Порядок применения стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2022

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» — новшество в деятельности бухгалтера в 2021 году. Что предписывает бухгалтеру новый стандарт? В какие сроки его нужно применять? Что изменилось по сравнению с прежними правилами? Разбираемся с этими вопросами в нашем обзоре.

В нашей статье рассмотрим новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (ФСБУ 27/2021 утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Из названия понятно, что посвящен он составлению, хранению, перемещению документов внутри организации, то есть порядку работы с документами.

Проектом ФСБУ 27/2021 быть уже перестал — он вступает в силу в 2021 году и заменит действующие ранее:

В тексте стандарта ФСБУ 27/2021 указана дата, когда его применение становится обязательным. Это 1 января 2022 года. До этой даты применять стандарт можно, но тогда это следует отразить в учетной политике организации.

• Такой шаг разумен и оправдан, он позволит постепенно подготовиться к ним к нововведениям и во всеоружии войти в 2022 год, когда применение ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» станет уже обязательным.
• Далее расскажем, что нового в ФСБУ 27/2021 и все ли обязаны его применять.
• Наши статьи о других новых стандартах:

Область применения ФСБУ о документах

ФСБУ 27-21 применяют почти все экономические субъекты за небольшим исключением.

ВАЖНО! ФСБУ 27/2021 не применяют организации бюджетной сферы.

Некоторые пункты стандарта ФСБУ 27/2021 также не применяются финансовыми кредитными и некредитными организациями. К таковым относятся пункты 5, 6, 7, 22. Ниже по мере описания правил, установленных новым стандартом, отдельно будет указано, что именно это за пункты, то есть будет дано пояснение, что к финансовым организациям правило не относится.

Что подразумевает ФСБУ «Документы и документооборот» под этими понятиями? Что можно отнести к документам в контексте применения нового стандарта и что следует понимать под документооборотом? Ответы смотрите на схеме:

Подробнее о бухгалтерской первичке читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета — перечень».

Далее стандарт описывает требования к бухгалтерским документам, бухгалтерским регистрам, порядку их коррекции и созданию архива.

Каким должен быть бухгалтерский документ

Отметим, что правила настоящего стандарта не отменяют правил, установленных для бухгалтерской первички федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а дополняют их.

К бухгалтерскому документу ФСБУ «Документы и документооборот» в 2022 году предъявляет следующие требования:

Эти требования не применяют финансовые организации.

Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):

Новый стандарт уточняет некоторые реквизиты:

Помимо обязательных реквизитов первичный документ может содержать и дополнительные. Учетный документ может быть как бумажным, так и электронным. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью.

Если федеральное законодательство не устанавливает определенного вида ЭЦП для подписания документа, то это может быть любой вид ЭЦП, согласованный экономическими субъектами, подписывающими документ.

Электронный документ должен предусматривать возможность изготовления его бумажной копии.

Об организации электронного документооборота мы писали в статьях:

Какие допущения можно себе позволить при составлении первичных учетных документов, покажем на схеме:

Стандарт предъявляет следующие требования к регистрам бухгалтерского учета:

Можно ли исправлять документ и если да, то как?

Документы бухучета должны быть составлены таким образом, чтобы можно было обеспечить его долгосрочную сохранность. Поэтому заполнять первичку, например, простым карандашом недопустимо.

Таким образом, такой вариант исправления документа, как стереть надпись и вписать заново верные данные, не годится. Также нельзя применять средства механической коррекции — коррекционные карандаши, стирательные резинки, замазки и прочее.

Как же можно исправить документ при необходимости?

ВАЖНО! Не каждый документ можно исправлять! Не допускается вносить корректировки в кассовые и банковские документы.

В прочие документы бухучета могут быть внесены правки.

Ниже представлен порядок внесения исправлений в бумажный документ бухучета, в электронный документ и в бухгалтерский регистр:

Все этапы документооборота: от составления до хранения

Порядок документооборота в организации утверждается руководителем. 

Основные требования к документообороту на предприятии выглядят так:

Согласно ФСБУ 27/2021 бухгалтерский архив ведется организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Храниться документы должны на территории РФ. Если деятельность ведется на других территориях и законодательство тех стран требует хранить документы там, то такое хранение следует обеспечить.

Утрата (порча, гибель) документа бухучета обязывает организацию приложить все усилия для его восстановления. 

Как организовать документооборот с учетом новых требований? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с алгоритмом действий с нуля по организации документооборота, составленный экспертами с учетом нового стандарта.

Все изменения, привнесенные новым стандартом, представлены на итоговой схеме:

Итоги

Новый стандарт о документах и документообороте придется применять с 2022 года в обязательном порядке. По сравнению с предыдущими правилами внесено не слишком много изменений. Многие их них касаются отмены устаревших правил, другие уточняют существующие.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Фсбу 27/2021: как теперь работать с документами и документооборотом

До 2021 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте.

Теперь такой стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.

В конце статьи — видео с вебинара Алексея Иванова и Людмилы Архипкиной по применению нового стандарта.

Когда начнёт действовать ФСБУ 27/2021 и кто должен его применять

Новый стандарт в общем случае будут обязаны применять все экономические субъекты, действующие на территории РФ и обязанные вести бухучёт. Это все юридические лица, которые созданы в соответствии с российским законодательством.

Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерский учёт.

Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2021 в общем случае не распространяется.

Ещё два исключения.

1. ФСБУ 27/2021 не должны применять бюджетники.
2. Финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021, если инструкции ЦБ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.

На новый стандарт нужно перейти не позднее 1 января 2022 года. Добровольно начать применять ФСБУ 27/2021 можно уже в 2021 году (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Что относится к документам бухгалтерского учёта

Новый стандарт распространяется на две категории документов.

1. Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые сделки, события или операции, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов.
2. Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и пассивах компании. Всё перечисленное — это объекты бухгалтерского учёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

Как оформлять документы по новому ФСБУ

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский.

Все денежные величины в документах отражают в рублях. Если операция отражена в валюте, нужно одновременно указать её сумму в валюте и в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ составлен не в момент совершения ФХЖ, нужно указать две даты: дату самого ФХЖ и составления документа.

Если документ составлен не сразу на основе ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, то в итоговом документе должна быть информация, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ. Обычно это наименование, дата составления и номер.

В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период.

1. При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
2. При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
3. При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.

При составлении обобщённых первичных документов организация сама определяет их периодичность с учётом особенностей конкретной операции. Документ можно составлять раз в квартал, месяц, неделю, сутки.

Например, если по договору проходят 2-3 однотипные отгрузки в месяц, то достаточно составлять итоговый документ ежемесячно.

А если таких отгрузок в месяц будет 20-30, логичнее перейти на еженедельное оформление.

В любом случае обобщённый первичный документ нужно составлять на каждую отчётную дату. В зависимости от требований закона и принятых на предприятии регламентов это может быть конец месяца, квартала или года.

Требования к регистрам бухучёта

Систему учётных регистров нужно организовать так, чтобы соблюдались основные принципы бухучёта.

1. Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
2. Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
3. Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
4. Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
5. Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
6. Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
7. Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.

Как составлять и подписывать бухгалтерские документы

При оформлении бухгалтерских документов на бумаге следует учитывать то, что их затем нужно будет хранить в течение длительного срока.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчётности составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для отдельных видов документов этот период может быть намного длиннее.

Например, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, нужно хранить 50 лет.

Поэтому записи в документах нужно проводить такими средствами, чтобы они были читаемы и через длительное время. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Нельзя заполнять бухгалтерские документы простым карандашом.

Подписывает бухгалтерские документы руководитель компании, а также те сотрудники, которым он предоставил такое право. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.д.

При подписании электронного документа организация в общем случае может использовать один из трёх видов электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП). Простую электронную подпись на практике применяют редко, т.к. она не обеспечивает защиту документа от изменений.

Выбор между УНЭП и УКЭП зависит от требований закона, внутренних регламентов компании, а также договорённостей с контрагентами и сотрудниками. Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен использовать УКЭП. А другие кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.

) можно по согласованию с работником заверять и подписью более низкого уровня защиты (ст. 312.3 ТК РФ).

Если бухгалтерский документ сформирован в электронном виде, то учётная программа должна позволять распечатать бумажную копию.

Как вносить исправления в бухгалтерские документы

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные.

Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные.

Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.

Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного.

Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный.

Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок.

1. Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
2. Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.

Как хранить бухгалтерские документы

Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе. Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально.

В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид.

Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

В обратной ситуации действует то же правило: если документ изначально был составлен в электронном формате, то нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить электронную версию из базы.

В общем случае хранить бумажные документы и размещать электронные базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.

Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации. При каждом получении доступа к бухгалтерской информации об этом следует проинформировать лицо, ответственное за ведение учёта. Обычно это или штатный главбух, или аутсорсинговая компания, или бухгалтер-фрилансер.

Как организовать документооборот

Движение бухгалтерских документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы обеспечить следующее.

1. Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
2. Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
3. Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.

Фсбу 27/2021 в деталях

Подарок для наших читателей — запись вебинара по применению ФСБУ 27/2021. Два часа подробного разбора новаций стандарта, конкретных примеров и ответов на вопросы! Спикеры — известные эксперты в бухгалтерии и участники разработки новых ФСБУ:

1. Алексей Иванов — директор по знаниям и развитию учётной системы интернет-бухгалтерии «Моё дело». 
2. Людмила Архипкина — ведущий методолог по бухгалтерскому учёту и налогообложению интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Фсбу 27/2021: документы и документооборот — контур.ндс+

Приказом от 16.04.2021 № 62н Минфин утвердил новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Значительных изменений Стандарт не внёс. Рассмотрим основные изменения.

Термины

ФСБУ 27/2021 нормативно определяет основные термины:

• документы бухгалтерского учёта — первичные учётные документы (ПУД) и регистры бухучёта
• документооборот — движение в организации документов бухгалтерского учёта с момента их составления и до завершения исполнения (например, до помещения в архив либо до использования при составлении отчётности)

Руководитель контролирует документооборот, чтобы своевременно отобразить данные в бухучёте и защитить документы от несанкционированного доступа.

Реквизиты

Появилось определение даты составления ПУД – это дата подписания документа лицом, которое совершило операцию (заключило сделку) и ответственно за её оформление.

Первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Поэтому Стандартом установлено новое правило: если дата составления первичных документов не совпадает с датой совершения факта хоз. жизни, который оформляется этим документом, то вместе с первой датой (п. 2 ч. 2 ст.

9 ФЗ «О бухгалтерском учёте») указывается и вторая (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Ещё один новый термин – «оправдательный документ». Это документ, который содержит сведения о факте хозяйственной жизни: кассовый чек, судебный акт и т.д. Обязательные реквизиты вносят в ПУД на основании оправдательного документа.

Если оправдательный документ содержит все реквизиты ПУД, его можно использовать без оформления отдельного ПУД. В оправдательный документ можно и не включать все реквизиты, свойственные ПУД, но его реквизиты необходимо внести в первичные документы.

Также в Стандарте указано, что, помимо обязательных, в ПУД можно включать дополнительные реквизиты.

Оформление документов: новые требования

Новый ФСБУ установил следующие требования к оформлению документов:

1. Документы бухучёта нужно составлять на русском языке либо с построчным переводом. Но, если документ составлен на другом языке по законодательству страны, в которой осуществляется деятельность, построчный перевод не требуется. Он нужен только для регистра бухучёта.
2. Стоимость объекта бухучёта указывается в рублях. Если она выражена в валюте, в регистр вносится и валютная сумма. Сумма в валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. 
3. Несколько фактов хоз. жизни допускается оформить одним ПУД. К примеру, в авансовом отчёте по командировочным расходам отображаются все расходы работника в командировке: проживание, проезд, питание и другие.
4. Допускается оформить длящиеся (начисление процентов, амортизация и т.д.) и повторяющиеся (периодические отгрузки продукции, авансовые отчёты и т.п.) факты в периодически составляемых ПУД. Периодичность организация устанавливает самостоятельно, исходя из сущности фактов и рациональности. Важно: не допускается наличие не «закрытых» документами фактов, на отчётную дату (сутки, неделя, месяц, квартал, год).

Порядок внесения исправлений

С учётом требований Стандарта организация самостоятельно определяет порядок исправления бухгалтерских документов, когда это допустимо.

Порядок исправления бумажного документа:

1. Ошибочные данные (сумма, дата и т.д.) зачёркиваются, верные – пишутся над ними. Зачёркнутые данные должны быть читабельны.
2. Пометка «Исправлено» ставится с указанием даты исправления под подписи ответственных лиц с расшифровками.
3. Запрещается исправлять документы подчистками – замазывать, стирать.

Электронный документ исправляется по тому же принципу. Можно составить новый электронный документ по следующим правилам:

• нужно упомянуть, что это замена первоначального документа
• указать дату исправления и электронные подписи ответственных лиц с расшифровкой
• невозможно использовать новый документ в отдельности от первоначального

Регистры бухучёта исправляются дополнительным способом – исправительной записью. Она может быть:

1. Сторнировочной – запись на сумму, равную исходной, либо на часть суммы со знаком «минус».
2. Дополнительной – запись, равная сумме, которая дополняет ошибочную сумму до правильной.

Правила хранения документов и получения доступа к ним

Новым ФСБУ установлены правила хранения бухгалтерских документов:

1. Хранение допускается только в том формате, в котором документы были составлены: электронные – в электронном виде, бумажные – на бумаге. Нельзя переводить бумажные документы в электронные для хранения.
2. Документы и данные в них необходимо хранить на территории России. Но, если законодательство страны, где ведётся деятельность, требует хранить документацию на её территории, нужно соблюдать это требование.
3. Правила получения доступа к бухгалтерским документам организация разрабатывает самостоятельно. О предоставлении доступа к ним должен быть проинформирован главный бухгалтер или лицо, ответственное за ведение бухучёта (в том числе по договору).
4. При утрате, порче документов необходимо принять все возможные меры для их восстановления.

Порядок вступления в силу нового ФСБУ

Новый Стандарт станет обязательным с 1 января 2022-го, но возможно досрочное применение, если соответствующее положение внесено в учётную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

Порядок применения стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021

До 2021 года в законодательных актах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, не было правовых норм, которые бы регулировали документооборот в бухучете. Теперь такой документ появился – это ФСБУ 27/2021.

Когда вступит в силу

Стандарт уже введен в действие и применять его можно уже сейчас. Но есть контрольная дата, после которой работать по этому документу будут обязаны все без исключения организации – 1 января 2022 года.

Кто должен использовать ФСБУ 27/2021

Вести учет с использованием правил нового стандарта обязаны все организации, которые работают по российскому законодательству, находятся фактически на территории РФ.

Не касается новый порядок тех субъектов, кто по закону не обязан вести бухгалтерский учет – предприниматели, а также лица, занятые частной практикой (адвокаты, нотариусы и т. д.).

Кроме того, в список исключений попали субъекты бюджетной сферы и филиалы иностранных организаций, работающие в РФ.

Важно! В том случае, если порядок оформления документации в ФСБУ и положении Центрального банка противоречат друг другу, то применяются инструкции Банка России.

Виды документов в рамках ФСБУ 27/2021

Новый стандарт устанавливает два типа бухгалтерских документов:

• первичные учетные (используются, чтобы отразить факты хоздеятельности – сделки с контрагентами или хозяйственные операции, в результате которых меняется финансовое положение организации – оплата поставщику, выплата заработной платы работникам, поступление товарной продукции, оплата штрафов и т. д.);
• регистры бухгалтерского учета. Они нужны, чтобы обобщить всю информацию о фактах хозяйственной жизни компании. Кроме ФХЖ в регистры включаются данные о таких объектах как доходы, расходы, активы и пассивы предприятия.

Особенности оформления документов

ФСБУ 27/2021 регламентирует порядок оформления бухгалтерских документов и документооборот в хозяйствующих субъектах, устанавливая следующие особенности:

1. Язык для составления бухгалтерских документов – только русский. В тех ситуациях, когда первичка на иностранном, необходимо включить в текст документа перевод на русский язык по каждой строке.
   Если организация осуществляет деятельность вне территории России, то первичная документация ведется на иностранном языке – на языке той страны, в которой функционирует предприятие. Что касается регистров, то в них придется включить перевод.
2. В регистрах используется только российская валюта – рубли.
   Даже если сделка проведена в иной валюте, в регистре все равно нужно отразить сумму в рублевом эквиваленте.

   Когда цена объекта учета имеет стоимость в инвалюте, в регистре нужно отразить ее в двух вариантах – указать рублевую стоимость и стоимость в иностранной валюте.

Составление первичной документации

Дата хозяйственной операции: нужно указывать ту дату, когда документ реально был подписан сторонами сделки.

Если ФХЖ (сделка, операция) отличается от дня фактического совершения этого события или действия, то в первичке указываем именно тот день, когда эта операция или сделка состоялись.

При формировании первичного документа допустимо:

• внести связанные друг с другом операции и сделки в один документ;
• операции, которые совершаются не в моменте, а длятся определенное время (например, амортизация), можно отражать в первичных документах на отчетную дату. То же правило касается и тех операций и сделок, которые регулярно повторяются через равные промежутки времени – например, транши в рамках одного долгосрочного контракта на поставку товаров.

Стандарт не ограничивает организации по включению в документы лишь конкретного набора показателей и информации. Так, помимо основных реквизитов, можно указать любую дополнительную информацию, имеющую отношение к ФХЖ.

Справка! Полный перечень обязательных реквизитов для первичной документации отражен в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Круг лиц, которые вправе ставить подпись в бухгалтерских документах, утверждается руководством организации. Это правило также установлено новым стандартом.

За достоверность сведений, содержащихся в документах бухгалтерского учета, несут ответственность те сотрудники, которые их составляли и подписывали.

Эцп для первичной документации

Согласно Федеральному закону №402 первичную документацию организация вправе составлять и на бумажном носителе, и в электронном формате. Электронный вариант в обязательном порядке подписывается ЭЦП.

ФСБУ 27/2021 устанавливает следующую норму: хозяйствующий субъект самостоятельно выбирает типы ЭЦП из разрешенных законом «Об электронной подписи» (ФЗ №63). В тех случаях, когда первичный документ должен быть подписан несколькими сторонами, тип ЭЦП выбирается и утверждается в соглашении между ними.

Законодательство предусматривает 3 категории подписей электронного формата:

1. простая ЭЦП;
2. усиленная неквалифицированная подпись;
3. усиленная квалифицированная электронная подпись.

Способы исправления ошибок

ФСБУ 27/2021 регламентирует способы исправления ошибок в документах бухгалтерского учета (в первичных и в регистрах).

Важно! В бумажном документе ошибочную запись необходимо зачеркивать. Если же ошибка не в тексте, а сумме, то сумма так же зачеркивается и над ней указываются верные цифры. Зачеркивание должно позволять прочесть неверный текст под ним. Использовать «штрих» для замазки ошибок нельзя. Стирать ластиком ошибочные записи так же запрещено.

Если же документ сформирован в электронном виде, то ошибка исправляется с помощью формирования еще одного документа. В новом документе нужно прописать, что он составлен взамен первого, ошибочного. В корректировочном первичном документе нужно проставить дату, когда он был сформирован и ЭЦП тех, кто его составил.

Для исправления ошибок в регистрах используется сторно либо формируются дополнительные записи.

Новый ФСБУ 27/2021 про документы в бухучете: что изменилось

ФСБУ 27/2021 ввел нормативные определения базовых терминов в рассматриваемой сфере:

• документы бухгалтерского учета — к ним относятся первичные учетные документы (ПУД) и регистры бухучета;
• документооборот — движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения (например, использования при составлении отчетности или помещения в архив). Документооборот организует руководитель, с тем чтобы объекты своевременно отражались в бухучете и был невозможен несанкционированный доступ к документам.

Требования к реквизитам документов

Стандарт впервые определил, что такое дата составления ПУД. Она определена как дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

Напомним, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В этой связи Стандарт устанавливает новое правило: если дата составления ПУД отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, который оформляется этим документом, то наряду с первой (согласно п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете) указывается и вторая (пп.

 «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Также введено понятие «Оправдательный документ». Под ним понимается документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. На основании оправдательного документа в первичный документ включаются обязательные реквизиты. В качестве примеров оправдательных документов названы кассовый чек, судебный акт и др.

Оправдательный документ может не содержать всех реквизитов первичного (и в этом случае не является таковым), однако его реквизиты должны быть включены в ПУД. Однако если в оправдательном документе содержатся все реквизиты первичного учетного документа, он может использоваться в этом качестве, и тогда оформлять отдельный ПУД не нужно.

Отдельно в Стандарте отмечено, что в ПУД можно включать дополнительные (по отношению к обязательным) реквизиты.

Требования к оформлению документов

Стандартом установлены требования к оформлению документов:

1. Документы бухучета должны быть составлены на русском языке или переведены построчно. Из этого правила появилось исключение: если документ составлен на иностранном языке по закону или правилам страны, где ведется деятельность, построчный перевод не требуется. Перевод нужен будет только для регистра бухучета, если он составлен не на русском языке.
2. Регистры бухучета должны быть составлены в рублях, а если стоимость объекта бухучета выражена в валюте, то в регистр вносится и валютная сумма.
3. Одним ПУД можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни. Например, на основании авансового отчета работника по командировочным расходам сразу отражаются расходы на проживание, оплату проезда, суточные, иные расходы в командировке.
4. Длящиеся (начисление процентов, амортизации и т.п.) и повторяющиеся (периодические отгрузки товаров и т.п.) можно оформлять ПУД, которые составляются с определенной периодичностью. Эту периодичность организация выбирает сама исходя из существа таких фактов и требования рациональности. Важно лишь, чтобы они были составлены на отчетную дату, то есть чтобы по состоянию на отчетную дату не было не «закрытых» документами фактов и/или периодов.

Как вносить исправления

Порядок исправления документов бухучета (для случаев, когда вообще можно их исправлять) организация должна определить самостоятельно, но с учетом требований стандарта.

Правила для исправления бумажного документа:

• зачеркиваются неверные данные (текст, сумма и т.п.), и над ними указываются исправленные. Зачеркивать нужно так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;
• в документ вносится надпись «Исправлено», указываются дата исправления, подписи ответственных лиц и их расшифровки;
• вносить исправления путем подчисток (замазывания, стирания) нельзя.

Если документ электронный, можно либо использовать такой же порядок, как и для бумажных документов, либо составить новый документ. Однако в новом документе:

• должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального;
• должны быть дата исправления, электронные подписи ответственных лиц и их расшифровки (как правило, должности и фамилии с инициалами).

При этом новый документ должно быть невозможно использовать отдельно от первоначального.

Для регистров бухучета предусмотрен дополнительный способ исправления: внесение исправительной записи. Она бывает:

• сторнировочная — на ту же сумму, что и исходная, или на часть этой суммы, но со знаком минус;
• дополнительная — на сумму, дополняющую ошибочную до правильной величины.

Хранение документов и доступ к ним

Стандартом установлены отдельные правила хранения документов бухучета:

1. Хранить их нужно в том виде, в котором они составлены: бумажные — на бумаге, электронные — в электронном виде. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения нельзя.
2. Хранить документы бухучета и содержащиеся в них данные и размещать базы этих данных нужно в России. Но если законы или правила страны ведения деятельности требуют хранить документы на ее территории, это требование нужно соблюдать.
3. Порядок доступа к документам бухучета организация должна разработать самостоятельно, причем о предоставлении доступа к ним нужно информировать главбуха или иное лицо, на которое возложено ведение бухучета (либо лицо, которому ведение бухучета передано по договору).
4. Если документы утрачены или испорчены, следует принять все возможные меры для их восстановления.

О формальностях

В завершение рассмотрим формальные моменты, связанные со вступлением ФСБУ 27/2021 в силу.
Применять новый Стандарт обязательно с 2022 года, но можно принять решение о досрочном применении — для этого потребуется внести соответствующее положение в учетную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

С 2022 года официально утрачивает силу Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (Приказ Минфина России от 30.04.2020 N 184). Но очевидно, что при досрочном применении ФСБУ 27/2021 руководствоваться Положением о документах и документообороте уже нельзя.

С даты начала применения ФСБУ 27/2021 фактически утрачивают силу нормы о документах и документообороте, установленные Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Как указал Минфин России в Информационном сообщении от 10.06.2021 N ИС-учет-33, это второе и третье предложения третьего абзаца пункта 9, пункты 12 — 22 этого Положения.

Александр Лавров, аттестованный аудитор

Новый ФСБУ 27/2021: какие требования обязательны при составлении и хранении документов бухучета

Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, за исключением тех, кто занят в бюджетной сфере.

Стандарт станет обязательным с 1 января 2022 года, но добровольно его можно начать применять и до указанной даты.

Бухгалтерские документы и документооборот

В пункте 2 ФСБУ 27/2021 закреплено, что к документам бухгалтерского учета относятся первичные учетные документы и регистры бухучета.

Напомним, что все факты хозяйственной жизни должны быть подтверждены первичными документами. Состав таких документов определяет налогоплательщик. Выбранные способы отражения операций и формы первичных документов фиксируются во внутреннем документе, который называется учетная политика. Подробнее см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Под документооборотом в бухучете понимается движение документов в организации или у ИП с момента их составления до завершения исполнения. В частности, до использования для составления бухотчетности, помещения в архив.

Требования к документам

На каком языке составлять документы

Согласно стандарту, документы бухучета составляются на русском языке. Если первичный документ написан на иностранном языке, то он должен содержать построчный перевод.

Исключение — ситуация, когда в месте ведения деятельности за пределами РФ законодательство обязывает составлять документы на языке данной страны.

В таком случае только регистр бухучета должен содержать построчный перевод (п. 5, 6 ФСБУ 27/2021).

Какую валюту указывать в регистрах

По общему правилу суммы в регистрах бухучета указываются в рублях, независимо от места ведения деятельности и от того, какая валюта используется в операции. Но если стоимость объектов бухучета выражена в иностранной валюте, то записи в регистрах делаются одновременно и в валюте, и в рублях (п. 7 ФСБУ 27/2021).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Как составлять «первичку»

Датой составления первичного документа считается день его подписания лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за ее оформление, либо лицами, ответственными за оформление совершившегося события. В документе обязательно указывают дату совершения факта хозяйственной жизни, если она отличается от даты составления (п. 8 ФСБУ 27/2021).

Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При составлении «первички» допускается, в частности:

• оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
• оформлять длящиеся операции (начисление процентов, амортизация активов и проч.), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) с определенной периодичностью (например, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату.

Помимо обязательных реквизитов (их перечень приведен в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), в «первичку» можно включать дополнительные сведения. При этом установлено, что если первичный документ оформлен на основании другого, то указание на этот оправдательный документ является обязательным (п. 12 и подп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Перечень лиц, имеющих право подписывать документы бухучета, устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Правильность отражения объектов бухучета в регистрах обеспечивают лица, которые их составили и подписали (п. 11 ФСБУ 27/2021).

Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб‑сервис

Какой электронной подписью заверять «первичку»

Как известно, первичный документ может быть составлен как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Согласно пункту 17 комментируемого стандарта, виды электронной подписи документов бухучета устанавливаются самой организацией из числа тех, что предусмотрены Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но только в том случае, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не установлено федеральным законом или нормативным правовым актом.

Если необходимо, чтобы документ завизировали несколько сторон, то вид электронной подписи определяется соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Напомним, что статьей 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрено три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Также см. «Поправки в закон об электронной подписи: облачная ЭП, цифровой нотариус и выдача сертификатов по новым правилам».

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Как исправлять ошибки в бумажном документе

Также в новом стандарте прописан порядок исправления ошибок в «первичке» и регистрах.

Так, если документ составлен на бумаге, то нужно зачеркнуть чертой неверный текст или сумму и сверху указать корректные сведения. При этом зачеркивать необходимо так, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Замазывать и стирать записи нельзя.

В скорректированном документе нужно написать «Исправлено», проставить дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный документ или ответственных за ведения регистра. Также надо указать их должности, фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).

Как исправлять ошибки в электронном документе

Электронный первичный документ допускается исправлять путем составления нового документа. При этом нужно указать, что он заменяет первоначальный.

Также скорректированный документ должен содержать дату исправления и электронные подписи лиц, которые его составили, с указанием реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 20 ФСБУ 27/2021).

При этом дополнительно установлено, что «средства воспроизведения нового документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального».

Исправлять регистры бухучета можно как сторнировочными, так и дополнительными записями (п. 22 ФСБУ 27/2021).

Хранение документов

Документы бухучета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод бумажной «первички» в электронный вид для последующего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

В случае утраты документов (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи необходимо принять все возможные меры по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021).

Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица».