Оформляем правильно в учете разовые выплаты и подарки

Опубликовано 14.12.2020 08:27 Administrator Просмотров: 7882

Чем меньше дней в календаре остается до наступления Нового года, тем более актуальным становится вопрос отражения затрат на подарки и сувениры.

И то, что сотрудникам приносит радость, бухгалтеру добавляет немало хлопот. В этом материале разберем множество интересных вопросов: например, как отразить расходы на приобретение и выдачу подарков в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.

0, с какой суммы подарка удерживается НДФЛ? Проходите по ссылочке, будет интересно и познавательно! 

Статья 210 НК РФ (п. 1) определяет, что подарки сотруднику, признаются его доходом. Статья 217 НК РФ (п. 28) освобождает от обложения НДФЛ доходы, не превышающие 4000 руб., по пунктам перечисленным в статье:

• • стоимость подарков,
• • призов в денежной и натуральной форме,
• • суммы материальной помощи,
• • возмещение стоимости лекарственных препаратов,

• призы и выигрыши, полученные от участия в конкурсах, проводимых в рекламных целях и т.д.

Так, если сумма подарков, полученных в течении года превышает 4000 руб., то с суммы превышения исчисляется НДФЛ.

Для отдельных категорий граждан, перечисленных в п 33. ст. 217 НК РФ, эта сумма составляет 10000 руб. К ним относятся:

1. • ветераны Великой Отечественной войны,
2. • труженики тыла Великой Отечественной войны,
3. • инвалиды Великой Отечественной войны и другие категории граждан, перечисленные в статье.
4. При настройке начисления стоимости подарка в ЗУП, это необходимо учесть. От этого зависит код проставляемого вычета:
5. • 501 – стоимость подарка, не облагаемая до 4000 руб.
6. • 507 – подарки, не облагаемые до 10000 руб.

Подарки, передаваемые по договору дарения, страховыми взносами не облагаются согласно п.4 ст. 420 НК РФ. С сотрудником необходимо заключить договор дарения в письменной форме.

Стоимость подарков к праздничным датам, согласно п. 16 ст. 270 НК РФ, не учитывается в расходах по налогу на прибыль.

Перейдем к практической части.

Рассмотрим условный пример: ООО «Петровские зори» подготовило подарки сотрудникам к новому году. Для женской части коллектива закупили погружные блендеры стоимостью 2510 руб.

в количестве 25 штук у поставщика ООО «Марусин дом». Общая сумма закупленных подарков составила 62750 руб., в т.ч. НДС – 10458,33 руб. Согласно учетной политике купленные подарки учитываются на счете 10.

06 (Прочие материалы) до момента выдачи их сотрудникам.

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 данная операция отражается документами:

• • Поступление подарков – документ «Поступление товаров (акт, накладная, УПД)»;
• • Выдача подарков – документ «Безвозмездная передача».
• Рассмотрим действия пошагово.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)». Создайте новый документ и заполните согласно данных поставщика.

В нашем примере – «Блендер погружной», количество – 25 штук, цена 2510 руб., счет учета – 10.06. 

Документом сформированы следующие проводки (кнопка):

Дт 10.06 Кт 60.01 на сумму 52291,67 – стоимость подарков.

Дт 19.03 Кт 60.01 – сумма НДС – 10458,33 руб.

Шаг 2. Нажмите гиперссылку УПД: вычет НДС отражен в книге покупок.

Откроется зарегистрированный документ «Счет-фактура полученный».Шаг 3. Нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения документа».

Документом сформирована проводка: входной НДС принят к вычету.

Дт 68.02 Кт 19.03 – на сумму НДС по поступившим подаркам – 10458,33 руб.

Шаг 4. Отразите оплату поставщику.

Можно использовать любой из следующих вариантов:

Вариант 1. Загрузите документы списания с расчетного счета через «Клиент-банк».

Вариант 2. Раздел «Касса и банк» — «Банковские выписки» создайте документ «Списание с расчетного счета» — кнопка «Списание».

Вариант 3. Из документа «Поступление товаров: Накладная, УПД» или из журнала документов «Поступление (акты, накладные, УПД») нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите документ «Списание с расчетного счета».

Документ автоматически заполнится данными по документу-основанию.Шаг 5. Проведите документ и посмотрите сформированные проводки по кнопке.

Документом сформированы проводки:

Дт 60.01 Кт 51 – оплачены поставщику, приобретенные подарки для сотрудников, на сумму 62750 руб.

Мы отразили операции приобретения подарков для сотрудников и их оплату. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость» по счету 10.06 «Прочие материалы». Купленные подарки числятся в учете.

Списание подарков производится документом «Безвозмездная передача». Сформировать документ можно несколькими способами:

Вариант 1. Создать документ в разделе «Продажи» — «Безвозмездная передача» и заполнить его.

Вариант 2. Создать на основании документа поступления. В этом случае документ заполнится автоматически.

Воспользуемся вторым вариантом.

