Уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки. Бланк и образец 2021-2022 года

Статья была опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2 февраль 2020.Все права защищены.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Календарь кадровика

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Пакет документов

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

• приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
• уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

• Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.
• Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.
• Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.

2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Чек-лист по переходу на электронные трудовые книжки: проверьте себя

В России завершается переход на электронные трудовые книжки. В целях указанного перехода в уходящем году работодатели и их сотрудники должны были осуществить целый комплекс действий и мероприятий. Проверьте, правильно ли вы все сделали.

Подготовка к переходу на электронные трудовые книжки

На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.

• Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.
• Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.
• Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.

Уведомление работников об изменении трудового законодательства

Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде. 

В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Подача работниками заявлений о выборе варианта ведения трудовой книжки

Получив от работодателя уведомление о необходимости выбора варианта ведения трудовой книжки, работники должны были представить работодателю одно из следующих заявлений:

• о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе;
• переходе на электронную трудовую книжку.

Направить соответствующее заявление работники должны до 31 декабря 2020 года включительно (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сохранение права на выбор трудовой книжки

• работникам, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года, были временно нетрудоспособны;
• работникам, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года находились в отпуске;
• работникам, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года были отстранены от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ;
• лицам, имеющим стаж работы по служебному контракту, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшим в служебных отношениях.

Все вышеперечисленные работники могут выбрать вариант ведения их трудовых книжек, направив работодателю в любое удобное для них время соответствующее письменное заявление.

Продолжение ведения бумажных трудовых книжек

Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.

Выдача бумажных трудовых книжек

Если работник письменно заявит о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель должен будет выдать такому сотруднику на руки бумажную трудовую книжку.

Бумажная трудовая книжка выдается в день подачи работником соответствующего заявления. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки (ч. 3 ст.

2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

При выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР по форме СЗВ-ТД (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Представление сведений по форме СЗВ-ТД

В целях представления данных о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме работодатели, начиная с 2020 года, обязаны представлять в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД. Форма и формат сведения утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

СЗВ-ТД представляется в случаях подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или его перехода на электронную книжку, а также проведения в отношении сотрудника какого-либо кадрового мероприятия (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.).

По общему правилу СЗВ-ТД предоставляется в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором в отношении сотрудника было проведено кадровое мероприятие или им было подано заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки (п. 7 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Но при приеме на работу и увольнении сотрудников работодатели обязаны представлять СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа/распоряжения (постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

Перенос подачи СЗВ-ТД на 2021 год

Если в течение 2020 года в отношении сотрудника не будет осуществлено никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, то первая отчетность СЗВ-ТД по такому сотруднику переносится на 2021 год.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — образец [year]

С 2020 года стартует проект перехода на ведение трудовых книжек в электронном формате. Сотрудники организаций вправе самостоятельно решать, хранить сведения об их стаже только в оцифрованном виде или дублировать на бумаге.

Работодатель обязан направить каждому своему работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и попросить определиться, в каком формате будет в дальнейшем вестись учет стажа.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон) внесены изменения в Трудовой кодекс. Нововведения коснулись перехода на цифровой формат сведений, содержащихся в бумажной трудовой книжке. В связи с этим у работодателей возникли новые обязанности:

• по уведомлению каждого работника персонально о том, что в соответствии с новым порядком сведения о стаже будут формироваться в электронном виде;
• по разъяснению, что работник вправе выбрать, каким способом будет осуществляться ведение его трудовой книжки: только в электронном формате или одновременно в электронном и бумажном;
• по ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по сведениям о трудовой деятельности своих сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ).

Работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года направить в адрес каждого работника уведомление в письменном виде лично или почтовым направлением в случаях, когда он длительно отсутствует на рабочем месте. Таким способом можно воспользоваться для уведомления лиц, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке.

Все эти мероприятия следуют из норм статьи 2 Закона. Работник же до конца 2020 года должен принять решение по выбору способа ведения трудовой книжки и обратиться с заявлением к работодателю.

Что должно быть отражено в уведомлении о переходе на ЭТЦ?

Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер. Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:

• максимально точное и понятное разъяснение изменений в трудовом законодательстве, в соответствии с которыми меняется формат ведения трудовых книжек;
• предложение определиться с тем, в каком формате будут продолжать формироваться сведения о стаже, путем подачи соответствующего заявления;
• указание, что работнику по закону отводится срок, в течение которого заявление должно быть передано работодателю – до 31 декабря 2020 года;
• иные законодательные моменты, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Здесь можно объяснить, что отказ от представления заявления влечет утрату права выбора в дальнейшем, что бумажный вариант будет актуален только по этому месту работы и т.д.

Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.

При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:

• приступающим работать впервые и не имеющим бумажной трудовой книжки вестись будет только электронная форма документа;
• при смене работодателя будет учитываться заявление, поданное работником о сохранении трудовой книжки.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Примерная форма уведомления и образец 2020 года:

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2022 году от Роструд

Официальную форму уведомления сотрудника о переходе на ЭТК представил Роструд:

• скачать образец уведомления.

Соблюдение порядка перехода на ЭТК является обязанностью работодателя. В него включено уведомление каждого сотрудника об изменениях в законодательстве.

Текст документа остается на усмотрение работодателя. Однако, закон требует разъяснить все нововведения, призвать сделать выбор и объяснить его правовые последствия. Срок направления уведомления установлен до 30 июня текущего года.

Переход на электронную трудовую книжку в 2022 году: инструкция

Консультация пенсионного юриста по телефону

По Москве и московской обл.

8 (499) 938-69-44

По Санкт-Петербургу и обл.

8 (812) 467-31-78

Бесплатно по России

8 (800) 350-57-92

Задать вопрос юристу

В соответствии с принятым решением о введении нового формата учета записей о трудовой деятельности у сотрудника появляется право выбора бумажного образца или электронной формы. Для поступивших на работу в 2021 году действует единое правило – их учетные записи о стаже будут вестись только в электронном формате.

Переход на электронную трудовую книжку

Процедура перехода на ЭТК подразумевает информирование сотрудников об этом событии, письменное уведомление о необходимости решения в пользу того или иного способа ведения учета сведений, приема заявлений от граждан и подачи ежемесячных сведений в ПФР.

Когда можно перейти?

Переход на новый формат продолжается. В связи с длительным периодом удаленной работы, эти сроки продлеваются. Активизируется процесс получения заявлений от сотрудников и оформление электронных трудовых книжек (ЭТК). В прошедшем году срок продлевали дважды: до апреля и октября месяца.

Порядок действий

Для перехода на ЭТК организации должны письменно уведомить своих сотрудников о необходимости выбора способа ведения записей учета их производственной деятельности.

Так же напомнить им о необходимости подачи личного заявления в соответствии с выбором.

Сроки перехода

Работодателей обязали с 01.01.2020 предоставлять ежемесячно, до 15 числа, предоставлять сведения о кадровых мероприятиях. На их основании будут формироваться электронные трудовые книжки.

Данный отчет установлен по форме СЗВ-ТД.

С начала 2021 года, такие сведения предприятия обязаны передавать в ПФР при всех кадровых изменениях, не позже одного рабочего дня, следующего за официальным оформлением.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Для перехода организации на ЭТК, необходимо выполнить ряд действий:

1. уведомить всех сотрудников об изменениях, рекомендуется делать это под подпись;
2. дождаться решения работников и получить от них заявления о выборе формата трудовой книжки;
3. внести изменения в нормативные акты предприятия о порядке ведения трудовых книжек работников;
4. удостовериться в работоспособности технических ресурсов для передачи сведений в ПФР;
5. подготовить сведения о работниках для передачи в ПФ посредством специально разработанных форм.

При отсутствии заявления от сотрудника, его трудовую книжку продолжают вести в прежнем формате и в новом, цифровом.

Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года

Инструкция пошагово

Заявление на ЭТК пишется от руки или на бланке, предоставленном работодателем. В документе обязательно указываются следующие сведения:

• заполняется шапка документа с указанием адресата обращения;
• прописываются личные данные автора заявления;
• текст содержит: «прошу вести трудовую книжку в электронном виде»
• личная подпись сотрудника.

Заявление передается в отдел кадров предприятия для дальнейшего оформления ЭТК.

Заявление о переходе в 2022 году

Заявление о переходе на ЭТК не отличается от аналогичного документа в 2020 году. Тем, кто не оформил ЭТК, необходимо его написать и передать работодателю для оформления нового формата ведения учета записей о трудовом стаже.

Образец и бланк

Образец заявления

Скачать бланк заявления

Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку

Согласно постановлению, работодатель должен письменно известить свой штат об изменениях и предоставить им право выбора формы электронной книжки.

Популярные вопросы

Каждое нововведение влечет за собой вопросы и непонятные ситуации. Для правильного понимания целесообразно воспользоваться необходимой информацией на официальных ресурсах, освещающих это событие.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Работник имеет право выбора – перейти на ЭТК или оставить бумажный вариант. У предприятий такого выбора не существует. В любом случае он обязан передавать сведения о кадровых процедурах в ПФР.

В будущем Правительство обяжет работодателей выдать все бумажные варианты трудовых книжек на руки своим сотрудникам.

Что должен сделать работодатель?

Работодатели должны предпринять следующие действия:

1. привести в соответствие свои нормативы, регулирующие этот процесс;
2. подготовить изменения и обсудить их с работниками, или их представителями;
3. проверить готовность ресурсов по передаче сведений в ПФР;
4. выслать письменное уведомление каждому работнику об изменениях в ТК и необходимости сделать выбор.

Заключение

Порядок перехода запущен и выпущено соответствующие постановления, разработаны нормативные акты. На локальном уровне в течение 2021 года все структурные изменения в организациях должны быть сделаны. В противном случае порядок работы с трудовыми книжками может посчитаться Рострудом не правомерным, а это грозит предписаниями и возможными штрафами.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

С 2020 года начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. Уведомление о таком переходе должны получить все работники всех работодателей уже в 2020 году. То есть, такой документ обязательно нужно иметь кадровику и бухгалтеру.

В данном материале мы поясним особенности уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году и дадим ссылки на скачать образцы документов – уведомлений и заявлений.

Также вы можете ознакомиться с примерами заполнения заявлений от работников о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от нее.

Также смотрите: 

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ!

Пись­мен­ные уве­дом­ле­ния необ­хо­ди­мо вы­дать ра­бот­ни­кам не позд­нее 31 октября 2020 года (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

В ответ ра­бот­ник долж­ен пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю одно из двух:

• за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
• за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2020 года, можно использовать такое уведомление:

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:

В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2020 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).