Нельзя учесть в расходах выплаты, которых нет в трудовом договоре и локальных актах

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей.

Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень. Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Новый закон об удаленной работе: что нужно знать работодателю

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

  • амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
  • расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
  • оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
  • настройку программного обеспечения;
  • расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать. 

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме.

Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

ПримерУдаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев. Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

  • 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
  • 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:1389 + 472 = 1861 ₽ 

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени: 

  • 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
  • 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.  В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет: 175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24 Почасовая компенсация менеджеру составляет:

  • 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
  • 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер 

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером. Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.ПримерБухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество. 

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня.

Размер компенсации рассчитывают так:500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары.

Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем. 

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней. 

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно. Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации. 

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

В документе нужно указать: 

  • наименование организации-работодателя и ФИО работника;
  • перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
  • порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
  • порядок выплаты.

Нельзя учесть в расходах выплаты, которых нет в трудовом договоре и локальных актахОбразец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсацииСоглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника. На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ. Нельзя учесть в расходах выплаты, которых нет в трудовом договоре и локальных актахОбразец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов.

Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику.

Поэтому необходимо соблюсти три условия: 

  • размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
  • компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей; 
  • подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее. 

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Памятка, как рассчитать компенсацию удаленным сотрудникам

  • Работодатель обязан выплачивать компенсацию удаленным сотрудникам, если они используют для работы личное оборудование. Работник и работодатель самостоятельно определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации.
  • Рассчитать компенсацию можно двумя способами: установить фиксированную сумму или рассчитать амортизацию за месяц.
  • Прописать порядок выплаты компенсации в соглашении к трудовому договору, обязать работника предоставлять платежные документы: квитанции, чеки, накладные. 

Льготное питание для сотрудников: порядок организации и налоговые последствия

Работодатели часто обеспечивают работникам комфортные условия труда, создавая предприятия питания, такие как столовые, или организовывая питание путем заключения договора доставки обедов в офис.

В этой связи необ­ходимо четко определиться с порядком предоставления питания, его видами и правовыми особенностями: В каких случаях работодатель обязан предоставлять питание? Как оформить питание сотрудников документально? С уплатой каких налогов будет связано предоставление работникам бесплатного питания? Как отразить бухгалтерскими проводками питание работников?

Питание сотрудникам организации может предоставляться как в соответствии с требованиями законодательства, так и по инициативе работодателя. В последнем случае бесплатное питание представляет собой одну из составляющих социального пакета, предлагаемого работникам предприятия.

Поэтому прежде чем рассказывать про сам процесс организации предоставления питания, необходимо понять, к какому виду это питание относится. Нельзя учесть в расходах выплаты, которых нет в трудовом договоре и локальных актах

01. Как оформить бесплатное питание в организации

Работодатель издает отдельный локальный нормативный акт.

Таким актом может быть Положение о предоставлении питания работникам либо включает соответствующие положения о бесплатном питании в действующие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, положение о персонале.

В них работодатель может указать: «Работодатель обязуется предоставлять работникам бесплатные обеды. Бесплатные обеды предоставляются один раз в день на сумму не более ____ (________) рублей».

В локальный нормативный акт можно включить так же следующую информацию:

  1. форму предоставления бесплатного питания;
  2. сумму, на которую будет предоставлено питание каждому работнику, и порядок ее отнесения на конкретного работника;
  3. время, в которое работник может получить бесплатное питание, а также место, в котором данное питание предоставляется;
  4. форму фиксации получения обеда и контроля (талоны, пропуска, а также порядок их получения);
  5. порядок выплаты компенсации, если стоимость обеда компенсируется работникам в денежной форме;
  6. порядок удержания сумм НДФЛ из зарплаты работников и др.

Работодатель обязан сослаться на локальный нормативный акт, регламентирующий предоставление бесплатного питания работникам в коллективном и (или) в трудовом договоре с работниками, например:

«Работник имеет право во время установленного Правилами внутреннего трудового распорядка перерыва для отдыха и питания по своему усмотрению получить бесплатное питание в порядке, установленном Положением о предоставлении бесплатного питания».

