Приказ о переходе на электронные трудовые книжки. бланк и образец 2021-2022 года

Календарь кадровика

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Пакет документов

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

• приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
• уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

• Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.
• Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.
• Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.

2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Ю. Ю. Жижерина, директор по персоналу

Электронные трудовые книжки в 2022 году

Всех трудоустроенных и трудоспособных граждан России волнует вопрос о том, будут ли введены электронные трудовые книжки в 2022 году? Такие документы действительно планируется внедрять в ближайшее время, а переход на них имеет некоторые особенности. Все важные нюансы и пояснения – ниже в тексте.

Электронные книжки: суть понятия и законодательная база

Что представляет собой электронная книга, которую скоро сможет получить каждый трудоустроенный россиянин? Это некий аналог привычного документа сотрудника, имеющий современный цифровой формат и лишённый бумажного носителя.

В электронной книжке будут иметься практически все те же сведения, которые фиксировались в обычных бумажных книгах. Это:

• личная информация сотрудника, а именно его ФИО и дата рождения;
• данные о профессиональной деятельности: специальность, занимаемая должность, полученная в ходе обучения профессия, а также уровень квалификации и название структурного подразделения;
• вид выполняемых рабочих обязанностей;
• тип фиксируемого кадрового мероприятия: приём на новое место деятельности, перевод на другую работу или увольнение (с указанием причин прекращения действия трудового соглашения с сотрудником);
• даты перечисленных выше мероприятий (приёмов, переводов и увольнений);
• места осуществления трудовой деятельности (наименования работодателей);
• документальные основания того или иного кадрового мероприятия с указанием их видов, дат составления бумаг и присвоенных номеров.

Полезная информация! В новых вводимых электронных трудовых книжках не будут фиксироваться лишь сведения о полученном работником образовании и о назначенных ему вознаграждениях (ранее это указывалось).

Внедрение нового формата регламентируется на законодательном уровне, и федеральный закон под номером ФЗ-439 уже принят, так что приказ о переходе есть и вступил в юридическую силу.

Согласно изменённому законодательству, в Трудовой кодекс вносятся некоторые корректировки, затрагивающие порядок формирования информации об осуществлении гражданином трудовой деятельности (изменяется статья 66.1 ТК).

Переход россиян на электронный формат

Когда введут электронные трудовые книги современного цифрового формата? Их формирование уже стартовало в начале 2022-го года, так что фактически электронный вариант уже был внедрён. Но у всех ещё есть время определиться до окончания 2022-го. С 2022-го же бумажные книги перестанут оформлять для новых поступающих сотрудников, не имеющих стажа.

Что делать, чтобы перейти на новый вид трудовых книг? Сразу стоит отметить, что переход будет добровольным для всех тех, кто уже имеет бумажные книжки.

За каждым трудоустроенным гражданином законодательно закрепляется право выбора старого привычного или нового цифрового формата.

И принять решение нужно будет за 2022-ый, так как с 1 января 2022-го уже начнут действовать новые правила формирования отчётности работодателями.

До конца 2022-го каждый сотрудник штата организации составляет заявление: либо о сохранении бумажного носителя, либо о переходе на другой формат. Если выбран последний вариант, тога работодатель выдаёт на руки работнику его трудовую и более не принимает. В ином случае документ остаётся у руководства и выдаётся только при увольнении для последующего предоставления в иную организацию.

Если по каким-либо причинам в течение 2022-го переходного года работник не имел возможности написать заявление, он вправе сделать это позже – в 2022-ом.

К таким сотрудникам относятся временно не исполнявшие трудовые обязанности (например, находившиеся в отпусках, в том числе в декретных), отстранённые от выполнения рабочих обязанностей, нетрудоспособные, а также не состоявшие в трудовых соглашениях в течение 2022-го года (являвшиеся в этот период безработными).

Особенности получения сведений

Доступ к электронным трудовым книгам будет открытым для владельцев. И получить сведения можно несколькими способами:

1. У последнего работодателя, который предоставит информацию, относящуюся к рабочей деятельности в этой конкретной организации. Нужно обратиться к руководству с соответствующим заявлением.
2. У бывшего работодателя, если потребовались данные с прошлого места работы.
3. В клиентской службе территориального отделения ПФ.
4. В одном из многофункциональных центров (МФЦ).
5. Через единый портал Госуслуг (при наличии подтверждённой учётной записи).
6. В личном кабинете пользователя официального сайта Пенсионного фонда.

