Налоговый учёт расходов на мобильную связь

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.

Организация сама оплачивает сотовую связь

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

1. Решение о подключении корпоративного тарифа руководитель компании закрепляет приказом. В нем указывается перечень должностей, которые вправе пользоваться корпоративной связью и лимиты услуг.
2. Организация заключает договор на корпоративный тариф с оператором.
3. С сотрудником заключается соглашение о предоставлении телефона и/или sim-карты с установленным лимитом.
4. Ежемесячно мобильный оператор предоставляет документы, подтверждающие расходы: акты, счета-фактуры, детализацию звонков (иных услуг) по каждому номеру, закрепленному за организацией.

Выплачиваем компенсацию сотруднику

При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:

1. Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
2. Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
3. Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
4. Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.

В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)

• При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.
• В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.
• Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами

Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:

Возможно ли в налоговом учете признать в расходах компенсацию работникам затрат на мобильную связь при использовании личного телефона сотрудника?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Расходы на компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества и на оплату услуг связи могут быть учтены при исчислении налога на прибыль, если такие расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (связаны с производственной необходимостью).

Обоснование позиции: В соответствии со ст.

188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Таким образом, как прямо следует из процитированной нормы, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат: — компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества; — возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Размер данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

В ТК РФ компенсации за использование сотового телефона отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). Кроме того, дополнительно к этой сумме работодатель имеет полное право возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом. Отметим, что в случае компенсации за услуги сотовой связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного телефона) работодатель не компенсирует.

Документальное оформление

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного имущества работника необходимы: 1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

В соглашении должны быть отражены: — вид используемого имущества и его характеристики; — порядок использования имущества; — размер компенсации за использование; — факт принадлежности имущества работнику*(1); — порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества.

При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.; — срок использования имущества; 2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества (смотрите примерную форму такого приказа).

3) Расчеты размеров компенсации. Например, размер компенсации может определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и т.п.

4) Документы (их копии), подтверждающие экономическую оправданность расходов на компенсации (производственную необходимость).

Налоговый учет

Учет расходов на сотовую связь у субъектов среднего и малого бизнеса

21.04.2008
Бухгалтерский ДЗЕН
подписывайтесь на наш канал
В современных условиях мобильный телефон является непременным атрибутом жизни большинства россиян, и тем более, практически невозможно себе представить без средства связи работающего человека. Для организаций сотовые операторы разрабатывают специальные тарифные планы, которые позволяют не только существенно снизить расходы на сотовую связь, но и минимизировать документооборот и упростить работу бухгалтера. Об учете таких расходов у субъектов среднего и малого бизнеса рассказывает И.А. Баймакова, заместитель начальника отдела ФСКН России.

Содержание

Финансовое состояние, конкурентоспособность, а, соответственно, и перспективы экономического развития субъектов предпринимательской деятельности зависят от огромного числа факторов.

В большинстве случаев экономические результаты деятельности организации напрямую связаны не только с заключением выгодных контрактов, но и с разумным и рациональным использованием ресурсов организации, как материальных, так и трудовых.

В немалой степени экономия достигается за счет использования наиболее привлекательных и выгодных цен и тарифов, предлагаемых поставщиками.

Особо важное значение роль тарифных планов приобретает при использовании тех или иных товаров, работ или услуг в повседневной деятельности организации. Несомненно, что к категории таких «постоянных» расходов относятся услуги связи, в частности, мобильной (сотовой).

В современных условиях мобильный телефон является непременным атрибутом жизни большинства россиян, и тем более, практически невозможно себе представить без средства связи работающего человека.

С каждым днем операторы сотовой связи предлагают все большее число тарифов, удовлетворяющих потребности различных категории пользователей. Практически всеми компаниями, представляющими услуги сотовой связи, предусмотрены различные тарифы для частных лиц и субъектов предпринимательской деятельности.

В частности, у организаций и индивидуальных предпринимателей особо популярны корпоративные тарифные планы, преимущества которых хорошо известны:

• низкая абонентская плата или полное ее отсутствие;
• максимально низкая стоимость исходящих звонков по наиболее часто используемым направлениям;
• большой ассортимент дополнительных услуг;
• гибкая система скидок в зависимости от интенсивности разговоров и количества телефонов, оформленных на организацию;
• льготные междугородные / международные звонки;
• внутрисетевой роуминг по сниженным тарифам и другие.

Эффективность и удобство применения корпоративных тарифных планов крупные организации оценили давно. В настоящее время операторы сотовой связи все большее внимание уделяют организациям и индивидуальным предпринимателям, относящимся к категории субъектов малого и среднего бизнеса, для которых разрабатываются специальные тарифы.

В частности, при использовании корпоративных тарифов каждый сотрудник с учетом своих должностных обязанностей может использовать дополнительные скидки по наиболее востребованным направлениям при подключении специальных услуг.

Корпоративные тарифы, как правило, построены таким образом, что их можно оптимизировать под любого сотрудника в зависимости от его рода деятельности.

Как показывает практика, применение данных тарифов позволяет не только существенно снизить расходы на сотовую связь, но и минимизировать документооборот, а, следовательно, упростить работу бухгалтера, что особенно важно для организаций и предпринимателей, «в которых каждый человек на счету».

Ведь ни для кого не секрет, что при проведении выездных проверок налоговые органы не могут не обратить внимание на порядок учета услуг связи, и, в частности, на услуги, дополнительно предоставляемые операторами сотовой связи.

Причем вопросы возникают не только при проведении проверок правильности исчисления налога на прибыль или единого налога при применении УСН для субъектов предпринимательской деятельности, выбравших объект налогообложения «доходы-расходы», но и у организаций и предпринимателей, применяющих специальные налоговые режиме в виде ЕНВД или УСН с объектом «доходы» при исчислении налога на доходы физических лиц. Таким образом, ошибки, допущенные при учете расходов на сотовую связь, могут оказать негативное влияние на исчисление и уплату налога на прибыль, единого налога при применении УСН и НДФЛ.

Финансовое состояние, конкурентоспособность, а, соответственно, и перспективы экономического развития субъектов предпринимательской деятельности зависят от огромного числа факторов.

В большинстве случаев экономические результаты деятельности организации напрямую связаны не только с заключением выгодных контрактов, но и с разумным и рациональным использованием ресурсов организации, как материальных, так и трудовых.

В немалой степени экономия достигается за счет использования наиболее привлекательных и выгодных цен и тарифов, предлагаемых поставщиками.

Особо важное значение роль тарифных планов приобретает при использовании тех или иных товаров, работ или услуг в повседневной деятельности организации. Несомненно, что к категории таких «постоянных» расходов относятся услуги связи, в частности, мобильной (сотовой).

В современных условиях мобильный телефон является непременным атрибутом жизни большинства россиян, и тем более, практически невозможно себе представить без средства связи работающего человека.

С каждым днем операторы сотовой связи предлагают все большее число тарифов, удовлетворяющих потребности различных категории пользователей. Практически всеми компаниями, представляющими услуги сотовой связи, предусмотрены различные тарифы для частных лиц и субъектов предпринимательской деятельности.

В частности, у организаций и индивидуальных предпринимателей особо популярны корпоративные тарифные планы, преимущества которых хорошо известны:

• низкая абонентская плата или полное ее отсутствие;
• максимально низкая стоимость исходящих звонков по наиболее часто используемым направлениям;
• большой ассортимент дополнительных услуг;
• гибкая система скидок в зависимости от интенсивности разговоров и количества телефонов, оформленных на организацию;
• льготные междугородные / международные звонки;
• внутрисетевой роуминг по сниженным тарифам и другие.

Эффективность и удобство применения корпоративных тарифных планов крупные организации оценили давно. В настоящее время операторы сотовой связи все большее внимание уделяют организациям и индивидуальным предпринимателям, относящимся к категории субъектов малого и среднего бизнеса, для которых разрабатываются специальные тарифы.

В частности, при использовании корпоративных тарифов каждый сотрудник с учетом своих должностных обязанностей может использовать дополнительные скидки по наиболее востребованным направлениям при подключении специальных услуг.

Корпоративные тарифы, как правило, построены таким образом, что их можно оптимизировать под любого сотрудника в зависимости от его рода деятельности.

