Сопроводительное письмо является документом, поясняющим, дополняющим письмом, прилагаемым к пакету документов, при отправлении по адресу делового партнера, государственного ведомства, или прилагаемым к резюме при поиске работы.
Присутствие сопроводительного письма к резюме повышает шансы соискателя при трудоустройстве.
Файлы для скачивания:
- Краткое письмо, doc
- Расширенная форма письма, doc
Цель составления
Прежде чем рассмотреть полученные документы адресат в первую очередь просматривает сопроводительное письмо, в котором, как правило, объясняется, причина присланных документов и просьба рассмотреть их.
Например, при получении сопровождающего послания к резюме, менеджер по подбору персонала просматривает сначала сопровождающее письмо, чтобы определить:
- Изучение претендентом вакансии, в объявлении которой работодатель отметил непременное предоставление сопровождающего послания.
- Стиль и грамотность изложения текста соискателем, чтобы выяснить уровень грамотности и умение четко излагать мысли.
- Мотивацию получения объявленной вакансии.
Целью соискателя, отправляющего сопровождающего послания к резюме является:
- Изложение готовности к исполнению требований работодателя, показав, тем самым, внимательность при ознакомлении с текстом объявленной вакансии.
- Привлечь внимание к себе работодателя, среди кандидатов на вакансию.
- Выразить интерес к данной фирме, отметить мотивацию работы в коллективе.
- Изложить сведения о себе, не отображенные в резюме, но, которые, по мнению соискателя, являются важными для демонстрации его профессиональных качеств.
- Разъяснить некоторые «скользкие» вопросы, отмеченные в резюме (частая смена предприятий, уход с работы после недавнего трудоустройства на последнем месте, прерывание стажа и т. д.).
- Продемонстрировать свои успехи и достижения.
- Таким образом, изложив дополнительную информацию в сопровождающем послании, соискатель более полно сможет преподать себя работодателю, и тем самым привлечь его внимание к себе.
- Целью составления такого письма деловому партнеру или в госструктуру, обычно, является пояснение его написания, с просьбой — рассмотреть приложенные документы.
- (Видео: «Сопроводительное письмо к резюме. Как написать и пример»)
К каким документам прилагают сопроводительное письмо
Например, такие письма сопровождают:
- Акты сверок расчетов по налогам, взносам, взысканиям в государственные контролирующие ведомства (ФНС, ПФР, ФСС) и т. д.
- Декларации в ФНС, ФСС.
- Договора, отправляемые на подпись партнерам.
- Коммерческие предложения.
- Отчеты и исполнительную документацию партнерам, во всевозможные структуры и т.д.
- Резюме соискателя вакансии.
При оформлении сопроводительного письма, необходимо присвоить ему регистрационный номер, согласно правил делопроизводства, и зарегистрировать его в книге исходящей документации. Адресат, получившие такой документ обязан зарегистрировать входящий номер письма. Выполнение таких действий позволяет отследить каждое письмо, что является важным обстоятельством в деловой переписке.
Кроме этого, в сопровождающем письме может содержаться опись прикрепленных документов, благодаря чему можно доказать факт отсылки той или иной бумаги. Также в письме могут быть отображены сроки для ответа и обратного отправления пакета документов, например, при их подписании.
Оформление сопроводительных писем чаще всего возлагают на секретаря или делопроизводителя (если таковой имеется в штате). При отсутствии в штате таких вакансий эту работу осуществляет лицо, ответственное за данный участок работы.
При оформлении письма требуется соблюдать деловой стиль общения и грамотное формулирование текста, без допущения ошибок и исправлений. Письмо, обычно, подписывает руководитель фирмы или его заместитель.
Примечание. Сопровождающее письмо к резюме подписывает соискатель вакансии.
(Видео: «Как составить сопроводительное письмо»)
Как написать сопроводительное письмо в 2022 году
При отправке сопроводительного письма электронным способом, к нему нужно будет прикрепить отсканированные документы в формате *.pdf.
Составляя сопровождающее письмо необходимо соблюдать следующие принципы:
- Краткость
- Конкретность.
- Содержательность.
- Убедительность и уверенность изложенном тексте.
- Грамотность.
Структура документа
Сопровождающее письмо обладает простой структурой, состоящей из 3-х разделов:
- Приветствие.
- Основной раздел.
- Заключительная часть.
Приветствие.
- Раздел относиться к важному моменту, так как вряд ли адресату будет приятно читать письмо без наличия приветствия. Поэтому, перед оформлением письма, надо будет выяснить сведения об имени и отчестве адресата. Начало оформления письма можно осуществлять с приветственной фразы: — «Здравствуйте, Иван Петрович» или ««Уважаемый Иван Петрович».
- При отсутствии информации об адресате можно ограничиться следующим приветствием: -«Уважаемый менеджер по подбору вакансии фирмы «N»», или простым приветствием «Здравствуйте!»
Основной раздел.
Здесь отображается текст письма. Поэтому, при заполнении данного раздела можно включить следующую информацию, например, для резюме:
- Изложение мотивации для получения вакансии, высказывание интереса в общении с работодателем.
- Подтверждение наличия у соискателя требуемого опыта и компетентности, или убеждение работодателя в достижении успехов именно в этой фирме и на предлагаемой должности.
- Краткое отображение успехов.
- Личные качества соискателя, позволяющие показать эффективность работы на предлагаемой вакансии, при этом, убеждение работодателя в своей полезности.
Примечание. Надо иметь ввиду, что излагать в сопровождающем послании сведения, дублирующие резюме, нельзя. Это только вызовет раздражение работодателя.
При составлении сопровождающего письма партнеру или в другие ведомства, в основном разделе отображается кратко его содержание, например, «При этом отправляем документы для …».
Заключительная часть.
- При завершении оформления письма надо будет выразить уважение адресату, с правильным отображением Ф.И.О отправителя и его контактов.
- Важным моментом, при отправке резюме, будет, если соискатель выразит готовность к собеседованию в удобный день для работодателя, при этом не надо быть назойливым и не выпрашивать встречу.
- И конечно, нужно будет составленное письмо подписать.
Немного об объеме послания. Письмо должно быть кратким не больше одной страницы. Менеджер, просматривающий множество входящей корреспонденции не будет перечитывать многостраничные монологи соискателя. В письме должна быть лаконично и в то же время, объемно отображена суть сопровождающего письма.
(Альтернативное видео: «О чем нельзя писать в резюме»)
О чем писать возможному работодателю
В содержании послания должно быть изложено в дружелюбном тоне, причина заинтересованности соискателя в объявленной вакансии, с объяснением мотивов и демонстрации выгоды в обоюдном сотрудничестве. Вступительную часть нужно так изложить, чтобы работодатель дочитал письмо до конца и обязательно приступил к немедленному изучению резюме.
Здесь нужно лаконично описать свою профессиональную деятельность. При этом, нельзя отображать мельчайшие подробности. Излишняя информация вынудит работодателя анализировать слишком огромный объём материала, в результате чего у него пропадет желание изучать резюме.
Надо отображать профессиональные навыки таким образом, чтобы они совпадали с требованиями к объявленной вакансии. Важно выделить себя в глазах работодателя, с получением приглашения на беседу.
Пример текста сопроводительного письма
Сопровождающее письмо к резюме может иметь следующий вид:
Здравствуйте, уважаемый Иван Петрович!
Мое имя, Сидоров Виктор Иванович. Я заинтересовался вакансией журналиста, размещенной Вами на сайте http://hh.ru. Предложение вашей редакции привлекло меня возможностью для полного раскрытия творческих замыслов, в работе над острыми темами, сотрудничеством с талантливым коллективом вышей редакции.
- Полагаю, что внесение моего вклада в оригинальном проекте, а также мой опыт составления статей – от пресс-релизов до авторских публикаций в изданиях (наименование изданий) станет полезным для Вас и интересным.
- Я обладаю высшим филологическим образованием, участвовал в литературных конференциях (отметить в каких), одна из моих статей (наименование) получила Гран-при на конференции «Вдохновение».
- Мои работы отображены в портфолио, высланное совместно с резюме на Вашу электронную почту.
- Если Вы заинтересовались моим предложением о взаимосотрудничестве, готов в любое время обсудить совместную работу.
- Мои контакты: Телефон +7 … Адрес электронной почты …
- Спасибо за внимание.
- С уважением, Виктор Иванович.
Сопровождающее письмо может иметь и более краткий вид, к примеру:
Уважаемый Иван Петрович!
Увидев объявленную Вашей фирмой вакансию менеджера по торговле (в информационном бюллетене «Кадровый потенциал» от 12.02.2022 г.), желаю предложить свою кандидатуру на данную вакансию.
- Полагаю, что мой 4-хлетний опыт торговой деятельности и положительные рекомендации обеспечат мне успешное слияние с Вашей командой, с принесением пользы фирме.
- Высылаю Вам свое резюме, с удовольствием получу пригласительный ответ на собеседование.
- Мой телефон: +7 …
- Спасибо за внимание.
- С уважением, Виктор Сидоров.
Отправляя сопровождающее послание с прикрепленным резюме, соискатель повышает свои шансы — быть выделенным среди конкурентов на замещение вакансии.
Образец рекомендательного письма сотруднику
Рекомендательное письмо является документом, представляющим собой характеристику о соискателе, которую выдает его бывший руководитель либо сотрудник с оценкой профессиональных качеств претендента.
В рекомендации содержится оценка кратких профессиональных качеств человека, его достижения и основные успехи в период трудовой деятельности, с отображением сильных сторон.
Благодаря наличию рекомендаций, работодатель может ознакомиться с более четкой картиной профессиональных навыков претендента на открывшуюся вакансию, узнать о потенциальном сотруднике мнение его предыдущего начальника или коллеги.
Рекомендательное письмо не является обязательным, не все работодатели требуют его, однако его наличие окажет положительное влияние при трудоустройстве.
Ниже предлагается образец рекомендательного письма:
Скачать бланк и образец
- Краткое письмо, doc
- Расширенная форма письма, doc
Сопроводительное письмо к документам: образец 2021
Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки.
В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.
Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется
Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.
В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.
Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:
- Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
- Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
- Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
- Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
- Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.
Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.
Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.
Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:
- Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
- Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
- Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
- При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.
Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.
Имеет полезные особенности:
- Используется как опись вложений.
- Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
- Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.
Рекомендуем: Образцы писем, оформляемых организациями:
- благодарственные;
- информационные.
Как написать при отправке документов
Советы по составлению сопроводительных писем в организации:
- Разработать и применять единый шаблон.
- Ввести и соблюдать правила написания.
- Уделять внимание отсутствию ошибок.
- Фиксировать письма в журнале учета отправленных документов. Этим должен заниматься ответственный специалист (например, секретарь).
- Составлять в двух одинаковых экземплярах. Отправляя лично, курьером или почтой, оставлять один экземпляр у себя с надлежащей отметкой от получателя, курьерской распиской или, соответственно, квитанцией из почты.
Рекомендованная структура сопроводительного текста выглядит так:
- Сведения о получателе (наименование организации, ФИО и занимаемая должность физлица, коды, адрес, контакты).
- Сведения об отправителе (название организации, ФИО и занимаемая должность физлица, идентифицирующие коды, адрес, контакты).
- Обращение к адресату (его представителю) в уважительной, уместной форме.
- Основная текстовая часть. Здесь перечисляются отправленные бумаги с кратким описанием каждой (при этом указываются цели отправки), а также любые дополнительные сведения, пояснения, уточнения.
- Расшифрованная подпись директора или иного лица, уполномоченного отправителем.
В компании сопроводительное письмо составляется либо делопроизводителем (помощником руководителя или, как вариант, секретарем), либо сотрудником, сформировавшим соответствующий пакет документации для его последующей отправки (например, бухгалтер, который формирует отчетность для налоговой службы, оформляет и прикрепляет к отчетности сопроводительное письмо).
Подписывает директор организации или иное лицо, получившее от директора надлежащие полномочия.
Скачать образец
- Скачать примеры сопроводительного письма к документам при их отправке:
- к коммерческому предложению.
Вам также может понравиться
Пишем сопроводительное письмо заказчику
Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит. В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику.
Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства.
Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.
Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:
- просрочено подписание;
- бумаги потеряны;
- обнаружилась недостача документов.
Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.
Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода. Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.
Когда писать
В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:
При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.
Шаблон сопроводительного письма
Скачать
Что писать
Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.
Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).
Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:
- реквизиты отправителя;
- регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
- информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
- текст обращения;
- опись прилагаемых документов;
- ФИО и контактные данные составителя.
Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».
Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись».
Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2020 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2020 года».
Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.
Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.
В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.
Образец сопроводительного письма
Скачать
Как написать сопроводительное письмо к документам образец 2022
Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.
- Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2022 в doc
- Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2022 в docx
- Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2022 в pdf
Зачем писать сопроводительное письмо?
Деловой этикет требует подготовки сопроводительных писем при отправке документации партнёрам, клиентам или представителям госорганизаций. Это необходимо, когда требуется:
- подтверждение доставки комплекта бумаг адресату;
- обратить особое внимание на некоторые важные моменты;
- вместе с документацией передача просьбы или указание к действиям.
Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.
Правила оформления документа
Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация.
Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление.
Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.
Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо.
Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ.
Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.
Структура сопроводительного письма
Перед отправкой важных бумаг стоит разобраться, как написать сопроводительное письмо к документам, образец которого можно скачать в интернете. Исходя из вида письма, его структура отличается в деталях, но общий вид у бланка такой:
- адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
- исходный номер регистрации и дата запроса;
- основной текст;
- список прилагаемых бумаг;
- данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
- контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.
Как писать не нужно
Важно знать, как пишется сопроводительное письмо к документам и образец его оформления, чтобы избежать неприятностей в процессе отправки деловой корреспонденции партнёрам и другим адресатам. К самым распространённым ошибкам, допускаемым в процессе составления, относятся следующие:
- отсутствие даты составления документа;
- допущение орфографических ошибок в фамилии и инициалах адресата или названии организации;
- большой объём, превышающий один лист;
- указание вида документа;
- написание заголовка, не передающего суть текста;
- вписывание даты составления два раза – в верхней части и в нижней;
- неправильное оформление реквизита «подпись» – должность и Ф.И.О. подписывающего написаны вместе.
Шаблон сопроводительного письма
Для удобства составления документа за основу можно взять любой бесплатный шаблон. Пример – отправка сопроводительного письма к акту выполненных работ. Вверху бланка указывается Ф.И.О.
и должность адресата, его адрес и учреждение, далее слева пишется дата составления, исходный регистрационный номер и краткий заголовок.
Затем излагается текст с обращением, в котором следует использовать такие слова: «направляем», «высылаем» или «предоставляем» и основной текст с перечнем всей документации с номерами и датами, входящей в комплект.
В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.
- Рассмотрев образец на сопроводительное письмо к акту выполненных работ, можно аналогичным образом оформлять и бланки к пакетам других документов.
- Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2022 в doc
- Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2022 в docx
- Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2022 в pdf
Сопроводительное письмо. Образец заполнения и бланк 2022 года
Сопроводительное письмо – это своего рода записка, объясняющая, кому, что, от кого и на основании чего направляется. В зависимости от того, кем составляется сопроводительное письмо, оно может быть оформлено на бланке либо на листе бумаги.
Файлы в .DOC:Бланк сопроводительного письмаОбразец сопроводительного письма
Кому
Бытует мнение, что сопроводительное письмо – это исключительно ответ на определенный запрос. На самом деле сопроводительное письмо составляется при любой отправке бумаг и документов, независимо от адресата или наличия запроса.
В верхнем правом углу сопроводительного письма указывается адресат отправления. Если документы отправляются по запросу, то в поле адресата потребуется также указать ФИО лица, направившего запрос. Например «Судье Октябрьского суда города Хабаровска, Марининой И.И.».
От кого
Если сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке, то отправитель не нуждается в дополнительных представлениях, поскольку бланк содержит в себе все необходимые реквизиты.
В конце сопроводительного письма на бланке указывается должность и ФИО лица, имеющего право отправлять документы. Обычно этим лицом является руководитель.
Поскольку отправка бумаг – это обычно канцелярская работа, то необходимости в подписи руководителя иногда нет, и за него подпись может проставить работник канцелярии.
При этом чтобы было понятно, кем подписано сопроводительное письмо, перед записью с ФИО руководителя ставится знак дроби, а внизу документа, мелким шрифтом, указывается должность и ФИО исполнителя.
Именно исполнитель и будет ответственен за своевременную и правильную отправку.
Если сопроводительное письмо исходит от физического лица, то составляется оно на листе бумаги с указанием ФИО отправителя и его адреса. Подписывает такое сопроводительное письмо сам отправитель.
Что
Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки. Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И. по ст. 218 ч.2 УК РФ».
Если отправляется несколько документов, то в тексте сопроводительного письма нужно указать лишь количество и суть документов. Например «Направляем 12 копий личных дел работников завода «Сопелки». После окончания текста следует составить список приложений, например «Приложение: Личное дело № 111 слесаря Иванова И.И. Личное дело № 222 токаря Петрова П.П.» и т.д.
На основании чего
Сопроводительное письмо должно содержать в себе ответ на вопрос «почему это направляется».
Если документы отправляются по запросу, то текст письма должен содержать сведения об этом. Необходимо указать не только номер запроса, но и его дату.
Многие фирменные бланки содержат в себе эту рубрику. Как правило, в левом верхнем углу содержится строка исходящих данных, а под ней – строка с данными о запросе.
Под исходящими данными подразумевается исходящий номер письма и дата его составления, в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции.
Если документы направляются по собственной инициативе, то текст сопроводительного письма должен довести это до сведения адресата. Например «Направляю вам претензию по качеству товара, приобретенного в вашем магазине 12.12.2021 года».
Сопроводительное письмо, оформленное на бланке, заканчивается подписью, а письмо, составленное на чистом листе бумаги – датой и подписью отправителя.
Сопроводительное письмо к документам: как составить, образец 2022
Время чтения 4 минуты Спросить юриста быстрее. Это бесплатно! Размер шрифта: A+ | A−
Чтобы правильно составить сопроводительное письмо к документам, необходимо изучить инструкцию по делопроизводству.
В 2022 году применению подлежит ГОСТ (Р) 7.0.97-2016. Стандарт устанавливает требования к формам и содержанию документации, оформляемой на бумажных носителях или в электронном виде.
Правила отправки корреспонденции в России жестко не регламентируются. В федеральных законах отсутствуют требования к переписке частных лиц и корпораций. Специальные нормы необходимо соблюдать лишь при обращении в государственные органы и международные организации. Особый порядок действует в судебной системе. Здесь обмен документами регулируется процессуальными кодексами.
При направлении документов от одного частного лица к другому руководствоваться необходимо деловым оборотом. Этикет же предписывает прилагать к корреспонденции сопроводительное письмо. Термином именуют официальное пояснение отправителя. В большинстве случаев оно составляется в том же формате, что и основной пакет. Исключением является передача данных на дисках, дискетах и прочих накопителях.
Назначение сопроводительных писем
Документ носит информационно-ознакомительный характер. Адресата уведомляют о цели направления корреспонденции. Мотивировка может быть любой. Очень часто письмо служит также описью.
Отправитель фиксирует все вложения во избежание спора о комплектности отправления. Кроме того, документ играет роль уведомления о вручении.
На сопроводительном письме уполномоченный представитель принимающей стороны ставит специальную отметку.
«ГОСТ для оформления документов»
Правила составления
Общие требования к деловым документам установлены разделом 3 стандарта 7.0.97-2016. При оформлении письма на нескольких страницах используется нумерация. Арабские цифры проставляют в середине верхней части листа. Отступ от края не должен превышать 10 мм.
Текст набирается бесплатными шрифтами, а размер символов может варьировать в пределах от 12 до 14. Уменьшение букв допускается при использовании таблиц.
Стандартом определены и основные параметры форматирования:
- междустрочный интервал – 1 – 1,5;
- абзацный отступ – 1,25 см;
- выравнивание – по ширине листа;
- расстояние между словами – 1 пробел;
- длина строки – 7,5 – 12 см;
- поля – 20 мм, за исключением левого (10 мм).
При оформлении деловых писем допускается использование фирменной символики и эмблем отправителя. Реквизит размещают в середине верхней части страницы. Далее располагают наименование, адрес и контактные данные автора.
При необходимости информацию дублируют на иностранном языке.
Здесь же отражают пост, фамилию и инициалы должностного лица, подписавшего документ.
Название «СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО» не является обязательным реквизитом. Государственный стандарт рекомендует от него отказаться.
Дата и исходящий регистрационный номер печатаются до начале текста. Это правило делопроизводства введено давно, но систематически нарушается. Указывать день подписания в заключении письма нельзя.
Кроме того, в верхней правой части нужно прописать адресата.
Основной текст составляется с учетом назначения и содержания отправления. Автор должен придерживаться официально-делового стиля, избегать просторечия, эмоциональных и нецензурных выражений. Фирменные штампы используются лишь при наличии их в организации.
Шаблон сопроводительного письма к документам можно отыскать в приложении В к ГОСТ (Р) 7.0.97-2016. В регламенте приведено несколько вариантов.
Количество экземпляров
Деловые документы составляются по числу адресатов. Дополнительный экземпляр с отметкой о вручении сохраняется у отправителя. Пренебрежение правилом нередко оборачивается спорами. Недобросовестный получатель может заявить об отсутствии у него корреспонденции или ее подмене. Наличие сопроводительных писем особенно важно при необходимости соблюдения процессуальных сроков.
Образцы
Скачать образец сопроводительного письма к документам
Бланк для написания сопроводительного письма к документам
Сопроводительное письмо к документам в налоговую
Сопроводительное письмо к документам в суд
Как составить сопроводительный текст к отправляемым документам
При отправке документов их нужно снабдить сопроводительным письмом, которое поможет адресату разобраться в полученной документации. Бумаги могут отправляться партнеру, клиенту, в налоговую, в суд, в любую организацию или учреждение.
Сопроводительное письмо в краткой форме указывает назначение отправленных документов и может содержать их перечень. Данная информация позволит адресату быстро понять, для чего и от кого получены им бумаги, а также проверить, вся ли документация дошла в целости и сохранности.
Другие образцы сопроводительных писем:
Как написать сопроводительное письмо можно прочитать также в этой статье. Внизу представлена ссылка, по которой можно скачать образец сопровождающего текста к документации, отправленной клиенту, в налоговую.
Как правильно оформить сопроводительное письмо к документам
Обычно документация отправляются целенаправленно определенному лицу, поэтому необходимо в правом верхнем углу указать, для кого предназначено сопроводительное письмо и приложенные к нему бумаги.
Например, в случае отправке документального пакета в налоговую, в правом углу пишут наименование отделения ФНС и ФИО налогового специалиста, если известно. Можно указать также адрес получателя.
- При отправке документов в другую организацию, нужно указать ее наименование, ФИО и должность получателя (если известно).
- Письмо регистрируется в журнале для исходящей документации, исходящий номер пишется на бланке сопроводительного бланка, рядом указывается дата регистрации (написания).
- Начать нужно с обращения — в вежливой форме пишется имя, отчество адресата.
Далее кратко пишется причина обращения к адресату, перечень документов, который приложены к сопроводительному письму. Если их много, можно оформить в виде таблицы. Для каждого бланка пишется название, дата, номер, копия или оригинал, количество листов и экземпляров. Вся эта информация пригодится получателю при проверке полученной документации.
Если от адресата ожидается какое-либо ответное действие, то об этом нужно сказать в тексте.
Сопроводительное письмо подписывается и передается вместе с приложенными документами в место назначения. Передать бумаги можно лично получателю, можно передать почтой ценным заказным отправлением с уведомлением о вручении.
Образцы оформления
Образец сопроводительного письма к документам — скачать.
Образец для налоговой — скачать.
Загрузка...
