Образцы и бланки карточек 2022 года

Трудовое законодательство обязывает работодателей формировать на каждого сотрудника личную карточку. Необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.

Среди обязательных документов для формирования дел сотрудников личная карточка названа в Трудовом кодексе, а необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.

Для чего нужна личная карточка работника?

Личная карточка работника по форме Т-2 — применяется для систематизации всех данных сотрудника. Ведется с момента трудоустройства в организацию и на протяжении всего трудового стажа дополняется.  В нем содержатся копии документов:

• паспорта, СНИЛС;
• об образовании;
• воинского учета и т.д.

Унифицированная форма Т-2 была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и применяется с 3 апреля 2004 года. Формируется на каждого сотрудника, в том числе оформленного по совместительству. При приеме работника в организацию заполняются все необходимые реквизиты, которые впоследствии при изменениях в течение трудовой деятельности в рамках компании подлежат корректировке.

Скачать бланк личной карточки работника по форме Т-2 

Личная карточка содержит информацию о работнике:

• персональные данные (ФИО, дата и место рождения, гражданство);
• сведения об образовании;
• стаж работы;
• семейное положение и состав семьи;
• паспортные данные;
• адрес проживания;
• сведения о воинском учете;
• прием на работу и данные о переводах на другие должности;
• сведения об аттестации, повышении квалификации и переподготовке по профессии;
• все поощрения и полученные звания;
• отпуска любого вида;
• наличие социальных льгот.

Как видим, это максимально полный набор данных о сотруднике, которым может располагать работодатель.

Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 в 2022 году

Юридическим лицам независимо от формы собственности необходимо применять унифицированную форму Т-2. При необходимости внесения каких-либо изменений, связанных с включением дополнительных строк, реквизитов и т.д., работодатель должен закрепить это приказом. Удалять из формы реквизиты запрещено.

Первоначальное заполнение личной карточки производится на основании документов, представленных работником при оформлении трудового договора, а также приказа о приеме на работу.

Законодательство устанавливает срок заполнения трудовой книжки после приема на работу — 7 дней, но для личной карточки его не определяет. Однако кадровики склонны придерживаться аналогичного срока и записи в трудовой книжке и форме Т-2 заполняются параллельно.

• Пошаговое заполнение личной карточки можно описать следующим порядком:
• Шапка документа:
• Прописывается наименование организации в строгом соответствии с учредительными документами и заполняется таблица, где указываются:

• дата составления документа;
• номер по табелю, присвоенный работнику при трудоустройстве в компанию;
• ИНН плательщика и СНИЛС;
• в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии сотрудника;
• при заполнении графы «Характер работы» проставляется признак «постоянно» или «временно» в зависимости от заключенного трудового договора;
• далее следует графа уточнения «Виды работы» — основная или по совместительству;
• завершается заполнение таблицы указанием пола работника.

1. 
2. Раздел I. Общие сведения:
3. Заполняется полная информация о сотруднике:
4. Дата и номер трудового контракта, на основании которого работник принят на работу.

ФИО без сокращений в именительном падеже, дата рождения в формате словесно-цифровом (месяц прописывается словом).

Место рождения в соответствии с паспортом (найди нужный код ОКАТО поможет онлайн сервис).

Сведения о гражданстве, вносим один из вариантов:

• гражданин Российской Федерации — 1;
• гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2;
• иностранный гражданин — 3;
• без гражданства — 4.

При знании иностранного языка заполняется соответствующая строка с указанием языка и степени его владения:

• читаю и перевожу со словарем — 1.
• читаю и могу объясняться — 2;
• владею свободно — 3.

Сведения об образовании, включая все реквизиты в соответствии с представленными документами (наименование ОУ, год окончания, направление или специальность);

При наличии документа об окончании аспирантуры, адъюнктуры, докторантуры заполняется соответствующая таблица;

В строке «Профессия» в качестве основной указывается, подтвержденная документально.

При наличии нескольких в основной прописывается, по которой принят на работу, а остальные вынести в строку «Другая». Это может пригодиться при переводе на другую должность.

Код ОКПДТР удобно найти здесь, вписав лишь специальность.