Как показывает практика, применение данных тарифов позволяет не только существенно снизить расходы на сотовую связь, но и минимизировать документооборот, а, следовательно, упростить работу бухгалтера, что особенно важно для организаций и предпринимателей, «в которых каждый человек на счету».

Ведь ни для кого не секрет, что при проведении выездных проверок налоговые органы не могут не обратить внимание на порядок учета услуг связи, и, в частности, на услуги, дополнительно предоставляемые операторами сотовой связи.

Причем вопросы возникают не только при проведении проверок правильности исчисления налога на прибыль или единого налога при применении УСН для субъектов предпринимательской деятельности, выбравших объект налогообложения «доходы-расходы», но и у организаций и предпринимателей, применяющих специальные налоговые режиме в виде ЕНВД или УСН с объектом «доходы» при исчислении налога на доходы физических лиц. Таким образом, ошибки, допущенные при учете расходов на сотовую связь, могут оказать негативное влияние на исчисление и уплату налога на прибыль, единого налога при применении УСН и НДФЛ.

Возможность учета расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходов на оплату услуг связи в составе затрат, учитываемых для целей налогообложения, для организаций, применяющих общий налоговый режим предусмотрена подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для субъектов предпринимательской деятельности, применяющих упрощенную систему налогообложения, — подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Несмотря на простоту применяемых формулировок, споры по вопросу правомерности признания расходов на оплату услуг связи между налоговыми органами и налогоплательщиками не утихают.

Налоговые органы в ходе проводимых выездных налоговых проверок предъявляют ряд требований к порядку учета понесенных расходов на связь, в том числе сотовую связь, для целей налогообложения.

К категории «стандартных» могут быть отнесены следующие требования:

• расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
• расходы на сотовую связь, а нередко и их размер, должны быть экономически обоснованы;
• понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

В ряде случаев специалисты налоговых органов разъясняют, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи организации следует иметь следующие документы:

1. утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которыми в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
2. договор с компанией-оператором сотовой связи на оказание услуг, акты, подтверждающие факты оказания услуг;
3. детализированные отчеты (счета), выставленные операторами связи, причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе даты и времени переговоров, тарификации услуги.

prednalog.ru

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Как определить сумму расходов на мобильную связь?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е.

выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров.

Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.

Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

Преимущества и недостатки детализации переговоров

Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

Преимущества и недостатки лимитирования

Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь

Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки

Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

Рассмотрим случай на примере.

Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату.

В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления.

В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

• Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013
  Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей — входной НДС на мобильную связь
• Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей — входной НДС принят к вычету

Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

1. Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:
2. — правила пользования служебными мобильными телефонам;
3. — перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.
4. Оба эти документа утверждаются руководителем.

5. -должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.
6. — договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

7. Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты — это работодатель.

Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты.

Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента.

В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются.

Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях.

Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Налоговый учёт расходов на мобильную связь

Несмотря на широкое распространение служебной сотовой связи, законодательно закрепленных правил учета этого вида расходов, налоговики достаточно часто пытаются оспорить их законность. Рассмотрим, как максимально снизить риск претензий, на что обратить внимание при построении учета «мобильных» расходов.

Мобильная связь: как контролировать

Учет разговоров по мобильному телефону в служебных целях можно организовать несколькими способами:

• детализацией;
• лимитированием;
• использованием безлимитных тарифов.

Детализация переговоров сводится к подробному анализу списка звонков и телефонных номеров, на которые они производились. Личные звонки из затрат исключаются, а звонки производственного, рабочего характера берутся в расчеты.

Детализация переговоров – веский аргумент при проверках обоснованности затрат налоговыми инспекторами.

В то же время неформальное общение по телефону позволяет, к примеру, эффективно сбывать товар друзьям, знакомым, родственникам сотрудников фирмы.

Такая дилемма может вызывать конфликты при отнесении затрат в ту или иную категорию. Кроме того, услуги оператора связи по детализации, как правило, требуют дополнительной платы.

При лимитировании переговоров сотрудникам выделяется определенная сумма ежемесячно, которая должна покрыть служебные переговоры. Нередко детализация предваряет этап лимитирования: анализ детализированных отчетов помогает определить оптимальные лимиты расходов. В то же время для налоговиков все суммы сверх лимита будут по умолчанию являться экономически необоснованными.

Подключение к безлимитным тарифам значительно упрощает учет, поскольку отпадает необходимость контролировать суммы на разговоры «по делу», отделять служебные затраты от личных. Кроме того, по мнению Минфина (письмо №03-03-06/1/378 от 23/06/2011), применение их не препятствует отнесению в затраты для целей НУ.

Использование служебных телефонов сотрудниками прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка. Некоторые компании издают специальный ЛНА – Правила пользования служебной сотовой связью.

Важно! Если сим-карта оформлена на физическое лицо, например, на директора фирмы, оплачивать с расчетного счета сотовую связь и отражать ее в учете нельзя. Однако правомерно установить работнику компенсацию за использование личного телефона в служебных целях.

Бухгалтерский учет

Расходы на услуги связи – это расходы по обычным видам деятельности (ПБУ10/99 р.2 п.5), они связаны с производством, приобретением, продажей товаров, работ, услуг. Из сказанного следует, что учитываться в БУ они будут на «затратных» счетах по подразделениям.

Проводки стандартные:

• Дт 20, 25, 26, 44 Кт 60 – учтены расходы на мобильную связь (без НДС).
• Дт 19 Кт 60 – учтен НДС по услугам мобильной связи.
• Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету.
• Дт 60 Кт 51 – прошла оплата мобильной связи.

Если выявлен перерасход, расчеты ведутся через счет 73, с использованием соответствующих субсчетов:

• Дт 73 Кт 60 – зафиксированы сверхлимитные расходы связи (в разрезе аналитического учета, пофамильно).
• Дт 50 Кт 73 – погашены наличными затраты работником, допустившим перерасход лимита.
• Дт 91 Кт 73 – списаны на убытки расходы работника, допустившего перерасход, в связи с невозможностью удержать сумму. Такая ситуация может возникнуть, если работник успел уволиться.

Компенсации за использование в служебных целях личных телефонов (о которых говорится выше) также учитываются через счет 73:

• Дт 20, 25, 26 и др. Кт 73 – начислена компенсационная выплата работнику.
• Дт 73 Кт 50, 51 – фирма рассчиталась с работником.

Особенности и проблемы налогового учета

Выбор наиболее подходящего для конкретной фирмы механизма контроля расходов на связь, корректное отражение в бухгалтерском учете, а также правильное документальное оформление дают возможность без проблем признать их в налоговом учете как прочие расходы по производству, реализации продукции (ст. 264 п. 1-25, НК РФ). Есть возможность списать их в НУ и «упрощенцам» (ст. 346.16 п. 1-18 НК РФ).

О первых двух факторах мы уже говорили. Остановимся теперь на требованиях, предъявляемых инспекторами к документальному оформлению расходов мобильной связи в организации.
Законодательством не установлен жесткий перечень необходимой документации, с этим согласны и судьи (пост. №КА-А40/7416-09 ФАС МО от 06/08/09 г.).

Вместе с тем расходы для целей НУ должны быть экономически обоснованы. Практикой налоговых проверок выработан перечень документов, которые могут служить обоснованием истраченных на рабочую сотовую связь сумм:

1. Должностные инструкции, отражающие необходимость использования мобильного телефона на службе.
2. Приказ со списком лиц, имеющих такое право.
3. Договор с сотовым оператором.
4. Детализированные счета оператора связи, приказ на установление лимитов и др. документы, в зависимости от способа контроля характера затрат.
5. Целесообразно прописать использование сотовой связи в трудовом договоре или в допсоглашении к нему.

Отметим, что в суде указанный список может быть оспорен. Так, детализация переговоров не является обязательной, по мнению ФАС ПО ( пост. по д. №А65-29284/2005-СА2-8 от 09/11/06 г.) – из документа не ясен характер переговоров.

Ряд судебных решений свидетельствует также о следующем:

• необходимость использования сотовой связи необязательно должна быть прописана в должностной инструкции и трудовом договоре;
• пользоваться мобильной связью возможно даже при наличии убытка фирмы;
• документы, подтверждающие экономический эффект от переговоров (к примеру, заключенный договор с контрагентом), не требуются;
• сотовый оператор необязательно должен иметь отношения к региону нахождения фирмы.

Вместе с тем необходимо помнить и нюансах, игнорирование которых может негативно отразиться на результатах налоговой проверки:

• если ЛНА установлен лимит переговоров, сверхлимитное включение сумм в затраты незаконно;
• невзысканная сумма сверхлимитных переговоров является доходом гражданина, с нее нужно удержать НДФЛ либо надо сообщить в ИФНС о невозможности такого удержания;
• возвращенная сумма сверхлимитных затрат связи является доходом фирмы, по ней нужно восстановить НДС, отнесенный на вычет; НДС списывается за счет средств фирмы (Дт 91 Кт 19 или 68 – если уже предъявлен к вычету).

При допущении однократного обоснованного превышения лимита необходимо составление отдельного документа – обоснования, акта (к примеру, имела место зарубежная поездка). К акту прилагают служебную записку сотрудника, распечатку-детализацию звонков и списывают общим порядком.

Тезисно

1. Расходы на мобильную связь относятся к расходам по обычным видам деятельности (БУ), прочим расходам, связанным с производством и реализацией (НУ). Для включения в затраты в целях НУ расходы должны быть экономически обоснованы. Как правило, требуется договор с оператором связи, приказ, содержащий список сотрудников, пользующихся служебной сотовой связью.
2. В зависимости от способа контроля расходов, закрепленного в ЛНА, используется распечатка с детализацией звонков, приказы, лимитирующие использование связи, приказ о переходе на безлимитный тариф и др. Целесообразно прописать необходимость использования связи в должностной инструкции сотрудника, отразить в трудовом договоре.
3. Вместе с тем судьи указывают на то, что исчерпывающего перечня необходимой документации законодательство не содержит, и отсутствие тех или иных документов необязательно свидетельствует о необоснованности затрат фирмы.
4. В бухгалтерском учете суммы, истраченные на мобильную связь, учитываются на счетах затрат по подразделениям. Перерасход или компенсация за использование собственных мобильных ресурсов сотруднику проходит через счет 73.

Услуги связи в бухгалтерском учете и налогообложении

Услуги связи — бухгалтерский учет и налогообложение которых будут рассмотрены в статье — используются практически всеми компаниями для организации бизнес-процессов. В чем заключаются основные особенности отражения их в бухучете, а также что важно учесть при отнесении данных услуг к расходам в целях гл. 25 НК РФ, будет идти речь в нашем материале.

Понятие услуг связи (далее УС), их предмет, а также информация о сторонах, участвующих в их предоставлении и потреблении, содержатся в законе «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ (далее — закон 126-ФЗ).

Сторонами при осуществлении УС выступают покупатель услуг и продавец, оказывающий УС, — оператор (п. 12 ст. 2 закона 126-ФЗ). Предмет взаимоотношений УС, согласно п. 32 ст.

2 закона 126-ФЗ, выражен деятельностью, связанной с осуществлением электросвязи и организацией почтовых операций: по приему, обработке, хранению, передаче и доставке сообщений.

В зависимости от вида связи УС могут быть выражены (п. 1 ст. 12 закона 126-ФЗ):

• сетью общего пользования — использование общественных телефонов;
• выделенной сетью — использование собственного интернета, телефона;
• технологической сетью — применяется определенными группами лиц для организации процесса производства;
• сетью специального назначения — для госорганов;
• почтовой сетью.

Далее в нашей статье рассмотрим бухучет приобретения услуг электросвязи.

Как ведется бухучет услуг связи?

В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» УС относятся к расходам по обычным видам деятельности. Согласно п. 18 ПБУ 10/99, УС отражаются в расходах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Что делать, если услуги связи были оплачены, а документы утеряны подотчетным лицом? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно узнайте мнение экспертов. 

• С перечнем всех ПБУ можно ознакомиться в материале «Все ПБУ по бухучету на 2020 — 2021 годы – перечень».
• Для отражения операций по УС применяются затратные счета: 20, 25, 26, 44, а также прочие счета, использование которых обусловлено видом УС и их конечным потребителем.
• Пример 1

1 августа ООО оплатило стоимость интернет-услуг за июль. Стоимость услуг составила 40 000 руб. (НДС в нашем примере не облагается). Указанными услугами пользуется отдел продаж.

В учете ООО отразит следующие проводки:

• 31 июля: Дт 44 Кт 60 — 40 000 руб. — стоимость услуг.
• 1 августа: Дт 60 Кт 51 — 40 000 руб. — оплата УС.

При оказании УС в рамках абонентского обслуживания физлица (сотрудника организации) указанные расходы не находят своего отражения в бухучете хозсубъекта. Исключением может являться компенсация расходов такому физлицу, в случае если это предусмотрено внутренними документами организации. Например, если такие УС были оказаны в служебных целях, тогда в бухучете необходимо использовать счет 73.

Пример 2

В июле Бондарев совершал несколько телефонных переговоров с собственной сим-карты в производственных целях. В соответствии с детализацией оператора стоимость таких звонков составила 1 600 руб. Работодатель предусмотрел внутренними документами компенсацию сотрудникам стоимости служебных разговоров.

• Дт 20 Кт 73 — 1 600 руб. — УС учтены в расходах.
• Дт 73 Кт 51 — 1 600 руб. — УС компенсированы Бондареву.

Кроме того, счет 73 может использоваться при прочих расчетах с сотрудниками. Рассмотрим на примерах.

Пример 3

Молотков пользуется корпоративной мобильной связью. В июле им был превышен установленный положением об использовании корпоративной связи лимит стоимости звонков на 2 500 руб. 

Организация отразит следующие проводки:

• Дт 73 Кт 60 — 2 500 — отражено превышение лимита.
• Дт 70 Кт 73 — превышение удерживается из зарплаты работника.

Пример 4

За июнь стоимость УС, используемых Бочковым в личных целях, составила 5 000 руб.  Внутренними положениями организации предусмотрена оплата УС по решению руководителя при использовании телефона в личных целях сотрудников. В июле руководителем было принято решение об отсутствии необходимости удерживать стоимость УС с Бочкова.

• Июнь: Дт 73 Кт 60 — 5 000 — отражение УС, используемых в личных целях.
• Июль: Дт 91.2 Кт 73 — отражение в прочих расходах неудерживаемой суммы по УС.

В бухучете к УС также могут быть отнесены следующие расходы:

• подключение телефона или интернета,
• приобретение кабеля, телефона и прочих предметов связи, аренда сетей или кабелей.

Рассмотрим на примерах.

Пример 5

Организация на УСН заключила договор с оператором на подключение телефонной связи. Стоимость указанных работ составила 150 000 руб. Для подключения телефонной связи приобретен кабель стоимостью 5 000 руб. без дальнейшей передачи оператору.

Организация отразит в учете:

• Дт 25 Кт 60 — 150 000 — стоимость работ по УС.
• Дт 10 Кт 76 — 5 000 — приобретение кабеля.
• Дт 25 Кт 10 — 5 000 — списание стоимости работ, связанных с УС.

Если организация приобрела корпоративные сим-карты, то их следует учитывать на отдельном забалансовом счете в соответствии с Ф. И. О.

пользователей, номерами сотрудников, а также их индивидуальными лимитами на звонки.

В случае если тариф сим-карты предусматривает ежемесячное пополнение карты, предшествующее месяцу использования, то переведенная на сим-карту сумма рассматривается в качестве предоплаты оператору.

Как учесть услуги связи в налоговом учете при УСН «доходы минус расходы», детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Пример 6

Организация в марте 20ХХ года перечислила на сим-карты сотрудников следующие суммы в качестве оплаты УС за апрель: Машкову В. А. — 1 000 руб., Сизову П. П. — 1 500.   

• Дт 004 — поступила сим-карта Машкова В. А. 89164555555 — лимит 1 000.
• Дт 004 поступила сим-карта Сизова П. П. 89652589678 — лимит 1 500.
• Дт 60 Кт 51 — 2 500 (1 000 + 1 500) руб. — перечислен аванс оператору связи по картам Машкова В. А. и Сизова П. П.

Каков порядок отнесения услуг связи на расходы в целях исчисления налога на прибыль?

В соответствии с подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по УС признаются прочими расходами и учитываются при исчислении налога на прибыль при наличии документального обоснования и экономической оправданности (п. 1 ст. 252 НК РФ).

О применении положений ст. 252 НК РФ см. материал «Понятие расходов и их группировки согласно нормам ст. 252 НК РФ».