате компании.

Чтобы бухгалтерия могла списать представительские расходы в счёт уменьшения прибыли, кроме стандартных первичных документов (чеки, квитанции и пр.) необходимо оформить и утвердить у руководителя организации:

• Приказ о проведении мероприятия. В нём надо указать цель мероприятия и перечислить участвующих в работников компании.

• Смету расходов на мероприятие.

• Отчёт о проведённом мероприятии. В отчёте указывают: время и место проведения мероприятия; программу мероприятия; состав участников (приглашенных и принимающей стороны); сумму расходов на организацию мероприятия. Если в результате мероприятия подписаны договоры, это тоже нужно отразить в отчёте.

На представительские расходы компания или предприниматель могут тратить не более 4% фонда оплаты труда за отчётный период.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, к командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки (размер суточных определяет организация и утверждает отдельным документом);
• расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или личной машине;
• расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: например, стоимость аренды автомобиля, медицинской страховки на время командировки, услуг бизнес-залов и др.

При расчёте налога на прибыль командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчёта. На УСН командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчёта или на дату выплаты работнику возмещения, если он платил из личных средств. В данной ситуации работник сначала составляет авансовый отчёт и утверждает его у руководителя.

По командировочным расходам вы можете принять НДС к вычету, если есть счёт-фактура или другие документы, в которых НДС выделен отдельной строкой, а именно: — проездной билет, маршрут, квитанция электронного билета, квитанция на оплату такси; — бланк строгой отчётности по расходам на проживание.

С 1 июля 2019 года бланки строгой отчётности необходимо печатать только с помощью онлайн-кассы в фискальном режиме (ст. 2 54-ФЗ). Подойдут также онлайн-чеки.

Расчёты по бизнес-картам бухгалтерия отражает на следующих счетах:

• 51 «Расчетный счет», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
• 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карт открыт специальный счёт;
• Расчёты с подотчётными лицами отражаются по одноимённому счёту 71 в корреспонденции с соответствующими счетами.

Тип операции: сотрудник оплатил расходы бизнес-картой безналичным расчётом или получил наличные по карте.

Дебет — 71. Кредит — 55 или 51 (в зависимости от выбранной схемы учёта).

Тип операции: отражён отчёт сотрудника по израсходованным суммам (проводка делается на дату принятия авансового отчёта).

Дебет — 19, 25, 26, 44, 60, 76. Кредит — 71.

Тип операции: перечислены денежные средства с расчётного счета на бизнес-карту.Актуально только еслидля бизнес-карт открыт специальный счёт.

Дебет — 55. Кредит — 51. Для бизнес-карт, выпущенных к основному расчётному счёту, данной проводки нет.

Секретарь является держателем бизнес-карты, которая выпущена к расчётному счёту компании. Она оплатила канцтовары для отдела продаж на сумму 10 500 ₽, в том числе НДС 20% — 1750 ₽.

Секретарь сдала в бухгалтерию чеки, накладную и счёт-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 51 — 10 500 ₽ — переведено со специального счёта под отчёт секретаря.Дебет 10 субсчёт «Канцтовары отдела продаж» Кредит 71 — 8750 ₽ — подотчётные средства направлены на приобретение канцтоваров.

Дебет 19 Кредит 71 — 1750 ₽ — учтён НДС.

Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой

Корпоративная карта привязана либо к существующему счету компании или ИП, либо к отдельному «карточному», открытому специально. С ее помощью оплачивают те же расходы, на которые обычно получают деньги под отчет. Например, покупают билеты для командировок, канцтовары и воду в офис, бензин для служебного автомобиля. Корпоративную карту используют так же, как и обычную.

Первым делом руководитель компании определяет круг лиц, которым выдадут карты. После этого обращается к своему менеджеру в банке с заявлением, где перечислены будущие держатели карт. Для всех или только для некоторых открытых карт можно установить лимиты, свыше которых не получится потратить деньги с расчетного счета.

Владельцы бизнеса, которые работают без сотрудников, получают карту на свое имя. Для личных трат такую карту нужно использовать аккуратно, чтобы не вызывать вопросов у банка и налоговой инспекции. Например, не рекомендуется снимать ежедневно все деньги, поступившие на счет.

Какие документы подтвердят расходы

Бухгалтер не сможет учесть расходы при расчете налога на прибыль на основной системе налогообложения и уменьшить налог на упрощенке (с объектом «доходы минус расходы», ставка налога 15 %), если у него не будет подтверждающих документов.

Хотя деньги на корпоративной карте и можно считать подотчетными средствами, все же такой их статус не закреплен законодательно. Дело в том, что упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и малым бизнесом (утверждены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) распространяется только на подотчетные средства.

Поэтому предпринимателю или руководителю компании стоит самостоятельно утвердить правила, по которым должны отчитываться держатели корпоративных карт.

Например, в приказе о работе с корпоративными картами можно установить, как сотрудники должны отчитываться в случае снятия наличных. Поскольку из-за отражения всех движений по счету в выписке банка скрыть такие факты не получится, рекомендуется утвердить:

1. форму пояснительной записки, в которой владелец карты объяснит причины получения наличных;
2. перечень подтверждающих документов, если деньги потрачены;
3. сроки сдачи не истраченных работником денег в кассу компании;
4. порядок заполнения авансового отчета для таких случаев.

Можно использовать форму авансового отчета, который сотрудники заполнят на основании подтверждающих документов. Бухгалтерия всегда сможет сверить суммы в отчете с выпиской из банка.

Набор подтверждающих документов определяется тем, где и у кого были приобретены товары или услуги.

Если продавец — организация или ИП с онлайн-кассой, нужны

Продавец	Документы
Организация или ИП с онлайн-кассой	Кассовый чек, в котором указаны: наименования товаров и услуг; их цена и стоимость;название; ИНН покупателя (п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ)	ИП без онлайн-кассы или самозанятый	Товарный чек или акт выполненных работ от ИП; чек из программы «Мой налог» от самозанятого лица	Онлайн-сервисы и интернет-магазины	Оплата услуг — распечатанный электронный кассовый чек с названием услуги, ее стоимостью, наименованием и ИНН покупателя; оплата товаров при получении ─ кассовый чек, выданный курьером или в пункте самовывоза; предоплата за товары — распечатанный электронный чек, подтверждающий оплату, а также накладная как доказательство получения товара

Расходы в зарубежной командировке

Рассмотрим ситуацию, когда работник оплатил проживание в гостинице с помощью корпоративной банковской карты во время зарубежной командировки. Пояснения по этому поводу выпустил Минфин (письмо от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Специалисты финансового ведомства разъяснили, какие документы необходимо приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов.

Бухгалтер попросит заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтвердят расходы в командировке. Такими документами могут служить слип, квитанция электронного терминала или другие документы, свидетельствующие о факте совершения хозяйственной операции.

Продавец отказался выдать документы

Случается, что сотрудники компании оплачивают товары корпоративной банковской картой. Продавец отказывается признавать такие платежи от юрлица и приводит такой аргумент: даже если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника.

Следовательно, платежи поступают от физического лица. По закону бухгалтерские документы (счет-фактура и акт выполненных работ) предоставляются только юридическим лицам или ИП.

При этом товар или услуга оплачены со счета компании, даже если наличными, то все равно от имени компании.

Компания нередко приобретает товар через подотчетное лицо. Его полномочия должны подтверждаться доверенностью. Если доверенности нет, могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.

Если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен выставить счет-фактуру, поскольку в этом случае сотрудник действует от имени организации и у продавца появляется обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом первичный документ поставщик обязан предоставить независимо от того, предъявил ли сотрудник доверенность или нет. Такая позиция изложена в письме МНС России от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Акт об оказании услуг нужен только в том случае, если это установлено в договоре или предусмотрено гражданским законодательством ─ например, при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Об акте упоминается и в ст. 720 ГК РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. В остальных случаях составлять акт не обязательно.

Если контрагент выдал только кассовый чек, то на его основании принять НДС к вычету не получится, даже если налог выделен. Когда сумма значительная, лучше запросить у продавца счет-фактуру. Этот документ нужен бухгалтеру, так как именно он служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам, услугам (п. 1 ст. 172 НК РФ).

С помощью корпоративных карт можно сократить использование наличных денег в компании, лимитировать и контролировать расходы.

Чтобы не было проблем с признанием обоснованности затрат, о составьте распорядительный документ, например приказ.

Утвердите им правила использования корпоративных карт, сроки сдачи и форму отчета, а также перечень документов, которыми сотрудник должен подтвердить расходы.

• Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт сервиса «Контур.Банк» компании «СКБ Контур»
• 5 правил построения удаленной команды: опыт сооснователя «Нетологии»
• Как вести себя с контрагентом, который вам должен: 5 стадий
• Как обычная подмосковная шаурма стала легендарной, выросла в сеть и уперлась в тупик

Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.

Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Как открыть корпкарту

Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.

Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.

Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу выпустить бизнес-карту, или вы можете получить ее позднее.

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность, но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет

Можно совершать:

• оплату поставщикам;
• покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
• оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
• командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.

Нельзя использовать для следующих целей:

• личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
• крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
• выплата зарплаты и дивидендов;
• передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.

Как отчитаться за покупки

За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.

Подтвердят покупку:

• кассовый и/или товарный чек;
• накладная;
• акт;
• договор на оказание услуг или поставку;
• бланк строгой отчетности (БСО) и другие.

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).

Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.

Бухучет — проводки по корпкартам

• Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.
• Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:
• Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;
• Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);
• Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;
• Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;
• Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.

Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом

Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами, а также оперативное поступление информации о тратах. Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.

1. Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.
2. Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей.
3. Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.

Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.

Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.

Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных. Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.

Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.

Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.