Оплата сотрудникам проезда на общественном транспорте

Почти у всех есть работники, должностные обязанности которых связаны с разъездами по городу. Чаще всего это курьеры и менеджеры, впрочем, могут быть и юристы, и бухгалтеры.

Таким сотрудникам заранее приобретают проездной билет или компенсируют расходы на проезд на основании представленных работников документов. Однако сотрудники часто теряют документы или забывают приносить их вовремя. Даже при наличии всех документов, учет и расчет компенсации для бухгалтерии достаточно трудоемкий процесс.

Как упростить оплату проезда сотрудникам

Удобнее и выгоднее покупать проездные билеты централизовано и раздавать их работникам.

Юрлица и ИП могут купить сотрудникам проездные через интернет по безналичному расчету через сервис «Тройка Бизнес» (ООО «ОРЦ», агент Мосгортранса). Комиссию за это не возьмут.

Если вы вдруг не знаете, что такое «Тройка». Это электронная пополняемая пластиковая транспортная карта Москвы, по которой можно оплачивать проезд на всем общественном транспорте.

• Надо собирать у сотрудников карточки «Тройка», чтобы воспользоваться сервисом?
• Нет, достаточно знать номер карты.
• Записать билеты на карту сразу после оплаты счета можно:

Если карт у сотрудников нет, их можно купить через сервис с доставкой. При заказе свыше 30000 рублей доставка карт бесплатная..

В общем, ездить никуда не надо, все оформите через сайт. 

Какие документы получит бухгалтерия при покупке проездного через «Тройка Бизнес»

1. Договор (по запросу).

2. На услугу доставки, залоговую стоимость карт и услугу кошелёк 1 руб.: счета-фактуры и накладную ТОРГ 12.

1-й экземпляр накладной (экземпляр «ОРЦ») отправят на адрес электронной почты покупателя в момент передачи заказа в курьерскую службу. В момент получения карт необходимо передать экземпляр накладной с подписью и печатью курьеру.

2-й экземпляр накладной (экземпляр Покупателя) с подписью и печатью ООО «ОРЦ» вкладывается в конверт с картами.

3. На оплату проездных билетов:

• Отчёт о принятых платежах,
• Реестр к отчёту о принятых платежах.

Документы формируются после записи всех проездных билетов на карты «Тройка», оплаченных по одному счёту.

Получить оригиналы можно будет как в бумажном, так и в электронном виде. Для этого надо будет отправить электронное письмо по ссылке «Оформить отчётные документы», с указанием почтового или электронного адреса. Кроме того, документы могут отправляться через ЭДО.

Какие документы подготовить для обоснования необходимости оплаты проезда

Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

А вот порядок оплаты проезда или компенсации за него может быть определен коллективным договором или иным локальным нормативным актом, например, положением о разъездном характере работ.

Указанными документами и можно установить, что организация сама покупает проездные билеты и выдает работникам.

Список работников, которым приобретаются билеты, утверждается приказом. Например, вот таким:

Скачайте образец приказа в формате Word.

Облагается ли оплата проездных НДФЛ и страховыми взносами

Приобретение организациями для сотрудников с разъездным характером работы проездного билета непосредственно связано с выполнением трудовых обязанностей и поэтому не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина России от 06.07.2018 № 03-04-05/46903, письмо ФСС РФ от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П).

Бухучет

Проездные билеты являются денежными документами и должны учитываться на счете 50 субсчет 3.

Операция	Дебет	Кредит	Первичные документы
Перечислена оплата за проездные билеты	60 (76)	51	Выписка банка, платежное поручение
Получены и оприходованы проездные билеты (только залоговая стоимость)	50.3	60 (76)	Универсальный передаточный документ
Карты выданы работникам (залоговая стоимость)	71	50.3	Журнал учета, ведомость выдачи карт
Расходы на проезд	60 (76)	20 (44,26)	Отчет о принятых платежах и реестр
Возврат карты работником (например, в случае увольнения)	50.3	71	Журнал учета, бухгалтерская справка

Налоги

НДС

В соответствии со статьей 149 НК, не подлежат налогообложению НДС услуги по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного).

К услугам по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования относятся услуги по перевозке пассажиров по единым условиям перевозок пассажиров по единым тарифам за проезд, установленным органами местного самоуправления, в том числе с предоставлением всех льгот на проезд (подп. 7 п. 2 ст. 149 НК РФ).

Поскольку услуги НДС не облагаются, в УПД в графе НДС по стоимости самой карты и по услугам перевозки будет указано «Без НДС». Облагаться НДС будет только стоимость доставки карт.

Налог на прибыль

Стоимость проездных билетов можно учесть в расходах по налогу на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако помним, что обязательным условием является соответствие произведенных затрат условиям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Т.е. должны быть все документы по обоснованию необходимости оплаты проездных.

Налог по УСН

ФНС и Минфин считают, что учесть расходы на компенсацию проезда работникам нельзя, поскольку такие расходы не поименованы в п.1 ст.346.16 НК РФ (письма Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174, ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/522).

Однако есть и другая точка зрения — расходы на приобретение проездных билетов могут быть отнесены к расходам на оплату труда, предусмотренным пп.6 п.1 ст.346.16 НК РФ, как выплаты, связанные с режимом работы.

Оплата сотрудникам проезда на общественном транспорте

Содержание страницы

1. Обоснование расходов
2. Бухгалтерский учет
3. Налоги
4. Тезисно

Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.

По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.

Посмотреть решение суда

Обоснование расходов

Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).

Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ

Кроме того, выделены отдельные ситуации:

• оплата транспорта командированным (ст. 168);
• расходы, связанные со служебными поездками при работе разъездного характера и схожими с ней условиями (ст. 168.1);
• при переезде на работу в другую местность, по договоренности с администрацией (ст. 169);
• работающим на Крайнем Севере проезд в отпуск и обратно (ст. 325);
• проезд работающим «заочникам», получающим высшее образование, один раз в учебном году (ст. 173).

Нужно ли начислять страховые взносы на оплату проезда работников в общественном транспорте?

Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:

• компенсация расходов на основании проездных документов;
• покупка билетов, проездных документов для сотрудников;
• выдача фиксированной суммы.

Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.

Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

• 71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
• 70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
• 73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

• Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
• Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
• Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

• Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
• Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
• Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
• Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
• Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах.

Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем.

Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

Налоги

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

• Компенсации за использование личного автотранспорта.
• Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
• Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Как отразить в учете расходы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте — НалогОбзор.Инфо

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Выдача проездных

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам?

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно.

Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости, которую организация разрабатывает самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником?

Ответ: нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом.

В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования.

Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

• Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:
• Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
• – начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.
• Выплату компенсации отразите так:
• Дебет 73 Кредит 50
• – оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

1. Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)
2. – оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;
3. Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
4. – оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).
5. Списание проездных билетов отразите проводкой:
6. Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
7. – списана стоимость использованных проездных билетов.
8. Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма «Гермес»» через подотчетное лицо приобрело единый проездной билет на 60 поездок стоимостью 1300 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

• В учете организации сделаны следующие записи.
• 1 марта:
• Дебет 71 Кредит 50
  – 1300 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);
• Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
  – 1300 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

НДФЛ и страховые взносы

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте? Разъездной характер работ сотруднику не установлен.

Ответ: да, нужно.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248).

В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г.

№ 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена.

Учитывая вышеизложенное, в случае если разъездной характер работ сотруднику не установлен, включите сумму оплаты в налоговую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того:

• установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
• предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в учете расходы, связанные с разъездным характером работы сотрудников.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

• учтите при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (ст. 255 НК РФ). Подробнее об этом см. Какие расходы на оплату труда учитывать при расчете налога на прибыль;
• не учитывайте при расчете налога на прибыль – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они также не уменьшат налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). И в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника общественным транспортом. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте по приказу руководителя ООО «Производственная фирма «Мастер»» компенсировало начальнику цеха В.К. Волкову стоимость проездного билета на пригородную электричку (900 руб.). Работа Волкова не носит разъездного характера и трудовым договором не предусмотрено возмещение расходов на проезд.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации не учитывается.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по основному тарифу. На страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,4 процента.

Детей у Волкова нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется. Со всей стоимости проездного билета бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 25 Кредит 73
– 900 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 117 руб. (900 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 198 руб. (900 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 26,10 руб. (900 руб. × 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 45,90 руб. (900 руб. × 5,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 3,60 руб. (900 руб. × 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 180 руб. (900 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с компенсации, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

УСН

Налоговую базу организаций, которые применяют упрощенку и платят единый налог с доходов, расходы на оплату проездных билетов не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, учет расходов на оплату проездных билетов зависит от того:

• установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;
• предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

• учтите при расчете единого налога в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ). Затраты учтите в момент оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
• не учитывайте при расчете единого налога – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы сумма расходов на оплату проездных билетов в общественном транспорте не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить.

Пример распределения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно (по кассовому методу).

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В марте организация компенсировала курьеру расходы на приобретение единого проездного билета стоимостью 900 руб. Оплата проезда предусмотрена трудовым договором с сотрудником.

Чтобы распределить стоимость билета между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом товарооборота.

Общая сумма доходов, полученная «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 850 000 руб.;
• по розничной торговле – 1 130 000 руб.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме товарооборота за март составляет:
1 850 000 руб. : (1 850 000 руб. + 1 130 000 руб.) = 0,621.

Доля расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
900 руб. × 0,621 = 559 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
900 руб. – 559 руб. = 341 руб.

Компенсация транспортных расходов в командировке

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить
расходы сотрудника на проезд к месту командировки
(ст. 168). В п. 11 другого
нормативного документа —
Положения о служебных командировках — указывается,
что возмещаются и другие расходы, которые работник производит
с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список
транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы
и у командированных, и у бухгалтеров,
и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Оплата дороги до места командировки — забота компании.
Возникает вопрос: считается ли проезд в командировку
с момента посадки на поезд или в самолет или раньше?
Должна ли компания оплатить сотруднику дорогу
до аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению
о служебных командировках, то в п. 12 уточняется, что
в расходы на проезд к месту командировки входит
дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они
находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может
добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.
Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или
арендованном авто (каршеринг),
и их можно понять. Организация может компенсировать
сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты
экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение.
Разъяснение можно найти в письмах Министерства финансов РФ
от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршеринг в командировке: как пользоваться и
отчитаться 

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику
необходимо получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка
строгой отчётности.
Список реквизитов, которые должны быть в квитанции.
Отправленный на имейл чек также подтвердит
траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию
с отчётом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день
от гостиницы ему нужно добираться до места проведения
работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок
и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте
разберёмся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках
напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки
на городском транспорте во время командировки. Однако
организация вправе прописать соответствующий пункт
во внутреннем документе — регламенте о командировках
или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России.

Если говорить про такси во время командировки, то,
например, поездку от аэропорта к отелю и обратно
можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти
расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими
документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения
служебного поручения, то любая организация предпочтёт, чтобы
сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил
на общественном транспорте. Другой вопрос, если
в населённом пункте с транспортом туго или рядом нет
остановок. Этот вопрос решается на усмотрение
работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может
разрешить сотрудникам с определённым статусом использовать
такси, заранее прописав это локальном нормативном акте —
регламенте о командировках.

Постельное бельё и питание в поезде

В соответствии с п. 12 Положения о служебных командировках,
постельные принадлежности включены в список возмещаемых
расходов по командировке. А вот дополнительное питание
в поезде, которое не входит в стоимость
билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены
суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане
прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолёта

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле
аварийного выхода. За выбор места в салоне многие
авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту
прихоть работодатель?

Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ,
в расходы на командировку включаются стоимость дороги
в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи,
включая плату за смену места в самолете. Выбрать
и оплатить конкретное сиденье в салоне можно
на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо
сдать вместе с авансовым отчётом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании
в выборе транспорта для проезда к месту командировки.
Работник может отправиться в командировку на служебном
или личном автомобиле. Об использовании авто для рабочей
поездки будет отдельная статья.

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина
и технического обслуживания автомобиля во время поездки.
Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять
чеки на топливо с автозаправок, а также чеки
на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы
на содержание служебного транспорта — если ссылаться
на подпункт 11 первого пункта ст. 264 Налогового кодекса РФ,
а также Постановление ФАС Северо-Западного округа
от 06.10.2011 г.

№А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ
от 27.04.2006 г. №03-03-04/1/404.

Если использовался
личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров
с налоговиками, считать траты на стоянку лучше
по нормам, указанным в Постановлении
№92 от 08.02.2002 года.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

• Ещё можно почитать
• Каршеринг
  в командировке
• Командировка во время пандемии
• Как
  оформить отмену командировки в связи
  с коронавирусом
• Какие
  документы нужны для командировки

Тонкости оформления затрат на проездной для сотрудника

автор ответа,

Вопрос

Компания хочет приобрести проездной для своего сотрудника по безналу. При этом можно ли будет списать затраты в расходы, а не в доход сотрудника? Как все правильно оформить? Нужно ли оформлять сотруднику разъездной характер работы?

Ответ

Для работника рекомендуется установить разъездной характер работы. В противном случае стоимость проездного билета подлежит обложению НДФЛ. Кроме того, велика вероятность того, что налоговые органы не примут затраты по приобретению проездного билета для сотрудника, чей характер работы не связан с разъездной деятельностью, в целях налогообложения прибыли.

Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Организация может приобрести проездной билет самостоятельно и затем выдать работнику, оформив акт приема-передачи. По окончании периода действия билета работник должен сдать его в бухгалтерию для отчетности.

Также работнику могут быть выданы деньги на приобретение проездного билета самостоятельно.

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Обоснование

Согласно ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Статьей 168.1 ТК РФ предусмотрено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе расходы на проезд. При этом каких-либо ограничений по составу расходов на проезд, возмещаемых работнику, указанной нормой не предусмотрено.

С учетом положений ст. 164 ТК РФ указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

• Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
• Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
• Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, связанные с выполнением должностных обязанностей работника, при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя, а также если такие расходы отвечают критериям ст. 252 НК РФ.