Возможно запросить данные в электронном формате, например, на карту памяти или электронную почту. Но также можно заказать выписку на бумажном носителе. Предоставление сведений осуществляется без привязок к местам трудовой деятельности или проживания граждан.

Преимущества и недостатки трудовых книг электронного формата

Трудовые книги электронного формата имеют и положительные, и отрицательные стороны. Для начала проанализируем все их преимущества:

• Невозможность потерять трудовую книгу. На руки ничего не выдаётся, а все сведения находятся на хранении в ресурсах Пенсионного фонда.
• Быстрый и простой доступ к интересующим сведениям. Их при желании легко и в короткие сроки сможет получить любой сотрудник.
• Уменьшение вероятности внесения неточных, недостоверных или ошибочных данных о профессиональной деятельности (они будут проверяться и корректироваться по необходимости).
• Появление удобных возможностей удалённого трудоустройства (дистанционно в онлайн-режиме без предъявления бумажного документа).
• Возможность оформления пенсий по сведениям лицевых счетов без дополнительных обязательных документальных доказательств.
• Уменьшение расходов работодателей на делопроизводство. Это существенная экономия за счёт отказа от приобретения бумажных книг, отсутствия необходимости их хранения и заполнения.
• Возможность применения электронной трудовой для получения ряда государственных услуг.
• Сохранность хранящихся данных и обеспечение их защиты.
• Появление новых перспектив анализа и систематизации сведений работодателями или гос. органами.

Теперь рассмотрим существующие недостатки:

• Нет стопроцентной уверенности в безопасности цифровой информации. Всегда существуют риски утечки из баз данных в результате хакерских атак.
• Вероятность полной утери информации, например, из-за поломок серверов систем, сбоев в программном обеспечении организаций-работодателей или Пенсионного фонда.
• В новую электронную трудовую книгу будут вноситься только данные с 2022-го года. Все сведения, имевшиеся до этого периода, останутся в прежних бумажных документах, которые придётся сохранять. То есть фактически лицам, выбравшим цифровой вариант, придётся использовать две книги, что не совсем удобно.

Что следует знать всем работодателям

Есть важная информация и для работодателей, ведь именно они будут с 2022 года отвечать за своевременную передачу сведений о сотрудниках. Уже с 2022-го для всех организаций и ИП обязательной становится обязанность по ежемесячной отправке данных: они направляются в Пенсионный фонд не позже, чем пятнадцатого числа каждого месяца, следующего за отчётным (в котором осуществлялось то или иное кадровое мероприятие).

Как вести электронные трудовые и как часто вносить в них новые данные? Отчёты формируются только при наступлении связанных с трудовой деятельностью событий: при приёмах и увольнениях сотрудников, их переводах внутри компании, составлении работником заявления о выборе формата трудовой книги, при присвоении новых профессий, квалификаций или должностей, корректировках в данных об организации (в адресе, названии), а также при запретах на некоторые виды деятельности по решениям суда.

С первого января 2022-го при приёмах или увольнениях, а также прочих кадровых мероприятиях информация об этих действиях будет обязательно предоставляться работодателями в ПФ не позже дня (рабочего), следующего за датой составления документа-снования для увольнения или приёма.

Полезно знать! Взаимодействие всех работодателей с Пенсионным фондом будет по-прежнему выстраиваться в уже существующем формате, то есть с использованием соответствующих форм. Но также предполагается новый отчёт – СЗВ-ТД.

Для всех работодателей 2022-ый станет переходным периодом, в течение которого нужно будет осуществить ряд мероприятий в следующем порядке:

1. Принятие соответствующих нормативно-правовых актов либо изменение существующих. Корректировки вносятся с учётом мнения профсоюза (при наличии такового) и выборного органа.
2. Подготовка и вынесение на обсуждение изменений, вносимых в соглашения с сотрудниками в порядке Трудового кодекса.
3. Обеспечение полного оснащения для своевременного предоставления данных в Пенсионный фонд с целью последующего хранения информации о рабочей деятельности в ресурсах ПФ.
4. Уведомление всех работников из штата в письменной официальной форме о том, какие вносятся изменения, касающиеся формирования и систематизации данных о рабочей деятельности в электронном формате. Также сотрудников уведомляют об их законном праве сделать выбор в пользу цифрового или бумажного формата с подачей соответствующего заявления. Всё это должно быть доведено до всех трудящихся в организации людей до тридцатого июня 2022-го года.

Если тот или иной сотрудник составил заявление о сохранении бумажного носителя трудовой книги, то его работодатель обязуется продолжать заполнять эту книжку, но при этом он должен также вести и документ в электронном формате.

Волнующие вопросы и ответы на них

Напоследок рассмотрим волнующие вопросы с ответами:

• Выкидывать ли старую бумажную трудовую книжку после перехода на электронную? Нет, она хранит сведения о профессиональной деятельности до 2022-го года и является полноценным действующим документом.
• Будут ли защищаться сведения? Да, информационные системы ПФ аттестованы по законам о защите сведений. А многолетний опыт демонстрирует высокую степень защищённости данных от утечек или взломов. Так что утеря информации и попадание её в руки злоумышленников практически невозможны.
• Как предъявлять электронную трудовую книгу новым работодателям? Либо в электронном формате с наличием цифровой подписи, либо в распечатке на бумаге. В обоих случаях сведения новым руководством переносятся в систему кадрового учёта.
• Кто будет иметь доступ к трудовым электронным книгам? Во-первых, непосредственно их владельцы. Во-вторых, просматривать информацию смогут работодатели (в том числе потенциальные, анализирующие кандидатов на вакантные должности).
• Когда начнут принимать только электронный формат? Он уже используется с 2022-го года, но с 2022-го перестанут выдавать новые бумажные книги (в 2022-ом они пока ещё выдаются). При этом граждане, отказавшиеся от цифрового варианта документа, смогут продолжать использовать привычный «книжный» бессрочно (их никто не обязует принудительно переходить на новый вид).
• Если сотрудник откажется от бумажной книги, сможет ли он изменить своё решение в дальнейшем? Нет, переход окончательный и безвозвратный, так как выдача привычных книжек полностью прекращается.

Это были все последние новости о новых трудовых книжках электронного формата. И теперь вам известно всё о цифровых документах, их оформлении и использовании.

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года: что изменится

В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.

Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.

Изменилась форма бумажной трудовой книжки

Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.

Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.

Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.

Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.

Записи можно будет делать не только от руки

С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.

Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено

Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

Уменьшится срок внесения записей в трудовую

На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.

Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.

Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.

Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой

Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.

Придется чаще выдавать трудовую на руки

Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужно будет указывать причину увольнения полностью

Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.

Так должна выглядеть запись об увольнении сотрудника по собственному желанию

Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз

Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.

Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.

Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.

Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей

Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.

Изменятся правила заполнения трудовой при переводе

Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.

Образец заполнения трудовой при переводе с временной должности на постоянную

Разрабатывать книги учета придется самостоятельно

Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.

Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.

Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.

Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной.

Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.

1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.

Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.

Так нужно заполнять трудовую, если работник подал заявление о переходе на электронную форму

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Переход на электронную трудовую книжку в 2022 году: инструкция

Консультация пенсионного юриста по телефону

По Москве и московской обл.

8 (499) 938-69-44

По Санкт-Петербургу и обл.

8 (812) 467-31-78

Бесплатно по России

8 (800) 350-57-92

Задать вопрос юристу

В соответствии с принятым решением о введении нового формата учета записей о трудовой деятельности у сотрудника появляется право выбора бумажного образца или электронной формы. Для поступивших на работу в 2021 году действует единое правило – их учетные записи о стаже будут вестись только в электронном формате.

Переход на электронную трудовую книжку

Процедура перехода на ЭТК подразумевает информирование сотрудников об этом событии, письменное уведомление о необходимости решения в пользу того или иного способа ведения учета сведений, приема заявлений от граждан и подачи ежемесячных сведений в ПФР.

Когда можно перейти?

Переход на новый формат продолжается. В связи с длительным периодом удаленной работы, эти сроки продлеваются. Активизируется процесс получения заявлений от сотрудников и оформление электронных трудовых книжек (ЭТК). В прошедшем году срок продлевали дважды: до апреля и октября месяца.

Порядок действий

Для перехода на ЭТК организации должны письменно уведомить своих сотрудников о необходимости выбора способа ведения записей учета их производственной деятельности.

Так же напомнить им о необходимости подачи личного заявления в соответствии с выбором.

Сроки перехода

Работодателей обязали с 01.01.2020 предоставлять ежемесячно, до 15 числа, предоставлять сведения о кадровых мероприятиях. На их основании будут формироваться электронные трудовые книжки.

Данный отчет установлен по форме СЗВ-ТД.

С начала 2021 года, такие сведения предприятия обязаны передавать в ПФР при всех кадровых изменениях, не позже одного рабочего дня, следующего за официальным оформлением.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Для перехода организации на ЭТК, необходимо выполнить ряд действий:

1. уведомить всех сотрудников об изменениях, рекомендуется делать это под подпись;
2. дождаться решения работников и получить от них заявления о выборе формата трудовой книжки;
3. внести изменения в нормативные акты предприятия о порядке ведения трудовых книжек работников;
4. удостовериться в работоспособности технических ресурсов для передачи сведений в ПФР;
5. подготовить сведения о работниках для передачи в ПФ посредством специально разработанных форм.

При отсутствии заявления от сотрудника, его трудовую книжку продолжают вести в прежнем формате и в новом, цифровом.

Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года

Инструкция пошагово

Заявление на ЭТК пишется от руки или на бланке, предоставленном работодателем. В документе обязательно указываются следующие сведения:

• заполняется шапка документа с указанием адресата обращения;
• прописываются личные данные автора заявления;
• текст содержит: «прошу вести трудовую книжку в электронном виде»
• личная подпись сотрудника.

Заявление передается в отдел кадров предприятия для дальнейшего оформления ЭТК.

Заявление о переходе в 2022 году

Заявление о переходе на ЭТК не отличается от аналогичного документа в 2020 году. Тем, кто не оформил ЭТК, необходимо его написать и передать работодателю для оформления нового формата ведения учета записей о трудовом стаже.

Образец и бланк

Образец заявления

Скачать бланк заявления

Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку

Согласно постановлению, работодатель должен письменно известить свой штат об изменениях и предоставить им право выбора формы электронной книжки.

Популярные вопросы

Каждое нововведение влечет за собой вопросы и непонятные ситуации. Для правильного понимания целесообразно воспользоваться необходимой информацией на официальных ресурсах, освещающих это событие.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Работник имеет право выбора – перейти на ЭТК или оставить бумажный вариант. У предприятий такого выбора не существует. В любом случае он обязан передавать сведения о кадровых процедурах в ПФР.

В будущем Правительство обяжет работодателей выдать все бумажные варианты трудовых книжек на руки своим сотрудникам.

Что должен сделать работодатель?

Работодатели должны предпринять следующие действия:

1. привести в соответствие свои нормативы, регулирующие этот процесс;
2. подготовить изменения и обсудить их с работниками, или их представителями;
3. проверить готовность ресурсов по передаче сведений в ПФР;
4. выслать письменное уведомление каждому работнику об изменениях в ТК и необходимости сделать выбор.

Заключение

Порядок перехода запущен и выпущено соответствующие постановления, разработаны нормативные акты. На локальном уровне в течение 2021 года все структурные изменения в организациях должны быть сделаны. В противном случае порядок работы с трудовыми книжками может посчитаться Рострудом не правомерным, а это грозит предписаниями и возможными штрафами.

Электронные трудовые книжки и локальные акты

На протяжении 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) планомерно входили в нашу жизнь с целью вытеснения бумажных предшественников.

Введение ЭТК в обращение потребовало от организаций проведения работы по обновлению локальных нормативных актов.

В какие сроки их необходимо обновить? В какие именно документы требуется внести изменения в связи с переходом на ЭТК? На эти и другие вопросы отвечаем в материале.

Плюсы введения ЭТК

Переход на использование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде преимущественно мотивирован удобством.

Плюсы ЭТК:

• снижение финансовой нагрузки на работодателя, вызванной приобретением, а также необходимостью ведения и обеспечения сохранности привычных бумажных книжек и вкладышей к ним;
• удаленное назначение пенсий без бумажной волокиты;
• снижение уровня ошибок, неточностей в данных о трудящихся;
• безопасность хранения сведений;
• возможность оперативного получения информации о трудовой деятельности;
• дистанционное трудоустройство;
• удобство получения госуслуг по данным ЭТК.

Какой срок установлен для внесения изменений

П. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…» требует проведения всех необходимых мероприятий по подготовке и организации работы c ЭТК (то есть по передаче данных о трудящихся в электронном виде) в срок до конца 2020 года.

В какие документы вносить изменения

Закон не содержит конкретного списка актов, подлежащих редактированию, он лишь указывает на необходимость издания новых или изменения действующих в компании локальных актов, следуя установленному порядку.

По мнению экспертов к списку локальных нормативных актов (ЛНА), в которых работодателям необходимо зафиксировать введение электронных трудовых книжек, следует отнести следующие внутренние документы компании:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• коллективный договор.

А изданием приказов по организации — обозначить сам факт перехода на электронный формат ведения сведений, а также назначить ответственных за это лиц.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Это документ, с которого начинается переход на электронный формат ведения сведений, подготовительный этап. Поскольку никакой унифицированной формы с требованиями к содержанию не существует, работодатель на свое усмотрение закрепляет в нем важные моменты, например:

• утверждение плана мероприятий по переходу на ЭТК;
• определение ответственных за проведение работы по уведомлению работников, сбор из заявлений;
• установление ответственных за предоставление в ПФР отчетов СЗВ-ТД и СЗИ-ТД в части полноты и достоверности сведений и соблюдения сроков.

Оформите его на бланке предприятия или в установленной в организации форме. Как и любой приказ по организации, приказ о переходе на ЭТК подлежит регистрации в книге учета с присвоением номера.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте бланк и образец приказа о переходе на электронные трудовые книжки.

Электронные трудовые книжки и ПВТР

ПВТР — емкий по содержанию документ, заключающий в себе описание нюансов взаимоотношений предприятия и работников, начиная с момента трудоустройства, заканчивая их увольнением. Наличие и порядок ведения ПВТР регламентированы ст. 189, 190, 372 ТК РФ.

Утверждение как первоначальной, так и последующих редакций ПВТР осуществляет руководитель, согласовав содержимое с профсоюзной организации (иным выборным органом). Редактированию подлежат пункты и разделы, в которых упоминается о трудовых книжках. При этом требований к конкретным формулировкам, формам, масштабов изменений нет, так как нет и установленного образца самих ПВТР.

Какие конкретно изменения необходимо внести в ПВТР? Вот некоторые возможные формулировки:

• «В момент оформления на работу гражданин обязан предоставить трудовую книжку/сведения о трудовой деятельности за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые».
• «Руководитель приказом назначает лицо из числа работников компании, отвечающее за ведение и предоставление в Пенсионный фонд России отчета по форме СЗВ-ТД».
• «С 1 января 2020 года компания в электронном виде ведет и предоставляет в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности каждого работника».
• «В срок не позднее 15 числа следующего месяца ответственное лицо формирует и направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности работников компании за отчетный месяц».
• «При увольнении компания выдает сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации затребованным в заявлении способом в день прекращения трудового договора».
• «Если работник обнаружит некорректную или неполную информацию в электронной трудовой книжке, компания по письменному заявлению работника обязана исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности».

При необходимости можно ввести новые разделы: например «Обязанности работодателя». В нем пропишите регламентированные сроки сдачи сведений в ПФР, а также порядок назначения ответственных лиц.

Электронные трудовые книжки и колдоговор

Еще один важный документ — коллективный договор. Если в нем содержатся положения, касающиеся трудовых книжек, их следует дополнить указанием на электронную альтернативу. Здесь возможно обойтись заключением дополнительного соглашения к договору при условии, что вносимые правки невелики по объему.

А если в вашей компании ПВТР — приложение к колдоговору, то редактированию подлежит всего один акт.

Подводим итоги

• Начиная с 2020 года работодатели проводят работу по обновлению локальных актов, уведомлению работников, сбору с них заявлений.
• Приказом по организации определяется план мероприятий по введению в оборот ЭТК, назначаются ответственные лица за проведение работы среди персонала, а также за предоставление в ПФР отчетных форм.
• Внесение положений об ЭТК, а также ведение и предоставление электронных данных о трудовой деятельности касается таких документов как ПВТР, коллективный договор.

Как подготовить приказ о переходе на электронные трудовые книжки?

В свете вступивших в силу с начала 2020 года изменений, внесших существенные коррективы в трудовое законодательство и в частности в ранее действовавший порядок ведения учета трудовой деятельности работников, перед работодателями и сотрудниками кадровых служб, встала задача по подготовке и реализации процедуры перехода на новый формат ведения трудовых книжек в 2021 году. Благодаря новому порядку все изменения в трудовой деятельности отдельно взятого гражданина будут фиксироваться в ПФР практически одновременно с возникновением таких изменений.

Что требует законодательство?

По уже сложившейся в последние годы традиции все наиболее важные изменения вводятся в нашей стране постепенно. А это означает, что бумажный вариант трудовой книжки пока не отменен.

Тем не менее, до середины текущего года работникам придется определиться с предпочтительным способом ведения данного документа.

При этом тем, кто выберет электронную форму, трудовую выдадут на руки, а трудовая деятельность тех, кто не сможет остановиться на одном из предложенных вариантов, будет учитываться двумя способами: в электронном виде и на бумажном носителе.

Помимо этого, с нового года введена специальная форма отчетности СЗВ-ТД, которую работодатель обязан ежемесячно подавать в Пенсионный фонд.

Данная форма предоставляется в соответствующее отделение ПФР 15 числа месяца, следующего за отчетным, и включает сведения об изменениях, произошедших в трудовой деятельности конкретного работника, например, если гражданин принимается на работу, переводится или увольняется, а также в случае подачи заявления о выборе способа ведения трудовой.

Меняется и порядок предоставления сведений работникам.

Ранее это делалось посредством изготовления копии трудовой книжки с последующим заверением каждой страницы документа либо путем выдачи трудовой на руки на определенный срок с обязательством вернуть документ в кадровую службу. Теперь для этих целей будет использоваться унифицированная форма СЗИ-ТД, представляющая собой своего рода выписку из электронного документа.

Что нужно сделать сторонам трудовых отношений?

Действия работника в данном процессе сведены до минимума. Все, что от него требуется – сделать выбор и письменно его оформить. Как только уведомление от работодателя будет вручено, сотрудник должен написать заявление, в котором нужно выразить согласие о ведении книжки в электронной форме либо просьбу сохранить бумажный носитель информации.

В рамках подготовки к реализации процесса перехода на электронный способ ведения документа, содержащего сведения о трудовой деятельности сотрудника, работодатель обязан произвести ряд мероприятий, направленных на:

• уведомление сотрудников о внесенных в трудовое законодательство изменениях;
• уведомление работников о необходимости сделать выбор в пользу электронного или бумажного носителя информации (с сохранением трудовой либо выдачей документа на руки);
• сбор оформленных работниками заявлений и передачу данных в ПФР;
• внесение соответствующих изменений в локальные нормативные акты работодателя;
• определение круга лиц, ответственных за реализацию основных мероприятий.

Каждая из обозначенных процедур требует вынесения соответствующего распоряжения или приказа за подписью руководителя, в связи с чем первостепенным выступает вопрос составления документа, содержание которого будет соответствовать основным целям и задачам работодателя на данный момент. Рассмотрим, как правильно составить такой документ и что нужно включить в текст приказа.

Пошаговый переход на ЭТК

Переход осуществляется начиная с нынешнего 2021 года. Это означает, что необходимые действия по переходу должны быть осуществлены заранее — еще в 2020 году, а именно:

• Уведомить всех работников о предстоящем переходе до 30.06.2020