Необходимо оформить дополнительные документы в зависимости от способа организации бесплатного питания. Например, при создании собственной столовой это могут быть приказ об открытии столовой, положение о столовой, производственные инструкции работников столовой и тд.

02. Питание сотрудников: налог на прибыль

Премии работникам: налоговые расходы

Зобова Е., эксперт журнала

Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов» № 2/2020

Работодатели используют различные варианты стимулирования своих сотрудников. Но, безусловно, самым эффективным является материальное поощрение в виде различных премий. Согласно п. 2 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях применения гл.

Читайте также:  Как узнать ИНН, как получить сведения об ИНН

25 НК РФ относятся, в частности, начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

При этом при определении базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), а также в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений (п. 21, 22 ст. 270 НК РФ).

Так какие же виды премий и в каком периоде можно учесть для целей исчисления налога на прибыль, а какие – нельзя? Давайте разбираться.

Нормы действующего законодательства и позиция финансистов

Премии можно учесть для целей исчисления налога на прибыль при выполнении установленных условий

Перечень расходов на оплату труда определен в ст.

255 НК РФ: в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты), на основании ст. 135 ТК РФ, являются элементами системы оплаты труда в организации.

К таким расходам могут быть отнесены, в частности, начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели, а также другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором (п. 2 и 25 ст. 255 НК РФ).

Вместе с тем согласно положениям п. 21 и 22 ст. 270 НК РФ доходы, формирующие налоговую базу, не могут уменьшаться на затраты в виде расходов на любые виды вознаграждений, выплачиваемых сотрудникам сверх премий, указанных в трудовом договоре, а также за счет средств специального назначения или целевых поступлений.

Таким образом, налоговые расходы на премии в виде премий могут быть учтены в целях налогообложения прибыли организаций при выполнении следующих условий:

  • порядок, размер и условия их выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права;
  • подобные расходы не поименованы в ст. 270 НК РФ.

Налогообложение расходов на проживание и проезд работников | «Правовест Аудит»

Доход — экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ (ст. 41 НК РФ).

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные в денежной и/или натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).

К доходам, полученным в натуральной форме относится оплата организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения за налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст.

 211 НК РФ).

Оплата организацией за работников в их интересах стоимости аренды жилых помещений, оплата за проживание в общежитии признается их доходом, полученным в натуральной форме. С учетом пункта 1 статьи 211 НК РФ суммы данной оплаты включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

При выплатах и иных вознаграждениях в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества база для исчисления страховых взносов определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п. 7 ст. 421 НК РФ).

Объект для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ (п. 1 ст. 421 НК РФ).

Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат физическим лицам, приведенный в статье 422 НК РФ, является исчерпывающим. Оплата работодателем стоимости аренды жилых помещений, предоставляемых работникам, в статье 422 НК РФ не поименована.

Учитывая изложенное, оплата организацией аренды жилья, предоставляемого работнику, облагается страховыми взносами в общем порядке. Она выступает как выплата в натуральной форме в виде оплаты услуг по аренде, производимой в рамках трудовых отношений.

Согласно положениям, в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы, не соответствующие указанным требованиям, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ).

В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

  • Глава 25 «Налог на прибыль организаций» Кодекса не содержит определения натуральной формы оплаты труда.
  • При налогообложении расходов, связанных с выплатой заработной платы в натуральной форме, следует руководствоваться нормами ТК РФ.
  • Если расходы организации на оплату найма жилья для размещения работников являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре, то они могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе расходов как зарплата в натуральной форме.

Если расходы организации на жилье для работников не являются формой оплаты труда и носят социальный характер, то они не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет (п. 29 статьи 270 Кодекса).

Можно ли не выплачивать компенсацию за использование принадлежащего

    ВОПРОС: В организации 1/3 сотрудников работают дистанционно с 2020 года. Часть работают на своих компьютерах. В 2020 году были составлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых нет упоминания о компенсации и возмещении расходов. Коллективного договора нет, про компенсацию не упоминается ни в трудовых договорах, ни в приказах.   Есть ли необходимость переоформлять дополнительные соглашения с 01.01.2021? Можно ли не выплачивать компенсацию за использование принадлежащего сотрудникам оборудования? Обязательно ли возмещение сотруднику расходов, связанных с выполнением работы дистанционно, на основании представленных документов, подтверждающих оплату? Если сотрудники представят чеки за оплату Интернета, надо ли вычислить часть, которая пошла на выполнение работы? ОТВЕТ: Перевод на постоянную, временную дистанционную (удаленную) работу (до шести месяцев), периодическую дистанционную (удаленную) работу (чередование периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно с выполнением трудовых функций на рабочем месте) может быть вызван обстоятельствами работника или работодателя и осуществляется по соглашению сторон (ст. 312.1 ТК РФ). В случае временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях численность работников определяется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 312.9 ТК РФ). ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ: Согласно ст. 312.6 ТК РФ для перевода работника на дистанционную работу работодатель обеспечивает дистанционного работника соответствующими условиями для работы, то есть необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации для выполнения трудовых функций и иными средствами. Под иными средствами понимается оборудование, которое необходимо для выполнения работником трудовых функций в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей, специфики деятельности организации. Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. С учетом указанных выше положений ТК РФ при исполнении трудовых обязанностей дистанционно (или удаленно), при использовании сети Интернет, мобильной связи и пользование электроэнергией с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику может выплачиваться компенсация за использование оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Однако порядок расчета компенсации затрат работнику на пользование им электроэнергией, услугами Интернет и иными услугами для выполнения трудовых обязанностей нормами действующего законодательства не установлен. Указанный порядок устанавливается трудовым договором, коллективным договором и/или локальным нормативным актом организации. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Роструда. Отметим, что поскольку в рассматриваемой ситуации ни трудовым договором, ни коллективным договором, ни иным локальным актом работодателя не установлен порядок возмещения дистанционному работнику всех затрат, произведенных им при выполнении трудовых обязанностей, то согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, трудовым законодательством установлена обязанность работодателя возмещать дистанционному работнику все затраты, произведенные им при выполнении трудовых обязанностей. Однако порядок расчета компенсации и размер оплаты расходов при дистанционной работе на законодательном уровне не регламентированы. При отсутствии регулирования вопроса о порядке возмещения компенсации и расходов при дистанционной работе в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов могут определяться трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. В указанных документах также можно установить компенсацию за износ компьютерной техники, принадлежащей работнику, которую он будет использовать для выполнения работы, и возмещение расходов, связанных с ее использованием, а также порядок обеспечения необходимыми материалами (бумагой, картриджами для принтера и др.). Подписаться на журнал
    ВОПРОС: В организации 1/3 сотрудников работают дистанционно с 2020 года. Часть работают на своих компьютерах. В 2020 году были составлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых нет упоминания о компенсации и возмещении расходов. Коллективного договора нет, про компенсацию не упоминается ни в трудовых договорах, ни в приказах.   Есть ли необходимость переоформлять дополнительные соглашения с 01.01.2021? Можно ли не выплачивать компенсацию за использование принадлежащего сотрудникам оборудования? Обязательно ли возмещение сотруднику расходов, связанных с выполнением работы дистанционно, на основании представленных документов, подтверждающих оплату? Если сотрудники представят чеки за оплату Интернета, надо ли вычислить часть, которая пошла на выполнение работы? ОТВЕТ: Перевод на постоянную, временную дистанционную (удаленную) работу (до шести месяцев), периодическую дистанционную (удаленную) работу (чередование периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно с выполнением трудовых функций на рабочем месте) может быть вызван обстоятельствами работника или работодателя и осуществляется по соглашению сторон (ст. 312.1 ТК РФ). В случае временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях численность работников определяется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 312.9 ТК РФ). ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ: Согласно ст. 312.6 ТК РФ для перевода работника на дистанционную работу работодатель обеспечивает дистанционного работника соответствующими условиями для работы, то есть необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации для выполнения трудовых функций и иными средствами. Под иными средствами понимается оборудование, которое необходимо для выполнения работником трудовых функций в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей, специфики деятельности организации. Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. С учетом указанных выше положений ТК РФ при исполнении трудовых обязанностей дистанционно (или удаленно), при использовании сети Интернет, мобильной связи и пользование электроэнергией с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику может выплачиваться компенсация за использование оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Однако порядок расчета компенсации затрат работнику на пользование им электроэнергией, услугами Интернет и иными услугами для выполнения трудовых обязанностей нормами действующего законодательства не установлен. Указанный порядок устанавливается трудовым договором, коллективным договором и/или локальным нормативным актом организации. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Роструда. Отметим, что поскольку в рассматриваемой ситуации ни трудовым договором, ни коллективным договором, ни иным локальным актом работодателя не установлен порядок возмещения дистанционному работнику всех затрат, произведенных им при выполнении трудовых обязанностей, то согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, трудовым законодательством установлена обязанность работодателя возмещать дистанционному работнику все затраты, произведенные им при выполнении трудовых обязанностей. Однако порядок расчета компенсации и размер оплаты расходов при дистанционной работе на законодательном уровне не регламентированы. При отсутствии регулирования вопроса о порядке возмещения компенсации и расходов при дистанционной работе в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов могут определяться трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. В указанных документах также можно установить компенсацию за износ компьютерной техники, принадлежащей работнику, которую он будет использовать для выполнения работы, и возмещение расходов, связанных с ее использованием, а также порядок обеспечения необходимыми материалами (бумагой, картриджами для принтера и др.). Подписаться на журнал
Читайте также:  Составление и чтение оборотно-сальдовой ведомости

Вс напомнил о правилах определения авторского вознаграждения в трудовом договоре

В Определении № 78-КГ20-1 Верховный Суд разъяснил, как необходимо формулировать условие об авторском вознаграждении за создание служебного объекта интеллектуальных прав.

Работник не согласился с условием трудового договора об авторском вознаграждении

Алексей Кукин работал в ООО «НТЦ тонкопленочных технологий в энергетике» сначала технологом, а затем старшим инженером-технологом. Согласно трудовому договору все результаты работ, созданные с участием работника и по заданиям работодателя, являются собственностью НТЦ.

Право на получение патента на изобретение, полезную модель или промышленный образец, созданные работником в связи с выполнением трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя, принадлежит работодателю.

При этом вознаграждение автора, как указано в договоре, учтено при определении размера его заработной платы.

За время работы в научно-техническом центре Алексей Кукин в рамках своих трудовых обязанностей создал одну полезную модель и девять изобретений. Организация передала исключительные права на изобретения третьему лицу, не выплатив работнику обособленного вознаграждения

Полагая, что имеет право на дополнительную плату за создание указанных объектов, Алексей Кукин обратился в Выборгский районный суд г. Санкт-Петербурга с иском о взыскании вознаграждения за создание служебных изобретений, полезной модели и их использование на общую сумму 1 млн руб.

Две инстанции поддержали работодателя, а ВС – работника

Отказывая в удовлетворении исковых требований, суд первой инстанции, сослался на ст. 1345, 1346, 1353, 1370 Гражданского кодекса.

Первая инстанция исходила из того, что Правила выплаты вознаграждения за служебные изобретения, полезные модели и промышленные образцы, утвержденные Постановлением Правительства от 4 июня 2014 г.

№ 512, в данном случае не подлежат применению, поскольку размер, условия и порядок выплаты вознаграждения согласованы в трудовом договоре. С такими выводами согласилась и апелляционная инстанция.

Судья Санкт-Петербургского городского суда отказал в передаче жалобы на рассмотрение в заседании, поэтому Алексей Кукин обратился в ВС РФ.

Изучив материалы дела, Судебная коллегия по гражданским делам ВС пришла к выводу, что акты первой и апелляционной инстанций приняты с нарушением норм действующего законодательства.

Суд заметил, что ответчик не оспаривает создание спорных объектов истцом, но утверждает, что авторское вознаграждение было выплачено работнику в составе зарплаты.

Однако представленные научно-техническим центром локальные нормативные акты – положение об оплате труда, приказ гендиректора о ведении табелей долевого учета работы научного персонала и положение о достижении работниками ключевых показателей эффективности и премировании – не содержат положений, упоминающих условия и порядок выплаты авторского вознаграждения, подчеркнула судебная коллегия.

При этом, добавила она, нижестоящие инстанции не указали какие-либо другие доказательства, с учетом которых можно было сделать вывод о том, что авторское вознаграждение выплачивалось истцу в составе заработной платы. В частности, в материалах дела нет соглашения сторон о размере и порядке выплаты авторского вознаграждения, при предъявлении иска Алексей Кукин сообщил, что такого соглашения с работодателем не заключал.

По мнению ВС, делая вывод о согласовании в трудовом договоре размера, условий и порядка выплаты вознаграждения, судам следовало сослаться на конкретный пункт соглашения. «Ссылка суда на п. 3.3.

3 трудового договора, предусматривающий, что вознаграждение автора учтено при определении уровня заработной платы работника, не может быть принята во внимание, поскольку данное положение трудового договора указание на размер, условия и порядок выплаты авторского вознаграждения не содержит», – подчеркнула коллегия.

То есть вопросы о том, изменялся ли размер заработной платы гражданина при создании им служебных изобретений, полезной модели и какую часть заработной платы составляло авторское вознаграждение, суды в нарушение требований ст. 198 ГПК не исследовали, заключил ВС. Дело было направлено на новое рассмотрение в первую инстанцию.

Верховный Суд пояснил, что в этот раз необходимо определить, достигнуто ли между сторонами трудового договора соглашение о размере и порядке выплаты авторского вознаграждения. И если да, то как оно рассчитывается, в какой форме выплачивается и было ли такое вознаграждение перечислено работнику.

Эксперты поддержали подход Суда

По словам юриста КА «Делькредере» Анастасии Дудко, фактически Суд указал, что размер, условия и порядок выплаты авторского вознаграждения должны быть однозначно определены сторонами. Само по себе указание на согласованность авторского вознаграждения не отражает размер, условия и порядок его выплаты, заметила эксперт.

«Позиция ВС представляется обоснованной, поскольку то положение трудового договора, которое суды нижестоящих инстанций посчитали соглашением о выплате авторского вознаграждения, по своей сути лишает работника права на такое вознаграждение, которое должно выплачиваться помимо установленной заработной платы, – полагает юрист. – Работодателям следует согласовывать с работником размер, условия и порядок выплаты авторского вознаграждения так, чтобы можно было установить конкретную сумму вознаграждения, порядок его выплаты, а значит, и сам факт такой выплаты». При этом, добавила она, лучше заключать отдельное соглашение.

«Вознаграждение носит гражданско-правовой характер, а не трудовой, поэтому не может рассматриваться как составляющая часть заработной платы и тем более замещаться выплатой зарплаты.

Соглашение о выплате авторского вознаграждения может быть включено в трудовой договор.

Но тогда положения трудового договора должны позволять установить, какую часть оплаты составляет такое вознаграждение и как в случае создания результатов интеллектуальной деятельности изменяется оплата труда», – подчеркнула Анастасия Дудко.

Специалист практики «Интеллектуальная собственность» юридической фирмы «Интеллектуальный капитал», патентный поверенный РФ Венер Сагитов поприветствовал действия работника, который дошел до Верховного Суда.

«К сожалению, в России не каждый работодатель и работник знают, что за создание и использование служебных изобретений работнику положены материальные выплаты.

Отрадно видеть, что ВС смог подробно разобрать вопрос о порядке выплаты авторского вознаграждения и направил дело на повторное рассмотрение в суд первой инстанции», – отметил эксперт.

По его мнению, отказ в иске в первой инстанции и апелляции может быть связан с тем, что в настоящее время отсутствует законодательное положение о минимальных размерах вознаграждения и порядке его выплаты, если стороны решили урегулировать вопрос об авторском вознаграждении в трудовом договоре. «Эти моменты согласуются в трудовом договоре и, конечно, не в пользу работника. Надеюсь, в ближайшем будущем в интересах изобретателей будут внесены изменения в действующее законодательство», – добавил Венер Сагитов.

Если бы Постановление № 512 действовало в случаях заключения между работодателем и работником договора, затрагивающего вопрос об авторском вознаграждении, и устанавливало бы минимальные размеры вознаграждения для таких случаев, этого спора, вполне возможно, удалось бы избежать, заключил эксперт.

Расходы на оплату труда

Последний раз обновлено:

Согласно статье 129 Трудового кодекса оплата труда работника включает:

  • вознаграждение за труд;
  • компенсационные выплаты;
  • стимулирующие выплаты.

Расходы, связанные с оплатой труда производственного персонала, уменьшают облагаемую прибыль фирмы. Если фирма определяет доходы и расходы по кассовому методу, то прибыль уменьшают после того, как те или иные выплаты будут выданы работникам. Если фирма определяет доходы и расходы по методу начисления, то прибыль уменьшают после того, как выплаты будут начислены.

В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

Напомним, законодательство РФ включает нормативные акты различных видов, принятых как на уровне РФ, так и ее субъектов. К предметам совместного ведения Федерации и ее субъектов относятся, в частности, вопросы административного, трудового, семейного, жилищного, земельного, водного, лесного законодательства, законодательства о недрах и об охране окружающей среды.

При этом нормативные акты субъектов РФ не должны противоречить федеральным, в силу которых они приняты.

К расходам на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ, в частности, относятся:

  • заработная плата, начисленная по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  • заработная плата, начисленная за выполненную работу по сдельным расценкам;
  • заработная плата, начисленная за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
  • заработная плата, выданная в неденежной форме;
  • расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров;
  • денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности РФ;
  • денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;
  • начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
  • заработная плата, начисленная преподавателям профессиональных образовательных организаций за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет и др.;
  • выплаты, связанные с условиями труда, повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни и сверхурочной работы;
  • начисления увольняемым работникам, в том числе в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика. Такими начислениями признаются, в частности, выходные пособия, производимые работодателем при прекращении трудового договора, предусмотренные трудовыми договорами или отдельными соглашениями сторон трудового договора, в том числе соглашениями о расторжении трудового договора;
  • вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных организаций;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
  • другие виды выплат за труд, применяемые у работодателя.
Читайте также:  Небольшим НКО упростят оформление трудовых отношений

За период нерабочих дней, введенных Указами Президента, сотруднику положена оплата труда. В определении Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 26 августа 2021 г. № 88-12593/2021 отмечено, что, помимо оклада, за нерабочие дни работникам положены также такие выплаты:

  • надбавки за квалификационную категорию;
  • доплаты за стаж;
  • надбавки за работу с вредными условиями труда;
  • начисление районного коэффициента и северной надбавки.

А вот включать в расчет выплаты, условием начисления которых является достижение работником определенных производственных показателей, то есть премии, нельзя. Ведь основная производственная деятельность в этот период не велась.

Обратите внимание: расходы по выплатам работникам, начисленной за дни, официально установленные как нерабочие с сохранением оплаты труда за дни по указам Президента, не могут рассматриваться как экономически необоснованные (письмо Минфина от 18 мая 2020 г. № 07-01-10/40375). То есть учитывать их в налоговой базе по прибыли нужно. Но относить их нужно не к расходам на оплату труда, а к внереализационным расходам.

В Налоговом кодексе говорится, что в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам, предусмотренные законодательством, трудовыми или коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

Однако применять эту формулировку в отрыве от других норм НК РФ, а именно статей 270 и 252, рискованно.

То есть они не должны относиться к тем, которые не учитываются в налоговой базе по прибыли и должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Рассмотрим подробнее некоторые виды расходов.

Фирмы могут устанавливать такие системы оплаты труда своих работников:

  • повременная (тарифная) (оплачивают время, которое работник фактически отработал);
  • сдельная (оплачивают количество продукции, которое работник изготовил);
  • аккордная (ее применяют при оплате труда бригады работников);
  • бестарифная (труд оплачивают исходя из трудового вклада конкретного работника в деятельность организации);
  • система плавающих окладов (труд оплачивают исходя из суммы денежных средств, которую организация может направить на выплату заработной платы);
  • система выплат на комиссионной основе (размер оплаты труда устанавливают в процентах от выручки, полученной организацией).

Системы оплаты труда фирма устанавливает самостоятельно. Установленные системы оплаты труда фиксируют в коллективном договоре, Положении об оплате труда или трудовых договорах с конкретными работниками.

Расходы на оплату труда в неденежной форме тоже уменьшают базу по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Но есть нюанс, о котором следует помнить.

В письме Минфина России от 27 мая 2016 г. № 03-03-07/30694 сказано, что доля неденежного вознаграждения за труд не может превышать 20% от начисленной месячной зарплаты.

Полную замену денежной зарплаты на «натуральную» Трудовой кодекс запрещает. Поэтому при исчислении налога на прибыль можно учесть долю «натуральной» зарплаты, если она не превышает установленный трудовым законодательством лимит.

Если правило нарушено, то сумму превышения списывать в расходы нельзя.

Если условия труда, в которых работает сотрудник, отклоняются от нормальных, необходимо начислить доплату к его основной заработной плате.

Доплату начисляют за работы:

  • в сверхурочное время;
  • в ночное время;
  • в вечернее и ночное время, при многосменном режиме работы;
  • в праздничные и выходные дни;
  • при совмещении профессий или замещении временно отсутствующих работников.

Сумма доплаты уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Труд сотрудников, работающих во вредных или тяжелых условиях, оплачивают в повышенных размерах.

Минимальный размер доплаты установлен статьей 147 Трудового кодекса: не менее 4 процента тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда.

Конкретные размеры повышения оплаты труда устанавливаются работодателем в коллективном договоре, трудовом договоре с учетом мнения представительного органа работников.

Суммы доплаты можно учесть при налогообложении прибыли, если они установлены на законном основании.

К работе во вредных или тяжелых условиях (по отдельным видам работ) не допускают:

  • работников, не достигших 18 лет;
  • женщин.

Список работ с вредными или тяжелыми условиями, на которых запрещен труд работников, не достигших 18 лет, утвержден постановлением Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. № 163.

Список работ с вредными или тяжелыми условиями, на которых запрещен труд женщин, утвержден Приказом Минтруда от 18 июля 2019 г. № 512н. Документ действует с 2021 года.

Если ваша фирма расположена в местности с тяжелыми климатическими условиями, вы обязаны выплачивать работникам заработную плату в повышенном размере.

Работникам устанавливают доплаты на районный коэффициент (ст. 316 ТК РФ) и выплачивают северную надбавку (ст. 317 ТК РФ). Обе выплаты являются элементами системы оплаты труда и учитываются при налогообложении прибыли.

  • Статьей 316 ТК РФ установлено, что размер районного коэффициента и порядок его применения для расчета зарплаты работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются Правительством РФ.
  • Размер процентной надбавки к зарплате к зарплате за стаж работы в данных районах или местностях, установленная статьей 317 ТК РФ, и порядок ее выплаты устанавливаются в порядке, аналогичном для установления размера районного коэффициента.
  • К местностям с тяжелыми климатическими условиями традиционно относят:
  • районы Крайнего Севера;
  • местности, приравненные к районам Крайнего Севера;
  • высокогорные, пустынные и безводные местности.

Об установлении районного коэффициента сказано в Законе РФ от 19 февраля 2003 г. № 4520-1. Перечень территорий, где применяется районный коэффициент, утвержден Постановлением Правительства РФ от 16 ноября 2021 г. № 1946. Перечень соответствует современному муниципально-территориальному устройству Российской Федерации.

Обратите внимание: к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям отнесены отдельные города, городские, муниципальные округа и районы Алтая, Бурятии, Карелии, Коми, Тывы, Забайкальского, Красноярского, Хабаровского, Пермского, Приморского краев, Амурской, Архангельской, Иркутской, Сахалинской, Томской, Тюменской областей, Ханты-Мансийского автономного округа — Югры. Также в перечень вошел весь Камчатский край. Включена вся территория Якутии, Магаданской, Мурманской областей, Ненецкого, Чукотского, Ямало-Ненецкого автономных округов.

Размеры районных коэффициентов определены в диапазоне от 1,15 до 2,0.

Величина районных коэффициентов различается по регионам:

  • 2,0 для трудящихся на островах Северного Ледовитого океана и относящихся к нему морям (кроме острова Диксон и островов Белого моря). Сюда также входят некоторые районы республики Саха, Курильские районы (Южный и Северный) и острова, Чукотский АО;
  • 1,8 для Мурманска-140, города Норильска и его административных образований;
  • 1,7 для Ленского района, города Мирного и его административных образований. Кроме того, такая доплата полагается жителям пгт Туманный (расположен в Мурманской области);
  • 1,6 для Воркуты и его административных образований, для большинства районов республики Саха (Анабарский, Абыйский, Булунский, Верхоянский, Оленекский, Жиганский, Мирнинский и др.). Этот же коэффициент предусматривается для Туруханского района Красноярского края, города Игарки и населенных пунктов, которые находятся рядом с ним, для местностей, расположенных севернее Полярного круга;
  • 1,5 для Инты и всех административных образований этого города (республика Коми). Кроме того, данный коэффициент действует в ХМАО, пгт Кангалассы (Якутия), некоторых районах республики Тывы и на всей территории ЯНАО;
  • 1,4 для республики Саха, г. Кемь и окружающих его населенных пунктов, всей республики Тывы и еще ряда населенных пунктов;
  • 1,3 для Карелии, Бурятии, Коми, Эвенкийского АО и Красноярского края, Амурской, Иркутской, Читинской, Томской и других областей (самый широко распространенный коэффициент);
  • 1,2 для некоторых городов республик Коми и Бурятии, для Приморского, Хабаровского краев и всей Архангельской области;
  • 1,15 для всей Карелии.

Районный коэффициент начисляется в зависимости от региона и сферы, в которой ведет свою деятельность предприятие. Его начисляют на фактическую заработную плату до вычета налога, которая включает:

  • минимальный месячный размер оплаты труда (МРОТ);
  • ежемесячная заработная плата (оклад, тарифная ставка);
  • стимулирующие выплаты (например, за выслугу лет);
  • компенсационные выплаты;
  • доплаты, установленные в коллективном и трудовом договоре;
  • оплата сезонных работ и работ по совместительству.

Не начисляется районный коэффициент на следующие выплаты:

  • оплата по среднему заработку, так как в среднем заработке он уже учтен (больничные, отпускные, командировочные);
  • разовая премия;
  • единовременная материальная помощь сотруднику и прочие социальные надбавки;
  • «северная» доплата, то есть если у работника есть и коэффициент, и северная надбавка, то каждая из них считается самостоятельно. Друг на друга надбавки не начисляются.

Пример. Как применять районный коэффициент

ООО «Северное сияние» находится в Мурманской области. Районный коэффициент в местности, где расположена фирма, – 1,7.

  1. Заработок работника организации Иванова за февраль составил 16 000 руб.
  2. В соответствии с Положением о премировании, принятым в фирме, Иванову полагается премия – 1000 руб.
  3. Заработная плата Иванова в феврале с учетом районного коэффициента составит:

(16 000 руб. + 1000 руб.) × 1,7 = 28 900 руб.

Региональные власти вправе устанавливать более высокие размеры районных коэффициентов — для государственных органов субъектов, государственных учреждений субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Бюджетные учреждениях обязаны применять повышенные коэффициенты.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector