В место отпуска из командировки за счет организации — нужно ли платить НДФЛ?

В место отпуска из командировки за счет организации - нужно ли платить НДФЛ?

В этой статье мы рассмотрим порядок удержания подоходного налога при выходе работника в отпуск. Учитывая, что работодатель выступает налоговым агентом, стоит разобраться, как удержать НДФЛ с отпускных, когда платить в 2022 году в бюджет, какая дата признаётся моментом получения дохода.

Право на отпуск

Если работник принят по трудовому договору, то работодатель обязан ежегодно обеспечивать ему оплачиваемый отдых в течение 28 календарных дней. Это так называемый основной отпуск, а некоторым категориям, занятым в опасных или вредных условиях труда, положен также дополнительный, сроком не менее 7 календарных дней.

Право на отпуск у конкретного работодателя работник получает уже после того, как непрерывно отработает первые шесть месяцев, но при обоюдном согласии сторон на отдых можно выйти и раньше.

Не требуется согласие работодателя на выход в отпуск раньше полугода, если речь идёт о женщинах, готовящихся уйти в декрет; несовершеннолетних; усыновивших ребёнка в возрасте до трёх месяцев.

В таких случаях достаточно только заявления работника (статья 122 ТК РФ).

Обратите внимание: на исполнителей по гражданско-правовым договорам трудовое законодательство не распространяется, поэтому отпуск за счёт работодателя им не полагается.

Минимум за три календарных дня до ухода сотрудника на отдых надо заплатить ему отпускные. Размер выплаты рассчитывается на основании среднего дневного заработка, который умножается на количество дней отпуска. Доход может выдан как наличными деньгами, так и переводом на карту физического лица.

Обязанности налогового агента

Статья 226 НК РФ обязывает организации и ИП, от которых физическое лицо получило доходы, удерживать и перечислять в бюджет подоходный налог. Выплаты на отпуск облагаются НДФЛ по той же ставке, что и заработная плата:

  • 13% с дохода до 5 млн рублей в год, далее 15%, если работающий признаётся российским резидентом (находился на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд)
  • 30% с дохода, если сотрудник является нерезидентом.

В общем случае налоговый агент перечисляет удержанный с физического лица подоходный налог в ИФНС по месту своего учёта.

Если у организации есть обособленное подразделение, то налог, удержанный с его сотрудников, перечисляется по месту нахождения ОП.

Индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками ПСН, перечисляют НДФЛ с доходов физических лиц по месту ведения соответствующей деятельности. Это следует из п. 7 статьи 226 НК РФ.

Важно: за нарушение обязанности налогового агента по удержанию и перечислению подоходного налога с зарплаты, отпускных и других выплат налагается штраф по статье 123 НК РФ. Сумма взыскания – 20% от неудержанной или не перечисленной суммы НДФЛ.

Когда перечислять налог в бюджет

До внесения изменений в статью 226 (6) НК РФ действовал один общий принцип перечисления НДФЛ налоговыми агентами:

  • не позднее дня выдачи при получении наличных денег в кассе банке или перечислении на счёт физического лица;
  • не позднее следующего дня после даты фактического получения доходов, если они выплачены иным путём, например, из наличной выручки.

Сложности в вопросе, когда перечислять НДФЛ с отпускных, объяснялись тем, что раньше законодательство не определяло чётко этот момент. Дело в том, что нормы Трудового кодекса причисляют оплату отпуска к зарплате сотрудника. Так, статья 136 ТК РФ «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы» определяет, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Однако тот факт, что отпускные относятся к категории оплаты труда работника, не означает, что сроки перечисления НДФЛ с отпускных в НК РФ приводятся в пункте 2 статьи 223. Это положение относится только к удержанию налога с заработной платы, но не отпускных. А сроки уплаты НДФЛ с отпускных в 2022 году указаны отдельно, в статье 226 НК РФ. 

Вид доходаУплата НДФЛ
Заработная плата Не позже дня, следующего за днем выплаты зарплаты
Доход в натуральной форме Не позже следующего дня за днем выплаты дохода в натуральной форме
Пособие по нетрудоспособности (больничный) Не позднее последнего числа месяца, в котором выплачено пособие
Отпускные Не позднее последнего числа месяца, в котором произведена выплата отпускных

Таким образом, на вопрос, когда платить НДФЛ с отпускных в 2022, есть однозначный ответ: не позднее конца месяца, в котором они были оплачены.

Сроки перечисления НДФЛ с отпускных в этом году позволяют бухгалтеру уплатить подоходный налог сразу с нескольких работников. Это особенно актуально в летний период, когда в отпуска уходят массово.

Кроме того, НДФЛ с больничного листа можно выплатить одним платежным поручением с подоходным налогом с отпускных, если они были выплачены в одном месяце.

Обратите внимание: статья 226 определяет только срок уплаты НДФЛ с отпускных в 2022 году, т.е. перечисления его в бюджет. А исчисление и удержание подоходного налога с отпускных происходит при их фактической выплате (статья 226 (4) НК РФ).

Примеры перечисления НДФЛ с отпускных в 2022 году

Интересует, что нового в НДФЛ с отпускных в 2022 году, какие изменения? Пример перечисления подоходного налога привёдем на таких данных:

Работник написал заявление на отпуск с 7 июня 2022 года на 28 календарных дней. Получить выплаты отпускник должен не позднее, чем за три календарных дня до отпуска, поэтому платёж бухгалтер провёл 3 июня 2022 года. Уплата НДФЛ в данном случае осуществляется не позднее 30 июня, но более ранняя оплата тоже не будет нарушением.

Немного изменим пример: работник выходит в отпуск с 1 июня 2022 года. В данном случае оплатить отпускные необходимо не позднее 29 мая 2022 года. Как видим, месяц выплаты здесь другой, поэтому перечислить подоходный налог надо успеть не позже 31 мая.

В письме от 15.04.2016 № 14‑1/В‑351 Минтруд России высказался по вопросу НДФЛ с отпускных. Пример расчётов связан с ситуацией, когда на отпускной период приходится праздничный нерабочий день 12 июня.

Надо ли учитывать его в общей продолжительности отпуска? Ведомство считает, что праздники, приходящиеся на отпускной период, в число календарных дней отпуска не включаются.

Нерабочие праздничные дни должны учитываться при расчёте средней заработной платы.

Ндфл при компенсации за неиспользованный отпуск

При увольнении работника часто возникает ситуация, когда у него остались дни неиспользованного отпуска. По общему правилу статьи 127 ТК РФ в этом случае работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпускные дни. Другой вариант — предоставить отпуск с последующим увольнением, однако это возможно только по письменному заявлению сотрудника.

Можно ли выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, если работающий не планирует увольняться? Статья 126 Трудового кодекса позволяет заменить отдых деньгами, но только те дни, которые превышают обычную продолжительность в 28 календарных дней. То есть, речь идет не об обычном, а об удлинённом основном или дополнительном отпуске.

Кроме того, есть кадровые категории, которым выдача денежной компенсации без увольнения запрещена законом:

  • беременные женщины и несовершеннолетние;
  • занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (только в отношении дополнительного оплачиваемого отпуска).

Денежная компенсация признается доходом физического лица и облагается подоходным налогом. Однако, в отличие от отпускных, НДФЛ с этих доходов уплачивается в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.

Из командировки в отпуск, оплата проезда

Виктор Бочеев

Юрист-консультант «Что делать Консалт»

Консультация эксперта

Многим работодателям приходится направлять сотрудников в командировку. Ситуаций, которые возникают в связи с этим и требуют отдельного рассмотрения, множество. Вот одна из них: работник был направлен в командировку, а сразу же после командировки ему предоставили отпуск. О том, как правильно всё оформить, рассказал наш эксперт Виктор Бочеев.

*** 

Рассмотрим ситуацию, когда работник был направлен в командировку, а сразу же после ему предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск без сохранения заработной платы. Один из важных вопросов, который возникает: в каком порядке работодатель обязан возместить работнику командировочные расходы на проезд?

В место отпуска из командировки за счет организации - нужно ли платить НДФЛ?

Согласно трудовому законодательству работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд туда и обратно при наличии документов, подтверждающих эти расходы. Это одна из гарантий Трудового кодекса.

В случае, когда сотрудник уходит в отпуск после командировки, расходы на проезд у работника всё равно возникают. Бесспорно, в первую очередь это расходы на проезд туда, то есть к месту командирования.

Если этот расход документально подтверждён, работодатель обязан возместить его работнику. При этом никакого дохода у работника не возникает, НДФЛ работодатель с этого возмещения не удерживает.

И здесь не имеет значения, последует ли после командировки отпуск или нет.

Если же после командировки следует отпуск, то также не имеет значения, где работник будет его проводить. Сотрудник может остаться проводить отпуск как в местности командирования, так и отправиться отдыхать в другую местность. Таким образом, расходы на проезд туда, то есть к месту командирования, работодатель возмещает сотруднику в общем порядке.

Основной же вопрос, который возникает в ситуации, когда сразу же после командировки сотрудник уходит в отпуск: обязан ли работодатель возмещать работнику стоимость обратного проезда, то есть расходы на проезд по окончании командировки.

При этом за командировкой может следовать как запланированный ежегодный оплачиваемый отпуск, так и незапланированный, а также отпуск без сохранения заработной платы.

К тому же сотрудник может как остаться проводить отпуск в местности командирования, так и отправиться проводить отпуск в иную местность.

Ранее мы рассказывали, как правильно определить срок командировки, если сотрудник приезжает на место раньше дня начала работы или, напротив, уезжает позже.

Читайте также:  Договор аренды опалубки. Бланк и образец заполнения 2021-2022

В вышеперечисленных ситуациях у нашего работника не возникает командировочных расходов на проезд обратно по окончании командировки, так как он остался проводить отпуск в месте командирования и, возвращаясь назад, у него возникают расходы на проезд из места проведения отпуска, а не из командировки. Законодательство не обязывает оплачивать обратные билеты работнику, который проводит отпуск в месте командировки. Ведь он возвращается из отпуска, а не из командировки. Работодатели также не обязаны оплачивать работнику расходы на проезд из места командирования к месту проведения отпуска.

Командировка + отдых: что с НДФЛ и страховыми взносами?

Направляя работника в служебную командировку, работодатель обязан возмещать, в частности, расходы на проезд. Чиновники разъяснили, как облагается НДФЛ и страховыми взносами компенсация проезда, если работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

  • стоимость билета (самолет, поезд и т. д.);
  • оплата предварительной продажи (бронирования) билетов;
  • оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
  • сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Для целей налогообложения командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер. То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. 

Не облагается такое возмещение расходов НДФЛ, взносами на ОПС, ОСС, ОМС и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Выходные дни в командировке

Если работник уезжает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании, или возвращается из командировки позднее установленной даты, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, это относится к ситуациям, когда работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни. Или когда работник не вернулся из места командировки, оставшись там для проведения отпуска.

Об этом напомнил Минфин России в письме от 21 октября 2020 г. № 03-15-06/91634. Вот что разъясняют чиновники.

НДФЛ

Когда работник не вернулся из места командировки, оставшись там в отпуск, оплата стоимости обратного билета будет расцениваться как его доход в натуральной форме, а не как компенсация командировочных расходов. Тогда со стоимости обратного билета придется удержать НДФЛ.

А вот если работник вернулся из места командировки позже, решив остаться там на выходные или праздничные дни, то оплата стоимости обратного билета не расценивается как получение им экономической выгоды. И удерживать НДФЛ со стоимости проезда из командировки не нужно.

Страховые взносы

Со взносами иначе.

Если дата начала (окончания) командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой в билете или датой прибытия командированного работника в место постоянной работы, то оплата проезда работника к месту командировки (обратно к месту работы) не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому такое возмещение расходов облагается страховыми взносами в общем порядке.

Аналогично при отпуске. Сотрудник после выполнения служебного задания из места командировки не вернулся, а остался там, чтобы провести свой отпуск. Тогда днем окончания командировки работника считается последний день перед отпуском.

А оплата обратного билета, купленного работодателем, приравнивается к оплате проезда работника из места проведения отпуска к месту работы.

Поэтому на стоимость обратного билета из места командировки, где работник провел отпуск, придется начислить страховые взносы.

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример на налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

  • затраты на проезд;
  • цену проживания;
  • расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

  • возместить расходы из чистой прибыли;
  • удержать НДФЛ с выплат работнику;
  • начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить. 

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе. 

Может ли работник быть в командировке и отпуске одновременно?

Вопрос:

Работник организации, находясь в длительной командировке в другом городе, потребовал оформить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в период командировки. Как поступить работодателю, если работник относится к льготной категории работников, которые вправе уходить в отпуск в любой момент? Нужно ли прерывать командировку?

Ответ:

В соответствии со ст. 107 Трудового кодекса РФ (далее — Кодекс; ТК РФ) отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Согласно ст. 114 ТК РФ работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Таким образом, ежегодный отпуск и служебная командировка представляют собой два разных периода.

Соответственно, работник не может быть в командировке и отпуске одновременно. Трудовое законодательство не запрещает направлять работника в длительную командировку и предоставлять ежегодный отпуск без временного промежутка между командировками.

Читайте также:  Гарантийное письмо для приглашения иностранного гражданина для юридических лиц. Бланк и образец 2021-2022 года

Следовательно, если время ежегодного отпуска по утвержденному графику выпало на второй месяц пребывания в длительной командировке либо работник написал заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в рамках ч. 4 ст. 123 ТК РФ, то работник должен быть направлен в две командировки: одну — до отпуска, а другую — после него.

Командировки и отпуск: НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль

Иногда работники рады командировкам настолько, что предпочитают — с предварительного одобрения руководства — задержаться в пункте назначения деловой поездки на несколько лишних дней для использования отпуска, накопившихся отгулов, или желая остаться на выходные.

Другие, наоборот, отправляются туда раньше, чтобы отдохнуть до того, как приступят к выполнению служебного задания. Руководство обычно не возражает, ведь фирме в любом случае оплачивать билеты на дорогу туда и обратно. Бухгалтерии же приходится решать задачи сразу по нескольким налогам.

Получится, что по одному из билетов сотрудник ездил не в командировку (из командировки), а в отпуск (из отпуска).

Будут ли затраты фирмы на такой билет обоснованными с точки зрения списания их в расчет налога на прибыль? И не следует ли признать их облагаемым НДФЛ доходом работника? А если следует, то нужно ли начислять на них страховые взносы? Ведь фактически сотрудник добрался до места отпуска либо вернулся из него домой за счет компании.

И налоговики могут посчитать, что в этом случае работодатель компенсировал ему не командировочные расходы, а стоимость проезда к месту отпуска или обратно. У Минфина есть свои ответы на первые два вопроса. На уплате НДФЛ в финансовом ведомстве настаивают, а вот исключать стоимость билета из расчета налога на прибыль не намерены.

Дело в том, что для одного налога финансовое ведомство считает стоимость билета доходом сотрудника, а для другого — компенсацией ему командировочных расходов, причем не смущаясь такой нестыковки, излагает все это в рамках одного Письма (от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74). Казалось бы, вполне выгодная для фирмы позиция, ведь налог на доходы физлиц она платит не из своих средств, а удерживает из зарплаты работника. Однако выгодна она только на первый взгляд — без последствий противоречить самим себе могут, увы, только чиновники.

То выгода, то не выгода

В Минфине долгое время утверждали, что, возвращаясь из перешедшей в отпуск командировки, работник получил выгоду в натуральной форме в виде оплаты за него проезда от места отдыха домой. Тем временем экономическую выгоду в денежной и натуральной форме ст. 41 Налогового кодекса признает доходом. Оплата за работника товаров (работ, услуг) относится к его облагаемым НДФЛ доходам (пп. 1 п.

2 ст. 211 НК). Потом Минфин на время смягчил свою позицию и признал, что в некоторых случаях дохода у работника не возникает (Письмо от 5 августа 2008 г. N 03-04-06-01/246). В финансовом ведомстве предложили бухгалтерам самостоятельно оценивать, получил работник выгоду или нет. И привели два примера, когда выгода, по их мнению, есть.

Так, если отпуск был длиннее командировки, налоговики сочтут, что настоящей целью поездки был отдых, а не выполнение служебного задания, а значит, с возмещаемой работнику стоимости билета нужно удержать НДФЛ. К тому же выводу они придут, если командировка не связана с трудовыми обязанностями работника.

В Письме Минфин специально подчеркнул, что возможность претензий по НДФЛ со стороны налоговиков этими двумя случаями не ограничивается.

Однако в прошлом году разъяснения Министерства финансов вновь стали категоричными: если сотрудник задержался в месте командировки после ее окончания хотя бы на выходные, стоимость обратного билета является в целях НДФЛ его доходом и ее нельзя признать возмещением командировочных расходов (п. 1 Письма от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74).

Впрочем, суды придерживаются противоположной точки зрения (Постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. N Ф09-3838/07-С2). В июне нынешнего года Минфин слегка отступил и согласился с отсутствием НДФЛ в случаях, когда к командировке добавляются выходные (Письмо от 10 июня 2010 г. N 03-04-06/6-111).

В целях налогообложения прибыли Минфин согласен признать стоимость билета командировочными расходами, списываемыми в расчет налоговой базы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК). В финансовом ведомстве считают их обоснованными по той причине, что затраты на проезд к месту командировки и обратно фирма понесла бы в любом случае — неважно, каков был срок поездки и задержался там работник на отдых или нет (п.

2 Письма от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74). Почему в понимании Минфина этот аргумент «не работает» для НДФЛ, остается загадкой. Хотя именно это обстоятельство исключает наличие выгоды у работника. Бухгалтеру, очевидно, легче удержать из очередных выплат сотруднику НДФЛ со стоимости билета, чем спорить с налоговой инспекцией.

Однако упростив себе таким образом задачу, можно завести фирму в ловушку — не исключено, что ей придется потратиться по другим налоговым статьям.

Ведь тем самым бухгалтер признает стоимость билета доходом работника, выплаченным в рамках трудовых отношений (Минздравсоцразвития считает таковым все выплаты работающим по трудовым договорам, даже те, которые в них непосредственно не названы, — Письмо от 16 марта 2010 г. N 589-19). А это автоматически повлечет необходимость начислить на него страховые взносы (п. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ), в то время как компенсация командировочных взносами не облагается (п. 2 ст. 9 того же Закона), и заодно поставит под вопрос списание стоимости билета в расчет налога на прибыль, против которого Минфин в общем случае не возражает. Потому что, удержав НДФЛ, бухгалтер подтвердит, что это не командировочные, а оплата личных расходов работника, с включением которых в расчет налогооблагаемой прибыли инспекторы вряд ли согласятся (сославшись на п. п. 16 и 29 ст. 270 НК).

Не облагать страховыми взносами Минздравсоцразвития согласно только те безвозмездные передачи работникам, которые оформлены договором дарения в письменной форме и не предусмотрены трудовым договором (Письмо от 5 марта 2010 г. N 473-19). Напомним, по Гражданскому кодексу письменными должны быть все заключаемые организациями договоры дарения на сумму более 3000 руб. (п. 2 ст.

574 ГК). А взносами не облагаются подарки общей суммой до 4000 руб. в год (ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Редкий железнодорожный билет, и уж тем более авиа-, укладывается в эти рамки. Однако при наличии договора дарения учесть стоимость билета в расходах будет уже невозможно.

То есть уйдя таким образом от страховых взносов, опять приходим к невозможности уменьшить базу по налогу на прибыль.

Маскировка командировкой

Чтобы не ввязываться в споры с инспекторами, в некоторых компаниях пускаются на маленькую хитрость. Поскольку добро на проведение отпуска в месте командировки работник получает у руководства заранее, то еще на этом этапе принимают некоторые меры.

Договариваются с работником, что отпуск будет оформлен как часть командировки, а вместо отпускных ему будет начислен за это время средний заработок. Ведь в налоговых целях днями начала и конца командировки Минфин считает даты, указанные в приказе о ней.

Если руководство не желает дарить сотруднику суточные за дни отпуска под видом командировки, то их сумма впоследствии будет удержана из выплат по трудовому договору под каким-нибудь «благовидным» предлогом (например, как уменьшение премии). Дни фактического отдыха в командировке нужно впоследствии отработать.

Обычно в таких случаях сотрудник по возвращении берет отпуск за свой счет, а на деле ходит на работу и выполняет свои обязанности.

Все об учете командировочных расходов в 2021 году

Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.

Командировочные расходы на предприятии

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).

В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.

За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:

  • Проезд к месту командировки.

К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.

  • Проживание во время командировки.

Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.

Читайте также:  Размер подъемных, снижающих налог на прибыль, закрепляют в трудовом договоре

Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.

На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

  • Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

  • НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

  • должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
  • задач, поставленных в командировке;
  • места командировки и т. д.

Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:

Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.

Командировочные 2021: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2021 году — Контур.Бухгалтерия

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки. 

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных.

Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды.

 Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд. 

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму  Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Расскажем, сколько будет выходных дней в мае 2022 и продлят ли праздники с 1 по 10 число — ввести длинные выходные предлагали некоторые чиновники. А еще покажем, как рассчитать зарплату сотруднику при работе в выходной или праздничный день.

, Елена Космакова

Чтобы помочь бизнесу под давлением иностранных санкций, власти ввели три вида субсидий на работников. Это помощь при переводе персонала на неполный день, на переобучение и на трудоустройство молодых людей до 30 лет. Расскажем о каждом виде поддержки для работодателей в 2022 году.

, Елена Космакова

В 2021 году изменились правила регистрации и использования корпоративных сим-карт. До марта 2022 года действовал переходный период, когда услуги связи неопознанных пользователей не блокировались, но теперь бизнесу нужно выполнять нормы 533-ФЗ, иначе работники могут лишиться своих номеров. Расскажем подробнее.

, Елена Космакова

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector