Что представляет собой KPI

Если ваш проект активно разрастается и рабочих единиц становится все больше, то бизнес представляется как огромный муравейник, где за каждым звеном уследить физически невозможно.

Приходится прибегать к анализу – система расчета KPI даст вам четкие рекомендации, кому повысить зарплату, а кого – уволить. Анализ деятельности и продуктивности сотрудников упростит достижение тактических и стратегических целей, без которых невозможно правильно управлять бизнес-процессами.

Что такое «ключевые показатели эффективности»

Ключевые показатели эффективности (KPI) – это методика, разработанная для оценки производительности организации, отдельно взятых ее частей или даже одного сотрудника за заданный период. То есть это индикатор фактически достигнутых результатов, измеряемый количественно.

Расшифровка аббревиатуры KPI (Key Performance Indicator) обозначает «ключевой показатель деятельности». Эта измеримая величина показывает, насколько эффективно достигаются цели. Она может быть:

• низкого уровня – оценивать конкретные отделы и процессы, например поддержку или продажи;
• высокого уровня – оценивать общую эффективность бизнес-деятельности.

Иногда термин KPI используют в качестве обозначения плана или процента выполнения по определенной метрике. Рассчитать показатель можно и для всего подразделения, и для руководителя или одного из сотрудников.

Для чего рассчитывается KPI

Маркер эффективности и производительности показывает, какой результат принесли вложенные усилия и насколько они окупились.

С помощью системы KPI можно:

• повысить уровень мотивации персонала, показать достижимость целей наглядно;
• упростить планирование работ, темпов и объемов продаж;
• объективно и честно оценивать результаты работы, чтобы награждать особо отличившихся сотрудников (и увольнять «слабых» членов коллектива, не приносящих пользы).

Как правило, анализ продуктивности на основе личных наблюдений руководителя не позволяет справедливо и полноценно оценивать сотрудников. KPI же дает полную картину, точно определяя производительность, эффективность и результативность процессов. Благодаря этой системе:

• общая стратегия развития бренда становится неразделима с показателями сотрудников;
• персонал, ведущий отчетность, быстрее осознает ответственность за результаты своей деятельности;
• повышение квалификации работников и расширение штата становятся обязательными задачами при активном росте производительности фирмы;
• растут показатели производства (как следствие слаженных действий и партнерских отношений в коллективе).

Еще одно достоинство анализа каждой трудовой единицы – это возможность создать прозрачную и четкую программу поощрений. Лишение премии, похвала, увольнение или повышение – все зависит от работника. А данные, проверенные и зафиксированные, защитят от несправедливого решения начальства.

Виды KPI

Изначально такая система оценивания использовалась только в сфере торговли. Там не нужны сложные расчеты, продажи фиксируются количественно, подсчеты вести достаточно просто. Сейчас же эта система контроля применяется практически повсеместно.

KPI, ключевые показатели эффективности, условно делят на два типа:

• опережающие – помогают проектировать будущий прогресс;
• запаздывающие – используются для анализа текущего положения, основанного на уже полученных результатах за конкретный промежуток времени.

А вот вариаций анализа несколько – далее рассмотрим самые важные параметры.

Мы берем две группы показателей. Группа относительных соотносится между собой и с другими показателями: затратами времени, общими величинами, показателями прошлых недель и месяцев. Например: доля чистой прибыли, полученная от продажи канцелярских товаров конкретного вида (в процентах); относительный рост чистой прибыли за июль по сравнению с июнем; рентабельность продаж.

Группа абсолютных не сравнивается ни с чем и существует «самостоятельно». Например: чистая прибыль, полученная за продажу канцелярских товаров (в тыс. руб.) или чистая прибыль предприятия за июль.

Относительные показатели обычно выражаются в процентах и долях, абсолютные – в числах.

Значимую информацию о вашем бизнесе несут абстрактные показатели – хоть их и нельзя пощупать, покрутить в руках или поставить на стол. К таковым относится, например, процент вовлеченности или конверсия покупателя.

А можно использовать в статистике и материальные объекты – количество сотрудников, проданных карандашей или доставленных посылок.

• Эти два вида используются для противоположных друг другу задач: для контроля отставания и прогнозирования.
• С помощью отстающих показателей KPI мы можем узнать, насколько сильно отстает факт от плана, чем упростим работу менеджерам.
• Опережающие показатели помогут увидеть, насколько достижимы наши цели и куда мы вообще двигаемся.

