Можно ли учесть в расходах компенсацию за отсутствие служебного авто начальника

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

• Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
• Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

• для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
• для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Личное авто для работы: компенсация или аренда

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость.

Многие сотрудники имеют разъездной характер работы — менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов, директор может использовать свой личный автомобиль для поездок в командировки.

Результат их труда во многом будет зависеть от степени мобильности. Все больше компаний практикуют использование личных автомобилей сотрудников в служебных целях. Как это правильно оформить?

01. Что является личным авто и служебной необходимостью

Использование личного авто в служебных целях необходимо компенсировать, это Закон.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Личный автомобиль — это транспортное средство для личного пользования, зарегистрированное за сотрудником или членом его семьи. Как правило, речь идет об легковом автомобиле, предназначенном для перевозки пассажиров и багажа вместимостью от 2 до 8 человек, которое требует для управления водительские права категории «B». Но одновременно не исключает и другие сложные транспортные средства.

Служебные цели — это деятельность оформленного в штат сотрудника организации, нацеленная на выполнение целей организации или исполнение своих должностных обязанностей.

В результате использования личного автомобиля в служебных целях возникает вопрос как это оформить. Есть два варианта возместить сотруднику использование личного автомобиля в служебных целях:

1. выплачивать компенсацию за использование личного авто в служебных целях;
2. заключить договор аренды транспортного средства.
3. На самом деле, есть еще вариант безвозмездного использования авто, но он не укладывается в экономическую целесообразность и личные интересы сотрудника. Не принимаем его в расчет.

02. Компенсация за использование личного транспорта

2.1 Чем регулируется

2.2 Как оформить

Компенсация-это не заработная плата, а отдельный вид выплат, который устанавливается приказом по предприятию. Порядок оформления и работы может быть таким:

1. Разрабатываем Положение об использовании личного автомобиля в служебных целях — порядок, нормы,
2. Вносим Изменения в трудовой договор,
3. Устанавливаем Приказом размер компенсации конкретному сотруднику или списку лиц.
4. Каждую служебную поездку оформляем Путевым листом, либо записью в специальном журнале,
5. Все расходы на содержание автомобиля (покупка топлива, масла, посещение СТО) подтверждаем документально и вместе с Заявлением сдаем в бухгалтерию,
6. Бухгалтер проверяет документы и осуществляет выплату. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей.

2.3. НДФЛ и страховые взносы с компенсации на авто

Компенсация на использование личного авто в служебных целях не облагаются:

• НДФЛ в пределах сумм, установленных Соглашением сторон трудового договора (ст. 217 НК РФ),
• Страховыми взносами в пределах сумм, определяемых Соглашением (ст. 422 НК РФ)

2.4 Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль сумму компенсации включаем в прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу в пределах норм (ст. 264 НК РФ).

Нормы компенсации зависят от объема двигателя:

1. 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
2. 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

С оставшейся суммы компенсации придется заплатить налог на прибыль.

Все расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Использование транспортного средства должно быть связано с исполнение трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер работы, служебные цели). Если вы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля, но при этом:

• Автомобиль не использовался или использовался не в служебных целях (нет подтверждающих документов);
• Сотрудник находился в отпуске или болел;
• У вас нет подтверждающих документов.

— то будьте готовы заплатить с этой суммы НДФЛ, страховые взносы и включить эту сумму в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пример: Как правильно списать на расходы компенсацию (в пределах нормы)

Сотрудник ООО «Ромашка» Иванов А.А. использует в служебных целях автомобиль Лада Веста с объемом двигателя 1800 куб. м. 30 ноября ему была выплачена  компенсация в сумме 3000 руб. Установленная норма согласно Соглашению сторон — 1200 руб. в месяц.

 На ноябрь 2020 года приходится 20 рабочих дней. Фактически сотрудник отработал только 15 дней. На расходы бухгалтер отнесет 900 руб. (1200 руб. : 20 дн. × 15).

С остальной суммы придется начислить налоги (НДФЛ и страховые взносы, налог на прибыль или налог при УСН).

2.5 Транспортный налог

При выплате компенсации за использование личного авто в служебных целях транспортный налог организации оплачивать не требуется. Плательщиком транспортного налога является лицо, на которое зарегистрировано транспортное средство (ст. 357 НК РФ). Зарегистрировать транспортное средство может его собственник (п.

20 Правил, утвержденных приказом МВД России от 24 ноября 2008 г. № 1001, п. 4 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Соответственно, платить транспортный налог обязан сотрудник, являющийся собственником автомобиля.

Однако, если организация решит возместить транспортный налог или оплатить его за сотрудника, то это будет являться его доходом, с которого необходимо удержать НДФЛ.

03. Аренда личного автомобиля

3.1 Чем регулируется

• ст. 642 ГК РФ «Аренда авто»,
• НК РФ.

3.2 Как оформить

Заключаем Договор аренды транспортного средства. При заключении договора можно и нужно ориентироваться на средний уровень стоимости аренды в регионе. Установите в договоре аренды личного авто в служебных целях не фиксированную плату, а в привязке ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов.

Что нужно прописать в договоре:

• на какой срок будет арендовано авто,
• кто сможет еще пользоваться машиной,
• за какую плату будет происходить сделка,
• как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
• какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
• в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
• на какое расстояние будет ездить водитель

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Основные виды аренды:

1. С экипажем. Автомобиль содержит его владелец. Он же оплачивает ремонт, запчасти и другие принадлежности. Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации? Да, но только если сотрудник – индивидуальный предприниматель и у него есть шофер и механик.

   (ст. 635 ГК РФ) .Если данные условия не соблюдаются — договор будет недействительный (ст. 168 ГК РФ).

   Если все же решили заключить данный вид договора то советуем разбить его на два — договор аренды транспортного средства и договор оказания услуг, связанных с управлением и технической эксплуатации транспортного средства;

2. Без экипажа. Работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

   Управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации. При аренде автомобиля без экипажа все расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

   Арендатор автомобиля без экипажа обязан: страховать переданный ему автомобиль, проводить его текущий и капитальный ремонт, вернуть автомобиль арендодателю в том состоянии, в котором арендатор его получил. А вот страховую выплату в случае повреждения автомобиля в аварии вправе получить только собственник автомобиля.

3.3 Налогообложение

С арендной платы удерживаем НДФЛ:

• 13%-с резидента РФ ,
• 30%-с нерезидента РФ.

Страховые взносы НЕ начисляются, если заключен договор аренды без экипажа (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте.

В данном случае необходимо начислить страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность.

3.4 Учет расходов

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на ОСН, так и компании на УСН. При расчете налога на прибыль при заключении договора аренды без экипажа учитываем всю сумму фактических затрат — бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка, ГСМ, ремонт и другие расходы.

Компании на УСН «доходы минус расходы — включают в состав затрат (ст. 346.16 НК);:

• суммы арендной платы;
• затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля.

Все затраты должны быть обоснованными и подтверждены документами.

Если вы все же решили упростить себе задачу — не заключать договор аренды и не оформить должным образом выплату компенсации, а просто выплачиваете сотруднику суммы его затрат по чекам ГСМ, то будьте готовы к тому что налоговики признают данные выплаты экономически необоснованными и вам придется заплатить все полагающие налоги с этих сумм.

Пример. Аренда авто в служебных целях — как отнести на расходы

Директор ООО «Ромашка» Иванов И.И. использует свой собственный автомобиль в служебных целях. Оформлен договор аренды без экипажа и каждый месяц директору выплачивается 20 тыс. рублей (уже за минусом НДФЛ 13%).

Путевых листов-нет и Иванов И.И. отказывается их заполнять, чеки с заправки ГСМ не предоставляет, но и и не требует его возмещать. Сумму арендной платы бухгалтер списывает на прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу.

Правомерны ли действия бухгалтера?

Нет.

Налоговики могут признать данный договор фиктивным, так как нет экономического обоснования использования личного автомобиля в служебных целях (заполненных путевых листов нет, журнала регистрации поездок — нет,чеков на ГСМ — тоже нет). Налоговые инспектора признают данные выплаты компенсацией, а именно заплатить НДФЛ и страховые взносы со всей суммы,  включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

04. Что лучше — выплата компенсации за авто или сдать в аренду?

Сравнительная таблица двух вариантов.

Что сравниваем	Компенсация за использование авто в личных целях	Аренда авто у физлица
Кто получает	Только работник организации	Любое лицо
Что получает	Компенсацию по ТК	Арендную плату по ГК
Как оформляется	Доп. соглашением к трудовому договору	Договором аренды
НДФЛ	Освобождается	Облагается. Арендатор является налоговым агентом
Страховые взносы	Не подлежит обложению	Страховыми взносами облагается только договор аренды с экипажем со стоимости услуг по управлению ТС
Включение в расходы	Включить в расходы можно в пределах норм. Сверх норм — есть отличия ОСН и УСН.	Включить в расходы можно всю сумму

Чаще всего эти варианты сравнивают с точки зрения налогов, всё остальное практически одинаково. Выплачивать же работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда сумма не превышает нормы. А это бывает очень редко, практически никогда. По нашему мнению выгоднее заключать договор аренды автомобиля сотрудника вместо выплаты им компенсаций.

Фирммейкер, март 2021Ирина Воробьева, Ольга Круглова (Усс)

При использовании материала ссылка обязательна

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

• автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

• работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
• размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

• организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

• взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
• для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

• Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:

• Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
• Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
• Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
• Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

• не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

• в строке 040 подраздела 1.1;
• в строке 040 подраздела 1.2;
• в строке 030 подраздела 1.3.1;
• в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
• в строке 030 Приложения 1.1;
• в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит

Начислена компенсация работнику за использование личного имущества	20 (26, 44)	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражены расходы, понесенные работником	20 (26, 44)	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражена сумма входного НДС (на ОСН)	19	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов	73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	51 (50)

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Скачать

Как взыскать перерасход ГСМ с водителя

Если деятельность индивидуального предпринимателя связана с автотранспортными услугами или для выполнения основной деятельности используются служебные автомобили, то не редки случаи, когда бизнесмен сталкивается со злоупотреблениями со стороны водителей.

Некоторые из них используют служебный транспорт в личных целях, а кто-то – даже для того, чтобы подработать. При этом предприниматель несет значительные расходы на ГСМ. В случае выявления злоупотреблений предпринимателю стоит взыскать издержки с виновного лица.

Однако если делать это через суд, то необходимо очень четко установить вину и правильно оформить необходимые документы. О том, как это сделать, читайте в статье.

Проблема контроля расходования топлива и предотвращения его сверхнормативного использования является актуальной для большинства предпринимателей, эксплуатирующих транспортные средства.

Если у вас имеются одна-две машины, за каждой из которых закреплен конкретный водитель, это не составит большого труда. Но если автопарк крупнее, да еще и эксплуатируется в несколько смен, то требуется детальный ежедневный анализ потребления ГСМ.

Результатом могут стать выводы о перерасходе, вероятной причиной которого является поведение водителя. По итогам «разбора полетов» вы, скорее всего, захотите взыскать стоимость необоснованно израсходованных ГСМ с нерадивого работника.

В этом случае необходимо очень четко соблюдать все требования к процедуре установления факта перерасхода и взыскания причиненного ущерба. В противном случае действия предпринимателя могут быть успешно оспорены в суде.

Минтранс рекомендует

Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.

Базовый документ для установления его смысла – Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее – Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.

Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.

Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра – почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.

Кроме того, в Методических рекомендациях установлены различные поправочные коэффициенты и надбавки, учитывающие выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. К ним, например, относятся:

• зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
• повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.

Соответственно, каждая компания рассчитывает норму расхода исходя из своей ситуации.

При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках предусмотренных Методическими рекомендациями пределов утверждаются приказом или распоряжением руководителя компании, индивидуальным предпринимателем. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены под личную подпись.

Три причины

На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.

Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.

Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы.

На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает.

Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.

Наконец, наиболее волнующая предпринимателя причина – это неправомерные действия самого водителя.

К сожалению, не всегда сотрудники являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

Контрмеры

Способов выявления недобросовестных действий водителей, к сожалению, не так много. Самый оптимальный – это установка на транспортные средства систем мониторинга пройденного расстояния, которые водитель не в состоянии «подкрутить» (практика свидетельствует, что показания обычных одометров народные умельцы запросто могут изменить).

В этом случае по приборам учета можно будет с достоверностью установить пробег (разработчики соответствующих систем контроля гарантируют расхождение не более 5%). Соответственно, «подкрутить» данные системы водитель не сможет. Также возможна установка систем контроля уровня топлива в баке.

В этом случае отследить слив будет еще проще – резкое падение уровня топлива за короткий промежуток времени будет видно по приборам учета.

Если предприниматель занимается регулярными перевозками, причем одними и теми же путями, можно составить паспорта маршрутов с приложением к ним актов замера их протяженности.

В этом случае расчетный километраж уже будет известен, а при установлении поправочных коэффициентов к норме расхода ГСМ будут учтены все особенности конкретной дороги.

Следовательно, водитель не сможет в путевых листах отразить километраж, весьма отличающийся от данных паспорта маршрута.

Обязательным составление паспортов маршрутов является только для пассажирских перевозок (см. Правила организации пассажирских перевозок, утв. приказом Минавтотранса РСФСР от 31.12.1981 № 200).

К сожалению, если приборы контроля отсутствуют, а маршрут постоянно меняется, установить точный пробег автомобиля практически нереально.

Если же возможно внедрение какой-либо из описанных схем, нужен дальнейший систематический мониторинг. Для этого необходимо детальное сравнение данных путевых листов, систем учета километража и информации об остатках топлива в баке по окончании смены.

Причем если анализировать данные о километраже возможно, например, за несколько дней или за неделю, то измерять остаток топлива надо именно ежедневно, а когда автомобиль «трудится» посменно, то каждую смену. Это позволит избежать споров о том, в смену какого именно водителя произошел «пережог».

В итоге если контролер обнаруживает перерасход, то по данному факту должна быть проведена проверка.

Кто виноват?

Независимо от субъективной убежденности предпринимателя в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я». Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

Выплаты (компенсации) работнику за использование личного автомобиля в служебных целях

Как организации отразить использование личного автомобиля работника в служебных целях с выплатой ему компенсации, а также арендной платы за этот автомобиль во время отпуска работника?

Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.

В текущем месяце он 14 календарных дней находился в отпуске. На этот период с нанимателем был заключен договор аренды автомобиля, переданного по акту приема-передачи с оценочной стоимостью 10 000 руб. Сумма арендной платы составила 80 руб. Автомобилем пользовался работник с разъездным характером работы.

Транспортное средство возвращено в этом же месяце.

Автомобиль использовался для решения вопросов, связанных с управлением организацией, поездками между объектами.

В текущем месяце 23 рабочих дня, из них 10 дней работник был в отпуске. По договоренности с нанимателем компенсация за износ автомобиля выплачивается за фактически отработанные дни .

Общие положения

Работник, использующий свое транспортное средство для нужд нанимателя, имеет право на получение за его износ (амортизацию) компенсации. Размер и порядок ее выплаты определяется по договоренности с нанимателем .

Вопросы аренды регулируются гражданским законодательством. По договору аренды арендодатель обязуется передать арендатору имущество во временное пользование за плату. Предметом аренды может быть в том числе транспортное средство .

• Срок аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды .
• При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором .
• Напомним, что с 2019 года важное значение при включении компенсации за использование имущества в служебных целях и арендной платы за транспортное средство в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.
• Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу:
• — на объектах, расположенных вне места постоянной работы;
• — связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно;
• — связанную с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка .
• Работнику, которому установлен разъездной характер работы, выплачивается соответствующая компенсация .
• Бухгалтерский учет

Расчеты с работником по начислению компенсации за использование имущества в служебных целях обобщаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Наниматель вправе открыть к счету отдельный субсчет .

1. Расчеты по арендной плате по усмотрению организации могут учитываться как на вышеуказанном счете, так и на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», так как работник по договору аренды выступает в качестве арендодателя .
2. В данном случае автомобиль используется для решения вопросов, связанных с управлением организацией. Следовательно, суммы компенсации и арендной платы относятся в состав управленческих расходов:
3. — в дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» — в производственной организации;
4. — в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» — в торговой, торгово-производственной организации .
5. Удержание подоходного налога учитывается по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет 68-4 «Расчеты по подоходному налогу» .
6. Выплата компенсации и арендной платы отражается по дебету счета, на котором учтена задолженность перед работником, и кредиту счета 51 «Расчетные счета» .
7. Поступление и возврат арендованного автомобиля в бухучете фиксируются по забалансовому счету 001 «Арендованные основные средства» .
8. Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах
9. На компенсацию за износ автомобиля страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются .

Арендная плата также не признается объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Несмотря на то что договор аренды относится к гражданско-правовым договорам, непосредственно арендная плата — это не вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги или создание объектов интеллектуальной собственности. Она является ценой пользования имуществом .

• Подоходный налог
• Компенсация за износ автомобиля и арендная плата за него являются объектами обложения подоходным налогом с физических лиц .
• Наниматель как налоговый агент обязан:
• — исчислить подоходный налог по ставке 13%;
• — удержать его сумму с работника при выплате вышеуказанных доходов;
• — перечислить сумму налога в бюджет .
• НДС
• При начислении и выплате работнику компенсации за износ автомобиля и арендной платы за транспортное средство у организации не возникает обязательств по НДС .
• Налог на прибыль
• При исчислении налога на прибыль учитываются экономически обоснованные затраты, понесенные организацией в процессе деятельности и отраженные на счетах бухучета по принципу начисления .
• Компенсация за износ автомобиля, а также арендная плата, выплачиваемая работнику, в состав учитываемых затрат включаются. При этом важное значение имеет характер работы сотрудника:
• — если ему выплачивается компенсация за разъездной характер работы в соответствии с Инструкцией N 70, то вышеуказанные выплаты включаются в учитываемые затраты в полном объеме;

— в случае отсутствия у работника разъездного характера работы компенсация за износ личного автомобиля и арендная плата за него включаются в состав прочих затрат (с учетом норматива 1%). При этом не имеет значения, что пользоваться автомобилем фактически будет сотрудник с разъездным характером работы .

В рассматриваемой ситуации у работника-арендодателя не разъездной характер работы. В связи с этим и сумма компенсации за износ автомобиля за отработанные дни, и арендная плата за время отпуска будут учитываться в составе прочих нормируемых затрат.

Таблица бухгалтерских записей

Учет расчетов с работником-арендодателем ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Начислена сумма компенсации за износ автомобиля, выплачиваемая работнику за отработанные дни  (150 / 23 x (23 — 10))	26, 44	73	84,78	Трудовой договор, приказ руководителя, бухгалтерская справка-расчет
Удержан подоходный налог из суммы компенсации за износ автомобиля (84,78 x 13%)	73	68-4	11,02	Бухгалтерская справка-расчет
Автомобиль принят на учет как арендованное основное средство на время отпуска работника	001	10 000	Договор аренды, акт приема-передачи
Начислена арендная плата за автомобиль	26, 44	60	80	Договор аренды, акт пользования имуществом
Удержан подоходный налог из суммы арендной платы за автомобиль (80 x 13%)	60	68-4	10,40	Бухгалтерская справка-расчет
Возвращен автомобиль работнику	001	10 000	Договор аренды, акт приема-передачи
Работнику перечислена сумма компенсации за износ автомобиля за минусом удержанного подоходного налога (84,78 — 11,02)	73	51	73,76	Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
Работнику перечислена арендная плата за минусом удержанного подоходного налога (80 — 10,40)	60	51	69,60	Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
——————————— Учитывается при налогообложении прибыли в составе прочих нормируемых затрат .

Договор аренды авто с последующим выкупом

Расходы на содержание служебного транспорта: налоговый учет

«Российский налоговый курьер», 2007, N 9

Сегодня трудно найти организацию, не имеющую служебного транспорта. Эксплуатация автомобиля предполагает расходы на покупку топлива, техосмотр, мойку, парковку. Рассмотрим, как признать и документально подтвердить данные затраты в налоговом учете.

В гл. 25 Налогового кодекса предусмотрена специальная норма, согласно которой затраты на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Она содержится в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако в данном подпункте не раскрывается, что подразумевается под служебным транспортом для целей налогообложения и под затратами на его содержание.

Поэтому у налогоплательщиков нередко возникают вопросы о возможности признания отдельных видов затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли, а также о применении той или иной нормы гл. 25 Кодекса.

Какую норму применить

Не вызывает сомнений утверждение, что расходы на приобретение топлива признаются в налоговом учете. Но не всегда для целей налогообложения прибыли их можно квалифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Например, затраты на покупку топлива для техники и грузовых автомобилей, используемых в организациях для обеспечения производственного процесса, являются материальными расходами и учитываются в соответствии со ст. 254 НК РФ. Они могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Свой выбор с учетом положений ст. ст. 318 — 319 Кодекса налогоплательщику следует зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения.

Практически у каждой организации есть легковые автомобили, которые эксплуатируются в производственных или управленческих целях.

В частности, на служебном транспорте руководство фирмы ездит на деловые встречи или в госорганы, бухгалтер в банк.

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для служебных автомобилей считаются косвенными и учитываются в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы на мойку автомобиля, его ремонт, парковку, аренду (если автомобиль арендован) и другие аналогичные затраты также уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Однако не во всех случаях они отражаются в налоговом учете как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Так, затраты на ремонт учитываются по правилам ст. 260 Налогового кодекса.

Они рассматриваются как прочие расходы организации и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены, в размере фактических затрат.

Доходы налогоплательщика уменьшают и затраты на ремонт арендуемых транспортных средств. Причем в договоре (соглашении) между арендатором и арендодателем не должна предусматриваться обязанность последнего возмещать такие затраты.

Сумма арендной платы, уплачиваемая по договору аренды автомобиля, признается в налоговом учете на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. И неважно, у кого арендуется автомобиль — у физического или у юридического лица.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта является открытым. В целях налогообложения прибыли можно учесть и иные виды расходов, связанные с содержанием служебного транспорта, если они экономически обоснованны и документально подтверждены.

К примеру, расходы на техосмотр экономически обоснованны, поскольку без прохождения этой процедуры невозможна эксплуатация транспорта. Организация и проведение государственного технического осмотра транспортных средств регламентируются Приказом МВД России от 15.03.

1999 N 190.