В ходе своей деятельности руководителям многих организаций необходимо заверять копии различных документов. При желании данные обязанности можно возложить на кого-то из сотрудников. Однако для этого понадобится оформить соответствующую доверенность.
Когда и кому понадобится
Конечно, у любого гражданина может возникнуть необходимость заверить копию документа. Однако с такой ситуацией можно столкнуться крайне редко. Преимущественно это касается организаций, где документы заверяют их руководители. Но на время отпуска или командировки данную обязанность приходится возлагать на какого-то другого работника. Естественно, для этого заранее нужно составить доверительный документ. Правильно заполненная доверенность обладает юридической силой. На ее основании заверяется документ, который в будущем может приравниваться к оригиналу.
Бывают ситуации, когда оригиналы определенных документов компания не имеет права выдавать на руки. Соответственно, оформляется копия, которая должна быть заверена ответственным лицом или его представителем.
Например, к таким документам относится трудовая книжка. Если сотрудник не увольняется, она не выдается на руки.
Но если возникает необходимость предъявить ее по месту требования, работнику выдается заверенная копия.
Вообще, заверенные копии документов могут потребоваться в различных ситуациях. Например, когда человек оформляет какой-то договор, получает кредит, защищает интересы организации в различных государственных структурах.
Что касается крупной корпорации, ее директор просто физически не может заниматься заверением всех необходимых документов. Передача полномочий является единственным правильным выходом из сложившейся ситуации.
Вовсе не обязательно, чтобы это была крупная компания. Частный предприниматель, который, как известно, приравнивается к физическому лицу, также имеет право назначить представителя для заверения документов.
(Видео: “Урок 3. Документ. Подлинник, копия, дубликат. Правила заверения копии.”)
Оформление доверенности на заверение копий документов
Доверенность разрешается оформлять на простом листе формата А4. Но многие компании используют для этого фирменные бланки. Здесь должна быть четко указана суть доверенности. Для этого рекомендуется использовать стандартные и понятные фразы. Каких-то двояких выражений здесь быть не должно.
После того, как директор компании выдает этот документ представителю, он делает соответствующую пометку в журнале выданных доверенностей. Поверенный проставляет здесь свой автограф.
Это становится подтверждением того, что сотрудник принял на себя возлагаемые полномочия. Вообще, структура доверенности должна быть стандартной для документов подобного рода.
Конечно, никто не запрещает руководителю дополнительно заверить документ у нотариуса. Хотя в большинстве случаев в этом нет необходимости.
Содержание доверенности
Сначала необходимо оформить «шапку», в которой прописывается название документа, дата и место его составления. Затем идет основная часть, которая должна содержать следующие пункты:
- информация о доверителе;
- сведения о поверенном;
- полномочия, которыми наделяется доверенное лицо. Каждое действие, которое разрешено выполнять, рекомендуется указывать отдельным пунктом. Этот вариант является более приемлемым для восприятия;
- обычно поверенным является сотрудник компании, поэтому следует указать должность, которую он занимает;
- стоит отметить, разрешено ли представителю оформлять передоверие еще на кого-то, или такая возможность отсутствует;
- срок действия документа. Хотя это не является обязательным пунктом. При отсутствии этой информации документ будет действовать в течение одного года.
Завершающая часть состоит из подписей ответственных лиц. Автографы должны быть с расшифровками. Обычно подписывает директор, который и играет роль доверителя.
Сотрудник, принимающий на себя обязательства, может не подписывать документ. Он все равно будет считаться действительным.
Но практика показывает, подтверждением того, что работник принимает на себя указанные обязательства, является его автограф.
Образец доверенности на заверение копий документов организации
Прекращение действия
Особое внимание стоит обратить на процесс аннулирования доверительного документа. Как уже было сказано, срок действия указывается доверителем. Но он в любое время имеет право прекратить действие документа. Возможно, директор видит, что представитель не справляется со своими обязанностями. Также может возникнуть ситуация, когда в услугах доверенного лица больше нет необходимости. Не нужно исключать вероятность того, что сотрудник не желает продолжать выполнять возложенные на него обязательства.
Если было принято решение аннулировать доверенность на право заверения копий документов, директор должен сообщить об этом своему представителю. При этом сотрудник возвращает доверительный документ.
Если оформление доверенности проходила без обращения к нотариусу, процесс аннулирования на этом заканчивается. В том случае, когда доверенность оформлялась в нотариальной конторе, для отмены ее снова нужно посетить.
Для этого нотариус сделает соответствующую отметку.
(Видео: “Как правильно заверить копии документов: копия верна, образец”)
Также нужно знать, кроме окончания срока действия, доверенность может досрочно стать недействительной по некоторым другим причинам. Например, когда в компании проходит реорганизация, и меняются ее реквизиты. В этом случае доверенность становится недействительной, поэтому директору придется оформить новый документ.
То же самое происходит и в том случае, когда на фирме меняется директор или сотрудник переводится на другую должность. После этого сведения, указанные в доверенности, становятся недостоверными, соответственно, и сам документ признается ничтожным.
Недостоверной будет считаться доверенность и в том случае, если доверитель или поверенный признаются недееспособными или пропавшими без вести.
Скачать бланк и образец
Доверенность на заверение копий документов — Пример, бланк 2022 года
Файлы для скачивания:
Права на подпись могут получить:
- бухгалтер;
- руководитель отдела кадров;
- секретарь;
- юрисконсультант, адвокат и др.
Доверенность выписывается в таких случаях:
- Ухудшение здоровья.
- Нет доверителя (командировка).
- Заверение документов не по месту проживания.
- Недееспособность.
- Профессиональный уровень ответственного лица. Когда по документам нужны специальные знания и квалификация, которыми не владеет доверитель. Потому ему проще дать право на подпись другому лицу.
- Собственная занятость и другое.
Закон разрешает иметь такие права и юридическим фирмам.
Когда такие отношения происходят по документам между физическими лицами, то в качестве полномочных лиц чаще бывают:
- ближайшие родственники;
- товарищи, друзья.
Представленная доверенность может пригодиться при подтверждении документов, которые нужно выслать в гос. органы или предоставить работникам фирмы. Такой метод передачи прав применяется еще у частных предпринимателей, а также при взаимоотношениях физических лиц-граждан.
Доверенность от юр. лица не нужно удостоверять нотариально, нужны лишь подписи руководителя фирмы или другого ответственного лица. Доверенность от частных предпринимателей заверяется нотариально, так как они считаются физическими лицами.
Иногда юридическая сила есть лишь у доверенности, заверенной у нотариуса. Она нужна в тех учреждениях, где при подаче доверенностей в другой форме, возможно, получить отказ.
Прежде чем туда идти, надо знать какую доверенность надо оформить:
- Разовую. Подразумевает совершение определенного действия от уполномоченного лица.
- Специальную. Дает возможности на выполнение однотипных операций.
- Генеральную. Дает ответственному лицу все полномочия, в т. ч. возможность управления финансовыми потоками и закрытия или создания компании.
При выписке разовой доверенности закон не обязывает указывать срок завершения ее действия. При исполнении конкретных действий она становится недействительной.
В нотариальной фирме нужны для этого следующие бумаги:
- Удостоверяющий личность документ доверителя – оригинал и копия.
- Правоустанавливающие документы. От юридических лиц — протокол собрания учредителей, приказ о назначении руководителя и другое. Нотариус проверяет лишь оригиналы. При себе нужно иметь печать компании.
В некоторых случаях нотариус имеет право потребовать дополнительные сведения, зависящие от целей оформления доверенности:
- Необходимые реквизиты и название банковского учреждения.
- Начисление пенсии – номер почтового филиала, данные счета.
- Оформление прописки – документы, подтверждающие владенье недвижимостью конкретно по данному адресу или контракт об официальной аренде жилища.
- Получение наследства – сведения о наследодателе, оригинал справки о смерти, документальное подтверждение наличия имущества.
- Подтверждение права собственности на недвижимость – контракт купли-реализации, размер части и другое.
Сроки действия доверенности
Необходимо непременно написать дату создания документа, в другом случае он признается ничтожным.
Необходимо отметить срок его действия. Доверенность обычно делается на срок 3 года. Данные сведения непременно указываются при ее выписке. Доверенность без срока действительна только 1 год.
Как правильно составить доверенность на заверение копий документов в 2022 году
При оформлении указанной доверенности следуют единым правилам, согласно ст. 185-189 ГК РФ.
Оформлять доверенность надо на фирменном бланке предприятия, на листе формата А4. При написании слов применяют фразы, обычно применяемые в доверенностях.
Правила оформления доверенности:
- соблюдение очередности написания документов по законодательству
- написание всех цифр и дат производится лишь прописью;
- все пункты, написанные по нормам закона, обязаны быть отражены в тексте;
- очень полные, подробные данные, относительно лица, получающего это право, что касается и фирм;
- подробное описание прав и возможностей, а еще написать срок действия доверенности;
Доверенность не должна иметь помарки, корректировки и зачеркивания. При нахождении любой ошибки ее надо переписать
Последовательность данных в доверенности:
- Сведения о юр. лице: название фирмы, юридический адрес, ОГРН, ИНН.
- Название документа, дата и место его создания. Еще нужно отметить номер, под которым он зарегистрирован в журнале по выдаче доверенностей.
- Данные о том, кто передает права: должность, ФИО, документ, по которому работает доверитель от лица фирмы.
- Сведения о том, кому отдают право подписи: должность, ФИО, данные из паспорта.
- Права, ответственному лицу от фирмы, а еще какие документы он может заверить.
- Срок доверенности. При его отсутствии в документе по ней возможно работать 1 год.
- Подпись ответственного лица и доверителя — руководителя фирмы.
Передаваемые возможности и права. Иногда выдаются доверенности «для сдачи и получения документов». Но лучше написать определенную цель. В случае с юридическими лицами, надо показать все предприятия, в которые следует давать документы, не указывая, какие непосредственно бумаги туда сдаются и забираются.
В доверенность, возможно, записать пункты, позволяющие увеличить права ответственного лица, описать ситуации, при которых возможен отзыв документа.
Заключительная часть доверенности состоит из состава ответственных лиц. Они должны быть с расшифровками. Обычно подписывает руководитель, который и является доверителем.
Работник, принимающий на себя ответственность, имеет право не подписывать доверенность. Она все равно будет действительной.
Но реальная деятельность показывает, что доказательством принятия на себя работником обязательств, считается именно его подпись.
(Видео: «Как правильно заверить копии документов: копия верна, образец»)
Потом происходит регистрация документа в журнале выданных доверенностей. При ее выдаче на руки уполномоченный работник подписью подтверждает получение и, начинает исполнять свои обязанности.
Чтобы правильно оформить доверенность, для подтверждения копии документов, надо познакомиться с образцом.
Образец доверенности на право заверения копий документов
Скачать бланк и образец
Прекращение действия
Доверенность может прекратить свое действие. Срок действия ее указывается доверителем, но он в любое время может прекратить действие доверенности. Руководитель может установить, что ответственный работник не справляется со своими обязанностями. Еще возможно появление ситуации, когда деятельность доверенного лица будет не нужна. Работник может отказаться от продолжения действия по доверенности, возложенных на него обязанностей. Она после этого становится недействительной и аннулируется.
При принятии решения о прекращении действия доверенности руководитель обязан известить об этом ответственного работника. После чего работник сдает доверенность.
Когда выписка доверенности проходит без обращения к нотариусу, процесс ее аннулирования на этом заканчивается. В том случае, когда доверенность выдавали у нотариуса, для отмены ее необходимо у него присутствовать.
Для этого нотариус должен сделать соответствующую отметку, прекращающую ее действие.
Доверенность может быть недействительной по другим факторам. К примеру, когда в фирме происходит реорганизация, и изменяются ее реквизиты. В данном случае доверенность делается недействительной, потому руководителю нужно оформить новую доверенность.
Это же происходит и когда меняется руководитель или работник переводится на иную должность. После чего сведения, отмеченные в доверенности, будут недостоверными, а документ признается ничтожным.
Доверенность становится недействительной, когда доверитель или ответственный работник признаются недееспособными, умершими или пропавшими без вести. Такие события прекращают действие документа, его аннулируют.
Как правильно заверять копии документов в 2022 году
Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было четко в соответствии с тем, что было в оригинале, без каких-либо дополнений. Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен (заверение может производиться в виде оттиска печати или от руки).
“Копия верна” – как правильно заверить документы
Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было выполнено точно так же, как и оригинал, без каких-либо дополнений.
Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Если акт, полностью повторяя сведения оригинала, удостоверен надлежащим образом, он имеет такую же юридическую силу, как и оригинал (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).
Организации заверяют копии в следующих случаях:
- требуется предоставить контракты, счета-фактуры, учредительные документы, свидетельства о собственности и т. д. сторонним компаниям и государственным органам;
- для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
- когда нужно предоставлять справки и выписки работникам в связи с их работой.
Работники компании (в том числе бывшие работники) вправе написать заявление о выдаче любых ксерокопий документов, касающихся их работы (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.п.). Работодатель обязан выдать их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и сохранности трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Заверенные дубликаты также требуются различными организациями:
- налоговые инспекции;
- Пенсионные фонды;
- Фонд социального обеспечения;
- банки и микрофинансовые организации;
- контролирующий орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
- судебные инстанции.
Кто имеет право заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом.
Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.
Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:
- менеджер (или индивидуальный предприниматель);
- главный бухгалтер;
- начальник или специалист по кадрам;
- иные уполномоченные должностные лица в штате организации.
Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.
Важно! Фотокопия заверяется только теми, кто подготовил и сравнил ее с оригиналом. Вы не можете брать на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.
Юридические лица вправе заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов допускается только при наличии разрешения этих организаций. Не требуется, если карточки необходимы для трудоустройства граждан или касаются личной практики действующих сотрудников компании.
Какими правовыми актами следует руководствоваться
Единого законодательного акта, регламентирующего порядок воспроизведения документов, не существует. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным в случае утверждения во внутренних нормативных документах компании.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании необходимо руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:
Процедура сертификации организации
При выполнении дубликатов важных документов необходимо руководствоваться установленным законодательством порядком заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает обязательные шаги:
- Изготовление дубликата документа (обычно с использованием копировальной техники).
- После текста и слова «Подпись», как печатной, так и собственноручной, проставляется знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
- Затем указать данные должностного лица, заверившего фотокопию: Ф.И.О., должность, личную подпись, его расшифровку.
- Проставить дату.
Ксерокопия заверяется печатью организации или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с гербовой печатью, копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды печатей, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты – надо указывать местонахождение оригинала.
Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется.
Если он выдан сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в … организации в … № … в течение … одного года». Вы имеете право написать этот реквизит от руки или в виде почтовой марки.
Если в дубликате несколько страниц, есть два пути:
- На каждом из них следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты.
- Листы сшить, пронумеровать, в конце указать номер и заверить его.
Важно! Как правило, заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя этот срок в законодательстве не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные документы. В банках этот срок зачастую еще короче, от нескольких дней до двух недель.
Как заверить документ штампом “Копия верна»
Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна».
Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа.
Во-вторых, для его безопасности.
Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:
- в конце текста под всеми подписями ставится печать;
- поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
- запрещено их наложение на текст;
- допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).
Вот пример того, как это выглядит:
Образец
Посмотрите пример “Копия верна” на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверять вручную
Законодательством не запрещается проставление рукописных знаков с формулировкой «Верно» на копируемых материалах. Этот метод используется достаточно часто. Хотя штампы используются не всегда – чаще всего их изготавливают в крупных компаниях, которым необходимо ежедневно заверять большой объем документации, удобнее это делать штампом.
Вот пример того, как вручную заверить фотокопию приказа:
Как заверить электронный документ
Заверение цифрового документа требуется в зависимости от получателя и законодательства.
Существуют различные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом от 63-ФЗ (простой, неквалифицированный усиленный, квалифицированный усиленный), которые нужны в разных ситуациях.
Их производят специализированные компании. Как правило, копировальная печать для цифровых документов включает в себя несколько элементов:
- слова о подписании документа с цифровой подписью;
- номер сертификата ключа подписи;
- фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
- срок действия сертификата.
Иногда к марке добавляется логотип компании или брендинг.
Доверенность на право заверения копий документов. Образец и бланк 2022 года
Для того чтобы копия документа организации или физического лица имела юридическую силу, в некоторых случаях необходимо ее заверение.
Посредством оформления доверенности на право заверения копий сотруднику или сотрудникам организации делегируется право удостоверять копии определенных документов.
Файлы в .
DOC:Бланк доверенности на право заверения копий документовОбразец доверенности на право заверения копий документов
Зачем нужна доверенность
Доверенность является документом, посредством которого одно лицо, называемое доверителем, передает другому лицу, называемому доверенным, право представлять какие-либо его интересы перед третьим лицом или лицами. Доверенности могут оформляться в простой письменной форме или нотариально.
В больших организациях генеральный директор, как правило, распределяет часть своих полномочий между другими сотрудниками из числа руководящего состава с целью снижения нагрузки и оптимизации рабочих процессов.
В соответствии со статьей 182 ГК РФ полномочия действовать от имени юридического лица физическое лицо приобретает:
- на основании документа уполномоченного государственного органа;
- на основании законодательства, например, если речь идет о руководителе ООО;
- на основании доверенности.
Поскольку в некоторых случаях генеральный директор физически может не иметь возможность заверять все копии документов, производимые организацией, логичным будет возложить эти полномочия на сотрудников, непосредственно работающих с этими документами.
Как правило, в качестве доверенного лица при оформлении доверенности на право заверения копий документов выступает начальник канцелярии, начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.
Когда могут потребоваться заверенные копии документов
Правильно заверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала, то есть позволяет ее владельцу совершать от своего имени или имени организации все те же действия, что он совершал бы с оригиналом на руках.
В некоторых случаях законодательство прямо запрещает организации выдавать на руки оригиналы документов вне установленных для этого случаях.
Например, оригинал трудовой книжки работнику может быть выдан только для предоставления в Пенсионный фонд. Во всех остальных случаях ему предоставляется заверенная копия.
Заверенные копии документов могут потребоваться при оформлении договоров, при осуществлении представительства интересов организации в госорганах, в кадровом делопроизводстве и т.п.
Составление доверенности
При составлении доверенности на предоставление права заверки копий документов следует руководствоваться общими правилами составления доверенностей, которые определены ст.ст. 185-189 ГК РФ.
Доверенности от имени юридического лица могут быть оформлены на фирменном бланке организации, если она их использует, или на обычном листе формата А4. В этом случае реквизиты организации потребуется указать в «шапке» документа. На нашем сайте имеется типовой шаблон доверенности на заверку копий документов, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав под свои обстоятельства.
В целом структура доверенности состоит из следующих элементов, расположенных последовательно:
- «шапка» документа, в которой указываются данные юридического лица: наименование, юридический адрес, ОГРН, ИНН;
- под «шапкой» — название документа, дата выдачи доверенности и место составления. Доверенности, выдаваемые юридическими лицами, в обязательном порядке регистрируются в журнале выдачи доверенностей, следовательно, доверенности должен быть присвоен номер;
- сведения о лице, передающем полномочия: ФИО, должность, данные документа, на основании которого сам доверитель действует от имени организации;
- сведения о лице, которому делегируются полномочия: ФИО, должность, паспортные данные;
- перечисление полномочий. В данном разделе следует указать, какие именно копии документов имеет право заверять с момента оформления доверенности сотрудник, на которого возлагаются полномочия;
- подпись доверенного лица;
- подпись доверителя.
Указание срока доверенности не является обязательным. В случае если срок доверенности не указать, то по умолчанию он будет равен одному году.
Однако если стороны решат заверить такую доверенность у нотариуса, то без указания срока она будет действовать до момента ее отмены доверителем. В этом случае при увольнении сотрудника работодателю стоит позаботиться об отмене доверенности дополнительно.
Что делать с доверенностью дальше
Оригинал доверенности после подписания ее всеми лицами и регистрации выдается доверенному лицу. Сведения о доверенности заносятся в журнал доверенностей предприятия, и при получении оригинала доверенное лицо проставляет в журнале дату и подпись.
После окончания срока действия или при отмене доверенность возвращается организации. Доверенности хранятся в организации в течение 5 лет после истечения их срока, после чего уничтожаются в установленном законом порядке.
Как правильно заверить копию документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.
13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.
А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн».
Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов.
Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц
Образец правильного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е.
внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы.
Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.
Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании).
Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос.
Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.
При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок.
В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом.
Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.
При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.
И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист.
Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
- Приведем примеры правильного заверения копий.
- 1. Копия для «внутреннего» использования без печати
- ВЕРНО
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Сертификаты и электронные доверенности в 2022 году
С 1 января 2022 года можно продолжать работать в Экстерне с сертификатом электронной подписи, полученным в Контуре в 2021 году. И руководителю, и уполномоченному лицу. Такой сертификат будут действовать до конца своего срока действия, но не позднее, чем до 31 декабря 2022 года (это ограничение вводит принятый в третьем чтении законопроект).
Когда в 2022 году срок действия сертификата закончится, нужно будет получить новый сертификат электронной подписи.
Руководители ЮЛ и ИП
С 1 января 2022 смогут получить сертификат в удостоверяющем центре ФНС (инструкция) или у ее доверенных лиц. В ближайшее время Контур тоже сможет предложить для вас удобные варианты, как получить сертификат руководителя.
Директора банков смогут обратиться в удостоверяющий центр Центробанка, должностные лица и руководители бюджетных учреждений — в удостоверяющий центр Казначейства.
Сотрудники и уполномоченные лица
Планировалось, что с 1 января 2022 года уполномоченные лица и сотрудники будут получать сертификаты физлиц в аккредитованных удостоверяющих центрах (в числе которых Контур), и смогут подписывать документы организации, используя электронную доверенность (машиночитаемую доверенность или МЧД).
Однако сроки изменений переносят — Госдума в третьем чтении приняла законопроект, который вводит новые даты для сотрудников:
- С 1 января по 31 декабря 2022 года они смогут продолжить получать сертификаты юрлица в Контуре или другом аккредитованном УЦ. В таком сертификате будут и данные физлица, и организации. Использовать такие сертификаты можно будет без МЧД. Действовать они будут до 31 декабря 2022 года.
- С 1 марта по 31 декабря 2022 года можно работать по своему усмотрению по-новому: получить электронную подпись физлица и применять МЧД (если к этому готова система контролирующего органа и оператора по сдаче отчетности).
Также по своему усмотрению сотрудники могут перейти на новую схему работу раньше 1 марта 2022 года, если информационная система поддержит работу с МЧД. Например, как это делает ФНС.
- С 1 января 2023 года сотрудникам обязательно работать по-новому: получить электронную подпись физлица и применять МЧД.
Отдельные системы могут ввести обязательное применениче МЧД раньше — установить такое правило после 1 марта 2022 года. Поэтому ближе к этой дате рекомендуем следить за новостями своих информационных систем, чтобы быть готовым к изменениям.
Если в 2022 году вы получите сертификат ЭП по новым правилам, имея действующий сертификат Контура, то сможете пользоваться в Экстерне обоими. Сертификаты ЭП полученные в аккредитованных УЦ будут действовать до конца срока действия, но не позднее 31.12.2022.
Электронная доверенность (МЧД)
Первой системой, с которой можно взаимодействовать по электронной доверенности, стала ФНС.
До сих пор ряд нормативных документов еще в разработке. Мы сообщим:
- когда электронные доверенности можно будет отправлять в ФНС из Экстерна;
- когда можно будет начать подписывать отчетность сертификатами физлиц по электронным доверенностям;
- когда в формате электронной доверенности появится сценарий передоверия;
- когда можно будет использовать электронную доверенность с сертификатом юрлица или ИП, например, чтобы пока не полностью перейти на новый порядок работы, но уже заменить доверенность в бумажном виде.
МЧД будет передаваться в ФНС через Экстерн, дублировать ее на бумаге не нужно. Через Экстерн можно будет оформить доверенность или ввести в сервис данные МЧД, уже принятой ФНС.
Также ожидается, что с 1 января 2022 года ФСС начнет принимать электронные доверенности — по желанию пользователя. Необходимые нормативно-правовые акты ФСС планирует утвердить до конца 2021 года.
Многопользовательский режим
Сертификат руководителя, полученный в ФНС, будет неэкспортируемый — его нельзя использовать на нескольких компьютерах одновременно. Например, не получится с сертификатом руководителя заходить в Экстерн и самому руководителю, и главному бухгалтеру, если такой сценарий раньше был принят в организации.
Если необходимо, чтобы в одной учетной записи в Экстерне работали сразу несколько сотрудников, можно использовать многопользовательский режим. Работает это так:
- сотрудник с правами администратора по электронной почте приглашает в Экстерн пользователя;
- приглашенный пользователь может входить в Экстерн по логину (адрес электронной почты) и паролю;
- пользователь может установить свой сертификат КЭП для входа в Экстерн либо использовать его только для подписания отчетности, а входить по логину;
- если сертификата нет или за подписание и отправку отвечает другой сотрудник, пользователь может готовить отчетность и работать в Экстерне без КЭП.
Если вы пропустили наш вебинар о работе в многопользовательском режиме посмотрите запись по ссылке.
О всех новых изменениях в сфере электронной подписи и МЧД мы вас будем информировать в новом году, следите за новостями. А если вам удобно узнавать информацию в Экстерне, самые важные новости мы публикуем в Инфоблоке.
Загрузка...
