Коммерческие торги. участие со стороны заказчика

иллюстратор — Марго Федосеева 

Зачем коммерческим компаниям проводить тендеры?

В отличие от государственных заказчиков, коммерческие компании организуют централизованные закупки по собственному желанию. Прежде всего ими движет желание сэкономить деньги и время на закупку необходимых товаров, работ и и услуг:

• Выгоднее объединить закупки и получить более низкую стоимость. Например, каждый картридж для принтера стоит 5-10 тыс. рублей. Если объединить все заказы от отделов в одну закупку, можно сэкономить до 40%.
• Договоренности на длительный срок помогают зафиксировать курс валюты и избежать инфляции. Многие подрядчики, поговорив об общих перспективах на долгий срок на большие объемы, дают существенные скидки.

Реально ли получить заказ новой компании, которая раньше не участвовала в торгах?

Требования к участнику закупку зависят от предмета закупки. Если речь идет об обычных товарах и услугах (поставка воды и офисной техники, мелкий ремонт или оперативная полиграфия), то специальных требований к исполнителю нет. В таких тендерах побеждает участник, предложивший самую низкую цену. 

Чем сложнее и ответственнее закупка, тем больше дополнительных требований может выставить заказчик: 

• наличие лицензий на выполнение определенных работы/свидетельств о членстве в СРО, 
• успешный опыт исполнения аналогичных работ, 
• уровень выручки за последний финансовый год, 
• наличие техники, собственного производства, специалистов, 
• сеть филиалов и представительств. 

По опыту отдела сопровождения торгов СКБ Контур, большинство закупочных процедур проходит в реальной конкурентной борьбе, и выигрывает поставщик с лучшей ценой, не знакомый с заказчиком. Таких примеров масса во всех сферах поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг. 

Если участник закупки считает, что его права нарушены, искусственно ограничена конкуренция, можно и нужно обратиться с жалобой в ФАС.

Правда, жалобы в ФАС на коммерческих заказчиков и электронные торговые площадки (ЭТП) рассматривают дольше, чем в госзакупках. По антимонопольному законодательству процесс занимает до 30 дней (ч. 4 ст. 44 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ).

Отменить результаты закупки вряд ли получится, зато можно привлечь заказчика к административной ответственности (ст. 14.32 КоАП).

Физлицо, ИП, ООО — кому выгоднее участововать в закупках? 

Как правило заказчики не ограничивают юридический статус участника. Например, в Положении о закупках ПАО «МТС» сказано: «Участник — физическое или юридическое лицо, безусловно принимающее условия  настоящих Правил/соответствующей ЗД, и готовое предоставить МТС Предмет закупки (заключить Договор)». 

Что учесть физлицу:  

• Физлица могут зарегистрироваться на ЭТП и участвовать в аукционах наравне с другими участниками, но есть определенные ограничения и особенности. 
• В большинстве случаев физлица участвуют в «простых» закупках, для которых не нужно регистрировать ИП или ООО. Например, аукционы по покупке квартир, услуги переводчиков, гидов, репетиторов и т.д. Закрытого списка таких услуг нет. 
• Процедура аккредитации на ЭТП для физических лиц максимально упрощена — из документов потребуется только сканированная копия паспорта с первой по двадцатую страницу и свидетельство о присвоении ИНН. Также нужно будет заполнить свои банковские реквизиты и контактные данные на площадке.
• При заключении контракта с физлицом заказчик самостоятельно удерживает с него НДФЛ. 

Если все-таки физлицо планирует участвовать и в государственных, и коммерческих закупках на постоянной основе, рекомендуем зарегистрироваться в качестве ИП или создать ООО.

Что учесть ИП:

• ИП отвечает по обязательствам всем своим имуществом, даже после закрытия.
• Заказчик сам устанавливает правила, как считать вашу цену: с НДС или нет. Если вы на УСН и не платите НДС, то рискуете оказаться в ситуации, что заказчик вычтет 20% от вашей цены. Если в проекте контракта не указано, как действует заказчик при победе участника на УСН, рекомендуем подать запрос на разъяснения.

Что учесть юрлицам:

• Если вы на УСН, также будьте внимательны к условиям оплаты.
• Для разных видов юрлиц есть свои особенности в подготовке документов.
• Проще создать ООО с одним учредителем. Как минимум, не нужно собирать общее собрание участников для принятия решений.

На что важно обращать внимание при изучении документации закупки? 

Проведение коммерческих закупок регулируют два документа: Гражданский Кодекс (статьи 447-449. Организация и порядок проведения торгов, статьи 1057-1061.

Организация публичного конкурса) и Положение о закупке каждого конкретного заказчика.

Перед тем как подавать заявку, участнику следует очень внимательно самостоятельно изучить Положение о закупке, проект контракта и техническое задание. На какие моменты обратить внимание? 

1. Какие условия заключения контракта прописаны в Положении о закупке.
   • В какие сроки подпишут контракт с победителем.
   • Может ли заказчик или победитель закупки отказаться заключать контракт.
   • Переходит ли право заключения контракта к участнику, занявшему второе место.
   • Когда вернут обеспечение заявки или контракта.
   • Механизм дисквалификации исполнителя и другие моменты.

   Поставщик подал заявку на участие в конкурсе. Заявка была единственной и соответствовала всем требованиям. Заказчик решил, что заключать контракт по начальной максимальной цене невыгодно  и потребовал с победителя обосновать цену и снизить ее на 10%. Это право прописано в его положении о закупке, он имеет возможность менять цену контракта.

2. Все ли документы есть в наличии. Возможно, часть придется подготовить заранее. Заказчики могут потребовать любые документы, которые сочтут нужными. В большинстве своем заказчики требуют одни и те же документы, так что подготовив полный пакет 2-3 раза, в следующий раз вы сделаете это гораздо быстрее. Чем чаще вы участвуете в закупках, тем проще дается подготовка заявок.
3. Что входит в итоговую цену контракта. По общему правилу в цену входят все налоги, сборы, иные обязательные платежи, а также тара, упаковка, маркировка, страхование, доставка, погрузка, разгрузка. Тема НДС в закупках является дискуссионной и в государственных и коммерческих закупках. Многие коммерческие заказчики устанавливают свои правила расчета цены.

   Проводится электронный аукцион на поставку трактора для нужд заказчика. Начальная цена — 2,5 млн руб. Победитель закупки находится на УСН (не платит НДС) и предложил цену в 2 млн рублей. Некоторые заказчики считают, что в контракте должна быть указана цена 2 млн руб., а другие считают, что из цены нужно вычесть НДС 20% – руб.

4. Сможете ли вы выполнить все условия контракта. Заказчики могут устанавливать любые требования к поставщикам. Например, ничто не мешает им работать только с компаниями, которые на рынке больше года, являются официальным дилером производителя или успешно исполняли госконтракты.

   Автосервис принял участие в закупке на обслуживание автомобилей и не обратил внимание на требование, что победитель закупки должен обязательно иметь статус официального дилера, так как автомобили заказчика на гарантии.

   После победы в торгах он понял, что не может предоставить подтверждающий документ. В итоге пришлось согласовывать следующее: заказчик привозит свои автомобили по адресу клиента, а тот, в свою очередь, везет их к официальном дилеру и ремонтирует за свой счет.

   Автосервис работал в убыток, просто чтобы не портить репутацию.

Стоимость участия в коммерческих торгах

Если закупка проходит на коммерческой электронной торговой площадке, придется заплатить за участие. На некоторых площадках действуют льготы для малого бизнеса, некоторые берут плату только с победителя, на некоторых участие бесплатно в закупках до определенной суммы.

В отличие от госзакупок, в коммерческих торгах редко встречается требование обеспечить заявку. А вот требование обеспечить исполнение договора все-таки встречается.

В закупке на поставку системы хронометража в МАУ «Дворец спорта «Юность» (в рамках капитального ремонта плавательного бассейна и помещения большого бассейна) на сумму 5 733 429,00 рублей, заказчик требует обеспечение договора в размере 5 (пять) % (процентов) от начальной (максимальной) цены договора (цены лота), что составляет: 286 671 (двести восемьдесят шесть тысяч шестьсот семьдесят один) рубль 45 копеек.

Какие риски нужно учесть? 

Заказчик не всегда обязан заключать контракт 

В коммерческих закупках больше свободы, но вместе с этим меньше определенности. Вы можете найти интересный тендер, выиграть его с выгодной ценой, а заказчик передумает заключать контракт, и он имеет на это право по своему Положению о закупках. 

Например, вот такая формулировка есть в Положении о закупке МТС: Если иное прямо не предусмотрено в ЗД, подразумевается, что Закупка не является конкурсом, а её проведение не регулируется статьями 447-449 ГК РФ. Закупка также не является публичным конкурсом и не регулируется статьями 1057-1061 ГК РФ. Таким образом, данная процедура не накладывает на МТС соответствующего объема гражданско-правовых обязательств.

Осторожно, мошенники! 

Есть две распространенные схемы мошенничества в коммерческих закупках со стороны «заказчиков»: 

1. Открыть фирму-однодневку, зарегистрироваться на торговой площадке, как организатор торгов. Объявить несколько закупок на большие суммы, собрать обеспечение заявок с участников и скрыться с деньгами. 
2. Требовать от участников предоставить Сертификат добросовестности или любой другой подобный ничего не значащий документ. Параллельно открыть фирму, которая выдает такие сертификаты за несколько десятков тысяч рублей. 

Чтобы не попасться к мошенникам, хотя бы поверхностно проанализируйте заказчика. Как долго он на рынке? Есть ли признаки фирмы-однодневки (массовый адрес или учредитель). Есть ли арбитражные дела по невыплатам контрагентам?  

Это все основные правила, о которых важно знать на старте. Конечно, в сфере государственных и коммерческих тендеров есть еще много нюансов, но вы обязательно разберетесь, как только начнете действовать.

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Как участвовать в тендерах, чтобы найти новых клиентов

Содержание статьи

1. Что такое тендеры и какие они бывают2. Где проходят тендеры и как выбирают победителей3. В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу4. Как стать участником тендера5. Как участвовать в тендерах и побеждать6. Как найти подходящий тендер7. Какие ошибки допускают новички в тендерах

Что такое тендеры и какие они бывают

Начать нужно с того, что в российском законодательстве нет понятия «тендер». Это слово часто используют в обиходе, но это скорее жаргонизм. Поэтому нужно выучить и термин — «закупка». Именно это слово используют в документации.

В закупках участвуют заказчики и поставщики (участники). Первые ищут исполнителей для работуслуг или продавцов товаров. Соответственно, поставщики пытаются стать исполнителями или продавцами.

Предприниматели участвуют в 3 видах тендеров:

• 44-ФЗ. Закон регулирует закупки государственных (муниципальных) органов и предприятий. Они тратят бюджетные деньги, и государство следит за обоснованностью трат. Бюджетники не могут что-то купить или сделать без закупок.
• 223-ФЗ. По этим правилам закупаются компании с государственным участием. Например, Газпром или РЖД. Они тратят свои деньги, но влияют на жизнь людей. Поэтому расходы находятся под контролем, чтобы не пострадали потребители. Например, чтоб не допустить повышения тарифов из-за неэффективных затрат.
• Коммерческие закупки. Это тендеры коммерческих заказчиков, которые самостоятельно определяют правила и критерии для выбора поставщиков.

Закупки отличаются требованиями к документации, способами проведения, сроками.

Давайте рассмотрим логику закупок с точки зрения всех сторон:

• Государство хочет, чтобы бюджетные деньги тратились с умом. Например, чтобы ремонт школы или больницы сделала компания, которая честно заслужила это право, а не знакомые чиновников.
• Заказчики не тратят время на поиск исполнителей, согласование деталей и цены. Они объявляют закупку, прописывают требования и стоимость. Затем смотрят претендентов и выбирают выгодное предложение.
• Предприниматели без рекламы выходят на клиентов, которым нужны услуги или товары.

Где проходят тендеры и как выбирают победителей

Сегодня большинство закупок проходит в электронном виде на ЭТП (Электронная торговая площадка). Это платформы, где регистрируются заказчики и поставщики.

Государственные заказчики имеют право торговаться только на 8 ЭТП:

• ЕЭТП
• РТС-тендер
• Сбербанк-АСТ
• ЭТС
• ГУП «Агентство по госзаказу РТ»
• РАД
• ТЭК-Торг
• ЭТП ГПБ

Остальные выбирают любые площадки с нужными заказчиками и поставщиками. Например, B2B-Center или OTC-Tender.

Если говорить о способах проведения, то заказчики чаще всего используют 2 варианта:

• Аукцион. Например, компания проводит обучение персонала. Назначается НМЦК (начальная максимальная цена контракта) в 1 миллион рублей. После этого собираются заявки участников. В назначенный день претенденты анонимно в онлайн-режиме снижают цены: кто-то готов выполнить заказ за 950 тысяч, а другие за 800 тысяч. Победит тот, кто предложит самую низкую цену, которую не перебьют.
• Конкурс. Автомобильный дилер ищет клининговую компанию для салонов. Объявляет закупку и ждет предложений поставщиков. Одна компания выполнит работы за 350 тысяч в месяц, а другая за 430 тысяч. Заявки рассматривают в комплексе и выбирают более дорогое предложение. Потому что поставщик делает уборку с помощью экологичных средств и бонусом предлагает 1 раз в квартал генеральную уборку любого салона.

У этих способов есть и упрощенные варианты. Заказчики применяют «Запрос предложений», чтобы изучить рынок и узнать, какие варианты существуют. Если нужна низкая цена, то объявляют «Запрос котировок». Участники дают предложение один раз, а заказчик выбирает самое дешевое.

В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу

Нужно объективно оценивать шансы и возможности. Если нефтеперерабатывающий завод закупает трубы, то вряд ли заказ выполнит ИП без собственного производства. Он не пройдет квалификационный отбор и заявку отклонят на первой стадии.

Рафаил Валиев, основатель и генеральный директор ООО «Научно-производственный центр «НовАТранс» считает, что бизнес обязательно должен участвовать в тендерах:

«Для некоторых отраслей МСП тендеры могут быть ключевым каналом продаж. Наш научно-производственный центр занимается разработкой и производством аппаратных и электронных обучающих продуктов с применением VR/AR-технологий для железнодорожной отрасли, поэтому тендеры – один из важных каналов продаж с начала существования компании (более 10 лет)»

Нужно участвовать в закупках, где заказчик ищет исполнителя с подходящей компетенцией. Тем более в 44-ФЗ и 223-ФЗ есть специальные закупки для представителей МСП.

Илья Кириллов, управляющий партнер в юридическом бюро Law & Wise уверен, что небольшие компании найдут клиентов в закупках:

«Государство заинтересовано в развитии малого бизнеса, и в законе предусмотрена поддержка в рамках закупок. Это обязанность заказчиков по 44-ФЗ осуществлять 15% своих годовых закупок у МСП и (или) СОНКО (социально ориентированных некоммерческих организаций). Есть возможность проведения заказчиками закупок только среди МСП и СОНКО, что исключает необходимость конкурировать с крупными игроками рынка»

В целом лучше участвовать в тендерах как можно чаще. Конечно, не всегда будут победы, но появится опыт и возможность анализа. На самом деле у небольших предпринимателей есть шанс победить и на фоне крупных игроков.

Семен Теняев, глава группы компаний «ВБЦ» уверен, что и у небольших компаний есть преимущества:

«Существуют тендеры, где у небольших компаний и ИП есть шанс победить крупных конкурентов. Помимо преференций, прописанных в законодательстве, есть чисто конкурентные преимущества. Часто небольшой бизнес предлагает более низкую цену на товары или услуги за счет экономии на административных расходах, штате, отсутствии внутренней бюрократии, лучше настроенных бизнес-процессах»

Как стать участником тендера

В закупках участвуют юридические и физические лица, ИП, самозанятые. Все зависит от условий, которые выставляет организатор тендера. Если речь идет о крупных партиях для федеральной компании, то обычный «физик», конечно, не справится.

Для большинства закупок есть и общие требования:

• У предпринимателя нет долгов перед бюджетом;
• Отсутствие процедуры банкротства;
• У руководителей нет судимости за экономические преступления;
• Компания состоит в реестре МСП, если участвует в закупках для малого и среднего бизнеса.

Дальше нужно выбрать подходящую ЭТП и пройти регистрацию. Для этого оформляют электронную подпись и готовят пакет документов. Обычно это стандартный набор: ЕГРЮЛ, ИНН и прочее. Заказчики, в свою очередь, имеют право требовать дополнительные документы. Например, лицензию или бухгалтерский баланс.

Затем на электронной торговой площадке подбирают тендер и подают заявку на участие. После этого ждут результатов закупки и если победили, то заключают контракт.

Как участвовать в тендерах и побеждать

Нужно составить заявку так, чтобы заказчик не отклонил ее на самом первом этапе. Предложение должно быть подготовлено так, чтобы с вами было выгодно работать.

Александр Кузнецов, главный специалист Учебного центра АО «ТЭК-Торг» подчеркивает главную задачу поставщика:

«Наиболее успешная стратегия в тендере — понимание требований заказчика. Для победы нужно предложить привлекательные условия поставки, которые оцениваются по специальным критериям, установленным в документации. В каждой конкретной закупке они могут отличаться — по аукциону достаточно предложить только самую низкую цену, а вот при конкурсе заказчик может оценивать еще и срок поставки, опыт участника и другие показатели»

Кроме этого, есть и небольшие хитрости, которые помогут взять заказ не полностью, а частями. Рекомендует Семен Теняев:

«Лайфхак для небольших компаний — кооперация с другими небольшими компаниями. В большинстве тендеров это разрешено (надо смотреть документацию). Так проще получить крупный контракт. Например, заказчик установил дополнительные критерии оценки (опыт участия, наличие трудовых и квалификационных ресурсов, лицензий). У одной компании опыт, а другая поставляет товар или выполняет услуги с большой скидкой, третья обладает необходимыми лицензиями.

Подав коллективную заявку, партнеры значительно повышают шансы на победу в тендере. Можно забрать часть контракта, выступая в роли субподрядчика, если заказчик закупает широкую номенклатуру, а вы предложите генподрядчику (победителю тендера) часть товаров или услуг на взаимовыгодных условиях»

Важно анализировать закупки. Если не победили, то посмотрите, какие условия предложили конкуренты. Возможно, в следующем тендере вы скорректируете заявку.

Если говорить про аукцион, то здесь надо заранее знать, как сильно вы готовы снизить цену, чтобы сделать все быстро. Своим опытом делится Рафаил Валиев:

«У нас был аукцион, где стояла задача выиграть с минимальным снижением цены. Вместе с нами участвовал конкурент. За основу стратегии наш тендерный специалист взял метод быстрого шага со снижением по 0,5% от начальной максимальной цены. С первых минут стало понятно, что борьба будет напряженной – конкурент был настроен решительно, не отставал в шагах и не собирался сдаваться. В какой-то момент аукциона он задумался и сделал небольшую паузу в шагах, что дало нам фору и позволило шагнуть не на 0,5%, а на 1%, и этим еще больше смутить конкурента.Когда в ходе аукциона снижение цены достигло 7%, наш тендерный специалист сумел подловить момент и сделать шаг одновременно с конкурентом. В результате у нас с конкурентом были выставлены одинаковые стоимости, но победа досталась нашей компании. По регламенту аукциона, если два участника подают одинаковую цену, то автоматически побеждает тот, кто выставил низкую стоимость раньше. По протоколу выяснилось, что мы опередили конкурента на 5 миллисекунд. То есть фактически выставили минимальную стоимость, а конкурент через 5 миллисекунд эту стоимость просто подтвердил. Таким образом, мы одержали победу и при этом сумели снизиться в цене всего на 7,5%, то есть забрали контракт по стоимости, которая была даже выше ожидаемой»

Как найти подходящий тендер

Закон требует, чтобы заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ публиковали свои закупки на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Там через поиск можно найти закупки нужных заказчиков или посмотреть, где участвуют конкуренты. Это поможет подобрать нужный тендер.

Михаил Александров, руководитель представительства удостоверяющего центра «ИжТендер» в Санкт-Петербурге, рекомендует использовать специальные сервисы:

«С коммерческими закупками гораздо сложнее. В России более 6000 коммерческих ЭТП, где размещается информация о тендерах. Трудно вручную отслеживать такое количество площадок. Поэтому для поиска коммерческих тендеров используют специальные агрегаторы закупок или программы. Например, бесплатный сервис poisktenderov.ru»

Можно заказать тендерное сопровождение на аутсорсинге. Специалисты найдут подходящую закупку, подадут заявку и доведут дело до заключения контракта.

Какие ошибки допускают новички в тендерах

Ошибок не так много, но все они приводят к серьезным проблемам:

Ошибки в документах

Закупочная документация — это самое главное в тендерах. Малейшая ошибка дает основание для отклонения закупки. Например, заказчик написал, что размер деталей указывается в миллиметрах, а поставщик написал сантиметры. Это ошибка.

Неправильное финансовое планирование

Если участвуете в аукционе, не стоит стремиться победить любой ценой. Нужно заранее определить цену, ниже которой падать нельзя. При этом цена должна быть такая, чтобы бизнес получил прибыль. Это касается и конкурса: участвовать в тендерах нужно для денег, а не просто так.

Кроме этого, в торгах по 44-ФЗ есть обеспечение заявки и контракта. То есть надо дать заказчику денежную гарантию, что поставщик готов выполнить все условия контракта.

Поясняет Михаил Александров:

«Заказчик обязан отклонить победителя торгов, если тот на момент подписания контракта не предоставил обеспечение. Размер обеспечения определяется законом 44-ФЗ и составляет от 0,5 до 30 % НМЦ контракта. Конкретная сумма указывается в закупочной документации. Обеспечение предоставляют живыми деньгами на счет заказчика и банковской гарантией. У банка должна быть специальная аккредитация от Минфина»

Срыв сроков

В закупках все важно делать в отведенные сроки: от подписания договора до выполнения обязательств. Если с обычными контрагентами реально договориться по отсрочкам, то в закупках это трудно. Крупные государственные заказчики за любое опоздание могут разорвать договор, не оплатить работу и отправить исполнителя в реестр недобросовестных поставщиков.

Мысли, что все куплено

Это не так. Закупки с каждым годом прозрачнее. Конечно, у заказчиков остаются способы отдать победу «своим» поставщикам, но это реально обжаловать в ФАС. В целом, если грамотно участвовать в тендерах, то этот канал принесет прибыль.

Участие в тендерах — это возможность найти клиентов, которые заранее заинтересованы в ваших товарах и услугах. Для начала нужно самостоятельно разобраться во всех аспектах, чтобы набраться опыта. Если закупок станет много, то можно нанять в штат отдельного тендерного специалиста.

Участие в коммерческих тендерах: как сделать его безопасным и выгодным

Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое коммерческие тендеры
• Кто может участвовать в коммерческом тендере
• Как принять участие в коммерческих тендерах
• Распространенные мифы о коммерческих тендерах
• Какие риски нужно учесть перед участием в коммерческом тендере

Участие в коммерческих тендерах – настоящий «темный лес» для большинства новичков в закупках. Хотя именно этот способ используется для продажи огромной части товаров и услуг различных направлений.

Разобраться в этой теме не так уж сложно, как может показаться на первый взгляд. Однако сфера закупок не лишена подводных камней. И чтобы участие в тендере было не только безопасным, но и прибыльным, стоит внимательно изучить все аспекты данного процесса.

Коммерческими тендерами называют закупки, которые проводятся коммерческими организациями с использованием собственных средств по правилам, не противоречащим ГК РФ.

В данном случае заказчик сам определяет условия проведения конкурса, требования к претендентам, алгоритм выявления победителя и другие тонкости – государство не участвует в решении подобных вопросов.

Еще одно серьезное отличие коммерческого тендера состоит в том, что его организатор не обязан размещать объявление о подготовке к проведению мероприятия в единой информационной системе.

С точки зрения заказчика, такая форма торгов имеет следующие плюсы:

• возможность достижения основной цели, то есть приобретения товара, работы, услуги;
• отсеивание предложений поставщиков, чьи условия кажется заказчику сомнительными;
• выбор наиболее выгодного предложения, так как вне условий участия в коммерческом тендере поставщик не был бы столь лоялен;
• прозрачность закупки;
• снижение уровня коррупции.

Есть еще ряд серьезных плюсов участия в коммерческих тендерах, о которых стоит сказать отдельно. К ним относятся низкий уровень конкуренции, быстрая оплата, адекватные сроки и условия исполнения контракта. Также иногда подобный договор предполагает предоплату или аванс.

В большинстве случаев организаторы коммерческих тендеров не устанавливают ограничений по юридическому статусу потенциальных исполнителей.

Для юридических лиц также существуют свои тонкости:

• Внимательно ознакомьтесь с документами и уточните условия оплаты, если вы используете упрощенную систему налогообложения.
• Для разных видов юридических лиц предусмотрены свои правила подготовки бумаг для участия в торгах.
• Проще создать ООО с одним учредителем – тогда не будет необходимости в общем собрании участников для принятия решений.

Участие в коммерческих тендерах для начинающих ничем не отличается от процедуры, через которую проходят опытные претенденты. Выделяют такие этапы:

1. Поиск тендера.

   На самом деле, в поиске наиболее подходящего конкурса нет ничего сложного. Главное в этом деле – понимать, в каких именно тендерах вы бы хотели принимать участие. Государственные (по 44-ФЗ) и корпоративные (по 223-ФЗ) аукционы можно отслеживать на сайте единой информационной системы (ЕИС).

   Всего есть несколько способов поиска коммерческих торгов для участия:

   • Ручной – является наиболее подходящим вариантом для некрупных субъектов бизнеса, редко участвующих в закупках. Обычно они работают с государственными заказчиками.
   • Через специальные программы. Такие сервисы для участия в коммерческих тендерах могут оказывать услуги бесплатно или за деньги. Данный вариант поиска выбирают многие исполнители, поскольку он не требует больших временных затрат и позволяет просматривать конкурсы сразу коммерческой и государственной направленности.
   • Поручение данной работы одному из специалистов компании. В таком случае главное, чтобы сотрудник точно знал, что от него требуется. Поэтому его нужно предварительно ознакомить с доступными сервисами и программами.
   • При помощи сторонней компании. Но здесь нужно понимать, что вам придется предоставить данные о своей организации сторонним людям. Далеко немногие бизнесмены готовы на такой шаг.

   В нашей стране специалисты говорят о существовании свыше 6 000 различных коммерческих ресурсов, предназначенных для размещения данных и проведения тендеров.

   Заказчик имеет право выложить информацию на собственном сайте, выбрать для этого любую иную площадку либо отправить потенциальным исполнителям коммерческие предложения на участие в тендере, сформированные по единому образцу.

   Поэтому ручной поиск закупок при подобном количестве ресурсов требует слишком много времени.

   Бесплатный поиск коммерческих тендеров для участия, по отзывам предпринимателей, имеет низкую эффективность. Дело в том, что при таком подходе необходимо регулярно посещать площадки, на которых выкладывается информация.

   В противном случае вы рискуете упустить аукцион. Во-вторых, ручной режим позволяет постоянно просматривать 10–20 ресурсов, при этом требует немало времени и сил.

   В-третьих, никто не дает гарантий, что на выбранных вами площадках регулярно будут размещаться интересные коммерческие тендеры.

2. Оформление электронной подписи.

   Чтобы получить ЭЦП, нужно подготовить:

   • паспорт для ИП и уставные документы для организаций;
   • свидетельства о регистрации и постановке на учет, выписку из единого государственного реестра;
   • разрешение на участие в торгах от имени компании-заявителя, выданное лицу, предъявляющему бумаги.

   Электронная подпись оформляется на представителя компании. Подпись (вместе с сертификатом) необходимо в течение нескольких дней предъявить в одном из удостоверяющих центров торговой площадки, после чего она действует год. Обычно компании выбирают для удостоверения ближайшую площадку.

3. Получение аккредитации на торговой площадке.

   Когда определенная торговая площадка выбрана, на ней необходимо пройти аккредитацию. Для этого нужно выполнить такие шаги:

   • Заполнить специальную форму и заявление об открытии счета на сайте площадки.
   • Приложить все необходимые документы в соответствии с обозначенным выше списком.
   • Установить на компьютере специальное программное обеспечение и настроить его для работы на определенной ЭТП.

   Подача документов осуществляется при помощи электронной почты либо участник торгов может принести бумаги лично или отправить по почте, если он выбрал другой формат.

   Тогда ему необходимо отметить адрес, указанный в извещении о проведении мероприятия. После того как заполненная форма отправлена, в течение пяти дней должно прийти подтверждение.

   Теперь нужно выбрать наиболее подходящий для участия коммерческий тендер.

4. Перевод средств.

   После выбора одного из коммерческих тендеров потенциальный исполнитель должен перевести средства со своего расчетного счета в любом банке на счет электронной торговой площадки.

   Не так давно для выполнения этого шага требовалось платежное поручение.

   Теперь задача участника сильно упрощена – ему не надо создавать платежное поручение, отправлять средства на ЭТП, так как банк сделает все сам в момент открытия счета.

   ЭТП замораживает полученный залог до завершения торгов, после чего возвращает деньги участникам на использованные ранее счета. Электронная площадка сама узнает у банка, есть ли у клиента средства, необходимые в качестве обеспечения. После торгов ЭТП сообщает банку, что можно разблокировать деньги, и клиент снова получает право распоряжаться ими.

5. Подготовка заявки.

   Заявка на участие в тендере включает в себя:

   • наименование организации, все известные и доступные адреса, контактные телефоны, информацию об учредителях;
   • для ИП – паспортные данные;
   • выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию, полученную не более 6 месяцев назад;
   • решение об избрании или приказ о назначении руководителя;
   • доверенность или ее нотариальную копию, если за участие компании в тендере отвечает ее представитель;
   • дополнительные документы, когда к желающим принять участие предъявляются особые требования, допустим, необходима лицензия или членство в какой-нибудь саморегулируемой организации;
   • копии учредительных документов;
   • предложение участника по цене, качеству, срокам, пр.

   Чтобы заказчик рассмотрел заявку, устанавливается ее обеспечение, размер которого может быть в пределах 0,5–5 % от общей суммы контракта. Нужно понимать, что также организатор имеет право потребовать дополнительные документы.

   На выбор исполнителя влияют не только предложенные сроки и стоимость работ, но и корректное оформление бумаг.

   Практика показывает, что исполнителю могут отказать в участии в тендере, если были выявлены ошибки при подготовке документации.

6. Подача заявки.

   Для подачи заявки на участие дается ограниченный отрезок времени. Закон устанавливает, что сроки могут значительно различаться в зависимости от суммы контракта.

   Если последняя превышает три миллиона рублей, то на подачу заявки дается 20 дней с момента извещения о проведении торгов. Когда речь идет о меньшей сумме, данный период становится равен неделе. Количество дней можно проверить в тендерной документации.

   Если фиксированные временные рамки нарушены, потенциальный исполнитель лишается возможности на участие в коммерческом тендере.

   Один участник может подать только одну заявку по каждому предмету закупок. Подготовленная документация нумеруется, прошивается, на нее ставят подпись уполномоченного лица и печать.

   После чего готовая заявка вместе со всеми бумагами запечатывается в конверт и направляется организатору. Адрес отправки прописывается в документах о проведении аукциона.

   Если речь идет об электронной подаче документов, форма заявки и остальная документация отправляются с закрытым доступом. Иными словами, до начала проверки заявок на участие их просмотр является невозможным.

7. Торги. 

   Когда конверт доставлен к конкурсной комиссии, на нем записывают:

   • название и номер лота;
   • данные о лице, подавшем заявку;
   • адрес претендента и название компании.

   Представителю участника выдают расписку в получении документов. Если заявка подана в электронной форме, у оператора есть час, чтобы присвоить заявке номер и направить исполнителю пронумерованный электронный документ. Последний является подтверждением приема заявки на участие. Далее начинается аукцион, во время которого участники предлагают свои цены или технологические параметры работ.

Как участвовать в тендерах: инструкция для начинающих

Слово «тендер» прочно закрепилось в бизнес-среде, хотя в законодательстве его нет. Тендер — это отбор исполнителей работ, поставщиков товаров или услуг на конкурсной основе, который проводится онлайн на электронной торговой площадке. Эту процедуру ещё называют закупками, торгами или аукционами. Цель тендера — заключить договор между заказчиком и исполнителем на максимально выгодных для обеих сторон условиях. Расскажем о том, как участвовать в тендерах начинающему.

Виды тендеров

Сфера закупок регулируется следующими законами:

• 44-ФЗ — регулирует государственные закупки, то есть те, в которых организаторами выступают органы государственной и муниципальной власти;
• 223-ФЗ — регулирует корпоративные закупки, которые проводятся для предприятий, в уставном капитале которых доля участия РФ или субъекта РФ в совокупности превышает 50%.

Также существуют коммерческие закупки, которые, как понятно из названия, проводятся между коммерческими организациями. Такие тендеры регулируются Гражданским кодексом РФ.

Новичкам в закупках рекомендуется начинать с госзакупок. У них есть чёткий перечень требований, правил и документов, единый для всех участников, что существенно упрощает процедуру. Наработав опыт в госзакупках, проще переходить к более сложным видам — корпоративным и коммерческим тендерам.

По количеству этапов тендеры делятся на одноэтапные и двухэтапные. В одноэтапных организатор тендера выбирает победителя только на основе полученных предложений — без дополнительных обсуждений и встреч с участниками. В двухэтапных после первого этапа заказчик может отобрать пул интересных предложений, а на втором — выбрать из них победителя.

По характеру проведения тендеры делятся на конкурентные и неконкурентные. К конкурентным относятся:

• Конкурс, который, в свою очередь, может быть открытым, закрытым, двухэтапным, с ограниченным участием. В конкурсе побеждает тот, кто предложил лучшие условия по тендеру.
• Электронный аукцион, в котором победителя выбирают по самой низкой цене.
• Запрос котировок – самая простая и быстрая процедура закупок. Побеждает участник с самой низкой ценой, но сроки представления заявок в таком тендере сильно ограничены: обычно не больше недели.
• Запрос предложений. Заказчик выбирает предложение с лучшими условиями. Но, в отличие от конкурса, сроки проведения такого тендера обычно не превышают 10 дней.

Неконкурентным способом является закупка у единственного поставщика по 44-ФЗ. Для каждого вида тендеров действуют свои правила участия и выбора победителя.

Правила участия

Для участников госзакупок по 44-ФЗ прописаны чёткие критерии отбора. Подать заявку на участие может физлицо, ИП или компания, которые соответствуют следующим характеристикам:

• не находится в стадии ликвидации и банкротства;
• деятельность не приостановлена;
• нет долгов по налогам;
• у руководителя, бухгалтера нет судимости по экономическим преступлениям;
• не было административных штрафов за последние два года;
• не аффилированы с заказчиком;
• не является офшорной компанией

Дополнительно заказчик может потребовать, чтобы участника не было в реестре недобросовестных поставщиков.

В этот список попадают те участники торгов, которые уклонились от подписания контракта, не исполнили его или исполнили, но не так, как требовалось. На коммерческих торгах и торгах по 223-ФЗ требования к участникам могут быть самые разные.

Их прописывает заказчик в документации закупки, поэтому очень важно внимательно изучить документы, прежде чем подавать заявку на участие.

Пошаговая инструкция участника

Как оформить ЭЦП

Для регистрации на электронных торговых площадках необходима квалифицированная электронная подпись. Получить её можно в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи.

УЦ ГК «Астрал» имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей. Мы предлагаем два сервиса: «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП», через которые можно приобрести КЭП для участия в торгах.

КЭП необходима на каждом этапе торгов:

• зарегистрироваться в ЕИС и на ЭТП;
• подать заявку на участие;
• подать ценовое предложение в аукционе;
• подписать контракт.

Подпись выпускают на имя руководителя организации. Только он может зарегистрировать компанию на ЭТП. Если в дальнейшем заниматься торгами будет другой сотрудник, на него нужно оформить доверенность, выпустить КЭП и зарегистрировать на торговой площадке.

Как зарегистрироваться на ЭТП

Для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ субъекты МСП могут зарегистрироваться в ЕИС. Этого будет достаточно для аккредитации на восьми федеральных ЭТП, на которых проводятся госзакупки.

Для регистрации в ЕИС необходимо прикрепить к заявке следующие документы:

• устав и решение об одобрении сделки — для юрлица;
• все страницы паспорта — для ИП и физлица;
• учредительные документы с переводом на русский язык — для иностранного лица.

Регистрация в ЕИС начинается с регистрации на Госуслугах. ИП регистрируется как физлицо, подтверждает свою учётную запись с помощью КЭП и привязывает к своему профилю ИП. Руководитель ООО и сотрудники также регистрируются на Госуслугах и подтверждают свои учётные записи. Затем руководитель прикрепляет к своему профилю организацию и наделяет сотрудников полномочиями.

После регистрации на Госуслугах можно регистрироваться в ЕИС. Информация об ИП или ООО, а также о сотрудниках, будет автоматически подтянута из Госуслуг.

Всем остальным для участия в торгах по 223-ФЗ и коммерческих тендерах нужно получить аккредитацию на площадках в соответствующих секциях. Правила регистрации зависят от конкретной ЭТП. Участие в коммерческих торгах платное.

Можно заплатить за одну закупку или купить тариф на период, в течение которого вы можете участвовать в торгах на этой площадке.

Как открыть спецсчёт и перевести деньги

В госзакупках и торгах по 223-ФЗ для МСП требуется финансовое обеспечение заявки. Это денежный залог на случай если победитель торгов откажется подписывать контракт. Без обеспечения подать заявку не получится. Требования к обеспечению заказчик указывает в документации закупки.

Обеспечить заявку можно двумя способами — перевести деньги на специальный счёт или оформить банковскую гарантию. На время проведения закупки средства на спецсчёте будут заблокированы. Открыть спецсчёт можно в кредитной организации из перечня Распоряжения от 13.07.2018 1451-р.

Этот счёт автоматически подтягивается в личный кабинет ЭТП. Площадка направляет запрос в банк в момент окончания срока подачи заявок и проверяет наличие на нём суммы обеспечения. Если денег не хватит, заявка отклоняется.

Для участия в коммерческих закупках нужно перевести деньги по реквизитам торговой площадки до подачи заявки.

Как найти подходящий тендер

При выборе тендера нужно учитывать свои шансы на победу в нём. У молодой компании без опыта и репутации меньше шансов победить в крупном дорогостоящем тендере, чем компании, давно существующей на рынке и опытной в торгах. Как новичку повысить шансы на успешное участие в тендере:

• Участвовать в тендерах с небольшими суммами. Они могут быть неинтересны крупным компаниям, а новичкам помогут заработать положительную репутацию.
• Предлагать выгодные условия. Определите тендеры, в которых хотите победить. Посмотрите, что предлагают конкуренты и кого выбирают заказчики. Возможно, вы можете предложить более выгодные условия — сократить срок доставки или добавить бесплатную услугу.
• Внимательно заполняйте документацию при подаче заявки. Правильно заполненная документация будет преимуществом, даже если у конкурента более выгодные условия, но при этом есть ошибки в документах.

Государственные и корпоративные тендеры размещаются в ЕИС, а коммерческие — на коммерческих ЭТП. Найти подходящую закупку можно несколькими способами:

• Вручную. Для этого нужно знать коды ОКПД и ключевые слова, которыми пользуются заказчики при описании закупки.
• Поиск при помощи специальных программ или сервисов. В них можно сохранять параметры поиска, а в некоторых — настроить автоматический поиск. Например, в сервисе «Астрал.Поставщик».
• Воспользоваться помощью сторонней компании, которая занимается тендерным сопровождением. «Астрал.Тендер» проводит обучение и обеспечивает тендерное сопровождение для любых видов торгов.

После того как компания нашла подходящий тендер, необходимо подготовиться к подаче заявки.

Как подготовиться к подаче заявки

Перед подачей заявки важно внимательно изучить детальную информацию о закупке. Детальная информация о закупке включает в себя общую информацию, документы по закупке, а также историю действий по закупке.

Общая информация

• сроки и место проведения;
• заказчик и организатор;
• срок приёма заявок;
• объект закупки;
• требования к участникам;
• преимущества и ограничения;
• запреты.

Документы по закупке

• техническое задание;
• проект контракта;
• образцы декларации;
• образец заполнения;
• заявка;
• общие положения;
• информационная карта;
• титульный лист.

Обратите внимание на техническое задание и узнайте порядок проведения закупки, информацию по товару, работам и услугам. Здесь можно узнать, установлено ли обеспечение заявки и исполнения контракта и в каком размере.

История действий по закупке

В ней отражаются все действия участников, которые приводят к изменению статуса договора. Состав документов заявки определяется законом 44-ФЗ для госзакупок, а для всех остальных — заказчиком. Обычно заявка содержит:

• наименование организации, все известные и доступные адреса, а также контактные телефоны, сведения об учредителях;
• для ИП — паспортные данные;
• выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию не старше 6 месяцев;
• решение об избрании или приказ о назначении руководителя предприятия;
• если тендером занимается представитель — доверенность или её нотариальную копию;
• дополнительные документы, если у организатора есть особые требования (например, тендер предполагает наличие лицензии или членства в какой-нибудь саморегулируемой организации);
• копии учредительных документов;
• предложение участника тендера по цене, качеству, срокам и т. п.

Заявка на электронный аукцион состоит из двух частей:

• в первой части описывается предложение и указываются условия его выполнения;
• во второй — та же информация, что и в обычной заявке.

Но список документов может быть дополнен заказчиком. Если в заявке есть ошибки, её отклоняют. Если у участника торгов есть вопросы по документации, он может запросить у заказчика разъяснения.

Собрать полную информацию о закупке и подобрать подходящий тендер поможет «Астрал.Поставщик». Сервис оценит шансы на победу, проанализирует рынок, предоставит информацию о заказчике и конкурентах.

Все документы прикрепляются к заявке, подписываются электронной подписью и направляются заказчику. Нужно соблюдать срок подачи заявки — если опоздать, её не примут.

Как проходят торги

Участник торгов собирает документы и подаёт заявку на участие в тендере. Далее заявке присваивают номер, а участнику приходит сообщение, что заявка получена — или отклонена, если она не соответствует условиям тендера. Дальнейшая процедура торгов зависит от их вида.

Если это аукцион, то задача участников — предложить самую низкую цену. В госзакупках участники снижают цену контракта на шаг от 0,5 до 5 % от начальной цены в течение 10 минут после предыдущего шага. Общее время аукциона не ограничено.

Если это запрос котировок или предложений, то заказчик выбирает из поданных заявок ту, которая кажется ему наиболее выгодной. В конце объявляется победитель, который должен подписать контракт с заказчиком.

О результатах информируют всех участников процедуры и тем, кто не победил, возвращают уплаченный задаток или банковские гарантии.

Как заключить контракт

Финальный этап тендера — заключение контракта. Заказчик и исполнитель подписывают соглашение на поставку товаров или выполнение работ (услуг). Способ заключения контракта также зависит от вида тендера. Как подписывают контракт по итогам аукциона:

1. Заказчик публикует контракт в течение пяти дней после объявления победителя. Заполненный документ включает в себя цену контракта и информацию о предмете закупки.
2. Победитель аукциона в течение пяти дней с даты получения проекта контракта подписывает документ, либо, в случае наличия замечаний, отправляет заказчику протокол разногласий.
3. Во втором случае заказчик в течение трёх рабочих дней обязан доработать проект контракта и отправить исправленный документ на подпись победителю.
4. В течение трёх рабочих дней победитель должен подписать с помощью КЭП опубликованный проект контракта, при этом предоставив обеспечение исполнения контракта.
5. После этого заказчик обязан в течение трёх рабочих дней ознакомиться с обеспечением исполнения контракта и подписать со своей стороны проект контракта.

Контракт считается заключённым с момента его официального опубликования в единой информационной системе.

Как избежать ошибок

• Не прикладывать лишних документов. Чем больше документов, тем больше шансов на ошибку. Поэтому необходимо внимательно читать требования заказчика.
• Внимательно читать закупочную документацию, особенно техзадание. В противном случае можно оказаться в невыгодных условиях, сработать в ноль или уйти в минус. А если не исполнить контракт, можно попасть в реестр недобросовестных поставщиков.
• Тем, кто работает на ОСНО и платит НДС, необходимо включить его в стоимость своего предложения. Если не учесть НДС в цене, придётся отдать пятую часть суммы контракта на налоги. Исправить контракт после подписания нельзя.
• Соблюдать срок подачи заявок. Если опоздать с подачей заявки, её отклонят.

Изучить все тонкости торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ поможет «Астрал.Тендер».

У нас можно обучиться и участвовать в торгах самостоятельно или заказать услугу тендерного сопровождения и получать готовые сделки.