Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Хороший референт директора обязан уметь многое: готовить договора, письма, распоряжения. Умение формировать резюме — также входит в его компетенцию.

Требования к должности

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Должность помощника руководителя находится в штатном расписании, практически, на каждом Российском крупном или среднем предприятии. Нередко такие специалисты обозначены — как секретари, с весьма ограниченными функциями и обязанностями. Однако, такой подход к данной вакансии является некорректным. Помощник руководителя, обычно, наделяется широкими полномочиями. Поэтому, требования к его квалификации и компетенции довольно высоки.

Обязанности, выполняемые таким специалистом, требуют обладания определенными навыками и квалификацией. Конкретный список обязанностей отображается в должностной инструкции должностного лица.

Так, к типичным требованиям к соискателям вакансии «помощник руководителя» можно отнести:

  • Наличие высшего, в крайнем случае — средне-специального образования, в гуманитарной или экономической сфере деятельности.
  • Знание наиболее распространенных иностранных языков.
  • Умение пользоваться ПК со знанием популярных программ для обработки документов, изображений, презентаций.

Не менее важным аспектом требований к квалификации соискателя данной вакансии являются личные качества, такие как:

  • Вежливость.
  • Ответственность.
  • Доброжелательность.
  • Внимательность.
  • Готовность к разрешению проблем и т.д.

Предпочтительный возраст соискателя вакансии помощника руководителя в большинстве предприятий составляет от 18 до 35 лет. Однако, некоторые фирмы больше ценят опыт специалиста, принимая на такую работу людей с большим возрастом.

Должностные обязанности помощника руководителя

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Должностные обязанности данного специалиста немало зависят от направления деятельности предприятия. На небольших предприятиях на помощника могут возлагаться такие обязанности, как:

  1. Поиск сотрудников и организация собеседований.
  2. Отслеживание судебных дел фирмы.

В некоторых предприятиях, как было отмечено выше, обязанности помощника руководителя сводятся к функциям секретаря. Однако, в крупных компаниях такой специалист занимается принятием ключевых управленческих решений:

  • Помощник уполномочен организовывать переговоры, в которых принимает участие директор. При этом, он может подключаться к диалогу, с высказыванием своего мнения и предоставлением советов.
  • Иногда, руководитель может передавать помощнику определенные свои функции — к примеру, в сфере информирования личного состава компании о каких-либо управленческих изменениях.
  • Кроме этого, такой специалист, нередко, организовывает определенный комфорт деятельности своему начальнику — обеспечивая его кабинет оптимальным микроклиматом (например, подача свежего чая, кофе, мониторинг за стабильным функционированием офисной техники, на которой работает руководитель и т.д.).

Также в обязанности помощника руководителя может входить:

  • Планирование рабочего времени директора.
  • Обеспечение встреч и организация мероприятий.
  • Делопроизводство.
  • Контролирование выполнения приказов руководства.

Перечень обязанностей помощника директора, которые можно отметить в резюме, представлены в таблице.

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Как правильно составить резюме помощника руководителя?

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Классическая» трактовка термина «помощник руководителя» может быть отнесена к функциям референта или офис-менеджера. В трудовой книжечке такого специалиста, чаще всего, будет внесена запись «секретарь» или «референт».

Эффективная деятельность такого специалиста зависит от него самого. При поиске свободной вакансии помощника руководителя, необходимо грамотно сформировать резюме.

В документе понадобится отметить уровень своего образования, а также наличие опыта, навыков, и обозначить свои личные качества, которые играют немаловажную роль в такой работе. Именно, эти сведения оказывают наибольшее влияние на решение работодателя.

Чтобы заинтересовать своей анкетой рекрутера и получить приглашение к собеседованию, соискателю непременно нужно сделать упор на свои профессиональные навыки, знание ПК и офисной техники, а также на свои организаторские способности.

Немаловажным фактором для такой должности является приятная внешность и грамотная речь, так как помощнику придется всегда сопровождать директора, помогая в делах и поддерживая престиж предприятия.

