Сотрудник выбрал электронный вариант трудовой — когда отдать бумажную

Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Пенсионный фонд в электронном виде.

Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД-ПФР или СТД-Р.

В первой форме будет информация обо всех работодателях с 01.01.2020, во второй только об одном.

Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Your browser does not support the video tag.

Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.

Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.

Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд.

У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул.

Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.

Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.

Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.

Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.

Для работника

Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ.

Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных.

А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.

Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.

Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.

В ЭТК должны быть отражены следующие данные:

• ФИО, дата рождения сотрудника,
• СНИЛС,
• Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД. С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появились новые графы:

• Код выполняемой функции.Должен быть указан обязательно, иначе отчет не примут. Он заполняется по Общероссийскому классификатору занятий, соответствует занимаемой должности и состоит из 5 знаков. Как определить код ОКЗ для СЗВ-ТД, разобрали в статье.
• Информация о работе в районах Крайнего Севера и местности, приравненной к ним.Раньше этой графы в отчете не было.

СЗВ-ТД работодатель подает в ПФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• от 25 человек — отчет подается только в электронном виде,
• до 25 человек — отчет можно подавать в бумажном или электронном виде.

С 1 сентября 2021 года меняются правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:

1. Можно применять собственную форму книги (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
2. Разрешили в бумажных трудовых печатать записи на принтере или вносить с помощью штампа, факсимиле.
3. Утвердили новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему.

СЗВ-ТД формируется для каждого работника, который оформлен по трудовому договору, включая внешних и внутренних совместителей, удаленных сотрудников. По специалистам, привлеченным на основании договоров на оказание услуг, ГПХ, сведения о трудовой деятельности не подаются.

Информация, которую нужно включить в отчет СЗВ-ТД:

• Данные о работодателе — регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП.
• Данные о работнике — ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Сведения о трудовой деятельности в отчетном периоде — данные о приеме на работу, увольнении, о переводах на другую постоянную работу или присвоении новой специальности/квалификации; о подаче заявления о сохранении бумажной книжки или переходе на электронный формат.
• Информация о документе — основании для оформления кадрового события: название, номер и дата составления.

Юрлицо заверяет отчет подписью руководителя (или доверенного сотрудника) и печатью, ИП — личной подписью. При отправке формы в электронном виде достоверность сведений подтверждается электронной подписью ЭЦП.

Даже если ведете кадровый учет в другой системе, отправляйте отчетность в СБИС. Программа до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.

Как действовать при приеме и увольнении

Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:

1. Работник подал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК — проверьте в документе закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника. На основании бумажной трудовой и формы СТД-Р (или СТД-ПФР) уточните данные о стаже и верните трудовую работнику.
2. Работник решил оставить бумажную книжку — ведите трудовую на бумаге и одновременно подавайте в ПФР сведения о трудовой деятельности.
3. Сотрудник впервые устраивается на работу — трудовую можно вести только в электронном формате.

Почему работники оспаривают увольнения за 1 день, читайте в статье.

При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и сроки выдачи СТД-Р:

• при увольнении — в день расторжения трудового договора;
• в любой момент — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работника.

Но тут есть особенность. Заявление работник вправе направить на электронную почту работодателя, например с адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж. И если СТД-Р не выдать вовремя, то по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.

Избежать штрафов поможет правильная формулировка в локальном нормативном акте или кадровый электронный документооборот СБИС. В СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул.

Читайте пример формулировок ЛНА в нашей статье.

Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой. Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы.

А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.

Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, переход на ЭТК предусмотрен следующими документами:

• Законом 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года;
• Законом 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года;
• Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — утвержден бланк формы СЗВ-ТД;
• Приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 — утверждены бланки форм СТД-Р и СТД-ПФР;
• Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 — утверждены формы порядка, ведения и хранения трудовых книжек.

Сотрудник выбрал электронную трудовую книжку — порядок действий

В 2020 году начался массовый переход на электронные трудовые книжки. С 1 января информационные системы Пенсионного фонда приступили к накоплению и хранению сведений о трудовом стаже всех работающих лиц. До этого момента все данные заносились в бумажные трудовые, которые полагалось хранить у основного работодателя.

Теперь же люди могут сделать выбор — оставить бумажный формуляр или отказаться от него. Оба варианта сопряжены с определенными рисками.

Бумажные трудовые могут запросто затеряться, а информсистемы фонда — быть атакованы хакерами, однако государство обещает принять все необходимые меры, чтобы свести риски несанкционированного доступа к минимуму.

Для работодателей зачастую второй вариант предпочтительнее, поскольку с них снимается ответственность за трудовые книжки сотрудников, а данные в электронном виде отсылать в Пенсионный фонд придется в любом случае, вне зависимости от выбора сотрудников.

Чтобы члены коллектива определились с выбором, работодатель обязан их уведомить о происходящих изменениях в трудовом законодательстве в части возможного перехода на электронные трудовые книжки. Сделать это нужно до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был обозначен как 30 июня 2020 года, но из-за коронавируса его продлили.

После уведомления кадровые работники будут заниматься подготовкой всей необходимой документации: внесением изменений в локальные нормативные акты, изданием приказов о переходе на ЭТК, подготовкой образцов заявлений для сотрудников.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку: последовательность действий работодателя

На основании уведомления, изучив предварительно преимущества и недостатки обоих способов ведения книжки, работник должен известить работодателя о своем решении — продолжить вести бумажную трудовую или полностью перейти на электронную.

Получение заявления

Оповестить работодателя о принятом решении желательно до 31 декабря 2020 года путем подачи на его имя соответствующего заявления.

Работник может проигнорировать уведомление о возможности перехода на электронные трудовые — в этом случае трудовая будет вестись, как и прежде, на бумаге.

Однако во избежание различных конфликтных ситуаций советуем работникам не молчать и своевременно направить представителю работодателя заявление.

В заявлении должен быть четко определен выбор работника, чтобы руководство и отдел кадров смогли подготовиться к дальнейшим действиям в отношении каждого конкретного человека.

Передача бумажной трудовой владельцу

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, значит, он таким образом отказался от ведения бумажной, и следовательно, формуляр подлежит передаче владельцу. Работодателю на указанную процедуру отводится три рабочих дня с момента получения заявления. За это время необходимо внести запись в трудовую книжку. Выглядеть она может так:

Запись будет завершающей, поскольку трудовым законодательством не предусмотрено, что человек, отказавшийся от ведения бумажной книжки, сможет ее возобновить. То есть переход на электронные трудовые безвозвратен.

В момент передачи работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек в том, что книжка получена на руки и претензий к работодателю нет.

Сдача отчета СЗВ-ТД

О решении, принятом сотрудником, работодатель информирует Пенсионный фонд путем представления отчетной формы СЗВ-ТД. Сроки ее сдачи установлены законом № 27-ФЗ как 15-е число месяца, следующего за месяцем наступления кадрового события. Получение работодателем заявления о выборе способа ведения книжки является одним из таких событий.

Обратите внимание! С апреля 2020 года постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 изменены сроки представления СЗВ-ТД при увольнении и при приеме на работу. Отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня после указанных мероприятий.

Лицо, ответственное за сдачу отчетности СЗВ-ТД, должно корректно заполнить форму, которая состоит из раздела с данными о работодателе, застрахованном лице, отчетном периоде и произошедшем кадровом событии — в нашем случае это получение заявления о ведении трудовой в электронном формате. В соответствующем поле проставляется дата получения заявления. Если форма подается на человека впервые в 2020 году, то в нее нужно внести данные о трудовом стаже по состоянию на 1 января.

Как поступить, если сразу при трудоустройстве работник выбрал электронную трудовую книжку

Если человек приходит трудоустраиваться, имея на руках бумажную трудовую, но при приеме решит отказаться от нее на основании уведомления работодателя, то последний должен оперативно сдать форму СЗВ-ТД (не позднее следующего рабочего дня) и включить в нее не только данные о приеме на работу, но и о дате получения заявления о выборе электронного формата книжки. Однако это вовсе не означает, что формуляр останется незаполненным. Кадровый работник обязательно должен внести в него сведения и о приеме, и об отказе от бумажного носителя. Только после этого книжка возвращается владельцу.

Если же выбор способа ведения книжки будет сделан позднее, то СЗВ-ТД нужно подать по окончании месяца, в котором к работодателю поступит соответствующее заявление, в течение 15 календарных дней.

Если 15-е число выпадет на праздничный или выходной день, срок сдачи сместится вперед — на ближайший рабочий день.

С 2021 года работникам, которые придут трудоустраиваться впервые, бумажную трудовую книжку заводить не будут. Сведения о трудовом стаже будут храниться исключительно в электронном виде.

***

Работодателю до 31 октября текущего года необходимо уведомить сотрудников о том, что они могут перейти на электронный формат ведения трудовых книжек или сохранить бумажную версию. Если сотрудники предпочтут электронные, то бумажные трудовые с последней записью должны быть возвращены их владельцам.

Кроме того, работодателю необходимо направить в ПФР отчет СЗВ-ТД, где будет указана дата получения заявления от работника о выбранном способе. В этом случае форма сдается до 15-го числа следующего месяца.

Если выбор в пользу электронного формата будет сделан в момент трудоустройства, то отчет нужно сдать в течение следующего рабочего дня после приема на работу и в нем необходимо отразить сведения и о приеме, и о выбранном способе ведения книжки.

Больше полезной информации — в рубрике «Трудовая книжка».

Десять самых важных вопросов об электронной трудовой книжке

С 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа.

 В связи с этим в Отделение ПФР по Ростовской области поступают вопросы от жителей нашей области: сохранится ли привычная бумажная версия документа, появится ли новый вид отчетности в Пенсионный фонд для работодателей, есть ли гарантии, что все оцифрованные данные будут надежно защищены.

1. Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если работник не подаст никакого заявления до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

1. В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

1. В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан работодатели должны будут представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа (если в истекшем месяце происходили кадровые изменения).

С 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения.

1. Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована  как система учёта и обработки персональных данных высокого уровня и соответствует всем требованиям в области защиты информации. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

1. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР по электронным каналам связи.

1. Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• работодателю (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

1. В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки идентичны.

1. Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

1. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

1. Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если ранее написано заявление о выборе электронного варианта?

Если подано заявление о выборе электронной формы внесения сведений о трудовой деятельности, то бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, далее информация предоставляется только в электронном виде. Возврат к ведению трудовой книжки на бумаге в этом случае не предусмотрен.

Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые

Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:

• приеме на работу;
• переводе;
• увольнении;
• подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.

Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.

Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.

Пример:Компания приняла Андрея Иванова на должность системного администратора в феврале 2018 года. В марте 2020 года его перевели на должность начальника отдела. В отчете СЗВ-ТД за март 2020 года нужно отразить двумя строками два этих события: прием в 2018 году и перевод на другую работу в марте 2020-го.

И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.

Пример:Инну Петрову приняли на должность бухгалтера в апреле 2017 года. В феврале 2018-го она перешла на должность главного бухгалтера. В марте 2020 года ее назначили финансовым директором. В СЗВ-ТД за февраль вместе с переводом на эту должность нужно отразить последнее кадровое событие на 1 января 2020 года: назначение на позицию главного бухгалтера.

Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.

Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях.

Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.

2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.

Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:

• отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
• сохранить бумажный вариант.

Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.

Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.

Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.

В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника.

Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении.

В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.

Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников.

Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).

Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.

Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.

Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя.

Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.

В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.

Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.

Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку.

Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут.

Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.

Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД.

Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе.

Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.

В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.

В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года.

Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику.

Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.

Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.

При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.

Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.

Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.

Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно.

Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно.

Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).

Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.

А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.

Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новая альтернатива традиционной бумажной, отражающая карьерный путь человека. Если в организацию устраивается работник с цифровой версией книжки, то процедура оформления не отличается от стандартной. За исключением того, что вместо бумажной трудовой он принесет непривычную справку.

Особенности приема на работу работника с ЭТК

При трудоустройстве гражданин предоставляет новому работодателю информацию о своей карьерной деятельности. Эти сведения содержатся в трудовой книжке, а если гражданин перешел на ЭТК, то в электронном реестре пенсионного фонда.

Принимая такого работника, кадровик должен попросить у него (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• документ о регистрации в системе персонифицированного учета (АДИ-РЕГ) в бумажном или электронном виде — можно получить в отделении или личном кабинете ПФР;
• документ воинского учета;
• документы об образовании.

Исходя из специфики деятельности работодатель все также может требовать справку об отсутствии судимости, наркотической зависимости, психических заболеваний.

Работник, перешедший на электронную книжку, предоставляет сведения о трудовом движении в виде справки СТД-Р. Ее выдает предыдущий работодатель в день увольнения. Документ распечатывается и подписывается директором предприятия или отправляется электронным файлом, заверенным ЭЦП.

Но справка отражает период работы только на последнем месте, а кадровику нужно рассчитать страховой стаж гражданина за всю жизнь. Поэтому кандидату придется предоставить еще и обычную трудовую или информацию из пенсионного фонда.

Второй вариант для работодателя надежнее первого, поскольку достоверно отражает карьерное движение гражданина. Справка предоставляется в форме СТД-ПФР и содержит трудовую историю. Кандидат может запросить ее в многофункциональном центре, в пенсионном фонде или на «Госуслугах». Если же работник показал традиционную трудовую, то забирать ее нельзя. Она будет храниться у владельца.

Оформив работника, кадровик должен сообщить в территориальный ПФР о приеме гражданина с помощью отправки нового отчета по форме СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа. Документ отражает должность, структурное подразделение, профессию, специальность, квалификацию трудящегося.

В дальнейшем по каждому лицу кадровик будет собирать информацию об их карьерном движении в электронном виде и передавать ее в пенсионный фонд тем же отчетом (форма СЗВ-ТД), но уже до 15 числа каждого месяца. При этом организации с численностью от 25 человек подают данные в xml-формате (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

В процессе деятельности сотрудник может запросить сведения из трудовой, например, для получения кредита. Раньше делали копию бумажной книжки, но теперь когда она электронная, потребуется дать выписку по форме СТД-Р.

Это та же справка, которую приносил работник при трудоустройстве от бывшего работодателя. Ее необходимо выдавать не только при увольнении, но и по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Справка печатается на бумаге и подписывается руководителем либо предоставляется электронным файлом, подтвержденным ЭЦП.

Новый работник хочет перейти на ЭТК

Трудоустраивающийся к новому работодателю работник может пожелать перейти на электронную книжку. Тогда справки СТД-Р при поступлении на работу у него не будет, и он предъявит бумажную трудкнижку. Кадровик оформит прием работника как обычно и через 5 дней сделает в книжке запись о назначении на должность (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

Чтобы перевести его на ЭТК, придется выполнить ряд действий:

• Выдать работнику уведомление об изменении законодательства в части учета сведений о трудовом стаже.
• Получить от него ответ о выборе в пользу электронного формата.
• Сделать в трудовой запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ», заверить подписью и печатью организации, ознакомить работника и выдать книжку на руки.

С этого момента кадровик не несет ответственности за хранение трудовой книжки работника. А когда он решит уволиться, то получит только справку СТД-Р.

Подводим итоги

• Оформление работника с электронной трудовой идентично стандартной процедуре.
• Для расчета страхового стажа недостаточно одной СТД-Р. Нужно дополнительно получить традиционную книжку или справку СТД-ПФР.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: всё, что нужно знать о переходе

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.

Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2020 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.

Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:

Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР.

Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.

После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года.

Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная.

Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР.

Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.

Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.

Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2020 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.

2020 год – переходный. В этом году начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности. В связи с этим у работодателей появляются обязанности, о которых расскажем чуть ниже.

Переход трудовых в виртуальное пространство завершится к 01.01.2021 года.

Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.

Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.

Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.

Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте

Учёт от 2100 рублей в месяц

Оставить заявку

Подробно о новом отчете, кто и когда его должен сдавать и как заполнять, мы рассказали в этой статье. Здесь расскажем коротко о главном.

Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.

Вот эти основания:

1. Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
2. Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
3. Работодатель поменял название.
4. Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
5. По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.

Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.

Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.

Например, в марте 2020 года сотрудник уволился. До 15 апреля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020г. (например, о приеме), а вторым – запись об увольнении.

С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца.

Заполните и сдайте отчёт СЗВ-ТД онлайн Попробовать бесплатно

При увольнении все работодатели должны будут выдавать работникам, которые отказались от бумажных трудовых, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также этот отчет нужно будет предоставлять и еще работающим сотрудникам по их требованию.

Подробнее о форме СТД-Р читайте в нашей статье.

Попробовать бесплатно

Расскажем, что в течение текущего года должны сделать все работодатели для корректного перехода на электронные трудовые кникжи.

Шаг 1. Пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности. То есть привести в соответствие ту часть документов, где говорится о трудовых книжках. Если в компании есть профсоюз, согласовать изменения с ним.

Шаг 2. Обеспечить техническую готовность отправлять информацию в ПФР в электронном виде (если раньше электронные документы в ПФР не отправляли).

Шаг 3. До 31 октября 2020 года разослать всем сотрудникам организации уведомления об изменениях в законодательстве и о праве выбирать: оставить бумажную трудовую или отказаться от ее ведения. В уведомлении попросите сотрудника письменно сообщить о своем решении до 31 декабря 2020 года.

Заявление нужно передать сотруднику под роспись.

Для удобства и быстроты можно разработать единый шаблон заявления от сотрудника о выборе и приложить ее к уведомлению. Сотруднику останется только обозначить свой выбор и подписать.

Шаг 4. До 31 декабря 2020 года собрать с сотрудников заявления об их выборе.

Если вы не получили от сотрудника заявление, автоматически считается, что он выбрал бумажную трудовую, поэтому работодатель обязан продолжать вести ее и дальше. Отказаться от нее сотрудник сможет в любой момент и после 31 декабря 2020 года.

Шаг 5. Выдать бумажные трудовые на руки тем сотрудникам, которые выбрали электронный вариант. Но сразу после получения заявления в 2020-м году не выдавайте, начинайте выдавать только с 1 января 2021 года. До этой даты трудовые еще должны храниться у работодателей, даже если сотрудник уже сделал выбор.

Перед выдачей трудовой сделайте в ней последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Если работник по каким-то причинам не сможет получить трудовую лично, нужно отправить ему письменное уведомление, в котором попросить явиться и получить, или дать разрешение направить ее по почте. Если сотрудник не явится лично и согласия отправить по почте не даст, работодатель обязан хранить трудовую у себя.

Шаг 6. Начиная с февраля 2020 года отправлять в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД при приеме работников, увольнении, переводе или при получении заявлений о выборе способа ведения трудовой. Если в кадрах пока тишь да гладь, и повода для отчета нет, за этот месяц не отправляйте. Нулевой формы СЗВ-ТД не предусмотрено.

Ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.

Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.

Только Пенсионный фонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.

Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:

• у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их по форме СТД-Р не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения.
• в отделении ПФР, в МФЦ;
• через личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).

Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.

Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.

• То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).
• За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.
• За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя – до 5 тысяч.
• Соответствующие поправки в КоАП РФ находятся на рассмотрении (законопроект № 748758-7).
• Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.