Письмо-обращение. Образец и бланк для скачивания 2021-2022 года

Большая и умная книга по Insta-постам
То, что нужно компаниям, личным брендам и копирайтерам

По данным Microsoft Office Online, деловые письма составляют две третьих всей офисной работы. Они являются основой для выстраивания отношений компании с партнерами, инвесторами или клиентами.

Грамотное деловое письмо повышает статус организации в глазах получателя и помогает добиться цели обращения. Существуют негласные правила делового этикета, которые релевантны для любого типа рабочей корреспонденции.

Давайте обсудим ключевые моменты в написании деловых писем, виды, базовую структуру и разберём образцы бизнес-писем на русском и английском языках.

Виды деловых писем

Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем: 

Письмо-жалоба	Письма с жалобой на сервис, продукт или услугу принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены.
Письмо-запрос	Если коротко: заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты.
Сопроводительные письма	Такие письма обычно пишут соискатели и отправляют работодателю вместе с резюме. У нас на сервисе есть большой FAQ по написанию сопроводительных писем к резюме.  А также у нас есть полностью бесплатный сервис создания продающих PDF резюме.
Письмо-ответ на претензию	Эти письма отправляются в качестве ответов на письма с жалобами. Их также сложно написать, потому что читатель является недовольным покупателем, который уже негативно настроен по отношению к вашей организации.
Письмо-подтверждение	Письма-подтверждения являются жестом уважения к собеседнику. Их пишут, чтобы сообщить адресату, что его письмо или документы были получены.
Письмо-заказ	Это коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Для такого письма характерно обилие цифр, названий и дат.
Электронная деловая переписка	Такой вид писем используется для общения между сотрудниками или партнерами в режиме диалога. По сути, это то же самое, что и бумажная переписка раньше, но в электронном формате.

Структура делового бизнес-письма

Вообще, у нас есть несколько статей о том, как писать деловые письма. Например, вот эта. Важно помнить, что ключевое правило деловой переписки можно выразить одним словом – лаконичность.

Перед тем, как приступать к написанию письма, подумайте: какие тексты легче всего читать вам? Наверняка, вам приятнее изучать письма с понятной структурой и четко прописанной целью, а не пробираться сквозь простыню невнятного текста. И это неудивительно – вы цените своё время.

Время – это ключевой ресурс в ведении бизнеса (порой, даже важнее денег). Распространённая ошибка: не уважать время адресата и, как говориться, «растекаться мыслью по древу».

Поэтому рекомендуем вам написать тезисно план вашего письма, прежде чем начать печатать. Рекомендуемый объем письма– не больше одной страницы (это где-то до 2000 символов с учетом пробелов), остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.

• Такой объем можно бегло прочитать за 1-2 минуты – столько в среднем люди тратят на прочтение подобной деловой корреспонденции (а на холодные письма еще меньше).
• При составлении делового письма придерживайтесь следующей структуры:
• 1.Тема письма / адрес

Если вы решили написать бизнес-письмо на электронную почту, обязательно укажите тему. Выразите в ней суть вашего обращения, чтобы читатель сразу понимал, кто вы и что хотите.

Например, вы пишете компании с предложением сделать им сайт. Следовательно, в теме письма вы должны указать что-то вроде «Предлагаем разработать сайт».

Если вы выбрали бумажное письмо, то необходимо указать адрес получателя и, если вам требуется ответ, также написать свой. Укажите:

• имя;
• должность;
• адрес компании;
• город, область, почтовый индекс;
• страну (опционально).

2.Обращение к получателю

Если вы пишете компании, обратитесь к ее руководителю по имени и отчеству. Допустимо обращаться только по имени к близким коллегам и партнерам. Отсутствия обращения может восприниматься как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

В письмах на русском языке используйте вежливую форму «уважаемый». Не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Обязательно проверьте правильность написания имени, особенно если оно необычное.

Бывает так, что письмо не предназначено конкретному человеку (например, так часто бывает с рекламной рассылкой). В таком случае допустимо безымянное или коллективное обращение (Уважаемые коллеги).

3.Расскажите коротко о вашей организации / персоне

Представьтесь и расскажите о себе в одном-двух предложениях. Не углубляйтесь в детали – излишне подробный рассказ о себе увеличивает объем письма и может наскучить адресату.

Например, если вы пишете блогеру как студент с просьбой поучаствовать на конференции в роли спикера, необязательно упоминать ваш факультет, курс и полное название университета.

Адресату это неинтересно и ни о чем не говорит. Просто скажите, что вы студент и представьтесь. Этого будет достаточно.

4. Цель письма

Абзац с описанием цели должен быть в первой части письма, ни в коем случае не в конце. Получатель должен с первых секунд понять, что вы хотите. Четко сформулируйте, зачем вы пишете это письмо – это, пожалуй, самое сложное в его составлении.

5. Выгоды для адресата / для вас.

Маркетинговая компонента для создания убедительной деловой переписки очень важна. Расскажите, почему письмо актуально для адресата или, если вы обращаетесь с просьбой, почему это важно для вас. В этом блоке будет уместно использовать маркированный список для наглядности. Желательно предоставить цифры и доказательства.

1. Допустим, вы пишете письмо-приглашение на мероприятие и объясняете, почему адресату будет интересно посетить его. Или вы жалуетесь на некачественную услугу и в своей рекламации пишите:
2. – чем вы недовольны;
3. – доказательства произошедшего ущерба;
4. – конкретные требования.
5. 6. Оставьте свои контакты

Напишите, как с вами связаться для продолжения деловой переписки. Если время ответа для вас важно, укажите, в какие сроки вы ожидаете получить ответ или задайте уточняющий вопрос (соориентируйте, получится ли выполнить мою просьбу / сделать отчёт до такого-то числа).

В заключительном предложении выразите благодарность за оказанное внимание.

Советы по правильному написанию делового письма

Есть еще несколько вещей, на которые стоит обратить внимание при составлении делового письма:

Используйте стандартные шрифты. Гарнитуры вроде Times New Roman, Arial и Helvetica прекрасно подходят для деловой корреспонденции, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5.

Обращайте внимание на выравнивание текста. Оно должно быть по центру или слева. Обращение в начале делового письма на русском языке должно быть выровнено по центру.

Разбивайте текст на короткие абзацы. Чтобы текст выглядел аккуратно, делайте абзацы примерно по 4-5 строк.

Используйте списки. Если у вас есть длинное перечисление, лучше структурировать текст и использовать маркированный или нумерованный список.

Подписывайте документы и картинки. Этот пункт относится к электронной переписке. Если вы прилагаете к письму вложения, называйте файлы так, чтобы было сразу понятно, что в них находится (название документа «Новый документ. doc» – плохой пример).

Отправляйте письма в рабочее время. Писать по рабочим вопросам на почту в выходные дни или глубокой ночью – неуважение к личному времени собеседника. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы адресат получил ваше письмо в приемлемое время.

Образцы деловых писем на русском языке 

Конечно, идеальной формулы или шаблона бизнес-письма не существует, но стоит ознакомиться с примерами таких документов и, возможно, взять их как основу для собственного письма.

Деловое письмо-ответ на жалобу

Это шаблон делового письма для компании нужен, чтобы отреагировать на рекламацию клиента. В начале письма указывается дата обращения покупателя к компании, а дальше предлагается конкретное решение проблемы.

Пример письма-запроса к компании

Такой шаблон делового письма подойдет для клиента, которому нужно узнать необходимую информацию у организации. В письме четко описана проблема клиента и есть вежливая просьба решить его вопрос.

 

Уважаемая Валерия Александровна!

Меня зовут Сергей Ефремов. Я пишу вам по поводу недавней покупки строительных материалов.

Примерно две недели назад, 1 октября, заказал в общей сложности 50 наименований для компании XXX на вашем сайте YYY.com. Через два дня я получил электронное письмо, подтверждающее получение оплаты и отправку товара.

Согласно информации на сайте, посылки должны быть доставлены в пункт назначения в течение 3-5 рабочих дней с момента отправки, но я все еще не получил посылку. Есть ли у вас какая-либо информация о том, что вызвало задержку поставки №12739 или где эта партия находится в настоящее время?

Надеюсь, что вы сможете дать представление о причинах задержки и сказать, когда я могу ожидать свои товары. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону xxxx или в ответном письме для разъяснения ситуации.

С уважением,

Сергей Ефремов

Деловое сопроводительное письмо

Такое сопроводительное письмо необходимо отправлять в случае отправки документов. Простой шаблон для примера: 

Деловое письмо-подтверждение

Этот шаблон делового письма подойдет для ответа потенциальному работодателю, чтобы подтвердить готовность прийти на встречу.

 

Деловые письма на английском языке. Особенности и примеры

В основном структура деловой переписки на английском языке не отличается от деловых писем на русском, однако есть пара особенностей, которые стоит учесть:

В английской и американской деловой переписке считается, что выражение почтения и уважения к деловому партнеру или клиенту — начало успешного дела, а выражение любезности позволяет установить более тесное и плодотворное общение. Поэтому при написании деловых писем на английском языке стоит делать больший акцент на своей признательности адресату.

В отличие от табу на сокращения в русском языке, в деловой переписке на английском часто можно встретить сокращения вроде BTW (by the way – между прочим) или ASAP (as soon as possible – как можно скорее). Конечно, не во всех ситуациях они будут уместны, но на уровне повседневного делового общения коллег по электронной почте это обычное явление.

Давайте разберём образцы писем на английском с переводом.

Деловое письмо-обращение к компании на английском языке

Сначала письмо с переводом: 

 

Уважаемый Мистер XXXX,

Я пишу вам, чтобы сообщить о серьезной неисправности вашей микроволновой печи модель XXXX, в комплекте к которой есть чаша, заявленная как огнеупорная.

Как вы можете увидеть во вложениях, одна из чаш деформировалась и фактически взорвалась в микроволновой печи. Я поставил тарелку с замороженным шпинатом на на пять минут, как и рекомендуется в инструкции, но тарелка лопнула. По правде говоря, если бы чаша была надлежащего качества, она бы не треснула даже за 10 минут.

Я не прошу никакой компенсации за этот мелкий инцидент, но я обеспокоен, что с такими дефектами могут столкнуться другие покупатели. Пожалуйста, примите меры по контролю качества вашей продукции.

С уважением,

YYY

Оригинал письма на английском

Скачать образец шаблона письма на английском с переводом. DOCX

Письмо-приглашение на мероприятие на английском

Перевод приглашения: 

Аналогичное деловое письмо на английском: 

 

Скачать образец приглашения на английском с переводом. DOCX

 

Шаблон делового письма о сотрудничестве (английский язык)

Англоязычный вариант письма

Шаблон письма о сотрудничестве на английском с переводом. DOCX

 

Эпилог

В написании деловых писем нет ничего сложного, если знать структуру, соблюдать деловой этикет и ставить себя на место адресата.

Вне зависимости от вида документа, всегда придерживайтесь плана и старайтесь донести свою мысль коротко. Помните: чтобы составить лаконичный текст письма длиной в 15 секунд, нужно потратить час.

Не экономьте время на составление такого документа и тогда вы сможете решить свои задачи.

Добра вам! 

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Заявление на загранпаспорт нового образца 2022: скачать бланк

Выезд гражданина за административные пределы РФ и последующий его въезд на российскую территорию осуществляются по заграничному паспорту, являющемуся официальным документом. Загранпаспорт используется гражданином России для удостоверения собственной личности за рубежом и для его получения необходимо заполнения заявление.

Сегодня россияне могут выбирать одну из двух разновидностей загранпаспорта – старый вариант (без микрочипа) и новый вариант (биометрический, с микрочипом).

Чем отличается загранпаспорт нового образца от старого?

• Форма загранпаспорта нового поколения отличается от старого образца наличием микрочипа с биометрическими данными, то есть он оснащен электронным носителем биометрических данных, а у старого варианта этого документа отсутствует указанный носитель.
• В качестве биометрических данных для загранпаспорта нового образца используются отпечатки пальцев российского гражданина, полученные посредством дактилоскопии (дактилоскопической регистрации).
• Микрочип, интегрированный в конструкцию биометрического паспорта, содержит персонифицированные сведения о гражданине – обладателе этого документа – и при этом выполняет следующие важные функции:

1. Не допустить фальсификацию данных. Подделка биометрических сведений не представляется возможной.

2. Ускорить и упростить процедуру пересечения границы. Сведения о владельце загранпаспорта считываются дистанционно. Сверка личности по фото не требуется, заносить информацию вручную не нужно.

Наличие микрочипа – характерная особенность загранпаспорта нового поколения, принципиально отличающая его от старого варианта.

Между тем указанное отличие не является единственным. Чтобы показать разницу между двумя образцами загранпаспорта – биометрическим (новым) и обычным (старым), – можно сравнить их по ряду критериев, указанных в таблице.

Таблица сравнений нового и старого вариантов загранпаспорта

Критерий сравнения	Биометрический (новый)	Обычный паспорт (старый)
Особенности процедуры оформления	Дактилоскопическая регистрация российского гражданина – владельца паспорта. Она может проводиться для лиц, уже достигших возраста 12 лет и старше.	Регистрация отпечатков пальцев не проводится.
Особенности процедуры оформления детей	Требуется обеспечить личное присутствие каждого ребенка.	Нет необходимости в личном присутствии ребенка.
Сроки оформления и возможность их сокращения	Документ оформляется на протяжении 30-120 дней. Нельзя ускорить процедуру оформления.	Документ оформляется на протяжении 30-120 дней. Этот срок можно ощутимо сократить в некоторых (экстренных) случаях.
Сумма госпошлины за оформление	Для взрослого человека – 5000 рублей. Для ребенка до 14 лет – 2500 рублей. Через веб-сайт госуслуг – скидка 30%.	Для взрослого человека – 2000 рублей. Для ребенка до 14 лет – 1000 рублей. Через веб-сайт госуслуг – скидка 30%.
Фотография гражданина (как она отображается в загранпаспорте)	Фото отображается посредством лазерной гравировки. Орнамент не наносится. Голограмма не добавляется.	Фото вклеивается, а затем ламинируется. Здесь же отображаются голограмма и особый орнамент.
Содержание документа	Страница, содержащая идентифицирующие сведения, изготовлена из пластика и оснащена микрочипом. При этом остальные страницы документа полностью аналогичны обычному паспорту.	Страница, содержащая идентифицирующие сведения, ламинирована. При этом все страницы документа отпечатаны по установленной форме (на особом бланке).
Обложка документа	Надписи отображаются на русском языке и при этом дублируются на английском языке. Присутствует знак отличия.	Надписи отображаются исключительно на русском языке.
Количество страниц в документе	46 страниц	36 страниц
Срок действия документа	10 (десять) лет	5 (пять) лет

Несмотря на целый ряд различий, оба рассмотренных образца – как новый, так и старый – считаются равнозначными, то есть в одинаковой степени используются для подтверждения личности гражданина РФ за границей. При этом заявитель самостоятельно выбирает подходящий вариант загранпаспорта.

Рекомендуем: Как заполнить заявление на получение паспорта РФ?

Порядок подачи заявления на получение загранпаспорта нового образца

Заявление на выдачу биометрического загранпаспорта нового поколения можно подать одним из двух доступных способов:

1. Заявление на бумаге – его можно направить либо в миграционную службу, либо через МФЦ. При этом заявитель, который получает загранпаспорт, должен лично явиться в подразделение МФЦ (или миграционной службы), чтобы сделать своё цифровое фото.
2. Электронный формат заявления – его направляют через онлайн-портал Госуслуг. Собственное фото гражданин-заявитель должен прикрепить в электронном виде (отдельным файлом) к данному заявлению.

Пошаговая инструкция по подаче заявления на загранпаспорт через госуслуги.