Некоторые показатели легко объединяются в кластеры и группы, другие – могут определяться только как категории. Количественные показатели легко измеряются в числах, качественные требуют выставления балльных оценок или субъективных суждений «хорошо», «плохо», «очень плохо» и подобных им.

Количественные показатели – всегда объективны, качественные – субъективны. Поэтому первые измеряются метрической шкалой, а вторые – порядковой и номинальной.

Универсальных показателей эффективности не существует! Метрики всегда подбираются индивидуально, учитывая оперативные процессы и специфику деятельности. Комьюнити теперь в Телеграм Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей Подписаться

Как определить KPI

Определение ключевых показателей – процесс непростой. По сравнению с бизнес-метриками, значения KPI отражают целевое, а не текущее состояние и более критичны. Каждый из показателей непрерывно связан с конкретным бизнес-результатом.

Чтобы начать, давайте ответим на несколько вопросов:

• Каких результатов вы ожидаете?
• Почему они имеют значение?
• Можете ли вы на них повлиять?
• Если не вы, то кто ответственен за результат?
• Как вы узнаете, что они достигнуты?
• Как и насколько часто вы собираетесь оценивать прогресс?

Придумаем цель: пусть это будет «увеличение количества выпущенных автомобилей за май». Тогда получим такие ответы:

• втрое увеличить количество авто, выпущенных заводом за месяц (с 50 до 150 штук);
• повысить узнаваемость предприятия и его доход;
• нанять новых специалистов, придумать систему мотивации для уже работающего персонала;
• фиксировать прогресс будем раз в неделю.

Теперь перейдем к работе с матрицей. В нее вносим 5 маркеров:

1. цель – превышающее норму значение, к которому мы стремимся;
2. факт – результаты проделанной работы;
3. норма – плановые результаты, одинаковые для всего персонала;
4. база – базовый уровень, минимально допустимый результат (при недостижении базы результат работы персонала равен нулю);
5. вес – процентный или числовой интервал с максимальным значением 1, определяющий значимость индикатора для фирмы.

Коэффициент результативности, или же индекс KPI, находим на основе этих показателей. Для этого разницу факта и базы делим на разницу нормы и базы, а затем умножаем на сто процентов. Полученный результат превышает 100%? Это значит, что ожидания от сотрудника оправданы. Чем ниже показатель, тем хуже человек выполняет свои задачи и обязанности.

Вернемся к машинам. Допустим, на заводе за месяц выпустили 175 автомобилей, база – 50 автомобилей, а норма – 150. Тогда расчеты получаются такими: ((175 – 50) / (175-150)) х 100% = 500%. Это больше, чем 100%, а значит – сотрудники завода с планом справились и даже его опередили.

Как разработать и внедрить KPI

Начнем с рассмотрения стратегических задач. Взяв их за основу, можно определить нормы и начать работу с сотрудниками – то есть внедрение системы ключевых показателей всегда происходит «сверху вниз».

Начальство должно позаботиться об:

KPI: что это такое и как рассчитать показатели эффективности

Нередко предприниматели теряют контроль над растущими темпами производства и не могут рассмотреть каждого сотрудника как рабочую единицу. Чтобы уволить человека или увеличить ему зарплату, личных наблюдений недостаточно.

KPI, или ключевой показатель эффективности помогает организациям оценить продуктивность сотрудников и проанализировать деятельность компании.

Этот инструмент позволяет грамотно управлять бизнес-процессами, достигать стратегических и тактических целей, мотивировать персонал.

Что такое ключевые показатели эффективности — KPI

Ключевой показатель эффективности или KPI, Key Performance Indicator — это измеримая величина, которая демонстрирует, насколько эффективно компания достигает ключевых бизнес-целей.

Организации используют KPI нескольких уровней. KPI высокого уровня могут фокусироваться на общей эффективности бизнеса, в то время как KPI низкого уровня — на процессах в конкретных отделах: продажи, маркетинг, отдел кадров, поддержка и другие.

Если говорить, что такое KPI простыми словами, то это — цель, к которой надо стремиться. Грубо говоря, это маркер эффективности и продуктивности сотрудников, перед которыми стоят эти цели. KPI рассчитывается отдельно как для каждого сотрудника, руководителя, так и всего подразделения. Иногда под KPI понимают процент выполнения или план по конкретной метрике.

