Сотрудник-удаленщик использует в работе личное имущество — платить ли НДФЛ и страхвзносы?

Новости и аналитика Новости Компенсации дистанционным работникам за использование личного имущества не облагаются страховыми взносами и НДФЛ

Разъяснено, что компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических и иных средств в целях выполнения работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками (Письмо Минфина России от 29 октября 2020 г. № 03-04-06/94269).

Дело в том, что ст. 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В соответствии со ст. 312.

3 ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

А на основании абзаца десятого подп. 2 п. 1 ст.

422 Налогового кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма предусмотрена п. 1 ст. 217 НК РФ в отношении НДФЛ.

Обратите внимание, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающими расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

Компенсации дистанционщикам не облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Минфин в письме от 29.10.2020 № 03-04-06/94269 считает, что нет, компенсацию удаленному сотруднику за использование его личного имущества, например, оборудования и программно-технических средств, в рабочих целях не нужно облагать НДФЛ и страхвзносами. Ведомство объясняет свою позицию следующим образом.

От обложения НДФЛ и страхвзносами освобождены все виды установленных действующим законодательством «трудовых» компенсаций.

При этом оговорено, что размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование удаленными сотрудниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования и программно-технических средств, должны быть закреплены в трудовом договоре о дистанционной работе.

Следовательно, суммы компенсации удаленщику не облагаются НДФЛ и страхвзносами в том размере, который предусмотрен подобным договором.

Также в Минфине уточнили, что компенсация должна быть экономически обоснованной, то есть ее размер и фактически понесенные работником затраты должны соответствовать друг другу.

Для того чтобы обосновать сумму компенсации дистанционщику, работодателю следует иметь копии документов, подтверждающих расходы, понесенные сотрудником при использовании личного имущества для выполнения трудовых обязанностей на удаленке.

Позиция ФНС

Налоговики в письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@ солидарны с Минфином. Согласно НК РФ от обложения НДФЛ и страхвзносами освобождены все виды установленных законодательством компенсаций, связанных с исполнением сотрудником своих трудовых функций.

Обязанность работодателя выплачивать работникам, в том числе дистанционным, компенсацию за использование личного имущества в рабочих целях закреплена в ТК РФ.
Следовательно, компенсация, выплачиваемая дистанционщику за использование принадлежащих ему либо арендованного им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов, связанных с их использованием, не подлежат обложению НДФЛ и страхвзносами.
***
Итак, для того, чтобы у проверяющих не возникало вопросов по поводу налогообложения компенсации дистанционщикам, рекомендуем:

закрепить размер компенсации в коллективном договоре, допсоглашении к трудовому договору или другом локальном акте компании;
иметь на «всякий случай» копии документов, подтверждающих расходы удаленного сотрудника при использовании личного имущества в рабочих целях.

, как перевести сотрудников на удаленную работу.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».

Как оформить и отразить в учете компенсацию за использование личного имущества сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в трудовом договоре, указав порядок и размер ее выплаты в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см.

, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

В нем приведены разъяснения в отношении компенсации за использование личного транспорта, но их можно распространить на компенсацию иного имущества сотрудников (ст. 188 ТК РФ).

Совет: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества

Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей

Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации

Сотрудник ООО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. × 2,7027% = 1243,24 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.

За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного имущества и компенсации сотруднику расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев использует личный компьютер для служебных целей. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества сотрудника. Сумма компенсации установлена приказом руководителя организации.

Рыночная стоимость компьютера составляет 43 000 руб. По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования электронно-вычислительной техники составляет от двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа). Учетной политикой организации закреплен срок полезного использования компьютеров – 25 месяцев.

Амортизация в бухгалтерском и в налоговом учете начисляется линейным способом.

Месячная норма амортизации компьютера составляет:
1 : 25 мес. × 100% = 4%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного имущества Кондратьева равна:
43 000 руб. × 4% = 1720 руб.

Начисление компенсации бухгалтер «Альфы» ежемесячно отражает проводкой:

Дебет 26 Кредит 73
– 1720 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного компьютера в служебных целях.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г № 212-ФЗ);
взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

При этом, чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами), необходимо иметь документы, подтверждающие:

право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);
расчет суммы компенсации (его можно привести, например, в приказе о назначении компенсации). При расчете целесообразно учитывать степень износа имущества, а также срок его полезного использования (можно определить на основании технической документации на имущество);
фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);
необходимость приобретения расходных материалов для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);
размер затрат, понесенных при использовании имущества в рабочих целях (кассовые, товарные чеки, накладные и т. п.).

Аналогичного мнения придерживаются контролирующие ведомства. В отношении НДФЛ – письма Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-04-06/22274, от 25 октября 2012 г.

№ 03-04-06/9-305 и от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

В отношении страховых взносов – письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного имущества сотрудника включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

Компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией имущества сотрудника (расходные материалы, ремонт и т. д.), также можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).

При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль затраты на обновление лицензионной программы, если сотрудник купил ее для себя и установил на рабочем компьютере? Документов, отражающих стоимость программы, не сохранилось

Ответ: да, можно.

Поскольку сотрудник использует программу в служебных целях, организация вправе выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества в работе (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации можно установить равным стоимости обновления.

Получив компенсацию, сотрудник оплатит обновление. Выданную сумму организация сможет учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суммы компенсации за использование компьютеров для выполнения служебного задания сотрудниками, работающими на дому?

Ответ: да, можно.

Перечень прочих расходов, предусмотренных пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, является открытым. Поэтому суммы компенсации, начисленные работающим на дому сотрудникам за использование ими своего личного имущества (компьютеров), можно включить при расчете налога на прибыль в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако чтобы учесть компенсацию при расчете налога на прибыль, нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ:

компенсация должна быть экономически обоснованна;
компенсация должна быть документально подтверждена.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова использует для служебных целей личный факс. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества. Приказом руководителя организации размер ежемесячной компенсации установлен в сумме 250 руб.

Ежемесячно в учете «Альфы» бухгалтер делает проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 250 руб. – отнесена на расходы компенсация Ивановой за использование личного факса для служебных целей;

Дебет 73 Кредит 50
– 250 руб. – выплачена компенсация Ивановой.

Сумма компенсации, начисленной Ивановой, НДФЛ не облагается. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на эту сумму не начисляются.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в расходы компенсацию за использование личного имущества сотрудника в сумме 250 руб.

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то расходы на выплату сотруднику компенсации за использование его личного имущества (в т. ч. затрат, связанных с эксплуатацией) не уменьшают налогооблагаемую базу. При таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах компенсацию за использование личного имущества сотрудника и затраты, связанные с его эксплуатацией?

Ответ: нет, нельзя.

Перечень расходов, приведенный в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, закрыт. Расходы на выплату компенсации за использование личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов), а также на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в нем не предусмотрены. Следовательно, учесть эти выплаты при упрощенке нельзя.

Совет: заключите с сотрудником, который использует свое имущество в служебных целях, договор аренды. При этом в сумму арендной платы по договору можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества.

В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет платить арендную плату. А при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами плату за аренду можно учесть в полной сумме (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсация за использование личного имущества сотрудника, а также компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, на расчет налога не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Компенсацию за использование личного имущества (компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) учитывайте по правилам режима налогообложения, который применяется для деятельности, в которой занят сотрудник.

Компенсация за использование личного имущества (компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества) может быть выплачена сотруднику, одновременно занятому в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае сумму компенсации нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Пример распределения компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. В отношении оптовых операций организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляют:

по оптовой торговле (без учета НДС) – 11 000 000 руб.;
по розничной торговле – 8 500 000 руб.

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева для учета товаров использует свой компьютер. Компенсация за использование личного имущества установлена в размере 750 руб. в месяц.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:
11 000 000 руб. : (11 000 000 руб. + 8 500 000 руб.) = 0,5641.

Доля компенсационных выплат, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
750 руб. × 0,5641 = 423,08 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля компенсационных выплат, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
750 руб. – 423,08 руб. = 326,92 руб.

Налоги за сотрудника при дистанционной работе

Дистанционная работа — популярный и удобный способ трудоустройства. Она позволяет экономить средства на подготовку рабочего места, проведение СОУТ, а ряде случаев избавляет работодателя от обязанности уплаты за сотрудника бюджетных платежей. Рассмотрим особенности налогообложения выплат дистанционным сотрудникам.

Кто такие дистанционные работники

К дистанционным относят работников, заключивших трудовой договор о дистанционной работе и взаимодействующих с работодателем с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Дистанционной признается работа, осуществляемая: (ст. 312.1 ТК РФ)

вне места нахождения работодателя (его обособленного подразделения);
вне стационарного рабочего места (территории, объекта), находящего под контролем работодателя.

Дистанционный сотрудник не является надомником или самозанятым гражданином. Труд надомных сотрудников регламентируется гл. 49 ТК РФ, а самозанятых граждан — Законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”».

Какие платят налоги за дистанционных сотрудников

С выплат сотрудникам, работающим удаленно, работодатель обязан перечислить в бюджет:

Необходимость уплаты этих платежей напрямую зависит от того, где находится и трудится сотрудник: на территории РФ или за ее пределами.

Особенности уплаты НДФЛ с зарплаты дистанционных сотрудников

Плательщиками НДФЛ признаются (п. 1 ст. 207 НК РФ):

Дистанционные сотрудники, являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Налоговым резидентом считается гражданин, фактически находящийся на территории РФ свыше 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Этот срок не прерывается в случае нахождения сотрудника за границей не более 6 месяцев для лечения или обучения.

Дистанционные сотрудники, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, но получающие доход от источников в РФ.

Если сотрудник не имеет статуса резидента РФ, но работает на территории РФ, то получаемый им доход также подлежит обложению НДФЛ, но по другой ставке. С дохода дистанционных сотрудников, постоянно работающих заграницей, НДФЛ уплачивать не нужно.

Обязан ли работник подтверждать свой статус резидентства?

Обязанность определения статуса налогового резидентства сотрудника возлагается на работодателя. Он должен запросить у работника документы, подтверждающие место его фактического нахождения.

К ним, в частности, относятся:

справки с места работы, выданные на основании сведений из табеля учета рабочего времени;
копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
квитанции о проживании в гостинице;
иные документы, подтверждающие фактическое нахождение сотрудника в РФ.

При этом нотариальное заверение документов (их перевод на русский язык) не требуется.

Как рассчитываться с дистанционными сотрудниками, перечислять за них НДФЛ и взносы

В трудовом договоре о дистанционной работе или в допсоглашении к нему надо прописать, в какие сроки удаленщик будет отправлять вам больничные листы, заявления на стандартные вычеты. НДФЛ и взносы платите по местонахождению головной компании.

Там, где трудится дистанционный работник, у компании не возникает обособленного подразделения. А потому НДФЛ, удержанный с зарплаты удаленщика, а также страховые взносы вы будете перечислять по местонахождению головного офиса компании.

Теперь обо всем по порядку.

Надо ли регистрироваться в фондах в том регионе, где трудится удаленщик

Нет никаких причин становиться на учет в фонды в другом регионе — там, где работает дистанционный сотрудник. Ведь обособленного подразделения в данном случае не возникает.

Взносы вы будете платить по местонахождению головной компании. К тому же вам не придется оформлять для удаленщика ни пенсионное свидетельство, ни полис обязательного медицинского страхования.

Даже если он трудоустраивается впервые.

Как дистанционному работнику заявить на стандартные вычеты по НДФЛ

Удаленный сотрудник, как и любой другой работник, вправе заявить на стандартные вычеты по НДФЛ. Вот только законодательство умалчивает о том, в каком виде дистанционщик должен составить такое заявление. Советуем действовать так.

Предложите сотруднику направить вам документ в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью. Ту же подпись он ставил на трудовом договоре. Или удаленный сотрудник может прислать вам заявление на вычет обычной почтой — заказным письмом с уведомлением. Именно такие варианты обмена документами предусмотрены главой 49.1 Трудового кодекса РФ.

Кстати, в бухучете зарплату удаленщику вы начислите в обычном порядке. Наверняка деньги вы будете переводить удаленщику на его личный счет в банке.

Проводки делайте такие:
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата сотруднику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ с зарплаты сотрудника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— перечислена зарплата на карту удаленного сотрудника.
Раз наличных денег дистанционный работник получать не будет, то и расписываться в зарплатных ведомостях ему не придется.

Каким способом передавать удаленщику справки 2-НДФЛ

Важная деталь

Прежде чем отправлять справку 2-НДФЛ удаленному работнику, уточните у него, для чего нужен документ. Для имущественного вычета понадобится строго оригинал в бумажном виде.

В любой момент работник может попросить вас выдать ему справку по форме 2-НДФЛ. И вы обязаны будете это сделать (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Но опять же не ясно, в каком виде оформить такую справку для удаленщика. Все зависит от того, для чего нужен документ.

Предположим, справка понадобилась работнику, потому что он решил заявить имущественный вычет. В этом случае документ работнику придется направить заказным письмом с уведомлением. Ведь инспекторы захотят увидеть оригинал справки с синей печатью.

Если же данные нужны сотруднику для личных целей, то направьте документ в электронном виде.

На основании чего выплачивать дистанционщику социальные пособия

Выплатить социальные пособия, скажем больничные, дистанционному работнику можно только на основании оригиналов документов. Такое требование предусмотрено статьей 312.1 Трудового кодекса РФ.

Здесь же уточняется, что все необходимые для начисления пособий бумаги работник должен выслать заказным письмом с уведомлением. А можно воспользоваться экспресс-доставкой.

На этот счет никаких ограничений, конечно же, нет.

Осторожно!

Попросите сотрудника направлять оригиналы больничных заказным письмом с уведомлением или экспресс-почтой.

А что делать, если оригиналы документов затерялись на почте? Тогда попросите удаленного работника получить в медучреждении копию листка нетрудоспобности. И пока вы не получите дубликат, выплачивать пособие нельзя. Без оригинала больничного листа в ФСС вам попросту не возместят сумму выданного работнику пособия.

И вот что еще важно. Чтобы рассчитать социальные пособия, вам понадобятся данные о страховом стаже сотрудника. А как быть, если по договоренности с удаленщиком вы не вносили запись о дистанционной работе в трудовую книжку?

Действительно, правила позволяют так делать. И в этом случае книжку хранит у себя сотрудник. Тогда, чтобы определить стаж, вам понадобится запросить у дистанционного работника копию трудовой книжки. Пусть сотрудник вышлет ее в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью.

Чтобы вовремя получать все необходимые документы, подтверждающие продолжительность болезни, пропишите алгоритм действий в допсоглашении к трудовому договору о дистанционной работе. Образец формулировок мы привели ниже.

Возмещать суммы выплаченных пособий вы будете по общему правилу — в том отделении ФСС, где состоит на учете головной офис. То есть в том регионе, куда станете перечислять взносы.

Валентина Белова — эксперт журнала «Главбух»

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Налоговые последствия использования личного имущества работника в производственных целях

Работодатель может оплачивать использование личного имущества работника для выполнения предусмотренных трудовым договором обязанностей тремя способами: взять в аренду, приобрести его или компенсировать сотруднику расходы, связанные с использованием его личного имущества. В статье рассмотрены все варианты, а также описан порядок документального оформления, налогообложения и бухгалтерский учет во всех трех случаях.

На практике работники часто используют личное имущество (мобильный телефон, транспорт, персональный компьютер и т.д.) для выполнения предусмотренных трудовым договором обязанностей.

Если он не требует оплаты использования указанного имущества, то у организации не возникает дополнительных расходов.

В противном случае организации-работодателю целесообразно включить их в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Ситуации, когда работник использует личное имущество в производственных целях, встречаются сплошь и рядом.

Причем некоторые расходы, связанные с используемым имуществом, например, на услуги связи (для мобильного телефона), обслуживание автомобиля, ГСМ и парковку (для транспортного средства), установку справочно-правовых систем, бухгалтерских программ (для компьютера) и т.д., могут быть весьма значительными.

Очевидно, что надлежащим образом должны быть оформлены не только приведенные выше и аналогичные им расходы, но и отношения работника и организации, в рамках которых первый предоставляет последней в пользование свое имущество.

Тем более, что ненадлежащее документальное оформление произведенных организацией расходов – весомый повод для налоговых инспекторов исключить их из налоговой базы.

Проверяющие обычно придерживаются мнения, что поскольку имущество не находится ни в собственности, ни в пользовании организации, затраты на поддержание его рабочего состояния необоснованны.

Безусловно, с этим можно спорить, так как НК РФ не ставит учет расходов в зависимость от оформления прав организации на мобильные телефоны, транспорт, технику. Вне зависимости от применяемого режима налогообложения для организации определяющими являются принципы, закрепленные в ст. 252 НК РФ, а именно:

расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком;
под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подкрепленные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы;
расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Но можно обойтись и без споров с налоговиками и заранее наладить учет и документооборот так, чтобы инспекторы не придирались. Ниже приведены безопасные, по нашему мнению, способы учета расходов, связанных с использованием личного имущества работника, и порядок их документального оформления.

Способ 1. Организация берет имущество работника в аренду

Документальное оформление. На основании ст. 606 ГК РФ организация вправе заключить с работником договор аренды его личного имущества. Договор заключается в простой письменной форме, на передачу имущества от арендодателя арендатору составляется акт. Возврат имущества по окончании договора аренды также оформляется актом его приема-передачи.

Величина арендной платы согласно ст. 614 ГК РФ определяется договором. Сторонам целесообразно ежемесячно подписывать акт оказания услуг.

Мнение эксперта

Акт оказания услуг выполняет сразу две функции. Во-первых, он подтверждает факт и сроки оказания услуг, их размер, качество, а также содержит другую информацию, касающуюся исполнения договора. В этом заключается юридическая (гражданско-правовая) суть акта.

Во-вторых, акт имеет важное значение в учете (как в налоговом, так и в бухгалтерском). Он относится к первичным документам, на основании которых ведется учет, и должен соответствовать требованиям, перечисленным в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Именно этим обстоятельством обусловлена целесообразность ежемесячного составления актов. Дело в том, что арендная плата перечисляется, как правило, ежемесячно. Для организации она является расходом, который, как известно, должен подтверждаться документально.

Одним из таких документов и является акт оказания услуг.

Поскольку в соответствии со ст. 143 НК РФ работник не является плательщиком НДС, он не выписывает счет-фактуру.

Обоснованность расходов и их предназначенность для деятельности, направленной на получение дохода, могут быть подтверждены соответствующим приказом руководителя организации.

В целях бухгалтерского учета произведенные расходы ежемесячно на протяжении всего срока действия договора аренды учитываются в себестоимости либо накладных расходах следующей записью:

Дебет20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В целях налогообложения прибыли арендная плата согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

НДС к вычету в части арендной платы у организации не возникает, ведь, как сказано выше, работник не является плательщиком НДС, следовательно, не исчисляет налог и не выписывает счет-фактуру.

Что касается дополнительных расходов, связанных с эксплуатацией арендованного имущества, то в бухгалтерском учете они также относятся на себестоимость (накладные расходы).

При соответствии требованиям ст. 252 НК РФ данные расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, а НДС от них – в целях уменьшения базы по НДС. При этом имеет смысл оговорить в договоре аренды, какие расходы не включаются в арендную плату.

Поскольку арендуемое у работника имущество не подлежит учету на балансе организации в качестве объектов основных средств, оно не облагается налогом на имущество организаций.

Если организация применяет упрощенную систему налогообложения, то на основании ст. 346.16 НК РФ она может учесть арендную плату и поименованные в данной статье дополнительные расходы, связанные с эксплуатацией имущества, в целях налогообложения. Конечно, при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ.

При аренде транспортных средств для организации актуален вопрос исчисления транспортного налога. Обращаем внимание на то, что плательщиком транспортного налога согласно ст. 357 НК РФ признается работник, на которого зарегистрировано транспортное средство. Соответственно, организация данный налог не исчисляет и не уплачивает.

Налогообложение выплат работнику. Арендная плата, выплачиваемая работнику, не является объектом обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.

2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФССРФ, ФФОМС и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ с выплаты работнику организации следует исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

И, конечно, отчитаться перед налоговым органом по произведенным удержаниям и выплатам.

Способ 2. Организация приобретает имущество

Также возможен вариант приобретения имущества у работника, который, безусловно, применим лишь в случае, когда работник готов расстаться с ним формально (на бумаге). Так, приобретенное имущество будет в собственности организации, что даст ей законные основания для учета в составе расходов не только стоимости имущества, но и дополнительно понесенных затрат.

Документальное оформление. В соответствии со ст. 454 ГК РФ организация заключает с работником договор купли-продажи имущества последнего. Договор заключается в простой письменной форме; на передачу имущества покупателю составляется акт.

Стоимость продаваемого имущества согласно ст. 454, 485 ГК РФ также определяется договором и переносится в указанный выше акт. Поскольку в соответствии со ст. 143 НК РФ работник не является плательщиком НДС, он не выписывает счет-фактуру.

Обоснованность расходов и их предназначенность для деятельности, направленной на получение дохода, в данном случае не вызывают сомнений. Но организация может составить приказ о необходимости приобретения имущества с указанием целей его использования.

В бухгалтерском учете произведенные расходы учитываются следующим образом:

Если стоимость имущества не превышает 40 000 руб.:
- при принятии имущества к учету: Дебет 10 «Материалы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
- при использовании имущества: Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 10 «Материалы».
Если стоимость имущества превышает 40 000 руб.:
- при принятии имущества к учету: Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 «Внеоборотные активы»
- ежемесячно в течение срока полезного использования имущества: Дебет 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 02 «Амортизация основных средств».

Очевидно, что если имущество принимается организацией к учету в качестве материалов, то необходимо при его поступлении оформить приходный ордер по форме № М-4, а при списании на расходы – требование-накладную по форме № М-11 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а).