Если заявление подается на бумаге в миграционную службу или через МФЦ, то соблюдается следующий порядок:

1. Представитель территориального подразделения миграционной службы (или МФЦ) принимает от гражданина-заявителя пакет необходимых документов. При этом он проверяет комплектность представленных документов, внесение заявителем госпошлины, данные паспорта гражданина РФ, наличие/отсутствие у заявителя ранее выданного загранпаспорта, соответствие фото, а также корректность сведений, указанных в самом заявлении.
2. Если будут выявлены основания для отказа, заявление с пакетом документов отклоняется. Факт отказа подтверждается соответствующей справкой. При этом у заявителя остается право на повторное обращение (согласовывается его срок).
3. Если причин для отказа нет, заявление принимается. Сам заявитель лично проставляет на бланке дату его подачи.
4. Представитель миграционной службы (МФЦ) делает цифровое фото и дактилоскопическую регистрацию гражданина.
5. Заявитель проверяет транслитерацию для будущего загранпаспорта и уведомляется о сроках рассмотрения поданного заявления.
6. Принятие заявления к рассмотрению подтверждается справкой, выданной заявителю.

Если заявление направляется в электронном формате через веб-сайт Госуслуг, соблюдается такой порядок:

1. Гражданин регистрируется на веб-сайте Госуслуг.
2. Используя соответствующий функционал веб-сайта Госуслуг, гражданин заполняет онлайн-форму заявления о предоставлении биометрического паспорта нового поколения и подтверждает его, прикрепив к нему собственную цифровую фотографию. Заявление автоматически перенаправляется в указанное территориальное подразделение миграционной службы.
3. Получив данное заявление онлайн, миграционная служба сверяет все сведения. Если всё в порядке, заявление принимается (ему присваивается уникальный номер). Если есть причины для отказа, заявителю высылается соответствующее онлайн-уведомление (в день подачи или на следующий рабочий день) с указанием причин отклонения.
4. В онлайн уведомлении о принятии заявления, адресованном заявителю, указывается уникальный номер принятого бланка (по этому номеру можно удаленно отслеживать статус данного документа). Кроме того, в этом же уведомлении сообщается, что заявителю следует на протяжении 15 дней явиться в территориальное подразделение миграционной службы МВД РФ для представления надлежащего пакета документов, цифрового фотографирования и дактилоскопической регистрации.

Правила заполнения

В заявлении о предоставлении биометрического загранпаспорта нового образца нужно указать следующие сведения (совершеннолетнему заявителю):

1. Личные сведения гражданина, получающего заграничный паспорт (ФИО, пол, дата/место рождения, сведения о предыдущих ФИО физического лица, регистрационный адрес, адрес фактического проживания, актуальный телефонный номер, e-mail).
2. Реквизиты гражданского паспорта РФ.
3. Сведения о наличии или отсутствии действующего загранпаспорта (нового или старого образца), допуска к гостайне, ограничений на выезд.
4. Информация о трудовой деятельности заявителя. Здесь указываются периоды работы, занимаемые должности, названия и адреса работодателей.
5. Дата подачи, подпись физического лица.

При составлении данного заявления нужно соблюдать установленные правила и отражать правдивые сведения. В заявлении также нужно указать цель оформления загранпаспорта.

В 2021 году нужно заполнять бланк, утвержденный Приказом МВД России №864 от 16.11.2017.

Рекомендуем прочитать: Как заполнить заявление на загранспорт для ребенка?

Скачать бланк и образец для 2021 года

Скачать бланк заявления на загранпаспорт нового поколения 2021.

Скачать образец заполнения заявления для получения заграничного паспорта нового образца для взрослого.

Выводы

Совершеннолетний гражданин самостоятельно выбирает подходящий вариант загранпаспорта – либо биометрический (новый), либо обычный (старый). Чтобы сделать такой выбор, нужно сравнить новый образец, оснащенный микрочипом, со старым образцом.

Подать заявление о предоставлении загранпаспорта нового образца можно либо на бумаге (через МФЦ или миграционную службу МВД), либо в электронном виде (через веб-сайт Госуслуг). Заполняется заявление по установленному шаблону.

Вам также может понравиться

Письмо-извинение. образец и бланк для скачивания 2021 года

За последние годы иски о возмещении морального ущерба и иски о защите чести, достоинства и деловой репутации, судя по судебной статистике, приобрели большую популярность. Не менее популярными являются обращения в Роспотребнадзор и Комитет по защите прав потребителей.

Вне зависимости от того, в какую инстанцию направляются жалобы, последствия рассмотрения могут быть весьма неприятными для тех, чьи некорректные действия вызвали появление жалобы.

Избежать неприятных последствий можно путем сглаживания конфликта самостоятельно. Способами решения конфликтных ситуаций могут быть:

• полное или частичное удовлетворение требований претензий;
• самостоятельное возмещение ущерба;
• извинения.

В принципе, неважно, на какой стадии спора будут предприняты попытки урегулирования спорных отношений – в самом начале или в стадии рассмотрения жалобы или иска. Главное – чтобы автор жалобы был удовлетворен и отозвал написанное им заявление.

Начать процедуру лучше с письма-извинения, в которое желательно интегрировать и иные способы урегулирования.

Например «ООО «Лучший мир» приносит вам свои глубочайшие извинения в связи с тем, что вместо гроба из грецкого ореха вам был поставлен осиновый гроб.

С целью решения возникшего конфликта мы предлагаем на следующие организованные вами похороны предоставить вам гроб из эбенового дерева с 50-процентной скидкой».

Фразы для составления письма с извинениями / Деловое письмо на английском

Письмо-извинение — письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства. Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Приносим свои извинения за то, что… Позвольте принести вам свои извинения за… Искренне сожалеем, что… Примите наши искренние извинения за.

Письмо-извинение должно быть искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны.

Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений. Skip to main content. Search form. Скачать бланк. План письма может быть такой: 1.

Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации 2.

Выражение сожаления. Объяснение действий компании. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами: Приносим свои извинения за то, что… Позвольте принести вам свои извинения за… Искренне сожалеем, что… Примите наши искренние извинения за Письмо-извинение должно быть искренним и откровенным. Скачать документ Размер Письмо-извинение пример. Скачать doc Перейти к просмотру и скачиванию бланка.

Читать еще:  Как расшифровывается и где применяется код ОКФС 16

Популярные документы Опись вложения в ценное письмо. Форма Договор купли-продажи автомобиля. Акт приема-передачи автомобиля.

Производственный календарь на год. Последние обновления Заявление о государственной регистрации юридического лица при создании. Форма Р Гарантийное письмо от арендодателя для подтверждения адреса.

График производства работ. Рекомендательное письмо. Генеральная доверенность. Смотрят сейчас Приказ Минфина РФ от Договор о полной материальной ответственности. Заявление о рождении найденного ребенка.

Заявление на загранпаспорт.

Соглашение о пролонгации договора. Форма 1-ТР мор. Сведения о перевозочной и погрузочно-разгрузочной деятельности на морском транспорте. История развития ребенка. Накладная на отпуск материалов на сторону. Форма М Приказ Росстата от Письмо-извинение пример.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Содержание уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентировано. Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации.

Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления:

• информировать о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве в части трудовых книжек;
• довести законодательно установленный срок (не позднее 31.12.2020), в течение которого нужно передать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки;
• сообщить сотрудникам иную важную информацию: о последствиях неподачи указанного заявления, действиях работодателя по выдаче на руки бумажной трудовой книжки при выборе сотрудником электронного способа ее ведения и т. д.

Образец уведомления работников об электронных трудовых книжках представлен ниже:

Образцы разнообразных уведомлений вы можете найти на нашем сайте:

Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз:

• It was great to get your letter….
• Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
• Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
• Sorry I haven’t written for so long but….
• I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз:

Деловое письмо. Образец и бланк

Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. 

Классификация деловых писем

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

• гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
• письмо – запрос;
• коммерческие предложения;
• извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
• оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
• рекламация (официальная претензия);
• сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
• подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
• просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
• напоминание;
• поздравление;
• приглашение;
• благодарственные;
• рекомендательные;
• соболезнования.

Бланк и образец делового письма

Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

Скачать образец делового письма (Word, 29 Кб)

Кто должен выступать в роли автора письма

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• данные о контактах (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

• причина или цель написания;
• основная часть;
• итоговая часть (вытекающая из основной);
• заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати.

Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.