Если вы работаете с «холодным» кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё коммерческое предложение . И, скорее всего, не по обычной почте, а по e-mail в формате PDF, DOC и т. д.
Но есть проблема. Мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека.
Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.
Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.
Что такое коммерческое предложение?
Коммерческое предложение — это деловое письмо клиентам с рекламой продукта.
- « Холодное » коммерческое предложение используется для массовой рассылки новым клиентам.
- « Горячее » КП предназначено для тех, с кем уже был контакт по телефону, электронной почте или вживую.
Для чего компании пишут КП?
- презентуют новый или обновленный продукт (во втором случае — с демонстрацией улучшений);
- информируют об акциях, распродажах, индивидуальных предложениях. Отличительная черта такого КП — ограничения по сроку действия или количеству продукта;
- благодарят за предыдущую покупку, просят о фидбеке и ненавязчиво предлагают другой продукт. Клиент уже знаком с работой компании, и его легче подтолкнуть к новой сделке;
- приглашают на презентацию компании или ее продукта.
Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2021 году?
Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:
1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.
2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.
3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».
Текст сопроводительного письма
- Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:
- 1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).
- 2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.
- 3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:
- Тарифы на продукцию и услуги.
- График проведения акций.
- Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.
Читать еще: Правовое положение иностранцев в рф
Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.
- Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,
«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».
- Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,
Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:
- Различные способы расчетов …;
- Оформление покупки в рассрочку до …;
- В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
- При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….
В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,
- «Благодарим за уделенное время, …
- «С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;
Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.
Требования к оформлению сопроводительного письма к коммерческому предложению
КП и прилагаемое письмо могут направляться адресату от имени всего предприятия, конкретных должностных субъектов, подразделений и даже работников. В свою очередь, адресатом может также выступать как один субъект, так и группа лиц.
Так, важно выделить несколько рекомендаций относительно составления сопроводительного письма к КП:
Предметность. Уместно писать информацию, касающуюся исключительно КП. Предполагается, что если компания занимается несколькими масштабными проектами, но направляет КП только относительно одного, нет необходимости в упоминании деталей второго. Также неуместно использование излишней эмоциональности.
Читать еще: Фотограф кто это такой чем занимается описание для детей
Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.
Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).
Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:
- реквизиты отправителя;
- регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
- информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
- текст обращения;
- опись прилагаемых документов;
- ФИО и контактные данные составителя.
Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №& от &».
Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам&», «Высылаем вам&». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись».
Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года».
Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.
Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.
В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.
7. Распространенные ошибки при составлении коммерческого предложения
Существует масса ошибок при составлении КП. Давайте рассмотрим самые распространенные.
Ошибка 1. Неестественное восхваление потенциального клиента
Шаблоны и дежурные фразы типа “Вы самый надежный клиент” и т.д. только оттолкнут читателя.
Ошибка 2. Использование критических замечаний в адрес потенциального клиента
Совершенно не стоит делать критические замечания, даже если ваша компания способна помочь потенциальному партнеру. Нужно указать сильные стороны вашей компании, которые помогут улучшить качество работы потенциального партнера, то есть лишь слегка обозначить его проблемы.
Ошибка 3. Перенасыщение коммерческого предложения излишней информацией о потенциальном партнере
Не стоит писать о том, что ему и так уже известно. Лучше поделитесь новой полезной информацией.
Ошибка 4. Запугивание потенциального клиента
Никогда не при каких обстоятельствах не стоит запугивать клиента, что если он не воспользуется вашим предложением, все станет ужасно. Лучше выделите достоинства использования ваших продуктов/услуг, которые помогут решить такие-то проблемы. Используйте слова “эффективнее”, “удобнее”, “выгоднее”.
Ошибка 5. Направление одного коммерческого предложения большому количеству потенциальных партнеров/клиентов
Неперсонифицированное предложение работает гораздо хуже своего оппонента. Поэтому важен индивидуальный подход. Лучше потратить больше времени, но работать на качество, чем разослать 1000 документов и не получить ни одного отклика.
Ошибка 6. Дать клиенту причину не изучать ваше коммерческое предложение
Многие менеджеры наивно полагают, что потенциальному клиенту будет интересна история их фирмы. Ему будет интересно читать, что КП будет содержать в себе некую провокацию. А историю он почитает на вашем сайте, если захочет.
Ошибка 7. Голословность коммерческого предложения
В КП обязательно должна содержаться правдивая информация о продукте/услуге, а сами пункты предложения должны быть подтверждены фактами и цифрами. Оно должно содержать четкие аргументы.
Вот основные ошибки в написании коммерческого предложения. При внимательном их изучении, можно без труда составить грамотный документ.
Обязательное внимание уделите орфографии и грамматике, но не стоит делать его слишком официальным. Говорите с потенциальным партнером на его языке.
Образец коммерческого предложения
Я так много рассказывал об ошибках, критиковал за них, а есть ли у меня что-то взамен? Готов ли я поделиться коммерческим предложением, который можно использовать как идеальный образец? Идеального КП не существует, так как каждое предложение составляется под индивидуальные параметры и желания заказчика, но у меня есть пара примеров, которые соответствуют строгим требованиям структурно составленного КП.
Если вам кажется, что это образцы, над которыми трудился целый штат маркетологов, копирайтеров и дизайнеров, то вы ошибаетесь.
Такие КП можно составлять самостоятельно с помощью нашего сервиса SalesPilot, который помогает сделать сильное коммерческое предложение и заключить в 2 раза больше сделок.
Кроме того, с SalesPilot вы узнаете, когда клиент открыл ваше письмо. Этот сервис подскажет, когда настало идеальное время для звонка клиенту, чтобы напомнить о себе.
Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?
Основная задача коммерческого предложения – заинтересовать адресата к самому предложению. Иначе, велика вероятность, что присланное приглашение к сотрудничеству не будет оперативно рассмотрено или, вовсе, будет отправлено в корзину.
Сопроводительное письмо (СП) – краткое дополнение к коммерческому предложению (КП). Служит для ознакомления получателя с принципами предлагаемого сотрудничества и привлечения внимания к основному предложению.
Скрыть содержание
Зачем нужно?
Основное назначение сопроводительного письма:
- Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
- Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.
К сопроводительному письму могут прилагаться:
- каталоги продукции;
- расценки на услуги;
- сроки проведения официальных мероприятий компании и др.
Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.
Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.
Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи.
Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре.
Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.
Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.
Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.
Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:
- Обращение. Лучше начинать письмо с приветствия к конкретному человеку. Это не создаст видимости массовой рассылки. После приветствия представьтесь.
- Презентация компании. Кратко расскажите о своей компании. Перечислите её качества (15 лет на рынке, большой опыт и прочее).
- Услуги. Презентуйте услуги или товары компании.
- Преимущества. Расскажите, чем ваши услуги лучше, чем у конкурентов. Преимущества сотрудничества и особые условия.
- Окончание. Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».
Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.
Пример текста
Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:
Добрый день, уважаемый ______________________! Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.
Мы предлагаем:
- продукцию высочайшего качества;
- лучшие цены;
- скидки и отсрочки;
- оперативную доставку.
Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией. По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.
- С уважением, региональный менеджер ООО _________________
- Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
- Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
- Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
- Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
- Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Заключение
Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: образец и советы по составлению
ГлавнаяБаза знанийКак составляется сопроводительное письмо к коммерческому предложению?
Шрифт A A
Зачем нужно составлять сопроводительное письмо к коммерческому предложению? Его основная задача — вызвать интерес адресата к самому предложению. В противном случае существует высокий риск того, что высланное письмо останется непрочитанным и окажется в мусорной корзине.
Почему предложения не читают
Существует ошибочное мнение, что длинные коммерческие предложения (КП) не читают, их сразу выбрасывают. Такой вывод сделан на основании того, что рассылка писем по «холодным» контактам практически не приводит клиентов. Но только почему в этом случае виноват именно материал, который изложен в самом предложении?
Чтобы продать услугу или товар, особенно если они недешевые, нужно провести тщательную предпродажную подготовку, в которую входит:
- составление портрета клиента;
- изучение деятельности потенциальных клиентов;
- грамотное составление КП, которые должны быть индивидуальны;
- правильная рассылка писем (предварительный звонок, проведенные переговоры и т.п.);
- правильно составленное сопроводительное письмо.
Мало просто послать письмо: его прочтение нужно обеспечить рядом действий. Если их нет, невелик шанс, что с КП ознакомятся.
Если предварительная работа проведена грамотно, то читают не только короткие, но и длинные КП при условии, что длина текста оправдана, а не раздута за счет ненужного описания самой фирмы или всем известных фактов.
Письмо как промежуточное звено
В этой цепи сопроводительное письмо к коммерческому предложению является промежуточным звеном, в задачу которого входит усиление воздействия на потенциального клиента с целью побудить его ознакомиться с КП.
Может возникнуть соблазн не писать сопроводительное письмо или отнестись к его подготовке формально, если само КП высылается по достигнутой договоренности во время телефонного звонка или в ходе переговоров.
Учтите, что уже через полчаса-час, а тем более через несколько часов или дней у потенциального заказчика вылетит из головы, что он ожидает письмо. Его займут другие вопросы и заботы, и на полученный конверт без сопроводительного письма он даже не обратит внимание.
В некоторых случаях потенциальный клиент обратит на него внимание, но отложит в долгий ящик. И даже телефонный звонок с напоминанием не повлияет на ситуацию.
Как раз сопроводительное письмо к коммерческому предложению и служит тем толчком, который побуждает потенциального заказчика срочно открыть КП и прочитать его. То есть открываемость писем, будь они в электронном виде или в бумажном варианте, зависит от конверсионных составляющих:
- открытие электронного письма или получение руководителем предприятия корреспонденции;
- скачивание файла;
- ознакомление с содержимым;
- совершение действия, например звонок отправителю.
Каждое из этих действий должно обеспечивать последующее. Например, к открытию письма побуждает предварительный звонок и тема сообщения. К прочтению КП подталкивает сопроводительное письмо. И от того, как составлено само КП, зависит его прочтение и обратная связь.
Наличие какого-то сбоя в этой цепи приводит к нулевой конверсии. При этом в 9 из 10 случаев именно отсутствие сопроводительного письма является тем самым сбоем, из-за которого рассылка предложений не дает никакого положительного эффекта.
Требования к документу
Можно сделать вывод, что сопроводительное письмо представляет собой не менее важный документ, чем само КП. А значит, к его подготовке нужно подходит очень серьезно.
Требования, которые предъявляются к такому документу:
- краткость;
- напоминание о предшествующем звонке или переговорном процессе;
- адресность;
- основное спецпредложение (оффер);
- дополнительные выгоды;
- УТП (уникальное торговое предложение), которое составляется коротко;
- призыв к совершению действия;
- подпись отправителя, его контакты.
Образец документа
Поскольку и в самом КП нет нужды писать диссертацию, на ознакомление с которой потенциальному заказчику потребуется потратить целый день, для рассматриваемого документа это требование еще более актуально.
Все детали, какие-то преимущества уже изложены в самом предложении, а этот документ не должен долго и много убеждать.
На его ознакомление должно уходить не более 15 секунд, в течение которых адресат должен принять решение о дальнейших действиях.
Важно знать! Сильно портят эти документы попытки выполнить их в эпистолярном жанре, с применением специального делового языка. Это создает впечатление, что такие же письма рассылаются всем подряд, устраняется индивидуальность и персонификация. Как раз сегмент рынка B2B испытывает недостаток простого человеческого языка и сердечности.
Как уже выше указывалось, упоминание в документе предыдущего контакта: телефонного звонка или очных переговоров — увеличивает конверсию прочтения самого КП. Ошибкой будет, если ссылаться на контакт, которого не было.
Некоторые отправители этим грешат, надеясь на то, что за большим объемом дел адресат все не упомнит и просто вскроет письмо. Даже если это произойдет, то по ходу ознакомления с предложением до него дойдет, что его просто обманули.
Результат: документ окажется скомканным в мусорной корзине, а отправитель будет занесен в черный список.
https://www.youtube.com/watch?v=JT0EmXBZBTU\u0026t=60s
Основное специальное предложение уже изложено в КП, расписано в нем подробно и с разными опциями. В сопроводительном документе его нужно указать, но другими словами и саму суть. При этом упоминание о нем может быть в самом заголовке предложения или во вводном абзаце. Как именно поступить, зависит от формы документа. Но в любом случае о специальном предложении нужно указать в начале письма.
Усиливайте эффект наличием дополнительных выгод. Это подходит не только для самого КП, но и для сопроводительных документов. Но, как и в предыдущем случае, их упоминание должно быть кратким, в виде акцентированного списка. Про уникальное торговое предложение полностью написано в КП, а здесь нужно указать его всего в одном или двух предложениях.
Поскольку адресата нужно побудить к конкретному действию: прочитать КП, призыв об этом должен быть в самом сопроводительном письме.
Как раз этот момент отсутствует в подавляющем большинстве писем. Отправитель считает, что и так все понятно. Конечно, понятно. Но, как показывает практика, наличие этого призыва увеличивает вероятность открытия письма в несколько раз. В противном случае решение, что делать с полученной бумагой, адресат принимает самостоятельно и далеко не всегда в пользу отправителя.
Напишите, что должен сделать потенциальный клиент: ознакомиться с документом, скачать файл или кликнуть по ссылке. Важно не перестараться с призывом к действию. Зависит это от целевой аудитории, к которой обращается отправитель. С кем-то следует быть поделикатнее, а кто-то допускает агрессивное изложение.
Не будет умным поступком обращаться к мэру или директору крупной компании с призывом связаться с отправителем прямо сейчас. Поэтому очень важно, чтобы был правильно составленный портрет клиента. Он позволяет избегать таких нелепых, но фатальных для конверсии и бизнеса ошибок, уменьшает расходы на продвижение.
Популярные материалы
Почитать еще
Запрос коммерческого предложения и образец письма
Из нашей статьи вы узнаете:
Выбор поставщика начинается с изучения расценок на продукцию или услуги. Для того чтобы получить у потенциальных поставщиков актуальную информацию о ценах и прочих условиях, нужно запросить коммерческое предложение. Запрос представляет собой деловое письмо, которое составляется по определённым правилам. Расскажем, какие бывают запросы коммерческого предложения и как их составлять.
Виды запросов коммерческого предложения
Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: государственный и частный.
Государственный запрос КП регламентируется законом 44-ФЗ. Такой запрос отправляют бюджетные организации. Его цель — определить начальную (максимальную) цену контракта. Для этого нужно выяснить расценки потенциальных поставщиков и привлечь их к участию в госзакупках.
Государственный запрос КП подают открытым доступом, то есть, информация о нём заносится в единую информационную систему в сфере закупок — ЕИС. Даже если заказчик уже определился с поставщиками, он всё равно обязан отправить запрос КП как минимум в две компании.
Окончательное решение принимает экспертная комиссия. Заключение контракта возможно только при условии, что заказчик и исполнитель (поставщик) не должны приходиться друг другу родственниками.
Частный запрос КП составляется для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждая организация определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.
Цель частного запроса — получить информацию от большего количества подрядчиков, чтобы определить оптимальное предложение и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар. Разослать документ можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.
Требования к содержанию запроса по 44-ФЗ
Государственный запрос КП должен соответствовать установленной форме и содержать следующие сведения:
- полное название организации-заказчика;
- её реквизиты: адрес (почтовый и юридический), номер телефона, другие данные;
- ФИО ответственного лица, его должность и подпись;
- подробное описание объекта поставки с указанием ключевых характеристик: наименование, единица измерения, технические и иные характеристики, количество;
- условия заключения контракта — сроки и цена;
- желаемые сроки получения ответа на запрос.
Такой же схемой можно пользоваться при составлении запроса по 223-ФЗ, поскольку она содержит исчерпывающую информацию.
Участвуйте в торгах с помощью «Астрал.Тендер». Пройдите онлайн-обучение и работайте самостоятельно или воспользуйтесь услугой сопровождения на всех этапах торгов.
Образец коммерческого запроса 44фз (государственный)
Образец коммерческого запроса 223фз (частный запрос)
- Прежде чем размещать заказ на торговой площадке, необходимо узнать средние расценки поставщиков. Для этого служит запрос коммерческого предложения.
- Запрос КП в сфере госзакупок строго регламентирован. Нужно соблюдать его форму и порядок подачи.
- Частный запрос КП не имеет строго определённой формы, но при составлении можно пользоваться образцом государственного запроса.
- Запрос КП по 44-ФЗ необходимо размещать в ЕИС. А для этого нужна электронная подпись.
«Астрал-ЭТ» — электронная подпись для работы на электронных торговых площадках, в ЕИС и на других федеральных порталах. Кроме того, с ней можно сдавать отчётность, зарегистрировать онлайн-кассу и работать с маркировкой.
Как писать коммерческое предложение в 2021 году. Объясняют эксперты
Рассылка рекламных материалов с предложением о сотрудничестве может помочь приобрести новых заказчиков. А может, наоборот, оттолкнуть потенциальных клиентов и создать плохое представление о бренде в целом. «Секрет фирмы» спросил у экспертов, актуальны ли вообще сейчас коммерческие предложения (КП) и как их составлять, чтобы они реально работали.
https://www.youtube.com/watch?v=JT0EmXBZBTU\u0026t=330s
Коммерческое предложение (КП) — документ, презентация или деловое письмо с информацией о компании, её товарах и услугах, а также предложение сотрудничать. Компании пишут КП, чтобы презентовать новый продукт, рассказать об акции или индивидуальном предложении, пригласить на презентацию и т. д.
Рассылки по электронной почте не нравятся 49% пользователей в интернете, кто получает подобные письма, выяснили в начале 2021 года в исследовательской компании «Анкетолог». По мнению адресатов, в большинстве таких предложений нет полезной информации.
«Шесть лет назад мы с партнёром по корпоративной привычке отправляли коммерческие предложения, — вспоминает соосновательница онлайн-сервиса аренды вещей Next2U Екатерина Крайванова. — Это была красиво оформленная презентация, всё как положено. Но вскоре мы с удивлением узнали, что мало кто её открывает».
Дело в том, что холодное коммерческое предложение — это зачастую выстрел в воздух, попадание в цель случается редко.
генеральный директор компании Sebekon
В сфере разработки сайтов без предварительной встречи или созвона КП работают плохо. Без общения с клиентом сложно понять, какой функционал он хочет получить от проекта и сколько готов заплатить.
Если, например, клиент заложил на проект 1 млн рублей, а мы пришлём КП на 5 млн, то с вероятностью 99% предложение отправится в мусорку.
А при живом общении мы бы могли что-то придумать в рамках бюджета или убедить в необходимости дополнительных трат для желаемого функционала.
По данным «Анкетолога», 33% интернет-пользователей сильно злит однотипность писем, приходящих по электронной почте.
партнёр компании «Финансовый и организационный консалтинг»
Бездумная рассылка — это деньги на ветер. КП в нашей компании готовятся в двух случаях: по запросу клиента и для рассылки индивидуальных предложений по email.
Здесь важно подчеркнуть, что мы не просто спамим перечнем услуг, а готовим предложение по определённой актуальной теме.
К примеру, когда правительство принимает очередное постановление, отправляем КП тем, кому помогут наши консультации.
Екатерина Крайванова после неудач с КП перешла на короткие информационные лендинги. Этого и переписки в мессенджерах для привлечения партнёров оказалось достаточно. Но при этом она признаёт: с некоторыми клиентами без традиционного подхода не обойтись.
соосновательница онлайн-сервиса аренды вещей Next2U
Месяц назад мы делали предложение крупной компании, и коллеги попросили оформить КП в формате презентации. Они привыкли рассматривать все предложения в таком виде. Короткой презентации со всеми цифрами и сутью предложения, несмотря на отсутствие эстетичного визуала, было достаточно, чтобы назначить встречу и обсудить детали.
Списывать КП в утиль рано, говорят и другие опрошенные «Секретом» эксперты. «Коммерческое предложение — это неотъемлемая часть любого бизнес-процесса, без которого проект попросту не реализуется», — подчёркивает коммерческий директор Eventum Premo и креативного агентства Deep Артём Минасян.
Чтобы КП привело к сделке, писать нужно не о себе, а для клиента. Многие компании в КП рассказывают о том, как долго они работают в этой сфере и какие награды заслужили. А заказчик в это время хочет просто решить свою проблему наиболее быстрым и удобным способом.
«Если я получаю письмо от незнакомой компании с фразами «с нами выгодно», «мы 20 лет», «команда специалистов» и прочим подобным, то не реагирую на них. Всё это отталкивает от сотрудничества», — говорит директор компании «Планета ZOO» Олег Клименко.
Продающее коммерческое предложение — это демонстрация клиенту того, что ему необходимо для принятия решения.
эксперт по В2В, основатель консалтинговой компании Gelfand
Бессмысленно описывать технические или философские детали услуг. Заказчик хочет, чтобы его оборудование смогло выполнять новые функции. И для него неважно, как вы будете эти машины настраивать. Важнее полученный результат, а не сам процесс работы.
https://www.youtube.com/watch?v=JT0EmXBZBTU\u0026t=485s
Важно не только содержание, но и форма. Хорошо структурированный текст удобно читать. Он экономит время клиента, а также сам подталкивает читателя к тому, чтобы увидеть суть. Разбивайте текст на абзацы, выделяйте главные моменты и пользуйтесь списками и тезисами.
консультант по развитию малого бизнеса
Главное в предложении — это структура. Сначала должно быть приветствие. Важно прописать индивидуальные обращения для каждого клиента, а не использовать общие слова.
Это повысит шанс на то, что потенциальный заказчик захочет прочесть КП. Далее разместите краткое представление компании. И уже после этого — само предложение с яркими примерами.
В заключение обязательно укажите контактные данные.
Конкретика — это главный секрет успешного КП. В день руководители отделов в крупных компаниях могут получать около 80 деловых предложений. Скорее всего, на ознакомление с высланным файлом человек потратит всего пару минут. И за это время он должен понять суть вашего предложения и основные преимущества от возможного дальнейшего сотрудничества.
партнёр компании «Финансовый и организационный консалтинг»
Всегда привлекают коммерческие предложения, которые экономят моё время. Это такие КП, в которых предельно ясно изложена информация.
Заказчик должен быстро оценить ваш опыт, найти контакты конкретного менеджера для обратной связи или удобную форму заказа, узнать стоимость и основные характеристики предлагаемого продукта.
Меня всегда отталкивают грамматические ошибки, много лишней информации и оформление в стиле «всё сразу, чтобы было заметнее».
Не забывайте, что в письме обязательно должно указываться контактное лицо. Казалось бы, очевидная вещь. Но про это упомянули сразу несколько собеседников «Секрета» — это говорит о том, насколько часто такое встречается на практике. Желательно указать отдельного сотрудника, с которым смогут связаться заказчики.
руководитель департамента продаж и развития бизнеса «СберСервиса»
В коммерческом предложении запрещено лить воду. Всё должно быть кратко, ясно и по сути. Общие фразы будут бесить ваших клиентов. Так же сильно, как и отсутствие контактных данных в конце. Избегайте ситуаций, когда КП есть, а с кем заказчик будет его обсуждать, непонятно.
Ещё один совет — предлагайте альтернативные варианты решения проблем клиента. Так вы создадите ситуацию, когда человек выбирает не между вами и конкурентами, а из двух предложений одной компании.
директор компании «Бернер и Стаффорд»
Когда есть выбор, мы даём повод для дискуссии. Использовать нужно именно два варианта, не более, так как выбор из множества возможностей становится мучением для клиента.
Когда вы составляете КП, помните, что ваша цель — один конкретный человек. Это лицо, принимающее решения (ЛПР). Стоит подготовиться перед отправкой коммерческого предложения и узнать, кто станет адресатом. Ведь в зависимости от специфики должности людям нужно по-разному преподносить факты.
коммерческий директор «Оптимус», спикер программы повышения квалификации ВШЭ Master in marketing
Коммерческое предложение составляется непосредственно для ЛПР. Например, для топ-менеджера важны экономическая эффективность и оценка рисков.
Технолог большое внимание уделяет процедурам, соответствию стандартам и возможности интеграции вашего решения в существующий производственный процесс.
А менеджер по закупкам акцентирует своё внимание на соответствии бюджета закупок техническим требованиям.
Структура, форма, содержание — всё это одинаково важные части успешного коммерческого предложения. Но не забывайте о том, какие материалы сопровождают ваш оффер. Картинки из интернета, шаблонные обращения, дизайн из 90-х — всё это оттолкнёт ваших клиентов.
соосновательница онлайн-сервиса аренды вещей Next2U
Оформление в стиле устаревших клипартов, фотографии чрезмерно улыбающихся людей, показывающих «Класс!», могут испортить все смыслы, которые заложены в тексте и инфографике.
Вместо кадров со стоков используйте фото реальной команды. Пусть оно будет сделано не так профессионально, зато в нём будет чувствоваться «жизнь».
Такие мелочи, искренние, честные, помогают установить контакт с потенциальным партнёром.
Коммерческое предложение необязательно должно быть в форме текстового документа или презентации. Удивите потенциальных заказчиков и покажите, что вы поддерживаете новаторские идеи.
генеральный директор компании Sebekon
Некоторые компании из сферы ИТ стали предлагать нестандартные варианты КП в виде видеороликов с рассказом о компании, проектном опыте и команде. Так они воздействуют на заказчиков на эмоциональном уровне, создавая условия, похожие на контакт при личной встрече.
Коммерческое предложение — это только начало работы с клиентом. Поддерживайте связь с заказчиком (это называется фоллоу-ап), консультируйте по всем возникшим вопросам, будьте готовы в любой момент выслать дополнительные материалы или предложить уникальное решение. Это в разы увеличит шансы на то, что к вам обратятся за услугой или купят товар.
консультант по развитию малого бизнеса
Напоминать о себе желательно регулярно, даже если сразу вам отказали. Людям свойственно менять свои решения. Будьте гибкими и меняйте план. Договориться можно практически с каждым, если помнить, что каждый бизнес имеет свою специфику, а каждый руководитель хочет получить пользу для своей компании.
Будет ли ваше коммерческое предложение иметь успех, зависит от того, как вы подадите информацию заказчику. Одни клиенты оценят традиционные письма с документом во вложении, а другие — яркий лендинг и неожиданные обращения. Все эксперты сходятся в одном мнении: секрет успеха — в персонализированном предложении. А шаблонные рассылки лучше оставить в прошлом.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению — образец
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – это информационное письмо, поясняющее адресату, о чем отправляемый документ, для чего нужен и что с ним делать. Внизу статьи предлагаем скачать примерный образец оформления данного бланка.
Коммерческое предложение может быть направлено конкретному лицу или же может быть массово направлено всем потенциальным клиентам. Прикладывая к коммерческому предложению сопроводительное поясняющее письмо, отправитель может грамотно оформленным текстом заранее расположить к себе потенциального партнера, вызвать у него предварительный интерес и побудить внимательно ознакомиться с текстом.
Задача отправителя состоит в том, чтобы грамотно написать текст сопроводительного письма.
На заметку! Предлагаем также скачать примерные образцы оформления сопроводительного письма к резюме – скачать, к документам – скачать, к договору – скачать, в налоговую – скачать.
Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Как и в любом сопроводительном письме нужно указать реквизиты адресата (если предложение отправляется конкретному лицу), поставить дату оформления, указать обращение (если известны ИО адресата).
Текст оформляется таким образом, чтобы с первых фраз адресат понял, что он получает и нужно ли ему знакомиться с полученными бумагами.
Если адресат заранее знает и ждет предложение, то все просто. В письме достаточно указать, что на рассмотрение или по запросу отправляется коммерческое предложение. Высказывается просьба ознакомиться с ним и дать ответ о возможности сотрудничества.
Если же адресат предложения сотрудничества не ждет, то необходимо в нескольких фразах заинтересовать его.
Начать текст также необходимо с фразы: «Направляем вам на рассмотрение коммерческое предложение …». Далее кратко указываются, что именно предлагается, какие товары, услуги, работы. Как называется компания и чем она занимается.
Далее нужно указать, какие выгоды получится адресат, если согласится на сотрудничества. Эта важная часть текста, которая предназначена для формирования лояльности потенциального клиента.
Также в тексте нужно заранее поблагодарить адресата за то, что он потратил свое время и ознакомился с данным письмом и коммерческим предложением.
Пример оформления текста можно посмотреть, скачать образец ниже.
Обязательно нужно указать контактные данные отправителя для связи.
Сопроводительное письмо следует подписать и направит вместе с коммерческим предложением по почте, через Интернет или передать лично.
Пример для скачивания
Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению можно по ссылке.
Загрузка...
