Об обязательных реквизитах путевых листов в 2022 году

Компании используют большое количество учетных документов. К ним относятся и так называемые путевки. К их составлению необходимо подойти максимально ответственно. Лист является документальным подтверждением того, что водитель выполняет поручения организации, и имеет законное основание ездить на этом ТС. Путевки подлежат проверке со стороны сотрудников ГИБДД, ФНС, трудовой инспекции.

Скачать бланк путевого листа

• В формате Excel
• В формате Pdf

Скачать образец путевого листа

• В формате Pdf
• В формате Word

Кому и зачем нужны путевые листы

• транспортировка груза и перевозка пассажиров являются законными;
• для данного рейса имеются основания, например, поручение директора;
• ТС прошло проверку на исправность и может выезжать на дорогу;
• водитель имеет право управлять ТС, соответственно, он прошел медицинский осмотр, у него открыта необходимая категория прав.

Обязательно ли использовать путевые листы в 2022 году

Законодательством запрещено перевозить пассажиров, их багаж и любой груз, который является материальным объектом, без оформленного путевого листа. Данный документ используют ИП и организации. Причем это правило относится ко всем видам транспорта. Единственное отличие здесь заключается лишь в том, что для каждого вида ТС используется специальный бланк.

Нужно понимать, если данного документа не окажется у водителя, например, при остановке сотрудником ГИБДД, без штрафа не обойдется. Причем административное наказание грозит не только водителю, но и организации, поручение которой он выполняет.

(Видео: «Как правильно заполнить путевой лист?»)

Новая форма путевого листа

Существуют компании, которые должны оформлять данный документ с учетом строгих требований. Например, это касается автотранспортных предприятий.

Хотя нужно понимать, и для других компаний путевка считается документом, который относится к строгой отчетности. Причем не имеет значения, организация использует собственный транспорт или арендованный.

Начиная с 2019 года, путевка заполняется по новой форме.

Немного изменились правила составления данного документа:

• Печать, которая была необходима раньше, сейчас отменена;
• Показания одометра указываются при выезде автомобиля из бокса;
• Диспетчер проставляет дату уезда ТС и его возвращения;
• Путевку разрешено оформлять только на одну рабочую смену или рабочий день;
• При наличии нескольких водителей на одном ТС, каждый из них должен иметь путевой лист;
• Предрейсовый осмотр ТС стал обязательным;
• Печать, свидетельствующую о медицинском осмотре, можно не ставить. Теперь достаточно лишь прописать, что осмотр был пройден. Это подтверждается подписью медработника.

Как уже было сказано, форма документа зависит от того, какой именно транспорт используется:

• форма №3 предназначена для легковых автомобилей, может использоваться в обычных организациях и в специализированных фирмах;
• форма №4-с используется в том случае, когда поручение организации выполняется на грузовом автомобиле. При этом водитель получает сдельную зарплату;
• форма №4-п также предназначена для грузовиков, только в этом случае водителю начисляется повременная оплата;
• форма №3-спец используется, когда поездка совершается на автокране, бетономешалке и других специальных автомобилях;
• форма №4 используется на легковом такси;
• форма №6 предназначена для автобусов.

Также стоит отметить, некоторым организациям, в зависимости от рода их деятельности, имеющиеся формы могут не подходить. Да и обязательными они являются далеко не для каждой компании.

Несмотря на то, что это первичный документ, организация имеет право разрабатывать свой собственный бланк. Практика показывает, в уже имеющийся бланк просто вносят некоторые изменения. Естественно, такая форма обязательно оговаривается учетной политикой компании.

Также необходимо, чтобы в измененном бланке также указывалась обязательная информация.

Обязательные реквизиты в путевке

После внесения изменений в правила оформления документа, в нем обязательно должны присутствовать такие сведения:

• название документа, в котором прописывается, для какого вида транспорта выдается путевка;
• номер листа;
• срок, в течение которого водитель может использовать этот документ;
• информация о водителе, его паспортные данные и сведения о том, что после медосмотра он допущен к выполнению данного поручения;
• модель, тип и другие сведения о ТС. Если имеется прицеп, указывается информация и о нем;
• показания одометра;
• номер;
• дата выезда и возвращения на стоянку;
• информация о техосмотре ТС.

Как уже было сказано, компаниям разрешено вносить сюда некоторые изменения. Так, при необходимости можно указать дополнительные пункты.

(Видео: «Как я заполняю путевые листы .»)

Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля в 2022 году

После заполнения всех пунктов здесь свои автографы ставят управленец и диспетчер компании. Если в своей деятельности фирма использует печать, оттиск также ставится в путевке. Документ заполняется в одном экземпляре. Водитель должен получить его на руки перед выездом из гаража. После поездки путевка возвращается диспетчеру, затем передается в бухгалтерию. Такая путевка считается закрытой.

По новым правилам запрещено выписывать путевку на несколько рабочих смен или рейсов. Если работа не выполнена за один день, ответственные лица могут продлить действие путевки, используя специальную графу. Водителю предоставляется возможность самостоятельно продлить срок годности листа.

Такая возможность объясняется возникновением непредвиденных ситуаций в дальних рейсах. Например, по техническим причинам водитель не успевает вернуться на стоянку до окончания действия путевки. Чтобы водитель не ездил с просроченным документом, нарушая закон, он может сам его продлить.

Заполнять путевку можно на компьютере. Хотя практика показывает, многие выбирают именно ручной вариант заполнения. Но даже в том случае, если выбран компьютерный вариант, подписи проставляются «вживую». Любое сканирование подписи недопустимо в этой ситуации.

Также при заполнении необходимо позаботиться о том, чтобы указанная информация читалась легко. Для этого рекомендуется заполнять документ печатными символами. Если в документе допущена ошибка, не стоит ее перечеркивать. Лучшим вариантом будет заполнение нового бланка.

Также ответственный сотрудник должен позаботиться о том, чтобы все указанные сведения были правдоподобными.

Образец бланка путевого листа легкового автомобиля 2022 года

Лицевая часть

Условно лицевую сторону можно разделить на три части: верхняя, правая и нижняя. В стандартной форме имеются понятные подсказки, поэтому с заполнением документа не должно возникнуть никаких сложностей.

Сюда вносятся сведения о ТС, время выезда и окончания поездки, заключения медика, информация о шофере и другие данные. В нижней части ставится автограф ответственного лица, с разрешения которого осуществляется выезд. Также подписывает и водитель.

Это говорит о том, что он принял на себя обязательства, и полностью согласен с указанной в документе информацией.

Оборотная сторона

После того, как ТС возвращается на стоянку, ответственный сотрудник заполняет обратную сторону документа. Она представлена в виде таблицы, в которой указываются время, маршрут, километраж и другая информация.

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля

Скачать бланк путевого листа

• В формате Excel
• В формате Pdf

Скачать образец путевого листа

• В формате Pdf
• В формате Word

Изменился срок выдачи

Уже на протяжении нескольких лет для автотранспортных предприятий вопрос о сроке выдаче путевых листов являлся спорным. Объясняется это тем, что законодательство не давало точного определения.

Возможно, именно поэтому раньше разрешалось выписывать путевку не просто на несколько дней, но и на целый месяц. Позже этот вопрос получил точное определение.

Итак, с 1 марта 2019 года составлять данный документ на несколько дней запрещено.

Срок действия путевого листа

Еще несколько лет назад путевку можно было выписывать на несколько смен и рабочих дней. Теперь делать этого нельзя. Новые правила обязывают организации оформлять лист на каждую рабочую смену.

В том случае, если предполагается совершение рейса, длительность которого превышает одну смену, то путевка оформляется именно на рейс. Также бывают ситуации, когда шоферу нужно совершать короткие поездки на протяжении дня.

В этом случае документ оформляется вначале смены, соответственно, перед первой поездкой.

Таким образом, в 2022 году путевой лист не может действовать дольше самого рейса. Это правило относится не только к легковым автомобилям, но и ко всем остальным транспортным средствам.

Конечно, для многих мелких компаний, в штате которых нет специального сотрудника, ежедневное оформление путевок становится настоящей проблемой. Но поделать с этим ничего нельзя, и оформление должно проводиться каждый день.

Хотя в тех ситуациях, когда планируется длительная поездка, занимающая несколько дней, путевка оформляется один раз перед ее началом.

Порядок хранения документов

Что касается срока хранения, то его обычно устанавливает сам руководитель организации. Однако нужно знать, этот срок должен составлять не менее пяти лет. Хранению подлежит не только сам путевой лист, но и журнал, в котором регистрируются сведения о нем. Если в компании будет проводиться проверка, в ходе которой обнаружится отсутствие данной документации, предприятию будут грозить штрафные санкции.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Кроме этого, существует определенная ответственность за то, что при заполнении документа были допущены какие-либо ошибки. Причем не имеет значения, по какой причине указанная информация не соответствует действительности. Будь то преднамеренные ошибки, или неправильная информация внесена случайно, штрафа не избежать. При этом наказание грозит руководителю организации, ответственному сотруднику, который занимался составлением документа, водителю, который эксплуатировал ТС не по закону.

По сути, все лица, чьи подписи проставлены в документе, несут ответственность за правильность его составления.

Когда компания подвергается проверке со стороны налоговых инспекторов, сотрудники обязаны предъявить и путевые листы, находящиеся на хранении.

В том случае, если здесь будут выявлены ошибки, не исключено, проверяющая комиссия примет решение исключить из расходов списанные ГСМ. В таком случае компания оплачивает налог, пени и штрафы, назначенные инспектором.

3.3 3 голоса

Рейтинг статьи

Штрафы за путевой лист в 2022 году

Согласно статье 12.3 КоАП РФ, если инспектор ГИБДД остановил водителя, у которого отсутствует путевой лист, в качестве наказания может быть вынесено устное предупреждение или денежное взыскание для водителя в размере 500 рублей.

Путевые листы также должны храниться в течение 5 лет на предприятии. Путевки вместе с Журналом регистрации путевых листов являются частью документации по БДД, а также свидетельством выполнения норм труда и отдыха для сотрудников трудовой инспекции.

В случае проверок УГАДН при обнаружении отсутствия путевых листов владельцу предприятия придется заплатить сумму в размере до 100000 рублей за нарушение профессиональных и квалификационных требований к работникам, за нарушение закона «О безопасности дорожного движения» № 196-ФЗ.

Также сотрудник проверяющих органов может вынести штраф за ошибки заполнения путевого листа на более крупную сумму.

Ошибки в путевых листах включают:

• Отсутствие печатей и подписей контролера-механика и медицинского специалиста;

• Отсутствие ряда обязательных реквизитов;

• Форма не соответствует необходимым нормам, установленным действующей нормативно-правовой базой.

КоАП РФ предусматривает штрафы для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в ситуациях, когда у водителя нет свидетельств прохождения предрейсовых осмотров в путевке, либо реквизиты заполнены неверно. По статье 12.31.

1 водителю может быть назначена выплата в размере 3000 рублей, медикам и механикам 5000 рублей, юридическим лицам и ИП 30000 рублей за каждую печать.

При этом административное правонарушение может возлагаться за каждого водителя предприятия, в этом случае сумма выплат многократно возрастает.

Ответственность за неподтверждение ГСМ

Федеральная налоговая служба в 2022 году может наложить штраф за отсутствие путевого листа, поскольку именно информация из путевок служит подтверждением расходов на горюче-смазочные материалы. Денежное взыскание накладывается за нарушение ведения документации и сокрытие доходов и расходов. Сумма регламентируется статьей 122 НК РФ.

Общий список штрафов за путевой лист в 2022 году

В настоящем времени нормативный документ сопровождается следующими денежными взысканиями:

• 500 рублей водителю, если путевки нет с собой;

• 30000 рублей владельцам ТС, если не были организованы предрейсовые осмотры или водители уклонялись от их прохождения;

• 30000 рублей юридическим лицам и ИП за отсутствие отметок медика и механика, ошибки в заполнении;

• 100000 рублей для владельцев компаний, если в их организации нет ответственного за БДД, осуществляющего контроль за путевыми листами.

Трудовая и налоговая инспекция также могут накладывать штрафы за отсутствие путевых листов или неверное заполнение.

Как избежать наказания

Чтобы не получить штраф, необходимо не пренебрегать требованиями законодательства, правильно заполнять реквизиты, следить за прохождением водителями предрейсовых тех- и медосмотров.

Наличие обязательного документа снимет вопросы не только сотрудников ГИБДД в случае остановок и контроля транспорта организации, но и при плановых и внеплановых проверках государственных служб (Ространснадзора, налоговой инспекции и других).

Наша компания предоставляет собственные путевые листы, форма разрабатывается юридическим отделом с учетом всех нюансов актуального законодательства.

В избр. Сохранено

Новый порядок заполнения путевых листов с 1 марта 2022 года

21 декабря 2022 года Минтранс внес изменения приказ №152, регулирующий порядок заполнения путевых листов служебного автотранспорта. В статье разберем новый порядок заполнения путевых листов с 1 марта 2022 года, выясним, что изменилось в бланке документа и как его правильно заполнить.

Путевой лист служебного автотранспорта: общие положения

Путевой лист – документ, согласно которому работодателем осуществляется учет работы водителя на служебном автотранспорте. В путевом листе отражается информация о пробеге, маршруте, израсходованном топливе, а также данные о транспортном средстве и водителе.

Унифицированные формы

Госкомстатом РФ утверждены несколько унифицированных форм путевых листов, которые можно использовать для различных видов автотранспорта. В частности, унифицированные путевые листы предусмотрены для учета пробега, маршрута, расхода топлива:

• легкового автомобиля (форма 3);
• специального автомобиля (форма 3 спец);
• грузового автомобиля (формы 4-с и 4-п);
• автобуса (форм 6 и 6 спец).

Организации, использующие специальную технику, могут применять в работе следующие формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом:

• рапорт о работе башенного крана (форма ЭСМ-1);
• путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2);
• рапорт-наряд о работе строительной машины (форма ЭСМ-4).

Полный перечень унифицированных форм путевых листов содержится в постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997 года.

статью ⇒ «Электронный баланс в 2022 году: как составить, срок предоставления».

Какой бланк путевого листа должна использовать организация

Постановление Госкомстата содержит унифицированные формы путевых листов, рекомендуемые, но не обязательные к использованию. Согласно информации Минфина №ПЗ-10/2012, организации вправе разрабатывать собственные формы бланков и использовать их в своей деятельности.

При разработке и утверждении бланка путевого листа организация обязана учитывать требования, установленные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008 года. В частности, приказ содержит обязательные реквизиты, которые должен содержать банк путевого листа, а также порядок заполнения документа.

Таким образом, субъект хозяйствования вправе использовать как унифицированную форму путевого листа, утвержденную Госкомстатом, так и бланк документа, разработанный специалистами организации с учетом особенностей ее деятельности (при условии полного соответствия требованиям раздела II приказа Минтранса №152).

Путевой лист в 2022 году: последние новости и инструкция по заполнению

В рамках действующего законодательства использование транспортного средства (далее — ТС) в коммерческих целях возможно только при наличии путевого листа (далее — ПЛ).

Этот документ контролирует работу ТС и водителя, а также фиксирует обоснование и подтверждение расходов на топливо (ГСМ) и заработную плату.

В этой статье разберемся с последними новостями и изменениями в правилах оформления и заполнения ПЛ, а также ответим на часто задаваемые вопросы.

Какие перевозочные документы доступны в электронке?

С 1 января 2022 года участникам грузовых и пассажирских перевозок разрешили составлять некоторые перевозочные документы в электронном виде, без дублирования на бумаге. К ним относятся транспортная накладная, заказ-наряд и сопроводительная ведомость. 

Работа с транспортными накладными, даже в электронном формате, до сих пор требует упрощения и внедрения современных цифровых решений.

Именно в этих целях Цифровая платформа Сберкорус разработала сервис ЭТрН, который обеспечивает автоматизацию процессов оформления транспортных перевозок любых категорий.

Применение сервиса снизит расходы бумагу, ускорит составление и обмен документами в цепочке поставок, исключит риски некорректного заполнения транспортных накладных.

ПЛ и еще несколько типов перевозочных документов (заказы, заявки, и договоры фрахтования) можно будет составлять в электронном формате уже в марте 2023 года.

Актуальные новости по путевым листам

Ситуация изменилась в сентябре прошлого года с введением в силу приказа Минтранса № 368. Нормативным актом введены новые правила заполнения ПЛ, которые действительны до конца 2026 года, а также пополнился перечень обязательных реквизитов ПЛ.

Рассмотрим общий список нововведений:

1. Появился новый реквизит ПЛ, который проставляется в обязательном порядке — сведения о типе перевозки и типе транспортного сообщения.
2. Утверждены шаблоны записей о пройденном водителем медосмотре и проведенном техосмотре транспортного средства. 
3. Прежде ПЛ составлялся только при перевозке пассажиров и грузов. Теперь такой документ нужно оформлять на любое эксплуатируемое в коммерческих целях ТС. 
4. Журнал регистрации ПЛ стало возможно составлять как на бумаге, так и в электронном формате с сохранением возможности распечатать документ. Электронный журнал нужно подписывать усиленной ЭП. 

Как оформлять ПЛ в 2022 году?

Оформлять ПЛ необходимо на любое ТС, которое перевозит грузы, пассажиров и багаж — как на легковой автомобиль, так и городской электрический наземный транспорт. Не имеет значения для каких нужд выполняется поездка — собственных или по договору в интересах третьих лиц. Если транспорт находится во временном пользовании по договору аренды ТС с экипажем, то ПЛ составляется арендодателем.

Обязательная форма ПЛ законодательством не установлена. Бланк этого документа может быть разработан в индивидуальном порядке, либо можно скачать образец, установленный Постановлением Госкомстата № 78. В последнем случае в ПЛ нужно добавить обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе Минтранса № 368.

На каждую единицу транспорта составляют отдельный ПЛ. Если на ТС посменно работают несколько водителей, то документ можно составить на каждого или один на нескольких с персональными отметками о медицинском осмотре.

Внимание! Если работник компании, не являющийся по должности водителем, эксплуатирует автомобиль для выполнения служебных задач — ПЛ на такие поездки оформлять не требуется.

Как заполнять ПЛ?

Документ может быть составлен на компьютере, вручную или смешанным методом (когда на компьютере заполняются только повторяющиеся сведения о ТС и водителях). Правила заполнения и необходимые реквизиты ПЛ установлены в разделе 3 Приказа Минтранса № 368. Итак, ПЛ в 2022 году должен содержать следующие сведения:

• наименование и номер документа
• период действия документа
• название владельца ТС (юрлица или ИП)
• используемое ТС (модель, госномер и пр.)
• ФИО водителя ТС и отметки о его медосмотре

• тип осуществляемой перевозки*
• тип транспортного сообщения**

* по видам перевозок даны разъяснения в прошлогоднем письме Минтранса

** типы сообщения перечислены в статье 4 Устава автомобильного транспорта

Также в ПЛ разрешено вносить дополнительные сведения, которые предприниматель или предприятие считают необходимыми ввиду особенностей своей деятельности. Например, можно указать информацию о выполненных маршрутах — это пригодится в случае, если понадобится доказать ФНС реальность для поездки и ее коммерческий характер.

Есть ли штрафы за неправильное оформление ПЛ?

За перевозочную деятельность без ПЛ для водителей предусмотрен штраф в соответствии со статьей 12.3 Кодекса об административных правонарушениях — 500 руб. В случаях, когда ПЛ имеется на руках, но не содержит всей обязательной информации, тоже предусмотрена система штрафных санкций. Представим их в таблице:

Электронные путевые листы с 2022 года для кого обязательны

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные путевые листы с 2022 года для кого обязательны». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.

Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.

• Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

1. Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

У перевозчиков есть полтора года для перехода на электронные путевые листы

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

В проекте приказа ФНС содержится электронный формат транспортной накладной и других перевозочных документов. Для транспортной накладной в электронном формате разработчики предусмотрели 4 файла обмена. Кроме транспортной накладной, в проекте приказа содержатся документы:

• электронный заказ-наряд;
• электронная сопроводительная ведомость.

В транспортной накладной в электронной форме предусмотрены 4 обязательных файла обмена.

Утвержденный файл обмена информацией грузоотправителя будет содержать сведения:

• об участниках перевозки;
• о существенных условиях договора перевозки;
• о поданном под погрузку транспортном средстве и его водителе;
• о грузе и сопроводительных документах на него;
• о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство;
• УКЭП грузоотправителя.

В файле обмена информацией перевозчику необходимо будет указывать сведения:

• о приеме груза к перевозке, состоящей из дополнительных к информации грузоотправителя сведений перевозчика в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспортное средство;
• УКЭП перевозчика.

Предусмотрен файл обмена информацией грузополучателя со сведениями о приеме груза от перевозчика и характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки.

И четвертый файл обмена перевозчика — о выдаче груза грузополучателю (лицу, правомочному на получение груза) с дополнительной информацией о выдаче вверенного ему грузоотправителем груза и фактических обстоятельствах такой выдачи сведений перевозчика в отношении груза, выданного грузополучателю.

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
   • организованная перевозка группы детей,
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
   • перевозка грузов,
   • перевозка для собственных нужд.

2. Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

3. Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

   По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

4. Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Путевой лист — это основной документ для учёта и контроля работы водителя в компании. Он выдаётся ежедневно и даёт право на управление транспортным средством. В нём содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и расходе топлива.

Минтранс подготовил закон об электронных путевых листах

Путевые листы должны применять организации и индивидуальные предприниматели, которые используют легковой и грузовой транспорт, автобусы, трамваи и троллейбусы. Эти документы необходимы, чтобы начислять водителям заработную плату, контролировать и подтверждать расход ГСМ для исчисления налога на прибыль.

В чём сложность?

Оформление путевых листов требует соблюдения большого количества правил и норм. Если их не соблюдать — организации грозят штрафы и увеличение налога на прибыль. Здесь нельзя исключать человеческий фактор, ошибки в документах всегда возможны, но в этом случае они могут обойтись дорого.

Кроме того, если водители неохотно заполняют путевые листы или вписывают неверные данные о расходе топлива, то у компании не будет полной картины трат. Есть вероятность махинаций со стороны водителей и перерасход средств на горючее.

Заполнение и хранение путевых листов требуют внимания и большого количества времени. Сотрудники тратят его на рутину, от которой уже можно отказаться в пользу более сложных и полезных задач.

Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 изменен состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов.

Во-первых, добавлен новый реквизит — «Сведения о перевозке». Согласно пункту 6 Приложения к Приказу № 368: «Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок».

Виды сообщения и виды перевозок определены в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Выдержка из документа: «Статья 4. Виды сообщения

1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.

2. Перевозки в городском сообщении осуществляются в границах населенных пунктов.

3. Перевозки в пригородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов.

4. Перевозки в междугородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов.

5. Перевозки в международном сообщении осуществляются за пределы территории Российской Федерации или на территорию Российской Федерации с пересечением Государственной границы Российской Федерации, в том числе транзитом через территорию Российской Федерации.»

• «Статья 5. Виды перевозок пассажиров и багажа
• Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на:
• 1) регулярные перевозки;
• 2) перевозки по заказам;
• 3) перевозки легковыми такси.»

Во-вторых, в путевых листах в дополнение к марке необходимо указывать модель транспортного средства (пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368).

В-третьих, с 2021 года в путевых листах необходимо отражать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки, и при заезде транспорта на парковку по окончании рабочего дня или смены (пп. 3 п. 4 Приложения к Приказу № 368).

Приказ № 368 также уточняет, какие отметки ставятся для технического осмотра транспортных средств и медицинского осмотра водителей до рейса и по возвращении.

Как и прежде, оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.

В соответствии с пунктами 17, 18 Приложения к Приказу № 368 с 01.01.2021 журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При ведении журнала на бумажном носителе его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы.

При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Рекомендуем своевременно ознакомиться с полным текстом Приказа № 368 для внесения изменений в Учетную политику учреждения и доведения информации об изменениях до ответственных должностных лиц учреждения.

Путевые – 2021: обзор новых требований

Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г.

Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».

Новый реквизит — «Сведения о перевозке»

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

• регулярные,
• по заказам,
• на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

• перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
• перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
• перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
• перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
• перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»

Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

• марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
• показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию. Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

• для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Что с другими реквизитами

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Две категории обязательных реквизитов путевого листа

Сведения для допуска ТС к эксплуатации Сведения для принятия документа к учету

наименование и номер ТС срок действия путевого листа вид перевозки и сообщения собственник ТС сведения о самом ТС информация о водителе	наименование документа дата составления путевого листа наименование организации информация о хозоперации натуральные и денежные измерители операции ФИО ответственных лиц подписи ответственных

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

• нормы расхода топлива;
• маршрут движения транспортного средства;
• экономия (перерасход) топлива.

Типового путевого листа по-прежнему — нет

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Скачать старый бланк Путевого листа в формате Excel, чтобы самостоятельно дополнить новыми реквизитами.

Данные Бланки путевых листов — согласно последним изменения законодательства — не отменены и их использование возможно, но только если внести изменения в форму в соответствии с действующим требованиям к оформлению путевых листов. Если организация добавляет какие-либо реквизиты в унифицированную форму, она должна утвердить готовый документ в качестве первичного в своей учетной политике. Применение унифицированной формы в этом случае будет недостаточно.

Образец заполненного путевого листа с реквизитами 2021 года для:

Внимание: данные образцы — только один из примеров доработки унифицированной формы.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году

Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.

На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Какие программы упрощают работу с путевыми листами?

Существуют специальные программы для создания и ведения путевых листов. Они позволят вам использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства.

Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, то есть переносить данные вручную, как из Excel, не придется.

Автоматизируйте процесс! Ниже — инструменты, которые в этом помогут.

• «Победасофт:Путевые листы для «1С»
• Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование.
• Цена: 14 000 руб.
• «1С:Управление автотранспортом» Стандарт
• Весь учет собственного автотранспорта — в одной программе, которая настраивается под любую компанию.
• Коробочное решение: 28 500 руб.

Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

1. «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ
2. Предусматривает расширение до полноценной системы мониторинга — вы сможете отслеживать передвижение своих автомобилей и контролировать их состояние.
3. Коробочное решение: 59 700 руб.,

Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работы с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.