Например, для маркетолога это будет количество привлеченных лидов за месяц или неделю. А для оператора колл-центра часто ставят KPI по среднему времени обработки звонка или количеству обратных обращений по одному и тому же вопросу. Внедрение системы KPI встречается во многих сферах: от торговли и продаж, где это есть практически везде, до индустрии отделки квартир.

KPI берёт на себя роль индикатора производительности и эффективности — насколько вложенные усилия окупились и какой они принесли результат.

Для чего используются KPI

Необходимость во внедрении KPI возникла не на пустом месте. Эту систему используют для:

• Честной и максимально объективной оценки работы и её результатов. На основе выполнения плана по KPI выписывают премии и другие вознаграждения;
• Планирования объемов и темпов продаж, проводимых работ;
• Стимулирования сотрудников, мотивации во имя достижения запланированных результатов.

На первый взгляд кажется, что оценка деятельности компании или работы сотрудника/руководителя — это самая справедливая система.

Благодаря ей можно открыть для менеджеров новые возможности, а с другой стороны — посмотреть на устоявшиеся и привычные техники, бизнес-процессы.

Часто организации бездумно применяют общепризнанные KPI и затем задаются вопросом, почему те не соответствуют их бизнесу, не подстегивают какие-либо позитивные изменения.

Важный аспект KPI заключается в том, что они представляют собой форму коммуникации. К ним применимы те же правила, что и к любой другой форм взаимодействия.

С точки зрения разработки стратегии, необходимо начать с основ и понять:

• каковы ваши организационные цели;
• как вы планируете их достичь;
• кто может быть ответственным за их достижение.

Это должен быть непрерывный процесс, включающий обратную связь от аналитиков, руководителей отделов и менеджеров. По мере внедрения стратегии вы лучше поймете, какие бизнес-процессы необходимо отслеживать через мониторинг KPI и как работать с этой информацией.

В каких случаях kpi не нужен

Внедрять систему KPI нецелесообразно в молодой компании. Успешное развитие только открывшейся организации зависит от работы генерального директора, который нередко занимается финансовыми и кадровыми вопросами, формирует систему управления.

Не нужно использовать KPI в подразделениях фирмы, от работы которых зависят другие отделы. Например, сантехники или системные администраторы должны в короткие сроки устранять неполадки. После внедрения KPI им нужно будет принять заявку, обработать ее и поставить задачу в очередь.

Процесс может затянуться и повлечь задержку работы другого сотрудника или целого отдела.

Что значит зарплата – оклад KPI?

KPI — мотивационная система. С ее помощью руководитель стремиться повысить заинтересованность сотрудников в достижении конкретной цели.

Если специалисты получают фиксированную зарплату, они теряют мотивацию работать эффективно: зарплата не изменится, если выполнить меньший объем работы.

Расчет зарплаты по KPI стимулирует сотрудников превзойти показатели и получить премию. Если результаты окажутся ниже установленных показателей, зарплата снижается.

Виды KPI

Есть несколько методик определения видов KPI. Их можно условно поделить на четыре вида:

• по затратам — определяются объемы расходов ресурсов (как материальных, так и денежных) для выполнения конкретных целей. При этом прописывают допустимые отклонения;
• по производительности — оценка нагрузки на все трудовые ресурсы, включая бюджет, сотрудников компании и отделов;
• по эффективности — отношение одного показателя к другому. Например, количество привлеченных лидов по рекламной кампании в сравнении с бюджетом;
• по результатам — оценка результатов деятельности в разрезе менеджера, отдела, подразделения, всей компании.

Еще KPI делят на два типа: опережающие и результативные или запаздывающие. Чтобы понять разницу, обратимся к примерам на продажах.

В отделе продаж опережающими KPI будут: конверсия на разных этапах продаж, устоявшиеся нормативы по качествам звонков и так далее. Результативные — это общие планы по оборотам, прибыли, количеству привлеченных клиентов. То есть в первом случае речь идёт об оперативных показателях «здесь и сейчас», а во втором в игру вступают стратегические планы.

И раз уж заговорили про продажи, отметим, что необходимо делить KPI-метрики по сферам их применения в определенных областях.

KPI в интернет-маркетинге

• ROMI (или ROI) — показатель рентабельности инвестиций в маркетинговую деятельность. Показывает, окупились ли вложения бизнеса или агентства в рекламные кампании. Этот коэффициент — одна из ключевых KPI-метрик для маркетологов. Если ROMI больше 100%, то это говорит о том, что покупка рекламы окупилась пришедшими с неё клиентами;
• CTR — доля кликнувших на объявление или «кликабельность» рекламного объявления. Часто используют для оценки креативов;
• Стоимость лида — во сколько обошлись звонок компании, оформление заявки на сайте;
• Количество лидов — тоже один из показателей, по которому маркетологам ставят KPI: в данном случае отслеживается, сколько произошло обращений в компанию.

И это далеко не весь список возможных KPI-показателей.

KPI в продажах

Здесь система KPI оценивает не только количество проделанной работы, но и её качество. Приоритеты по KPI меняются от компании к компании: это зависит от вида её деятельности, бизнес-модели и прочего. Главными показателями для «продажников» считаются:

• Размер среднего чека;
• Количество сделок, проведенных презентаций, встреч, коммуникаций;
• Количество новых или удержанных клиентов компании;
• Количество клиентов, которых удалось вернуть;
• Среднее время от момента оформления заявки до подписания договора/завершения сделки.

Показатели по маркетингу и продажам вместе помогают поставить KPI-метрики по всей воронки продаж. В итоге получаем KPI высокого уровня. Они призваны обеспечить оценку эффективного всего бизнеса.

KPI в управлении персоналом

Чтобы эффективно управлять персоналом, отдел кадров использует ряд специфических индикаторов.

Кроме важного показателя текучести кадров, они анализируют качество набора новых сотрудников, соотношение уволенных и уволившихся по собственному желанию, тенденцию продвижения персонала по карьерной лестнице.

Отделу кадров нужно знать количество пропусков, степень вовлеченности работников в деятельность компании и удовлетворенности условиями труда.

Внутренние и внешние индикаторы

Показатели эффективности необходимы для характеристики работы одного сотрудника, отдела и компании в целом. Индикаторы KPI можно разделить на внешние и внутренние. Внешние индикаторы — сумма текущих показателей работы отделов, направленной на достижение общих целей компании. Например, выход на зарубежный рынок или расширение ЦА.

Количество анализируемых позиций может отличаться. Например:

• отдел продаж оценивает конкуренцию на рынке;
• маркетологи оценивают объем инвестиций в рекламу, который позволит увеличить доход в ближайшие месяцы;
• отдел кадров учитывает необходимость привлечения в компанию новых специалистов.

С помощью внутренних индикаторов отделы компании могут прогнозировать результаты и ставить новые цели. Например, отдел продаж следит за ростом общего дохода, охватом клиентов, продвижением продукции. Маркетологи оценивают эффективность запущенной рекламной кампании, а отдел производства — критерии качества товара.

Чтобы контролировать еще один важный пункт расходов бизнеса — затраты на маркетинг, попробуйте подключиться к Calltouch — системе сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

• Анализируйте воронку продаж от показов рекламы до ROI от 990 рублей в месяц
• Отслеживайте звонки на сайте с точностью определения источника рекламы выше 96%
• Повышайте конверсию сайта на 30% с помощью умного обратного звонка
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Добавьте интеграцию с CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Контролируйте расходы на маркетинг до копейки

Узнать подробнее  

Как определить KPI

Определение ключевых показателей эффективности может быть непростым делом.

Центральным понятием в KPI является «ключевых», потому что каждый KPI должен быть связан с конкретным бизнес-результатом.

KPI часто путают с бизнес-метриками. Хотя это во многом синонимы, KPI больше относятся к основным бизнес-целям, тогда как метрики не так критичны и отражают текущее, но не целевое состояние.

Для определения KPI важно ответить на вопросы:

• Каков желаемый результат?
• Почему этот результат имеет значение?
• Как вы собираетесь измерять прогресс?
• Как вы можете повлиять на результат?
• Кто несет ответственность за результаты?
• Как вы узнаете, что достигли результата?
• Как часто вы будете оценивать прогресс в достижении цели?

Например, ваша цель — увеличить доход от продаж в этом году. Назовем это KPI роста продаж. Вот как в этом случае можно сформулировать ответы:

• Увеличить доход от продаж на 20% в этом году.
• Достижение этой цели позволит бизнесу выйти в прибыль
• Прогресс будет измеряться как динамика роста дохода в рублях.
• Нанимать новых продавцов, продавать существующим клиентам больше.
• За этот показатель отвечает директор по продажам.
• Доход увеличится на 20% в этом году по результатам бухгалтерской отчетности.
• Прогресс фиксируется ежемесячно.

Что такое цель, факт, база, норма, вес KPI

Чтобы вычислить KPI, нужно использовать специальную матрицу и вносить в нее ключевые маркеры: вес KPI, база, норма, цель и факт:

• Вес KPI — это показатель значимости индикатора для компании (выражается в числовом или процентном интервале, где максимальное значение равно 1).
• База — это минимально допустимый результат (базовый уровень). Если сотрудник не достиг базы, результат работы равняется нулю.
• Норма — плановый результат, который обязателен для каждого сотрудника.
• Факт — это реальный результат работы
• Цель — значение, к которому нужно стремиться (превышает норму).

Что такое индекс KPI

Индекс KPI — это коэффициент результативности. Вычислить его можно по формуле:

((Факт – База) / (Норма – База)) х 100% = коэффициент эффективности

Если результат больше 100%, то сотрудник отлично справляется с обязанностями. Если ниже, то сотрудник не оправдывает ожиданий руководства.

Например, менеджер по продажам реализовал товар общей суммой 500 000 рублей. Его база 150 000 рублей, а норма 300 000 рублей. Считаем индекс KPI:

((500 – 150) / (500 – 300)) х 100% = 175%. Результат больше 100%, сотрудник превысил норматив и может рассчитывать на поощрение.

Как разработать KPI

При разработке KPI необходимо учитывать, как они связаны с конкретным бизнес-результатом или целью. KPI должны быть адаптированы к текущей ситуации и помогать в достижении ваших целей.

Четко определите цель

Постановка четкой цели является одной из наиболее важных, если не самой важной частью разработки KPI.

KPI должен быть тесно связан с ключевой бизнес-целью. Не просто целью, а неотъемлемой частью успеха организации.

В противном случае цель будет вещью-в-себе без реального выхлопа. В лучшем случае она не окажет влияния на организацию. В худшем случае приведет к тому, что бизнес будет тратить время, деньги и другие ресурсы попусту.

Ключевой вывод заключается в следующем: KPI должны быть не просто произвольными числами. Они должны выражать стратегию, выход на новую стадию роста.

KPI должно быть не системой наказания, а стимулом, мотивацией к тому, чтобы лучше и усерднее работать. Нередко происходит, что KPI берёт на себя пугающую роль из разряда «пятилетку в один год».

Обычно KPI ставят по итогам месяца или квартала. Временные рамки зависят от принципа выдачи заработной платы или премирования. Например, в продажах часто встречается принцип: фиксированный оклад + надбавка за соответствие плановым KPI или их перевыполнение. На эту систему опираются требования, ценности и миссия любой компании.

Откройте KPI команде

KPI бесполезны, если не были правильно преподнесены. Как ваши сотрудники — люди, которым поручено реализовать стратегические планы — должны действовать, если они не понимают своего места в процессе?

Для эффективности KPI необходим контекст. Этого можно достичь, если вы объясните не только то, что и как измеряете, но и зачем. В противном случае это просто цифры на экране, которые не имеют никакого значения ни для вас, ни для ваших сотрудников.

Ответьте на вопросы о том, почему вы выбрали один KPI вместо другого. Самое главное — диалог. KPI не являются безошибочными и они не обязательно будут очевидны для всех вовлеченных сторон. Обсуждение с сотрудниками поможет определить слабые места и точки роста стратегии.

Пересматривайте KPI еженедельно или ежемесячно

Регулярная проверка ключевых показателей эффективности имеет большое значение для развития.

Не все KPI являются успешными. Некоторые из них не в состоянии приблизить вас к основной бизнес-цели. Только регулярно проверяя эффективность KPI, вы можете решить, пришло ли время изменить их.

Что представляет собой KPI (кипиай)

KPI принято переводить на русский язык как «ключевые показатели эффективности». Говоря простым языком, это такие показатели, с помощью которых можно оценить эффективность работы персонала. KPI каждого работника обычно соотносят с общими показателями работы фирмы. При внедрении KPI всегда учитывается характер работы фирмы, специфика ее деятельности.

Каков порядок применения ключевых показателей эффективности (KPI)?

Зачем и кому это нужно

Как измерить производительность труда каждого сотрудника, с чем ее сравнить, как оценить? Вопрос непростой, если говорить не только о количестве определенных действий за единицу времени, но и их пользу для компании. Показатели KPI как раз и позволяют оценить личный вклад в общее дело, которым занята компания.

Есть ли выгоды от установления KPI?

В первую очередь ключевые показатели эффективности применялись и применяются в торговле.

К примеру, если в одном месяце выручка розничной торговой точки высока, а в другом стремится к нулю, оценить качество работы продавцов и выявить причины помогает система KPI.

Показатели работы в сфере торговли достаточно просто обозначить и отслеживать, а результат анализа может выявить резервы экономии ресурсов, снижения затрат.

Система ключевых показателей эффективности (KPI) существует на российском рынке более 20 лет и получила широкое распространение во многих компаниях. На что стоит обратить внимание бухгалтерской службе, если в организации вводится система KPI?

Близкие к торговле области:

• рекламный бизнес в интернете;
• работа менеджеров по продажам;
• работа страховых агентов и др.

Внедряются KPI и в производственных компаниях, прежде всего на крупных производствах с множеством структур и персонала.

Показатели эффективности, о которых мы говорим, разрабатываются как общие для фирмы, затем в структурных подразделениях их «дробят» на индивидуальные показатели и доводят до каждого члена коллектива.

Важно! Показателей KPI должно быть не более 5. Они должны быть четко сформулированы и понятны персоналу. Другое ключевое требование – простота и быстрота измерения.

Виды и примеры

Возьмем сферу торговли. Здесь могут применяться такие количественные показатели, как:

• число продаж за период;
• трафик сайта (или его посещаемость), конверсия (объем целевых действий, например, покупок, звонков, по отношению к общей посещаемости) – в интернет-маркетинге;
• средний чек (объем продаж за период, разделенный на количество покупок), усредненное количество денег, потраченное при одной покупке – в торговле.

Кроме того, может применяться показатель объема продаж на одного сотрудника, маржинальный доход (разница выручки за период и переменных расходов за тот же период).

Работа менеджеров по продажам часто оценивается по наличию постоянных клиентов, числу привлеченных новых клиентов, хвалебным отзывам в адрес сотрудника. В разрезе подразделений рассчитывают, как правило, объем продаж за период, долю клиентов, объем денежного потока (сумма поступлений платежей).

Индивидуальные KPI для сотрудников могут также включать в себя:

• скорость выполнения задачи (например, скорость обслуживания покупателя, набора текста);
• количество выполняемых задач за смену;
• время работы за станком, оборудованием при создании продукции;
• степень владения иностранным языком и др.

Один из вариантов системы производственных KPI представляет собой двухуровневую систему.

Первый уровень:

• оценка качества продукции, готовой к отгрузке, потребителем;
• число фактически отработанных сотрудниками часов на единицу продукции.

Второй уровень:

• общее время производственного цикла;
• процент продукции без доработок и дефектов;
• соблюдение графика поставок готовой продукции.

При этом особое и безусловное внимание уделяется показателям безопасности производства.

Всё разнообразие KPI можно сгруппировать следующим образом:

• показатели продаж;
• показатели производительности;
• показатели затрат;
• показатели результата.

Различают также запаздывающие и оперативные KPI. Первые отражают фактическую работу фирмы, отдела, сотрудников, конечный итог работы, например, по завершении проекта или отчетного года. Вторые показывают промежуточные результаты труда, например, за квартал или месяц. Универсальных показателей KPI, как следует из сказанного, не существует.

В качестве примера приведем закрепленные в ЛНА показатели для директора магазина:

1. KPI выполнения плана продаж. Выполнение плана определяется отношением фактической выручки к плановой за период. Оценку показателя делает аналитик фирмы. Выполнение плана менее 95% — KPI с коэффициентом 0,7; 95-98% — 0,8; 98-102% — 1,0; 102-110% — 1,3; свыше 110% — 1,5.
2. KPI отчетной дисциплины. Контролирует коммерческий директор. Здесь система построена на баллах за нарушения. Одно нарушение – один балл. Баллы от 0 до 2 – KPI — 1,0 и так далее по понижению, согласно утвержденной таблице. Наиболее низкие показатели более 15 баллов – KPI — 0,7.
3. KPI работы подчиненных. Оценивается куратором магазина. Каждое нарушение дисциплины рядовыми сотрудниками по таблице переводится в «отрицательные» баллы для директора. От 0 до 6 баллов KPI — 1,0, далее — по понижению. Самый низкий коэффициент — 0,4, он присваивается, если нарушений-баллов более 30.

Как рассчитать

Схема расчета показателей, приведенная ниже, является стандартной и распространенной:

1. Выбираются несколько ключевых показателей KPI.
2. Определяется их вес.
3. Используются данные предыдущего периода (как правило, полугодия) составляется план по каждому показателю.
4. Исчисляются отношение фактических показателей по каждому KPI к плановым.
5. Применяется формула KPI = Вес KPI * (факт / план).

К примеру, определены 3 показателя работы сотрудника, аналогичные приведенным выше. Вес (важность, в сумме должен давать 1) KPI 1 – 0,6, KPI 2 – 0,2, KPI 3 – 0,2.

По первому показателю планировалось улучшение на 25%, фактическое составило 27%, по второму планировалось улучшение на 25%, фактическое составило 20%, по третьему план 25%, фактическое значение 30%:

• KPI 1 = 0,6 * (27/25) = 0,6 * 1,08 = 0,65.
• KPI 2 = 0,2 * (20/25) = 0,2 * 0,8 = 0,16.
• KPI 3 = 0,2 * (30/25) = 0,2 * 1,20 = 0,24.

Общий KPI = 0,65 + 0,16 + 0,24 = 1,05.

В целом эффективность работы сотрудника может быть признана удовлетворительной, но отдельные коэффициенты говорят о возможности улучшения работы в будущем.

Как правильно внедрить

Практика введения KPI позволяет выделить важные этапы этой процедуры:

1. Внедрять систему коэффициентов «сверху» или «как у коллеги-бизнесмена» нельзя. Работу начинают с привлечения специалистов планового, финансового, бухгалтерского отделов, специалистов-управленцев, работников кадровой службы.
2. До внедрения коэффициентов должны быть четко определены оперативные и перспективные цели компании, разработана система KPI, отражающая именно их.
3. На основе данных специалистов высшего и среднего звена необходим тщательный анализ показателей работы компании. При постановке целей на первом этапе целесообразно ориентироваться на средние показатели, не ставить завышенных требований перед сотрудниками. Введение KPI не должно оказать резкого негативного влияния на уровень их заработной платы.
4. Расчет платы труда, как составной части бюджета, заложенного на нужны персонала, должен включать не только «карательные» меры, урезающие заработную плату, но и учитывать возможность карьерного роста при новой системе оценки труда.
5. Далее необходимо разработать методические указания, по которым будут рассчитываться показатели, и согласовать их с руководителями отделов.

Минимизировать ошибки новой системы оценки работы сотрудников можно, если:

• ввести на начальном этапе KPI не во всей организации; протестировать их, например, на работе отдела продаж за определенный период;
• провести разъяснительную работу среди сотрудников, популярно объяснить преимущества введения новой системы и возможные сложности; обсудить пути решения их;
• для объективной оценки последствий введения KPI пользоваться услугами внешних специалистов, у которых отсутствует личная заинтересованность;
• уделять первостепенное значение строгому документированию показателей и контролю исполнения методик;
• помнить, что мотивация сотрудников не ограничивается только материальными стимулами.

Плюсы и минусы

Очевидными плюсами внедрения KPI можно считать:

• реальное влияние на эффективность работы персонала без непосредственного участия руководства;
• возможность обнаружить проблемы в функционировании фирмы и исправить положение дел оперативно;
• стандартизацию рабочего процесса, упрощение регулярного контроля, быстрое видение результатов.

К минусам внедрения KPI можно отнести:

• недостаточное число специалистов по внедрению на рынке труда;
• относительную дороговизну процедуры;
• отсутствие возможности с помощью коэффициентов влиять на нестандартные ситуации, оценивать эстетическую стороны работы персонала.

В некоторых областях введение KPI может лишь навредить – например, в сферах, связанных с творческой работой персонала.

Всё по полочкам

• Ключевые показатели эффективности (KPI) – это система индивидуальных для каждой фирмы показателей, характеризующих эффективную работу сотрудников. Наиболее широко KPI применяется в торговле и в смежных с ней областях. Находят они применение и в производстве, управленческой сфере. Несмотря на отсутствие системы универсальных показателей KPI, исчисляются коэффициенты по общей формуле «вес KPI * (факт / план)», где фактическая величина показателя рассматривается в отношении к целевой величине и при этом учитывается вес, значение отдельного KPI в общей системе. Затем полученные цифры суммируют и получают общий KPI сотрудника.
• При внедрении коэффициентов необходимо учесть, что резкое изменение порядка работы компании, постановка завышенных целей, уменьшение заработной платы сотрудников может вместо положительного дать негативный эффект и разрушить бизнес.
• Рекомендуется предварительное тестирование системы с привлечением работников одного подразделения, тщательная обработка результатов, привлечение сторонних компетентных специалистов.

Ключевой показатель эффективности (KPI)

• Ключевой показатель эффективности (KPI) – это показатель деятельности организации, который помогает компании достигать стратегические и тактические цели.
• KPI является одним из инструментов, с помощью которого можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.
• Используя ключевые показатели эффективности, организация получает возможность управлять процессом и вносить в него изменения, а также ставить цели перед персоналом и мотивировать сотрудников фирмы к достижению поставленных целей.

Для чего нужен KPI

В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Виды KPI

Выделяют несколько видов KPI в связи со следующими результатами деятельности:

• статья затрат – объем затраченных ресурсов в стоимостном выражении;
• статья производительности – процент загрузки задействованных мощностей;
• статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показателя к другому (например, отношение выручки к затратам);
• статья итогов – количественное выражение результата деятельности компании.

Также ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.

Оперативные показатели используются в текущей деятельности предприятия и его подразделений. Оперативные показатели позволяют компании ставить цели и задачи в зависимости от изменяющихся условий.

К оперативным показателям можно отнести показатели, характеризующие эффективность организации производства, объемы поставки сырья, качества изготавливаемой продукции.

Стратегические показатели отражают результат деятельности предприятия за текущий период. Стратегические показатели дают возможность компании скорректировать планы на следующий период. Стратегические показатели используются , например, при анализе денежных потоков, на основе которых рассчитываются основные стратегические показатели компании.

К стратегическим показателям можно отнести показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).

Правила и принципы внедрения KPI

Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:

• Правило «10/80/10» . Это означает, что компания должна иметь около 10 ключевых показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 ключевых показателей эффективности;
• Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены необходимые ресурсы на управление им, и полученный результат может быть проконтролирован;
• Принцип партнерства. Для успешного решения задачи повышения производительности требуется установление эффективного партнерства между всеми заинтересованными лицами;
• Принцип перенесения усилий на главные направления. Для повышения производительности труда требуется расширение полномочий сотрудников организации, повышение квалификации персонала, проведение тренингов, эффективное взаимодействие подразделений компании;
• Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия сотрудников компании. Для этого следует регулярно проводить совещания, которые по срокам зависят от сложности решаемых вопросов;
• Принцип согласования производственных показателей со стратегией. Показатели производственной деятельности должны быть привязаны к текущим факторам успеха, составляющим сбалансированную систему показателей, и соответствовать стратегическим целям организации.

Преимущества KPI

К основным плюсам применения KPI можно отнести:

• мотивация сотрудников;
• справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководству и персоналу становится ясно, кто из сотрудников предприятия сколько работает и сколько зарабатывает);
• корректировка работы сотрудника по полученным низким показателям;
• участие персонала в достижении поставленных целей организации;
• контроль качества выполнения обязанностей.

Таким образом, преимуществом системы KPI является активная мотивация персонала на основе рассчитанных сопоставимых показателей.

Ключевые показатели эффективности в продажах

Ключевые показатели эффективности в продажах рассчитывают, исходя из следующих показателей:

• выручка;
• прибыль от продаж;
• себестоимость продукции;
• процент бракованных изделий;
• сумма оборотных активов;
• стоимость запасов.

Ключевые показатели эффективности в производстве

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:

• расход сырья;
• производительность труда рабочих;
• объем незавершенного производства и запасов;
• ремонт оборудования;
• прочие производственные расходы;
• хранение готовой продукции.

Примеры KPI для представителей различных специальностей 

Должность	Показатель
Руководитель отдела продаж	План продаж (процент от выполнения плана)
Главный бухгалтер	Отсутствие штрафных санкций со стороны налоговых органов
Налоговый консультант	Количество оказанных консультаций
Интернет-маркетолог	Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом
Руководитель юридического отдела	Число выигранных дел в суде (процент от общего числа дел)

Итоги

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это система оценки работы и мотивации персонала компании.

Ключевые показатели эффективности основаны на измерении количественных результатов сотрудников, прямым образом влияют на оплату труда сотрудников организации и помогают мотивировать персонал компании.