По своей структуре, резюме помощника руководителя мало чем отличается от других. Однако, определенные особенности все-таки имеются. В документе соискателю потребуется отобразить:

  1. Личные данные.
  2. Цель сформированной анкеты.
  3. Уровень образования.
  4. Опыт трудовой деятельности и профессиональные навыки.
  5. Личные качества.
  6. Дополнительные сведения.

Ниже предлагается рассмотреть порядок оформления перечисленных разделов резюме.

Личные данные и цель резюме

Начинать формирование резюме нужно с названия документа, как, кстати — любой другого письма.

Далее понадобиться отобразить:

  1. Ф.И.О. соискателя вакансии.
  2. Адреса жительства.
  3. Даты рождения.
  4. Контактных данных (тел. и E-mail).

Следующим пунктом нужно будет четко обозначить цель составленной анкеты. В данном случае: Замещение вакансии помощника руководителя».

Кроме этого, рекомендуется здесь же (справа или слева) разместить презентабельное фото.

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Образование

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

В этом разделе потребуется отметить уровень образования с указанием:

  1. Периода обучения.
  2. Названия учебного центра.
  3. Факультета и приобретенной специальности по диплому.

Если претендент занимался на каких-либо курсах, то это также нужно отметить с обозначением:

  • Даты занятий.
  • Названия курсов.
  • Сертификата.

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Опыт работы

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Данный раздел является важным, как для работодателя, так и для соискателя. Здесь потребуется отметить свою трудовую деятельность, желательно, имеющую отношение к заявленной вакансии.

При этом, отображать стаж работы необходимо в обратном порядке, начиная с завершающего места труда. Отмечать надо:

  1. Период работы.
  2. Название предприятия.
  3. Занимаемую должность.
  4. Обязанности, возложенные на него.

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Ключевые навыки

Профессиональные навыки также считаются важным фактором при составлении резюме, на которые обращают внимание работодатели.

В резюме можно отобразить такие ключевые навыки, как:

  1. Грамотность.
  2. Знание делопроизводства.
  3. Организаторские способности.
  4. Навыки работы на офисной технике и знание компьютерных программ.
  5. Знание законодательства РФ в пределах своей компетенции и т.д.

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Личные качества

Не менее важными являются личные качества претендента на должность помощника. Учитывая, что помощник почти всегда сопровождает директора, в данном разделе можно отметить следующие личные характеристики соискателя:

  1. Хорошие коммуникативные качества.
  2. Ответственность.
  3. Исполнительность.
  4. Тактичность.
  5. Хорошую дикцию.
  6. Грамотную речь и т.д.

Дополнительная информация

  • Данный раздел заполняется, если не вся информация отмечена в предшествующих разделах.
  • Здесь можно отобразить:
  1. Знание иностранного языка.
  2. Семейное положение соискателя.

  3. Некоторые особенности личных качеств, не отмеченных в соответствующем разделе.
  4. Прочие сведения о соискателе, которые могут быть интересны работодателю.

После заполнения резюме необходимо проверить текст документа на грамотность.

При этом, нужно обратить внимание на:

  1. Отсутствие грамматических ошибок, зачеркиваний и исправлений.
  2. На заголовки разделов, которые рекомендуется выделить жирным текстом.
  3. На списки, которые желательно пронумеровать или структурировать.

Если замечаний нет, можно подготовить документ для отправки работодателю.

Надо отметить, что последнее время вместе с резюме работодатели требуют наличие сопровождающего письма к резюме, в котором в более краткой и емкой форме, чем в резюме, отображается информация о соискателе. Целью такого письма является – заинтересовать работодателя своей персоной, чтобы тот взялся за изучение резюме.

Сопровождающее послание составляется в простой форме, и его структура должна соответствовать стандартному деловому письму с выделением:

  • «Шапки», в которой отображается приветствие к работодателю.
  • Основного текста, где отображается информация о соискателе.
  • Выражения благодарности за прочтение письма и резюме, с надеждой на встречу при собеседовании.
  • Подписи претендента на заявленную вакансию.

