Расходы на такси в налоговом учете

Такси и перевозки автотранспортом попадают под патент. Этот вариант подойдет только для ИП, если они соблюдают ограничения патента:

не более 60 млн рублей в год в качестве выручки;
не более 15 сотрудников;
своевременная уплата патентных платежей.

Если нарушить эти ограничения, придется перейти на ОСНО с начала действия патента, во время действия которого произошли нарушения.

Сколько патентов нужно при перевозках между регионами

Возить пассажиров между регионами и не покупать несколько патентов можно. Будет достаточно одного патента, купленного в регионе, где вы чаще всего работаете.

Налоговой важно, в каком регионе заключается договор на перевозку. Например, вы перевозите пассажиров из Свердловской области в Челябинскую и Курганскую, тогда достаточно, чтобы г.

Екатеринбург значился как место заключения договоров.

Сколько стоит патент для такси

Стоимость патента можно рассчитать на онлайн-калькуляторе ФНС, она будет зависеть от нескольких параметров:

срок патента (месяц, полгода, год);
число пассажирских мест в автомобиле и число машин — в разных регионах применяются разные показатели.

Патент оплачивается в зависимости от своего срока действия:

срок патента до 6 месяцев включительно: нужно оплатить полную стоимость до конца его действия;
срок патента 6-12 месяцев: в течение первых 90 дней действия патента оплачивают 1/3 стоимости патента, остальную часть уплачивают до конца действия патента.

Такси на УСН: ограничения

Упрощенка подходит для организаций и ИП с доходом не более 200 млн рублей и числом сотрудников не более 130, есть и другие ограничения, о них читайте в нашей статье об УСН. А здесь мы рассказываем, что выгоднее для предпринимателя — УСН или патент.

Плюс упрощенки в том, что налог единый и платится четыре раза в год, налоговая декларация подается раз в год, в некоторых регионах по налогу действует сниженная ставка, а еще уплаченные страховые взносы за ИП и сотрудников уменьшают сумму налога.

Такси на ОСНО: условия

Основной налоговый режим действует без ограничений, он подойдет крупным таксопарком с большим числом авто в собственности и штатом сотрудников более 130 человек.

Но этот налоговый режим — самый сложный и «дорогой», здесь мы рассказываем о нем подробнее. Поэтому если есть возможность — лучше использовать спецрежим — УСН, патент или их совмещение.

Это уменьшит налоговую нагрузку, упростит учет и отчетность.

Налог на профессиональный доход для таксиста

Таксист может платить налог на профессиональный доход (для самозанятых), если работает на себя. Ограничения всего три:

придется соблюдать лимит по выручке — 2,4 млн рублей в год;
надо работать одному, без сотрудников;
режим НПД нельзя совмещать с другими налоговыми режимами.

Режим выгоден невысокой налоговой ставкой: всего 4% с дохода при работе с физлицами и 6% при перевозке юрлиц. Учет очень простой — ведется с помощью приложения, которое можно скачать на сайте ФНС, оно же само рассчитывает налог и оповещает об уплате. Отчетности нет — все данные налоговая получает через приложение.

Как выбрать самый выгодный налоговый режим

Воспользуйтесь нашим бесплатным онлайн-калькулятором: введите данные по вашей деятельности, и калькулятор рассчитает налоговую нагрузку на разных режимах, подскажет, какие из них вы можете применять, останется выбрать самый выгодный.

Онлайн-кассы для такси

Такси на ПСН, УСН или ОСНО должны использовать в работе онлайн-кассы и выдавать клиентам чеки — печатные или отправлять электронные или QR-код. Исключение — ИП без сотрудников, они могут работать без касс до июля 2021.

Так что касса нужна, если вы юрлицо или ИП с сотрудниками.
Самозанятые таксисты работают без кассы: чеки они формируют с помощью приложения от ФНС.

Такой чек можно в электронном виде послать клиенту, одновременно налоговая узнает о сделке.

Если прежде вы работали на одном налоговом режиме — например, ЕНВД, а затем сменили его, перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой не придется. Нужно только сменить в настройках кассы налоговый режим по тегу 1055, чтобы в чеках он отображался правильно.

Если вы выбрали УСН, ОСНО, патент или совмещаете два налоговых режима — легко вести учет и сдавать отчетность можно в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия.

Сервис сам рассчитывает налоги, формирует отчеты, вам важно только вовремя загружать данные о выручке с поездок и, в зависимости от режима, — сведения о расходах на бензин, техосмотр и пр.

В системе много инструментов, которые упрощают работу: интеграция с банками для автозагрузки выписки, распознавание сканов актов и накладных, электронный документооборот, финансовые отчеты. Все новички могут две недели бесплатно тестировать Бухгалтерию.

Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН

Все большее число организаций и предпринимателей отказываются от собственных автомобилей, предпочитая брать их в краткосрочную аренду (каршеринг). Либо вовсе пользоваться такси.

При этом услуги такси в последнее время стали доступнее как в финансовом плане, так и в организационном. Теперь для того, чтобы заказать машину, достаточно установить мобильное приложение на телефон и нажать пару кнопок.

Но как быть с учетом расходов на оплату услуг такси? В каких случаях и как именно можно списать такие расходы? Об этом и пойдет речь в сегодняшней статье.

Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.

Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.

И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.

Заполнить и распечатать путевой лист со всеми обязательными реквизитами

Расходы на такси в командировке

Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит.

Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно.

А значит, если затраты на такси экономически обоснованы и подтверждены документами, их можно учесть в составе командировочных расходов (письмо Минфина России от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183; см.

«Минфин сообщил, какими документами можно подтвердить расходы на проезд на такси в командировке»).

Несколько сложнее обстоит дело с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных.

Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»).

А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ возмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя.

Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, необходимо ему компенсировать. В целях применения ТК РФ это будут именно затраты, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения.

Следовательно, издержки на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 02.03.17 № 03-03-07/11901 (см.

«Для подтверждения командировочных расходов на такси необходим кассовый чек или БСО»). В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки.

По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их документальной подтвержденности.

Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в качестве прочих затрат, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 НК РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.

А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п.

1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные издержки списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.

В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Расходы на такси в служебных целях по месту нахождения

Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников. Здесь на помощь придут разъяснения Минфина России, приведенные в письме от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839.

В нем сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта.

В этом случае суммы, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ).

Плательщики единого налога по УСН также могут списать стоимость перевозки работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Вне зависимости от того, какой режим налогообложения применяет компания, мы рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что в качестве служебного транспорта используется такси.

Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя).

В нем также следует прописать порядок действия работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.).

Есть и второй вариант учета данных затрат. Согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.

В то же время, в пункте 26 статьи 270 НК РФ сказано, сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом.

Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина России от 27.11.15 № 03-03-06/1/69181, при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси.

Но при соблюдении следующих условий: данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. (См.

«Минфин сообщил, в каком случае расходы на такси для работников уменьшают налогооблагаемую прибыль»).

Таким образом, организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ), если выполняются указанные выше условия.

В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами.

Поскольку правила статьи 255 НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ)

Но при таком подходе надо быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов.

Поэтому мы рекомендуем учитывать затраты на такси для служебных поездок по первому варианту, то есть как расходы на содержание служебного транспорта.

При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Заполните, проверьте и сдайте действующую форму 6‑НДФЛ через интернет Сдать бесплатно

В отпуск на такси

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?

Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ. и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

При этом согласно статье 325 ТК РФ., организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.

«Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения первичных профсоюзных организаций, и (или) трудовых договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ.).

И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок компенсации расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси.

Рассчитать зарплату с учетом всех местных и региональных коэффициентов с надбавками

Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса.

Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников «северных» организаций) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем. Об этом сказано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно.

Таким образом, коммерческие компании могут списать укказанные суммы. Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Но тут надо помнить, что положения статьи 255 НК РФ применяются с учетом положения статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов.

Поэтому отнести затраты на оплату проезда в отпуск на такси в расходную часть налоговой базы можно только при условии экономической обоснованности таких затрат.

Это правило актуально как для общей системы налогообложения, так и для УСН, поскольку положения статьи 252 НК РФ распространяются и на «упрощенщиков» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке Определить бесплатно

Документальное подтверждение расходов на такси

Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ.

И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев.

Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв.

постановлением Правительства РФ от 01.10.20 № 1586). Согласно подпункту «г» пункта 82 перевозка в такси оформляется чеком ККТ., либо чеком, который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД (см.

«Самозанятые граждане в 2021: виды деятельности, налоги, регионы»).

Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы.

Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции.

Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.

Получите образец учетной политики и ведите бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП Получить бесплатно В закладки Поделиться 60 275

Как отразить расходы на такси в налоговом учете

Оплата такси для служебных целей — привычный расход в отдельных компаниях. Без этого сложно обойтись командировочным сотрудникам, а иногда невозможно организовать производственные процессы.

Востребованы услуги такси и в коронавирусный период. Но налоговики стремятся снять подобные расходы под предлогом их экономической неоправданности или недостаточной документальной подтвержденности.

Как отразить эти расходы в учете и отстоять перед контролерами, узнайте из нашего материала.

Что не так с расходами на такси?

К расходам на такси налоговые инспекторы относятся настороженно. Дело в том, что в п. 26 ст. 270 НК РФ озвучено общее правило — в «прибыльных» расходах издержки работодателя на проезд работников к месту работы и обратно не учитываются.

Сложность признания таких издержек состоит и в том, что напрямую они не поименованы в списке разрешенных расходов, которые прописаны для ОСНО в гл. 25 НК РФ, а для доходно-расходной упрощенки в гл. 26 НК РФ.

Про большинство остальных спецрежимников (применяющих УСН с базой «доходы», ЕНВД, ПСН) речь вообще не ведется — они могут перевозить сотрудников на такси исключительно за свой счет.

Налоговики считают расходы на такси излишеством. Хотя тот же п. 26 ст. 270 НК РФ имеет существенную оговорку — расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно не запрещено учитывать в налоговом учете (НУ), если необходимость такой перевозки:

продиктована технологическими особенностями производства;
оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре.

В 2020 году расходы на такси стали возникать чаще — работодатели столкнулись с необходимостью персональных перевозок сотрудников на такси к месту работы и обратно в связи с пандемией коронавируса. Можно ли эти расходы признать в НУ? Законодательство прямого ответа не дает. Но не торопитесь исключать их из списка налоговых расходов, пока не прочтете наш материал.

Три обязательных условия для признания расходов на такси в налоговом учете

Эти условия прописаны в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Условие 1. Обоснуйте расходы на такси

Запастись грамотным экономическим обоснованием расходов на такси желательно еще до прихода контролеров, а именно:

оформить приказ/распоряжение или иной локальный акт, где привести список сотрудников, которым разрешены поездки на такси, а также перечислить причины, по которым допустимо использовать такси в служебных целях;
ввести в компании обязательный порядок заполнения специального журнала поездок сотрудников на такси, в котором фиксируется цель поездки и маршрут передвижения.

Обосновать расходы помогут и такие документы, как описание специфики производства, при котором перемещение сотрудников возможно только на такси, оценка степени географического, климатического, санитарно-гигиенического или иного влияния на необходимость применения именно этого вида транспорта для доставки сотрудников.

Условие 2. Соберите подтверждающие документы

Их набор зависит от разных факторов:

способа заказа такси, формы оплаты за услуги (безналичной со счета работника или работодателя, наличными средствами, по договору работодателя с транспортной компанией);
вида платежного документа (бумажные или электронные кассовые чеки, квитанции об оплате);
и др.

Вместе с документом об оплате услуг такси сотруднику необходимо представить работодателю служебную записку с описанием служебного характера поездки, маршрута следования с пунктами отправления и назначения, а также суммой и временем поездки, которые совпадают с данными электронного кассового чека — это косвенно подтвердит экономическую обоснованность расхода.

Если расходы на такси произошли в командировке, в качестве подтверждающих бумаг выступают авансовый отчет сотрудника с приложением платежных и иных документов.

Условие 3. Подтвердите, что расходы на такси связаны с деятельностью, направленной на получение дохода

Здесь снова понадобятся документы. Это могут быть приказы о направлении сотрудников в служебную командировку, графики работы сотрудников (если причина их доставки в компанию связана с режимом ее работы или спецификой технологических процессов), иные доказательства.

Упрощенцы с базой «доходы минус расходы» при признании расходов на такси также обязаны соблюдать указанные условия (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Минфин и ФНС о расходах на такси

Чиновники финансового ведомства регулярно высказываются о порядке учета расходов на оплату услуг такси для проезда сотрудников в служебных целях.

Их рекомендации по учету расходов на такси:

Каким правильно оформить документы подтверждающие расходы на оплату услуг такси

М. О. Денисова

Журнал «Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение» № 3/2017

Каким образом должны быть оформлены документы, подтверждающие возникновение расходов на оплату услуг такси, вызываемых для работников и клиентов?

Каждый ресторан с репутацией заинтересован в услугах такси в качестве корпоративного клиента. Это связано, во-первых, с режимом работы отдельных сотрудников заведений, смена которых начинается (заканчивается) за пределами времени работы общественного транспорта, во-вторых, с потребностью предоставить клиенту максимальный сервис.

На рынке транспортных услуг существует несколько игроков, предлагающих удобные варианты сотрудничества с минимальным документооборотом – подписанием «рамочного» договора и акта об оказании услуг (ежемесячно). Все подробности о поездках, включая маршруты следования, время в пути, можно контролировать через личный кабинет.

Достаточно ли этого, чтобы обосновать расходы по налогу на прибыль?

Обоснование и документирование

Необходимо признать, что наличие подтверждающих документов (договора и акта), в которых отсутствует детализация транспортных услуг (не указаны лица, воспользовавшиеся такси от имени организации, маршруты следования и т. д.), может создать негативные налоговые последствия для компании.

Во-первых, нужно помнить, что согласно разъяснениям Минфина организация вправе включить в состав налоговых расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Такой вывод следует из содержания п. 26 ст. 270 НК РФ (см. Письмо от 27.11.2015 № 03‑03‑06/1/69181).

Во-вторых, любые расходы, принимаемые в целях расчета налога на прибыль, должны быть не только экономически обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чтобы определить, какие именно документы нужно оформить для подтверждения расходов на услуги такси, необходимо установить сущность договорных отношений, возникших между заказчиком (организацией питания) и исполнителем услуг (транспортной компанией).

Документооборот при перевозках по заказу

Согласно ст. 27 Устава автомобильного транспорта перевозка пассажиров по заказу осуществляется в рамках договора фрахтования, заключенного в письменной форме. Такой договор должен включать в себя (ч. 2 ст. 27):

сведения о фрахтовщике и фрахтователе;
тип предоставляемого транспортного средства (при необходимости – количество ТС);
маршрут и место подачи транспортного средства;
определенный или неопределенный круг лиц, для перевозки которых предоставляется транспортное средство;
сроки выполнения перевозки;
размер платы за пользование транспортным средством;
порядок допуска пассажиров для посадки в транспортное средство, установленный с учетом требований, предусмотренных правилами перевозок пассажиров (в случае, если ТС предоставляется для перевозки определенного круга лиц).

Частью 4 ст. 27 Устава автомобильного транспорта предусмотрено, что при несистематических перевозках по заказу договор фрахтования заключается в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа.

Реквизиты и порядок заполнения такого заказа-наряда устанавливаются правилами перевозок пассажиров. На данный момент такие правила и обязательные реквизиты заказа-наряда (приложение 4 к правилам) утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

Согласно документу бланк заказа-наряда должен выглядеть примерно так.

Заказ-наряд № ______ на предоставление транспортного средства
«____» _____________ 20 ____ г.
Фрахтовщик _______________________________________________________________
наименование, адрес, номер телефона и ИНН
Фрахтователь ______________________________________________________________
наименование, адрес, номер телефона и ИНН
Транспортное средство ____________________________________________________
марка, регистрационный знак
Водитель ___________________________________________________________________

Ф. И. О.

Пассажиры ________________________________________________________________

количество, Ф. И. О. (при необходимости)

Информация о маршруте согласно заявке
Подача ТС ___________________________ адрес, дата, время	Промежуточная остановка ТС ___________________________________________________ адрес, наименование пункта маршрута Конечная остановка ТС _________________________________________ адрес, наименование пункта маршрута
Часы и минуты прибытия ТС _____________________________________	Часы и минуты завершения поездки _____________________________________

Стоимость _________________________________________________________________
цифрами и прописью
Расчеты произвел __________________________________________________________

должность, Ф. И. О., подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов за пользование ТС

Заказ выполнен (заполняется фрахтователем)____________________________________

должность, Ф. И. О., подпись лица, удостоверяющего выполнение заказа-наряда

Полагаем, что при заключении в письменном виде «рамочного» договора фрахтования и актов, в которых необходимые условия обозначены общими фразами (например, «маршрут и место подачи транспортного средства согласно заявке фрахтователя»), к ним должны прилагаться заказы-наряды с указанием маршрута следования и подписью заказчика, удостоверяющей его выполнение. В отсутствие таковых объем оказанных услуг и их стоимость могут быть признаны документально неподтвержденными. Так, ФАС МО в Постановлении от 03.07.2014 № Ф05-9475/13 по делу № А40-144733/12, рассматривая гражданско-правовой спор о взыскании задолженности с клиента транспортной компании, отказал последней по причине того, что она не смогла доказать сам факт оказания услуг этому клиенту. Заявки на предоставление транспортных средств принимались в устной форме (по телефону), в заказах-нарядах отсутствовали подписи перевозимых лиц (фактически они были оформлены в одностороннем порядке), что позволило клиенту отказаться от подписания актов транспортной компании и обосновать свои действия тем, что услуги вообще не были оказаны. Суд с такой логикой рассуждений согласился. Поэтому не исключаем, что и в налоговом споре отсутствие документального подтверждения конкретных перевозок конкретных пассажиров может повлечь непризнание налоговых расходов (как неподтвержденных) на услуги такси при расчете налога на прибыль.

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Помнится, несколько лет тому назад одна наша коллега преклонного возраста рассказывала историю о том, как ей приходилось, чуть ли не еженедельно ходить пешком в ИФНС по месту регистрации юридического лица с целой кипой бумаг в сумке. Расстояние было немаленьким – каких-то там 4 километра.

Для пенсионерки путь неблизкий, скажем так. Однако она не жаловалась и говорила, что это было даже полезно для ее здоровья. Шутила, мол, «похожу-похожу, так и полдня рабочего проходит». Ну, наверное, она относится к тем людям, для которых прогулка на свежем воздухе доставляет большое удовольствие.

Вспомнив эту историю, нам стало интересно, как наши партнеры по услуге «аренда 1С Бухгалтерия» справляются с этой задачей.

Выяснилось, что из 30 опрошенных человек пешком в ИФНС и прочие государственные органы никто не ходит, а предпочитает этому поездку на общественном транспорте или на такси, если нет собственного автомобиля (а таких большинство, к великому сожалению).

Собрав информацию в интернете, а также отзывы наших сослуживцев в единый информационный пакет, мы готовы поделиться им с вами, дорогие читатели. Что ж, посмотрим, что получилось.

«Это же какое-то разорение»!

Примерно так ответил нам знакомый директор, имеющий в штате всего одного бухгалтера.

На вопрос, что собственно, его смущает, он ответил, что в их компании только он один ездит на автомобиле и то ругается на «немыслимые траты» — целых 5000 рублей в месяц на дизельное топливо… Не став это никак комментировать (скупердяйство, да и только), мы продолжили диалог в форме предложения возить бухгалтера в Налоговую на своей машине.

Это предложение также не нашло положительного отклика, ибо директор сослался на то, что у него есть другие, более важные дела. По всей видимости, нам попался немного не тот человек, с которым можно было бы рассчитать ежемесячные затраты. Сделав это в одиночестве, у нас получились следующее:

Из расчета 4 километра до ИФНС и обратно расстояние увеличивается в два раза;
Исходить из стоимости поездки в один конец, равной 50 рублям за километр, получается 200 рублей в один конец. Вместе с обратной дорогой, соответственно, 400 рублей.
Если ездить в ИФНС каждую неделю, то месячные затраты составят 1600 – 2000 рублей в зависимости от количества недель в месяце;
Услуги обычного городского такси обходятся примерно в те же деньги.
Невыгодно пользоваться услугами обычного городского такси в том случае, если им будут пользоваться более, чем несколько сотрудников. В этом случае желательно переходить на корпоративный тариф, но тут стоимость будет зависеть от прейскуранта каждой отдельно взятой фирмы вашего города.

Спрашивается, действительно ли это такое большое разорение, о котором говорил директор? Возможно, он так давно эксплуатирует собственный транспорт, что начисто забыл о том, сколько могут стоить услуги такси.

Также ему могли предлагать соответствующие услуги по телефону, в виде спам-рассылки и прочих инструментов современных продаж, ввиду чего у него сложилось негативное отношение к услуге.

На наш скромный взгляд, именно из-за этого многие директора не соглашаются облегчить жизнь своим бухгалтерам – они просто не знают, сколько это может стоить. Кстати, почему бы сейчас Вам не поговорить со своим директором и не облегчить «нагрузку на ноги» в самое ближайшее время?

Безналичный расчет

В том случае, если мы условно согласимся с пользой корпоративного такси для бухгалтера, то нелишним будет сказать еще про варианты оплаты. Типовой корпоративный договор на оказание услуг такси для юридического лица предполагает под собой возможность безналичной формы.

Насколько это известно, в корпоративном обслуживании перевозчики могут договориться на определенный «тарифный план» с организацией-клиентом. Так, за определенное количество поездок в определенном направлении может взиматься некая фиксированная сумма.

В том случае, если бухгалтер или какой-то другой сотрудник компании в качестве пользователя такси будет точно знать, куда ему потребуется поехать в течение ближайшего времени, то такой вариант сотрудничества может быть наиболее выгодным и по цене и по вопросам оплаты. Безналичная форма расчетов в этом случае, получается, самая выгодная.

Заплатив один раз, бухгалтер будет вызывать машину просто по телефону или через мобильное приложение, а далее нисколько не беспокоиться по поводу платежей.

Бухгалтерский учет

Принять к вычету НДС и учесть для налогообложения по прибыли услуги такси

автор ответа,

Вопрос

Наша организация планирует заключить договор с «Яндекс.Такси». Ряд сотрудников будут по мере необходимости пользоваться данной услугой. Вправе ли мы принять к вычету НДС по таким услугам и учесть данные расходы для налогообложения по прибыли?

Ответ

Вопрос является предметом налоговых споров. Судебная практика неоднозначна.

Официальная позиция проверяющих органов заключается в том, что принять к вычету НДС по услугам такси и учесть данные расходы для налогообложения по налогу на прибыль возможно исключительно в отношении ситуаций, при которых поездка на такси обусловлена необходимостью и подтверждена необходимыми документами.

Обоснование

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Таким образом, чтобы соответствовать критериям п. 1 ст. 252 расходы на такси должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами.

Вопрос относительно экономической оправданности расходов на такси является предметом споров.

Официальная позиция поверяющих органов заключается в том, что расходы на такси являются обоснованными в тех случаях, когда без применения такси обойтись невозможно (транспортировка крупной суммы денежных средств, перемещение по местности, в которой отсутствует общественный транспорт, поездка в ночное время, обусловленная производственной необходимостью, и тд)

Что касается НДС, основаниями для применения вычетов по НДС является наличие счет-фактуры на услуги такси и использование вышеуказанных услуг в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Таким образом, официальная позиция налоговой инспекции заключается в том, что НДС по услугам такси также можно принят к вычету только в случае, если поездка на такси была обусловлена производственной необходимостью (если же подобная необходимость отсутствовала, услуги позиционируются как не относящиеся к деятельности, облагаемой НДС)

На вопрос отвечала:Анна Евгеньевна Кочерженко,
консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»