В строке «Стаж» указывается количество дней, месяцев и лет общего, непрерывного и дающего право на надбавку за выслугу лет трудовых периодов в соответствии с трудовой книжкой работника — расчет можно произвести с помощью онлайн калькулятора;

Для указания семейного положения используется справочник ОКИН, в котором кодирование происходит в следующем порядке:

• 1 — никогда не состоял;
• 2 — состоит в зарегистрированном;
• 3 — состоит в незарегистрированном;
• 4 — вдова (вдовец);
• 5 — разведен официально (развод зарегистрирован);
• 6 — разошелся.

Правила заполнения формы Т-2 исключают применение формулировок «женат» или «холост».

Таблица о составе семьи, вносятся сведения о ближайших родственниках (родители, дети, братья, сестры);Указываются паспортные реквизиты, адрес по прописке и фактическому проживанию.

Раздел II. Воинский учет:

При трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учету, он обязан представить в кадровую службу военный билет или соответствующее удостоверение. На основании этих документов заполняется табличная часть личной карточки.

Внизу второго листа формы T2 работник кадровой службы ставит свою должность, личную подпись и расшифровку. Затем документ передается на ознакомление работнику, на которого она составлена, что подтверждается его личной подписью и датой ознакомления.

Раздел III. Сведения о работе:

В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника. Первоначальная запись должна содержать сведения о приеме на работу.

• Каждая запись должна подтверждаться подписью сотрудника, на которого личная карточка заведена.
• 
• Раздел IV. Аттестация:
• В ряде организаций проводятся периодические аттестации работников, сведения о которых заносятся в данный раздел.

Разделы V и VI. Информация о повышении квалификации  и профессиональной переподготовке.

В период трудовой деятельности работник вправе повышать уровень своей квалификации и представлять подтверждающие документы в кадровую службу организации. На основании их в личную карточку записываются сведения о:

• дате начала и окончания обучения;
• виде повышения;
• наименовании учреждения, где она пройдена;
• подтверждающем документе (реквизиты).

Если инициатором повышения квалификации или переподготовки являлся работодатель, то заполняется графа «Основание».

Раздел VII. Награды и поощрения:

Все награды государственные или полученные от организации вносятся записями в трудовую книжку работника. Они дублируются в его личную карточку.

Раздел VIII. Отпуск:

Все виды отпусков, которые предоставляются сотруднику в период работы в организации, фиксируются в разделе формы Т-2. Они вносятся в соответствии с приказами, реквизиты которых указываются в графе «Основание».

В день начала отпуска кадровик заполняет графы 1-5, после окончания – графу 6.

Если происходит замена отпуска на денежную компенсацию, то:

• графы 1-3 заполняются по общему правилу;
• в графе 4 указывается количество дней замены,
• в 5 и 6 производится запись «Замена отпуска денежной компенсацией».

В случае, когда графы данного раздела заполнены полностью, необходимо сделать дополнительный лист с аналогичной таблицей. Он вклеивается в карточку Т-2 и является продолжением раздела.

Раздел IX. Социальные льготы:

Работник может быть инвалидом, донором, ликвидатором ЧАЭС и т.п., что дает ему право на социальные льготы. Эти сведения и должны быть отражены в данном разделе.

1. Все, не вошедшие в иные разделы сведения о работнике, могут быть указаны в разделе «Дополнительные сведения».
2. 
3. Прекращение трудовых отношений (увольнение) работника влечет заполнение раздела XI.

В нем указывается дата увольнения и основание (приказ). Эти данные заверяются кадровым работником и увольняемым сотрудником.

Заполненный образец личной карточки работника 2022 года

Скачать образец личной карточки работника по форме Т2

Как и сколько хранится форма Т-2?

Личные карточки работников хранятся в подразделении кадровой службы организации, исключая свободный доступ к ним. Запрещено оставлять их без присмотра на рабочем столе. Для хранения таких документов должны быть предусмотрены металлические запираемые шкафы.

Срок хранения определяется, исходя из норм, применяемых к документам по личному составу. Он составляет 50 лет.

Форма Т-2 — личная карточка работника, образец заполнения (скачать бланк 2022)

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

• Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
• Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
• Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

Основания для заполнения формы Т-2

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу;
• документ, удостоверяющего личность;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• ИНН;
• военный билет;
• диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
• другие документы (при необходимости).

Особенности заполнение личной карточки работника

Раздел I

• П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
• П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
• П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.

Раздел II

На граждан, находящихся в запасе:

• П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
• П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
• П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.
• П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные. Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».
• П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву:

• П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
• П. 2 – указывается «подлежит призыву».
• П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

Раздел III

Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.

Раздел IV-VII

В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

Раздел VIII

Содержит сведения об отпусках сотрудника.

Раздел IX

Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.

Раздел Х

В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

Бланк личной карточки работника

• Унифицированная форма Т-2 (скачать бланк).
• Унифицированная форма Т-2ГС (скачать бланк).
• Унифицированная форма Т-4 (скачать бланк).

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

Скачать образец

Пожалуйста, оцените информацию, если она была вам полезна:

Личная карточка работника формы Т-2: скачать образец заполнения

Личная карточка сотрудника по форме Т-2 представляет собой один из документов кадрового учета, который заводится при оформлении в штат организации. В нее вносятся все события, связанные с трудовой деятельностью работника, что позволяет работодателю оперативно получить о нем необходимые сведения. Кроме того, этот документ требуется для организации воинского учета работников, подлежащих ему. В связи с чем, рассмотрим подробнее правила ведения личной карточки на работника предприятия.

Обязательны ли личные карточки Т- 2 на сотрудников

Личная карточка сотрудника по форме Т-2 — это один из документов, который заводится специалистом кадровой службы на каждого работника, принятого в штат организации.

Обязанность оформлять этот учетный документ ранее была продиктована п. 12 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г.

В данный формуляр, согласно указанному НПА, вносится информация о профессиональной деятельности сотрудника, в том числе дублируются сведения, имеющиеся в трудовой книжке.

Личная карточка заводится при трудоустройстве в первый рабочий день специалиста, а в случае его увольнения или смерти, закрывается, после чего продолжает храниться в течение 50 лет в архиве предприятия. В том случае, если расторжение трудового договора с подчиненным произошло до 1 января 2003 года, срок хранения личной карточки в архиве составлял 75 лет.

Многих работодателей волнует вопрос о том, обязательно ли нужно придерживаться формы Т-2 при оформлении личной карточки на трудоустраивающегося сотрудника.

В данном случае, можно сослаться на решения судов, которые полагают, что использование унифицированного формуляра больше не актуально для российских работодателей.

Судьи ссылаются на то, что личная карточка работника Т-2 отсутствует в перечне обязательных для организации первичных учетных документов, согласно информации Минфина № ПЗ-10/2012 г.

В качестве примера можно привести Решение Вышневолоцкого городского суда Тверской области по делу N 2-412/2019 от 01.04. 2019 г.

Разгулов В.В обратился с иском в суд на работодателя с требованием исправить нарушения при заполнении личной карточки и внести в нее данные в соответствии с законом. В результате рассмотрения дела, суд встал на сторону организации, отметив, что работодатель не обязан придерживаться формы Т-2 при заполнении личной карточки.

Воинский учет в 2022 году: как оформлять, вести и хранить карточки

 

Каждый работодатель, кроме ИП, должен вести воинский учет сотрудников. Ему подлежат:

• призывники — мужчины от 18 до 27 лет, которые еще не проходили службу по призыву и не пребывают в запасе;
• мужчины в запасе;
• граждане, уволенные из армии в запас;
• успешно завершившие обучение в военных центрах и кафедрах;
• непрошедшие военную службу, т.к. освобождены от призыва или имеют отсрочку или по другим причинам по достижению ими 27 лет;
• уволенные с военной службы и не поставленные на учет в военкомате;
• прошедшие альтернативную гражданскую службу;
• женщины с военными специальностями (медики, картографы, радисты,метеорологи, фотолаборанты, телеграфисты).

С 8 января 2022 года вступил в силу приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Он утвердил новую Инструкцию «Об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета по воинскому учету в организации». А в ней:

• формы документов, по которым ведется воинский учет граждан в организациях, порядок их хранения и заполнения;
• порядок сверки сведений о воинском учете в учетных документах организаций и военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления.

Приказ Министра обороны РФ от 18 июля 2014 года № 495 автоматически утратил силу.

Главное из Инструкции — для воинского учета появилась специальная карточка. Подробнее расскажем, как ее правильно оформлять, хранить и сверяться с военкоматом.

Раньше данные о воинском учете фиксировали в карточке Т-2. Она, как и большинство остальных унифицированных форм, стала необязательной в 2013 году.

Еще личная карточка не конкретизированной формы упоминалась в правилах ведения и хранения трудовых книжек, утративших силу с 1 сентября 2021 года.

С этого времени работодатели были обязаны вести в Т-2 только воинский учет, так как форма этой карточки полностью была воспроизведена в Методических рекомендациях Генштаба Вооруженных сил РФ. 

Поэтому с 8 января 2022 года организации при желании могут полностью отказаться от формы Т-2.

Карточка воинского учета составляется по форме № 10, размещенной в приложении № 22 к инструкции. Она имеет несколько отличий от формы Т-2: 

• в новой карточке нужно фиксировать данные о водительском удостоверении, указывать наименование и реквизиты документа воинского учета, отмечать дату и номер документа, которым уведомили военкомат о приеме, переводе, увольнении сотрудника;
• появились отдельные графы для даты сверки с сотрудником и с военкоматом, 
• добавлены строки о дополнительных сведениях;
• кадровику больше не нужно фиксировать информацию об окладе работника, а сотруднику ставить подпись напротив записи о приеме или переводе.

Подписывать новую карточку может не любой кадровый работник, а только тот, что осуществляет воинский учет. Он не обязательно должен быть работником кадровой службы.

Данные о воинском учете организация теперь должна фиксировать на бланке формы № 10. Она размещена в Приложении № 22 к Инструкции. Скачать карточку.

Для заполнения понадобятся следующие документы (п.32 Инструкции):

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;
• военный билет (временное удостоверение) офицера запаса, солдат, матросов, прапорщиков, мичманов и т.п. либо справка взамен военного билета — для военнообязанных;
• паспорт гражданина РФ или другое удостоверение личности;
• другие подтверждающие документы. 

Карточку нужно вести сразу в двух форматах: электронном и бумажном (п. 32, глава IV Инструкции). 

Бумажная карточка. Ее можно заполнить сразу вручную или сначала в электронном виде, а потом распечатать.

К заполнению бланка от руки есть требования: делать записи можно только синей, черной или фиолетовой шариковой ручкой, почерк должен быть разборчивым, без помарок и неустановленных сокращений.

Простым карандашом нужно заполнять данные о семейном положении, месте жительства, месте пребывания, номере телефона и реквизиты «Сверка с документами воинского учета», «Сверка с военным комиссариатом», записи в 7 пункте II части карточки.

Электронная карточка. В инструкции прописано только одно уточнение: вносить изменения в электронную базу данных карт и распечатывать их может только работник, который ведет воинский учет в организации (п. 33 Инструкции).

Бланк новой карточки имеет размер 210×297 мм и состоит из лицевой и оборотной стороны. На первой указывают личные данные, на второй — информацию о воинском учете, приемах и увольнениях, а также дополнительные сведения. Рассмотрим порядок заполнения реквизитов карточки подробнее.

Сверка с документами и военкоматом

В строке «Сверка с документами воинского учета» проставляется дата сверки карточки с данными воинского учета работника.

В графе «Сверка с военным комиссариатом» отмечают факт ежегодной сверки данных воинского учета с военкоматом или органом местного самоуправления:

• при сверке данных с военкоматом (органом местного самоуправления), на территории которого находится организация — фиксируется дата сверки;
• при сверке данных с другим военкоматом (органом местного самоуправления) — фиксируется дата и номер исходящего письма, которым направили данные по форме «Список граждан, пребывающих в запасе» (приложение № 23 к Инструкции).

Эти поля заполняются в следующей последовательности: день, месяц, год, подпись работника, инициал имени, фамилия. Пример: «22.02.22 Коровина И.Коровина». Заполнять сверху вниз. Если военкомат на другой территории, то строка «сверка с военкоматом» заполняется по номеру и дате письма. Например: «23.08.22 №81/ВК-исх» 

Раздел I «Общие сведения»

Сведения об образовании, семейном положении, месте работы, должности, месте жительства и другое нужно уточнять у самого военнообязанного и заносить данные в карточку по подтверждающим документам. 

Реквизит «Место рождения» заполняйте в именительном падеже с использованием только разрешенных сокращений. Последовательность должна быть такой: село (деревня, аул, кишлак, рабочий поселок), город (поселок городского типа), район, округ, область, край, республика. 

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Особое внимание ведомство уделяет заполнению части II. Правила для каждой категории военнообязанных свои. У офицеров запаса, солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков, мичманов запаса данные заполняются по военному билету. У призывников — по удостоверению гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Образцы заполнения карточек каждого вида смотрите ниже:

Для офицеров запаса
Для солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков, мичманов запаса
Для призывников

Раздел III «Дополнительные сведения»

Этот раздел содержит информацию, которую раньше работодатели не фиксировали. В нем делают следующие записи:

• о принадлежности к казачеству;
• наложении административных взысканий за невыполнение обязанностей по воинскому учету;
• наличии доступа контрольных органов;
• прохождении военных сборов во время работы в организации;
• заключении с работником контракта на пребывание в резерве и дополнительные сведения по вопросам воинского учета.

Раздел IV «Сведения о приеме и увольнении (переводе)»

Графы «Дата и номер приказа» и «Наименование должности» заполняют по кадровым документам организации.

Запись в графе «В какой военный комиссариат направлены сведения» должна совпадать с отметкой в 6 пункте раздела II. Раньше организации не были обязаны фиксировать эти данные для воинского учета.

В графе «Дата и исходящий номер сведений гражданина» ставят отметку о направлении сведений в комиссариат (орган местного самоуправления), в котором работник состоит на учете.

Обратите внимание, организации должны сообщать военкомату о приеме и увольнении гражданина, который состоит на воинском учете. Такое уведомление нужно направить в двухнедельный срок.

Отметка о снятии с воинского учета делается на основании записей в пунктах 26 и 27 военного билета или X разделе военного билета:

• дата в формате «20.03.2010»;
• причина, например «по возрасту» или «по состоянию здоровья»;
• подпись работника, который ведет в организации воинский учет.

Хранить их нужно по действующим правилам в картотеке по соответствующим разделам:

• первый — офицеры запаса;
• второй — солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса;
• третий — военнообязанные женского пола;
• четвертый — призывники;
• пятый — военнообязанные, которые имеют мобилизационные предписания и отметки об этом в военных билетах. Создавать этот раздел в организации нужно, если таких работников больше 500. 

Карточки работников, которые поставлены на учет по месту пребывания на срок больше трех месяцев и не подтвержденному месту жительства, теперь нужно формировать в отдельные группы и раскладывать так, чтобы было удобно с ними работать.

Карточки военнообязанных одного раздела нужно располагать в алфавитном порядке. В пятом — по номерам команд (партий) из 2 раздела пункта 7 карточки, в них — в алфавитном порядке, т.е. если в организации несколько работников относятся к одной команде, их нужно выстроить по алфавиту. Например: Иванов, Петров, Сидоров.

Если номера команд содержат и буквы, и цифры, то их можно составлять по номерам в порядке возрастания, а дальше — по буквам в порядке возрастания. Например: Карточки работников, которые сняты с воинского учета, следует хранить отдельно.

Их можно уничтожить после сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления.

Порядок сверки не изменился и соответствует тому, что действовал раньше. Проводить сверку сведений о воинском учете с военкоматами нужно не реже одного раза в год (п. 36 Инструкции).

Дату и время устанавливает военный комиссариат, который ведет свою деятельность на территории, в пределах которой находится организация.

В сверке уточняются сведения, указанные в разделе II карточки, а также следующие данные о гражданах:

• фамилия, имя и отчество (при наличии);
• дата и место рождения;
• образование;
• должность (профессия);
• семейное положение; 
• состояние здоровья;
• прохождение военных сборов;
• адрес места жительства (пребывания);
• номера телефонов.

Альбина Пришедько, аналитик бизнес-процессов Контура

Новые карточки воинского учета №10: как заполнять

30 марта

1967

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

С 8 января 2022 года все организации применяют новые карточки воинского учета. Дело в том, что вступила в силу Инструкция Минобороны РФ от 22.11.2021 №700, которой введена форма 10 взамен применявшейся ранее Т-2. Рассказываем, что нужно сделать руководителю и кадровикам в новых обстоятельствах.

Подробнее о новом порядке организации воинского учета в 2022 году в нашем материале

Военный учет в компании ведут военно-учетные специалисты — работники, на которых эти функции возложены приказом руководителя. Их обязанность по заполнению личных карточек Т-2 могла быть закреплена как в самом распорядительном документе, так и в должностных инструкциях или трудовых договорах.

Все приказы и локальные нормативные акты по воинскому учету нужно актуализировать:

• включить в них Инструкцию №700;
• заменить в обязанностях специалистов по тексту «Т-2» на «новая карточка форма 10».

Сотрудникам нельзя поручать работу, не обусловленную их трудовым договором или должностной инструкцией. Вы не сможете привлечь их к ответственности за нарушения в ведении формы 10, если не закрепите обязанности документально.

Как правильно составить должностную инструкцию, читайте в нашем экспертном материале.

Совет Выпустите приказ, в котором определите два срока: внесения изменений в локальные нормативные акты и замены карточек Т-2 на форму 10 для всех работников. Так будет проще контролировать процесс.

Новая карточка по воинскому учету с 2022 года ведется в электронном и бумажном виде (п. 32 Инструкции №700). Работать с цифровой базой данных, вносить в нее какие-то изменения и делать распечатки имеет право только назначенный приказом специалист.

Если на предприятии на воинском учете состоит несколько человек, то заполнить форму 10 легко в любой программе для работы с документами, например, Word или Excel. 

А вот при формировании базы данных на сотни сотрудников возникнут проблемы. Лучше использовать программы ЭДО, в которых можно автоматизировать процесс внесения личных данных работников путем интеграции с уже имеющимися кадровыми ресурсами.

Совет После того как выберете программу для воинского учета, проведите внутреннее обучение специалистов по ней. Это поможет добиться единообразия в заполнении и ведении карточек.

Карточка воинского учета по новой форме не совпадает по содержанию с принятой ранее Т-2. Она стала проще. Не нужно заполнять сведения по повышению квалификации, аттестации, отпусках и других этапах профессиональной карьеры работника. 

Карточку по форме 10 скачайте здесь.

Это облегчит работу специалистов по воинскому учету, но в будущем. А в 2022 году придется заменить все имеющиеся карточки Т-2 на ф10 для сотрудников. Военкоматы при проверке организации и сверке данных не примут документы по отмененной форме.

Перенос сведений из Т-2 в форму 10 можно автоматизировать в программе ЭДО. Инструкция 700 разрешает заполнить карточки на компьютере и потом просто распечатать. 

На всех вновь принимаемых работников заводите уже 10 форму. Ведите ее в цифровом виде и на бумажном носителе.

Алгоритм заполнения формы 10 скачайте здесь.

Совет В приказе Министра обороны РФ об утверждении Инструкции №700 нет даты, к которой должны быть заполнены формы 10 на всех работников. Ориентируйтесь на свои возможности, а также на сроки сверки данных с военкоматом. Это ежегодная процедура по п. 36 Инструкции.

Заполненные личные карточки работников помещают в картотеку в алфавитном порядке. Она состоит из четырех разделов, по составам военнообязанных (п. 34 Инструкции № 700):

• раздел 1. Офицеры;
• раздел 2. Солдаты, матросы и пр.;
• раздел 3. Военнообязанные женщины;
• раздел 4. Призывники.

Важно! Если на воинском учете в компании состоит более 500 работников, формируют 5 раздел картотеки — для работников с мобпредписаниями. Военкомат имеет право установить для организации принцип формирования пятого раздела, отличный от п. 35 Инструкции №700.

В отдельные группы в картотеке выделяют документы работников, место жительства которых не совпадает с местом регистрации, а также поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более трех месяцев (п. 35). Их раскладывают так, чтобы с ними было удобно постоянно работать.

Карточки по форме 10 снятых с воинского учета работников хранят отдельно. После сверки данных с военкоматом их уничтожают по акту.

Не нужно уничтожать по акту действовавшие ранее личные карточки работников после того, как будет сформирована картотека с формами 10. Дело в том, что приказ о вводе в действие Инструкции № 700 не отменяет Методические рекомендации Генштаба РФ по ведению воинского учета в организациях. 

По п. 5 приложения 7 к МР изъятые из картотеки личные карточки Т-2 передаются на хранение в архив. За нарушение правил работы с такими документами руководитель организации несет ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

А вот заполненные формы 10 уволенных сотрудников хранят только до проведения сверки с военкоматом. После чего их уничтожают по акту. Именно такой порядок установлен в п. 35 Инструкции № 700 для новых карточек взамен Т-2.

Изменения в трудовом законодательстве носят перманентный характер, и кадровики не всегда успевают разбираться со «снежным комом» новых правил. Из-за этого растут риски нарушений нормативных требований. Быть всегда в курсе новинок в законодательстве поможет наш электронный сервис «Кадровый обзор».

 

Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности.

Карточка составляется в первый рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.

Унифицированная форма личной карточки (форма Т-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.

Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Ранее вести личные карточки на всех сотрудников организаций следовано на основании пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Однако этот документ утратил силу с 1 сентября 2021 года.

С указанной даты действует порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки сотрудников и переносить в них записи из трудовых книжек.

 Соответственно, сейчас организации и ИП вправе самостоятельно решать, заводить ли карточки на работников.

Кроме того, ранее форма Т-2 являлась документом воинского учета. Этот документ могли проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления. С 8 января 2022 года организации должны вести воинский учет в соответствии с новой Инструкцией, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.

21 № 700. Сведения на призывников и военнообязанных теперь вносятсяв специальную форму № 10, которая называется «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» (бланк приведен в приложении № 22 к Инструкции № 700). Подробнее см.

«Для ведения воинского учета в организациях утвержден новый документ».

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Тем не менее, для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов). Поэтому многие работодатели продолжают заполнять форму Т-2.

Что содержит личная карточка Т-2

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении.

Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.

Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Форма Т-2 предусматривает, что некоторые сведения работник заверяет собственноручной подписью.

 Так, при оформлении на работу сотрудник проверяет правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись.

В период работы в организации подписью сотрудника заверяются записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Но, как было сказано выше, приказ № 320н не требует переносить в форму Т-2 сведения из трудовой книжки, и знакомить с ними работников. В связи с этим Роструд разъяснил, что работодатель вправе сам установить, будут ли работники ознакомлены под роспись с записями, сделанными в карточке (см. «Роструд разъяснил, можно ли вести личную карточку Т‑2 в электронном виде»).

Если сотрудник трудится дистанционно, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено.

Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП. Подробнее см.

 «Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»».

Составить и распечатать трудовой договор

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

• внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
• документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения.

Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»).

Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1).

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов.

А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе.

Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом.

Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии.

А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках.

Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах.

Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Ошибки при заполнении формы Т-2

Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные.

Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения.

Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений.

Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

• Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
• Образец заполнения личной карточки Т-2
• Скачать бланк личной карточки Т-2

Хранение карточек Т-2

Форма Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы Т-2.

Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.

После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет.

Если же сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; см.

 «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»).

А как быть, если после 1 сентября 2021 года в организации был издан приказ о прекращении ведения личных карточек по форме Т-2? Нужно ли обеспечивать сохранность карточек, которые были заведены до этой даты? Да, нужно.

 Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

 Сроки хранения документов по личному составу, законченных делопроизводством:

Также нужно иметь в виду следующее. Если организация не отказалась от карточек Т-2 (то есть не был издан соответствующий приказ), проверяющие из трудинспекции вправе запросить эту форму при проверке (см. «Может ли инспекция труда запросить личные карточки работников: ответ Роструда»).

Корректное оформление документа поможет избежать претензий со стороны контролеров. Кроме того, при правильном ведении карточки работников могут стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений.

Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.