Шаблоны и формы
Складские документы — это специализированные шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении материальных ценностей на складах организации.
23 сентября 2019 Евдокимова Наталья
Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.
Вот что относится к складским документам:
- накладные;
- ведомости;
- акты;
- описи;
- журналы;
- другие документы, которые помогают вести учет материалов на всех этапах движения и позволяют проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования или списания.
Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.
Как организовать учет
Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.
Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.
Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.
Документооборот на складе
Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:
| Поступление | ТОРГ-12 | Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ. Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона). |
| М-15 | ||
| М-4 | Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4. | |
| ТОРГ-2 | Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной. | |
| Товарный чек или накладная | Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц. С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек. | |
| Справки, акты, ведомости и иные бланки Образец складской справки | Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике. Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией. | |
| Фактический учет | Партионная карта МХ-10 | Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта. Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу. Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно. |
| Карточка учета материалов М-17 | Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки. | |
| Внутреннее перемещение | М-11 | Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения. М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении. |
| Инвентаризация | Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) | Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:
С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица. |
| Инвентаризационная опись (ИНВ-3) | Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ. Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). | |
| Сличительная ведомость (ИНВ-19) | Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе. Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике. | |
| Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26) | ||
| Хранение | МХ-1 | При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад. |
| МХ-2 | По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2. | |
| Выбытие | Лимитно-заборная карта (М-8) | Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию. |
| Накладная об отпуске материалов на сторону (М-15) | Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15. | |
| Требование-накладная (М-11) | Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны. | |
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную. |
Накладные в складском учете
Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.
Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.
Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.
Образец товарной накладной ТОРГ-12
Скачать
Инвентаризационные ведомости
Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
Оснований для проведения инвентаризации несколько:
- Перед составлением годовой финансовой отчетности.
- При смене материально ответственного лица.
- При выявлении фактов хищения активов.
- При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
- При ликвидации экономического субъекта.
- При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.
При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.
Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19
Скачать
Ценные бумаги в складском учете
Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.
Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:
- Складскую квитанцию.
- Простое складское свидетельство.
- Двойное складское свидетельство.
Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
 |
Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства!
Новые сроки хранения документов
| Бухгалтерский учет | Первичная бухгалтерская документация
|
Не менее 5 лет |
Регистры бухгалтерского учета:
|
Не менее 5 лет | |
Документы учетной политики:
|
Не менее 5 лет. | |
| Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения: | ||
| Месячная отчетность | 1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно | |
| Квартальная отчетность | 5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно. | |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | |
| Аудиторские заключения | Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно. | |
| Налоговый учет | Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае | Не менее 5 лет |
| Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам | Не менее 6 лет | |
| Счета-фактуры | 5 лет | |
| Журнал учета счетов-фактур | Не менее 5 лет с момента внесения последней записи | |
| Книги покупок и книги продаж | ||
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | |
| Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды | Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов | Не менее 6 лет |
| Расчет по форме 4-ФСС | 5 лет с момента принятия отчетности Фондом | |
| Квитанция о приеме 4-ФСС | ||
| Налоговый учет | Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др | |
| Созданные до 2003 года | 75 лет | |
| Созданные после 2003 года | 50 лет | |
| Коллективный договор организации | Не менее 10 лет | |
| Штатное расписание | Постоянно | |
| График отпусков | Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия | |
| Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года |
Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.
При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)
Сколько хранить кадровые документы
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Акция на переплет документов!
Архивный переплет от 120 рублей за книгу!
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.
Скидка на услугу хранения документов!
Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.
Электронный архив в подарок!
Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение «Электронный архив» в подарок.
Срочное уничтожение документов
Уничтожим Ваши документы в день обращения!
Работаем на портале поставщиков госуслуг
Акт приема-передачи на ответственное хранение форма МХ-1: образец
Когда товарно-материальные ценности компании передают на хранение другой организации, составляется форма МХ-1: акт приема-передачи на ответственное хранение. Образец, бланк и руководство по заполнению — ниже на странице.
Скачать бланк МХ-1 в excel
При передаче ТМЦ компании сначала заключают договор хранения. В нем прописываются условия, вознаграждение и другие детали. После этого уже составляют акт приема-передачи по договору ответственного хранения. Его можно оформить на определенный срок или до востребования.
Акт приема-передачи ответственного хранения товара МХ-1 составляют в момент передачи ТМЦ. Обычно документ заполняет представитель компании, которая принимает имущество на хранение. Разберем, как заполнять накладную МХ-1.
Акт приема-передачи на ответственное хранение: образец
В шапке формы МХ-1 укажите:
- реквизиты организации, которая будет хранить ТМЦ,
- сведения о передающей имущество компании,
- номер документа и дату его составления,
- информацию о договоре хранения.
Затем идет основная часть документа. Акт приема-передачи материальных ценностей на ответственное хранение должен содержать:
- указание на место хранения ТМЦ,
- сведения о товаре: название, характеристику, количество, цену и стоимость,
- итоговую сумму,
- условия хранения.
Подписать документ должны два сотрудника: тот, кто принял ТМЦ, и тот, кто их передал. Сверьтесь с нашим актуальным в 2022 образцом заполнения формы МХ-1 — в нем есть все необходимые строки и поля.
С момента подписания формы МХ-1 ответственность за сохранность имущества переходит к компании, которая будет его хранить. Она же берет на себя все риски порчи или потери ТМЦ.
Обратите внимание, что в МоемСкладе можно бесплатно скачать не только бланк МХ-1, но и многие другие необходимые для работы документы.
Зарегистрируйтесь и оцените преимущества работы в сервисе: сэкономите до 70% времени на бумажной работе, избежите ошибок при заполнении, а также в системе автоматически будет создан архив.
Все бланки можно скачать бесплатно, они актуальные и соответствуют законодательству.
Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать
Хотя накладная МХ-1 заполняется достаточно просто, иногда возникают вопросы. Мы ответили на часто задаваемые из них.
Обязательна ли к применению форма МХ-1 или мы можем разработать свой бланк?
Можете создать свой. Главное — чтобы он содержал все обязательные реквизиты. Смотрите наш акт приема-передачи на ответственное хранение, образец содержит все необходимые поля.
Можно ли в МоемСкладе скачать унифицированную форму МХ-1 в формате word?
Конечно. У нас есть бланки в разных форматах — выбирайте удобный.
Унифицированная форма МХ-1 в формате word
Нужно ли ставить печать на форме МХ-1?
Если вы ее используете, поставьте. Смотрите образец заполнения — форма МХ-1 оформлена по всем правилам. Место для печати в ней предусмотрено. А скачать бланк формы МХ-1 (excel) можно здесь.
- Вам также могут пригодиться:
- Акт МХ-3
- Накладная на передачу готовой продукции
- Другие формы документов
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
| Содержание | Указатель видов документов |
9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
- Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
- ** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 748 | Особые условия поставки продукции и материалов: | ||
|
а) по месту разработки и утверждения |
Пост. | ||
|
б) в других организациях |
До замены новыми | ||
| 749 | Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности | 5 л. | |
| 750 | Списки поставщиков и потребителей | 5 л. | |
| 751 | Реестры недобросовестных поставщиков товаров, исполнителей работ, услуг | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяются законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
| 752 | Договоры контрактации | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
| 753 | Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции | 5 л. | |
| 754 | Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции | 5 л. | |
| 755 | Комплектовочные ведомости | 1 г. | |
| 756 | Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования | 5 л. (1) | (1) Импортного оборудования – до окончания эксплуатации |
| 757 | Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
| 758 | Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям | 5 л. | |
| 759 | Документы (акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 л. ЭПК | |
| 760 | Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование | 1 г. (1) | (1) После истечения срока гарантии |
| 761 | Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 л. | |
| 762 | Документы (распоряжения, наряды, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверок (ревизий). |
| 763 | Нормативы складских запасов | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
| 764 | Договоры хранения (складского хранения) | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
| 765 | Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах | 5 л. (1) | (1) После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии). |
| 766 | Переписка об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах | 5 л. | |
| 767 | Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества) | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии). |
| 768 | Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов | 5 л. | |
| 769 | Книги учета и списания тары | 1 г. | |
| 770 | Нормы естественной убыли, отходов продуктов: | (1) После замены новыми | |
|
а) по месту разработки и утверждения |
Пост. | ||
|
б) в других организациях |
5 л. (1) | ||
| 771 | Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей (движимого имущества) | 3 г. | |
| 772 | Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов | 3 г. |
Следующий раздел
Форма МХ-7 в 2022 (образец заполнения, где применяется, кто оформляет)
Форма МХ-7 (Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения) утвержден Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».
Где применяется документ?
Журнал применяется для отражения операций поступления плодов и овощей на специализированных складах для их хранения – овощехранилищах.
Овощехранилища оборудуются специальными системами вентиляции и теплообмена для сохранности продукции, ведь закладка на хранение возможна на длительный срок, например, картофеля, для посадки на следующий сезон.
статью ⇒ Унифицированная форма МХ-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения» + образец заполнения.
Как и все первичные документы в организации, несмотря на наличие унифицированной формы, форма Журнала должна быть утверждена учетной политикой. Организация, при сохранении обязательных реквизитов первичных документов в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, вправе дополнить форму Журнала необходимыми реквизитами.
Унифицированная форма журнала состоит из обложки и таблицы:
На обложке указываются:
- наименование организации,
- структурное подразделение (номер склада (камеры, секции) согласно утвержденному в организации реестру мест хранения),
- наименование продукции (с указанием сорта с возможностью последующей идентификации),
- период составления журнала (периодичность составления регламентируется утвержденным графиком документооборота),
- лицо, ответственное за ведение журнала (кладовщик, лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности).
В основной части журнала – таблице — указываются:
- единица измерения массы,
- дата поступления продукции на склад,
- номер и дата документов поступления ТМЦ (товарной накладной, акта о возврате товарно-материальных ценностей, накладной на внутренне перемещение),
- поставщик продукции (контрагент, другой склад),
- вес продукции.
Иногда в сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения, чем принято в организации. Тогда ответственное лицо должно оприходовать материалы в единице измерения, принятой в организации.
Масса продукции в журнале заполняется с учетом тары, отдельно вес тары и вес продукции без тары. Затем следует расшифровка массы по сортам качества продукции, вес нестандартной продукции, вес бракованной продукции, вес отходов и вес остатка продукции, которую невозможно отнести к какой-либо из перечисленных категорий сортности продукции.
Пример заполнения журнала представлен в приложенном файле.
Журнал может вестись в электронном виде. В приложении EXCEL возможна работа с электронными таблицами.
Скачать образец заполнения формы МХ-7
Каким путем поступает плодоовощная продукция на склад?
- путем заключения договора хранения,
- в качестве собственного производства сельскохозяйственной продукции и сырья,
- по договорам купли-продажи и договорам поставки.
Кто оформляет журнал?
Журнал оформляется лицом, ответственным за оформление этого первичного документа, в соответствии с графиком документооборота и реестром лиц, назначенных ответственными за получение и отпуск продукции (заведующих складом, кладовщиков, экспедиторов), с которым заключен договор о полной материальной ответственности.
Все материальные ценности, поступившие в организацию, должны быть своевременно оприходованы материально-ответственным лицом на соответствующих складах. Порядок и сроки приемки продукции по количеству и качеству устанавливаются внутренними документами организации.
Также по каждой категории плодоовощной продукции во внутренних документах организации указываются требования к качеству продукции при ее закладке на хранение, которые при приемке должен соблюдать кладовщик.
От корректности определения материально-ответственным лицом способности к длительному хранению плодов и овощей зависит сохранность продукции на складе.
Учитывая содержание граф Журнала, где полученная плодоовощная продукция классифицируется по сортам, лицу, ответственному за приемку продукции, следует быть предельно внимательным в процессе приемки, сортировки ТМЦ, по итогам которого будет составлена запись в Журнале.
Продукция, поступившая в исправной таре, взвешивается материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком) на складе получателя и сличается фактически принятое количество с данными, указанными в сопроводительных документах.
При отсутствии расхождений между данными в сопроводительных документах поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству) приемка и принятие к учету поступающей продукции оформляются соответствующим складом посредством составления приходного ордера или проставлением на документе поставщика штампа организации с реквизитами накладной и росписи заведующего складом (кладовщика). Такой штамп приравнивается к оформлению приходного ордера.
Если в ходе приемки плодоовощной продукции установлено несоответствие поступившей продукции ассортименту, качеству и количеству, указанному в сопроводительных документах поставщика (товарной накладной и спецификации), кладовщик должен составить акт о приемке материалов (формы № М-7).
В случае оформления такого акта приходный ордер не оформляется. Акт о приемке впоследствии будет служить основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или даже транспортной организации.
После приемки ТМЦ один экземпляр остается для оперативного учета и контроля за количеством и качеством продукции на складе, остальные экземпляры акта с товарно-транспортными накладными передаются:
- в бухгалтерию для учета движения продукции,
- в юридическую службу для направления с претензионным письмом поставщику.
Приемные акты и приходные ордера должны составляться в день поступления соответствующих материально-производственных запасов на склад.
Какими документами приходуется плодоовощная продукция? Каков порядок ее оприходования?
Общими правилами учета плодоовощной продукции на складе можно воспользоваться из «Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях», утвержденных приказом Министерства сельского хозяйства РФ от 31 января 2003 года N 26.
Журнал заполняется на основе следующих первичных документов:
- в случае заключения договора на хранение плодоовощная продукция приходуется на основании акта приема-передачи,
- если поступает продукция собственного производства на сельхозпредприятии, оприходование урожая овощных, плодово-ягодных культур, картофеля производится по накладным, созданным на основе дневников поступления сельхозпродукции. Эти дневники ведут закрепленные за бригадами сборщиков овощей бригадиры, где записываются дата, место уборки, качество и масса продукта. В конце дня кладовщик подсчитывает количество принятой за день продукции и выводит итоги, сверяя их с данными бригадира и подтверждая корректность заполнения дневников поступления продукции подписями
- если поступает плодоовощная продукция по договорам купли-продажи (поставки), то на склад поступают от поставщика (грузоотправителя) товарно-транспортные накладные и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты). Кладовщик перед регистрацией первичных документов в Журнале должен тщательно проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, количеству (массе) и качеству, указанным в сопроводительных документах, ценам, способу, срокам отгрузки и другим условиям поставки, которые предусмотрены в договоре.
Работники, заполняющие Журнал учета поступления продукции, обязаны ежемесячно сверять данные журнала с данными бухгалтерского учета.
В сроки, утвержденные графиком документооборота, дневники, акты и накладные сдаются вместе Журналом в бухгалтерию для проверки.
Журнал, как и все первичные документы бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение сроков, установленных организацией, но не менее 5 лет после отчетного года ( статью ⇒ Журнал учета доверенностей. Скачать бланк и образец 2022).
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения от 09 августа 1999
- Государственный комитет Российской Федерации по статистике
- 1. Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения и ввести их в действие с 1 января 2000 года:
- NN МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение», МХ-2 «Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение», МХ-3 «Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение», МХ-4 «Журнал учета поступающих грузов», МХ-5 «Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения», МХ-6 «Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-7 «Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения», MX-8 «Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения», МХ-9 «Весовая ведомость», MX-10 «Партионная карта», MX-11 «Акт о расходе товаров по партии», MX-12 «Акт о расходе товаров по партиям», MX-13 «Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения», MX-14 «Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения», MX-15 «Акт об уценке товарно-материальных ценностей», MX-16 «Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах)», MX-17 «Акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища)», MX-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения», MX-19 «Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-20 «Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-20а «Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-21 «Отчет экспедитора»*
2. Распространить указанные в п.1 настоящего постановления унифицированные формы первичной учетной документации на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.
Генеральный директорРоссийского статистическогоагентстваВ.Л.Соколин
| Номер формы | Наименование формы | Формат |
| МХ-1 | Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение | А4 |
| МХ-2 | Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение | 2А4L |
| МХ-3 | Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение | А4 |
| МХ-4 | Журнал учета поступающих грузов | 2А4L |
| МХ-5 | Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения | 2А4L |
| МХ-6 | Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения | 2А4L |
| МХ-7 | Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения | 2А4L |
| МХ-8 | Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения | 2А4L |
| МХ-9 | Весовая ведомость | А4L |
| МХ-10 | Партионная карта | А4L |
| МХ-11 | Акт о расходе товаров по партии | А4L |
| МХ-12 | Акт о расходе товаров по партиям | А4L |
| МХ-13 | Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения | А4L |
| МХ-14 | Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения | А4L |
| МХ-15 | Акт об уценке товарно-материальных ценностей | 2А4L |
| МХ-16 | Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах) | А4L |
| МХ-17 | Акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища) | А4L |
| МХ-18 | Накладная на передачу готовой продукции в места хранения | А4L |
| МХ-19 | Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения | А4L |
| МХ-20 | Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения | А4L |
| МХ-20а | Отчет о движении товарно-материальных ценностейв местах хранения | А4L |
| МХ-21 | Отчет экспедитора | А4L |
- Применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации — хранителю.
- Документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей.
- Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и «до востребования»).
- Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.
- Применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение.
Ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат поклажедателю по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.
При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации-хранителя.
Применяется для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией-хранителем на хранение.
Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается в организации-хранителе, второй — передается поклажедателю.
Применяется для регистрации грузов (товарно-материальных ценностей), поступающих в места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.) за отчетный период (ежемесячно).
Записи производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме.
В случае доставки товаров, грузов по железной дороге, водным транспортом в графе «Примечание» фиксируется время подачи, разгрузки, уборки вагонов (барж), время простоя.
Также в этой графе отмечаются данные о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе.
Применяются для ведения количественного учета движения и остатков продукции,товарно-материальных ценностей материально ответственными лицами в местах хранения.
Учет ведется по отдельным культурам, товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов.
В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции, товарно-материальных ценностей.
Применяется для учета контроля за вывозом товарно-материальных ценностей из мест хранения ( баз, складов и т.д.).
Ведется весовщиком. Графы ведомости «Масса порожнего транспорта» и «Масса груженого транспорта» заполняются на основании данных взвешивания груза (товаров) на автомобильных (возовых) весах. По окончании дежурства ведомость сдается в бухгалтерию.
Применяется при партионном способе хранения. Составляется на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости товаров, поступивших различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.).
Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.
Допускается считать одной партией:
а) товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.);
б) товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству.
Партионная карта выписывается в двух экземплярах на каждую партию товаров материально ответственным лицом. Указываются все необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме товара, а также наименование, артикул, сорт, цена, количество, масса товара.
Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй — передается в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственным лицом указывается в партионной карте дата отпуска, номер расходного документа и количество (масса) отпущенного товара.
Полный расход каждой партии товаров оформляется в партионной карте подписями уполномоченных на это лиц с указанием данных о применении норм естественной убыли и окончательного результата учета товаров (ценностей).
После полного выбытия данной партии товаров партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения.
Применяются при полном израсходовании каждой партии товаров (при учете их по партиям).
Составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, второй — остается у материально ответственного(ых) лица(лиц).
Акт по форме N МХ-11 оформляется при обнаружении расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт по форме N МХ-12.
- Применяется в случае обнаружения дежурным охраны расхождений в ассортименте, количестве мест или массе вывозимой продукции, товарно-материальных ценностей из мест хранения.
- Составляется на основании данных проверки вывоза грузов (товаров) с обязательным участием кладовщика, отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и охраны, и передается в бухгалтерию.
- Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.
- Применяется для выборочной (контрольной) проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения.
- Количество и частота проведения выборочных проверок устанавливается руководителем организации или уполномоченным лицом.
- Составляется и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.
Загрузка...
