Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту.
Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой.
Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
- В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
Топ-5 заблуждений кадровиков
В любой сфере можно встретить заблуждения. Есть они и среди кадровых специалистов. Причем отнюдь не безобидные – грозящие административной ответственностью. Рассмотрим те из них, с которыми чаще всего можно столкнуться на различных форумах для кадровиков.
В частности, о том, что работника, не явившегося на работу, нужно обязательно привлечь к ответственности, чтобы не платить за дни отсутствия на работе; если отсутствие работника не было заактировано, то день придется в любом случае оплатить; зарплата директора должна быть выше, чем у других работников; на офисных сотрудников можно «повесить» полную матответственность за оргтехнику и пр.
Дадим работодателям конкретные рекомендации, как избегать спорных ситуаций и на какую судебную практику можно ориентироваться.
Как гласит ч. 1 ст. 192 ТК РФ, за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.
Бытует весьма распространенное мнение, что если работник не явился на работу, необходимо обязательно составить акт о его отсутствии.
Возможно, что подобное утверждение появилось благодаря исполнительным специалистам отделов кадров, которые заблаговременно готовят необходимую документацию для последующего привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
И действительно, актирование отсутствия сотрудника необходимо, если работодатель хочет наказать прогульщика. Однако акт не является единственно возможным способом фиксации такого нарушения.
Во многих организациях используются системы контроля доступа на рабочее место, которые позволяют проверить, проходил ли сотрудник на работу в конкретный день или нет, что устраняет необходимость создавать комиссию и приходить на рабочее место отсутствующего работника для составления акта.
Из процитированной выше ст. 192 ТК РФ видно, что привлекать или не привлекать к дисциплинарной ответственности провинившегося работника – право, а не обязанность работодателя.
Более того, работодатель может не только не применять к работнику дисциплинарного взыскания, но и вообще не предпринимать каких-либо действий по фиксации и расследованию происшествия, которое можно было бы признать дисциплинарным проступком.
Обязанности выяснять причины отсутствия работника закон на работодателя не возлагает. На случай, если работодатель решит применить меры дисциплинарного взыскания, ТК РФ установлена процедура привлечения сотрудника к ответственности, с обязательным запросом у него письменного объяснения случившегося.
Работнику гарантировано право предоставить объяснение и подтверждение уважительности причин происшествия.
Таким образом, если работник имеет какие-либо уважительные причины отсутствия на работе, например он был нетрудоспособен, вызван для исполнения каких-либо обязанностей, дающих право не присутствовать на работе, то он вправе предоставить соответствующий документ работодателю и отсутствие по невыясненным обстоятельствам в табеле должно быть изменено на указание соответствующей причины.
Право работодателя не привлекать работника к ответственности подчеркивает и Верховный Суд РФ в постановлении от 16.12.2016 № 78-АД16-38: «применение к работнику мер дисциплинарной ответственности является правом, а не обязанностью работодателя, производится в законодательно установленном порядке».
2. Отсутствие работника на работе, не актированное как прогул, должно быть оплачено
Из рассмотренного выше вопроса о фиксации отсутствия сотрудника на работе напрямую следует другое, еще более распространенное заблуждение.
Некоторые специалисты сферы кадрового делопроизводства полагают, что если отсутствие работника не было зафиксировано как прогул и не была соблюдена процедура привлечения работника к ответственности, то время его отсутствия подлежит оплате.
Вообще вопросы оплаты за период любого отсутствия на практике часто вызывают споры – отметка в табеле учета рабочего времени «НН» не дает покоя ни кадровикам, ни бухгалтерам, которые часто не могут понять, как им действовать в дальнейшем.
Действительно, в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, которым утверждена унифицированная форма № Т-12 табеля учета рабочего времени 1, предложено до установления основания отсутствия работника проставлять «НН» – неявка по невыясненным обстоятельствам (до их выяснения). Однако обязанность работодателя устанавливать причины и обстоятельства неявки работника нигде не установлена.
Таким образом, «НН» может оставаться проставленной в табеле учета рабочего времени столько, сколько необходимо, вплоть до корректировки табеля в связи с выяснением обстоятельств. При этом конкретные причины отсутствия могут быть установлены любым способом – по инициативе работодателя либо по инициативе работника, по сообщению третьих лиц или…
Типичные ошибки работодателя в кадровой документации
Некоторые работодатели осуществляют аудит кадровой документации только при наступлении определенных ситуаций – например, при увольнении главного бухгалтера или перед проверкой ГИТ.
Намного эффективнее делать самостоятельную проверку оформления документации и соответствия её действующим законам на регулярной основе (лучше ежегодно). В документации должен быть порядок, независимо от текущей обстановки на фирме.
Расскажем о самых распространенных ошибках работодателя в кадровом учете и способах их исправления до появления инспектора.
Предмет проверки ГИТ
- Основанием для осуществления проверочных мероприятий в отношении определенной организации выступает распоряжение руководителя ГИТ или его заместителя.
- Проверки Государственной трудовой инспекции бывают плановыми и внеплановыми (которые инициируются обращениями граждан).
- Плановая проверка проводится раз в 3 года. Основания для ее осуществления – истечение 36 месяцев со дня:
- Проведения последней проверки,
- Регистрации юридического лица или ИП,
- Подачи ЮЛ или ИП заявления о начале работы.
Список плановых проверок утверждается в декабре. О них можно узнать на сайтах ведомств трудовой инспекции и прокуратуры. Не менее чем за 3-е суток инспекция дополнительно должна предупредить организацию о своем визите.
Плановая проверка контролирует соблюдение работодателем обязательных условий в области труда. Представляет собой комплексное мероприятие, в ходе которого подвергаются ревизии все аспекты работы организации, или тематическую проверку.
Внеплановая проверка инициируется определенными обстоятельствами – жалобами гражданина, наличием подозрений на противозаконные действия. Дата проведения мероприятия не зависит от того, когда осуществлялась предыдущая проверка. Основанием для ее проведения могут быть следующие обстоятельства:
- Истечение срока исполнения предписания об искоренении нарушений, выданного ранее,
- Получение госинспекцией жалобы на работодателя от работника,
- Получение данных о нарушении работодателем норм Трудового кодекса,
- Получение госинспекцией запроса от работника о необходимости ревизии условий труда на предприятии,
- Получение Приказа от руководителя госинспекции, который был издан на основе поручения Правительства, запросов прокурора.
Среди самых распространенных жалоб граждан – работа без оформления трудового контракта (или оформление вместо него договора гражданско-правового свойства), невыплата (или выплата не в должном размере) зарплаты, премиальных, неверный расчёт отпускных, отсутствие обязательного социального страхования, незаконное увольнение сотрудника и иные нарушения нанимателем прав человека, вступившего с ним в трудовые отношения. Исходя из этого предметом проверочных мероприятий становится подтверждение (или неподтверждение) случаев нарушения законов о труде.
Типичные ошибки в кадровой документации
При ведении кадровой документации нередко допускаются ошибки, при выявлении которых при проверке инспекцией на предприятие накладывается административная и материальная ответственность.
Типичные ошибки при работе с личными делами персонала:
- Отсутствие личного дела сотрудников (не оформляются вовремя),
- Отсутствие в личном деле необходимых документов,
- Нарушение порядка документов в личном деле,
- Не ведется сверка определенные сроки и др.
При оформлении и расторжении трудовых договоров наниматель нередко допускает следующие ошибки:
- Контракт с работником отсутствует,
- Контракт оформляется в одном экземпляре,
- Один экземпляр не получен сотрудником или нет отметки о получении,
- На контрактах нет необходимых подписей,
- Контракт не зарегистрирован, не имеет даты регистрации,
- В договор не включены обязательные условия,
- Не оговорены сроки действия контракта,
- Не обозначена точная величина зарплаты работника, не указаны сроки выплаты и место получения, режим работы и продолжительность отпуска и др.
Среди ошибок, связанных с ведением трудовых книжек персонала, основными являются следующие:
- Отсутствие расписки о получении трудовой книжки от работника,
- Нет приказа о назначении ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек,
- Отсутствие отдельных записей о работе (включая переводы),
- Нарушение порядка записей,
- Неоформление трудовой книжки студенту, который совмещает учебу и работу,
- Отсутствие надписи «дубликат» при выдаче дубликата,
- Неправильное оформление исправлений в графе сведений о работе,
- Отсутствие журнала учета движения трудовых книжек и др.
Какие ошибки в оформлении подобных документов допускают работодатели?
Распространенным нарушением закона о труде является оформление гражданско-правового договора вместо трудового, то есть фактическая подмена одного договора другим.
Дело в том, что гражданско-правовой договор имеет достаточно узкую область применения – он может применяться только в отношении непостоянной деятельности (разовых работ и работ, не относящихся к основной деятельности предприятия).
Если в ходе проверки госинспекцией по заявлениям работников обнаруживается подмена, суд обязует работодателя выплатить обязательные платежи – отпускные, компенсации и пр. Следует знать, что требования сотрудников подлежат удовлетворению без использования сроков исковой давности.
Это значит, что нанимателю придется заплатить за все время. Кроме того, суд может обязать организацию заплатить штрафы. Таким образом, заключая с работником договор, работодатель должен правильно оценить характер предстоящих трудовых отношений, чтобы верно выбрать тип договора.
Довольно распространенным нарушением является несоответствие названий должностей сотрудника в разных кадровых документах, например, в заявлении о приёме на работу, в штатном расписании и трудовом контракте.
Могут встречаться такие, казалось бы, равнозначные названия, как, например, «менеджер торгового зала» и «менеджер по продажам». Чтобы исключать такие неточности, при оформлении любых документов стоит ориентироваться на штатное расписание фирмы с перечнем всех должностей.
Если ошибка случилась, необходимо её исправить путем оформления допсоглашения к контракту или издания соответствующего приказа.
Нарушением закона является прописывание в трудовом договоре вместо размера должностного оклада фразы «согласно штатному расписанию». Закон предусматривает необходимость указания точного размера оклада. Чтобы исправить ошибку, если договор уже заключен, необходимо заключить допсоглашение к действующему контракту, в котором следует указать размер должностного оклада.
Â
Случается, что гражданин обращается в госинспекцию с жалобой незаконное наложение на него дисциплинарного взыскания. В ходе ревизии инспектор определяет, что сотрудник не был ознакомлен с локальными нормативными актами организации, в частности, с Правилами внутреннего трудового распорядка.
К тому же могут выявляться нарушения в самом порядке наложения дисциплинарного взыскания. Например, может не оказаться объяснительной записки сотрудника или в Приказе может быть не указана дата установления дисциплинарного нарушения.
При наличии таких упущений приказ о наложении дисциплинарного взыскания судом будет отменен.
Довольно частое явление — ошибки в оформлении отпусков. В организациях могут не составляться графики отпусков, не оформляться распоряжения о предоставлении отпуска сотрудникам, наблюдаются случаи неправильного расчета и нарушения в датах отпускных выплат.
Согласно законодательству, отпускные должны выплачиваться сотруднику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если последняя дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, перечисление средств должно осуществляться в последний рабочий день накануне.
При выявлении в ходе проверки нарушений в оформлении отпусков, к нанимателю могут применяться штрафы, способные сильно «ударить» по его карману.
Кадровая работа: разбираем распространенные ошибки — Информационный Центр Искра
Рубрика: Актуальное интервью
Весну кадровые работники Красноярья ждут с нетерпением. Это и неудивительно: именно в мае проходит краевой проект «Неделя кадровика», где сотни специалистов находят ответы на свои спорные «кадровые» вопросы.
Вашему вниманию — интервью с хэдлайнером проекта «Неделя кадровика», лектором экстра-класса и просто обворожительной женщиной — МИТРОФАНОВОЙ Валентиной Васильевной, директором Института профессионального кадровика (г. Москва).
— Что означает «запрет заемного труда» и с чем он связан?
— Заемный труд — это нормальная международная практика, трехсторонние отношения, когда работник оформлен у одного юрлица, при этом он может выполнять трудовые функции у другого юрлица. Разговоры о легализации этой практики ведутся с 2001 года.
Сейчас планируется встать на кардинально другую позицию — установить два возможных варианта, когда заемный труд был бы возможен. Осуществлять деятельность по предоставлению труда согласно новому 116-ФЗ от 5 мая 2014 г.
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» вправе: 1) частные агентства занятости — юридические лица, зарегистрированные на территории Российской Федерации и прошедшие аккредитацию на право осуществления данного вида деятельности, и 2) другие юридические лица, в случаях, если работники с их согласия направляются временно к юридическому лицу, являющемуся аффилированным лицом по отношению к направляющей стороне, юридическому лицу, являющемуся акционерным обществом, если направляющая сторона является стороной акционерного соглашения об осуществлении прав, удостоверенных акциями такого акционерного общества; юридическому лицу, являющемуся стороной акционерного соглашения с направляющей стороной.
— Заключать гражданско-правовые договоры вместо трудовых нельзя было и раньше, что изменилось сейчас?
— Изменения коснулись полномочий, они стали более расширенными. Было много споров с физлицами, и инспекция не имела права решать эти вопросы, она могла только помочь работнику обратиться в суд для решения спора. А теперь инспектор может принимать решение и признать ГПХ трудовым договором.
— Какие ошибки работодателей чаще всего выявляются по результатам инспекционных проверок?
— Сегодня меняется характер выявляемых нарушений. Может быть, это связано с тем, что сама инспекция пересматривает свою работу: акцент делается на нюансах.
Если раньше проверяли по таким параметрам: есть трудовой договор или нет; есть ли два его экземпляра; подпись работника о том, что второй экземпляр получен на руки и т. д.
, то сегодня уже проверяется — на сколько дней дается отпуск, как он делится, как планируется.
Вот самые распространенные ошибки: не прописана трудовая функция в трудовом договоре; не прописаны вопросы, связанные с оплатой труда. Очень долгое время на эти нарушения инспекторы закрывали глаза. Кстати, рекомендую обратить внимание на накопление задолженности по отпуску и неуведомление работника за две недели.
Это то, что проверяется всегда.
Что касается увольнений — работодатель в суде может вполне адекватно объяснять, какие у него претензии к работнику, но когда дело доходит до документальных доказательств, оказывается, что нет правильно оформленных документов или есть незарегистрированные документы, с которыми работник не ознакомлен.
— Какие появились новые льготные категории работников, запрещенные к увольнению?
— Пленум ВС РФ дал широкое определение термина матери-одиночки, и сегодня под него подпадают очень многие женщины, которые раньше не имели этого статуса. Категории: женщины, отец ребенка у которых умер, отец ребенка лишен родительских прав или сидит, по медицинским показаниям не может обеспечивать ребенка.
Понятие «одинокая мать» в законодательстве отсутствует. При определении этого статуса помогут разъяснения, которые содержатся в Обзоре законодательства и судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2010 года (утв. Постановлением Президиума ВС РФ от 16.06.2010 г.).
Так, обязательным для признания матери одинокой является условие о том, что отцовство ребенка не установлено. Это значит, что графа «отец» в свидетельстве о рождении не заполнена или сведения об отце ребенка внесены со слов матери.
Документом, подтверждающим отсутствие отцовства, кроме свидетельства о рождении ребенка, может быть справка из органов ЗАГС об основаниях для внесения записи в свидетельство о рождении (если такая запись была внесена).
Согласно второму условию мать ребенка не должна состоять в браке. Поэтому, если работница вышла замуж, то статус одинокой матери она утрачивает. Как правило, информацию о вступлении в брак работница предоставляет работодателю сама, поскольку обычно в этом случае она меняет фамилию и возникает необходимость внести изменения в кадровые документы, свидетельство пенсионного страхования и т. д.
— Что изменилось в предоставлении учебного отпуска работнику?
— Появилась новая статья в ТК РФ по учебным отпускам работникам, которые учатся в аспирантуре, ординатуре, докторантуре. Изменения по учебным отпускам, которые являются послевузовским образованием. Обращаю внимание, что учебный отпуск предоставляется только в том случае, если обучение проходит в заочной форме (ст. 173.1 ТК РФ).
— Прием на работу — это то, с чем кадровик сталкивается чаще всего. Какие нюансы здесь следует иметь в виду?
— Прежде всего, необходимо узнать, чем этот человек занимался перед тем, как устроился к вам. Если за последние два года он был на государственной или муниципальной службе, то вы обязаны уведомить работодателя по последнему месту госслужбы об этом в течение 10 рабочих дней по форме уведомления.
Если человек является военнообязанным, в течение двух недель отправляем уведомление в военный комиссариат о приме такой категории работника. Если заключаете договор о неполной занятости, необходимо уведомить об этом службу занятости. После этого составляем приказ о приеме на работу.
Административные штрафы за неуведомление предусмотрены немаленькие: до 50 тыс. рублей — на физическое лицо, 50 тыс. рублей — на должностное лицо, от 100 до 500 тыс. рублей — на юридическое лицо. При этом есть проблемы с проверкой этих работников.
Сегодня можно проверять государственных служащих — есть указ президента.
Если вы трудоустраиваете бывшего госслужащего, не забывайте о том, что у нас есть очень своеобразный вид госслужащих — военные. Так как ст. 64.
1 ТК РФ не указывает слово «государственная гражданская служба», мы должны уведомлять все категории госслужащих: государственные правоохранительные, государственные военные, государственные гражданские и муниципальные служащие.
Форма самого уведомления утверждена Постановлением Правительства РФ № 700.
Что касается процедуры приема на работу, согласно статье 68 ТК РФ, до заключения трудового договора вы должны ознакомить работника с локально-нормативными актами.
При этом вы можете подтвердить факт этого ознакомления до заключения договора. Далее — прохождение вводных инструктажей по охране труда. Вы должны ознакомить с картой аттестации рабочего места под роспись.
Не забудьте сделать справку из налоговой, что у работника нет дисквалификации. И только потом — заключаем трудовой договор.
Также обратите внимание на сроки подписания трудового договора — три рабочих дня после фактического допуска к работе. Сроки подписания приказа о приеме на работу — три дня после фактического допуска к работе. Трудовую книжку забираем в день приема на работу, запись в трудовой книжке делаем на шестой рабочий день.
Ни в коем случае — раньше! Нарушение этого требования прописано статьей 66 ТК РФ. Трудовую книжку в книгу учета вы, конечно, регистрируете в первый день, но потом она у вас лежит чистенькая. Это время дано для того, чтобы работник решил, устраивает его или нет новое место работы. К примеру, к вам трудоустраивается работник, у которого 15 лет стажа.
Вы берете в первый день трудовую книжку и, чтобы не забыть, — делаете в ней запись. Работник отрабатывает у вас три дня, ему не нравится и он увольняется. Но как же быть: запись-то о приеме уже зафиксирована? Выходит, раз есть запись о приеме, то должна быть запись об увольнении.
И потом этот человек приходит к другому работодателю, где записано, что на последнем месте работы он проработал всего три дня. Скажите, вы бы взяли такого человека на работу?
Если вы заполняете новую трудовую книжку, то в течение семи дней вы обязаны ее оформить.
— Можете назвать самые типичные ошибки при приеме на работу?
— Наши кадровики забывают проверять работников на дисквалификацию и не контролируют вопросы, связанные с тем, что к ним приходят категории работников, по которым необходимо производить уведомление. Это касается высших государственных и муниципальных служащих. А эта обязанность, между прочим, установлена ст. 32.11 ТК РФ.
Если мы говорим про защиту персональных данных, то эта информация должна запрашиваться на входе с соискателя. По факту получается, когда работник уже документы подписывает.
Что касается трудового договора, то практически в каждом договоре можно найти несоблюдение условий: то оплаты нет, то стимулирующие выплаты не прописаны, то гарантии по «вредникам» отсутствуют.
Хочу также указать на одну распространенную ошибку, связанную с денежной компенсацией за дополнительный ежегодный отпуск, который предоставляется за условия, приравненные к территориям Крайнего Севера. Эти выплаты являются компенсационными, и работодатель не имеет права учитывать их как денежные компенсации.
— Какие ошибки чаще всего выявляются при ведении трудовой книжки?
— Приведу наиболее частотные. На титульном листе трудовой книжки нет печати. Бланк действительный, а книжка нет. В графе организации должно быть полное наименование организационной формы. Допускается сокращенное название, если оно есть в учредительных документах.
Нет полного наименования — у работника могут быть проблемы с Пенсионным фондом в дальнейшем при назначении стажа, так как трудовая книжка пока все еще остается основным документом, подтверждающим страховой стаж, а также проблемы могут быть у работника при дальнейшем трудоустройстве к другим работодателям. Далее.
Записи вносятся без сокращений, никаких «ТК РФ», никаких «ст.». Все отметки должны быть заверены печатью юрлица. Никаких печатей отделов кадров, филиалов, обособленных подразделений и т. д.
Также обратите внимание на эти формулировки: соглашение сторон — прекращен, истечение срока действия — прекращен, инициатива работника — расторгнут, инициатива работодателя — расторгнут.
— И последний вопрос. Валентина Васильевна, как Вам в работе помогает система КонсультантПлюс?
— Сейчас, когда изменения в законодательстве происходят фактически каждую неделю, очень важно быть в курсе всех текущих корректировок. Отслеживать их через «Российскую газету» очень сложно. Поэтому, конечно, КонсультантПлюс всегда являлся моим неотъемлемым помощником в работе.
1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом
Мы достаточно часто встречаем случаи, когда бухгалтер негласно выполняет помимо своих должностных обязанностей еще и функции HR-менеджера.
До поиска персонала, конечно, дело доходит не всегда, но ведение трудовых книжек, оформление договоров и прочую работу другого сотрудника приходится выполнять. Насколько это правомочно в принципе рассуждать не станем – это тема другой беседы.
Однако, бухгалтера в большинстве своем не учились на кадровиков и им приходится непосредственно на своем рабочем месте осваивать азы профессии
По нашим сведениям, около одной трети работников бухгалтерии по стране остро нуждаются в кадровых консультациях. Сегодня мы пишем, в первую очередь, для вас, для тех, на кого возложили «святые» обязанности рассчитывать отпускные, читать профстандарты, оформлять больные, принимать на работу и увольнять с нее
Пойдем по следам трудовой инспекции и расскажем, как не упасть в грязь лицом и пройти проверку государственной инспекции по труду (ГИТ) с достоинством
Сразу обозначим, на что инспекторы подчеркнуто обращают внимание. В данном случае речь идет о трудовых договорах и внутренних локальных актах. Именно они в большинстве своем приносят «доход» в государственную казну в виде всевозможных штрафов. Далее по списку более подробно о каждой ошибке, но сначала…
- Важно!
- Проверьте все локальные акты вашей компании
- Под локальными актами подразумеваются, к примеру, положения об оплате труда, о персональных данных работников, инструкции по охране труда и правила внутреннего трудового распорядка. Нередко руководство компании составляет эти документы полностью в соответствии с ТК РФ, но на практике их не применяет
Причиной для этого может стать элементарная экономия денежный средств (в договоре прописан минимальный должностной оклад, а по факту большая часть заработанных денег выплачивается «в конверте» или трудовой договор работника не предполагает служебных командировок, а на деле они есть и т.п.)
Мы понимаем, что бухгалтер не всегда может повлиять на это положение дел, однако предупредить свое начальство о возможных проблемах в связи с этим он может и должен. Если до приезда трудового инспектора сохраняется возможность исправить это положение дел – тем лучше только вам. Меньше штрафов – больше уважения
В этом случае потребуется повторная процедура согласования. Согласно ч. 1 ст. 372 ТК РФ кадровый отдел компании обязан поставить профсоюз в известность о выпускаемых локальных актах.
Однако, это касается не всех документов.
К примеру, правила внутреннего трудового распорядка в обязательном порядке должны быть согласованы, а положение о командировках – не обязательно, если это не прописано в коллективном договоре
Более того, вам потребуется более детально ознакомиться со ст.
372 ТК РФ, которая гласит следующим образом: «Работодатель в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников».
Из этого вполне логично следует, что если профсоюзная организация охватывает меньшее, чем половину, число сотрудников, то ее мнение учитывать не стоит. Рекомендуем дополнительно прочитать ст. 371, ст. 373 и 374 ТК РФ
Незнание закона, как говорится, не освобождается от ответственности. Эта правило применимо и к локальным актам. Инспектор ГИТ уполномочен осуществить проверку, выходящую за рамки кабинета бухгалтера-кадровика и задать штатному сотруднику вопрос из разряда «А знаете ли Вы?..»
Избежать штрафа на этом участке можно заблаговременным оповещением сотрудников обо всех тонкостях их трудовой деятельности, и будет весьма кстати, если они на деле совпадут с содержанием описываемых нами документов. Напечатайте листки оповещения и пусть работники их подпишут – так у вас на руках будет доказательство проведенной работы
Если в правилах внутреннего распорядка не прописана или прописана не полностью ответственность работодателя перед работником, штрафа от инспектора будет избежать трудно. Речь идет о правилах приема и увольнения сотрудников, обязанности сторон трудового договора, продолжительности рабочего времени и тд
Другими словами, этот тот базис, на котором должны быть основаны трудовые отношения в принципе.
Рекомендуем детально ознакомиться со статьей 189 ТК РФ – там очень интересно описана ответственность сторон.
Между прочим, компании «не любят» писать в трудовом договоре о материальной или иной ответственности перед работником в случае нарушения ими условий трудового договора. Не выгодно все-таки…
Общий для всех выходной день – воскресенье, можно встретить почти в каждом трудовом распорядке, а как же второй? Если он не указан, то автоматически возникают разночтения в документе, следовательно, его необходимо отредактировать
В большинстве случаев, работодатели предпочитают выбирать вторым выходным днем субботу. Если в вашем случае это также приемлемый вариант, то всячески его вам рекомендуем. Данный вопрос тесно сопряжен с праздничными днями, положение о которых было изменено в апреле 2012 года
Прошло уже 4 года, а многие наши коллеги до сих пор не сделали поправки в свои правила внутреннего распорядка, оставив устаревшую информацию. Инспектор обязательно обратит на это внимание, т.к. это регламентируется статьей 112 ТК РФ, которую рекомендуем к прочтению
Эта информация должна содержаться в ПВТР. Перед приездом трудового инспектора по возможности внесите эти данные в документ. Желательно, чтобы указанные даты совпадали с действительными
Проверяем кадровую документацию своими силами — внутренний кадровый аудит
Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:
— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);
— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).
Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.
Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА
Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:
перед государственной проверкой;
при смене руководителя организации или кадровой службы;
в случае изменения законодательства и т.д.
- Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ
- Если наниматель решил провести аудит кадровой документации, то, как правило, он издает приказ . В нем целесообразно установить:
- — задачи и цели проведения аудита;
- — сроки проведения аудита.
Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.
| Справочная информация. Узнать, придет ли государственный инспектор в вашу организацию, можно на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь: http://kgk.gov.by/ru/koord_plan_minsk-ru/. План проверок составляется на полугодие, т.е. 2 раза в год. |
— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.
Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;
— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.
Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы.
Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке.
К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:
- правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
- штатное расписание;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- трудовые книжки;
- должностные и рабочие инструкции;
- личные дела работников;
- личные карточки (для военнообязанных) ;
- приказы (распоряжения) о приеме, переводе, отпусках, дисциплинарных взысканиях, увольнении;
- графики (отпусков, работ, сменности);
- табели использования рабочего времени и др.
Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ
Как правило, комиссия, проводящая аудит, проверяет наличие обязательных документов и их оформление. Отметим, что кадровые документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства (содержать обязательные и верно оформленные реквизиты, составляться на бланках организации (для некоторых видов документов) и т.д.) .
Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.
Проверка ЛНПА.
К ним относятся коллективные договоры, соглашения, ПВТР, штатное расписание, должностные инструкции и др. . При их проверке следует учитывать, что ЛНПА должны:
- — не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);
- — оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить ;
- — не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде и др.
При аудите ЛНПА стоит обратить внимание на ознакомление работников с ними . Оно может быть произведено путем проставления даты и подписи работника в самом ЛНПА, журнале или листе ознакомления.
- Проверка трудовых договоров (контрактов).
- Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:
- всех обязательных сведений и условий ;
- подписей обеих сторон (работника и нанимателя) .
- Проверка личных дел.
Личные дела ведутся не на всех работников. Они обязательны для: руководителей, специалистов, научных работников, государственных служащих и на иных лиц, определенных законодательством (например, на явившихся для трудоустройства обязанных лиц ), .
- Анализируя личные дела, следует обратить внимание:
- — на последовательность включения в них документов;
- — наличие в них обязательных документов.
- Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.
- Внутренняя опись документов личного дела.
- Дополнение к личному листку по учету кадров.
- Личный листок по учету кадров.
- Автобиография.
- Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке.
- Заявление о приеме на работу.
- Копия (выписка) распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
| Обратите внимание! При формировании личных дел отдельных категорий работников (госслужащих, молодых специалистов и пр.) в них включаются и другие документы: декларация о доходах и имуществе, договор о полной материальной ответственности, направление на работу и др. . |
В процессе работы сотрудников в их личные дела в хронологической последовательности включаются иные документы (характеристики, заявления о переводе, копии приказов об увольнении и пр.) .
Проверка приказов по личному составу.
Наниматель издает приказы (распоряжения) (далее — приказы) по вопросам, вытекающим из трудовых и связанных с ними отношений, — приказы по личному составу. К ним относятся приказы: о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и иные .
Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:
— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;
— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.
Проверка трудовых книжек.
Трудовые книжки должны быть заполнены на всех сотрудников, работающих более 5 дней, для которых работа в организации является основной .
Отметим, что запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству . Например, на основании копии приказа нанимателя о приеме на работу по совместительству.
- Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:
- несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;
- несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;
- неверное внесение исправлений;
отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.
Все трудовые книжки, а также их дубликаты и вкладыши к ним должны быть зарегистрированы в книге учета.
Проводя аудит, следует обратить внимание на наличие в ней подписей работников о получении расписки о сдаче трудовой книжки в организацию, а также о получении трудовой книжки в связи с увольнением.
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .
Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА
По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:
- порядок и срок проведения аудита;
- проверенные кадровые документы;
- выявленные в ходе проверки нарушения;
- рекомендации по устранению нарушений и др.
Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.
Загрузка...
