Табель учета времени не подтверждает резидентство сотрудника

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

ведут учет среднесписочной численности;
считают и начисляют зарплату;
рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
начисляют социальные пособия;
контролируют уплату НДФЛ и взносов;
формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки.

Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод.

Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда.

В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п.

Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Табель учета времени не подтверждает резидентство сотрудника

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Табель учета времени не подтверждает резидентство сотрудника

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Табель учета времени не подтверждает резидентство сотрудника

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».
Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».
Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.
Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».
Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».
Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.
Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.
Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести

Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю.

Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса.

Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Табель учета времени не подтверждает резидентство сотрудника

Форма Т-13

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго.

Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции.

Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Табель учета времени не подтверждает резидентство сотрудника

Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Узнать подробнее

Поденный учет

Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни.

Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени.

Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:

Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:

Прокурор разъясняет — Прокуратура Ульяновской области

Может ли работник затребовать копии следующих документов: правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, штатного расписания, а также табели учета рабочего времени по отделу.

Должен ли работодатель их предоставить?

Работнику должны быть предоставлены выписки из табеля учета рабочего времени и штатного расписания, а также копии правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договор на следующем основании:

Часть первая ст. 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: «…и другое».

При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды обращают внимание на следующие обстоятельства:
перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен;
требуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику.

Согласно части первой ст. 40 ТК РФ коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации (или у индивидуального предпринимателя) между работниками и работодателем в лице их представителей.

Правила внутреннего трудового распорядка организации являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами. Работодатель также обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка являются документами, непосредственно связанными с работой, для каждого работника, и работодатель обязан предоставить копии данных документов по письменному заявлению работника.

Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1; далее — Постановление N 1).

Табель применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Таким образом, табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.

Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения.

Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников (часть первая ст. 85 ТК РФ), и они могут передаваться другой стороне только с их согласия. К тому же, по смыслу ст.

62 ТК РФ работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.

Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.

Из содержания статей 15, 57 ТК РФ следует, что в тех случаях, когда по условиям договора трудовая функция работника заключается в выполнении им работы по определенной должности, соответствующая должность должна быть включена в штатное расписание работодателя. Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением N 1.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.

Несмотря на то, что сведения в штатном расписании не персонифицированы (указаны не в отношении конкретных работников, а в отношении конкретных должностей/штатных единиц), они, тем не менее, касаются всех работников работодателя. В связи с этим работодатель может ограничиться предоставлением работнику выписки из штатного расписания.

Трудовое законодательство

Прямая ссылка на материал
Поделиться

В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: «…и другое».

При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды обращают внимание на следующие обстоятельства:
перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен;
требуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику.

Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1; далее — Постановление N 1).

Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников (часть первая ст. 85 ТК РФ), и они могут передаваться другой стороне только с их согласия. К тому же, по смыслу ст.

62 ТК РФ работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.

Трудовое законодательство

Кто ведет учет рабочего времени сотрудников

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Это нетрудоемкая процедура, если речь идет об обязательной отчетности.

Но она превращается в серьезную задачу, когда необходимо внедрить программные средства контроля деятельности коллектива.

В крупной компании за ее решение отвечает несколько подразделений – от отдела кадров до службы безопасности.

Понятие

Законодатель под учетом рабочего времени понимает ведение табеля, в котором отмечают рабочие дни и дни отдыха и на основании которого производят оплату труда. Формы для внесения сведений разрабатывает Госкомстат. Он может быть поденным или суммированным, в зависимости от того, работает специалист полную неделю или по скользящему графику.

Работодатель, заинтересованный в полной выработке часов, или клиент, оплачивающий работу исполнителя исходя из почасовых ставок, хотели бы получить развернутый отчет о реальной заполняемости рабочего времени.

Если час работы консультанта стоит 300 долларов, а консультанты высокого уровня, например, старшие менеджеры международной консалтинговой компании KPMG могут запросить и несколько тысяч долларов, клиент хотел бы знать, на что именно потрачено время, указанное в счете.

Для примера: в прошлом году стало известно, что международная консалтинговая компания McKinsey будет разрабатывать новую транспортную стратегию Москвы на период до 2049 года, предусматривающую применение новых информационных технологий, за 210 миллионов рублей. Если внутри компании учитывается каждая минута активности работника и применяются современные программные средства контроля израсходованного времени, то клиент может не получить развернутого отчета, на что пошли его деньги.

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Точно фиксирующие время тайм-трекеры, формирующие для клиента отчеты, проиллюстрированные графиками эффективности, часто являются средством повышения уровня доверия между заказчиком и клиентом.

Обязанности работодателя

Организовывая учет рабочего времени, еще несколько лет назад работодатель был обязан начинать трудовой день работников с необходимости расписаться и поставить время прихода на работу в журнале. При этом рядом с ними должны были находиться часы, точно указывающие время. За это отвечал административный отдел.

Данные журнала передавали в отдел кадров, который заполнял табель Т-12, и далее информация поступала в бухгалтерию, отвечающую за расчет зарплаты. Теперь появились новые форматы.

Работодатель должен своевременно готовить документы, на основании которых происходит запись данных – приказы об отпусках, командировках, о привлечении к работе в выходные дни, о переводе на удаленный режим.

Также работодатель отвечает за программно-техническое обеспечение контроля – приобретение и установку программ кадрового анализа, тайм-трекеров, СКУД, внедрение системы электронных пропусков и средств биометрического распознавания, исключающего возможность отметить чужой карточкой якобы приход на работу задержавшегося специалиста.

Подразделения, отвечающие за контроль

За организацию контроля за использованием рабочего времени в компании, кроме руководства, могут отвечать пять подразделений:

административный отдел;
служба безопасности;
отдел кадров;
бухгалтерия;
ИТ-подразделение.

Задачи подразделений разнятся. Формально в нормативно-правовых актах не указывается, на кого возлагается обязанность по ведению табеля.

Но существует утвержденный профессиональный стандарт по профессии «бухгалтер», и там этой обязанности нет.

Возлагать решение задачи на работников отдела кадров невозможно, так как эти должности предусмотрены не во всех штатных расписаниях организаций. Чаще всего табели ведут секретари или делопроизводители.

Если речь идет о подсчете часов во всех видах консалтинга, от ИТ до финансового, практически всегда работа по проекту производится силами группы специалистов, взаимно дополняющих друг друга. Появляется функция проектного менеджера, отвечающего за эффективность использования времени членами команды.

Административный отдел

В полномочия его сотрудников, при условии ведения журнала вручную, входит контроль за ведением, правильностью заполнения, своевременностью передачи данных в кадры или бухгалтерию для подготовки табеля. Иногда работники административных подразделений берут функцию заполнения табеля на себя.

В обязанности подразделения также входит разработка внутренних регламентирующих документов, например, правил трудового распорядка. Иногда именно в этом подразделении создается отдельная должность табельщика – сотрудника, отвечающего за запись данных рабочего времени.

В квалификационном справочнике должностей указываются его должностные обязанности.

Этот специалист:

ведет табельный учет фактического времени работы;
контролирует время прибытия на рабочее место и ухода с него;
проверяет нахождение персонала на рабочих местах;
вносит данные в табель;
по итогам рабочего дня готовит сводный рапорт в отдел кадров о посещаемости, опозданиях, неявках и их причинах;
контролирует предоставление бюллетеней или справок об уходе за больными детьми или родственниками;
учитывает сверхурочные часы.

Чаще всего такая должность вводится в штатное расписание строительных или производственных предприятий с большим количеством персонала. Но можно возложить обязанности табельщика отдельным приказом на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров.

У табельщика могут быть работники в подчинении.

Целесообразно составить регламент работы специалиста, описывающий каждую возможную ситуацию: контроль за использованием суммированного рабочего времени, переработки, контроль времени работников на удаленном доступе.

Служба безопас ности

Это подразделение отвечает за организационные и технические меры, обеспечивающие достоверный контроль за использованием рабочего времени.

В сферу компетенции входят ручное отмечание времени прихода, ухода, перерывов сотрудников, введение и контроль системы электронных пропусков, установка и обслуживание СКУД, направление служебных записок руководству о принятии мер к нарушителям режима.

Также служба безопасности согласовывает документы, связанные с применением иных программных средств контроля за использованием времени, расследует дисциплинарные нарушения.

Отдел кадров
В большинстве организаций функция контроля за использованием рабочего времени, суммированного или поденного, возложена на отдел кадров.
Специалисты отдела:

заполняют табели – бумажные по форме Т-12 и в электронном виде по форме Т-13;
ведут кадровые программы;
формируют документы, оправдывающие отсутствие персонала (приказы об отпусках, командировках, бюллетени) и вводят их электронные копии в базу данных;
отслеживают соблюдение индивидуальных графиков при установлении сотруднику режима гибкого или скользящего рабочего времени;
отслеживают все случаи переработок;
создают и вводят в базу данных документы, связанные с работой в выходные дни и сверхурочными, это также приказы руководителя и письменные согласия работников;
организуют ведение суммированного учета времени;
передают сведения в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Обычно эти функции описывают в положении о подразделении и в должностных инструкциях конкретных работников отдела кадров, отвечающих за контроль работы работников предприятия и за сравнение фактических результатов с плановыми.

Бухгалтерия

В ряде компаний учет рабочего времени объединен с бухгалтерским в рамках работы с единой программой ведения кадровой документации и расчета зарплаты.

Для бухгалтерии важно получить уже готовый табель и сопровождающие его документы, объясняющие отсутствие или дополнительную работу по повышенной ставке в выходные или сверхурочно.

Далее происходит автоматический, в рамках бухгалтерской программы, расчет заработной платы с использованием всех вводных.

ИТ-подразделение

В компаниях, где, помимо требуемых законодательством систем учета рабочего времени в целях правильного расчета зарплаты, применяется тайм-трекинг, задачу контроля выполняют работники ИТ-подразделений.

После того как выбрана, установлена и доработана программа контроля часов и расчета заплаты, часто возникает необходимость приобретения и установки тайм-трекеров, особенно на компьютеры, предоставленные персоналу на удаленном доступе.

При выборе тайм-трекера особое внимание следует уделить тем, которые синхронизируются с кадровыми приложениями и обмениваются данными.

Проектный менеджер

При создании рабочей группы по работе над проектом при решении задачи контроля эффективности использования временных ресурсов необходимо исключить из должностной инструкции любые обязанности, имеющие признаки обычной, административной текущей деятельности и отвлекающие время от проекта. В программе, контролирующей исполнение проекта, менеджер ведет учет рабочего времени, потраченного именно на работу над проектом. Такой контроль необходим для оценки эффективности проекта и доходности клиента, принятия стратегических решений по развитию бизнеса компании.

Корректность ввода данных

Если возникает спор о правильности начисления зарплаты и ведения табеля, переходящий на рассмотрение суда, вопрос, кто отвечает за учет рабочего времени сотрудника, оказывается немаловажным.

Когда организацию вынуждают выплатить штраф или существенные суммы морального ущерба за неверный расчет зарплаты, связанный с неправильными записями, виновного в ошибке сотрудника требуется привлечь к ответственности. Но чтобы это сделать, сотрудник обязан вносить записи об отработанном времени коллектива согласно должностной инструкции.

Данные полномочия необходимо возложить на конкретное подразделение или специалиста внутренними регламентами, утвержденными на уровне руководства, и должностными инструкциями.

Программные средства

Можно разделить программы учета рабочего времени на две группы: кадровые и бухгалтерские приложения и тайм-трекеры. Первые отвечают за кадры и расчет заплаты по российскому законодательству, вторые обеспечивают работодателю контроль эффективности работы сотрудников.

Среди наиболее часто используемых программ:

«1 С: Зарплата и управление персоналом». Ее используют многие российские компании, она содержит все формы унифицированной отчетности и корректный справочник причин отсутствия персонала или поводов для начисления сверхурочных;
«Парус – Кадры». Программа обеспечивает только кадровый учет, без начисления зарплаты, и синхронизируется с бухгалтерским приложением того же разработчика. В качестве отдельной опции добавлен журнал ведения отпускных и больничных. Наилучшим образом подходит для госслужащих;
«Босс-Кадровик». Содержит все предусмотренные законодательством формы, отражает действующие требования по охране труда и их влияние на режим дня и учет рабочего времени, помогает рассчитать заработную плату;
Navision HR. Полноценное приложение для управления персоналом с функцией ведения журнала контроля рабочего времени. Синхронизируется с некоторыми тайм-трекерами, но имеет все минусы, связанные с использованием софта от зарубежных разработчиков;
SAP HCM. Внедряется на крупных предприятиях. Содержит все необходимые кадровому и проектному менеджеру функции. Посчитает не только заплаты на основе данных записи рабочего времени, но и премию на основании анализа достижения ключевых показателей эффективности.

В первую очередь нужно выбрать кадровую программу, затем определиться с необходимостью тайм-трекера. При установке тайм-трекера надо помнить, что коллектив или отдельные подразделения должны быть уведомлены о его использовании и согласны с этим условием.

Стоимость тайм-трекера может быть довольно высока. При отсутствии необходимости установки исходя из требований законодательства стоит обратить внимание на бесплатные приложения. Компания в первую очередь должна обеспечить учет рабочего времени в целом и только потом по отдельным проектам.

11.02.2021