Имущество удаленщика, применяемое в работе, можно принять к расходам

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей.

Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень. Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Новый закон об удаленной работе: что нужно знать работодателю

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

• амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
• расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
• оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
• настройку программного обеспечения;
• расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать. 

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме.

Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

ПримерУдаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев. Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

• 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
• 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:1389 + 472 = 1861 ₽ 

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени: 

• 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
• 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.  В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет: 175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24 Почасовая компенсация менеджеру составляет:

• 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
• 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер 

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером. Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.ПримерБухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество. 

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня.

Размер компенсации рассчитывают так:500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары.

Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем. 

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней. 

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно. Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации. 

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

В документе нужно указать: 

• наименование организации-работодателя и ФИО работника;
• перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
• порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
• порядок выплаты.

Образец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсацииСоглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника. На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ. Образец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов.

Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику.

Поэтому необходимо соблюсти три условия: 

• размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
• компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей; 
• подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее. 

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Памятка, как рассчитать компенсацию удаленным сотрудникам

• Работодатель обязан выплачивать компенсацию удаленным сотрудникам, если они используют для работы личное оборудование. Работник и работодатель самостоятельно определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации.
• Рассчитать компенсацию можно двумя способами: установить фиксированную сумму или рассчитать амортизацию за месяц.
• Прописать порядок выплаты компенсации в соглашении к трудовому договору, обязать работника предоставлять платежные документы: квитанции, чеки, накладные. 

Надо ли компенсировать расходы дистанционному работнику

Удаленная (дистанционная) работа — это выполнение служебных обязанностей сотрудником вне местонахождения работодателя (глава 49.1 ТК РФ).

На законодательном уровне у работодателя нет обязанности выплачивать сотруднику компенсацию расходов при удаленной работе, но стороны вправе согласовать между собой возмещение затрат такого сотрудника (статья 312.3 ТК РФ). Это выгодно не только персоналу, но и компании: организация экономит на аренде помещений, оборудовании рабочего места.

Другим вариантом является предоставление оборудования компании в пользование сотрудника для выполнения служебных заданий работодателя.

Условия дистанционной работы согласовываются сторонами трудовых отношений в трудовом договоре (статья 312.1 ТК РФ). В настоящее время готовятся масштабные изменения в главу 49.1, уточняющие ныне действующие положения. Вводится понятие временного удаленного режима труда.

Такой режим работы вводится в упрощенном порядке: решением руководителя организации в локальном нормативном акте без внесения изменений в трудовые договоры.

Допускается перевод персонала на временную удаленную работу при чрезвычайных ситуациях: эпидемиях, техногенных катастрофах, иных ситуациях, создающих угрозу нормальной жизни населения.

Какие расходы компенсировать

При приеме на работу вопрос, нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику, регулируется трудовым договором. Если на удаленный режим переводится уже работающий сотрудник, заключается дополнительное соглашение к договору о переходе на удаленный труд.

В соглашении указываются размер и условия возмещения затрат сотрудника:

• износ и приобретение нового оборудования;
• оплата электроэнергии;
• покупка программного обеспечения;
• иные затраты, необходимые для организации рабочего места.

Сумма не ограничена законом и по договоренности между работником и работодателем может выплачиваться:

• в фиксированном размере;
• в сумме документально подтвержденных расходов.

Налоги и страховые взносы

Так как компенсация расходов при дистанционной работе устанавливается в соответствии с законодательством и связана с исполнением служебных обязанностей, то выплаты не облагаются:

Если компенсацию не установить в трудовом договоре, контролирующие органы признают ее частью зарплаты и начислят НДФЛ и страховые взносы.

Как учесть при расчете налога на прибыль

Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).

В бухгалтерском учете отнесите компенсацию затрат удаленному сотруднику на те же затратные счета учета, что и заработную плату. Для отражения расчетов с работниками используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Операция
Дебет
Кредит

Начислено возмещение затрат дистанционному работнику	20, 25, 26, 44	73
Выплачена компенсация	73	50, 51

Компенсация расходов за удалённую работу на личном имуществе

Чаще всего при переходе на дистанционную форму работы возникает вопрос, интересующий обе стороны: компенсация за дополнительные расходы на интернет и электроэнергию, возникшие в результате выполнения работы на компанию. Давайте разбираться, что учитывать, оформляя кадровые документы, какие статьи Трудового кодекса использовать.

Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам

На помощь приходят ст. 312.6 и 312.9 ТК РФ, в которых трактуются вопросы возмещения сотрудникам лишних расходов, возникающих в процессе использования имущества, не принадлежащего компании (работодателю).

Удалённая работа подразумевает, что сотрудник будет работать в интернете, на это прямо указывает ст. 312.1 ТК РФ. Без доступа к виртуальным сетям невозможно полноценно выполнять трудовые обязанности, поддерживать взаимосвязь и координировать процесс.

Оформление дистанционной работы:

1. Если стороны достигли обоюдного согласия, заключается новое трудовое соглашение или вносятся изменения в существующий договор.
2. Работодатель отправляет сотрудника на «удалёнку», если имеют место приведённые в ст. 312.9 ТК РФ особые факторы.

Перевод на «удалёнку» по соглашению сторон

Часть 1 ст. 312. 6 ТК РФ гласит, что человек, работающий дистанционно по обоюдному согласию с работодателем, обеспечивается компанией всеми необходимыми средствами.

Интернет — это глобальная телекоммуникационная сеть, в которой все мировые сети продуцируют, хранят и передают информацию.

Как видим, оплата услуг интернет-провайдера и электроэнергии не упомянуты в перечне того, чем компания обеспечивает сотрудника, пока он работает на дому.

Закон говорит, что работодатель не обязан возмещать сотруднику расходы на оплату электроэнергии и услуг интернет-провайдера. Законодательные акты о компенсации пока до конца не разработаны.

Обратите внимание! Здесь говорится об удалённой работе, оформленной по соглашению сторон.

Перед решением об удалённой работе работодатель и сотрудник самостоятельно оговаривают вопрос компенсации. Если сотрудник не может оплачивать возросшие счета, а со стороны работодателя нет предложения о доплате к заработку, «дистанционку» оформить не получится.

Как решить вопрос о компенсации

Допустим, стороны оговорили и пришли к взаимному согласию в вопросе частичной оплаты электричества и интернет-услуг. Далее возможны варианты:

1. Сотрудник работает на предоставленных технических средствах, используя домашний интернет, и не требует за это никакой компенсации.
2. Компания имеет возможность и согласна оплатить лишние расходы сотрудника. Стороны оговаривают, закрепляют условия в трудовом договоре.

Как оформить и платить удаленному работнику компенсацию за личное имущество

Есть компенсация, без которой трудно представить любую удаленку. Это выплата за то, что дистанционщик использует в работе свое личное имущество. Отвечаем на самые острые вопросы про данное возмещение.

Обязательна ли компенсация за использование личного имущества?

До 2021 года стороны трудового договора сами решали обеспечивает работодатель удаленщика средствами труда или нет. Положительное решение закрепляли в трудовом договоре.

С 1 января 2021 главу ТК про дистанционную работу существенно переписали. Теперь по умолчанию вся нагрузка ложится на работодателя. Об этом — статья 312.6 ТК.

Именно задача работдателя — обеспечить дистанционщика всем необходимым. Как правило, это будет стационарный компьютер или ноутбук. Возможно и другое техническое оборудование. Например, фото- или видеокамера, графический планшет и т.п. Все зависит от того, чем занимается сама компания (ИП) и чем будет заниматься этот конкретный удаленный сотрудник.

Если компания сама, физически обеспечивает сотрудника всем необходимым, никакой компенсации за имущество платить не надо. Работодатель в таком случае тратится сам на средства труда.

Но не всегда возможно предоставить сотруднику все необходимое, проблемы может вызвать доставка и допзатраты на нее, особенно если сотрудник постоянно живет и работает в другом городе. Поэтому наиболее популярный вариант — когда работник использует собственное или арендованное имущество, а работодатель платит ему за это.

Что делать, если удаленка — экстренная, а бюджет на компенсацию не заложили?

Если у работодателя нет возможности в данный момент предоставить необходимые средства труда или выплатить компенсацию, то на время можно ввести режим простоя по независящим от сторон причинам.

Такое запросто может случиться, если удаленка — не плановая, а экстренная.

Например, при очередном витке пандемии власти отправили всех на удаленку и работодатель оказался не готов к дополнительным новым тратам.

Время простоя оплачиваем как ⅔ от тарифной ставки (оклада). Узнаем об этом, заглянув в последнюю часть статьи 312.9 ТК.

Сотрудник использует свое имущество без согласия работодателя

Ключевое условие для выплаты компенсации — сотрудник использует собственное или арендованное имущество с согласия или ведома работодателя.

Если руководство ни на что согласия не давало, удаленщик не вправе требовать компенсацию. Однако это совсем не выход — таким образом избегать выплаты. Как минимум, можно нарваться на претензии от самого работника.

Поэтому проще изначально работать в правовом поле и предусмотреть хотя бы небольшую выплату. Но она должна быть обоснована и подтверждена документально (см. Письма Минфина РФ от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 и от 29.10.2020 № 03-04-06/94269).

Как установить компенсацию за использование в работе личного имущества

Порядок, сроки и размеры выплат пропишите в трудовом договоре, локальном нормативном акте. Например, это может быть самостоятельное Положение об удаленной работе.

Сопроводите суммы расчетом-обоснованием. Это необходимо, чтобы не платить с компенсации НДФЛ и взносы (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Иначе, если никакого обоснования размера выплаты нет, контролеры могут прийти к выводу, что суммы вы завысили, и доначислят зарплатные налоги. Та же ситуация — если выплату вы собираетесь включать в расходы на ОСНО в налоговом учете. Необоснованные суммы могут убрать из затрат.

На УСН с объектом доходы минус расходы, увы, компенсацию по общему правилу не получится взять в расходы. Перечень трат для УСН закрытый и компенсация за использование личного имущества, кроме легковых авто и мотоциклов, в нем не поименована.

Как понять, в каком размере делать выплату

Во-первых, посмотрите на условия труда. Будет логично, если для работников по одной должности, с одинаковой нагрузкой размер компенсации будет одинаковым.

Во-вторых, учитывайте характер личного имущества. Если речь о каком-то оборудовании, логично ориентироваться на рыночные цены и нормы амортизации офисного оборудования. Т.е. можно использовать рекомендации и инструкции, например, для учета основных средств и другого имущества.

Например: сотрудник использует для работы личный компьютер, необходимо рассчитать размер компенсации в месяц. Срок полезного использования (СПИ) компьютерной техники — от 2-х до 3-х лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23).

Нужно учесть, что компьютер сотрудник использует как в личных, так и в рабочих целях, поэтому компенсацию можно рассчитать только за рабочее время.

Допустим стоимость компьютера — 50 000 рублей, а СПИ стороны установили — 3 года. Тогда расчет компенсации будет выглядеть так:

50 000 / 36 = 1 388, 88 — сумма амортизации в месяц. В апреле 2021 года 175 рабочих часов (при 40-ка часовой рабочей неделе), а всего часов в месяце — 30*24=720. Получается, что сумма компенсации равна: 1 388,88 / 720 * 175 = 337,58.

Сложнее придется с расчетом за интернет, электроэнергию, тепло. В каком размере компенсировать подобные вещи? Можно ориентироваться опять-таки на средний уровень подобных месячных затрат. Только компенсировать не всю сумму, а считать в пропорции, в зависимости от количества рабочих дней / часов в конкретном месяце.

Есть еще вариант — просто сделать прибавку к зарплате сотрудника, но она соответственно увеличит ФОТ и будет облагаться НДФЛ и взносами.

За те периоды, что сотрудник болел, отдыхал, компенсацию не начисляйте!

А вот время, которое выделили под оргмоменты (рабочие совещания, переписка в мессенджерах с клиентами или другими сотрудниками, видео-коллы и конференции и т.д.) — рабочее, его включайте в расчет (ч. 6 ст. 312.4 ТК).

Еще идея — посмотреть на тарифы в коворкингах в городе, где живет удаленщик, и исходить из них. Такой расчет также нужно подтвердить документально, например приложить прайсы различных коворкинг-центров.

Если возмещаете реальные затраты сотрудника на расходные материалы, также подтвердите их чеками. квитанциями и другими документами. Их сотрудник может передавать в т.ч. в электронном виде, например при покупке попросить предоставить электронный чек и затем переслать ссылку на него работодателю. Это сократит количество бумажных документов, которыми нужно обменяться с сотрудником.

Составлять авансовый отчет в такой ситуации не требуется, ведь аванс работодатель не выдает. Достаточно первоначального согласия компании на подобную трату и заявления от работника на возмещение покупки.

Некоторым бухгалтерам спокойнее, чтобы авансовый отчет был. Если его составить, ошибки не будет.

Как провести выплату в бухучете

В бухгалтерском учете для начисления выплаты выбирайте счет отнесения затрат в зависимости от того, какие функции выполняет сотрудник. Проводка будет такая:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

• — начислили компенсацию за использование личного имущества сотрудника.
• Эта же запись будет, если возместили расходы.
• Выплаты удаленщику скорее всего будут на карту:
• Дебет 73 Кредит 51
• — выплатили компенсацию за использование личного имущества.

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

• автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

• работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
• размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

• организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

• взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
• для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

• Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:

• Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
• Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
• Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
• Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

• не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

• в строке 040 подраздела 1.1;
• в строке 040 подраздела 1.2;
• в строке 030 подраздела 1.3.1;
• в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
• в строке 030 Приложения 1.1;
• в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит

Начислена компенсация работнику за использование личного имущества	20 (26, 44)	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражены расходы, понесенные работником	20 (26, 44)	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражена сумма входного НДС (на ОСН)	19	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	51 (50)

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Скачать

Как принять к вычету входной НДС по имуществу, работам и услугам, которое будет использоваться как в облагаемых, так и в не облагаемых НДС операциях

Организация обязана вести раздельный учет входного НДС по имуществу, которое она будет использовать как в облагаемых, так и в необлагаемых операциях. В рекомендации – в каких случаях это необходимо делать и как именно.

Организуйте раздельный учет по НДС:

• если, помимо облагаемых НДС операций, организация выполняет операции, освобожденные от налогообложения;
• если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.

Об этом сказано в абзаце 5 пункта 4 статьи 170 НК.

Вести раздельный учет нужно для того, чтобы определить, какую сумму входного НДС принять к вычету. Ведь входной НДС можно принять к вычету только в части облагаемых НДС операций. Вести раздельный учет организация должна независимо от того, какой процент составляет доля расходов на приобретение, производство или реализацию, освобожденных от НДС.

Лимит в 5 процентов дает лишь право принимать к вычету весь входной НДС, не распределяя (письмо Минфина от 19.08.2016 № 03-07-11/48590).

Причем это право распространяется лишь на те покупки, которые организация одновременно использует в облагаемых и не облагаемых НДС операциях.

Если организация приобрела имущество, которое изначально предназначено только для операций, освобожденных от налогообложения, правило «пяти процентов»не действует. Такой порядок установлен абзацем 7 пункта 4 статьи 170 НК.

Внимание: если организация не ведет раздельный учет, то при проверке налоговая инспекция восстановит весь входной НДС по товарам (работам, услугам), которые приобретались для использования в облагаемых и необлагаемых операциях. В частности, по общехозяйственным расходам.

Когда можно не распределять входной НДС

Не распределять входной НДС можно только в одном случае.

Это возможно, если за квартал доля расходов на приобретение, производство или реализацию товаров (работ, услуг, имущественных прав), реализация которых освобождена от НДС, не превышает 5 процентов.

Тогда всю сумму входного НДС, предъявленную поставщиками в этом квартале, можно принять к вычету. Об этом говорится в абзаце 7 пункта 4 статьи 170 НК.

Долю расходов на приобретение, производство или реализацию товаров (работ, услуг, имущественных прав), реализация которых освобождена от НДС, рассчитайте по формуле:

Применяя правило «пяти процентов», не забывайте, что оно распространяется только на те покупки, которые предназначены одновременно для операций облагаемых НДС и освобожденных от налогообложения.

Если вы приобретаете имущество, которое сразу предназначено только для использования в операциях, не облагаемых НДС, входной налог по нему принять к вычету нельзя.

Даже если доля расходов по необлагаемым операциям меньше 5 процентов, сумму входного НДС надо включать в стоимость покупки. Такой порядок напрямую установлен абзацем 7 пункта 4 статьи 170 НК.

Организация определяет необходимость вести раздельный учет входного НДС

Как вести раздельный учет

Раздельный учет входного НДС организуйте его по трем группам товаров (работ, услуг, имущественных прав):

• по товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые организация использует в облагаемых НДС операциях;
• по товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые организация использует в операциях, освобожденных от налогообложения либо облагаемых ЕНВД;
• по товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые организация использует как в облагаемых, так и в освобожденных от налогообложения операциях.

Такой вывод можно сделать на основании правил пунктов 4, 4.1 статьи 170 НК.

По товарам (работам, услугам, имущественным правам) первой группы входной НДС принимайте к вычету (абз. 3 п. 4 ст. 170 НК). По второй группе входные суммы налога к вычету не принимайте, а включайте в стоимость имущества (работ, услуг) (абз. 2 п. 4 ст. 170 НК).

По товарам (работам, услугам, имущественным правам) третьей группы часть входного НДС принимайте к вычету, а часть – включайте в их стоимость.

Сумму вычета определите расчетным путем исходя из доли облагаемых НДС операций в общем объеме операций, осуществляемых организацией за квартал.

А сумму НДС, не принимаемого к вычету, – исходя из доли освобожденных от НДС операций в общем объеме операций за квартал.

При этом для распределения входного НДС по основным средствам и нематериальным активам, принятым к учету в первом или втором месяцах квартала, организация вправе рассчитывать эту пропорцию, не дожидаясь окончания квартала.

Сумму вычета можно определять исходя из доли облагаемых НДС операций в общем объеме операций, осуществленных соответственно за первый или второй месяц. Такой порядок установлен в абзаце 4 пункта 4 и пункте 4.1 статьи 170 НК.

Расчетный способ распределения входного НДС применяйте, если нельзя определить, в каком объеме товары (работы, услуги, имущественные права) используются для выполнения облагаемых и освобожденных от налогообложения операций.

Как правило, это относится к основным средствам, нематериальным активам, материалам, работам и услугам, формирующим общепроизводственные и общехозяйственные расходы (письмо МНС от 21.06.2004 № 02-5-11/111).

Например, распределяйте входной НДС по информационным и консультационным услугам, арендной плате и т. д., если эти расходы относятся как к облагаемой, так и к освобожденной от налогообложения деятельности.

В отношении товаров (работ, услуг, имущественных прав), по которым точно можно установить их прямое использование, расчетный способ не применяйте.

Такой порядок следует из пунктов 4, 4.1 статьи 170 НК.

Во избежание споров с налоговой инспекцией по поводу правильности распределения входного НДС в учетной политике для целей налогообложения установите:

• критерии отнесения тех или иных расходов к облагаемым и освобожденным от налогообложения операциям;
• примерный перечень товаров (работ, услуг, имущественных прав), по которым входной НДС нужно распределять расчетным способом.

Так позволяет поступить абзац 4 пункта 4 и пункт 4.1 статьи 170 НК.

Распределить входной НДС нужно в том налоговом периоде, в котором получено имущество (приняты работы, услуги), предназначенное для использования в облагаемых и необлагаемых операциях (письмо ФНС от 24.10.2007 № ШТ-6-03/820).

При распределении входного налога рассчитайте:

• долю не облагаемых НДС операций в общем объеме операций организации;
• сумму НДС, не принимаемую к вычету;
• сумму НДС к вычету.

Долю не облагаемых НДС операций определяйте:

• для распределения входного НДС по основным средствам и нематериальным активам, принятым к учету в первом или втором месяце квартала, по итогам первого или второго месяца квартала;
• для распределения входного НДС по остальным видам имущества по итогам квартала, в котором это имущество было принято к учету.

• Формула для расчета следующая:
• – если в течение квартала компания не получала доходы от реализации ценных бумаг:
• При расчете доли операций, не облагаемых НДС, применяйте два правила.

1. Учитывайте именно стоимость отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав). Например, в расчет пропорции нужно включить полную стоимость имущества, переданного в уставный капитал дочерней компании.