Заявление на удержание из заработной платы подотчетных сумм. Бланк и образец 2021-2022 года

По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.

Зачастую на практике можно встретить ситуации, когда работники отчитываются на меньшую сумму, в результате у них образовывается задолженность перед организацией.

Если человек имеет возможность, он вносит сумму долга в кассу предприятия. В противном случае работодатель взыскивает ее с зарплаты.

Можно ли удержать из зарплаты подотчет?

Ст. 137 ТК РФ дает право работодателю взыскать задолженность по неиспользованным подотчетным суммам.

• Однако, для этого он должен совершить ряд последовательных манипуляций:
• Удержать долг из заработной платы компания может.
• Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием.

Как взыскать средства с заработка работника?

1. Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.
2. В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению.
3. Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко.

Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат.

Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ.

Указанный предельный размер удержания рассчитывается от дохода за минусом НДФЛ.

Разберем, как это выглядит на конкретном примере.

Пример

Исходные данные:

Кузин Иван Петрович поехал в командировку, ему в подотчет было выдано 10 тыс. руб.

Он вернулся раньше и отчитался с помощью авансового отчета только на сумму в 2 тыс. руб.

Соответственно, перед организацией у него образовалась задолженность по подотчетной сумме = 10000 – 2000 = 8000.

У работника не оказалось возможности вернуть деньги в кассу. Но он письменно согласился на ежемесячные удержания из зарплаты в размере 20%.

Начисленная заработная плата сотрудника за месяц составляет 25 тыс. руб.

Расчет:

Чтобы удержать долг, бухгалтер должен совершить следующие манипуляции:

• Удерживает с заработной платы НДФЛ: 25000 – 25000 * 13% = 21750.
• Рассчитывает максимальную сумму, которую можно взыскать с работника = 20% от зарплаты получается: 21750 * 20% = 4350.
• После удержания части долга по подотчетной сумме на руки человек получит сумму = 21750 – 4350 = 17400.

Получается за 2 месяца с такой зарплатой бухгалтер взыщет всю задолженность.

Документы основания

• Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем.
• Именно в нем отражаются выданные сотруднику суммы и подтвержденные документально расходы.
• Однако нельзя только на основании авансового отчета взыскать с работника долг.
• С этой целью, на основании письменного согласия работника издается приказ об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм.
• Он и будет являться основанием для взыскания суммы долга.

Если сотрудник не дает согласия, и договоренность не достигнута, то работодателю нужно обращаться в суд с иском.

1. Тогда документом – основанием будет выступать исполнительный документ: постановление суда или исполнительный лист.
2. Однако до момента получения такого документа пройдет как минимума месяца полтора, за это время сотрудник может успеть уволиться.
3. Тогда взысканием будет заниматься уже не работодатель, а судебный пристав-исполнитель — порядок удержания по постановлению судебных приставов.

Нужно ли согласие сотрудника?

По статье 137 ТК РФ  удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника.

• Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание.
• Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.
• Если согласие сотрудник не дает, работодателю придется обращаться в судебную инстанцию с требованием взыскать задолженность в принудительном порядке.

Скачать пример заявления о согласии на взыскание подотчетной суммы с зарплаты — word.

Приказ на удержание подотчетных сумм

Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения.

Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты:

• название компании;
• наименование бланка, в связи с чем составлен;
• номер документа;
• дата составления;
• требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника;
• с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы;
• на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
• подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания;
• указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника.

Приказ составляется на листе формата А–4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований.

Скачать примерный образец приказа об удержании подотчетной суммы с зарплаты — word.

При увольнении

1. Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.
2. Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%.
3. Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении.
4. Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно.
5. Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.

При нежелании сотрудника выплачивать задолженность по подотчетной сумме, работодатель не имеет права задерживать его увольнение.

Сумму долга он может взыскать уже после его расчета.

Для этого необходимо обратиться сначала с исковым заявлением в суд, потом с постановлением суда к судебным приставам исполнителям.