Образец резюме помощника руководителя

Скачать

0 0 голоса

Рейтинг статьи

Должностная инструкция советника генерального директора

Основной трудовой задачей советника гендиректора является консультирование главы компании по определенным вопросам с целью помощи в принятии руководящих решений.

Схожие функции могут исполнять заместители, помощники и консультанты гендиректоров.

Конкретный перечень должностных обязанностей и прочих особенностей трудовой деятельности этого сотрудника определяет должностная инструкция советника генерального директора. Данный внутренний документ предприятия каждая компания разрабатывает самостоятельно, исходя из специфики своей работы и запросов, предъявляемых к сотруднику, занимающему должность советника гендиректора.

При этом, несмотря на локальность должностной инструкции и свободу устанавливаемых в ней положений, работодатели в большинстве случаев стараются следовать традиционной структуре документа, принятой обычаями кадрового делопроизводства. Объясняется это тем, что общепринятый вариант позволяет учесть все необходимые моменты и особенности трудовой деятельности сотрудника на предприятии.

Должностная инструкция советника директора

Традиционная форма должностной инструкции предполагает размещение на титульном листе документа или в первых его строках (если документ не имеет титульного листа) информации о дате утверждения инструкции и руководителе, утвердившем ее, с собственноручной подписью руководителя.

Далее структура типовой должностной инструкции советника директора предполагает 3 раздела, описывающие основные моменты, касающиеся его трудовой деятельности:

  1. Общие положения. Это вводный раздел, который содержит информацию об основных требованиях, предъявляемых к кандидату на должность советника (образование, опыт работы, иные профессиональные навыки, перечень законодательных и внутренних документов предприятия, с которыми должен быть ознакомлен соискатель). В этой же части должностной инструкции определяется порядок принятия, увольнения и замещения сотрудника, обозначается место должности в организационно-штатной структуре организации, указывается непосредственный начальник.
  2. Должностные права и обязанности. Основной раздел документа, требующий особенно тщательной работы над ним. Трудовое законодательство содержит положение, позволяющее сотруднику не выполнять никаких иных поручений и обязанностей, кроме тех, которые определены в трудовом договоре и должностной инструкции. Таким образом, чем подробнее и точнее будут установлены трудовые права и обязанности работника в этом разделе, тем проще и эффективнее будет осуществляться работа и выполняться трудовые задачи, стоящие перед специалистом.
  3. Ответственность работника. Этот раздел содержит перечень нарушений, за которые сотрудник может быть привлечен к ответственности и наказан. Наличие данного раздела в должностной инструкции позволяет конкретизировать ответственность, установленную трудовым законодательством. Однако при разработке должностной инструкции важно помнить, что предусмотренные в этом документе санкционные меры не должны усугублять положение работника по сравнению с положениями об ответственности, предусмотренными законодательством.
Читайте также:  Статья 422 ТК РФ. Признание утратившими силу отдельных законодательных актов

Образец должностной инструкции советника генерального директора 

У нас вы можете скачать готовый образец должностной инструкции советника генерального директора, который легко адаптируется под специфику любого предприятия: 

Требования к кандидату на должность советника гендиректора

Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2021-2022 году

Образец должностной инструкции советника генерального директора

Критерии, в соответствии с которыми в штат отбирается кандидат на должность советника генерального директора, в первую очередь включают требования к образованию.

В связи с тем, что должность советника директора относится к руководящим и фактически равноценна должностям заместителей или первых заместителей директора, обычно выдвигается условие о наличии высшего образования.

Если же говорить о том, какое именно высшее образование требуется кандидату на должность советника гендиректора, то тут возможны варианты.

Должностные инструкции различных предприятий содержат самые разные виды профобразования, необходимого советнику, — от обобщенного (например, гуманитарного) до вполне конкретного (к примеру, математического).

Анализ должностных инструкций позволяет сделать вывод, что при определении разновидности высшего образования в качестве требования, устанавливаемого в должностной инструкции для должности советника директора, работодатели исходят из того, по какому именно направлению будет вести работу специалист. То есть если на работу принимается советник по коммерческим вопросам, то естественным будет требование о высшем экономическом или финансовом образовании.Если же необходим советник с какой-либо другой специализацией (к примеру, радиотехнической), соответствующее образование и должно быть установлено в должностной инструкции.

Кроме требований к образованию в критерии отбора кандидата на должность входят также опыт работы и дополнительные профессиональные навыки. Что касается опыта, то требуемая продолжительность трудовой деятельности на руководящей должности для советника директора, как правило, составляет от 3 до 5 лет. К дополнительным же профессиональным навыкам могут быть отнесены:

  • знание иностранного языка;
  • умение работать с определенными компьютерными программами;
  • навыки бизнес-планирования и мн. др.

Основные должностные обязанности и права советника гендиректора

Несмотря на то что каждая организация разрабатывает должностные инструкции самостоятельно и правомочна на свое усмотрение определять тот набор должностных обязанностей, который оптимален именно для нее, обозначить обобщенный перечень должностных обязанностей, присущих советнику генерального директора, вполне возможно.

В большинстве случаев к должностным обязанностям советника гендиректора относятся:

  1. Контроль определенного вида деятельности организации (финансовой, производственной и т. д.).
  2. Анализ показателей деятельности закрепленного за советником гендиректора направления деятельности фирмы.
  3. Участие в разработке мер и мероприятий по оптимизации и повышению эффективности работы предприятия по закрепленному за советником направлению деятельности.
  4. Составление отчетности по результатам деятельности указанного направления работы.
  5. Принятие на себя полномочий генерального директора (полностью или в какой-то части) в его отсутствие.
  6. Контроль за соблюдение сотрудниками трудовой и производственной дисциплины, правил охраны труда, требований техники безопасности.
  7. Информирование коллектива о распоряжениях, приказах и поручениях гендиректора.
  8. Контроль за исполнением сотрудниками распоряжений, приказов и поручений директора.

Должностные права советника гендиректора связаны с его обязанностями и, как правило, призваны обеспечить исполнение трудовых функций, облегчить выполнение и повысить эффективность производительности труда. К основным должностным правам советника можно отнести:

  • право давать указания сотрудникам компании в рамках своей компетенции;
  • право участвовать в обсуждении и разработке приказов, поручений, распоряжений, договоров и другой локальной и внешней документации;
  • право сообщать руководству о выявленных недостатках в деятельности организации;
  • право знакомиться с любой информацией и документами в рамках своей компетенции;
  • право требовать от руководства обеспечения должных условий труда.

***

Таким образом, должностная инструкция советника гендиректора, как правило, составляется по шаблону, определенному обычаям кадрового делопроизводства. Главное, уделить должное внимание описанию должностных прав и обязанностей сотрудника, перечень которых зависит от специфики деятельности компании и направления, по которому придется трудиться специалисту.

***

Больше полезной информации — в рубрике «Должностные инструкции». 

Должностная инструкция заместителя генерального директора: ООО, образец заполнения

Должностная инструкция заместителя генерального директора – регламент, регулирующий права, обязанности, а также рекомендующий определенные действия, необходимые для выполнения сотрудником в конкретных ситуациях. Каждая организация составляет должностную инструкцию по-своему, расширяя либо наоборот сужая количество пунктов в ней. 

Базовые пункты должностной инструкции

Должностная инструкция содержит в себе основные пункты, а также ряд дополнительных, которые могут отсутствовать в документе. Обратимся к следующей таблице, чтобы более подробно рассмотреть элементы инструкции и их возможное содержание:

Пункт инструкции Основная информация
Общие положения Вводный пункт, содержащий в себе базовую информацию о должности, а также предприятии, в рамках которого (которых) сотрудник будет выполнять свою профессиональную деятельность.
Должностные обязанности Информацией, содержащейся в данном пункте, сотрудник будет руководствоваться при выполнении повседневных обязанностей. Точность составления данного пункта является залогом качественной работы, а также благоприятных взаимоотношений.
Права сотрудника Так как заместитель генерального директора – руководящее лицо, то и прав у него будет достаточно много. Составлять данный пункт необходимо в соответствии с законодательными нормативными актами, не нарушая актуальных на настоящий момент законов.
Ответственность Данный пункт должен включать в себя информацию обо всех действиях, совершающихся в рамках организации, за выполнение или невыполнение которых заместитель генерального директора понесет ответственность.
Требования к кандидату на должность В этот пункт включают информацию о необходимом уровне образования, знаний, стаже работы. Нередко данную информацию включают в пункт “Общие положения”, но для структурирования информации лучше всего помещать её отдельным пунктом.
Дополнительная информация Если у разработчиков инструкции есть дополнительные требования, которые не вошли в предыдущие пункты, то их размещают именно здесь.

Как правило, в рамках масштабных предприятий для разработки должностной инструкции для заместителя генерального директора обращаются к юридическим конторам.

статью: → должностная инструкция технического директора: образец заполнения в 2022 году,
→ должностная инструкция генерального директора ООО: образец заполнения в 2022 году

Основные элементы должностной инструкции

Обратимся далее к элементам, без которых должностная инструкция будет являться неполной и не сможет служить для реализации объективных задач:

  1. Должностные обязанности. Этот пункт – основа должностной инструкции. В нем содержатся не только общие требования к заместителю генерального директора, но и дополнительные, существующие в рамках отдельных предприятий. Отметим, что сотрудник имеет право отказаться от выполнения тех действий, которые не прописаны в данном пункте.
  2. Права. Для выполнения своих должностных обязанностей сотрудник пользуется правами, данными ему генеральным директором, а также законодательными актами. Не имея прав заместитель ген. директора не сможет в достаточной мере и качественно реализовываться в профессиональной деятельности и осуществлять её качественно.
  3. Ответственность. Чем должность сотрудника выше по статусу – тем больше он несет ответственности. Уточнение уровня ответственности можно найти в законодательных актах, кодексах и иных документах. Пропуская данный пункт можно лишить заместителя генерального директора ответственности – то есть несправедливо переложить его на генерального директора или других сотрудников.
  4. Требования к кандидату на должность. Буквально всегда данный пункт играет ключевую роль, так как для реализации должностных обязанностей заместителя генерального директора нужны не только фундаментальные знания, но нередко и опыт. Лицо, лишенное этого, не сможет в полной мере качественно реализовывать свои должностные обязанности.
Читайте также:  Образование в финляндии в 2020 году: учеба для русских

Рассмотрим следующий пример.

Допустим, в должностные обязанности сотрудника включен пункт “контроль финансово-хозяйственной деятельности предприятия”, а раздел с требованиями к знаниям сотрудника отсутствует.

В таком случае работник без надлежащего образования просто не сможет справиться со своей обязанностью уже на испытательном сроке. Поэтому наличие или отсутствие раздела с требованиями не всегда важно.

Ответственность сотрудника

Мероприятия или действия, за которые заместитель генерального директора понесет ответственность, указываются генеральным директором или составителем инструкции. Уровень ответственности определяется действующим законодательством. Изучим основные виды ответственности руководящего лица:

Действие Ответственность
Невыполнение своих должностных обязанностей Уровень ответственности, как правило, определяется в рамках предприятия. Это может быть выговор, штраф, а в случае стабильного невыполнения – увольнение.
Разглашение коммерческой тайны Ответственность определяется в зависимости от причиненного компании ущерба.
Причинение вреда имуществу предприятия Ответственность определяется в зависимости от причиненного предприятию ущерба.

Права и обязанности заместителя генерального директора

Два этих пункта нередко идут вместе и являются обязательными для грамотно составленной должностной инструкции. Что может относиться к правам и обязанностям заместителя генерального директора? Ответим на этот вопрос, изучив примеры из реальных должностных инструкций:

  1. Права заместителя генерального директора. К правам сотрудника относится возможность дачи распоряжений или указаний сотрудникам низших звеньев; участие в подготовке и реализации внутриорганизационных нормативных документов (инструкций, приказов и т.д.); возможность получения конфиденциальной информации для реализации профессиональной деятельности; представление интересов компании во внешнем взаимодействии с иными организациями.
  2. Обязанности заместителя генерального директора. Обязанностями сотрудника являются контроль финансово-хозяйственной деятельности предприятия; разработка мер по нормализации расходов сырья для реализации профессиональной деятельности предприятия; обеспечение своевременной сдачи финансовых отчетов; выполнение обязанностей генерального директора в его отсутствии; соответствие трудовому распорядку, установленному внутри фирмы.

Из данных примеров видно, что работник имеет равно как права, так и обязанности. В данных примерах права сотрудника не ущемляются, однако, могут быть дополнены дополнительными пунктами.

Заместитель генерального директора строительной компании

К строительным компаниям могут относиться фабрики, производящие различные материалы для стройки; предлагающие строительные услуги организации, а также иного рода фирмы, так или иначе связанные со строительством. Заместителю генерального директора в таком случае очень важно осознавать специфику организации и в той или иной степени разбираться в строительстве.

Какие требования могут предъявляться к заместителю генерального директора в строительной компании и какие особенности появятся в должностной инструкции?

Пункт должностной инструкции Дополнения и особенности
Общие положения Здесь появится отражение направления работы предприятия – строительство.
Обязанности Обязанностью может стать необходимость контроля реализации строительной деятельности, контроль за расходом строительного сырья или производством строительных элементов.
Требования Пункт, где появится больше всего отличий. Нередко требуется опыт работы в предприятии с аналогичной направленностью, знание различных профессиональных понятий и терминов, глубокое понимание процесса строительства и т.д. Возможно, что также потребуется определенное образование, связанное со строительством.
Ответственность Специалист должен разбираться в том, за что он несет ответственность. Соответственно, в нашем случае это строительная деятельность, контролировать которую сможет только лицо, имеющее глубокое понимание данной темы.

Заместитель генерального директора компании, предоставляющей услуги

Организации экономического характера, занимающиеся реализацией разного рода услуг населению, могут также иметь свою специфику. Отталкиваясь от неё можно отметить и некоторые особенности, связываемые с профессиональной деятельностью заместителей генерального директора:

  1. Способность к продающей деятельности. Нередко данного рода компаниям требуется как производить определенный продукт, так и предлагать его населению. Действия заместителя ген. директора здесь могут сыграть ключевую роль.
  2. Направление деятельности. Деятельность компании может определяться определенной спецификой – косметика, сладости, одежда и т.д. Сотрудник обязан разбираться в этой теме хотя бы на среднем уровне.

Заместитель генерального директора финансовой компании

Финансовые услуги являются достаточно специфичным и серьезным видом деятельности. Очевидно, что заместитель генерального директора должен быть профессиональным финансистом или экономистом, разбираться в банковском деле или уметь разбираться с денежными операциями.

На такую должность могут взять бухгалтера высшего разряда с опытом работы в подобной организации либо другого специалиста с опытом работы в сфере финансов. При этом чем меньше образование специалиста соответствует стандарту, тем больше будет предполагаемый испытательный срок сотрудника.

Рекомендации по составлению должностной инструкции

При составлении должностной инструкции следует опираться на рекомендации опытных специалистов, юристов и директоров организаций, которые делятся опытом разработки данного документа. Обратимся к наиболее важным советам по составлению инструкции:

  1. При составлении необходимо принимать во внимание уставные документы организации, где прописываются задачи и функции.
  2. Обязанности работников не должны дублироваться полностью – сотруднику каждого звена, как правило, должна определяться его собственная задача.
  3. Если в должностной инструкции указывается руководящее лицо, то оно должно быть только одно. Если будет указано несколько руководящих лиц для отдельного сотрудника, т качество производительности заметно понизится.
  4. Одинаковый базис прав, за исключением тех, которые являются специфическими для отдельных должностей, необходим для каждого сотрудника без исключения.
  5. После того, как инструкция будет составлена, необходимо, чтобы её проверил независимый эксперт на предмет несоответствий существующим нормам и правилам.

Должностная инструкция считается основой для оценки качества работы сотрудника, руководителя, а также всего предприятия. Поэтому составлению должностной инструкции заместителя генерального директора необходимо уделять особое внимание и профессионализм.

Скачать должностную инструкцию заместителя генерального директора ООО: образец заполнения

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Благополучие компании в условиях жесточайшей конкуренции на современном рынке почти полностью зависит от правильных и своевременно принятых решений руководителя. Для помощи директору и для создания условий, когда руководитель не вынужден отвлекаться на разрешение второстепенных задач, и существует должность ассистента или помощника.

В России ощущается дефицит сотрудников, способных взять на себя обязанности по администрированию, а потребность в квалифицированных помощниках огромная. Надежный ассистент, который ответственно исполняет обязанности по организации, сбору и передаче информации, освобождает генерального директора от необходимости нерациональность тратить время.

По сути, ассистент – это не секретарь, а доверенное лицо руководителя с особым статусом в компании. Толковый личный ассистент ценится директорами фирм не меньше, чем топ-менеджеры.

Персональный ассистент должен владеть не только профессиональными знаниями, но и обладать определенным набором человеческих качеств – преданностью корпоративным интересам, хорошим вкусом, чувством такта, доброжелательностью. С одной стороны помощник директора должен суметь приспособиться к особенностям характера директора, а с другой – организовать коллектив и контролировать исполнение некоторых проектов.

При этом ассистент в своей работе должен соблюсти баланс, чтобы не принимать решений вместо руководителя, в то же время не перекладывая задачи на шефа.

Сегодня около 80 вузов России готовят специалистов по документообороту и управлению, но руководители традиционно предпочитают принимать на должность ассистента выпускников историко-архивных и филологических факультетов. На должность ассистента нередко переходят хорошо проявившие себя секретари, координаторы, операторы call-центров, консультанты, ресепшионисты, делопроизводители, офис-менеджеры и секретари-референты.

Рабочие обязанности ассистента генерального директора

Сфера обязанностей ассистента директора зависит от масштабов предприятия, принятых в компании стандартов и стиля руководства. Как правило, обязанности помощника сводятся к следующим функциям:

1.​ Ассистент должен уметь работать с документами

  • проверять правильность оформления документов перед передачей их на подпись руководителю, и редактировать при необходимости;
  • принимать поступающую руководителю корреспонденцию и передавать ее в подразделения или исполнителям либо готовить ответы;
  • вести делопроизводство, составлять письма, запросы и прочие документы, готовить проекты докладов, отчетов и материалов для работы директора;
  • формировать дела по утвержденной в компании номенклатуре, обеспечивать их сохранность и передавать в архив в установленные сроки;
  • хранить рабочие документы до архивирования;
  • контролировать исполнение приказов и соблюдение их сроков;
  • вести контрольно-регистрационную картотеку.
Читайте также:  Вид на жительство в сша для россиян: как получить внж в америке в 2020 году

2. Работа по организации работы компании

  • принимать и передавать сообщения по факсу, e-mail и т. п.;
  • создавать имидж компании при телефонном общении, ограждать директора от нежелательных посетителей, самостоятельно принимать решение о переадресации телефонных звонков;
  • обеспечивать необходимой техникой и канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя;
  • заниматься организацией и координацией встреч директора, разработкой его рационального режима работы;
  • готовить проведение собраний и совещаний у руководителя (собирать материалы, оповещать участников), вести протоколы совещаний;
  • организовывать презентации и представительскую деятельность;
  • организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению заявлений сотрудников;
  • исполнять личные поручения (выбирать подарки для деловых партнеров и т. п.).

Высококвалифицированный помощник директора, по сути, является управляющим администратором, и для эффективной работы он должен уметь предвидеть развитие событий, чтобы предупредить возможные осложнения. Также очень ценится умение тактично обращаться с конфиденциальной информацией.

Ценнейшие качества ассистента генерального директора: коммуникабельность, грамотность, дипломатичность, исполнительность, аккуратность, ответственность, способность быстро справляться с большим потоком информации, для чего нужны хорошая память и быстрые реакции.

Основной плюс этой профессии — возможность получить от преуспевающего руководителя бесценный управленческий опыт. Приобретенные таким образом знания помогут продвижению по службе или станут стартом для открытия собственного дела.

Должностная инструкция помощника генерального директора

Унифицированного образца должностной инструкции помощника генерального директора не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.

Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.

Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: помощник генерального директора, административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т.

д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ № 367.

 

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:

  • общие положения – здесь указываются название должности, порядок назначения и увольнения сотрудника, требования к кандидату на замещение названной должности, нормативная база, должность сотрудника, которому непосредственно подчиняется помощник генерального директора;
  • должностные обязанности помощника руководителя – определяются в зависимости от производственных потребностей конкретного юрлица и его внутреннего трудового распорядка (рекомендации см. далее по тексту);
  • права помощника руководителя – в основном сводятся к получению сотрудником информации, необходимой для выполнения его должностных обязанностей, правам на нормальные условия труда и возможности принимать решения в границах своей компетенции;
  • ответственность сотрудника – может быть предусмотрена за ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение режима коммерческой тайны, несоблюдение трудового распорядка, режима безопасности и т. д.

Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке: Должностная инструкция – шаблон.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

В качестве основы для разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).

В названном документе содержатся:

  • перечень основных должностных обязанностей;
  • список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
  • основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

  • администратору;
  • переводчику;
  • специалисту по кадрам;
  • специалисту по связям с общественностью;
  • делопроизводителю;
  • секретарю руководителя;
  • юрисконсульту и т. д.

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.

Обратите внимание! В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.

Функции (должностные обязанности) помощника генерального директора

При составлении перечня должностных обязанностей помощника генерального директора рекомендуем воспользоваться положениями:

  • Справочника №37 (раздел «Секретарь руководителя»);
  • Профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда РФ от 06.05.2015 №276н (пп. 3.1 -.3.4).

Поскольку основная задача помощника генерального директора – организация и обсечение деятельности руководителя, можно предложить включить в перечень трудовых обязанностей такого работника следующие:

  • осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
  • прием и отправка корреспонденции руководителя;
  • ведение делопроизводства;
  • подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
  • планирование рабочего дня генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.) и др.

Обратите внимание! Законом не регламентирован полный перечень должностных обязанностей помощника руководителя, как нет и четких требований к его содержанию. Вопрос формирования списка функций такого работника передан в компетенцию организации.

Права помощника гендиректора

Помощник генерального директора должен иметь право совершать действия, позволяющие ему надлежащим образом исполнять свой должностной функционал.

Так, помощник руководителя может быть наделен следующими правомочиями:

  • получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
  • представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
  • запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  • требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
  • принимать решения в пределах своей компетенции и т.п.

Ответственность помощника гендиректора

Помощник генерального директора несет ответственность в соответствии с законодательством РФ. Тем не менее, можно конкретизировать в должностной инструкции и собственно зоны ответственности работника (см. предлагаемый нами образец).

Обычно выделяют следующие основания привлечения работника к ответственности:

  • за невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
  • за несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
  • за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности и др. 

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция составляется в письменном виде.

Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора, должен предусматривать следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • гриф об утверждении (наименование должности лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции в данной организации, его подпись с расшифровкой);
  • ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция (наименование, номер и дата принятия такого документа);
  • подпись руководителя структурного подразделения, разработавшего должностную инструкцию, с расшифровкой. Стандартно разработкой такой документации занимается кадровая служба, но, в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка, это может быть и иное структурное подразделение;
  • гриф согласования (обычно согласование производится юридической службой предприятия, но, в зависимости от внутренней организации работы юрлица, это может быть и иное структурное подразделение). Данный реквизит включает наименование должности уполномоченного на согласование документа лица, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования;
  • отметка об ознакомлении с должностной инструкцией (требования должностной инструкции становятся обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с названным документом под расписку и до переведения на иную должность или расторжения трудовых отношений).

Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:

  • пронумеровать;
  • прошнуровать;
  • заверить печатью организации (при наличии);
  • сдать на хранение в соответствующее структурное подразделение организации (обычно это отдел кадров). 

***

Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector