Правомерно ли включать в штатное расписание должность бухгалтера-кассира?

В настоящее время в сфере работы с финансами, большими суммами наличных и безналичных денежных средств большую роль играет бухгалтер-кассир.

Особенно участие данного специалиста важно в тех случаях, когда происходят крупные финансовые расчеты на производственных предприятиях.

Сегодня мы поговорим о том, какие обязанности входят в компетенцию этого работника, какие требования при приеме на работу к нему предъявляются, какими правами он наделен.

Бухгалтер-кассир является достаточно востребованным специалистом на производстве, в коммерческий банках, а также в различных бюджетных учреждениях (школы, детские сады, поликлиники).

Основные характеристики данной должности можно найти в специальном квалификационном справочнике, где перечислены все его должностные обязанности, требования.

Нередко такую должность занимают наиболее опытные помощники старших бухгалтеров или финансовых директоров.

Данные специалисты осуществляют основную работу в сфере финансов вместе с высшим руководством организации и главным бухгалтером.

Полномочия этого работника довольны обширны, они перечислены в специальной должностной инструкции и включают следующие функциональные обязанности.

• Прием и выдача денежных средств. Бухгалтер-кассир должен осуществлять строгий контроль за всеми финансами и ценными бумагами организации. Данную обязанность он осуществляет в соответствии со всеми основными закрепленными нормативными правилами, которые обеспечивают сохранность денег.
• Составление и утверждение описи купюр. Как правило, эту важную задачу осуществляют с целью передачи соответствующих отчетов в банки для замены устаревших или испорченных купюр.
• Работа с инкассаторами. Специалист непосредственно осуществляет передачу финансов работниками инкассации.
• Составление отчетов. Прежде всего, специалист занимается подготовкой кассовой отчетности.
• Ведение кассовой книги. Такая обязанность осуществляется на основе приходных и расходных отчетов. Также они позволяют устанавливать соответствие или несоответствие реального количества наличных финансов и ценных бумаг компании.
• Осуществляет взаимодействие с другими государственными учреждениями. Бухгалтер-кассир должен непосредственно связываться с налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, кредитными отделениями и поставщиками.
• Контроль за расходованием. Специалист следит за тем, чтобы расходование денег осуществлялось по их целевому назначению.
• Сдача выручки. Чаще всего выручку отдают ежедневно.
• Контроль за остатками денежных ресурсов в кассе. Такой кассир обязан следить за тем, чтобы этот остаток не был меньше того лимита, который устанавливается руководством организации в соответствии с регулярными перерасчетами.
• Подведение итогов денежных операций. Эта функция осуществляется ежедневно. Она предполагает подсчет оставшихся в кассе денежных ресурсов, передачу главному бухгалтеру специального документа для кассовой книги, прикладывание особых приходных и расходных ордеров.
• Участие в инвентаризациях. Бухгалтер-кассир обязан принимать участие не только в таких ежегодных плановых мероприятиях, но и в неплановых инвентаризациях. Это дает возможность сверять все данные с налоговыми инспекциями и отделениями Пенсионного фонда.
• Делает расчеты. Такой работник не только производит расчеты с подотчетными лицами по выданным средствам, но также и занимается авансовыми отчетами.
• Выдача заработной платы сотрудникам. Чаще всего наличный расчет осуществляется с теми работниками организаций, которые еще не успели оформить банковские карты для перевода денежных средств.

Кроме перечисленных основных функций, бухгалтер-кассир также должен передавать все свои обязанности главному бухгалтеру в случае ухода в отпуск, производить внесение всей необходимой информации, которая касается финансов организации, в электронную базу. Среди полномочий также отдельно можно выделить и оказание помощи при осуществлении дистанционных денежных расчетов, оповещение директора и главного бухгалтера о существующих или возможных проблемах в финансовой сфере.

Бухгалтер-кассир, согласно профстандарту, может участвовать в разработке и утверждение планов по развитию финансовой политики предприятия.

В качестве важной функции можно также выделить и контроль за изменениями в действующем законодательстве, которое касается бухгалтерского учета и ведения кассовых операций.

Квалификационные требования к такому работнику, как правило, тесно связаны с осуществлением кассовых операций. Но при этом работодатель может предъявлять и некоторые дополнительные условия для приема. Все требования, которые предъявляют к данному работнику, тоже можно легко найти в должностной инструкции. К основным из них можно отнести следующие.

• Наличие образования. Каждый бухгалтер-кассир должен владеть высшим профессиональным или хотя бы средним специальным образованием в этой сфере.
• Обладание основными навыками работы. Прежде всего, специалист должен быть достаточно хорошо ознакомлен с функционированием контрольно-кассового аппарата.
• Наличие навыков для определения подлинности отдельных купюр. Эта задача заключается в том, что работник должен уметь отличить подлинные купюры от фальшивых.
• Обладание навыками работы с основными бухгалтерскими программами. Прежде всего, это касается программы «Банк-клиент». Данное условие является желательным при приеме на работу. Работник обязательно должен иметь навыки работы и с такими офисными приложениями, как Word, Excel.
• Наличие опыта при заполнении первичных документов. В первую очередь это касается всей кассовой отчетности и специальных бланков строгой отчетности.
• Знание иностранного языка. Это требование не является обязательным, но приветствуется при устройстве на работу.

Кроме этих требований, бухгалтер-кассир должен быть хорошо ознакомлен с действующими нормативными актами, которые непосредственно связаны с бухгалтерской деятельностью, осуществлением наличных и безналичных денежных операций.

Для трудоустройства на такую должность специалист должен иметь опыт в этой сфере не менее 3 лет. Если у человека уже имеется трехлетний опыт такой работы, то тогда будет достаточно и простого средне-специального образования.

Человек, желающий занять должность бухгалтера-кассира, должен обладать и некоторыми важными личными качествами:

• аналитические и математические способности;
• внимательность;
• хорошая память;
• способностью быстро концентрироваться;
• усидчивость;
• хороший уровень стрессоустойчивости.

Если вы хотите занять эту должность, то тогда вам нужно иметь либо высшее профильное образование или среднее специальное, но в последнем случае следует еще обладать и значительным опытом работы (не менее 3 лет).

Сегодня популярным вариантом считаются специальные курсы, но при трудоустройстве работодатель также потребует значительного опыта работы в сфере финансов.

Чтобы повысить уровень квалификации, такой специалист тоже может пройти курсы в специальных образовательных центрах.

Такой кассир, имеющий достаточно большой опыт работы, может впоследствии занять место главного бухгалтера или его заместителя, а в некоторых случаях и финансового директора. Кассир может получить опыт работы еще во время учебы в университете.

Для этого многие люди идут трудоустраиваться в качестве помощников бухгалтеров в небольших организациях. Возможна также и смена профессии.

Нередко бухгалтеры-кассиры в будущем становятся финансовыми аналитиками, аудиторами, кредитными контролерами или консультантами по бухгалтерским или кредитно-денежным вопросам.

Заработная плата такого работника будет зависеть от многих факторов. Так, большое влияние будет оказывать территориальное расположение организации, ее размер и особенности функционирования.

Этот специалист сможет получить значительный заработок, работая на крупном производственном предприятии, связанном с добычей, переработкой, продажей полезных ресурсов (нефтегазовые компании) или в коммерческих банках. Кроме того, следует помнить, что в больших городах из-за более высокого уровня цен такие работники смогут получить и более высокую зарплату.

На уровень заработной платы также оказывает влияние и возможность получения дополнительного заработка. Нередко работники бухгалтерии берут на себя и некоторые другие обязанности, которые приносят вознаграждение. Среди таких функций можно выделить учет документации на других более мелких предприятиях.

В столице бухгалтер-кассир, не имеющий опыта работы, сможет рассчитывать на заработную плату в 50000 рублей. Если у вас имеется стаж работы не менее 3 лет, то тогда плата может составлять в 3 раза больше. В небольших региональных городах зарплата будет значительно ниже.

Она чаще всего составляет примерно 30000-40000 рублей.

В случае повышения до должности главного бухгалтера работник сможет повысить это значение до 200000 рублей.

Бухгалтер-кассир обладает рядом важных прав при осуществлении поставленных задач:

• оставлять свою подпись под необходимой документацией, связанной с работой специалиста;
• получать от сотрудников нужную информацию и документацию;
• предлагать главному бухгалтеру или директору проекты по совершенствованию работы бухгалтерии;
• знакомиться с уже существующими решениями высшего руководства, которые непосредственно касаются его деятельности.

Бухгалтер-кассир в некоторых случаях может быть привлечен к ответственности в таких случаях.

• Грубое нарушение внутренних правил компании. В первую очередь это касается правил конфиденциальности информации.
• Неоднократное неисполнение своих должностных обязанностей. Работник в этом случае может быть уволен в соответствии с трудовым законодательством. Также он может лишиться своей должности и за ненадлежащее выполнение своих полномочий.
• Грубое нарушение действующего законодательства. Бухгалтер-кассир должен быть хорошо ознакомлен с различными нормами права, которые затрагивают его профессиональную деятельность.

При их неисполнении работодатель вправе уволить такого специалиста.

Может ли главный бухгалтер выполнять обязанности кассира?

В  ранее действовавших Правилах ведения кассовых операций юридическими лицами было предусмотрено, что бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров (абзац 2 пункт 35).

В новых Правилах эта норма исключена, и отмечено, что если в организациях, в штатном расписании которых нет должности кассира, то обязанности по совершению кассовых операций возлагаются на другого работника (работников) на основании приказа руководителя.

В соответствии с пунктом 20 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях на  главного бухгалтера нельзя возлагать обязанности, связанные с материальной ответственностью за денежные средства и ценности. Он не может получать деньги в банках и из других организаций.

Так вправе ли руководители небюджетных (частных) организаций поручить совершать кассовые операции главному или расчетному бухгалтеру? Существуют ли исключения или ограничения, связанные с этим?

* Мнение юриста *

Камал МУЗАФФАРОВ, эксперт «Norma Profi»: – В ныне действующих Правилах ведения кассовых операций юридическими лицами1 нет нормы, запрещающей исполнять обязанности кассира бухгалтерами и другими работниками, пользующимися правом подписи кассовых документов.

Напротив, в их пункте 41 указано, что в организациях, в штатном расписании которых нет должности кассира, обязанности по совершению кассовых операций руководитель организации своим приказом (решением) может поручить какому-либо работнику(ам).

Из этого следует, что эти обязанности может исполнять в том числе и главный или иной, скажем, расчетный бухгалтер.

Однако надо учесть, что утвержденные Правила не распространяются на банки, микрокредитные организации и ломбарды, а также АО «Узбекистон почтаси» (пункт 1 Правил № 2687). Поэтому далее мы будем говорить о частных (небюджетных) организациях.

По законодательству о труде можно совмещать профессии (должности) за исключением отдельных случаев. Работник – это физлицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Главный или расчетный бухгалтер – это такой же работник, как и все остальные.

Так что он может совмещать должность кассира (если иное не установлено законодательством2). Особенно это характерно для малочисленных частных предприятий, где должность кассира либо не предусмотрена, либо он временно отсутствует – находится, к примеру, в отпуске по уходу за ребенком.

В этом случае будет логичным поручить главному или иному бухгалтеру выполнение обязанностей кассира.

В частных организациях возложить на главного или расчетного бухгалтера обязанности кассира, на наш взгляд, предпочтительно через совмещение. То есть он, наряду со своей основной работой (бухучет), будет выполнять дополнительную работу по другой должности без освобождения от основной работы, определенной правилами внутреннего распорядка.

• Как следует из Положения о порядке работы по совместительству и совмещения профессий и должностей3:
• совмещение разрешается, как правило, в пределах одной категории персонала (пункт 21);
• срок выполнения дополнительной работы, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (пункт 22);
• за совмещение производится доплата (пункт 23); ее размер определяется по соглашению сторон, если иное не предусмотрено внутренним трудовым распорядком (пункт 24)4.
• Если главбух одновременно с основной работой выполняет обязанности кассира без освобождения от основной работы, то в свете указанных выше норм это должно быть зафиксировано в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Значит, с главным или расчетным бухгалтером частной организации, на которого возлагаются обязанности кассира, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Также надо оформить приказ (решение) руководителя организации о возложении на такого бухгалтера обязанностей по совершению кассовых операций. 

1. Ограничений, связанных с возложением обязанностей кассира на бухгалтера, всего два.
2. Первое – главбуху нельзя совмещать эти должности в коммерческих банках, микрокредитных организациях и ломбардах, а также в АО «Узбекистон почтаси»5.
3. А второе ограничение – если сам бухгалтер откажется принять на себя такую дополнительную работу.

В заключение отметим, что по содержанию пункта 41 Правил № 2687 и других норм правовых актов в частных (небюджетных) организациях, в которых нет штатной единицы кассира, обязанности по совершению кассовых операций можно возложить на главного или иного бухгалтера, кроме отмеченных выше исключений.

Этот вывод полностью согласуется с проводимой нашим государством политикой создания еще более благоприятных экономических и правовых условий для субъектов предпринимательства, уменьшения в их деятельности административных барьеров.

Ведь далеко не каждые микрофирмы и малые предприятия могут позволить себе иметь в штате кассира.

• * Мнение аудитора *
• Гузаль ИСЛАМОВА, эксперт «Norma Profi»: – В законодательстве о бухучете нет прямых ограничений совмещения должности главного бухгалтера и кассира.
• Однако, несмотря на их отсутствие, следует иметь ввиду, что такое совмещение сделает невозможным осуществление некоторых предусмотренных законодательством процедур.

Так, в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (зарегистрировано МЮ 14.01.2004 г.

№ 1297) установлено, что первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке – их законности, полноте и правильности оформления, реквизитов, логической увязке отдельных показателей. Если они оформлены неправильно, то передаются руководителю для принятия решения.

А так как кассовые документы будут оформляться главным бухгалтером, который должен сам же их и проверять, то смысл этой проверки утрачивается.

Кроме того, в работе любой организации должна функционировать система внутреннего контроля (НСАД №12, зарегистрированы МЮ  12.04.2007 г. №1673).

В его задачи входят проверка правильности бухгалтерских записей,  документооборота, а также проведение инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и ТМЦ.

Для проведения инвентаризации создаются постоянно действующие комиссии, в составе которых − руководитель, главный бухгалтер и другие специалисты.

Если главный бухгалтер, должность которого является руководящей, одновременно будет работать на подконтрольной ему должности кассира, то это снизит уровень внутреннего контроля за наиболее ликвидными активами организации – наличностью. Это также нарушит порядок осуществления ряда установленных законодательством процедур, а именно инвентаризации, при которой главный бухгалтер обязан тщательно контролировать соблюдение правил ее проведения.

К тому же надо учесть, что при совмещении должностей, которое приведет к ухудшению системы внутреннего контроля, за ошибки в финансовой отчетности, неправильное распоряжение активами и за злоупотребление служебным положением ответственность будет нести руководитель организации.

От редакции: Теперь можно совмещать должности главбуха и кассира. Но в то же время возрастает вероятность ошибок и злоупотреблений.

Поэтому микро- и малые предприятия, для которых важна экономия, будут это делать.

Крупным предприятиям, которым не надо экономить на зарплате кассира,  и которые хотят иметь надежную систему внутреннего контроля, лучше сохранить эту должность – законодательство это не запрещает.

Очевидно, что мера направлена на либерализацию условий для частного бизнеса, когда государство не предписывает обязательность чего-то (в данном случае − наличие кассира).

Ответы по теме из Справочной службы «Мы отвечаем!»:

Моя вторая должность на работе — это совмещение или совместительство? Если это совместительство, то можно ли мне работать на 0,5 ставки? Если это совмещение, я читала, что нужно моё согласие, нужно ли подписать трудовой договор (по моему не надо)?

Какие документы, кроме заявления, нужно еще представить, чтобы в трудовую книжку сделали запись о совместительстве?

Имеет ли право главный бухгалтер на доплату за совмещение должностей (глав.бух. и отдела кадров)?

Может ли главный бухгалтер получать по доверенности материальные ценности (товар)?

У нас на предприятии начальник отдела кадров ушла в отпуск. Главный бухгалтер хочет совмещать выполнение ее обязанностей с доплатой. Законно ли это?

Может ли главный бухгалтер частного предприятия, ставший полным владельцем предприятия, выполнять функции руководителя?

1

Штатное расписание: кто составляет, утверждает и делает его проверку на предприятии. Ответственные лица – разные!

Штатное расписание является важным нормативным документом. Он включает в себя структурные подразделения, имеющиеся на предприятии должности, профессии, специальности и оклады работников.

Как быть, если в организации директор и бухгалтер — одно лицо? Что делать, если необходимо изменение в документе? Кем проводится проверка? Об этих аспектах и об особенностях данного документа и о том, кто этим занимается мы и поговорим в статье ниже.

Скрыть содержание

Лица, ответственные за составление

Составлением данного документа на предприятии должен заниматься любой специалист, на которого возложена данная обязанность руководящим лицом. Расписание может делать: сам руководитель организации, экономист по труду, главный бухгалтер, юрист или специалист-кадровик.

ВАЖНО! Вне зависимости от того, кто разрабатывает этот документ на предприятии, официально за штатное расписание всегда отвечает либо руководитель, либо главный бухгалтер. Только эти лица имеют право подписывать документ.

Об особенностях составления штатного расписания для ООО и ИП читайте в нашем материале.

Кем проводится проверка?

Проверять штатное расписание имеет право инспектор труда. Данное лицо может посетить организацию в любое время с целью проведения инспекции, и запросить документ для рассмотрения и анализа текущего положения дел на предприятии. Визит проверяющего может быть крайне неожиданным, поэтому, расписание всегда должно быть в надлежащем виде.

В первую очередь, инспектора интересует следующая информация:

1. Размер окладов среди сотрудников одного уровня. Дело в том, что заработная плата работников одной занимаемой должности, не должна разниться.
2. Трудовой стаж работающих на предприятии.
3. Количество трудящихся по совместительству и др.

Внимание! Документ необходимо предъявить по первому требованию проверяющих лиц. В противном случае, фирме могут выписать штраф.

О правильной структуре штатного расписания рассказано в этой статье, а здесь вы найдете бланк документа.

Кем утверждается?

Штатное расписание вступает в юридическую силу только на основании приказа, который подписывает руководящее лицо. Поэтому, директор несёт полную ответственность за утверждение этого документа.

Расписание устанавливают в следующие сроки:

• Работодатель вправе сам регулировать сроки и периоды его изменения.
• Если на протяжении года документ подвергался каким-либо корректировкам, то с началом следующего календарного года, утверждают новое расписание.

О том, как утвердить штатное расписание на год, читайте тут.

Что делать, если необходимо изменение в документе?

Изменения в штатное расписание утверждаются на основании приказа, подписанного руководителем. Далее, сотрудники отдела кадров вносят в документ соответствующие изменения, прописанные в приказе. Таким образом, полная ответственность приходится на руководителя организации.

Корректировка документа происходит в связи с изменением оклада трудящихся. В таком случае, работодатель должен сообщить об этом работникам за два месяца до издания приказа о внесении изменений в штатное расписание. Наименование должностей и новые оклады обозначаются сначала в приказе, а затем в расписании. Кадровики предварительно ознакамливаются с приказом под подпись.

Как правило, от даты выпуска приказа о внесении изменений в расписание до даты вступления этих изменений в силу, проходит какой-то срок. Потому что, зачастую, следом за поправкой расписания, следует поправка трудовых договоров.

О том, как ввести новую должность в штатное расписание, вы узнаете здесь.

Как быть, если в организации директор и бухгалтер – одно лицо?

Если фирма небольшая, то руководитель в организации зачастую параллельно со своей основной деятельностью ведет бухучет. Совмещать руководство организацией и бухгалтерский учет, возможно в следующих случаях:

1. Если предприятие малого или среднего масштаба, где общая численность работников не превышает 250 человек.
2. Годовая выручка составляет около 500 млн руб. и около 1 млрд руб. (без НДС). Для ведения самостоятельного бухгалтерского учета, необходимо оформить приказ о принятии должностных функций бухгалтера на себя.

Если бухгалтер в организации имеется, и директор намерен только лишь исполнять его обязанности на время отсутствия (к примеру, в связи с болезнью или отпуском), то действовать нужно следующим образом:

1. Необходимо оформить дополнительное соглашение для трудового договора директора, где стоит указать:
   • что руководитель будет совмещать должностные обязанности (свои и бухгалтера);
   • срок совмещения (например, на время декретного отпуска);
   • размер требуемой доплаты за функцию совмещения.
2. Составить приказ о совмещении должностей.

Внимание! Если бухучет ведет лично директор предприятия, то в расписание не нужно вводить должность главбуха. Таким образом, руководитель будет осуществлять функции бухучета в рамках своей трудовой деятельности.

Если в расписании уже присутствует должность бухгалтера, то при совмещении трудовых обязанностей, директору будет начисляться соответствующая плата, отраженная в соглашении.

Составление и контроль штатного расписания — большая ответственность для сотрудника предприятия, поэтому данные функции официально возложены на главу фирмы.

Этот документ представляет собой лицо компании перед инспектором по труду, перед налоговыми органами, при решении трудовых вопросов в судебном порядке, и потому, требует внимательного к себе отношения и может быть доверен только профессионалу своего дела.

Двойные должности в штатном расписании: может ли у организации быть бухгалтер‑кассир?

Для многих людей является новостью тот факт, что бухгалтер должен выполнять не только свои обязанности, но и обязанности кассира. Как относится к такому повороту событий? Самое время узнать об этом чуть больше.

Начнём с того, что если бухгалтер всё-таки выполняет обязанности кассира, возникает вопрос: стоит ли вносить такую должность в штат обязанностей. Пришло время ответить на этот вопрос, а поможет нам в этом один из представителей столичной госинспекции труда.

Специалисты утверждают, что в действующем законодательстве нет явного запрета на установку двойных должностей в штатном расписании. Более того, в таких важных документах, как: Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденном приказом Росстандарта от 12.12.14 № 2020-ст, и Квалификационном справочнике, приведено несколько примеров двойных должностей, среди которых:

• Химик-инженер
• Методист-инструктор
• Инженер-механик
• Инженер-электрик

И на этом список не заканчивается, более того, он получается довольно-таки объёмным. Что это означает в итоге? Специалисты делают вывод, что если дело касается штатного расписания, а человек имеет две должности, в расписании будет указано сначала основная деятельность, которой занимается работник, а только потом уже второстепенная.

То есть, если человек работает по основной специальности бухгалтер, то в штатном расписании будет указан сначала бухгалтер, а только потом кассир. Некоторые же наоборот, утверждают, что указывать вторую специальность категорически запрещено, таким образом в расписании будет указано не «бухгалтер-кассир», а просто «бухгалтер».

Так или иначе, специалисты всё-таки придерживаются мнения, что наиболее оптимальным решением для работодателя станет тот вариант, который ему ближе и удобнее.

Также необходимо учитывать тот факт, что две должности должны быть взаимосвязаны между собой, а не быть противоположными друг-другу.

Таким образом, если получится такая ситуация, что должности всё-таки будут противоположна, итоговым решением станет неправомерное распределение обязанностей. А это означает, что репутация работодателя будет подорвана.

В ведомстве обращают внимание на квалификацию сотрудника и на его опыт работы, поэтому всё, что интересуют государственные органы необходимо прописывать во избежание проблем и спорных вопросов.

Из вышесказанного, мы можем сделать вывод, что всё, что вы хотите прописать, необходимо проверить и, наконец, сделать соответствующие решения. В принципе никаких особых проблем и запретов нет, поэтому вы в праве делать то, что удобно вам.

Топ-8 ошибок при составлении штатного расписания

Скачайте образец приказа штатного расписания и чек-лист для самопроверки. Разберем главные правила

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

• Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

• Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

• Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается.

Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

• Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

• Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера.

Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

• Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица.

С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

• Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе.

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

• на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

1. Есть ли в организации штатное расписание.
2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.

3. На какой период утверждено штатное расписание.
4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).

6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками  (ст.

   22, ст. 132 ТК РФ).

8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Скачать

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов.

Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

• позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

• Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);