Шаг 6. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступления (акты, накладные, УПД)». Выделите документ, которым отражено поступление подарков, и нажмите кнопку «Создать на основании». Из списка выберите документ «Безвозмездная передача».

Шаг 7. Проверьте заполнение документа. Поле «Получатель» можно не заполнять.

1. На закладке «Счет затрат» счета и статья доходов и расходов проставляются автоматически.
2. В статье доходов и расходов «Расходы по передаче товаров (работ, услуг) безвозмездно» галочка «Принимается к налоговому учету» не установлена.

Шаг 8. Заполните поля «Реализуемые активы», выбрав из справочника «Номенклатура» наименование передаваемых подарков. В нашем примере – «Блендер погружной».

Шаг 9. Проведите документ. Сформированы проводки.

Списание подарков:

Дт 91.02 Кт 10.06 – на сумму 52291,67 руб. (стоимость подарков без НДС);

Отражен НДС по списанным подаркам:

Дебет 91.02 Кредит 68.02 на сумму НДС – 10458,33 руб.

На счетах НЕ.01.9 отражаются суммы расходов, не принимаемые к налоговому учету и носят информативный характер.

Шаг 10. Сформируйте «Счет-фактуру» или нажмите переключатель «УПД». При формировании документа «Счет-фактура», код операции – 10 установится автоматически.

• Если вы нажали «УПД», то установите «Код вида операции» — 10 – «Безвозмездная передача товаров, работ, услуг».

Шаг 11. Откройте документ «Счет-фактура». Из «УПД» — это гиперссылка «Все реквизиты». Снимите галочку «Выставлен (передан контрагенту»).

1. Проводок документ «Счет-фактура» не формирует, лишь только запись в «Журнал учета счетов-фактур».

Документ отразится в «Книге продаж». Проверим это.

Шаг 12. Перейдите в раздел «Отчеты» — «Книга продаж» и сформируйте отчет. Запись отражена в отчете.

Таким образом происходит приобретение и списание подарков к праздничным датам сотрудникам в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

• Приятных Вам предновогодних хлопот, коллеги!
• Автор статьи: Ольга Круглова

Подарки сотрудникам: как оформить и отразить в 1С

Подарки сотрудникам являются частью корпоративной культуры и элементом мотивации работников. Новогодние праздники, 23 февраля, 8 марта, свадьба, рождение ребенка, выход на пенсию — самые распространенные поводы, по которым работодатели делают подарки. В качестве подарков могут быть, например, конфеты, цветы, сувениры, а также денежные суммы. Эксперты 1С рассматривают вопросы правового регулирования и налогообложения НДФЛ подарков работникам и порядок отражения их в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.

Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам

Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.

Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.

Статья 129 ТК РФ дает определение заработной плате. Оплата труда работника — это вознаграждение за труд, иные выплаты компенсационного характера и стимулирующие выплаты. Если выплата или некий натуральный доход входят в систему оплаты труда (т. е.

перечислены в локальных нормативных актах, носят регулярный периодический характер, связаны с качеством труда, выработкой, зависят от должности или выслуги), то слово «подарок» употребляется в бытовом смысле.

Формально же этот подарок составляет часть системы оплаты труда и по сути — премия.

С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ.

Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности.

Подарок может быть приурочен к Новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.

Намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка. Вручая подарок сотруднику, бухгалтеру следует:

1. Определить, связан ли подарок с трудовыми достижениями сотрудника:

• если, к примеру, подарок связан с многолетним и плодотворным трудом сотрудника, то корректнее его сразу зарегистрировать в качестве премии, выданной в денежной или натуральной форме, и издать соответствующий приказ о премировании. При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд НДФЛ нужно начислить с полной его стоимости (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п.п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ);

Как правильно отразить в 1С подарки сотрудникам?

Многие работодатели в канун Нового года планируют поздравлять своих сотрудников и дарить им подарки. Разберем подробнее, как все правильно отразить в программах: от закупки до выдачи сотрудникам.

В программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 сначала можно отразить закупку подарков.

Данная операция оформляется через документ «Поступление (акты, накладные, УПД)»  (раздел «Покупки») с видом операции «Товары». В документе указываем контрагента, договор и склад, также проверьте счета учёта.

На примере рассмотрим отражение подарков к праздничным датам до их выдачи получателям на счёте 10.06 «Материалы».

Для отражения передачи сотрудникам подарков оформляется документ «Безвозмездная передача» (раздел «Продажи»), его можно создать также на основании документа «Поступление товаров». Графу «Получатель» оставляем незаполненной. Заполняем вкладку «Товары» номенклатурой подарков, указывая количество и стоимость.

Далее переходим на вкладку «Счёт затрат», на которой заполняем «Счёт затрат» (заполняется автоматически счётом 91.02 «Прочие расходы»). Графа «Прочие доходы и расходы» заполняется автоматически как «Расходы по передаче товаров (работ, услуг) безвозмездно». Поле «Счёт учёта НДС» заполняется по такому же принципу: счёт 91.02, «Расходы по передаче товаров (работ, услуг) безвозмездно».

При проверке движения документа формируется также корреспонденция по забалансовому счёту НЕ.01.9. Они носят справочный характер, показывая движение документов, в которых отражаются суммы, не принимаемых к налоговому учёту.

На основании документа «Безвозмездная передача» можно выписать счёт-фактуру, который можно проверить на заполнение. В графе «Код вида операции» выбирается значение «10», которое соответствует отгрузке (передаче) товаров (выполнению работ, оказанию услуг), имущественных прав на безвозмездной основе согласно приложению к Приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@.

Флажок «Выставлен (передан контрагенту)» снимаем, так как фактически счёт-фактура не передаётся сотрудникам. В книге продаж такой счёт-фактура будет отражён с прочерками по графе «Наименование покупателя».

В учёте также можно провести получение натурального дохода сотрудником, если подарок превышает 4 000 рублей вычета и есть сумма дохода, по которой можно исчислить налог.

В 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 сначала проводится настройка нового вида начисления: переходим в раздел «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты», раскрываем вкладку «Расчёт зарплаты», открываем ссылку «Начисления».

В графе «Наименование» указываем название начисления, например «Подарок сотруднику на Новый год».

В группе «НДФЛ» устанавливаем флажок «Облагается» и указываем код дохода 2720 «Стоимость подарков». В графе «Категория дохода» указываем «Натуральный доход (основная налоговая база)».  Также заполняем графу «Строка раздела 2 расчёта 6-НДФЛ» ‒ «Включать только в строку 110». Обязательно проставляем флажок «Доход в натуральной форме».

В группе «Страховые взносы» заполняем графу «Вид дохода», выбирая «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».

В группе «Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ» устанавливаем флажок «Не включается в расходы по оплате труда», так как стоимость подарков не включается в расходы на оплату труда по ст. 255 НК РФ.

• Также снимаем флажок «Входит в состав базовых начислений для расчёта начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка»».
• В группе «Исполнительное производство» в графе «Вид дохода» указываем значение «Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания» (несмотря на то что с натурального дохода алименты не берутся).

Начисление дохода в сумме стоимости подарка начисляется через документ «Начисление зарплаты».

По кнопке «Начислить» выбираем созданный ранее вид начисления «Стоимость подарков» и указываем сумму в появившемся окне. Чтобы указать дату выплаты, раскрываем сумму по колонке «Начислено» и корректируем её вручную.

Автоматически будет применён вычет в размере 4 000 рублей. НДФЛ отразится автоматически по указанной дате выплаты.

Далее рассмотрим получение дохода в виде стоимости подарка в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1. Сначала необходимо проверить настройки: переходим в раздел «Настройка» ‒ «Расчёт зарплаты», устанавливаем флажок «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия».

При установленном флажке будет доступен документ «Приз, подарок» (раздел «Зарплата» – «Призы, подарки»), с помощью которого регистрируется выдача сотрудникам неденежных подарков с целью исчисления НДФЛ и страховых взносов с их стоимости и отражения в соответствующей отчётности. По зарегистрированным суммам не образуется задолженность организации перед получателями таких доходов, то есть они не учитываются ни при заполнении ведомостей на выплату зарплаты, ни при формировании аналитических отчётов по зарплате.

Далее переходим к формированию документа «Призы, подарки» в разделе «Зарплата» ‒ «См. также». В графе «Месяц» указываем месяц выдачи подарка сотруднику. В графе «Счёт, субконто» выбираем подходящий способ отражения при необходимости.

Далее в шапке документа ставим флажок «Подарок», указываем дату выдачи. Устанавливаем флажок «Подарок (приз) исключаются из расчётной базы исполнительных листов», если стоимость подарка (приза) решено не учитывать при расчёте алиментов.

В группе «Взносы» флажок «Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором» устанавливается только в случае необходимости начислить страховые взносы со стоимости подарка. В нашем примере флажок не устанавливаем.

В табличной части подбираем необходимых сотрудников и указываем сумму подарка. Если у всех сотрудников стоимость подарка одинакова, то можно использовать кнопку «Заполнить показатели». Автоматически будет применён вычет в размере 4 000 рублей, будет исчислен НДФЛ.

1. В нижней части документа можно прописать мотив поощрения и распечатать приказ о поощрении сотрудников (Т-11 и Т-11а).
2. После проведения документа начисления у сотрудника в ведомости не будет отражаться стоимость подарка, так как это натуральный доход, но НДФЛ с данного дохода будет вставать к удержанию.

Если у вас остались вопросы после прочтения статьи, вы можете задать их по номеру +7 499 956-21-70 или написать на почту tlm1c@4dk.ru. Наша выделенная Линия консультаций 1С с удовольствием вам поможет. Первая консультация предоставляется бесплатно.

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

• Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам
•      1.     1Связь подарка с трудовыми достижениями
•      2.     2Налогооблагаемая база, удержание налога
•        3.     Обложение страховыми взносами
• Пример

       1.     Январь. Подарок, не предусмотренный коллективным договором, 3200 р.

       2.     Февраль. Подарок (13% НДФЛ) и приз (35% НДФЛ).

       3.     Март. Подарок стороннему лицу, не являющемуся сотрудником.

       4.     Апрель. Дарение денег.

Проводки в бухучете

НДС по выданным подаркам

Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам

Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.

Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.

Оплата труда работника — это вознаграждение за труд, иные выплаты компенсационного характера и стимулирующие выплаты. Если выплата или некий натуральный доход входят в систему оплаты труда (т. е.

перечислены в локальных нормативных актах, носят регулярный периодический характер, связаны с качеством труда, выработкой, зависят от должности или выслуги), то слово подарок употребляется в бытовом смысле.

Формально же этот подарок составляет часть системы оплаты труда и по сути — премия (Статья 129 ТК РФ)

С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ.

Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности.

Подарок может быть приурочен к новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.

Намерения работодателя выдавать подарки сотрудникам не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка.

1. Связь подарка с трудовыми достижениями

Если, к примеру, подарок связан с многолетним и плодотворным трудом сотрудника, то корректнее его сразу зарегистрировать в качестве премии, выданной в денежной или натуральной форме, и издать соответствующий приказ о премировании. При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд НДФЛ нужно начислить с полной его стоимости (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п.п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ)

Если подарки вручаются, к примеру, к Празднику Весны и Труда (1 мая), то следует оформить договор дарения

Как оформить подарок. С точки зрения бухгалтерии

В преддверии сезона рождественских распродаж предприниматели готовят скидки, бонусные товары, различные розыгрыши и подарки — у кого на что хватает фантазии и бюджета. И вот вроде бы принято решение и произведены все подсчеты, но остался вопрос: как это все оформить с точки зрения законодательства и так, чтобы без налоговых последствий? Об этом мы сегодня и расскажем.

Для проведения рекламной акции достаточно издать приказ, в котором необходимо утвердить порядок и цель проведения акции. Например, текст приказа может быть таким:

«В целях увеличения объема продаж и привлечения новых клиентов приказываю с 01 декабря 2013 года по 31 декабря 2013 года провести рекламную акцию. В рамках рекламной акции предоставить скидку в размере 50% на товар №1 всем покупателям, которые приобрели товар №2. Ответственным за организацию и выполнение рекламной акции назначается Иванов Иван Иванович”.

При желании можно разработать положение о рекламной акции и смету расходов или целую маркетинговую политику. В дальнейшем эти документы вам пригодятся для подтверждения основания списания расходов на проведение рекламной акции.

Списываем расходы

Мы уже писали о рекламных расходах на УСН. Налоговый кодекс разрешает учитывать их при расчете налога, но очень важно отличать какие расходы являются рекламными в понимании законотворцев. Повторимся, что это:

• расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации и через Интернет;
• расходы на световую и иную наружную рекламу, включая рекламные стенды и щиты;
• расходы на участие в выставках, ярмарках, включая соответствующие расходы на стенды, витрины, брошюры и каталоги, а также на уценку товаров, которые экспонировались на выставке и в результате полностью или частично утратили своё качество.

Все эти расходы вы можете списать при расчете налога УСН в размере фактических затрат. Этот перечень является закрытым.

Также существуют нормируемые рекламные расходы. Они учитываются в налоге УСН частично, в размере определяемом Налоговым Кодексом — не более 1% от выручки за год.

• К нормируемым расходам Налоговый Кодекс относит расходы на призы для победителей при проведении розыгрышей в рамках массовых рекламных кампаний, а также иные расходы, которые не перечислены выше и подходят под определение рекламы.
• Итак, для списания рекламных расходов необходимо:
• 1) проверить, что ваши затраты соответствуют условиям и понятию рекламы, приведенным в Законе о рекламе

2) определить является расход нормируемым или нет в соответствии с п. 4 ст. 264 НК РФ

Расходы списываются по поздней из дат: дата оплаты или дата подписания акта о проведении рекламной кампании. Если говорить о товарах, приобретенных для бесплатной раздачи неопределенному кругу лиц в целях проведения рекламной акции, то расходы списываются по поздней из дат: дата оплаты товара поставщику или дата передачи акционного товара получателям.

Позаботьтесь о подтверждающих документах. Как всегда, здесь действует правило “чем больше — тем лучше”. К вашему приказу на проведение рекламной акции можно добавить:

• положение о рекламной акции или план проведения, маркетинговую политику;
• смету расходов на проведение рекламной акции;
• договор на проведение рекламной компании и акт сдачи-приемки услуг, если проводится при помощи рекламного агентства;
• документы подтверждающие оплату товаров или услуг;
• отчет о проведенной акции Составляется в свободной форме и описываются проведенные мероприятия и достигнутые результаты;
• дополнительные подтверждающие документы (экземпляр журнала с размещенной рекламой, распечатка с сайта, регистрация в выставке, фото- и видеоотчет).

Если вы прочитали предыдущую статью о рекламных расходах, то вы, должно быть, уже разобрались, что не все расходы можно отнести к рекламным и учесть их в налоге УСН.

В частности, скидки, подарки, сделанные покупателям в рамках промо-акции и бонусные товары, которые вы предоставляете бесплатно при покупке определенной партии, вы не сможете учесть в расходах. Данные расходы не подходят под определение рекламы, которое завязано на распространении информации неопределенному кругу лиц.

Также, если вы решите провести розыгрыш призов среди своих клиентов, то затраты на на покупку призов тоже не сможете списать, потому что в данном случае розыгрыш не будет признан рекламой, т.к. проводится среди определенного круга лиц — ваших покупателей.

Подарки физ.лицам без заботы о НДФЛ

Иногда розыгрыши, подарки и рекламные акции типа “Купи одну вещь и вторую получи в подарок!” могут вызвать немало хлопот.

Все дело в том, что подарки и призы покупателям-физ.лицам стоимостью дороже 4000 рублей облагаются НДФЛ. Освобождение от НДФЛ в пределах 4000 рублей предусмотрено за календарный год по всем таким подаркам налогоплательщика.

Поэтому формально вы должны вести учет подарков и призов по каждому получателю и учитывать нужно все приятности, которые получил покупатель, независимо от их стоимости. Это нужно делать для того, если физ.

лицо в течение года получит от вас несколько подарков или призов и их стоимость превысит 4000 рублей в год, то у вас возникает обязанность сообщить об этом налоговикам.

До 31 января следующего года вам нужно подать в свою налоговую справку по форме 2-НДФЛ со сведениями о сумме налога и невозможности удержать налог. А также не забудьте предупредить об этом самого получателя подарка, ему нужно будет заплатить НДФЛ и подать декларацию.

С розыгрышами избежать формальностей с НДФЛ не получится, а вот с подарками за покупку товара в этом плане проще.

Чтобы избежать лишней отчетности и организации дополнительного учета, подарок, который получает покупатель за приобретение товара, оформляется как скидка. Вы делаете скидку на приобретаемый товар равной стоимости презента, т.е.

оформляется обычная реализация товара со скидкой и реализация товара в качестве подарка стоимостью равной размеру скидки.

В итоге, покупатель оплачивает вам стоимость товара и получает подарок — оснований для НДФЛ не возникает, а вы сможете списать в расходы себестоимость проданного товара и себестоимость подарка.

Подарок партнеру облагается НДФЛ

Возможно, вам захочется порадовать подарками не только своих покупателей, но и партнеров по бизнесу. В данном случае с НДФЛ дела обстоят так же, как и с подарками покупателям. Презент партнеру стоимостью дороже 4000 рублей подлежит обложению НДФЛ в части превышающей суммы и, так как вы не сможете удержать НДФЛ с подарка, то должны сообщить об этом налоговикам.

Ситуация выходит мягко говоря “не очень” — подарить хороший подарок партнеру, а потом сообщить налоговой, чтобы тот не забыл НДФЛ заплатить. Поэтому некоторые предприниматели на практике пренебрегают требованиями законодательства, в случае чего платят штраф 200 рублей за непредоставление сведений. Либо следует выбирать подарок менее затратный.

К тому же списать его стоимость в расходы по УСН вы не сможете.

Статья актуальна на 22.11.2013

Подарки сотрудникам — как оформить?

Подарки персоналу нужно не только выдать, но и правильно оформить и учесть. Если этого не сделать могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Разберемся, какими документами сопровождается выдача подарков работникам в 2020 году.

Какие подарки бывают?

Порядок оформления и выдачи подарка зависит от основания, по которому он вручается:

• В качестве поощрения за добросовестный труд (ст. 191 ТК РФ).

Возможность награждения сотрудника ценным подарком прямо предусматривается ТК РФ, наравне с премией, благодарностью и почетной грамотой.  Основанием его вручения является трудовой договор, а точнее осуществляемая работником деятельность.

• К празднику или памятному событию.

Такой подарок не связан с трудовой деятельностью сотрудника и передается ему безвозмездной основе. Основанием его выдачи выступает договор дарения, заключаемый в устной или письменной форме в зависимости от стоимости презента.

Рассмотрим подробнее, порядок документального оформления выдачи сотруднику указанных подарков.

Какими документами оформляется выдача ценного подарка?

Поощрение сотрудника ценным подарком за добросовестный и ответственный труд оформляется следующими документами:

• Представлением на поощрение (служебная записка).

Этот документ составляется непосредственным начальником сотрудника. В нем он описывает необходимость поощрения своего подчиненного, указывает его заслуги, послужившие основанием для принятия решения о поощрении.

Представление или служебная записка направляется руководителю организации на рассмотрение. Ознакомиться с порядком и образцом составления этого документа вы можете в статье «Представление к поощрению (образец)».

Приказ составляется, как правило, на основании представления или служебной записки. Если руководитель может оценить работу сотрудника самостоятельно, то приказ выносится на основании его решения.

Этот документ составляется по унифицированной форме Т-11 (если подарок вручается одному сотруднику) или Т-11а (если поощряется сразу несколько работников). Его можно оформить и в свободной форме, но лучше использовать типовой бланк.

Это исключит риск возникновения претензий со стороны проверяющих, если у них возникнут сомнения в обоснованности такого поощрения. Подробную информацию о порядке заполнения этого документа вы можете узнать из статьи «Составляем приказ о поощрении сотрудника».

Данные о вручении ценного подарка вносятся в трудовую книжку и личную карточку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Какими документами оформляется выдача подарка к празднику?

Выдачу подарка к празднику, памятной дате или событию, произошедшему в жизни сотрудника, нужно сопроводить следующими документами:

• Приказом о выдаче подарка.

Оформляется в свободной форме с указанием обязательных сведений о наименовании работодателя, реквизитах документа, перечне сотрудников, которым передается подарок и основаниях его вручения.

В этом документе можно также дать поручение ответственному работнику на закупку подарков.

Ознакомиться с порядком и образцом составления приказа на выдачу подарков по случаю Нового года этого вы можете в этой статье.

• Ведомостью выдачи подарков.

Этим документом подтверждается факт передачи работнику подарка. Составляется ведомость в свободной форме с указанием: кому передается презент, даты его передачи и подписи сотрудника его получившего. Также в нее можно внести стоимость подарка и его название. Ознакомиться с образцом составления ведомости можно в этой статье.

Этот документ заключается в устной форме, если стоимость подарка не превышает 3 000 руб. Если дарителем выступает организация и стоимость подарка превышает 3 000 руб. договор дарения заключается только в письменной форме (п. 2 ст. 574 ТК РФ).

Обратите внимание, что этот документ составляется лишь при вручении подарков, не связанных с трудовой деятельностью. Составить его можно и при стоимости презента менее 3 000 руб.

, это обезопасит вас от возможных претензий со стороны проверяющих органов .

Подводим итоги

• Подарок, вручаемый в качестве поощрения за труд, оформляется приказом по форме Т-11 или Т-11, а данные о нем вносятся в трудовую книжку.
• Подарок к празднику вручается на основании приказа о выдаче подарка и ведомости, подтверждающей передачу презента сотруднику.
• Если стоимость подарка к празднику превышает 3 000 руб. дополнительно нужно заключить договор дарения в письменной форме.

Как оформить и отразить в учете выдачу сотрудникам подарков — НалогОбзор.Инфо

• 1. Документальное оформление
• 2. Бухучет
• 3. НДФЛ
• 4. Страховые взносы

Организация вправе поощрять сотрудников подарками. Это установлено в статье 191 Трудового кодекса РФ.

Обычно подарки носят непроизводственный характер. Их выдают к какому-либо событию, например, к празднику, дню рождения и т. д. Также организация может выдавать подарки детям сотрудников, например, к Новому году.

Документальное оформление

Подарки сотрудникам, а также их детям передаются на безвозмездной основе – по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Однако есть случаи, когда письменная форма договора дарения обязательна. В частности, если сотруднику дарят:

• имущество стоимостью более 3000 руб.;

Об этом говорится в статье 574 Гражданского кодекса РФ.

Ситуация: как оформить списание материально-производственных запасов при выдаче сотруднику подарка?

Общую стоимость ценностей, переданных в подарок сотрудникам или их детям, спишите на основании первичных документов. Это могут быть накладные на отпуск материалов на сторону (ф. М-15), приказы на отпуск и т. д. (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Кроме того, для контроля за получением подарков можно вести специальную ведомость. Это позволит определить, кто из сотрудников и когда получил вещественное поощрение, а кто еще нет. Так поступают, когда выдают подарки сразу группе сотрудников.

Основанием для выдачи подарков будет приказ руководителя.

Бухучет

Все расчеты с сотрудниками, кроме оплаты труда, отражайте с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Этого же порядка придерживайтесь и при выдаче подарков. При этом корреспонденция в проводках зависит от того, что передано сотруднику в качестве дара.

• Если сотруднику или его ребенку передают товарно-материальные ценности (ТМЦ), то в учете отражают следующие операции:
• Дебет 73 Кредит 41 (10, 43)
• – списана стоимость товаров, материалов или готовой продукции, переданных в подарок сотрудникам или детям сотрудников;
• Дебет 91-2 Кредит 73
• – задолженность сотрудников за переданные ТМЦ отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездна.

Передачу ТМЦ нужно отразить по фактической себестоимости (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

1. Когда сотрудников поощряют, например, билетами на какое-либо мероприятие, то для учета их стоимости применяют счет 50-3 «Денежные документы». В такой ситуации в бухучете будут отражены следующие проводки:
2. Дебет 73 Кредит 50-3
3. – списана стоимость билетов, переданных в подарок сотрудникам или их детям;
4. Дебет 91-2 Кредит 73
5. – задолженность сотрудников за переданные билеты отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездна.
6. Пример отражения в бухучете выдачи подарков сотрудникам
7. По приказу руководителя ООО «Альфа» к юбилею организации всем сотрудникам в подарок были вручены кружки с фирменной эмблемой.

Покупная стоимость партии кружек составила 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.).

Выдачу кружек сотрудникам бухгалтер организации отразил так:

Дебет 73 Кредит 41 – 50 000 руб. (59 000 руб. – 9000 руб.) – списана стоимость кружек, переданных в подарок сотрудникам;

Дебет 91-2 Кредит 73 – 50 000 руб. – задолженность сотрудников за подаренные кружки отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездна.

• Ситуация: как отразить в бухучете приобретение и выдачу открыток сотрудникам?
• Проводки по приобретению открыток зависят от порядка их покупки (через подотчетное лицо или напрямую у поставщика). При покупке открыток через подотчетное лицо сделайте проводки:
• Дебет 71 Кредит 50
• – выданы деньги подотчетному лицу на покупку открыток;
• Дебет 10 Кредит 71
• – оприходованы открытки.
• Если открытки оплачены напрямую поставщику, проводки будут такие:
• Дебет 10 Кредит 60
• – оприходованы открытки;
• Дебет 60 Кредит 50 (51)
• – оплачены открытки.
• Выдачу открыток сотрудникам отразите как безвозмездную передачу. Проводки будут такие:
• Дебет 73 Кредит 10
• – списана стоимость открыток, переданных сотрудникам;
• Дебет 91-2 Кредит 73
• – задолженность сотрудников за переданные открытки отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездна.
• Поскольку стоимость открыток при расчете налога на прибыль на расходы списать нельзя, в бухучете возникнет постоянное налоговое обязательство. Проводка такая:
• Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
• – начислено постоянное налоговое обязательство.

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом.

Если организация выдает сотруднику награду (медаль, нагрудный знак с фирменной символикой и т. п.) к памятным и юбилейным датам или призы за победу в конкурсе, то такие выплаты с точки зрения НДФЛ также могут рассматриваться как подарки. Подарок, предназначенный детям сотрудника, тоже учитывается в составе доходов сотрудника, поскольку последний является их законным представителем.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 февраля 2013 г. № 03-04-05/9-90, от 22 ноября 2012 г. № 03-04-06/6-329, УФНС России по г. Москве от 9 августа 2007 г. № 28-10/076242.

По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Исключением из данного правила является подарок, выданный по основаниям, предусмотренным в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, подарок в связи с рождением ребенка, выданный сотруднику в течение первого года после рождения. Такой доход не облагается НДФЛ, даже если стоимость подарка выше 4000 руб., но не превышает 50 000 руб. в год (п. 8 ст.

 217 НК РФ).

НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику. А если человек от организации получает только доходы, не облагаемые налогом? Например, пособие по уходу за ребенком.

С таких выплат также нужно удержать налог. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или любой другой выплаты.

При этом неважно, облагается выплата НДФЛ или нет (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Стоимость переданного подарка для целей исчисления НДФЛ определите с учетом НДС, руководствуясь требованиями статьи 105.3 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ).

1. Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:
2. Дебет 70 (73) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
3. – удержан НДФЛ с доходов сотрудника.

Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример удержания НДФЛ со стоимости товаров, переданных в подарок сотрудникам

В 2015 году к празднику 8 марта по приказу руководителя ООО «Торговая фирма «Гермес»» сотрудницам организации были вручены косметические наборы. В коллективе «Гермеса» две женщины, ежемесячная зарплата каждой из них составляет 22 000 руб.

Покупная стоимость каждого косметического набора равна 2500 руб. (в т. ч. НДС – 381 руб.).

В марте бухгалтер «Гермеса» отразил передачу подарков сотрудницам так:

Дебет 73 Кредит 41 – 4238 руб. ((2500 руб. – 381 руб.) × 2) – списана стоимость косметических наборов, переданных в подарок сотрудницам;

Дебет 91-2 Кредит 73 – 4238 руб. – задолженность сотрудниц за подаренные косметические наборы отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездная.

Все сотрудники «Гермеса» (включая и этих сотрудниц) уже получали вещевые подарки в 2015 году к юбилею организации. Их стоимость составляла 3000 руб. на человека (с учетом НДС).

Стоимость наборов, выданных к 8 марта, войдет в налоговую базу по НДФЛ в марте.

Детей у сотрудниц нет, поэтому стандартные налоговые вычеты им не предоставляются. Бухгалтер «Гермеса» так рассчитал НДФЛ, который нужно удержать с зарплаты каждой из сотрудниц: 22 000 руб. × 13% + ((3000 руб. + 2500 руб. – 4000 руб.) × 13%) = 3055 руб.

Эта сумма не превышает 50 процентов зарплаты каждой из сотрудниц к выплате – 11 000 руб. (22 000 руб. × 50%). Поэтому всю сумму НДФЛ бухгалтер удержал с зарплаты сотрудниц за март 2015 года.

В учете 31 марта 2015 года бухгалтер сделал запись:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 3055 руб. – удержан НДФЛ с зарплаты сотрудницы за март.

Страховые взносы

Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний при выдаче сотруднику подарка?

Ответ: да, нужно, за исключением случая, когда организация вручает подарок сотруднику на основании письменного договора дарения, заключенного с ним.

Договор дарения относится к гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности на имущество (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Выплаты по таким договорам не являются объектом обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 3 ст.

 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Значит, на стоимость подарка страховые взносы начислять не нужно.

При этом письменная форма договора служит подтверждением того, что между сотрудником и организацией заключен именно гражданско-правовой договор, предметом которого является переход права собственности на имущество.

Такие разъяснения приведены в письмах Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473-19, от 27 февраля 2010 г. № 406-19.

Взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний выплаты по гражданско-правовым договорам также не облагаются.

Исключением является случай, когда необходимость начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний прямо предусмотрена в гражданско-правовом договоре (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Таким образом, если вы не укажете в договоре дарения условие об уплате взносов, начислять их не придется.

Если письменный договор дарения не оформлять и выдать подарок сотруднику на основании иных документов (например, трудового или коллективного договора), то на стоимость подарка страховые взносы, а также взносы на страхование от несчастных случаев начислить нужно (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.

1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Есть примеры судебных решений, подтверждающих такой подход (см. определение Верховного суда РФ от 27 августа 2014 г. № 307-ЭС14-377, постановления ФАС Северо-Западного округа от 15 мая 2014 г. № А44-3041/2013, Уральского округа от 27 ноября 2012 г. № Ф09-10254/12, от 20 января 2012 г.

№ Ф09-8988/11).

При этом базу для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний определите как стоимость переданного подарка с учетом НДС. Такой вывод следует из положений части 6 статьи 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 3 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Совет: Есть факторы, позволяющие не начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний при выдаче сотруднику подарка, даже если договор дарения заключен в устной форме. Они состоят в следующем.

Законодательство не ставит отнесение договора дарения к гражданско-правовым договорам в зависимость от формы его заключения (устной или письменной). Отступлением из этого правила являются случаи, когда письменная форма такого договора обязательна. В частности, если организация передает на безвозмездной основе:

• имущество стоимостью более 3000 руб.;

Такой вывод позволяет сделать статья 574 Гражданского кодекса РФ.

В остальных случаях организация вправе заключить договор дарения в устной форме (п. 1 ст. 574 ГК РФ). Следовательно, при выдаче подарка по устному соглашению между организацией и сотрудником взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование начислять не нужно на основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Еще одним обстоятельством, позволяющим не начислять страховые взносы на стоимость подарка, является неясность, связанная с определением базы для расчета взносов. В части 6 статьи 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ сказано, что стоимость вознаграждений в натуральной форме определяется по стоимости товаров на день их выплаты (выдачи), исходя из:

• цен, указанных сторонами договора;

• государственных регулируемых розничных цен (при государственном регулировании цен на такие товары).

В данном случае подарки передают на безвозмездной основе. А значит, база для расчета страховых взносов равна нулю.

Иных правил определения стоимости вознаграждений, которые передаются сотруднику в натуральной форме, Закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ не предусматривает.

В аналогичном порядке при выплате вознаграждений в натуральной форме определяется база, облагаемая взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Следовательно, начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний при выдаче сотруднику подарка не нужно.

Дополнительный аргумент, чтобы не начислять взносы, – подарки передавали в рекламных целях. Правомерность такого подхода подтверждают судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14).

Внимание: в ходе инспекции проверяющие из ПФР и ФСС России могут проанализировать условия договоров дарения и установить, являются ли подарки элементами оплаты труда.

Если подтвердится, что за гражданско-правовым договором (договором дарения) скрываются трудовые отношения, сделка может быть признана притворной (п. 2 ст. 170 ГК РФ). В этом случае ПФР и ФСС России могут добиться через суд переквалификации гражданско-правовой сделки (см., например, определение Верховного суда РФ от 10 сентября 2014 г.

№ 309-ЭС14-520, постановление ФАС Уральского округа от 28 апреля 2014 г. № Ф09-2360/14). В рассматриваемой ситуации организация дарила сотрудникам денежные средства на основании письменных договоров дарения. При этом размер таких подарков зависел от стажа сотрудника и занимаемой должности.

На основании этого суд и пришел к выводу о мнимости таких договоров дарения.

Поэтому организации придется пересчитать страховые взносы. Ведь на выплаты в рамках трудовых отношений нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное), медицинское страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Таковы требования части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Кроме того, организацию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. В данном случае за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми (ст. 5.27 КоАП РФ).

При выдаче подарка ребенку сотрудника взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте.

Причина проста – ребенок не состоит с организацией ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях. Поэтому такие подарки нельзя отнести к выплатам и вознаграждениям по трудовым или гражданско-правовым договорам, предусматривающим выполнение работ (оказание услуг) (ч. 1 ст. 7, ст.

 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичный вывод следует из письма Минздравсоцразвития от 19 мая 2010 г. № 1239-19.

Продолжение >>