Выводы

По теме удержания из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм сделаем несколько основных выводов:

• Работник может внести сумму задолженности добровольно через кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
• Удержать долг можно в размере не более 20% с зарплаты за месяц. Процент удерживается с начисленной заработной платы за минусом НДФЛ.
• Для удержания подотчета необходимо заручиться согласием работника и издать соответствующий приказ.
• При отсутствии желания платить долг, работодатель вправе взыскать его через судебный орган. Тогда удержания будут производиться уже на основании исполнительного документа.

Приказ на удержание из заработной платы подотчетных сумм в 2022 году

У работодателя есть право выдать подотчётному лицу некую сумму денежных средств для покупки чего-либо. У подотчётного лица есть обязанность вовремя отчитаться о расходах. Но бывают ситуации, когда обязанность не исполняется, и работодателю приходится издавать приказ об удержании подотчётных сумм из заработной платы.

Когда следует возвращать подотчётные суммы?

В последнем варианте, в распорядительном документе должен быть указан срок, на который выдаются деньги. С 30.11.2020 года, если возникла необходимость выдачи под отчёт разных сумм разным работником, нет необходимости составлять отдельный приказ на каждого подотчетника. Можно составить один распорядительный документ, в котором указать ФИО и должность каждого сотрудника и сумму денежных средств, которая ему выдаётся. Если сроки возврата везде различные, то и сроки указать.

В течение трех дней по истечении указанного временного промежутка, сотрудник обязан отчитаться о потраченных суммах. Если средства не были потрачены или потрачены не в полном объёме, излишек возвращается в кассу предприятия.

Дополнительно временный промежуток выдачи подотчётных средств и возврата в кассу или предоставления отчётности нужно закрепить в учётной политике или в отдельном локальном акте. Рекомендуется установить единый отрезок времени для всех сотрудников, имеющих право получать средства под отчёт. Тогда не будет путаницы ни у руководителей, ни у бухгалтерии.

Каков порядок возврата подотчётных сумму?

Есть несколько способов возврата выданных ранее подотчётных сумм:

• подотчётник заполняет форму авансового отчёта, предоставляет чеки по потраченным деньгам, излишек возвращает в кассу предприятия;
• у работника нет возможности вернуть неизрасходованные деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой об удержании;
• руководитель предприятия сам принимает решение о взыскании;
• начальство прощает долг.

У каждой ситуации есть свои нюансы, и руководство должно их учитывать.

Что делать, если средства вовремя не возвращены?

Существует 3 варианта развития событий:

1) Сотрудник не оспаривает возникший долг, пишет заявление об удержании из его зарплаты ранее выданных подотчётных сумм. Удержание проводится в добровольном порядке.

2) Работодатель принимает решение удержать ранее выданные под отчет суммы в принудительном порядке. Здесь возможны 2 ситуации:

• Работник не оспаривает решение начальства. Средства взыскиваются в течение месяца после истечения срока возврата. Составляется приказ, бухгалтерия выдаёт на руки зарплату за минусом суммы, за которую человек не отчитался.
• Работник не согласен с удержанием. Руководитель подаёт в суд. Тогда удержание можно произвести только на основании решения суда.

3) Начальство принимает решение о прощении долга. Нужно составить соглашение. Придётся корректировать налог на прибыль и НДФЛ.

Не возвращённые средства не являются доходом сотрудника – «подотчётника», подоходным налогом не облагаются. Но обязанность по удержанию НДФЛ возникает в следующих случаях:

1. Если руководство простит работнику долг по невозвращённым суммам.
2. Если срок исковой давности истечёт, а деньги не будут возвращены.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов, нужно внимательно следить за тем, чтобы сотрудники – «подотчётники» вовремя отчитывались по расходам и возвращали сдачу в кассу.

Добровольное удержание

Работник согласен с претензиями руководства. Он пишет заявление, в котором указывается невозвращённая подотчётная сумма. Она же удерживается из заработной платы в ближайшие дни. Можно единовременно взыскать всю сумму, если в заявлении не указано иное. Об этом сказано в Письме Роструда от 26.09.2012 года № ПГ/7156-6-1.

Если сумма велика, работник может попросить удерживать её частями. По договорённости с руководством такой вариант возможен. Кроме того, если невозвращённая сумма больше зарплаты за месяц, взыскать её технически всю нельзя – не более 20% от получаемых средств после налогообложения.

Принудительное взыскание

Решение о взыскании принимает начальство, уведомляет должника. Он может согласиться или не согласиться. Если он признаёт долг, руководство издаёт приказ. Средства удерживаются в течение месяца по истечении временного промежутка для возврата. Сотрудник ставит свою подпись на приказе и ремарку «согласен». Оспорить удержание в суде будет сложно.

Если же работник не согласен с предъявляемой ему суммой, у работодателя есть право обратиться в суд. Необходимо предоставить доказательства невозврата. Деньги взыскиваются в общем порядке, составляется приказ, в котором прописываются реквизиты решение суда.

При инициировании судебного разбирательства, несколько меняется порядок взыскания невозвращённых подотчётных сумм:

1. Подать иск в суд можно после истечения срока исковой давности. Но придётся дополнительно доказывать, почему данный срок был пропущен.
2. Законодательно установлен месячный срок для добровольного урегулирования спора о выплате задолженности. Отрезок времени начинает течь с момента окончания срока возврата средств. Как только месячный срок истечёт, а работник деньги не вернёт, бухгалтерия сразу же показывает отчисление суммы долга к доходам должника. В это время работодатель подаёт в суд. Также бухгалтерия начисляет НДФЛ и страховые взносы, но не удерживает их. Если предприятие суд проиграет, придётся делать корректировки, но незначительные.
3. Когда предприятие суд выиграет, в дату вступления решения суда в юридическую силу, удерживается подоходный налог, страховые взносы отражаются в отчетности.

Важно соблюсти порядок взыскания невозвращённых сумм, иначе сотрудник оспорит удержание в суде.

Прощение долга

Руководитель издаёт приказ о прощении долга.

Альтернатива – работник сам обращается к руководителю предприятия с письменным заявлением, в котором указывается просьба простить долг.

Если начальство не имеет ничего против, заявление принимается в работу. Как только на заявлении появится резолюция руководителю, долг будет прощён, а невозвращенная сумма зачислена в доход должника.

С этой даты необходимо удержать НДФЛ и рассчитать страховые взносы.

Как можно взыскать невозвращённую сумму с должника?

В ст. 137 ТК РФ прописано, что у начальства есть право взыскать невозвращённую вовремя сумму в течении одного месяца. Удержание происходит из заработной платы. Но просто так деньги не взыскать. Необходимо вынести приказ, ознакомить с ним должника, и только потом производить удержание.

Бухгалтерия, в свою очередь, отражает удержание и возврат в бухгалтерских документах. Нужно сделать правильные проводки, оприходовать вернувшуюся сумму денежных средств.

Как правильно составить приказ об удержании?

При оформлении распорядительного документа об удержании подотчётных сумму из заработной платы необходимо отразить следующую информацию:

1. О работодателе – название компании с указанием организационно-правовой формы, ИНН, КПП, ОКТМО, адрес, по которому зарегистрировано, и адрес, по которому фактически находится.
2. Название документа, порядковый номер, дата составления.
3. Текст приказа – здесь нужно отразить, что некий сотрудник (указать полностью ФИО, должность) не вернул некую сумму денежных средств (прописать цифрами, а затем прописью с указанием копеек).
4. Далее следует распоряжение начальства – некую сумму удержать из заработной платы, указать, когда были выданы деньги, на какие нужды.
5. Указать сотрудников, которые ответственные за исполнение приказа.
6. Дата составления.

Скачать образец приказа об удержании подотчетных сумм из заработной платы

Прочие нюансы

Выдача работнику некой суммы под отчёт не является для предприятия расходной операцией. То есть, излишек ранее выданных средств не относится к доходам предприятия, не требует корректировки налога на прибыль.

Если сотрудник долг не возвращает, суд не принял сторону работодателя, долг списывается. Он признаётся безнадёжным, и в налоговом учёте отражается в расходах внереализационного типа. Чтобы перевести невозвращённую сумму в разряд безнадёжной, нужно решение суда в пользу работника или документальное подтверждение истечения срока исковой давности.

Заключение

Выдача сумму под отчёт оформляется авансовым отчётом. В нём же отражаются деньги, возвращённые в кассу. Любое распоряжение работодателя оформляется в виде приказа, с которым подотчётник должен ознакомиться. Если речь идёт об удержании из заработной платы, то должник также должен поставить ремарку «согласен».

Источник: «Юридическая азбука»

Правила написания заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец, ограничения по взысканию

15 декабря 2018      Заявления

• В некоторых случаях работник может получать от своего работодателя подотчетные суммы – как правило, это средства, предназначенные для целевого использования.
• После всех операций, совершенных с такими деньгами, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия о произведенных расходах с помощью авансового отчета.
• Иногда выделенные средства расходуются не полностью, а остаток подлежит возврату в финансовую службу организации.

к оглавлению ↑

Существуют строго определенные сроки, в которые необходимо предоставить авансовый отчет по использованным деньгам.

Сроки предоставления отчета:

• Три дня (рабочих) после истечения срока, на который средства были выданы.
• Если расходы осуществлялись работником, находящимся в командировке, то предоставить информацию по подотчетным суммам ему следует также, не позже трех рабочих дней, следующих за днем возвращения.

Обычно эта процедура предполагает составление работником авансового отчета, в котором детально указываются все операции с подотчетными суммами, включая даты, размер и характер понесенных расходов.

Если по тем или иным причинам вернуть всю сумму оставшихся подотчетных денег не получается, то она удерживается из заработной платы работника.

Остаток суммы, подлежащий удержанию, чаще всего, не вызывает разногласий между сторонами (работником и работодателем). Поэтому ни тот, ни другой не обременяют себя лишними бумагами, и взыскание из зарплаты происходит без дополнительного документального оформления.

Но на самом деле, трудовое законодательство определяет порядок и правила такого удержания.

Сотруднику необходимо написать работодателю заявление с просьбой взыскивать определенную часть из своей зарплаты в счет погашения не возвращенных подотчетных сумм.

В заявлении можно указать периодичность и размер подлежащих удержанию выплат (в пределах требований, установленных Трудовым кодексом, о которых будет сказано чуть ниже).

После написания заявления руководитель предприятия в течение одного месяца (не больше) издает приказ об удержании средств подотчета из заработной платы, который принимается финансовым органом учреждения к исполнению. Работник, с которого будут удерживаться деньги, знакомится с приказом под роспись.

1. Важно: Правильная процедура оформления удержания (изложенная выше) способна защитить интересы и работника, и работодателя, если в дальнейшем у них возникнут неразрешимые разногласия, которые придется решать в суде.
2. Поэтому не стоит пренебрегать всеми бюрократическими формальностями.
3. Следует помнить, что если стороны не пришли к договоренности о величине возвращаемой подотчетной суммы, то вынести окончательное решение способен только суд.
4. Без его согласия удержания средств с работника недопустимы.
5. Такие действия со стороны работодателя станут грубейшим нарушением трудового права и поставят его в заведомо невыгодную позицию.
6. Ещё одним вариантом решения вопроса с возвратом подотчетных денег может стать прощение долга, если руководитель счел, что сотрудник хорошо справился с поручением и заслуживает дополнительного премирования.
7. В этом случае деньги, которые решено не взыскивать, проводятся бухгалтерией как доход работника.

к оглавлению ↑

Как написать правильно?

Для правильного составления заявления о взыскании подотчетных сумм из заработной платы, требуется обязательно указать следующие моменты:

• Полное наименование компании, которая выдала денежные средства, с указанием ее организационно-правовой формы, названия, юридического адреса.
• Фамилию, имя и отчества руководителя предприятия.
• Сведения о заявителе (помимо его ФИО можно указать и паспортные данные, а так же должность и структурное подразделение, в котором он работает).
• Описательная часть – в ней будет кратко изложена ситуация, предшествовавшая подаче заявления (когда, кем, на что и в каком количестве выдавались деньги), а так же добровольное согласие на удержание из заработной платы и указание на отсутствие спорных вопросов.
• Заключительная часть – определены порядок, периодичность и продолжительность удержания.
• Дата написания.
• Подпись заявителя с обязательной расшифровкой.

Заявление подается на имя руководителя организации, который ставит на него свою резолюцию.

к оглавлению ↑

Скачать образец

Скачать пример заявления об удержании из зарплаты подотчетной суммы по авансовому отчету – word.

• Так выглядит образец:
• 
• Для удержания из зарплаты алименты заявление нужно писать по такому образцу.

к оглавлению ↑

Ограничения по взысканию по ТК РФ

Законодательство, безусловно, устанавливает ограничения по размеру взысканий, которые могут быть обращены работодателем на заработную плату своего подчиненного.

Детально они определены в ст. 137—138 Трудового кодекса РФ. Общее правило говорит о том, что суммарная величина всех удержаний не должна быть больше 20% (в некоторых случаях допустимо взыскивать до 50% или даже до 70%, но это большая редкость) от заработной платы (то есть тех ее составляющих, которые определены положениями ст. 129 ТК РФ).

Важно: некоторые суммы и виды доходов не будут подвержены никаким взысканиям даже в том случае, если в ходе судебного заседания требования работодателя будут удовлетворены, и он получит исполнительный документ, который передаст в ФССП.

Нельзя удержать из заработной платы:

• Компенсацию за вред, причиненный здоровью.
• Выплаты по потере кормильца.
• Компенсационные выплаты за вред (болезни, увечья и т.д.), причиненный при выполнении служебных обязанностей (временная или стойкая утрата трудоспособности).
• Единовременную материальную помощь, выплачиваемую в связи с семейными обстоятельствами, чрезвычайными ситуациями природного и техногенного характера.
• Получаемые социальные пособия.

Как удержать алименты из зарплаты?

к оглавлению ↑

Выводы

Таким образом, подотчетные средства обязательны к возврату. Отчетность необходимо предоставить в трехдневный срок.

В реальной жизни удержание нередко производится на основании устного согласия, но это неправильно.

Следует оформлять процесс в виде приказа на удержание, изданного на основе поданного работником заявления. При отсутствии согласия по сумме возврата следует обратиться в суд.

Величина удержаний не должна быть более 20%. Можно больше, если работник сам этого просит, или так велит закон.

Инструкция: пишем заявление на удержание из заработной платы

Бухгалтерия

Заявление на удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм — это документ, в котором сотрудник обращается к работодателю с просьбой перечислить трудовое вознаграждение за вычетом образовавшейся переплаты.

1 июня 2021 Задорожнева Александра

Ряд сумм удерживается из зарплаты без дополнительного согласия работника — это налог на доходы физических лиц, страховые взносы, выплаты по исполнительным листам. Для некоторых вычетов из трудового вознаграждения потребуется отдельное согласие от служащего.

В ТК РФ указано, нужно ли писать заявление на удержание из заработной платы излишне удержанной суммы, — да, произвести возврат неправильно начисленной зарплаты, отпускных, неиспользованного подотчета разрешено только при наличии письменного подтверждения, то есть заявления от сотрудника (ч. 2, 3 ст. 137 ТК РФ).

Деньги из зарплаты работника удерживаются в строго ограниченных случаях (ч. 1, 2 ст. 137 ТК РФ):

• для возмещения неотработанного авансирования;
• для погашения неиспользованного аванса в период командировок;
• для возврата заработной переплаты, которая образовалась из-за ошибок в расчетах и по иным причинам.

Зарплату нельзя взыскать с работника, за исключением трех случаев:

• расчетных ошибок;
• признания вины сотрудника в невыполнении трудовых норм или простое;
• неправомерных действий служащего, признанных судом.

Если работник самостоятельно обращается к руководству с просьбой удержать деньги из трудового вознаграждения, никаких ограничений нет — служащие вправе распоряжаться зарплатой по собственному усмотрению (письмо Роструда № ПГ/7156-6-1 от 26.09.2012).

Обычно сотрудники подают заявление на удержание для оплаты кредита банку или займа конкретному лицу в счет зарплаты — это правомерное основание для вычета денежных средств.

Работодатель удерживает указанную в обращении сумму, но только после начисления НДФЛ.

В каких случаях заявка не пишется

Все законодательно обоснованные вычеты взимаются без письменного согласия служащего. К таким начислениям относят:

Но когда работодатель удерживает деньги из зарплаты служащего, он обязан соблюдать определенный лимит. По закону, из зарплатного вознаграждения нельзя удерживать больше 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Исключением являются начисления по нескольким исполнительным листам, но не больше 50% (ч. 2 ст. 138).

В особых случаях по исполнительному производству начисляют до 70% от заработной платы — на выплату алиментов несовершеннолетним детям, для возмещения вреда здоровью другого лица (ч. 3 ст. 138).

Как составить обращение

Согласие работодателю служащие пишут в свободной форме. В тексте необходимо указать основание, размер и порядок взыскания. Вот как составить заявление сотрудника на списание займа с зарплаты (в других случаях составляем по аналогии):

1. Указать адресата — Ф.И.О. и должность руководителя, название компании.
2. Вписать информацию о заявителе — его Ф.И.О., должность.
3. Озаглавить документ.
4. Описать причину и суть обращения — кому и для чего перечислять средства.
5. Указать размер и порядок взыскания.
6. Перечислить платежные реквизиты (при необходимости) и подтверждающие приложения (если есть).
7. Подписать заявку, поставить дату и Ф.И.О. сотрудника.

Образец

Так выглядит образец согласия на удержание за питание из заработной платы (аналогично составляется и для других оснований). Используйте шаблон в работе:

Должность руководителя, Ф.И.О. Наименование организации от (Ф.И.О. работника) Заявление о согласии работника на удержания из заработной платы Я, _______________________________ (Ф.И.О. работника), занимающий должность ____________ (наименование должности) в __________________ (наименование организации), согласен на удержание из заработной платы для погашения задолженности, которая образовалась в результате _________________________________ (указать причину), в сумме __________ ежемесячно, до полного погашения задолженности. Дата Подпись Ф.И.О. работника

А это пример заявления для погашения займов от работника:

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Заявление на удержание из заработной платы подотчетных сумм образец

Ограниченному кругу работников, установленных приказом руководителя, могут быть выданы денежные средства в подотчет для произведения трат, связанных с деятельностью организации — на командировку, хознужды, представительские расходы и т.д.

Работник обязан отчитаться о потраченных деньгах в установленный законом срок, неистраченный остаток — вернуть работодателю.

Если неизрасходованные подотчетные суммы не возвращены в срок, то допускается удержание этих средств из заработной платы сотрудника с учетом правил, установленных ст.

137 ТК РФ, в том числе важно получить согласие работника на данное действие, выраженное в письменном виде, например, в форме заявления.

Можно ли удержать из зарплаты излишне выданный подотчет?

Статья 137 Трудового кодекса РФ позволяет работодателю удерживать денежные суммы различного назначения из зарплаты сотрудника. В числе этих сумм значится в том числе и аванс, выданный подотчетному лицу, не истраченный и не возвращенный в установленный срок.

Список лиц, которым могут выдаваться деньги на служебные нужны, устанавливается приказом о подотчетных лицах. Денежные средства могут предоставляться в связи с командировкой, представительскими расходами, тратами на приобретение ценностей в интересах организации.

Если подотчетному лицу выдана сумма, то он должен отчитаться перед работодателем о потраченных средствах с помощью авансового отчета. Отчет нужно предоставить в установленный срок. Например, при выдачае подотчета на командировку, нужно отчитаться в течение трех дней с момента возврата из поездки.

Если у работника остались деньги, он должен их вернуть работодателю. Идеальный вариант — это возврат неистраченного подотчета сразу в кассу организации.

Если подотчетное лицо возврат средств не производит, то право работодателя — удержать сумму из заработной платы.

Удержание из зарплаты подотчетных денег возможно при выполнении двух условий:

1. Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата подотчета.
2. Работник не оспаривает сумму, подлежащую взысканию из зарплаты.

Второе условие необходимо подтвердить письменно. С сотрудника нужно потребовать написать заявление о том, что он согласен на удержание из его заработной платы подотчетной суммы в определенном размере.

Письменное согласие работника обезопасит работодателя от возможных будущих претензий сотрудника.

Если последний заявит о незаконном удержании из зарплаты, работодатель сможет подтвердить законность действий с помощью заявления о согласии.

Ограничения по удержанию из заработной платы по ТК РФ

Статья 138 ТК РФ устанавливает ограничения по удержанию из зарплаты — в отношении неистраченных подотчетных средств не более 20% от заработной платы.

Если удержать нужно больший размер, то взыскание производится в последующих месяцах до того момента, пока не будет взыскана вся необходимая сумма.

Если из зарплаты удерживаются алименты, то размер ограничений другой — не более 70%. Удерживаться алименты могут на основании исполнительного листа, судебного приказа или заявления работника.

Скачать образец заявления о взыскании алиментов можно здесь.

Как написать заявление о согласии на удержание подотчетных сумм?

Наличие заявления от работника о согласии на вычет денежных средств из зарплаты необходимо, прежде всего, работодателю. Поэтому именно он должен позаботиться о наличии данного документа, запросив его у задолжавшего подотчетного лица.

Документ достаточно прост в написании, составляется в свободной форме на обычном листе бумаги формата А4.

Составляющие документа:

• обращение к представителю организации работодателя (руководителю) с указанием его должности и ФИО в родительном падеже;
• личные данные заявления — ФИО;
• наименование бланка, можно дополнить заголовком, например, «о согласии на удержание подотчетной суммы из заработной платы»;
• текст можно сформулировать любым образом, главное, чтобы из него был понятен факт согласия заявителя на удержание конкретной суммы из зарплаты (в заявлении должен фигурировать точный размер удерживаемых денежных средств, а также причина взыскания);
• подпись заявителя;
• дата составления документа.

Подписанное заявление передается ответственному лицу и служит основанием для издания приказа об удержании за зарплаты сотрудника обозначенной в заявлении суммы. Приказ, в свою очередь, служит основанием для бухалтера для произведения вычета при расчете зарплаты.

Скачать образец

Пример заявления:

Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Кассовые проверки с 1 января 2021 года возобновляются. Обратите внимание на главные новшества при выдаче денег под отчет и учитывайте их в своей работе. Но имейте в виду, что проверить могут также ноябрь и декабрь этого года, и, если найдут ошибку, оштрафуют. Поэтому, пока 2020 год еще не закончился, исправьте допущенные недочеты.

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Тратьте подотчетные суммы только на разрешенные цели

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций. 

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

Ндфл и взносы с подотчетных сумм без авансового отчета

Если поверяющие обнаружат, что подотчетник не отчитался по подотчетным суммам, вам придется доплачивать НДФЛ и страховые взносы.

Также будет и штраф – 20% от недоимки.

Не поможет даже ВС РФ (см. Определение от 3 февраля 2020 г. № 310-ЭС19-28047).

Кроме того, если авансовые отчеты запросит банк, а их не будет, он может заблокировать вашу систему «Банк-Клиент», так как заподозрит запрещенные операции.

Поэтому, если авансовые отчеты подотчетных лиц поступают не вовремя, лучше подстраховаться. В течение месяца после истечения срока возврата денег издайте приказ об удержании денег, ознакомьте с ним работника и возьмите у него согласие на возврат.

Правила кассовых операций меняются

ЦБ подготовил проект поправок также в Указание № 3210-У, которые поменяют правила выдачи денег из кассы, в том числе и под отчет.

Сейчас подотчетные деньги выдаются по письменному распоряжению руководителя или заявления подотчетника с визой директора.

Заявления будут отменены. А распоряжение на выдачу наличных можно будет оформлять на несколько выдач одному или даже нескольким подотчетным лицам.

Срок предоставления авансового отчета тоже поменяют. Пока он составляет 3 дня. По новым правилам его будет устанавливать руководитель фирмы.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Заявление на удержание из заработной платы: правила написания и образец

В законодательстве предусмотрены несколько оснований, когда организация удерживает средства из зарплаты сотрудников в пользу:

• нанимателя;
• бюджета;
• иных организаций и физических лиц.

Если удержание обязательное, работодатель его выполняет без просьбы работника. К обязательным перечислениям относится НДФЛ. Еще одно основание — поступившие исполнительные листы из судебных инстанций. Кроме обязательных перечислений, работодатели получают заявление сотрудника о разрешении вычета с ЗП в пользу какой-либо организации или человека. Работники обычно просят переводить:

• профсоюзные взносы;
• алименты;
• страховые взносы;
• платы за кредиты и займы;
• оплату за мобильную связь;
• коммунальные платежи и др.

Если просьба от сотрудника одобряется, руководство компании издает приказ. На основании этого документа бухгалтерия выполняет удержание из заработной платы по заявлению работника единоразово или регулярно. Лимиты в отношении сумм добровольных удержаний не действуют, подчиненный вправе просить перевести любую сумму, даже всю зарплату.

После того как необходимость перечислять денежные средства отпадает, сотрудник оформляет еще одну бумагу с просьбой прекратить перевод. Другой вариант — в начальном прошении сразу указать период.

Бывает, что из налоговой инспекции вместо исполнительного листа присылают уведомление о наличии задолженности. Сотрудника ставят в известность, что у него есть долг, но без письменного прошения об удержании переводить деньги из его зарплаты нельзя.

Если у работника образовался долг перед компанией, то, согласно трудовому законодательству, эти суммы разрешается удерживать из заработной платы.

В этом случае нужно ли писать заявление на удержание из заработной платы, — да. Иногда наниматель просто издает приказ о перечислении долга, в котором работник указывает, что не возражает.

Когда задолженность превышает 20% от зарплаты человека, бумагу писать обязательно.

Если сотрудник долг не признает, денежные средства взыскивают в судебном порядке.

Правила составления заявления

Бумагу оформляют в соответствии с правилами ведения документооборота, принятыми в компании. Документ имеет унифицированную форму, если в организации много работников и подобные перечисления выполняются периодически. В бумаге указывают:

• сведения о заявителе (Ф.И.О., должность, мобильный телефон);
• Ф.И.О. руководителя, к кому обращаются с просьбой;
• содержание обращения (куда и за что переводить средства);
• сумму платежа;
• реквизиты платежа (если нужно);
• дату начала (окончания) перечислений;
• дату и подпись работника.

Можно ли печатать заявление на удержание из зарплаты или нужно писать от руки? Допустимы оба варианта. Самое главное, чтобы на бумаге стояла собственноручная подпись заявителя.

Образцы

По излишне выплаченным суммам:

Директору ООО «Ppt.ru» Петрову П.П. От водителя служебного автотранспорта Иванова И.И. Заявление Из-за счетной ошибки мне перечислили отпускные в двойном размере (вместо 18 500 руб. поступило на лицевой счет 37 000 руб.). С удержанием этой суммы из моей зарплаты согласен. Прошу поделить удерживаемые средства на 3 платежа, начиная с 01.04.2021, так как на текущий момент не имею возможности внести весь платеж сразу.

Допускается ли удержание из заработной платы работника подотчетных сумм и как его оформить?

Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др.

После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства.

Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм. Наш адвокат по трудовым спорам поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.

Нарушение сроков предоставления авансового отчета

Если работнику, направленному в командировку, были выданы или перечислены под отчет денежные средства, то после возвращения из командировки, он обязан в течение 3 рабочих дней предоставить главному бухгалтеру авансовый отчет.

Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).

Если работник не предоставил в установленный срок авансовый отчет, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме полученного аванса, то есть для работника наступает материальная ответственность, и соответствующие суммы могут быть удержаны из заработной платы работника в порядке, установленном законодательством.

Работодатель имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании выданных подотчетных сумм с работника. В рамках направления по защиты прав работодателя мы не раз инициировали и успешно проводили данные судебные процессы.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст.

137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст.

138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).

Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ.